Tertialrapport for FSAT

Tertialrapport for FSAT Første tertial 2015 20.05.2015

Generelt Dette er tertialrapport for FSAT for første tertial 2015. Punktene i rapporten refererer til dokument FS-14-010-10 Arbeidsoppgaver, prioriteringer og budsjett 2015-2016. Styret for FSAT har valgt følgende hovedprioriteringer for 2015: 1. Ferdigstille organisasjonsprosessen. 2. Utarbeide en strategi for det nye senteret. 3. Samlokalisering 4. Etablere et samarbeidsforum med brukerinstitusjonene på mer overordnet nivå. 5. Sørge for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk 6. Gjennomføre opptaket til studieåret 2015/2016 7. Ferdigstille SO 3.0-prosjektet 8. Forvalte FS 9. Videreutvikle FS i henhold til plan 10. Levere utviklingstjenester til CRIStin, ITAR og Datavarehusprosjektet i henhold til avtale 11. Forvalte og videreutvikle NVB, GAUS og RUST 12. Arbeide med vitnemålsbanken I etterkant er det kommet til nye oppgaver FSAT må løse i forbindelse med institusjonsfusjonene som gjennomføres i tiden fremover. I det følgende kommenteres og vurderes status for hovedprioriteringer for FSAT for 2015. FSAT-15-047-1 Tertialrapport 1. tertial 2015 FSAT 1

Aktiviteter 1. Ferdigstille organisasjonsprosessen Rapporten fra organisasjonsprosjektet for intern organisering av FSAT ble levert 10.12.2014 og vedtatt på styremøte 17.12.2014. I første tertial ble det nedsatt flere mindre arbeidsgrupper som jobbet videre med interne rutiner for den nye organisasjonen: - Flyttegruppen: gruppen har ansvar for planlegging av flytting av de to miljøene inn i felles lokaler ved Fr. Nansens vei 19. Gruppen har ansvar for å koordinere oppussing av de nye lokalene samt romkabal for alle FSATs ansatte. - Gruppe for personaladministrasjon: gruppen har ansvar for å etablere rutiner for arbeid med personaladministrasjon på FSAT. - Gruppe for avtaleverket: gruppen har ansvar for utredning av hvilke avtaler som må inngås på nytt og hvilke som må oppdateres grunnet sammenslåingen. - Gruppe for nytt navn for FSAT: gruppen har ansvar for å utrede ulike alternativer for navnet FSAT og foreslå tre/fem navn for styret for FSAT. Det ble samtidig jobbet med å lage funksjonsplan for FSAT og deretter bemanningsplan. Organisasjonskartet ble ferdigstilt i januar og forhandlet med sentrale tillitsvalgte ved Universitetet i Oslo 9.4.2015. Arbeidet med bemanningsplan starter i andre tertial og ferdigstilles innen utgangen av juni. Det er planlagt at innplassering av ledere og ansatte er gjennomført innen utgangen av juni. Arbeidet med å etablere en velfungerende organisasjon vil i 2016 gå utover de ordinære forvaltningsoppgaver i FSAT. 2. Utarbeide en strategi for det nye senteret Gjennom organisasjonsprosjektet høsten 2014 har FSAT utviklet et målbilde for organisasjonen og styret har på bakgrunn av dette arbeidet vedtatt en målstruktur for FSAT. Målbildet ble definert som beskrivelse av ønsket fremtid for FSAT og ble bygget rundt seks dimensjoner som dekker ulike aspekter av organisasjonen: tjenestesenterets rolle, leveranser, samspillet med brukerne, det indre liv, effektiv drift av organisasjonen og innovasjon og nyskapning. I første tertial 2015 ble det utarbeidet virksomhetsmål for FSAT med utgangspunkt i målbildet. Styret for FSAT har vedtatt virksomhetsmål for FSAT i april 2015. Som et ledd i styrets videre arbeid med strategi for FSAT har styret gjennomført en SWOT-analyse av FSATs målbilde og organisasjonsmodell for å få oversikt over virksomhetens styrker, svakheter, muligheter og farer. Med utgangspunkt i SWOT-analysen, ble det identifisert følgende fokusområder for FSAT: - Videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører - Være pådriver for standardisering og digitalisering av prosesser - Være innovativ FSAT-15-047-1 Tertialrapport 1. tertial 2015 FSAT 2

- Være profesjonell totalleverandør - Investere i kompetanse - Arbeide med internasjonalisering - Sørge for brukermedvirkning - FSAT historien som veien til gevinst Basert på dette arbeidet skal det i andre tertial utarbeides en første skisse for Strategisk Plan for FSAT. Det er planlagt en bred forankring av utkastet med sektoren i løpet av august og september 2015 før en første behandling i FSATs styre 09.09.2015. 3. Samlokalisering UiO og FSAT har hatt tett dialog under utredning av flere alternative lokaler for FSAT. Teknisk avdeling v/uio har utredet tre ulike lokaliseringer og det ble i første tertial inngått en leiekontrakt med UiO om leie av Fr. Nansens vei 17/19. Flyttedato er desember 2015. 4. Etablere et samarbeidsforum med brukerinstitusjonene på mer overordnet nivå Det ble ikke jobbet med samarbeidsforum i første tertial. Arbeidet starter etter sommeren 2015. 5. Sørge for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk De administrative funksjonene har hittil blitt ulikt ivaretatt i SO og SUN/SFS. I første tertial ble det påbegynt et arbeid for å etableres løsninger som sikrer at senterets administrative oppgaver blir ivaretatt på en effektiv og god måte. Etter at arbeidet med bemanningsplan er avsluttet vil dette området prioriteres høyt da det er et behov for samordning av oppgaver på tvers av de gamle enhetene. En del oppgaver vil ivaretas på et overordnet nivå. Eksempler er personvern og sikkerhet, kontakt med USIT/drift, besvarelse av høringsuttalelser og kontakt med KD og andre myndigheter og organisasjoner. 6. Gjennomføre opptaket til studieåret 2105/2016 Samordna opptaks avdeling for systemforvaltning og informasjon har i perioden 1. januar til 30. april hatt aktiviteter på mange områder. Hoveddelen har vært aktiviteter knyttet til gjennomføring av det samordnete opptaket til grunnutdanninger, men det er også lagt ned mye arbeid i drift og vedlikehold av Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB) og prosjektet SO3.0. De enkelte aktiviteter i SOs seksjon for systemforvaltning Opptaket til grunnutdanninger. Opptaket er gjennomført etter samme tidsplan og prosedyrer som tidligere år. Ettersom utviklingsressursene som er tilgjengelig for opptaket i hovedsak var disponert for prosjektet SO3.0, og SO3.0 ikke gjorde noen delleveranser forut for årets opptak, så har det ikke blitt gjort nevneverdig utvikling innenfor det samordnete opptaket. De små utviklingsressursene som var tilgjengelig, har i sin helhet blitt brukt til drift og vedlikehold innenfor den eksisterende opptaksmodellen. FSAT har besvart omkring 6 200 henvendelser fra søkere på epost og 10 230 på telefon. FSAT-15-047-1 Tertialrapport 1. tertial 2015 FSAT 3

Ingen nye læresteder kom med i opptaket i 2015 og det var heller ingen fusjoner mellom eksisterende deltakerinstitusjoner. Det ble meldt inn 1348 studier (mot 1351 i 2014) og det ble registrert 128 000 søkere innen fristen 15. april. Noen nye opptaksregelverk var kommet til siden 2014, men de var utelukkende rekombinasjoner av allerede eksisterende kravelementer, og medførte ikke vesentlig arbeid. FSAT har som vanlig produsert en stor mengde rapporter for media om søking til grunnutdanninger, ofte mht. geografi og kjønn. Det har ikke vært noen større mediesaker i perioden. Kontakt med Kunnskapsdepartementet. Vi har hatt omfattende kontakt med Kunnskapsdepartementet. Med data fra saksbehandlingen i det samordnete opptaket og elektroniske vitnemål i NVB har vi beregnet hvordan ulike vedtatte og eventuelle endringer i kvalifikasjonsregelverket vil slå ut i opptaket. I hovedsak i hvor stor grad skjerping av regelverkene vil redusere antallet kvalifiserte studenter til de aktuelle studiene. Brorparten av rapportene har hatt fokus på lærerutdanningene. FST har også blitt konsultert av KD om ulike løsninger for å gjennomføre egne forkurs i matematikk ved opptak til lærerutdanningene. Klagenemder. Det har vært to møter «Felles klagenemnd for behandling av klagesaker etter lov om universiteter og høyskoler 4-7 til 4-10». Nemnda behandlet 17 saker. Det har, som normalt for årstiden, ikke vært møter i «Nasjonal klagenemnd for opptak gjennom Samordna opptak.» Utvalg. Det har vært gjennomført ett møte i Brukerstøtte- og saksbehandlingsutvalget, men ingen møter i Informasjonsutvalget. Dette er begge utvalg der representanter for lærestedene (i hovedsak) gir Samordna opptak råd i aktuelle saker. Møteaktiviteten er normalt sterkest om høsten. Høringer. Vi har utarbeidet høringsuttalelser for følgende: «NOU 2014:14 Fagskolen et attraktivt utdanningsvalg», endringer i «Forskrift om skikkethetsvurdering i høyere utdanning» og endringer i «Forskrift om tildeling av utdanningsstøtte». Opptak til mastergradsutdanninger. Avdelingen har deltatt i en arbeidsgruppe under Utdanningsutvalget (UU) til UHR, som 18. mai i år la frem for UU et forslag til samordning av opptaket til mastergradsutdanninger. Omorganisering. De ansatte har deltatt i på seminarer, i møter og i utvalg angående fusjonen og omorganiseringen. De enkelte aktiviteter i SOs seksjon for kompetansevurdering Vurderingssaker. Avdeling for kompetansevurdering (ASK) har så langt i år arbeidet med vurderingssaker fra potensielle søkere til høyere utdanning. Så langt i år har det kommet inn 385 saker. Pr 1. april avsluttet vi dette arbeidet som følge av oppstart av årets opptaksarbeid. Vi har gjennom høst 2014 og vårsemesteret 2015 forberedt oss på årets opptak av søkere med utenlandsk videregående opplæring eller en kombinasjon av utenlandsk og norsk utdanningsbakgrunn ved å innhente informasjon fra ulike land, bearbeidet denne informasjonen, utarbeidet omregningstabeller mv. Vurderingshåndboka er oppdatert i tråd med ny informasjon og avdelingen har publisert denne informasjonen på nettet slik at den er tilgjengelig for potensielle søkere, læresteder samt andre interessenter. ASK har i vårsemesteret oppdatert Boka vår og publisert denne på SODA til bruk for FSAT-15-047-1 Tertialrapport 1. tertial 2015 FSAT 4

lærestedene som er med i det samordnede opptaket. For at søkere til høyere utdanning skal få mest mulig lik behandling gjør vi disse to saksbehandlingsverktøyene også tilgjengelig for private institusjoner som BI og Westerdals Oslo School of Arts. Vurderingshåndboka og Boka vår er viktige saksbehandlerverktøy som krever et omfattende internt utviklingsarbeid og stor arbeidsinnsats fra avdelingens side. ASK behandler følgende søkergrupper i opptaket: søkere med utenlandsk utdanningsbakgrunn, søkere med IB og EB, Steinerskole, søkere som ber om tidlig opptak, særskilt vurdering samt søknader om dispensasjon i forhold til kravene til generell studiekompetanse. Til sammen er dette en søkermasse på omlag 4000 søknader. Disse søkergruppene har søknadsfrist 1. mars og behandlingen av søknadene starter opp før søknadsfristen for hovedopptaket den 15. april. Parallelt med disse oppgavene svarer avdelingen på en stor andel henvendelser fra søkere og læresteder via epost og telefon. Seminarer. Representanter fra ASK deltar på og bidrar med kompetanse på de regionale saksbehandlerseminarene som holdes i region sør-øst, vest og nord. Disse seminarene er en forberedelse til årets opptak og har som mål å sørge for likebehandling av søknader i opptaket gjennom felles tolkning av regelverk og bruk av felles kodeverk. Utvalg. Hovedaktiviteten i Brukerstøtteutvalget, Omregningsutvalget og Dispensasjonsutvalget skjer primært i høstsemesteret. Mellom møtene foregår kommunikasjonen pr e-post. Nasjonal klagenemnd gjennomfører i hovedsak møter etter at årets opptak er avsluttet og klagesaker kommer inn. Det kan bli et møte før juli dersom det blir et tilstrekkelig antall saker etter tidlig opptaket. Kontakt med andre aktører. Avdelingen har jevnlig kontakt med Utdanningsdirektoratet, Nokut, Voksenopplæringskontorer, IMDi, Flyktningmottak og lignende. 7. Ferdigstille SO 3.0-prosjektet Prosjektets mål er å fornye teknisk plattform og system for opptak til høyere utdanning som gjør systemet helhetlig, robust, dynamisk og sikkert. Prosjektet skal muliggjøre for søker å dokumentere elektronisk. Dette skal sikre et mindre personavhengig system. Aktivitetene må ses i lys av dette målbilde. I første tertial er det arbeidet med portal og søknad med tilhørende systemer: Søknad om opptak (søknadsprosessen) Forvaltning av studier og institusjon Dokumentasjon (Opplasting, informasjon, meldingstjenester) Grensesnitt for Samordna opptak for å forvalte søkere (baksiden) Aktivitetene fremover fokuserer på disse områdene. Dette må på plass for å lansere portal og søknad for opptaket 2016 (Versjon 1.0). Lansering av tjenester (wiki, tilgangskontroll) gjøres så fort driftsmiljøet er etablert. Da vil også mer omfattende testing utføres. Testing er en aktivitet som må fortsette utover høsten og frem til neste års opptak. FSAT-15-047-1 Tertialrapport 1. tertial 2015 FSAT 5

Prioriteringer. Vekten av arbeidet legges på portal og søknadsprosessen og støttesystemene SO og lærestedene trenger for å hjelpe søkere. Tjenester mot søker har høyest prioritet. Støtte for lærested gis høyere prioritet enn tjenester for SO. Forutsetninger. Utfordringen for linjeorganisasjonen fremover blir å ta i mot leveranser fra SO30. Driftsmiljø, rutiner og prosesshåndtering for overtagelse må på plass for at dette skal bli vellykket. For å sikre en smidig overtagelse er linjen med på planlegging og gjennomføring i SO30-prosjektet. Risiko. Etablering av driftsmiljø er i første tertial ikke på plass. 8. Forvalte FS FS-Brukerforum. Målgruppen for FS-Brukerforum er FS-kontaktpersoner og mellomledernivå ved Studieavdelinger ved FS-institusjoner. Målet med forumet er å skape en arena for kontakt mellom brukere av FS og utveksling av erfaring og kompetanse samt informasjon og faglig påfyll. FSsekretariatet arrangerte FS-Brukerforum 14.-15.04.2015. Stedet for seminaret var Clarion Hotel Royal Christiania, Oslo og det var over 200 deltakere på seminaret. Temaer for sesjonene var: FSAT og nye utfordringer v/kunnskapsdepartementet, Presentasjon av FSAT og konsekvenser og muligheter av sammenslåingen av SO og FS v/direktør FSAT, Vitnemålsbanken, Nytt fra FS, Masteropptak, Hvordan innføre Studentbevisappen, Studenter med behov for konfidensialitet, Ny versjon av Søknadsweb, Emrex og Resultatutveksling, STAR og Tableau, Presentasjon av SIU og forventninger SiU-UH-sektoren, GAUS, Lokale opptak, Ny Studentweb, Digital eksamen, Vitnemål med ny mal, Flettefiler og filtrering, Digital postkasse. FS-Planleggingsgruppe og ekspertgrupper. Det ble avholdt 2 møter i FS-Planleggingsgruppe for FS. Det ble i tillegg avholdt møter i følgende ekspertgrupper: gruppen for Etter- og videreutdanning, gruppen for StudentWeb, gruppen for Vurdering, gruppen for Doktorgradsmodulen. Det ble i tillegg avholdt to to-dagers møter i prosjektgruppen for STAR. Fusjoner. FSAT har nedsatt et fusjonsteam på 4 personer. Arbeidet med fusjoner gjennomføres samtidig med prosjektet for flytting av drift av NTNU fra NTNU til USIT. Arbeidet med dette vil gå utover ordinære driftsoppgaver i FSAT. Gruppe for FS-støtte er sterkt berørt av arbeidet og det vurderes tilsettinger i gruppen for å kompensere frikjøp av ressurser som er satt av til prosjektledelse av fusjonsarbeidet. Behovet vil også bli aktuelt utover 2015 dersom fusjonene i kategori 2 og 3 vedtas. Drift av FS. FSAT har overtatt driftsansvar for FS fra 1.1.2014 og det er i første tertial 2015 forhandlet og inngått en ny driftsavtale mellom FSAT og USIT med en økonomisk ramme på NOK 14 mill. Omfanget og kompleksiteten i driftsleveransene stiller krav til kundeforholdet mellom FSAT-USIT. For å profesjonalisere kundeforholdet har FSAT nedsatt en arbeidsgruppe bestående av medarbeidere fra ulike deler av FSAT for å foreslå nødvendige tiltak. Arbeidet i gruppen fortsetter i andre tertial 2015. Kontakt med andre aktører. Sekretariatet har jevnlig kontakt med Kunnskapsdepartementet, Datatilsynet, Lånekassen, NOKUT og NSD. FSAT-15-047-1 Tertialrapport 1. tertial 2015 FSAT 6

9. Videreutvikle FS i henhold til plan I 2015 vil en rekke moduler og applikasjoner ferdigstilles og produksjonssettes. Dette omfatter Studentweb, Fagpersonweb, Søknadsweb, START og undervisningsmodul. Det arbeides også kontinuerlig med digitalisering av prosesser. I 2015 vil det spesielt være fokus på eksamensprosessen og digitalisering av karakterutskrifter og vitnemål. GAUS og RUST tas i bruk ved flere institusjoner. I tillegg vil styret tilby tjeneste for digitalisering av semesterkvitteringen til alle institusjoner, noe som gir en innsparing mangedoblet kostnaden med denne. Generelt Strukturmeldingen fra KD. Etter at budsjett og planer for 2015 ble lagt, er ressurssituasjonen noe endret i FSAT pga strukturmeldingen. I 2015 må FSAT (FS) avgi rundt tre årsverk til arbeid med fusjoner. Avtale med UiO om kjøp av administrasjon er ikke på plass enda, og ferdigstilles før sommeren. FS gikk også inn i FSAT med et underskudd på 0,5 mill. Videre har personalkostnader økt mer enn fs-kontigenten fra 2015 til 2016. Det er dermed ikke rom pr i dag for å erstatte personale som benyttes til fusjoner. Dette vil dermed gå ut over oppgaver som er planlagt for 2015, både driftsog videreutviklingsoppgaver. Også i en situasjon der en kan sette inn midlertidig ansatte, vil dette gå utover planlagte oppgaver, da opplæringsperioden ofte er lang. Prioriteringen er nå: Generell drift Bistå i arbeidet med fusjoner, som skal ferdigstilles rundt 1.4.2016. Studentweb i full produksjon EMREX og Vitnemålsbanken Arbeidet med integrasjoner vil gå som normalt, det samme gjelder for Studentweb og Søknadsweb. De oppgavene som blir prioritert ned nå er oppgaver som gjelder dokumentasjon, brukerstøtte og spesifikasjoner. Dette vil i noen grad også gå utover utvikling av web-applikasjoner, da mer av spesifikasjonsarbeidet må gjøres av utviklerne. Fusjonsarbeidet omhandler mye databasekompetanse, og dette forsinker arbeidet med innføring av UTF-8 og ny undervisningsmodul. De enkelte aktiviteter Digital eksamen (løsning for sensur, begrunnelse, klage, tilrettelegging): Integrasjon med digitale eksamenssystemer benyttes nå av flere institusjoner, og tjenesten er stabil. Det er spesifisert et grensesnitt for tilbakeføring av informasjon til FS fra det digitale eksamenssystemet. Dette gjelder informasjon om oppmøte til eksamen og sensur. Grensesnittet vil ferdigstilles før sommeren. Løsning for å be om begrunnelse og klage på eksamen vil være videreutvikling av Studentweb når den er i full produksjon. Arbeidet går etter planen. Studentweb: Ny Studentweb ble satt i produksjon i desember 2014 ved tre institusjoner. Innføringen ved disse institusjonene har vært vellykket, og tilbakemelding fra studentene har vært svært gode. I første tertial har det vært jobbet med feilretting og forbedring av applikasjonen. Flere institusjoner har tatt i bruk applikasjonen, og det er mål om at alle tar i bruk ny Studentweb innen utgangen av året. Feilretting og forbedring av ny Studentweb har førsteprioritet i teamet som utvikler denne applikasjonen. FSAT-15-047-1 Tertialrapport 1. tertial 2015 FSAT 7

Søknadsweb: Ny versjon av Søknadsweb er distribuert for test i slutten av første tertial. Applikasjonen er helt nyskrevet, og baserer seg på nytt grafisk (universelt) design. Applikasjonen er mer brukervennlig og inneholder en del ny og etterspurt funksjonalitet. EVUweb: Det er i første tertial arbeidet med kravspesifikasjon for EVUweb, og overordnede krav er i hovedsak på plass. Det vil arbeides videre med detaljer for løsningen. Utvikling av ny EVUweb vil ikke starte før StudentWeb er i full produksjon. Arbeidet går etter planen. Om vi klarer å påbegynne utvikling i 2015 er noe usikkert pr nå. Studentmobilitet EMREX: FSAT er ansvarlig for utviklings- og standardiseringsaktivitetene i EMREX. I første tertial er alle felleskomponenter for EMREX ferdigstillet. Arbeidet går etter planen (noe foran planen). Saksflytsystem: Denne er ikke påbegynt, er planlagt for høsten 2015. Integrasjon med TimeEdit: Spesifikasjon er laget i 1 tertial, og det arbeides med å få opp et utviklingsmiljø sammen med leverandør av TimeEdit. Arbeidet går etter planen. Integrasjon med kortsystemer: Integrasjonen er utviklet, men ikke tatt i bruk av noen institusjon enda. Løsningen er utviklet for å forenkle arbeidet institusjonene har med å føre inn bilder av studenter i FS, noe som bør gjøres for å utnytte Studentbevisappen best mulig. Integrasjon med folkeregisteret: Det er utviklet en generell tjeneste for integrasjon med folkeregisteret i regi av SO3.0, og denne løsningen vil også benyttes av FS. Det arbeides med å avklare mulighetene for å bruke folkeregisterdata, og hvilke avtaler som må på plass for å gjøre dette. Pilottjenester for (Feide) Connect: FS deltar i pilotprosjekt for Connect, og før sommeren 2015 skal det på plass flere tjenester fra FS side. Spesifikasjoner er ferdigstilt, og utviklingen er startet. Arbeidet går etter planen. Ny betalingsmodul: Det er planlagt å spesifisere ny løsning høsten 2015. Det vurderes å skyve spesifikasjonen til 2016 pga ressursene som går til fusjoner. Studentbevisapp: Videreutvikling av løsningen er bestilt, for å få en helt generell løsning som alle institusjoner kan benytte. Løsningen driftes i dag av HIOA, og det er ønskelig å beholde denne driftsløsningen inntil en kan få en permanent løsning f eks i den nye UH-skyen. I dag kjører deler av løsningen i Microsoft Azure (Irland). Det arbeides med nødvendige databehandleravtaler. Teknisk sett kan løsningen tas i bruk av alle, men det kreves noen juridiske avklaringer før den kan tas i bruk. Videre vil FSAT gjennomføre en sikkerhetstest av løsningen før den tilbys flere. Integrasjon med beredskapssystemet kunnskapscim: Dette er en integrasjon som ikke har stått på planen for 2015. Flere (15-20?) institusjoner har anskaffet beredskapssystemet CiM. Hvordan denne skal integreres med de administrative systemene for å få tilgang til informasjon om studenter og ansatte er ikke klart. Det er heller ikke noen koordinering av dette arbeidet på tvers av institusjonene, og det er ikke laget noen spesifikasjoner. Hvilken rolle skal FS spille i dette arbeidet? FSAT-15-047-1 Tertialrapport 1. tertial 2015 FSAT 8

10. Levere utviklingstjenester til CRIStin, ITAR og Datavarehusprosjektet i henhold til avtale CRIStin Hovedfokus i 2015 har vært på arbeid knyttet til utviklingen av det nye Cristin 2.0. I fase 1 av utviklingen av Cristin 2.0 jobbes det med realisering av en ny digital strategi for Cristin. Dette har for 1. tertial av 2015 innbefattet implementasjon av nytt grafisk design, design av nye brukerinteraksjonsmønstre og bistand til sekretariatet i spesifikasjonsarbeidet. Videre har det vært jobbet med utarbeidelse av spesifikasjon for systemintegrasjon med portalen SPREK og Biobankregisteret samt tilpasning av prosjektkatalogen til å støtte helseprosjekter og utvidelse av datamodellen for registrering av infrastrukturer. Som del av arbeidet med å klargjøre Cristin for integrasjon med eksterne systemer har vi jobbet med design og implementasjon av et nytt REST-basert API. Vi har i tillegg etablert en tjenestebuss (Enterprice Service Bus) for integrasjon og har i den forbindelse jobbet med oppsett og konfigurasjon av Apache Camel som en lettvekts-tjenestebuss. Det har blitt jobbet med å integrere en tidligere utviklet prototype for en søkemotor som skal brukes av Cristin 2.0 webapplikasjonen og tilbys eksterne konsumenter via det nye REST-baserte API-et. Cristin har forvaltningansvaret for Nora-tjenesten og oppdraget med videreutvikling og vedlikehold av denne tjenesten er lagt til Cristin-utvikler i FSAT. I løpet av 1. tertial har arbeidet i hovedsak dreid seg om kompetanseoverføring. Det har blitt brukt noe timer til vedlikehold av databaser, webapplikasjonene og webservicene som er i produksjon i form av utvidet eller endret funksjonalitet, feilrettinger, datakonverteringer, datarydding, uthenting av rapporter, samt arbeid i forbindelse med oppgraderinger av servermiljøene. ITAR Det er i første tertial utført omlegging av importtjenesten fra kilden ISI World of Science til Scopus fra Elsevier. Det er startet arbeid med omskriving av hele ITAR-applikasjonen til ny teknisk plattform. Det ble jobbet med løpende drift av importtjenesten og løpende import av data om publikasjoner fra bibliografiske datakilder (Scopus og Bibsys). Datavarehusprosjektet Datavarehus har i inneværende tertial fokusert på å få presentasjonsverktøyet Tableau til å fungere tilfredsstillende på ny plattform. I tillegg har det vært lagt ned mye arbeid i å få Tableau oppgradert til ny versjon. Datavarehus har to medlemmer i STAR-gruppen. I STAR har fokus dette tertial vært å bli enige om at rapporter og de data som presenteres. Dette arbeidet er krevende for alle parter og det er nå i stor grad oppnådd enighet om de vanskeligste tingene. Dette er et arbeid som krever fokus også fremover. FSAT-15-047-1 Tertialrapport 1. tertial 2015 FSAT 9

Datavarehus har en datavarehusløsning for Universitetet i Oslo (UiO) og Universitetet i Bergen (UiB) for flere av deres systemer. For økonomi har datavarehus først og fremst vedlikeholdt eksisterende løsning som gjelder data for eiendom, økonomi, innkjøp, budsjett og lønnstransaksjoner. I tillegg har datavarehus forberedt styringsgruppemøter og bistått UiO og UiB i deres evaluering av verktøyet Tableau. Datavarehus gjennomfører våren en oppgradering av plattform som gjelder infrastruktur og nødvendige oppgraderinger. Den første delen avsluttes før midten av juni. Siste del foregår til høsten (databaseoppgradering). 11. Forvalte og videreutvikle NVB, GAUS og RUST Nasjonal vitnemålsdatabase Driftsoppgavene har som vanlig i første rekke vært brukeradministrasjon, førstelinjetjeneste og opplæringstiltak rettet mot skoleeiere (fylkeskommunale og private), fagopplæringskontorer og utstederskoler. Vi har holdt lengre innlegg på seminarer i fire fylker om NVB. Hovedtemaet har vært bruken av og informasjonen på NBs åpne og lukkede nettsider, gjennomgang av de vanligste feilene i vitnemålsføringen og hvordan elektroniske vitnemål brukes i saksbehandling ved opptak av studenter og til ulike statistikkformål. Målsettingen for både førstelinjetjenesten, opplæringstiltakene og brukeradministrasjonen er å bedre kvaliteten på vitnemål i NVB og å øke volumet, slik at NVB kan gi grunnlag for et mest mulig effektivt og korrekt studentopptak. Kontrollprogrammet for vitnemål for videregående opplæring har blitt vedlikeholdt i takt med nye regler vedtatt av Utdanningsdirektoratet (UDIR). Disse regelendringene gjelder både nye programområder, nye fag, endringer i fag- og timefordelingen og endringer i føringsreglene. Vi har vært i stadig kontakt med UDIR om endringene i regelverket og tolkingen av samme. Det er gjort enkelte endringer i kontrollprogrammet mht. beregning av realfagspoeng og språkpoeng, jfr. regelverket for opptak til universiteter og høyskoler. Vi har i perioden fortsatt arbeidet med «reimport» av vitnemål til NVB. Det vil i praksis si å få renset vekk vitnemål som ikke burde ha vært importert og importere vitnemål som ble feilaktig avvist ved tidligere importforsøk. Dette arbeidet er svært ressurskrevende og er til tross for våre intensjoner ennå ikke sluttført. GAUS Det ble i første tertial arbeidet videre med rutinebeskrivelser for registrering av godkjenningssaker i Godkjenningsmodulen for rapportering til GAUS. Det ble i tillegg jobbet med å utrede behov for oppdatering av Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning for å sikre hjemmelsgrunnlaget for avlevering av data fra FS til GAUS. RUST RUST ble tatt i bruk i oktober 2014. Det er siden lanseringstidspunktet en stor medieoppmerksomhet rundt funksjonalitet i RUST og konsekvenser for studenter. RUST ble i første tertial omtalt i Bergens Tidende, Universitas (tilknyttet UiO), Unikum (tilknyttet Uria), Radio 5 og Dag og Tid. FSAT-15-047-1 Tertialrapport 1. tertial 2015 FSAT 10

12. Arbeide med vitnemålsbanken Styret prioriterer utviklingen av en vitnemålsbank, som vil gi stor besparing ved institusjonene, en god og etterspurt tjeneste for norske borgere, og kvalitetssikret informasjon til bruk i ansettelsesprosesser m.m. Det er for 2015 tildelt kr 2,2 mill for å starte utvikling av en vitnemålsbank. I 1. tertial har det vært arbeidet med planer for denne, med mål om produksjonssetting 1.1.2017, forutsatt fullfinansiering av prosjektet i 2016. Det har vært arbeidet med hjemmelsgrunnlag for tjenesten, og konklusjon på møte med KD og Datatilsynet var at denne bør hjemles i lov. I 2015 vil det meste av ressursinnsatsen for Vitnemålsbanken omhandle utvikling. Utviklingen ses i sammenheng med EMREX-prosjektet, der Vitnemålsbanken vil inngå i EMREX som den norske tjenesten for videreformidling av resultatinformasjon. EMREX vil trenge samme funksjonalitet i Vitnemålsbanken som en trenger i forbindelse med rekrutteringssystemer. Vitnemålsbanken for bruk i EMREX skal være klar for pilot i oktober 2015. Regnskap pr 30.04.2015 Kommentar til regnskapet: Prognosen viser et overskudd på 1,7 mill for 2015 og er i henhold til plan. 2015 er et midlertidig år før endelig organisering blir lagt, prognosen for 2016 vil derfor kunne legges inn først når organisering er bestemt. Overskudd på 25 mill per 30.4. er i henhold til plan. Årsaken til overskuddet er at FS-institusjonene betaler inn FS-avgift og FS-drift en gang i året, mens kostnadene påløper mer jevnt utover i året. FSAT-15-047-1 Tertialrapport 1. tertial 2015 FSAT 11