SAKSFREMLEGG Saksbehandler: Vegard Bogstrand Arkiv: 461 Arkivsaksnr.: 16/509 Økonomiske besparelser - styrking av nærvær 2015... Sett inn saksutredningen under denne linja IKKE RØR LINJA Vedlegg: - Sykefravær og utgifter fra regnskap 2014 - Estimat utgifter som følge av sykefravær 2015, basert på regnskapstall for 2014 Andre dokumenter (ikke vedlagt): - Ingen Kort sammendrag: I behandling i PSU av sak 10/15 Styrking av nærvær 3 kvartal 2015 ble det fattet vedtak om at «PSU ønsker at nærvær i Lenvik kommune legges frem som egen sak for kommunestyret 18.februar 2016, hvor også de økonomiske besparelsene fremkommer». Saksopplysninger: Beregningen av hva sykefraværet koster oss er basert på 2014 og kan ikke direkte overføres til 2015 eller andre år, da kostnader til sykefravær avhenger av hvem som er syke (lønnsnivå på de syke), om det er kort- eller langtidsfravær (andel refusjoner), om det er ansatte hvor vi mottar refusjon også i arbeidsgiverperioden (kronisk syke og gravide) og om det er stillinger hvor det påløper vikarutgifter, for å nevne noen forhold. Det er også viktig å være bevist på at kostnader til sykefravær er ikke et regnskapsmessig tall, men er teoretisk fremstilt gjennom en forutsetning om at andelen sykefravær av de totale lønnskostnadene viser kostnaden med sykefravær. I realiteten er det ikke så enkelt da tjenesteproduksjonen ikke alltid faller tilsvarende det manglende dagsverket eller at det hentes inn vikar i fraværet. Korttidsfraværet som er det dyreste fraværet har ikke endret seg mye de siste årene, mens langtidsfraværet har blitt redusert med ca 24 %. Ved langtidsfravær får vi ikke refundert lønn over 6G (kr 540 000), forsikringer, pensjon osv, så det er fortsatt et kostbart fravær. I tillegg kommer produksjonstap dersom det ikke leies inn vikar. Posten «Lønnsgrunnlag utgifter sykefravær» på 511 millioner er grunnlaget for beregning (altså alle lønnskostnader fratrukket vikarutgifter til svangerskapsperm).
I 2014 var sykefraværet i Lenvik kommune (organisasjon) 9,1 %, noe som utgjør 46,5 millioner kroner i utgifter til sykefravær. Lenvik kommune hadde 24,7 millioner kroner i sykelønnsrefusjoner, slik at netto utgift for sykefravær er estimert til kr 21,7 millioner kroner i 2014. Dette utgjør 47 % av utgiftene til sykefravær, noe som vil si at vi får refusjon for 53 % av våre utgifter til sykefrvær. Ved 1 % sykefravær i 2014 ville netto utgifter til sykefravær vært ca 2,4 millioner kroner. Vi kan dermed si at en reduksjon av sykefraværet på 1 % - poeng i 2014 ville gitt en teoretisk besparelse på kr 2,4 millinoer kroner. Regnskap for 2015 foreligger ikke enda så det er ikke mulig å gjennomføre en kostnadsberegning av utgifter til sykefravær for 2016 enda. Vi vet at sykefraværet i 2015 var 8,5 %, en reduksjon på 6,6 % fra 2014 hvor fraværet var på 9,1 %. Dersom vi benytter tallgrunnlaget fra 2014 for å gjennomføre et estimat av kostnadene ved 8,5 % sykefravær i 2014 og reduserer vikarutgifter og sykelønnsrefusjon med 6,6 % ser vi at netto utgift for sykefravær har blitt redusert med ca 1,5 millioner kroner ved reduksjon i fraværet fra 9,1 % til 8,5 %. Det påpekes at dette er et estimat med mange ukjente faktorer hvor det er gjort betydelige forutsetninger. Dette kan avvike fra regnskap 2015.
SYKEFRAVÆR OG UTGIFTER BEREGNING REGNSKAP 2014 Art Konto Regnskap 101* Fastlønn og faste tillegg 440 404 608 102002 Vikarutgifter svangerskapsperm (trekkes ut) 6 052 237 102003 Vikarutgifter sykefravær 14 588 904 102050 Vikarutgifter arbeidsgiverper. 6 708 749 109000 Pensjon KLP 12 025 334 109001 Pensjon SPK 11 929 037 Pensjon SPK - fradrag personell i engasjement m.v. - 109002 Pensjon Vital - Pensjon Vital/KLP fradrag personell i engasjement m.v. -5 489 450 109900 Arbeidsgiveravgift 30 999 827 Arb.g.avg. fradrag personell i engasjement m.v. - Utgifter 517 219 246 171000 Sykelønnsrefusjon -24 761 021 171002 Fødselspengerefusjon -8 497 323 Inntekter -33 258 344 Lønnsgrunnlag utgifter sykefravær 511 167 009 Refusjoner sykefravær -24 761 021 Fordelingsnøkkel refusjoner 2014 9,1 % Utgifter sykefravær 9,1 % (2014) 46 516 198 100 % Refusjoner -24 761 021 Netto utgift 21 755 177 5 % av 9,1 % 5 % Utgifter sykefravær 5 % 25 558 350 55 % Refusjoner -13 604 957 Netto utgift 11 953 394 1 % av 9,1 % 1 % Utgifter sykefravær 1 % 5 111 670 11 % Refusjoner -2 720 991 Netto utgift 2 390 679
ESTIMAT SYKEFRAVÆR OG UTGIFTER 2015 BEREGNING FRA REGNSKAP 2014 Forutsetning: Reduksjon fravær fra 9,1 % til 8,5 % (6,6 % reduksjon) Art Konto Regnskap 101* Fastlønn og faste tillegg 440 404 608 102002 Vikarutgifter svangerskapsperm (trekkes ut) 6 052 237 102003 Vikarutgifter sykefravær 13 626 036 Redusert med 6,6 % 102050 Vikarutgifter arbeidsgiverper. 6 265 972 Redusert med 6,6 % 109000 Pensjon KLP 12 025 334 109001 Pensjon SPK 11 929 037 Pensjon SPK - fradrag personell i engasjement m.v. - 109002 Pensjon Vital - Pensjon Vital/KLP fradrag personell i engasjement m.v. -5 489 450 109900 Arbeidsgiveravgift 30 999 827 Arb.g.avg. fradrag personell i engasjement m.v. - Utgifter 515 813 601 171000 Sykelønnsrefusjon -23 126 794 Redusert med 6,6 % 171002 Fødselspengerefusjon -8 497 323 Inntekter -31 624 117 Lønnsgrunnlag utgifter sykefravær 509 761 364 Refusjoner sykefravær -23 126 794 Fordelingsnøkkel refusjoner 2015 8,5 % Utgifter sykefravær 8,5 % (2015) 43 329 716 100 % Refusjoner -23 126 794 Netto utgift 20 202 922 5 % av 9,1 % 5 % Utgifter sykefravær 5 % 25 488 068 59 % Refusjoner -13 603 996 Netto utgift 11 884 072 1 % av 9,1 % 1 % Utgifter sykefravær 1 % 5 097 614 12 % Refusjoner -2 720 799 Netto utgift 2 376 814 Vurdering: Lenvik kommune er fortsatt i en positiv utvikling av nærvær og hadde i tredje kvartal det høyeste nærværet som er målt på et kvartal de siste årene.
Fjerde kvartal var med 92,3 % også over målet om 92 % nærvær. Nærværsarbeidet fortsetter i 2016 med målsetning om 93 % nærvær. Det er stort fokus i hele organisasjonen på forebygging og oppfølging av fravær slik at den enkelte medarbeider får en best mulig oppfølging for å stå lengst mulig i arbeid og komme tilbake så tidlig som mulig etter nødvendig fravær. Høyt nærvær har stor betydning for arbeidsmiljøet, kvaliteten på våre tjenester og kommunens økonomi. Foreløpige beregninger viser en reduksjon i utgifter til sykefravær på 1,5 millioner kroner fra 2014 til 2015, hensyntatt usikkerhetsfaktorer. Endringer fra 2014 til 2015 må gjøres når regnskap for 2015 foreligger. Personal- og utviklingsenheten har fortsatt ansvar for oppfølging av virksomhetens nærværsarbeid i tråd med innført praksis gjennom prosjektet «Sammen om en bedre kommune».... Sett inn saksutredningen over denne linja IKKE RØR LINJA Innstilling: ::: Sett inn innstillingen under denne linja IKKE RØR LINJA Kommunestyret tar saken til orientering. Lenvik rådhus, 01.02.16 Margrethe Hagerupsen Rådmann Karin Johnsen Personal og utviklingssjef ::: Sett inn innstillingen over denne linja IKKE RØR LINJA