FELLESKOSTNADER NIVÅ, FORDELING OG HÅNDTERING BENDIK STRAND SKASLIEN NEWSEC ASSET MANAGEMENT AS 3. MARS 2016
FELLESKOSTNADER -AGENDA Betydning av felleskostnader for eier og leietaker Hjemmel for felleskostnaden Fellesarealpåslag - konkurranseparameter Servicekonseptet Trivsel, miljø og identitet Eierkost / Felleskost? Energioptimalisering ogmiljø oppfølgning À konto fakturering, oppfølging, avregning 2
BETYDNING AV FELLESKOSTNADER FOR EIER OG LEIETAKER Leietaker: Ting må funke så leietaker kan konsentrere seg om sin drift og ikke være for dyre Felleskostnad som konkurransefortrinn? «Markedsmessig» felleskostnad - nivå og arealpåslag Betydningen for eier: Kr. 200 350 / kvm 20 30 % Leieinnt ekt er 108 000 500 000 Eierkos t 1 500 700 000 Netto leieinnt ekt 98 7 300 500 800 000 Yield 8 % Verdi 116 106 97 250 500 000
HJEMMEL FOR FELLESKOSTNADEN Norges lover, Husleieloven: Utgangspunkt: Avtalefrihet (N.L 5-1-2) så lenge ikke ulovlige eller «mot ærbarhet» Husleielovens bestemmelser 1.2, 1. l:. «..kan ikke avtales mindre gunstige vilkår i Forbrukerforhold» Unntak : 1.2,2.l - avtalefrihet i næringsforhold, (med noen unntak) Dermed blir leiekontrakten avgjørende 4
LEIEKONTRAKTEN - KAN KOSTNADEN INKLUDERES I FELLESAVREGNINGEN? Kontrakthjemmel: «I tillegg til leien betaler leietaker en forholdsmessig andel av eiendommens felleskostnader.» «..Eksempler på kostnader som inngår i felleskostnadene, er gitt vedlegg 2..» Vedlegget bilag til leiekontrakten Det viktigste: Listen er ikke uttømmende, analoge tilfeller kan bli inkludert. Størrelsen 3-1: Leien skal avtales til et fast beløp, men det kan avtales at utleiers utgifter skal fordeles forholdsmessig mellom brukerne 3-4 - Utleier skal legge frem regnskap over fordelingen Felleskostnadene fordeles etter eiendommens fordelingsnøkkel - Arealbrøk Utleier dekker kostnadene for ledige lokaler. I den grad ledighet medfører reduserte kostnader, skal reduksjonen krediteres de ledige lokaler Faktureres a konto på bakgrunn av budsjett For mva. frie leietakere faktureres fellesutgiftene inkl. mva. For mva. pliktige leietakere eks. mva, og tillegges mva. ved faktureringen. 5
FELLESAREALPÅSLAG Oppmåling av bygget Roar Jørgensen AS, Opak mv, gir et ut gangspunkt F1, F2, F3? Konkurranseparameter Effektivitet 6
KONVERTERING AV FELLESAREAL GEVINST Ny utleieenhet Fjernet møteromsfløy Redusert fellesarealpåslag Redusert kantineareal 7
FASTLEGGE SERVICEKONSEPTET Hva er viktig for leietakerne i din eiendom? Hva kan du gjøre noe med? Beliggenhet? - Profilering - Luft, varme og ventilasjon - Miljøprofil - Resepsjon - Sikkerhet og brannvern - Kantine, Catering, Overtidsmat, Mulighet for arrangement - Renhold, strøing, brøyting - Møteromssenter - Representativt fellesareal - Budtjeneste - Sykkelparkering, trimrom, garderobe - Kostnad - Forvalter Offentlig Bygningens transport? utseende? 8
NEWSEC - DEN STØRSTE EIENDOMSFORVALTEREN I NORD-EUROPA Newsec har mer enn 1,500 eiendommer, ca 11,5 millioner kvm under forvaltning i Nord-Europa. Resultatdrevet kultur med over 500 ansatte fordelt på mer enn 20 kontorer Vår forvaltede portefølje består av: Kontor 6,0 millioner kvm Handel 3,5 millioner kvm Bolig 1,5 millioner kvm Industri/logistikk 0,5 millioner kvm STAVANGER 9
NEWSECS TEKNISKE - OG DRIFTSMESSIGE FORVALTNING Vi går inn i eiers sted og utfører drift, brannvern og lovpålagte ettersyn (internkontroll). Drifts- og vedlikeholdsplanlegging og utførelse dokumenteres i FDV-systemet. Tjenestene beskrives og oppdragsgiver får rapporter med ønsket frekvens. Feilmeldinger fra leietakere eller Oppdragsgiver håndteres gjennom eget kundesenter 10
NEWSECS TEKNISKE - OG DRIFTSMESSIGE FORVALTNING Oppfølging av vaktmestere Tekniske avtaler Serviceavtaler Driftsplanlegging Kontrahering og kontroll av leverandører Innkjøp Prosjekt avdeling Leietakertilpasninger Vedlikeholdsprosjekter Budsjettering av eier- og felleskostnader Rapportering til Oppdragsgiver Prosjekt Budsjett og rapportering Drift FDV-system Brannvernledelse Internkontroll Call Center Vedlikehold Kundesenter - 09867 Registrerer feilmeldinger i FDVsystemet Miljø Energiovervåkning (EOS) Energibesparende tiltak Miljømerking System for periodiske - vedlikehold Livssykluskost. på eiendommene Planlegging / vedlikeholdsbudsjett kommende år og 3-5 år frem Ivaretar ansvaret for Oppdragsgiver slik at internkontrollen blir gjennomført iht. IK-forskriftene Brannvernleder Øvelse/opplæring Brannvernrunde Branntilsyn IK Brann 11
TRIVSEL, MILJØ OG IDENTITET Ved å skape miljø, trygghet og identitet, trives leietakerne Karihaugveien 89 70 leietakere 10.000 kvm Riktig konsept Fullt utleid Gode leienivå Fornøyde leietakere Lite turnover 12
GRENSEGANG EIERKOST / FELLESKOST, ( UTGIFTSFØRING / AKTIVERING ) Hvem har vedlikeholdsansvaret etter leiekontrakten? Fremkommer arten av kostnad i vedlegget til kontrakten? Typiske og atypiske tiltak - Strøm, oppvarming, kortlesere, administrasjonskostnader, markedsbidrag, heis, kantine, resepsjon, driftsmateriell, «div drift» Reparasjoner regningssvarende? Leietakers særlige virksomhet? 13
ENERGIOPTIMALISERING OG MIJØ OPPFØLGNING Energi er den største utgiften i felleskostnaden Planlegg for fleksibilitet ved tilpasninger, rehabiliteringer og nybygg Moderne bygg har muligheter for fleksibilitet Aktiv oppfølgning via SD anlegg gir store besparelser. Lys og luft styring ved hjelp av sensorer Oppfølging av vannforbruk Kildesortering / avfallshåndtering 14 Energioppfølgning ved ukentlig registrering i webdatabase (EOS) Kvalitetsoppfølging ved aktiv bruk av CRM og DVUsystemet
A KONTO FAKTURERING, OPPFØLGNING, AVREGNING Budsjettet danner grunnlag for á konto faktureringen Kundeundersøkelse eller leietakerinnspill til endringer? Kontroll gjennom året gir mulighet - á konto kan oppjusteres ved Q2 eller Q3 Det er ikke populært å komme med en saftig tilleggsfaktura spesielt ikke etter leietakers avslutning av regnskapet Et informativt brev sammen med avregningen verdsettes av leietakerne. - Hvorfor gikk året som det gikk? - Hadde gårdeier kontroll? - Ble tilbudet av felleskostnader forbedret på bakgrunn av leietakers ønsker? 15
TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN Kontakt: bss@newsec.no 16
INNHOLDET I FELLESKOSTNADEN 17 Felles energi Snøbrøyting Felles renhold Vaktmester Vakthold Renovasjon Kommunale avgifter Utomhusanlegg Alarm Ventilasjon Brannvern Skadedyr Diverse vedlikehold Diverse rekvisita Kantine (drift og vedlikehold) Kilde: Basalerapporten Kilde: Basale