Prosjektveiviseren.no Introduksjonsdag Prosjektveiviseren for bruk i e-handelsprosjekter - 22. august 2013

Prosjektveiviseren.no Introduksjonsdag Prosjektveiviseren for bruk i e-handelsprosjekter - 22. august 2013 Prosjektmandat, interessentanalyse, kommunikasjonsplan, prosjekt/aktivitetsplan praktiske eksempler v/ Seniorrådgiver Arve Sandvoll Avdeling for offentlige anskaffelser Seksjon Teknologi og støtte

Gode anskaffelser

Prosjektveiviseren for E-handel Som et resultat av regjeringens satsing på e-handel har Direktoratet for forvaltning og IKT lansert prosjektveiviseren med fokus på gjennomføring av vellykkete e- handelsprosjekter Prosjektveiviseren.no har egne sider knyttet til det å gjennomføre vellykkede e- handelsprosjekter, samt revitalisering av e-handelsprosjekter, for å hente ut de potensielle gevinstene Prosjektmodellen er basert på den internasjonalt anerkjente prosjektledelsesmetoden Prince2 (PRojects IN Controlled Environments), men med tilpasninger til det å gjennomføre et e-handelsprosjekt Prosjektveiviseren.no dekker hele prosessen fra konsept til overlevering, og har som formål å styrke planlegging, styring, kvalitet og gevinstrealisering i offentlige digitaliseringsprosjekter. Den nye versjonen fremhever enda tydeligere prosjekteiers rolle og ansvar.

INNFØRING AV E-HANDEL ER KREVENDE For å lykkes kreves Samarbeid mellom en rekke personer Internt så vel som eksternt En bevissthet om hva som skal gjøres av hvem, i hvilken rekkefølge, hvordan og når Forutsetningene for å lykkes bedres hvis man har En god prosjektmetodikk Gode verktøy, hjelpemidler, maler Som et resultat av at noen har gjort dette før Derfor har Difi lansert Prosjektveiviseren Direktoratet for forvaltning og IKT

PROSJEKTVEIVISEREN 2.0 Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Prosjekt: Start Stopp Formål / Mål: Hvilket Formål har vi med prosjektet Hvordan komme til Mål Ressursbruk: Ansatte/Menneskene Økonomi Prosjektgruppe: Leder IT Økonomi Innkjøp = Organisering av prosjektet

Aktivitetsplan

PROSJEKTMANDAT FOR INNFØRING OG IMPLEMENTERING AV E-HANDEL I AURSKOG-HØLAND KOMMUNE Prosjektmandat Utarbeidet av: Versjon Dato Avdeling Nan Torill H. Magnesholen 1 Januar 2013 Stab økonomi Innkjøp Behandlet dato: Behandlet av: 03.10.2012 Rådmannens ledergruppe Beslutning: Økonomisjefens innstilling til Rådmannens ledergruppe: Aurskog Høland kommune slutter seg til Difi s e Handelsprosjekt med de føringer som dette innebærer. Økonomi: Det avsettes Kr 800 000 for investering i 2013 Vedtak i Rådmanns ledergruppe 03.10.2012 Vedtak i Kommunestyre 17.12.2012 Sak 91/12 Signatur

Innføring av e-handel i Aurskog-Høland kommune Beskrivelse av ide Aurskog-Høland kommune skal innføre og implementere e-handel Tidsplan og ressursbehov Prosjektet skal foregå i perioden 1.1.2013 til 31.12.2014. Prosjektgruppe får mandat til å benytte kommunens ressurser til å innføre e-handel. Dette blir innstallering av programvarer, bruk av interne ressurser som er naturlig å benytte til riktig tid i prosjektet. Prosjektgruppe består av: Prosjektleder: Nan Torill Halseth Magnesholen IT kompetanse; Marit Kristoffersen Regnskaps- og økonomikompetanse: Marit Halvorsrud Innkjøpskompetanse: Jane Brit Løland Organisering og ansvar Rådmanns ledergruppe er prosjektets styringsgruppe. De skal til enhver tid holdes orientert. Det kan gjøres ved informasjon i ledergruppens møter m.m. Innføring og implementering av e-handel er delegert til Stab økonomi ved Innkjøpsavdeling IT-politiske føringer IT sin kompetanse; Leder for IT er deltager i prosjektgruppe og vil ivareta politiske og administrative føringer.

Hovedmål Alle enheter i Aurskog-Høland kommune skal fra 1.1.2015 være i drift via e-handelsplattformen Min. 80 % av alle bestillinger skal forgå via plattformen per 1.1.2015 Tydelig og merkbar nedgang av papir fakturaer Delmål 1: Innen 1.7.2013 IT avdelingen involveres Alle tekniske installasjoner er gjort Alle analyser foreligger Stab økonomi opplæring i ehandel Delmål 2: Innen 31.12.2013 Utrulling starter i august 2013 Enhetene/virksomhetene Kommunalteknisk drift og Eiendom skal i drift innen 31.12.13. Dette er de to mest krevende virksomhetene som skal implementeres og derfor avsettes det flere måneder. Årsak er at en må ta i bruk alle bestillingsformer.

PROSJEKTMANDAT FOR E-HANDEL RÆLINGEN KOMMUNE Behandlet dato: Behandlet av: 7. mars 2013 Ben Marius Lundberg, Sidsel Kroken, Wenche Attestog Beslutning: Rælingen kommune slutter seg til Difi s ehandelsprosjekt med de føringer som dette innebærer. Økonomi: Det avsettes kr 1.000.000 for investering i 2013 2014. Innføring av ehandel i Rælingen kommune. Alle innkjøp i Rælingen kommune skal skje via ehandel ehandel skal benyttes i alle enheter Bemanning av neste fase Ansvarlig: Ben Marius Lundberg Andre: Sidsel Kroken, Wenche Attestog Neste fase ferdig dato: Signatur

Prosjektmandat Utarbeidet av: Versjon Dato Avdeling Ben Marius Lundberg 1 07.03.13 Økonomi ehandel i Rælingen kommune 1. Beskrivelse av mandat Innføring av ehandel i Rælingen kommune. Alle innkjøp i Rælingen kommune skal skje via ehandel ehandel skal benyttes i alle enheter 1. Tidsplan og ressursbehov Innføring av ehandel i samspill med øvrige kommuner på Nedre Romerike. Oppstart: 01.01.2013 Budsjett: 1.000.000,- 1. Organisering og ansvar Prosjekteier: Lillian Pedersen Prosjektleder: Ben Marius Lundberg Prosjektdeltagere: Sidsel Kroken, Wenche Attestog Ekstra deltagere involveres i prosjektet etter behov 1. IT-politiske føringer Budsjettbeslutning i kommunestyre 17.12.2012. Samarbeidsavtale med øvrige kommuner om felles innføring av ehandel på Nedre Romerike.

1. Hovedmål o Alle enheter i Rælingen kommune skal fra 1.1.2015 være i drift via markedsplassen o Min. 80 % av alle bestillinger skal forgå via plattformen per 1.1.2015 o Tydelig og merkbar nedgang av papir fakturaer o o o o o Delmål 1: Innen 1.7.2013 IT avdelingen involveres Alle tekniske installasjoner er gjort Alle analyser foreligger Opplæring av nøkkelpersonell, prosjektgruppe og evt. andre relevante, utført Delmål 2: Innen 31.12.2013 Utrulling starter i oktober o o o o o o o o o o Delmål 3: 2014 Hver virksomhet rulles ut i hovedsak med 14 dagers mellomrom. Det avsettes litt lenger tid for enkelte virksomheter. Januar: Februar: Mars: April: Mai/juni: August: September: Oktober: November: Desember: Prosjektgruppe skriver slutt protokoll og prosjektet avsluttes

Direktoratet for forvaltning og IKT Viktige aktiviteter både for oppstart e handel eller for revitalisering

Analysefasen - 4 hovedanalyser Verktøy IKT og E handelsløsning Interessenter og rammevilkår Organisasjon endrings og utviklingsbehov Anskaffelser, praksis Direktoratet for forvaltning og IKT

Planleggingsfasen Formålet med Planleggingsfasen er å videreforedle Prosjektforslaget og etablere et robust grunnlag for valgt prosjekt slik at virksomhetens organisasjon kan forstå arbeidet som må gjennomføres. De viktigste aktivitetene i denne fasen er: Analyse av interessenter Analyse av anskaffelser og praksis Analyse av e-handelsløsning Analyse av organisasjons-, endrings- og utviklingsbehov Utarbeide beslutningsgrunnlag Presentere analyse og anbefalinger Få godkjennelse for prosjektoppstart Direktoratet for forvaltning og IKT

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Interessenter og rammevilkår Ide Analyse Gjennomføring Realisering Her skal dere kartlegge: Hvem som er prosjektets interessenter og deres interesse - behov og krav. Øvrige rammevilkår. Det vil si forhold utenfor prosjektet som kan påvirke prosjektet i positiv eller negativ retning og som prosjektet må ta hensyn til Direktoratet for forvaltning og IKT

Analyse av interessenter Hvem er prosjektets interessenter og hva er deres interesse - behov og krav? Tidlig involvering av interessenter kan øke sannsynligheten for å få sterk støtte og ressurser Interessenter kan bidra til å forbedre kvaliteten på prosjektet Tydelig og hyppig kommunikasjon med interessenter sikrer deres forståelse for prosjektet og gjør det mulig for disse og aktivt støtte prosjektet ved behov Gjennom analyse av deres innflytelse på prosjektet kan man i en tidlig fase iverksette tiltak for å sikre interessentens støtte Analysen er grunnlag for utarbeidelse av plan for involvering og kommunikasjon senere i prosjektet Analysen vil være et grunnlag for å sette mål for prosjektet og e- handel. Direktoratet for forvaltning og IKT

Interessent og kommunikasjonsanalyse Hvem er dette prosjektet av interesse for? Hvem er viktige å ha med på «laget»? Hvem skal vite hva og når? Hvordan skal vi formidle vår informasjon? Hvor kan det være kritisk risikovurdering?

Av disse vil interessentanalysen være viktigste fordi: Prosjektet er helt avhengig av interessentenes ønske om og støtte til prosjektet, hvor den viktigste interessentgruppen vil være ledelsen som er den som initierer og finansierer prosjektet ut fra virksomhetens behov. Gjennom interessentanalysen vil man også få frem de viktigste rammevilkårene, som for eksempel at ledelsen er opptatt av lover og regler, etc. Tidlig involvering av interessenter kan øke sannsynligheten for å få sterk støtte og ressurs-innvolvering Interessenter kan bidra til å forbedre kvaliteten på prosjektet. Tidlig og hyppig kommunikasjon med interessenter sikrer deres forståelse for prosjektet og gjør det mulig for disse og aktivt støtte prosjektet ved behov. Direktoratet for forvaltning og IKT

Gjennom analyse av interessentenes innflytelse på prosjektet kan man i en tidlig fase iverksette tiltak for å sikre oss interessentens støtte. Den er grunnlag for utarbeidelse av plan for involvering og kommunikasjon senere i prosjektet. Interessentanalyse vil være et grunnlag for å sette mål for prosjektet og e- handel. Ide Analyse Gjennomføring Realisering NB!!!! Selv om interessentanalysen vil gi svar på mange av spørsmålene om hvilke rammer man skal forholde seg til, bør man i tillegg gå gjennom følgende områder: Direktoratet for forvaltning og IKT

Anskaffelsesfunksjonens mål, strategier, planer Gjennomgå alle styrende dokumenter for anskaffelsesfunksjonen planer, politikk, budsjetter etc. for å identifisere forhold, føringer man bør ta inn i prosjektet og dets dokumentasjon Styrende dokumenter for virksomheten Gjør det samme med virksomhetens styrende dokumenter før samtale, workshop med ledelsen Politiske rammevilkår Disse vil normalt være adressert i virksomhetens styrende dokumentasjon men for orden skyld bør man kartlegge om det er flere/andre politiske hensyn man bør adressere som rammevilkår Teknologiske rammevilkår Satsningen på e-handel må ses i sammenheng med virksomhetens egne planer for bruk av teknologi, og utviklingen for øvrig på dette området. For selv om innføring av e-handel ikke er et teknologiprosjekt, så vi ledelsen ofte se det slik Økonomiske rammevilkår Økonomi vil alltid være et hovedspørsmål i prosjekter sjekk ut hvilke rammer man må forholde seg til når man skal analysere og anbefale en løsning Lover og regler Fordi bedre kontroll med lover og regler er et viktig argument for innføring av e-handel bør dette adresseres i prosjektet Organisatoriske rammevilkår Fordi innføring av e-handel får organisatoriske konsekvenser, er det en fordel å få oversikt over planene for bemannings- og kompetansesituasjonen hvilke rammer man har å forholde seg til på dette området. Som kan få betydning for valg av løsning man anbefaler Andre rammevilkår Kartlegg om det er andre forhold som bør tas inn som rammevilkår. Det kan for eksempel være planer om etablering av innkjøpssamarbeid, hensyn til lokalt næringsliv, og lignende Direktoratet for forvaltning og IKT

Argumentasjonsoversikt Hensikten med malen er å gi en oversikt over virksomhetens interessenter og hvilke argumenter eller interesse de vil ha av resultatene et e-handelsprosjekt kan gi Argumentasjonsoversikten bør sees i sammenheng med interessentanalysen og danne grunnlaget for den videre kommunikasjonen inn i prosjektfasen. Virksomhetsleder Økonomisjef IKT sjef Personalsjef Informasjonsansvarlig Innkjøpssjef/Direktør Kategoriansvarlige Budsjetteiere Innkjøpere Bestillere Ansatte Leverandører Tillitsvalgte BEDRE Bedre grunnlag for nye anskaffelser Økt konkurranse Økt åpenhet/tilpasset informasjon Eliminere feilaktige bestillinger Oppfølging og statistikk Effektivisere innkjøpsprosesser Økt lojalitet til eksisterende varer ENKLERE Kjøpt rett vare eller tjeneste Kjøpt fra riktig leverandør Sammenlign innen du bestiller Enklere bestillingsprosess Færre bestillere Forenklet oversikt over innkjøp Redusert administrasjon SIKRERE Godkjenning med konterte innkjøp Økt budsjettkontroll Sporbarhet Styr innkjøp mot miljømerkede produkter Eliminere feilaktige bestillinger Styr innkjøp etter etiske retningslinjer Innkjøp i henhold til lovverk Direktoratet for forvaltning og IKT

Kommunikasjonsplan Avsender Budskap Kanal Mottaker Ulike aktører i forankringsprosessen, både i og utenfor prosjektet Hva ønsker vi å kommunisere? Muntlig som presentasjon eller video, eller skriftlig som e-post eller via intranett For eksempel prosjektets interessenter. Disse vil ha en viss mulighet til å gi tilbakemelding eller påvirke, men ikke i samme grad som de som deltar i prosjektet Direktoratet for forvaltning og IKT

Formulering av budskapet Det budskapet som skal forankres kan være: - Begrunnelse for endring eller utfordringsbilde - Analyse av nåsituasjonen - Konkret og motiverende fremtidsbilde - Prosjektets mål, nytteeffekter og sluttleveranser - Beslutninger Budskapet som skal forankres varierer både mht. - prosjektets faser - hvem som er mottaker av budskapet Husk: Budskapet må ofte fortelles flere ganger, på ulike måter for at mottaker skal ha en forståelse og aksept for endringen. NB! Budskapet som skal kommuniseres bør ta utgangspunkt i interessentens fokusområder (kartlagt i interessentanalysen) Direktoratet for forvaltning og IKT

Anskaffelser, praksis Før vi kan komme med en anbefaling om hvilke varer og tjenester (avtaler) som bør anskaffes gjennom e-handel, og en strategi for hvordan dette skal skje, må vi kartlegge dagens situasjon. Denne analysen vil kunne besvare viktige spørsmål som: Hvilke varer og tjenester, og hvor mye, kan bestille gjennom e-handel? Hvor stor gevinst (besparelse) vil vi kunne oppnå gjennom bedre avtaler og avtalelojalitet? Hvordan kan vi implementere e-handel på en måte som gjør at vi når målet vårt om volum på en måte som organisasjonen også er tilfreds med - hvilke avtaler som skal aktiveres når, og avropsmetoder som skal benyttes? Hvem bør ha hvilke fullmakter? Hvor moden er organisasjonen i forhold til å ta i bruk et e-handelssystem og innføre en felles praksis som alle skal følge?

Analyse av anskaffelser og praksis Hva skal kartlegges? Hvem som kjøper (avdelinger) Hva de kjøper av ulike varer og tjenester Hvor mye de kjøper for Hvem de kjøper av Hva slags avtaler man har Hvem som har fullmakter Hvordan man anskaffer Direktoratet for forvaltning og IKT

Verktøy IKT og E handelsløsning Her skal dere kartlegg å analysere mulige e-handelsløsninger, og komme med anbefaling om hvilken av disse som vil være mest egnet for å støtte virksomhetens mål og strategi for e-handel. Hvilke e-handels løsning som vil være mest egnet for å oppfylle mål og krav vil avhenge av flere faktorer som teknologi og modenhet i bruk av denne, økonomi, andre prosjekter, størrelse, etc. Man må derfor evaluere de ulike løsningene opp mot hverandre slik at man finner den som er mest formålstjenlig for virksomheten. I en slik evaluering er det viktig å ta med fremtidige behov slik at man ikke velger en løsning som etter kort tid viser seg å være uegnet, dårlig. Dette vil bare øke kostnadene og redusere motivasjonen Direktoratet for forvaltning og IKT

Analyse av e-handelsløsning Hvilke økonomisystemer benyttes pt? Hvilke av disse kan bygges ut med innkjøpsløsninger? Hvilket innkjøpssystem støtter best vår organisering av innkjøpsarbeidet? Valg av infrastruktur Proprietær eller åpen infrastruktur? 37,79 1,07 0,98 % av total oms 2013 1,44 1,59 21,05 8,28 3,82 15,59 8,36 Visma Proceedo Visma Unique Agresso Oracle Merida Capgemini/IBX Basware eordre Direktoratet for forvaltning og IKT

Men, det finnes unntak!! Hvis organisasjonen er umoden, det vil si at man må arbeide mye med å få organisasjonen til å bruke systemer og følge rutiner og prosesser, kan det tenkes at man først skal velge en rimelig og enkel løsning for å komme i gang med det som er viktigst i første omgang bruke systemet. For så etter hvert anskaffe en mer avansert løsning med for eksempel full integrasjon. I prosjektveiviseren er det verktøy for analyse av innkjøpsverktøy. Ved å benytte disse sammen med kunnskap om interessentenes behov, ledelsens ambisjoner og praksis, vil man kunne evaluere hvilken løsning som vil være mest hensiktsmessig. Direktoratet for forvaltning og IKT

Direktoratet for forvaltning og IKT

Organisasjon endrings og utviklingsbehov Den siste analysen man skal gjøre er endrings- og utviklingsanalysen. Dette er en analyse hvor man skal kartlegge behov for de organisatoriske endringer og utviklingstiltak som må iverksettes for at organisasjonen skal kunne gjennomføre sin e-handel strategi og nå målene med e-handel Direktoratet for forvaltning og IKT

Analyse av endrings- og utviklingsbehov Kartlegge behov for de organisatoriske endringer og utviklingstiltak som må iverksettes for at organisasjonen skal kunne gjennomføre sin e-handelsstrategi og nå målene for e-handel Analysere om innføring av e-handel får noen konsekvenser for rollene i prosessen. For eksempel nye roller. Endringer i roller. Hva endringen består av. Og hvordan man skal få til det. Kartlegge hvilke endringer som ledere og støttefunksjoner må gjøre for å få til endring i prosessene Direktoratet for forvaltning og IKT

Graden av modenhet, evne og forpliktelse til endring Kurve for interessenters modenhet, evne og forpliktelse til endring Individers modenhet, evne og forpliktelse til endring øker over tid Grad av modenhet, evne og forpliktelse til endring hos interessenter Hørt om Interessenten har hørt om endringen Kjenner til Interessenten kjenner til hovedinnholdet i endringen Tid Handling Hvor er Hvor er deres kommune?? Strategi Vurdering av Interessenten vurderer Forståelse for hvordan Interessenten forstår endringen vil hvordan endringen påvirke egen vil påvirke egen hverdag arbeidshverdag Visjon Tar initiativ og eierskap til å få innført og optimalisert endringen Mestrer/behersker innholdet i endringen, og oppfatter dette nå som normalen. Er motivert(/har en positiv holdning og er villig til å legge ned en innsats for å arbeide med og implementere endringen. Er ikke motivert/har en negativ holdning til endringen, og vil ikke legge ned innsats for å arbeide med og implementere endringen Motsetter seg endringen Forpliktelse Opplæring Informasjon Direktoratet for forvaltning og IKT

Praktisk eksempel på prosjekt/fremdriftsplaner fra kommuner/fylkeskommune Aktivitetsplan e-handel Aurskog-Høland kommune.xlsx Aktivitetsplan e-handel Rælingen kommune.xlsx Prosjektplan e-handel Sogn og Fjordane Fylkeskommune Felles prosjektplan - difi.xlsx

Felles prosjektplan

Det gode innkjøp Digitalisert Konkurranse gjennomføring Faktura Strategiverktøy Maler Kontrakter Beste Praksis Konkurransegjennomførings verktøy Doffin E handelsplattformen Innkjøpssystem Fakturaflytsystem Økonomisystem Elektronisk faktura EHF format Aksesspunkt Betaling Endringer Rapportering Planlegging Ordre og kontroll Historikk og meldinger Anskaffelser.no Anskaffelser.no/ehandel og Prosjektveiviseren.no Direktoratet for forvaltning og IKT

Spørsmål? Hvis ikke, takk for meg! Arve Sandvoll Seniorrådgiver Avdeling for offentlige anskaffelser Department for Public Procurement Mobil: +47 91 71 76 96 E post: ars@difi.no www.difi.no - www.anskaffelser.no www.prosjektveiviseren.no