Miljøtilpasset anskaffelse Trondheim kommune Arkivsaksnr.: 05/31439 Saksframlegg Forslag til vedtak: 1. Prinsipper for miljøtilpasset anskaffelse i Trondheim kommune, slik det framgår av pkt. 2.5 i saken, tas inn i Veileder og kommunale retningslinjer for anskaffelse i Trondheim kommune. Alle enhetsledere skal være godt kjent med og gis mulighet for å kunne etterleve disse prinsippene. 2. Praksis med bruk av miljøkrav skal videreføres i alle nye rammeavtaler og anskaffelser. Kompetansekrav skal stilles i form av miljøerklæringer eller lignende, miljøkrav innarbeides i beskrivelser, spesifikasjonskrav og kontraktsbetingelser. Etablert praksis med bruk av miljø som tildelingskriterium skal videreføres til alle nye avtaler der dette er mulig og relevant for anskaffelsen. 3. Innen utløpet av 2007 skal det vurderes om minimum vekting for miljø skal økes fra 10% til 20% som minimumskriterium ved tildeling, 4. Enhetenes rutiner for anskaffelse (kvalitets/hms/miljøstyringsystem) skal oppdateres i tråd med anbefalinger i denne saken. 5. Det skal i hovedsak benyttes eksisterende, godkjente miljømerkeordninger på produkter der dette finnes. For tjenester skal i hovedsak kun miljøsertifiserte leverandører benyttes, der slik sertifisering finnes, og i et slik omfang at en oppnår reell konkurranse. 6. Det skal stilles krav til leverandørers miljøkvalifikasjoner. 7. For Trondheim byteknikk og Trondheim eiendom: Det skal utarbeides og implementeres rutiner for anskaffelse som også omfatter retningslinjer for å stille miljøkrav i tråd med gjeldende regelverk og enhetenes egne miljømålsetninger Det skal utarbeides sjekklister med viktige miljøaspekter/mulige miljøpåvirkninger for de ulike faggruppene. Disse brukes til å avdekke prosjektenes viktige miljøaspekter. Det skal lages miljøplaner som skal følges ved prosjektgjennomføring. Dette vil også sikre at alle miljøtiltak blir beskrevet slik at de kommer ut som prisbærende poster. Det skal stilles kompetansekrav i forhold til miljø til eksterne firma for prosjektledelse og rådgivning på linje med krav som stilles til håndverkere, slik beskrevet i saken. Eksisterende prosjekteringsanvisninger, normer, ytelsesbeskrivelser og lignende skal gjennomgås i forhold til enhetens miljømålsetninger og gjeldende myndighetskrav 8. Trondheim kommune skal aktivt orientere leverandører, samarbeidspartnere og næringsorganisasjoner om at kommunen tar miljømålsetningene i gjeldende kommuneplan på alvor, og at kommunen vil bruke rollen som stor lokal innkjøper/kunde for å oppnå disse målsetninger. Saksfremlegg - arkivsak 05/31439 1
Saksfremlegg - arkivsak 05/31439 2
1. Bakgrunn De fleste større bedrifter og organisasjoner i Norge er i dag opptatt av sitt samfunnsansvar i tillegg til sin tradisjonelle kjernevirksomhet. De bedrifter som lykkes best i en situasjon med konkurranse om arbeidskraft og kompetanse, er ofte de som har et sterkt fokus på miljø, etiske normer og arbeidsmiljø. Et sviktende omdømme på disse områdene kan være svært uheldig og på sikt ødeleggende for kjernevirksomheten. Ulike former for sertifisering og bevissthet i forhold til samfunnet utenfor preger i dag de bedrifter, organisasjoner og offentlige enheter som lykkes. Innkjøpsvirksomhet er en viktig del av et samfunnsansvar. Innkjøp gir beslutningstaker en unik mulighet til å velge mellom ulike egenskaper som pris, kvalitet, bruksverdi osv. Trondheim kommune er en av landsdelens største innkjøpere og kjøper årlig varer og tjenester for langt over 1 mrd. kr. Dette gir kommunen en stor mulighet til å velge miljøriktige løsninger, og samtidig påvirke leverandører og samarbeidspartnere i samme retning. Gjeldende kommuneplan har en rekke ambisiøse miljømålsetninger som stiller krav til kommunen som sentral aktør i bysamfunnet. Blant annet sier mål nr. 8 at Trondheim skal være miljøbyen med ren luft, ren jord og rent vann. Dette er en strategisk beslutning som krever at kommunen skal ha et miljøfokus i all virksomhet, herunder også sine anskaffelser. Trondheim kommune ble i februar 2006, som den første større kommune i Norden miljøsertifisert etter ISO 14001- standarden. Dette utfordrer kommunens styringssystem til å fokusere ytterligere og gjennomføre flere miljøtiltak. I tråd med standarden skal Trondheim kommune blant annet ha styring med sine viktige miljøpåvirkninger. Kommunen har en vesentlig rolle som bestiller, og i tråd med dette må kommunen vurdere hvordan kontraktspartnere og leverandører påvirker kommunens egen mulighet til å styre miljøaspektene, oppnå mål og overholde krav. Premissene legges blant annet ved å stille krav ved innkjøp og inngåelse av kontrakter, samt at oppfyllelse av kontraktskrav følges opp. Bystyret har ved flere anledninger uttalt seg om sammenhengen mellom innkjøp og miljø. Rådmannen har fulgt opp dette slik at innkjøpsenheten i dag har et tydelig miljøfokus, og miljøkriterier er godt forankret i rutiner og veiledere. De to enhetene Trondheim eiendom og Trondheim byteknikk er også store innkjøpere av varer og tjenester. Begge er kommet langt i forhold til miljøstyring, men det er behov for bedre rutinebeskrivelser og ytterligere gjennomføringskraft på området. Næringslivet selv er opptatt av at offentlige innkjøp bidrar til en bærekraftig utvikling i samfunnet generelt. Både organisjoner og enkeltbedrifter venter på at Trondheim kommune skal stille miljøkrav i sine innkjøp for dermed å gi konkurransefortrinn til de som tar sitt miljø- og samfunnsansvar på alvor. På denne bakgrunn besluttet rådmannen å gjennomføre et prosjekt for å se mer helhetlig på kommunens innkjøpsvirksomhet i forhold til miljø. Miljøenheten, innkjøpskontoret, Trondheim byteknikk og Trondheim eiendom har deltatt i prosjektet. Konsulentrapporten Miljøtilpasset anskaffelse i Trondheim kommune følger denne saken som utrykt vedlegg. Se også www. Trondheim.kommune.no/miljø og innkjøp. 2. Saksutredning 2.1.Gjeldende regelverk Saksfremlegg - arkivsak 05/31439 3
Gjennom Lov om offentlige anskaffelser er innkjøpere forpliktet til å ta miljøhensyn ved tildeling av kontrakter. Lovens 6 slår fast at det under planlegging av den enkelte anskaffelse skal tas hensyn til livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen. Departementet har gitt ut en veileder som tolker dette kravet ( Miljø og regelverket for offentlige anskaffelser ). I tillegg blir det fra 1. januar 07 gjort gjeldende en ny forskrift om offentlige anskaffelser som er mer konkret om miljøkrav. Rådmannens anbefalinger i denne saken er i tråd med gjeldende regelverk. De grunnleggende krav i regelverket er åpen konkurranse og likebehandling av leverandører, det vil si objektive og ikke-diskriminerende krav og kriterier, likebehandling, forutsigbarhet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet, samt at krav og kriterier må stå i forhold til det som skal anskaffes. Krav som skal oppfylles: Oppdragsgiver står fritt i å stille minimumskrav til produktet eller løsningen. Krav til leverandørens faglige og tekniske kompetanse kan stilles, og det kan stilles kontraktskrav (gjennomføringskrav) og dokumentasjonskrav. Dette er kvalifikasjonskrav, som dersom de ikke oppfylles gir grunnlag for å avvise en leverandør. Dette kan eksempelvis være krav om miljøstyringssystem og oppfyllelse av tekniske spesifikasjoner som omfatter miljø. Tildelingskriterier: Oppdragsgiver kan tildele kontrakten til den leverandøren som har det mest fordelaktige tilbudet, og miljørelaterte egenskaper bør være med som tildelingskriterie, tilsvarende som eksempelvis pris og kvalitet. 2.2. Andre kommuner Det arbeides på bred front i norske kommuner og fylkeskommuner med grønne innkjøp. Oslo kommune har gjennom byøkologisk program besluttet at det skal stilles miljøkrav ved alle anskaffelser. Bærum kommune arbeider aktivt for å redusere forurensning fra egen bygge- og anleggsvirksomhet, og utarbeider miljøplaner for alle nye byggeprosjekter. Larvik kommune har vært miljøsertifisert siden 2001, og kommunen bruker miljøfaktorer aktivt både som kvalifikasjonskrav og som tildelingskriterium. Kommunalt/fylkeskommunalt innkjøpssamarbeid (FKI) i Vestfold er kommet langt med å ta etiske, sosiale og miljømessige hensyn i sine innkjøp. Innkjøpsavdelingen i Nord-Trøndelag fylkeskommune er ISO 14001-sertifisert og stiller miljøkrav ved kvalifisering for kontrakter med fylkeskommunen. Med den helhetlige tilnærming rådmannen legger opp til i denne saken stiller Trondheim seg i front av norske kommuner når det gjelder miljøtilpassete anskaffelser. 2.3. Status Trondheim eiendom, Trondheim byteknikk og Innkjøpskontoret I enheten Trondheim eiendom (TE) er det laget målformuleringer rundt viktige miljøaspekt som energibruk, driftsstyring, avfallsplaner og innemiljø. Miljøkravene er imidlertid ikke godt nok implementert i organisasjonen eller systermatisk videreført til miljøkrav i anskaffelsen. Når det gjelder miljøkrav til entreprenører, er miljøkrav med referanse til viktige miljøaspekter og mål kun delvis innarbeidet. Miljøkrav til entreprenører er prøvd ut ved å stille miljøkompetansekrav som dokumenteres med et miljøstyringssystem eller en miljøerklæring. For leverandører av forvaltnings- og driftstjenester stilles det miljøkrav i beskrivelser og spesifikasjoner, men det stilles ikke miljøkompetansekrav. Det stilles ikke miljøkrav knyttet til eiendomsutvikling (kjøp, innleie, salg). Trondheim eiendom har ansvar for investeringsprosjekter i størrelsesorden 1,4 milliarder og vedlikeholdsplaner med budsjett på over 90 millioner kroner, store verdier med mange miljøutfordringer og derfor stor påvirkningsmulighet ved Saksfremlegg - arkivsak 05/31439 4
anskaffelse. I enheten Trondheim byteknikk (TB) er overordnede miljømål godt formulert, og målene er brutt ned i tiltak. Ved innkjøp og gjennom bruk av eksisterende styringssystem (kvalitet og HMS) stiller TB ikke direkte krav til at det tas hensyn til miljø i anskaffelsen. Det stilles heller ikke miljøkompetansekrav til prosjektledelse, rådgivning eller utførerdelen. Dagens situasjoner er at tekniske beskrivelser/normer inneholder flere miljøkrav, og at miljøkompetanse i enkelte tilfeller anvendes som et tildelingskriterium. Enheten kan vise til gjennomførte enkelte eksempler på miljøtilpassede anskaffelser. Trondheim byteknikk er en meget stor offentlig bestiller med 5 større leverandører og derav stor påvirkningsmulighet (Trondheim bydrift (0.5 mrd), Team Trafikk (ca. 40 mill), Trondheim parkering og Retura TRV (ca. 30 mill)). Innkjøpsenheten i Trondheim kommune forvalter over 70 byovergripende rammeavtaler. Et stort antall av disse har miljø som ett av flere tildelingskriterier og miljøkvalifikasjonskrav (vedlegg 3). Enheten er i ferd med å implementere et kvalitetssystem som omhandler miljø i anskaffelsesprosessen, og miljøkrav blir stilt både som kvalifikasjonskrav og tildelingskriterium. Innkjøpsenheten skiller seg ut ved alltid å stille systematiske miljøkrav. Allikevel er det varierende kvalitet på de kriterier som stilles. Dette kommer av at enheten ikke har egen miljøfaglig kompetanse, og ikke har formulert overordnet miljømålsetning eller felles miljøprinsipper for innkjøp. 2.4.Hvilke miljøkrav kan stilles? Det er viktig at de miljøkrav Trondheim kommune velger å stille er innenfor rammene av lov og forskrift, og at kravene forankres godt i hele organisasjonen. Dagens situasjon viser at det ikke er nytt for kommunens innkjøpere å ta miljøhensyn, men det er ikke gjort systematisk og med forankring i enhetenes mål og prioriteringer. For å komme videre foreslår rådmannen at det skal innføres felles prinsipper for miljøtilpasset anskaffelse (se pkt. 2.5). I hverdagen kan miljø implementeres på to måter: Miljø som kvalifikasjonskrav krav som skal oppfylles Selv om regelverket kan synes uklart, er det ingen tvil om at en kommune kan og bør stille krav til tilbyderens miljøkvalifikasjoner. Det må imidlertid være slik at kravene skal stå i forhold til ytelsen som skal leveres. Miljøstyring skal omfatte leverandørens kjernevirksomhet, og derfor kan miljøstyring dokumentere tilbyders miljøkvalifikasjoner. Det kan ikke stilles krav til en bestemt type miljøsertifikat, men et miljøsertifikat kan benyttes som dokumentasjon. De som ikke har et anerkjent miljøsertifikat, gis anledning til å vise at de oppfyller tilsvarene krav ved å fylle ut en miljøerklæring. Innkjøpstjenesten har allerede tatt i bruk miljø som kvalifikasjonskrav. Det viser seg at leverandørene stort sett oppfyller kravene. Rådmannen foreslår at samme metode legges til grunn i andre enheter med betydelige innkjøp. Et utkast til miljøerklæring for leverandører til Trondheim eiendom vedlegges til orientering (vedlegg 1). Det anbefales også at det også stilles kvalifikasjonskrav for leverandører innen prosjektledelse, rådgivning og entreprenørvirksomhet (vedlegg 2). Praksis med å stilles miljøkrav i beskrivelser må videreføres og forsterkes. Enhetenes miljømål må være førende for kravene som formuleres. Det skal benyttes eksisterende miljømerkeordninger på produkter og tjenester der det finnes, men tilbyder gis anledning til å dokumentere tilsvarende. Det vil i praksis eksempelvis innebære oppfyllelse av kriteriene for å få anerkjente miljømerker som eksempelvis svanemerket eller den europeiske blomsten. Saksfremlegg - arkivsak 05/31439 5
Miljø som kvalifikasjonskrav har etter hva rådmannen kjenner til ikke vært anvendt på anskaffelser av bygge- og anleggstjenester/-produkter. For Trondheim kommune dreier det seg nå om å våge litt mer. Når vi stiller krav til leverandørenes kompetanse og utførelse blir Trondheim en foregangskommune innen miljøtilpasset anskaffelse. Kommunen vil opptre som en kompetent og bevisst bestiller, i tråd med prinsippene i rådmannens miljøledelse av kommunen som igjen baserer seg oppfyllelse av kravene i standarden ISO 14001. Miljø som tildelingskriterium Bruk av miljøfaktorer som kriterium for tildeling har vært benyttet av innkjøpstjenesten ved en del kontrakter, men vi har for øvrig liten tradisjon for å benytte slike virkemidler i Trondheim kommune. Det er viktig at de miljøfaktorer som velges må være relevante for anskaffelsen. Kriteriene må formuleres slik at de skiller leverandørene, og oppfyllelse av konkrete krav bør kunne graderes og ikke bare besvares med ja/nei. Eksempler på slike kriterier kan være miljøegenskaper som levetid, arealeffektivitet, energibruk, gjenvinningsprosent, støynivå, utslipp, drivstofforbruk, andel miljømerkede produkter i sortimentet etc. For tjenester kan miljøtildelingskriteriene gå på personers kvalifikasjoner, referanser og oppgaveforståelse. Dette er kriterier som vektes og som i praksis er egnet til å rangere. For at miljøfaktorer skal få en reell betydning som kriterium for tildeling i forhold til kvalitet og pris, må faktorene vektes. Erfaring fra andre og kunnskap fra Miljøstiftelsen GRIP tilsier at miljø bør vektes med minimum 20%, helst opp mot 50%. Blir vektingen for lav får miljøkriteriene ingen effekt, og systemet blir lett et skuebrød. 2.5. Prinsipper for miljøtilpasset anskaffelse i Trondheim kommune Trondheim kommune er organisert i to nivå der vesentlig beslutningsmyndighet og mulighet til påvirkning er flyttet ut til enheter og enhetsledere. Dette gjenspeiles også i kommunens system for miljøledelse. I tillegg er enhetene svært forskjellige i størrelse og virksomhet. Dette gjør det vanskelig å etablere felles innkjøpsmål for kommunen. Rådmannen ønsker derfor å foreslå felles prinsipper for miljøtilpasset anskaffelse: Trondheim kommunes innkjøp skal være i tråd med rådmannens miljøledelse av kommunen, og baseres på krav i ISO 14001. Innkjøpsvirksomheten skal være miljøeffektiv og bidra til omdømmebygging for Trondheim kommune som en organisasjon som tar ansvar for miljø og bærekraft, ref. mål 8 i kommuneplanen. Trondheim kommune skal bidra til å påvirke leverandør- og produktutvikling i en miljøriktig retning. Kontraktspartnere og leverandører påvirker i vesentlig grad Trondheim kommunens mulighet til å oppnå sine miljømål og styre sine viktige miljøpåvirkninger. Derfor skal kommunen i tillegg til å styre sine egne aktiviteter ved innkjøp stille krav til og bidra til å utvikle våre kontraktspartnere og leverandørers miljøprestasjoner. Anskaffelsens art og innkjøpende enhets miljømål er førende for hvilke miljøkrav som stilles. 1. Ved planlegging av den enkelte anskaffelse skal det tas hensyn til anskaffelsens livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser. a) i alle anskaffelser der det er relevant for ytelsen, der det er praktisk mulig og ikke medfører åpenbare ulemper, skal det stilles miljøbaserte kvalifikasjonskrav (leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner). Dette kan dokumenteres i form av et 3.partsgodkjent miljøstyringssystem eller at tilbyder besvarer en miljøerklæring Saksfremlegg - arkivsak 05/31439 6
b) miljøhensyn skal, der det er mulig og relevant for anskaffelsen, der det er praktisk mulig og ikke medfører åpenbare ulemper, inngå som et tildelingskriterium. Miljøkrieriet bør vektes med minimum 10% av total vekting. c) Miljøkrav skal, der det er relevant for anskaffelsen, innarbeides i kravspesifikasjoner, normer og beskrivelser. Produkter med positiv miljømerking, miljøvaredeklarasjoner eller lignende skal beskrives der det er relevant 2. Miljøkrav skal være leverandørutviklende og gi tydelige signaler til markedet om at miljøtilpassing er et kundekrav a) Trondheim kommune skal stille krav til leverandørenes miljøkvalifikasjoner og -prestasjoner. En tilbyder som ikke oppfyller miljøkrav ved kontraktsinngåelse, gis anledning til å oppfylle krav i løpet av en fastsatt tidsperiode b) miljøkrav skal tilpasses den aktuelle bransje, og bransjen gis anledning til å uttale seg c) Trondheim kommune skal tilby Miljøfyrtårn-sertifisering for de leverandører som ønsker det. 3. Trondheim kommune skal tilstrebe kostnads- og miljøeffektive anskaffelser, det vil si anskaffelser som gir høy grad av behovstilfredsstillelelse og samtidig lav miljøbelastning gjennom hele livsløpet. I tilfeller hvor miljøhensyn ikke innarbeides på grunn av budsjettmessige forhold, skal dette begrunnes og konsekvenser for enhetens oppfyllelse av egne miljømål skal beskrives. 4. Effekten av miljøtilpasset innkjøp skal kunne følges opp og måles. Dette skal skje ved periodevis rapportering av nøkkeltall for miljøtilpasset innkjøp og ved evaluering av utvalgte anskaffelser. 2.6. Økonomiske konsekvenser Miljøriktige produkter trenger ikke nødvendigvis være dyrere ved anskaffelse. Stadig flere produsenter fokuserer på miljø i sin produktutvikling, slik at det finnes reelle valgmuligheter og konkurranse. Å anvende levetidsbetraktninger ved valg av produkter og løsninger kan innebære høyere investeringer, men lønner seg ofte over tid. Standardiserte metoder for årskostnader finnes og brukes i stor utstrekning i dag. Når det gjelder anskaffelse av tjenester til Trondheim eiendom og Trondheim byteknikk som i hovedsak dreier seg om teknisk infrastruktur og bygg, kan foreslåtte opplegg med miljøplaner gjøre planleggingen noe mer omfattende. Dette arbeidet kan inngå i enhetenes allerede planlagte arbeid med miljøstyring etter ISO 14001. God miljøplanlegging tilrettelegger for valg av gode løsninger og forhindrer at uønskede hendelser med miljøkonsekvenser oppstår. Rådmannen viser som eksempel til de store kostnader kommunen har hatt ved ombygging/tilrettelegging av skolebygg for å tilfredsstille krav om akseptabelt innemiljø. Saksfremlegg - arkivsak 05/31439 7
Det er på generell basis umulig å konsekvensberegne hva miljøtilpassede anskaffelser i sin helhet eventuelt vil medføre av ekstra investeringer og kostnader. Rådmannen anbefaler at gode pilotprosjekter velges ut og at forventede effekter av miljøtilpasningene beskrives på forhånd og evalueres i etterkant. 3.Konklusjon Denne saken er et resultat av at Trondheim kommune er miljøsertifisert etter ISO 14001-standarden, og er en praktisk oppfølging av kommunens ambisjoner på miljøområdet. De prinsippene som foreslås vil ikke alene endre praksis i kommunen. Først når de ulike enhetene omsetter prinsippene til egne fremgangsmåter, rutiner og praksis, vil endringer i og effekter av miljøtilpasset innkjøp kunne registreres. Sammen med kommuneplanens miljømål og ISO-sertifiseringen av Trondheim kommune mener rådmannen at denne saken viser at Trondheim kommune tar miljøutfordringene på alvor. Som en av de aller største innkjøpere i regionen besitter vi betydelige virkemidler for å påvirke miljøsituasjonen lokalt og nasjonalt. I tillegg blir Trondheim kommune i ytterligere grad en profesjonell partner i forhold til et næringsliv som etterspør systemer for samhandling med aktører som selv tar miljøutfordringer og forutsigbarhet på alvor. Rådmannen i Trondheim, 19. oktober 2006 Snorre Glørstad Kommunaldirektør Thorbjørn Bratt saksbehandler Vedlegg: 1. Utkast til miljøerklæring entreprenører og håndverkere 2. Utkast til miljøerklæring rådgivere og prosjektledere 3. Miljøerklæring innkjøpsenheten Saksfremlegg - arkivsak 05/31439 8