Kravspesifikasjon Ressursstyringssystem FKF Med ressursstyringssystem menes IT system/programvare som ivaretar den funksjonalitet og krav som fremgår av konkurransegrunnlaget. Kolonnen J/N/T i kravtabellen fylles ut av leverandør med følgende koder: Kode Forklaring J Ja Krav er standard i den versjonen som tilbys. N Nei Krav er ikke oppfylt. T Tilpasses Krav som oppfylles med tilpasningsarbeidet. Nr. 1.0 Generelle krav 1.1 Løsningen skal ha funksjonalitet for tilgangstyring. X 1.2 Løsningen skal kunne benyttes som en blandet løsning med delvis klient/tjener og delvis som terminalserverløsning. 1.3 Programvaren skal ha norsk språk i alle brukergrensesnitt og all dokumentasjon. 1.4 Det skal være funksjonalitet for søk på stikkord i brukerveiledningen. 1.5 Det bør være funksjonalitet der beskrivelse/forklaring vises fra verktøylinjen når markør befinner seg her. 1.6 Brukerdokumentasjonen må inneholde veiledning i bruk av de ulike funksjoner og egenskaper som programvaren har. 1.7 Brukerdokumentasjon må være tilgjengelig elektronisk gjennom programvarens hjelp funksjon. 1.8 Driftsdokumentasjon, inkl. installasjonsdokumentasjon skal foreligge. 1.9 Systemdokumentasjon må beskrive samtlige deler av programvaren, og må beskrive leverandørens kvalitets /testrutiner, versjonskontroll, håndtering av feilmeldinger/tilbakemeldinger. 1.10 Programvaren må være nybegynner /brukervennlig og intuitiv, og ikke stille store krav til datakunnskap hos den vanlige brukeren. Dette vil bli vurdert av oppdragsgivers brukerpanel. 1.11 Programvaren skal tilfredsstile de til enhver tid relevante gjeldende krav i norske lover, forskrifter og lignende, herunder sikkerhetsbestemmelsene i personalopplysningsforskriften med kommentarer, se www.datatilsynet.no 1.12 Alle senere versjoner av programvaren skal være kompatible med den versjonen som leveres i denne anskaffelsen. 1.13 Kunden forutsetter at alle som har behov for det kan X
benytte programvaren uten å bli begrenset av et maksimalt antall innloggede brukere eller lignende begrensninger. 1.14 Leverandøren garanterer at programvaren vil ha en oppetid på 99%. Oppetid beregnes over alle årets dager, 24 timer i døgnet eksklusiv planlagt nedetid. Dette gjelder ikke for forhold kunden er ansvarlig for, eller som er utenfor både kundens og leverandørens ansvarsområde. Se vedlikeholdsavtalen for mulige reaksjoner dersom ikke oppetidsgarantien oppfylles. 1.15 Sikkerhetskopiering må kunne foregå når programvaren er i drift. Leverandøren bes beskrive løsningen. 2.0 Ansatte 2.1 Et ressursstyringssystem skal gi opplysninger om ansatte som skal kunne importeres, lagres, endres og slettes. I tillegg skal det kunne registreres alle typer fravær. 2.2 Programvaren må kunne gi mulighet for å markere fravær med årsak, levert egenmelding/sykemelding og vikarinnleie. 2.3 Oversikt over bruk av ulike typer egenmeldinger. Full integrasjon og harmonisering med H & L S4. 2.4 Det må være mulig å avslutte en ansatt i en turnus og starte i ny turnus neste dag. 2.5 Programvaren skal håndtere et ubegrenset antall ansatte og stillinger. 2.6 En ansatt må kunne ha flere stillinger, og være dagarbeider (37,5t/uke) i en stilling, og turnusarbeider (35,5 t/uke) i annen stilling. 3.0 Gruppering av ansatte 3.1 En enhet kan bestå av flere grupper med ulikt kostnadssted. Programvaren skal gi mulighet for å lage grupperte turnuser på hvert kostnadssted og evt. kunne slå disse sammen til en felles turnus. 3.2 En ansatt må kunne tilhøre flere grupper ut fra flere ansettelser. 4.0 Bemanningsplan 4.1 Programvaren skal kunne etablere, lagre og visualisere tjenestestedets aktivitet gjennom hele døgnet alle dager i uken, mnd., året. 4.2 Programvaren skal kunne etablere, lagre og visualisere bemanningsplaner. 4.3 Programvaren skal for en utfylt bemanningsplan vise sum for bemanningsbehov pr. døgn og pr. uke. 4.4 Bemanningsplanen må kunne defineres over flere uker/måneder. Den skal gi en oversikt over hvor mange personer som er tilstede på de ulike vaktene, de forskjellige dagene i uken, måneden. 4.5 Programvaren skal kunne regne ut antall årsverk og antall X
personer som behøves for å oppfylle den definerte bemanningsplanen. 4.6 Det skal være mulig å lage bemanningsplan for hver enkelt yrkesgruppe. 4.7 Det skal være mulig å registrere ulike yrkesgrupper i samme bemanningsplan. 4.8 Det skal være mulig å få en totaloversikt over bemanningsplan for alle yrkesgrupper samlet på en arbeidsgruppe/enhet/område. 5.0 Vakttyper 5.1 Programvaren skal kunne håndtere et ubegrenset antall vakttyper. 5.2 For hver vakttype skal det registreres vakttypenavn. X 5.3 Programvaren skal gi mulighet for å opprette et sentralt vaktbibliotek. 5.4 Programvaren skal også gi mulighet for å definere ulike vakter på egen enhet. 5.5 Turnus skal bare vise de vakttyper som er i bruk i enhetens turnus. Sortering av vakttyper etter alfabet, nummer og vaktlengde. 5.6 Programvaren skal gi mulighet for alternativ føring av vakter som passerer døgnskille. Enten på den dagen vakten starter eller på den dagen vakten har flest timer. 5.7 Det skal være mulig plassere vakttyper for personer med to oppmøter på samme dag. 5.8 Det skal være mulig å definere vakter med og uten spisepause. 5.9 Hver vakt skal defineres med klokkeslett for start/slutt, antall timer og minutter. 5.10 Det skal være mulig å registrere vakter med aktiv og passiv tjeneste i samme vakt. 5.11 Det skal være mulig å registrere hjemmevakt. X 6.0 Utarbeidelse av turnus 6.1 Det skal være mulig å lage en matematisk likt rullerende grunnturnus. 6.2 Det skal være mulig å lage en manuell turnus. X 6.3 Programvaren skal ha en turnusgenerator som kan generere en turnusplan automatisk og som er i overensstemmelse med en bemanningsplan, lovverk og inngåtte avtaler og personlige ønsker. 6.4 Det skal være mulig å gjøre endringer i reglene i forhold til lokale avtaler. 6.5 Lov og avtaleverk i forbindelse med F1 og F2 dager må håndteres av systemet og skal kunne settes inn automatisk og manuelt. 6.6 Automatisk generering av turnus skal kunne kombineres med manuell utarbeiding. 6.7 Det skal være mulig å definere kriterier for turnusoppsett X
før automatisk generering, for eksempel ikke kveldsvakt før fri. 6.8 Dersom turnusgeneratorens algoritme ikke finner en løsning, skal brukeren få beskjed om dette og få forslag til hva som kan være årsaken. 6.9 Det skal være mulig å lage individuell turnus/spesialturnus. 6.10 Hyppighet av antall helgevakter skal kunne defineres av bruker, eks. hinkehelg. 6.11 Det skal være mulig å bruke turnuser på tvers av kostnadssted eller enhet. 6.12 Bemanningsplanen skal kunne være synlig i bilder under utarbeidelse av turnusplan 6.13 Ved utarbeiding av ny turnus skal en kunne kopiere en allerede godkjent turnus for å kunne bearbeide denne. 6.14 Ved utarbeiding av ny turnus skal en kunne kopiere en allerede godkjent turnus for å kunne bearbeide denne. 6.15 Personalets stillingsbetegnelse skal vises i turnusbildet. X 6.16 Det skal være mulig å utarbeide turnusplaner for inndelte grupper av personale på en enhet. 6.17 Det skal være mulig å registrere ulike yrkesgrupper i samme turnus. 6.18 Det skal være mulig at en person registreres i to eller flere turnuser. (Eks. en person ansatt i turnus 50% natt og 25% dagtid, eller på to forskjellige enheter). 6.19 Turnusplanen skal kunne strekke seg over et ubegrenset antall uker, der sum timer pr. uke vises på skjermen. 6.20 Det skal vises hvor mange dag, aften og nattevakter hver ansatt har i turnusperioden. 6.21 Det skal vises automatiske summer av timer og årsverk for turnusplanen. 6.22 Programvaren må kunne utarbeide høytids og ferieturnuser med utgangspunkt i kalender for informasjon om bevegelige helligdager og høytidsdager. Disse planene skal kunne lagres og ajourholdes på linje med øvrige planer. 6.23 Høytids og ferieturnuser må kunne planlegges på egen linje samtidig som man har oversikt over den opprinnelige turnus og bemanningsplan. 7.0 Fleksitid/dagarbeidstid (ikke turnus) 7.1 Programvaren må kunne benyttes for ansatte med ordinær arbeidstid. 7.2 Programvaren må kunne benyttes for ansatte som har fleksitidsordning (kjernetid + fleksitid). 7.3 Det skal være mulig å registrere personer (for eksempel studenter, tilkallingsvikarer) uten tilknytning til bemanningsplan, turnusplan, tjenesteplaner. 7.4 Man må kunne definere arbeid på ulike dager/uker X
(deltidsstillinger). 7.5 Det må være mulig å legge inn et maks. antall timer for pluss tid og minus tid for den enkelte fleksitidsordning, og fritt kunne definere avregningsperiode. 7.6 Programvaren må kunne håndtere opparbeidelse og avspasering av fleksitid, og må inneholde en til enhver tid korrigert fleksitidssaldo. 7.7 Dersom fleksitidssaldo er lavere/høyere enn maks. antall timer for angitt avregningsperiode skal programvare gi varsel om dette, og kunne skrive ut standardbrev. 8.0 Daglig ajourhold 8.1 Det skal være mulig å registrere: Forespørsel om vaktbytte mellom personale, som må godkjennes av leder Forskyving av vakter i h.t. avtaleverk Avspasering Avvik Fravær Vikar Ekstravakt/overtid utover ordinær vakt samme døgn Delt vakt Feriedager 8.2 Det skal være mulig å ha en tidskonto for oppsparing av timer til avspasering. 8.3 Det skal være mulighet for å registrere reisetid for tjenestereiser på tidskonto. 8.4 Programvaren skal gi varsel når en ansatt utløser overtid i AKT. 8.5 Det skal være mulig å se en komplett arbeidsplan for ansatte med flere arbeidsforhold i ulike enheter og tjenestesteder. 8.6 Det skal være mulig å omdefinere vaktens lengde. X 8.7 Når det registreres fravær, ekstravakter, bytte av vakter, vikarer og overtid, må det gis valg i forhold til godtgjøring, jfr. gjeldende Hovedtariffavtale og evt. lokale avtaler for arbeidstid. 8.8 Godtgjøring for overtid må kunne belastes annet kostnadssted enn den ansattes ordinære. 9.0 Vikaradministrasjon 9.1 Programvaren skal administrere vikartjeneste for personale som ikke er knyttet til faste turnuser. 9.2 Tilgjengelighetsliste på hver vikar som blir oppdatert når vikaren blir booket på en vakt. 9.3 Programvaren må kunne kommunisere direkte med vikar via SMS og Internett. 9.4 Mulighet til å selektere og sortere vikarer ut fra gitte X
kriterier. 9.5 Programvaren må kunne beregne kostnaden for den enkelte vikar ut fra gitt stillingsstørrelse eller med basis i timelønn. 9.6 Mulighet til å notere tilbakemeldinger på vikarer fra tjenestested. 9.7 Ved søk, hvor man må gå på dem som vil utløse overtid, må det komme opp liste over tidligere antall timer arbeidet overtid. De med færrest overtidstimer i forhold til aktuell vakt og lavest kostnad kommer øverst. 9.8 Programvaren må kunne administreres både lokalt og sentralt. 10. Rapporter 10.1 Programvaren skal inneholde en fleksibel rapportgenerator med forhåndsvisning på skjerm og muligheter til å kjøre rapporter både til fil og printer. 10.2 Rapportene må være lett tilgjengelig. X 10.3 Det skal være mulig å skrive ut alle skjermbilder. X 10.4 Rapportene må forhåndsvises på skjerm, slik at bruker kan godkjenne før utskrift. 10.5 Programvaren må kunne skrive ut turnus hele, samt uke for uke. 10.6 Programvaren må kunne skrive ut turnus fra 1 12 uker på ett ark. 10.7 Programvaren må kunne skrive ut individuell turnus, stilling for stilling. 10.8 Programvaren må kunne skrive ut hjelpeturnus. 10.9 Programvaren må kunne skrive ut brukte vaktkoder i gjeldende turnus. 10.11 Kvitteringsliste over tjeneste/fravær. Må inneholde: Navn, adresse Ansattnummer (id til H&L S4) Stillingstørrelse Antall timer eller i beløp Fødselsnummer/personnummer Stilling/ansettelse Rapportperiode, rapportdato Ordinære vakter etter turnus Ekstravakter i perioden Sum denne perioden (timelønn og alle tillegg spesifisert) Fraværsoversikt (årsak og dato) Avspaseringsregnskap 10.12 Før timelister overføres H&L S4 skal programvaren presentere transaksjonene i form av en rapport, slik at resultatet kan inspiseres og godkjennes elektronisk av driftsleder.
10.13 Avspaseringsregnskap (individuelt og hele avdelingen) X 10.14 Fraværsoversikt (individuelt og hele avdelingen) X 10.15 AKT ønsker å kunne kjøre ut følgende: Fraværsdata (Egenmeldt, sykemeldt korttidsfravær, langtidsfravær og totalt fravær.) Fraværsarbeid (bl.a. oversikt over sykefraværssamtaler, aktive sykemeldinger, dialogmøter og sum fraværsaktiviteter) 10.16 Kostnadsrapport i lønnsutgifter i turnus. X 10.17 Ferieplan. X 10.18 Det bør være mulig å egendefinere rapporter ved behov. X 10.19 Programvaren skal kunne eksportere data som er nødvendig for å få registrert: Variabel lønn Ferie Fravær (egenmelding, permisjon, sykemelding eller annen grunn for fravær) Dette må skje via sømløs integrasjon. Det må være mulig å kontrollere enhver rapport i ressursstyringssystemet av leder før overføring til H&L S4. 11.0 Evaluering av turnusplan 11.1 Programvaren skal kunne kontrollere en hel eller delvis turnusplan i henhold til lovverk, tariffavtale og andre på forhånd egendefinerte regler. 11.2 Programvaren skal tilby rapportering av brudd på regelverk som tekstlig rapport. Funksjonen skal kunne slås helt eller delvis av og på ved å tilføre de forskjellige reglene ulik vekting. 12.0 Lov og avtaleverk 12.1 Lov og avtaleverk regulerer en turnus i stor grad. Programvaren må derfor kunne gi brukeren varsel når dette brytes, informere om årsak og gi forslag til alternative tiltak. 12.2 Programvaren skal ha en intern representasjon av gjeldende lov og avtaleverk. 12.3 Programvaren skal kunne håndtere en tariffavtale som regulerer arbeid og fritid. Denne skal kunne endres av systemadministrator. 12.4 Utarbeidet turnus skal låses for endringer når turnusavtale med tillitsvalgte er inngått. 12.5 Dersom programvaren gir beskjed om brudd i gjeldende regelverk skal det være mulig å overstyre disse varslene slik at de ikke er til hinder for videre utarbeiding av turnus. 12.6 Programvaren skal gi informasjon om hvilke i lov og avtaleverk som brytes. 12.7 Programvaren skal til enhver tid tilfredsstille gjeldende lov og avtaleverk. Systemleverandør skal kostnadsfritt
levere oppdateringer av systemet i forhold til slike endringer. 13.0 Kostnadsberegning/budsjettoppfølging 13.1 Programvaren skal kunne regne ut hvor mange timer bemanningsplanen krever, og hvor store kostnader dette medfører i kroner. 13.2 Ved beregning av bemanningsplanens kostnader må det tas hensyn til ulike ubekvemmelighetstillegg. 13.3 Programvaren skal kunne beregne kostnader der det for hver ansatt framgår hvor mye hver ansatt har arbeidet i en gitt tidsperiode. 13.4 Det skal være mulig å kostnadsberegne en turnus med alle tillegg. Antatt variabel lønn må kunne defineres av bruker. (Eks. overtid, sykefravær, ekstravaktinnleie, ferievikar, innleie ved kurs etc.) 13.5 Beregne kostnader for helligdager ut fra turnus og kalender opp mot lov, avtaleverk og eventuelt lokale særavtaler. 13.6 Ved endring av turnus må endring i kostnad mellom gammel og ny turnus beregnes. 13.7 Danne grunnlag for budsjett. X 13.8 Programvaren bør ha en regnskapsoversikt opp mot budsjett som viser til enhver tid oppdatert oversikt ut fra påløpte personalskader. 14.0 Integrasjon 14.1 AKT benytter i dag H&L S4 lønnssystem. Vi krever utveksling av data mellom disse program og ressursstyringssystemet. 14.2 Database skal gå på MS SQL. X 14.3 Programvaren bør være web basert og håndtere toveis bruk av SMS ved innkalling/tilbud om ekstra vakter. 14.4 Programvaren skal ha en sømløs integrering mellom programmene og skal kunne eksportere/importere data som er nødvendig for å få registrert: Variabel lønn Ferie Fravær Det skal være mulig å kontrollere enhver rapport i ressursstyringsprogrammet av leder før overvelting til H&L S4. 14.5 Programvaren må elektronisk kunne overføre ønskede faste opplysninger fra lønnssystemet til ressursstyringssystemet. Ved registrering av nytilsatt i H&L S4, skal denne automatisk overveltes til ressursstyringssystemet med aktuelle felter. Ved registrering av nytilsatt, endring, eller opphør på ansatt i H&L S4 skal denne automatisk overveltes til ressursstyringssystemet med aktuelle felter.
Følgende felter må kunne overføres: Fornavn og etternavn X Ansattnummer X Oppstartsdato i AKT Fødselsnummer (11 siffer) X Kostnadssted/kontostreng (tekst ansvar) X Adresse X Postnummer, poststed X E post adresse X Kontonummer/Ansatt X Stillingskode X Stillingsbetegnelse X Årslønn X Ansiennitet Endringsdato, for eksempel ved endring i stillingskode, arbeidssted, årslønn, kontering Opphørsdato X 14.6 Ressursstyringssystemet skal tilpasses slik at oppdragsgiver alltid er à jour i forhold til gjeldende offentlige regler og avtaleverk, samt kommunale retningslinjer. 15.0 Logging og signatur 15.1 Ressursstyringssystemet skal tilfredsstile krav til sporbarhet i bokføringsloven og bokføringsforskriften. 15.2 Autorisasjonssystemet må ha logg der alle endringer av tilganger skal logges med hvem som utførte hva og når. 15.3 Det skal også være logging av alle endringer av brukerroller/profiler (hvem, hva og når). 15.4 Det skal logg for endringer av alle faste opplysninger (deltidsbrøker, lønnstrinn, avtaleverk etc.). Hvem, hva og når. 15.5 Det skal være logg i systemet for alle endringer av variable opplysninger (hvem, hva og når), dvs. logging av vanlig bruk av systemet. 15.6 Passord skal ikke logges ut over det som er nødvendig for å tilfredsstille krav kunden definerer i henhold til 15.4. 15.7 Alle logger må kunne skrives ut til nettverksskriver. For å kunne skrive ut slik logg, må brukeren være autorisert til dette. 16.0 Passord 16.1 Autorisasjonssystemet må kreve at brukeren identifiserer seg med passord (min. 6 tall/bokstaver) for å få adgang til ressursstyringssystemet. 16.2 Den som er ansvarlig for autorisasjonssystemet sentralt eller lokalt må kunne sette nytt passord på enkeltbruker dersom det oppstår en situasjon der vedkommende har glemt det eller av annen grunn ikke er i stand til å benytte det eksisterende passord. Bruker må i så fall bli avkrevd å
angi passord ved første pålogging. 17.0 Opplæring og brukerstøtte 17.1 Leverandøren må gi tilbud om god og tilstrekkelig opplæring av både systemansvarlige og AKT s brukere 17.2 Det må eksistere et gjennomarbeidet, dokumentert case basert opplæringsprogram på norsk i bruk og administrasjon av ressursstyringsprogrammet. 17.3 Leverandøren skal kunne tilby opplæring i AKT s lokaler. X 17.4 Ressursstyringssystemet skal være tilrettelagt for bruk av kursversjon for opplæring, testing og trening. Oppdatering av relevante systemregistre i driftversjonen skal automatisk overføres kursversjonen. Det skal framgå tydelig i skjermbildet når bruker er pålogget kursversjonen. 17.5 Leverandøren skal gi brukerstøtte til AKT og driftstøtte til driftsansvarlige for systemet i AKT s IT avdeling. Disse skal ha anledning til å kontakte leverandøren via telefon eller e post. Telefonhenvendelser besvares innen 30 min. og e post besvares seinest neste arbeidsdag.