E-skjema for ansatte

E-skjema for ansatte

Hvorfor E-skjema Oppstart av e-skjema Kostnader Presentasjon av elektroniske skjema Oppfølging og feilretting Side 2

E-skjema gir nye muligheter Bedre kvalitet Effektiv ressursbruk i staten Raskere håndtering Ingen dobbelregistrering Elektronisk sporbarhet Side 3

Hvorfor E-skjema for basis- og delservicekunder? Side 4

Hvilke e-skjema er tilgjengelige i selvbetjeningsportal for ansatte? E-skjema for Andre utbetalinger Variabel lønn Ekstra skattetrekk Permisjonssøknad (langvarige) Overføring av feriedager Oppsigelse Sidegjøremål Rapport Liste over alle skjema viser oversikt over alle e-skjema du som ansatt har sendt Side 5

Arbeidsflyt i SAP HR Standard arbeidsflyt er en forutsetning for å ta i bruk E- skjema Standardisert arbeidsflyt Standard arbeidsflyt er effektivt Mer kontrollerbart for kunden Tryggere forvaltning av tilganger i systemet Side 6

Kundens ansvar ved oppstart av e-skjema Standardisere arbeidsflyt Arbeidsflyt går fra ansatt til Godkjenner 1 (saksbehandler) til Godkjenner 2 (leder) Samme godkjennere for e-skjema som for reiser Avklare internt og bestille oppsett for e- skjema Sende bestilling i Solman til DFØ Informere egne ansatte Hva skal E-skjema brukes til hos oss? Beskrive eksempler for de ansatte Side 7

DFØs ansvar ved produksjonssetting DFØ utfører det tekniske oppsettet av E-skjema etter bestilling i Solman fra kunde DFØ tildeler roller og autorisasjoner til godkjennere etter bestilling i Solman fra kunde Side 8

Kostnader Godkjenner 1 for e-skjema utløser fagbrukerlisens Investeringsog driftskostnader betales av kunde Side 9

Flere veier inn til SAP gjensidig utelukkende Direkte registrering Eksempler: Eksterne tidsystemer med overføring av filer E-skjema i SAP-portal Har en ansatt registrert refusjon av EK-tjenester i e-skjema, skal ikke saksbehandler legge inn den samme utbetalingen i SAP! Dersom variabel lønn legges inn i et eksternt turnussystem hvor data overføres til SAP via filer, kan ikke den ansatte registrere variabel lønn i e-skjema! Side 10

Hvem kan bruke E-skjema? Alle brukere av SAP-portal kan i utgangspunktet benytte e- skjema Viktig å jobbe med egne interne rutiner og arbeidsprosesser Må ta hensyn til andre, eksterne systemer for tid og turnus Benytt én og samme vei for samme type data! Side 11

Hvor finner du E-skjema? Ansatt Side 12

Hvor finner du E-skjema? Ansatt Side 13

Andre utbetalinger Ansatt Velg lønnart, beløp og eventuelt korriger dato

Andre utbetalinger forts Ansatt Trykk på Overfør Last opp eventuelle vedlegg Send til godkjenning Hvert skjema får et unikt sekvensnummer

Variabel lønn Ansatt Helt likt som e- skjema for Andre utbetalinger

Eksempler Andre utbetalinger Fri avis, refusjon av EK-tjenester, treningsavgifter, beredskapsvakter Variabel lønn Pensjonistavlønning, brutto timelønn, diverse vakttillegg Side 17

Viktig med riktig bruk av «lønnarter» Lønnarter = grunnlaget for lønns- og trekkoppgaven Og derfor selvangivelsen Side 18

Hva er «lønnart»? En kode med innebygd informasjon om: Lønn, utlegg eller noe annet Arbeidsgiveravgift eller ikke Med eller uten feriepenger Pensjonsgrunnlag eller ikke Kostnadsbelastning Skattefordel Kan være: Antall eller beløp Side 19

Hjelp til valg av «lønnart» Usikker på valg av «lønnart»? Spør leder eller lønnsmedarbeider Side 20

Opplasting av vedlegg Ansatte kan selv skanne og laste opp vedlegg Skattedirektoratets forskriftsendring av 01.07.2014 åpner for at digital underlagsdokumentasjon er tilstrekkelig, uavhengig av om ansattes originalbilag er på papir eller i digitalt format. Godkjenner 1 og Godkjenner 2 har også mulighet til å laste opp vedlegg. Lønnssystemet lagrer sikkerhetskopi hver natt. Se kundenotat 58/2014 på DFØs kundenett for nærmere beskrivelse. Side 21

Ekstra skattetrekk Ansatt Legg startmåned, sluttmåned og beløp Send til oppdatering Direkte oppdatert i lønnssystemet Ekstra skattetrekk kan registreres for maksimalt ett kalenderår av gangen Kan gjøre framtidige endringer (send nytt skjema) Kan fjerne framtidig trekk (legge inn blanke felt) Side 22

Permisjonssøknad Ved søknad om permisjon beskrevet i Statens Personalhåndbok Ansatt For eksempel fødselspermisjon, omsorgspermisjon, utdanningspermisjon Du kan ikke søke flere permisjoner innenfor samme periode eller endre opprinnelig permisjon, da må du gi beskjed til leder Side 23

Overføring av feriedager Ansatt Legg inn antall dager som ønskes overført Send til godkjenning Side 24

Oppsigelse Den ansatte kan selv registrere sin oppsigelse Ansatt Det anbefales at leder er orientert på forhånd. Ved overgang til ny statlig virksomhet kan denne oppgis (for overføring av feriepengegrunnlag) Send oppsigelsen Side 25

Sidegjøremål Med e-skjema Sidegjøremål kan arbeidsgiver få oversikt over ansattes sidegjøremål, verv og eierinteresser. Ansatt Registrer opplysninger om sidegjøremålet. Man kan registrere tilbake i tid (etterregistrering) eller fram i tid (forhåndsvarsling). Send skjema til leder

Rapport : Liste over alle skjema Viser alle skjema ansatt har sendt til godkjenning Ansatt Side 27

Hjelpesenter Ansatt Hjelpesenteret er alltid tilgjengelig i høyre del av skjermbildene Gir veiledning om det aktuelle skjemaet man er inne i Side 28

E-skjema i retur Ansatt E-skjema du får i retur for korrigering, kommer i innkurven i portalen Skjemaet åpnes i Innkurven, behandles og sendes på nytt til godkjenning (eller eventuelt slettes) Side 29

Godkjenner 1 - saksbehandler Godkjenner 1 E-skjemaer går i arbeidsflyt til Godkjenner 1 (saksbehandler) som: kontrollerer e-skjemaet kan endre konteringsdata kan ikke endres av ansatt kan skanne og laste opp utgiftsbilag (dersom den ansatte ikke har gjort dette selv) Side 30

E-skjema til godkjenning Andre utbetalinger Variabel lønn Permisjonssøknad Overføring av feriedager Oppsigelse Godkjenner 1 e-skjema for ekstra skattetrekk går direkte til postering i lønnssystemet uten godkjenning e-skjema for sidegjøremål går direkte til leder Fra honorarmottakere: Reiseregning Honorar Side 31

Godkjenning i Innkurv Godkjenner 1 E-skjema til godkjenning kommer i Innkurv godkjenningsrutiner som for reiser godkjenningsoppgaver for e-skjema varsles med e-post, som for reiser Side 32

Åpne skjemaet Godkjenner 1 Åpne e-skjema «Tilordne til meg» betyr at e-skjemaet sperres for andre førstegodkjennere dersom dere er flere Side 33

Behandle skjemaet Skjemaet er likt som hos den ansatte Godkjenner 1 Du kan legge inn en kort beskrivelse på inntil 15 tegn, som kommer på lønnsslippen til den ansatte i stedet for navnet på lønnarten Dersom du skal overstyre konteringen, må du hake av for dette. En ny boks åpner seg. Godkjenn Side 34

Godkjenne permisjonssøknad Godkjenner 1 må kontrollere permisjonstype, periode, om nødvendig dokumentasjon er vedlagt og ev. avgrense poster Godkjenner 1 Side 35

Retur til ansatt Godkjenner 1 e-skjema som ikke er i orden skal sendes i retur til ansatt - kommer i Innkurv til ansatt ansatt korrigerer selv sender e-skjema i ny flyt til godkjenning ansatt kan eventuelt slette e-skjema selv merknad er obligatorisk ved retur Side 36

Godkjenner 2 - leder Neste steg i arbeidsflyten er Godkjenner 2, som er leder med budsjettdisponeringsmyndighet og personalansvar godkjenningsrutiner som for reiser e-skjema til godkjenning kommer i Innkurv godkjenningsoppgaver for e-skjema varsles med e-post, som for reiser Godkjenner 2 Side 37

Oppgaver til godkjenning Andre utbetalinger Godkjenner 2 Variabel lønn Permisjonssøknad Overføring av feriedager Oppsigelse Sidegjøremål Fra honorarmottakere: Reiseregning Honorar Side 38

Åpne skjemaet Godkjenner 2 Åpne e-skjema Side 39

Behandle skjemaet Skjemaet er likt som hos den ansatte Godkjenner 2 Du kan legge inn en kort beskrivelse på inntil 15 tegn, som kommer på lønnsslippen til den ansatte i stedet for navnet på lønnarten Dersom du skal overstyre konteringen, må du hake av for dette. En ny boks åpner seg. Godkjenn Side 40

E-skjema kan sendes i retur til ansatt Godkjenner 2 e-skjema som ikke er i orden skal sendes i retur til ansatt - kommer i innkurv til ansatt ansatt korrigerer selv sender e-skjema i ny flyt til godkjenning ansatt kan eventuelt slette e-skjema selv Spesielt for permisjonssøknad Godkjenner 2 kan sende dette skjemaet i retur til både ansatt og Godkjenner 1 får varsel ved konflikt med andre fravær Side 41

Kontroll og oppfølging av e-skjema e-skjema hvor er det i lønnssystemet Saksbehandler hvordan kontrollere e-skjema som er sendt i arbeidsflyt Side 42

E-skjema hvor går dataene i lønnssystemet Andre utbetalinger PA20, IT0015 Variable tillegg Variabel lønn PA20, IT2010 Godtgjørelsesposter Ekstra skattetrekk PA20, IT0014 Faste tillegg/trekk Permisjonssøknad PA20, IT2001 Fravær Overføring av feriedager Søknad uten direkte oppdatering i SAP Saksbehandler Oppsigelse Når skjema sendes til postering startes saksgang for fratredelse Sidegjøremål PA20, IT9030 Sidegjøremål Side 43

Oppfølging av e-skjema i arbeidsflyt - rapport Egen rapport for oppfølging av e-skjema sendt fra selvbetjeningsportalen: YWF_VIS_SKJEMA Saksbehandler Benyttes ved faste kontrollrutiner. Oversikt over registrerte sidegjøremål finnes i egen rapport: YHR_SIDEGJOEREMAAL

Eksempel på rapporten YWF_VIS_SKJEMA Saksbehandler Side 45

Retting av feil Saksbehandler E-skjema med feil oppdateres ikke i lønnssystemet, men går til feilretter Egen rolle som feilretter basis- og delservicekunder retter egne feil Direktoratet for økonomistyring 10.04.2015 Side 46

YHR_LAOVERSIKT Saksbehandler Rapport du kan ta ut i lønnssystemet oversikt over alle lønnartene. Kolonnen «E-skjema» viser hvilke lønnarter som er tilgjengelig i E-skjema for ansatte og eksterne. Side 47