TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 13.12.2011 15.00 18.10 Tilstede på møtet Medlemmer Elisabeth Steen Edmund Kristoffersen Tor Zachariassen Benedikte Figenschou Kristian P. Wilsgård Andre Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Lars-Andrè Hanssen (tilstede i sakene 116-121/11) Forvaltningsrevisor Margrete Mjølhus Kleiven (d.s.) Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann Behandlede saker Sak nr./år Sak 116-124/11 Fra Tromsø kommune: Byrådsleder Øyvind Hilmarsen (tilstede i sak 117/11) Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Inger Johansen Rådgiver Martin S. Krane Underskrifter Elisabeth Steen sign. Tor Zachariassen sign Edmund Kristoffersen sign. Kristian P. Wilsgård sign. Benedikte Figenschou sign.
Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 6.12.2011 som ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. Lukket møte 116/11 Godkjenning av protokoll fra møtet 23.11.2011 117/11 Drøftingssak byråd og rådgivers reise betalt av privat aktør 118/11 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2011 Tromsø X Parkering KF 119/11 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2011 Tromsø Havn KF X 120/11 Selskapskontroll kontrollutvalgets deltakelse på bedriftsforsamling X og ekstraordinær generalforsamling i Troms Kraft AS orientering 121/11 Prosjekt Hall i Hamna og budsjettoverskridelser kunstgressbaner statusorientering 122/11 Status vedr. undergang ved Gyllenborg skole oppfølging av kontrollutvalgssak 96/11 123/11 Kontrollutvalgets møteplan for 2012 124/11 Referatsaker
Blad 3 OFFENTLIGE SAKER 116/11 Godkjenning av protokollen fra møtet 23.11.2011 Protokollen fra møtet 23.11.2011 godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet 23.11.2011 godkjennes. Representanten Kristian P. Wilsgård reiste spørsmål om egen habilitet når det gjaldt sak 117/11 på bakgrunn av sitt nære vennskap med byråden og rådgiveren saken omhandler. Wilsgård fratrådte møtet under utvalgets behandling av habilitetsspørsmålet (iht. fvl. 8, 2. ledd). Wilsgård ble erklært inhabil ved behandling av sak 117/11 (iht. fvl. 6, 2. ledd), og fratrådte møtet under behandlingen av saken. 117/11 Drøftingssak byråds og rådgivers reise betalt av privat aktør Byrådsleder orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget. 1. Kontrollutvalget viser til byrådsleders redegjørelse i møtet 13.12.2011. I redegjørelsen framgikk at byrådslederen 30.11.2011 mottok e-post med søknad om fri fra byråd for helse og omsorg og rådgiver for helgetur til Dubai. 2. Kontrollutvalget registrerer at byrådsleder ikke ble informert om hvem som hadde betalt byrådens og rådgiverens reise til Dubai. 3. Kontrollutvalget viser videre til byrådsleders opplysning i redegjørelsen om at byrådsmedlemmene har registrert sine forretningsforbindelser i styrevervregisteret, og anmoder om at også tidligere forretningsforbindelser blir registrert der.
Blad 4 4. Kontrollutvalget anmoder videre byrådsleder og ordfører om å ta initiativ til en gjennomgang av kommunens etiske retningslinjer henholdsvis i byrådet og kommunestyret. 1. Kontrollutvalget viser til byrådsleders redegjørelse i møtet 13.12.2011. I redegjørelsen framgikk at byrådslederen 30.11.2011 mottok e-post med søknad om fri fra byråd for helse og omsorg og rådgiver for helgetur til Dubai. 2. Kontrollutvalget registrerer at byrådsleder ikke ble informert om hvem som hadde betalt byrådens og rådgiverens reise til Dubai. 3. Kontrollutvalget viser videre til byrådsleders opplysning i redegjørelsen om at byrådsmedlemmene har registrert sine forretningsforbindelser i styrevervregisteret, og anmoder om at også tidligere forretningsforbindelser blir registrert der. 4. Kontrollutvalget anmoder videre byrådsleder og ordfører om å ta initiativ til en gjennomgang av kommunens etiske retningslinjer henholdsvis i byrådet og kommunestyret. Utskrift av saksprotokoll sendt 20.12.2011 til: - Tromsø kommune v/byrådsleder - Tromsø kommune v/ordfører Representanten Kristian P. Wilsgård gjeninntrådte møtet. 118/11 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2011 - Tromsø Parkering KF Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering.
Blad 5 119/11 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2011 - Tromsø Havn KF Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. 120/11 Selskapskontroll kontrollutvalgets deltakelse på bedriftsforsamling og ekstraordinær generalforsamling i Troms Kraft AS - orientering Innkalling til møte i bedriftsforsamlingen og generalforsamlingen i Troms Kraft 13.12.2011 ble forevist i møtet. Nestleder Edmund Kristoffersen orienterte fra deltakelsen på møtene i bedriftsforsamlingen og generalforsamlingen i Troms Kraft AS. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering.
Blad 6 121/11 Prosjekt hall i Hamna og budsjettoverskridelser kunstgressbaner statusorientering Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Lars-Andrè Hanssen og forvaltningsrevisor Margrete M. Kleiven orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget vedrørende status i saken. 1. Kontrollutvalget viser til punkt fem i kommunestyrets vedtak i sak 44/11, og orientering gitt av revisjonen i møtet. 2. Kontrollutvalget viser til revisjonens opplysning vedrørende Tromsø kommunes utarbeiding av stevning av leverandøren Cover-All Norge AS, og revisjonens vurderinger når det gjelder problematikk vedrørende eventuelle parallellundersøkelser. Kontrollutvalget avventer på bakgrunn av dette videre behandling av saken. 1. Kontrollutvalget viser til punkt fem i kommunestyrets vedtak i sak 44/11, og orientering gitt av revisjonen i møtet. 2. Kontrollutvalget viser til revisjonens opplysning vedrørende Tromsø kommunes utarbeiding av stevning av leverandøren Cover-All Norge AS, og revisjonens vurderinger når det gjelder problematikk vedrørende eventuelle parallellundersøkelser. Kontrollutvalget avventer på bakgrunn av dette videre behandling av saken. Utskrift av saksprotokoll sendt 20.12.2011 til: - Tromsø kommune v/ordfører 122/11 Status vedrørende undergang ved Gyllenborg skole oppfølging av kontrollutvalgssak 96/11 Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Innstillingen enstemmig vedtatt.
Blad 7 Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 123/11 Kontrollutvalgets møteplan for 2012 Kontrollutvalgets møteplan for 2012 fastsettes som følger: 17.1., 21.2., 20.3., 16.4., 15.5., 19.6., 4.9., 8.10., 12.11. og 11.12. 17.1., 21.2., 20.3., 16.4., 15.5., 19.6., 4.9., 8.10., 12.11. og 11.12. 124/11 Referatsaker Referert: A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet 21.11.2011 b) Byrådsmøtet 24.11.2011 c) Byrådsmøtet 29.11.2011 d) Byrådsmøtet 1.12.2011 e) Byrådsmøtet 8.12.2011 B. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYREMØTET 31.8.2011 a) Sak 110/11 Forvaltningsrevisjonsrapporten Psykisk helsearbeid i Tromsø kommune C. BUDSJETT FOR 2012 KONTROLL OG TILSYN TROMSØ KOMMUNE a) Kontrollutvalgssak 88/11 D. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYREMØTET 30.11.2011 a) Sak 176/11 Forvaltningsrevisjonsprosjektet "Farlig avfall"
Blad 8 Referatsakene A D tas til orientering. Referatsakene A D tas til orientering. Rett utskrift: Tromsø, den 14. desember 2011 Inger Johansen