MØTE I STUDENTPARLAMENTETS ARBEIDSUTVALG ONSDAG 01. APRIL 2009

Universitetet i Oslo Norsk Studentunion REFERAT 14/09 MØTE I STUDENTPARLAMENTETS ARBEIDSUTVALG ONSDAG 01. APRIL 2009 Tid: kl.09.05 11.00 Sted: Møterom i 2.etg. på Villa Eika Fraværende: Møteleder: Referent: Naomi I. Røkkum (fraværende under sak 121, 122 og deler av 124 pga. forsinkelse) Heine Skipenes Natasa Duric SP/AU 121/09 GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN Innkallingen ble godkjent. Følgende saksliste ble godkjent: 121/09 122/09 124/09 123/09 125/09 126/09 127/09 128/09 129/09 Godkjenning av innkalling og dagsorden Godkjenning av referat fra 25.mars 2009 Media og informasjonsarbeid Orienteringer Rektormøte 2.april 2009 Oppnevning av studentrepresentant til Komiteen for faglig-pedagogisk dag (Heine) Evaluering av Studentparlamentsmøter 2008-2009 (Jomar) Søknad om støtte fra HFSU (Natasa) Nominasjonsforslag til Læringsmiljøprisen (Ingvild) Eventuelt SP/AU 122/09 GODKJENNING AV REFERAT FRA 25.MARS 2009 Referatet ble godkjent med endring under sak om media og informasjonsarbeid. SP/AU 124/09 MEDIA OG INFORMASJONSARBEID AU gikk gjennom siste utgave av Universitas. Valgbilaget til SP har kommet ut i denne utgaven av Universitas. Det er i tillegg blitt bestilt og mottatt 10 000 ekstra eksemplarer av trykket valgbilag for utdeling i uken under Studentparlamentsvalget. SP/AU 123/09 ORIENTERINGER Det ble kort orientert om møter som har funnet sted de siste dagene. The Student Parliament of Oslo

1SP/AU 125/09 REKTORMØTE 2.APRIL 2009 Vedtak: Følgende saker meldes til dette møtet: - brukeravtaler med USIT for studentorganisasjoner - varslingsrutiner - servicetilbud - tilgang på universitetets museer for studenter og muligheter for studenter i byen SP/AU 126/09 OPPNEVNING AV STUDENTREPRESENTANT TIL KOMITEEN FOR FAGLIG- PEDAGOGISK DAG Vedlegg 1. Vedtak: Arbeidsutvalget godkjenner forslaget fra SUUV og oppnevner Kjetil Horn Hogstad med vara Marthe Brurok Myklebost fra 1.april 2009 til 31.mars 2010. SP/AU 127/09 EVALUERING AV STUDENTPARLAMENTSMØTER 2008-2009 Vedlegg 2. AU diskuterte om de forskjellige temaene som ble satt opp i saksdokumentet. Jomar kommer senere med rapporten. SP/AU 128/09 SØKNAD OM STØTTE FRA HFSU Vedlegg 3. Vedtak: HFSU innvilges kr. 1 000 for mat og opphold. Natasa skriver i svarbrevet at reisevirksomhet ikke dekkes. jfr. reglement for tildeling av midler til studentorganer. SP/AU 129/09 NOMINASJONSFORSLAG TIL LÆRINGSMILJØPRISEN Vedlegg 4. Vedtak: Ingrid skriver brev hvor det forklares at studenter ikke kan nomineres til prisen grunnet at kriteriene for nomineringen er for store og dokumentasjonen for omfattende. Eventuelt Ingen saker under eventuelt. Referent Natasa Duric Side 2

Til: Fra: Studentparlamentets Arbeidsutvalg Leder Saksnummer: SP xxx/09 Sakstittel: Oppnevning av Studentrepresentant til komiteen for faglig pedagogisk dag Saksansvarlig: Heine Skipenes Studieavdelingen ved Universitetet i Oslo har kommet med en forespørsel om oppnevning av studentrepresentant til komiteen for faglig pedagogisk dag i januar 2010. Leder sendte henvendelsen på høring til Studentutvalget ved Det utdanningsvitenskapelige fakultet (SUUV). Etter at forespørselen ble videresendt til SUUV har de kommet med forslag på en kandidat: Kjetil Horn Hogstad fra SUUV (k.h.hogstad@uv.uio.no, tlf +4799464724.) med vara Marthe Brurok Myklebost (marthemy@student.uv.uio.no +4793871292) også fra SUUV. Forslag til vedtak: Arbeidsutvalget godkjenner forslaget fra SUUV og oppnevner Kjetil Horn Hogstad med vara Marthe Brurok Myklebost fra 1. april 2009 til 31. mars 2010 1

Vedlegg 2 Til: Fra: Studentparlamentet Arbeidsutvalg Jomar Talsnes Heggdal Saksnummer: AU 127/09 Sakstittel: Evaluering av studentparlamentsmøtene 2008/2009 Saksansvarlig: Jomar Talsnes Heggdal Nå er vi endelig (?) ferdig med møtene. Hva har vi lært og hva kan vi overføre til neste AU? Dette er noen temaer vi må diskutere, etter diskusjonen skal jeg komme tilbake til AU med den endelige rapporten. Temaer til diskusjon: Oppmøte Ordstyreri Deltagelse fra delegatene Gjestebruk AUs oppførsel Sakstypene Sted Fasiliteter Sakspapirene Møtefrekvens Pluss andre forhold vi kommer på under møtet Side 3

Vedlegg 3 Til: Fra: Studentparlamentet Arbeidsutvalg Organisasjonskonsulent Saksnummer: AU 128/09 Sakstittel: Søknad om støtte fra HFSU Saksansvarlig: Natasa Duric Bakgrunn HFSU ønsker å delta på et fagrådsmøte. De trenger midler for reise og opphold, og søker dermed om støtte fra midler til studentorganer. I og med at det haster for dem å vite om de får midler eller ikke på grunn av påmeldingsfristen, har jeg lovet dem å ta opp saken på AU møtet 01.april. Nyttig info Per i dag, 31.mars kl.12, har vi mottatt en søknad til om støtte, og den er fra ISU pålydende kr. 5 000. Vedlegg 1. Søknad fra HFSU 2. Reglement for bevilgning av midler til studentorganer Side 4

SØKNADSSKJEMA Opplysninger om foreningen, utvalget, etc.: Studentparlamentet i Oslo Navn: Det humanistiske fakultets studentutvalg, HFSU Postadresse: HFSU Postboks 1079 Blindern 0313 Oslo Kontonummer: (pengene skal overføres til) 0539 48 38138 Kontonummeret er registrert på: HFSU, ved Wenche Åsheim Opplysninger om kontaktpersonen: Navn: Wenche Danielsen Åsheim Mobilnummer: 952 76 737 E-postadresse: w.d.asheim@hf.uio.no Andre opplysninger: Totalbeløpet det søkes om: 4000,- HUSK! Side 2 og 3 MÅ fylles ut for at søknaden skal bli behandlet. Tildelte midler utbeteles enten på bakgrunn av kvitteringer eller ved ettersending av fakturaer for direkte betaling av Studentparlamentet i Oslo. Søknaden sendes innen søknadsfristen enten per e-post til natasa.duric@studorg.uio.no eller per post til følgende postadresse: Studentparlamentet i Oslo, PB 1088 Blindern, 0317 Oslo. For andre opplysninger, sjekk reglementet for bevilgninger til studentorganer. Side 5

Hva det søkes midler for Deltakelse på fagråd for Humaniora i Trondheim 23 24 april. HFSU deltar hvert semester på fagråd for Humaniora med to representanter. Fagrådet er underlagt NSU, og har tidligere vært støttet økonomisk av NSU. I 2009 har ikke NSU midler til å støtte fagrådene. Dette betyr at fagrådet og deltakerne må dette utgiftene selv. HFSU har tidligere semestre dekket reiseutgifter for en av deltakerne selv, mens fagrådet/nsu har dekket de resterende utgiftene. Siden NSU i år ikke støtter fagrådet økonomisk søker HFSU om støtte til reise, opphold og matutgifter for en av representantene. Arrangørene av fagrådet har klart å skaffe støtte til opphold og mat for en representant, og HFSU har midler til reiseutgifter for en representant. Vi søker derfor om støtte til reise, opphold og matutgifter for en representant, slik at HFSU kan sende to representanter til fagrådet slik vi har brukt å gjøre. Side 6

Regnskap / budsjett Flyreise t/r Oslo- Trondheim kr. 1500,- Overnatting 1 natt kr. 1500,- Flytoget t/r Oslo S- Gardermoen kr. 100,- Flybuss t/r Værnes- Trondheim kr. 100,- Bussreiser Trondheim sentrum- Dragvoll kr. 100,- Matutgifter kr. 700,- total sum kr. 4000,- Side 7

Universitetet i Oslo Norsk Studentunion Postboks 1088 Blindern 0317 OSLO Tlf: 22 85 70 44 Fax: 22 85 52 77 E-post: sp-adm@studorg.uio.no http://www.studentparlamentet.org REGLEMENT FOR BEVILGNINGER TIL STUDENTORGANER Vedtatt av SP-AU 10.desember 2008 1 Formål Studentparlamentet i Oslo ved Studentparlamentets Arbeidsutvalg (SP-AU) bevilger økonomiske midler til fag-, program-, institutt-, og studentutvalg samt organisasjoner eller initiativ som gir et tilbud til tverrfakultare studentgrupper. SP-AU fastsetter årlige bevilgninger til studentutvalgene ved årsskiftet, og gjennom hele året i forbindelse med søknader. 2 Bevilgninger Fordeling etter søknad Fire årlige søknadsfrister: 15.02, 15.04, 15.09, 15.11. Det bevilges maksimum 35 % i forbindelse med hver søknadsfrist Midler som ikke er fordelt innen en frist overføres til neste periode Bevilgningene blir ikke betalt utvalget kontant, men utvalget sender faktura eller kvitteringer til Studentparlamentet ved organisasjonskonsulenten 2.1.1 Tildelingskriterier Arrangementer som styrker studenters bevissthet rundt studentdemokratiet prioriteres Søknad om etableringsmidler prioriteres Støtte tildeles ikke til studieturer eller utgifter knyttet til reisevirksomhet. Støtte tildeles ikke til aktiviteter som ikke har andre funksjoner enn sosiale. Støtte tildeles ikke til lønn eller alkohol. Arrangementer med en tydelig faglig profil er støtteberettiget Driftsmidler bør primært dekkes av nærmeste administrative enhet på UiO 2.1.2 Søknadsskjema For å sende inn søknad skal man benytte skjema som ligger på våre nettsider www.studentparlamentet.org Blindern 19. desember 2008 Heine Skipenes Jomar Talsnes Heggdal Leder 2008-2009 Nestleder 2008-2009

Vedlegg 4 Til: Fra: Studentparlamentets representanter Studentparlamentets Arbeidsutvalg Saksnummer: AU 129/09 Sakstittel: Nominasjon til Læringsmiljøprisen 2009 Saksansvarlig: Ingvild Brox Kielland UTKAST Studentparlamentet ønsker med dette å nominere Biologisk institutt til Læringsmiljøprisen 2009 for deres innsats for å skape et inkluderende læringsmiljø for nye, samt nåværende, studenter. DEL 1 Realfag er en av satsningsområdene innen rekrutteringsarbeidet til Universitetet i Oslo (UiO). Å rekruttere studentene inn til UiO er derimot bare del en av arbeidet. Det viktigste arbeidet vi gjør starter når studentene kommer til institusjonen. For studenter skal ikke bare inn på et studium, men uteksamineres som kandidater av internasjonal standard. Dette krever at både det faglige og det sosiale er lagt til rette for studentene. Skal UiO vinne i kampen om de beste hodene må UiO være et sted studentene ønsker å være og å lære. En viktig del av grunnlaget for å skape det gode stedet å være legges i møtet med institusjonen, i semesterstart. I 2008 gikk rektor ut med en oppfordring om å få et mer faglig perspektiv i semesterstart (vedlegg). Erfaringene man hadde gjort seg var at semesterstart mer og mer var blitt en fest, ikke en introduksjon til det dynamiske forhold mellom den sosiale og den faglige arenaen som faktisk danner grunnlaget for læringsmiljøet. Biologisk institutt er kroneksempelet på hvordan UiO bør møte våre nye studenter. Side 8

DEL 2 På biologisk institutt oppdaget man at frafallet etter 1 semester på biologi var svært høyt. Studentene på biologi er spredt på tre institutter det første semesteret, noe som er en utfordring i forhold til å skape tilhørighet til programmet og kullfølelse. I tillegg mistet instituttet en stor PC stue, samt de populære bachelor lesesalene på instituttet som medførte at de til nå viktigste arenaene for livet rundt studiene forsvant. Istedenfor å sette seg tilbake og vente på resultatene av frafallsundersøkelsen valgte instituttet og ta affære og sette i gang et arbeid for å redusere frafallet, øke tilhørigheten og stimulere det faglige sosiale miljøet. Uten de store egne fysiske arenaene for mulighet for tilrettelegging valgte instituttet å satse på å skape mellommenneskelig tilhørighetsfølelse gjennom semesterstartsukene. 2.1 Tilrettlegging Studieseksjonen hadde for lav kapasitet til å på egen hånd gjøre en satsning. I tillegg ønsket de å dra nytte av studentenes erfaringer fra tidligere semesterstarter. Løsningen ble et tett samarbeid mellom studieadministrasjonen og fagutvalget. I arbeidet med å utarbeide arrangementene for semesterstartsukene involverte de både masterstudenter, utvekslingsstudenter og vitenskapelige ansatte. For å tilrettelegge forholdene for arbeidet ansatte biologisk institutt en student som fadderleder med full lønn i tre uker. Dette var mulig fordi instituttet i 2008 hadde midler til gode da en stilling ikke var besatt. Studenten fungerte som linken mellom studieadministrasjonen og arbeidet studentene i Fagutvalget gjorde. Studieadministrasjonen gikk selv inn for å legge til rette for at de kunne føre en tett oppfølging av arbeidet. 2.2. Tiltakene Instituttet la opp til at alle studenter automatisk ble påmeld fadderordningen ved inntak til studieprogrammet og allerede i velkomstbrevet satte de tonene for å skape energi og faglig glede. Dette gjorde de ved å lage en egen brosjyre om semesterstarten(vedlegg), i tillegg til det offisielle brevet som går ut. Ut over dette sendte de også ut en velkomstmail med all informasjon om de første ukene en kort stund før selve semesterstarten. En annen viktig del av arbeidet var å sikre nok faddere til de nye studentene. Ikke mer enn 5studenter pr fadder. For å stimulere nåværende studenter til å bli faddere fikk alle studenter som stilte som fadder et gavekort på Akademika for 900kr, attest, samt andre goder. Side 9

Endringene i programmet er overveldende fra før satsningen og til mottaket studentene som begynte på biologi i 2008 fikk (vedlegg). Ser man på semesterstartsukene ved noen av HF sine fag skulle man ikke tro dette var studenter som gikk på samme universitet. Ekskursjoner, filmvisning, bowling, omvisninger, populærvitenskapelige forelesninger, mastergradomvisning og sportslige aktiviteter var bare noen av opplevelsene de nye studentene på biologi fikk ta del i. 2.3 Resultater Læringsmiljø og dens sosiale gevinster er ikke like enkle å måle. Siden semesterstartsundersøkelser ikke gjennomføres hvert år ved UiO er det i år ikke mulig å henvise direkte til en evalueringsrapport for å vise resultatene av satsningen. En slik undersøkelse vil først gjennomføres fra STA neste år. Frafallsstatistikken for 2008 er i skrivende stund heller ikke ferdigstilt, men denne vil priskomiteen om ønskelig nok kunne anskaffe. Det som kan sies er instituttets egne opplevelser i året som har gått siden semesterstartsukene. De har opplev et økt engasjement i livet rundt studiene. Nesten 20% av studentmassen deres er nå del av Fagutvalget på instituttet. Det er stimulert til videre faglige og sosiale aktiviteter som arrangeres jevnlig. BIOgrafen (hver onsdag), Fruktbar fredag (en gang i mnd), Biologisk Dag, Naturlig Karneval etc Slik vi ser det har Biologisk Institutt uten tvil greid å stimulere og aktivisere nåværende og nye studenter til sammen og danne en felles tilhørighet til sitt program. Aktivitetsnivået gjennom året tilsier at studentene har dannet en arena de kontinuerlig benytter seg av, og det er ingenting som tilsier at instituttet eller studentene har planer om å la suksessen dabbe av. Vi håper priskomiteen tildeler årets Læringsmiljøpris til Biologisk institutt for deres vilje og evne til å utvikle et mottaksapparat som skaper et fundament for et studielangt læringsmiljø og faglig glede. Side 10

Vedlegg: 1) 9. Pris for godt læringsmiljø ved Universitetet i Oslo 9.1 Prisen har som formål å gi anerkjennelse til miljøer ved Universitetet i Oslo som lykkes i å legge forholdene spesielt godt til rette for studentenes læring gjennom bevisst faglig og pedagogisk innsats. 9.2 Prisen tildeles et læringsmiljø, som kan være et institutt, en avdeling/klinikk, et studienivå innen et studieforløp, en faggruppe innen et institutt/avdeling eller en annen naturlig enhet med ansvar for en avgrenset studie eller undervisningsenhet. 9.3 Prisen skal i sin helhet brukes til tiltak av faglig pedagogisk og/eller sosial faglig art som kan bidra til å styrke og utvikle selve læringsmiljøet i samsvar med prisvinnerens ønsker. 9.4 Ved utvelgelse av prisvinneren skal det legges vekt på tre hovedområder: fagligpedagogiske forhold, sosiale forhold og dynamikk i miljøet. Det bør kunne vises til positive resultater innenfor alle tre områder. En veiledning for forslagsstillere skal være tilgjengelig. 9.5 Forslag som fremmes skal være begrunnet gjennom en helhetlig beskrivelse av læringsmiljøet og gjennom dokumentasjon i form av: studieplan og andre studentveiledninger, samt ev. relevant studentstatistikk student/lærervurderinger og annen dokumentasjon for eksempel i form av: rapporter fra eksterne vurderinger sensorrapporter og læringsresultater en portfolio som dokumenterer enhetens arbeid med læringsmiljøet Side 11