Kontrakts- og garantioppfølging Seminar NJS, Oslo 6.Desember 2010 NSB v/marina Eriksen
Metoder og utfordringer Anskaffelseskontrakter og forhandlinger Avsvarsforhold Bruk av IT-verktøy Spesielle utfordringer 2 NSB Meriksen 150410 Oslo
Anskaffelseskontrakter: ombygging og organisering Kontraktens tekst er relativt grei og entydig og skal i seg selv danne et godt grunnlag for oppfølging men den er for generell. Vi har på den annen side sett at praktisk fortolkning i gitte tilfeller blir preget av ønske/behov for risiko-minimering. Kontrakten har ingen entydig måte å definere arbeidsform mellom partene og dette blir det i stor grad opp til de enkelte delegatene å finne fram til. To typer garantier: a) Teknisk garanti for 2 år: oppfølging vil ofte skje i parallell med oppfølging av TOP (Test Operation Period) og omfanger all utbyttet i perioden med fornyet garanti; b) System garanti ( systematisk eller gjentakende feil): vanlig følger etter utløp av teknisk garanti og har prosentvis beregning av leveransen over en lengre periode eksempelvis 3, 5, 8 og 10 maks 25 år. 3 NSB Meriksen 150410 Oslo
Forhandlinger og ansvarsforhold Det er alltid en avveiing mellom å prise kontrakene dyrere og få større garantiene og lengre garantiperioder. Store anskaffelser med en hovedleverandør gir større rom for å få dette til mens de mindre anskaffelsene og modifikasjoner priser seg høyt og dermed blir garantiene ofte nedprioritert. Det må settes av tilstrekkelig ressurser på tidlig nok tidspunkt for å kunne ha full uttelling av garantiforpliktelsene. Det er et kontraktuelt krav at Leverandør skal stå ansvarlig for merking av garanti koomponenter men som regel, leverandør avsetter lite midler/ressurser til denne typen av oppfølging. To-sidig forhold mellom Leverandør og Kunden komplisert med to-sidig forhold mellom Kunden og vedlikeholdsutøver (NSB-Mantena- Leverandør) 4 NSB Powerpointmal mal 01.04.2005
Bruk av IT-verktøy Leverandør enten ikke har egnet system for oppfølging av komponenter/deler og systemer i garanti, eller ikke villig til å benytte seg av det. Vårt vedlikeholdsstyringssystem IRMA er i liten grad egnet for oppfølging av teknisk garanti. Som en konsekvens av dette ble det utviklet en garantidatabase i regi av vår vedlikeholdsutøver, Mantena, hvor data direkte fra Irma ble vasket for å være av en slik kvalitet at det er mulig å bruke som underlag ( se eksempel på neste slide: garantidatabasen Vepro ). Databasen er i stand til å følge opp enkelt hendelser, feil på komponent, pr togsett når komponenten er ID-merket (strekkoder) Nytt vedlikeholdsstyringssystem er rundt hjørnet, SAP, hvor vi prøver å få implementert alle våre ønsker ifht garantioppfølging 5 NSB Powerpointmal mal 01.04.2005
Garantidatabase Vepro 6 NSB Powerpointmal mal 01.04.2005
Alle feil - oversikt 7 NSB Meriksen 150410 Oslo
Teknisk garanti for enkelt komponent 8 NSB Powerpointmal mal 01.04.2005
Krav teknisk garanti (komponent) 9 NSB Meriksen 150410 Oslo
Spesielle utfordringer Response fra våre Leverandører og drift av rullende materiell som resulterer i mange åpne feil og forsinkelser For èn materielltype har vi komponentmerking men vi var ikke gode nok til å kreve merking i henhold til kontrakt. For Nye tog var det lenge snakk om å bruke RFID merking. Dette ble dessverre ikke fulgt opp. Det kreves god oppfølging på detaljert nivå for å fange opp systematiske feil på så tidlig tidspunkt som mulig. Disse typene feil må dokumenteres grundig for å gi Kontraktor best mulig grunnlag for videre evaluering av problemet. Det har også blitt brukt 3. Persons verifisering av enkelte komplekse problemer. Når feil er identifisert og enighet oppnådd er det som regel en grei jobb å arbeide fram en modifikasjon av ny løsning. Utfordringen her er å sikre at løsning ikke legges på for lavt nivå, les skjule symptomer, men gå helt til roten av problemet for å finne løsning 10 NSB Powerpointmal mal 01.04.2005