Grimstad kommune 2. Kontaktperson: Inger Johanne Bolstad 3. E-post: inger.johanne.bolstad@grimstad.kommune.no 4. Telefon: 958 35 668 5. Fortell oss kort hvorfor akkurat deres kommune fortjener Innovasjonsprisen 2016: Grimstad kommune fortjener Innovasjonsprisen fordi vi er modige. Vi tør å prøve ut nye modeller og utvikle nye måter å arbeide på sammen med ansatte og andre involverte. Helse- og omsorg i Grimstad kommune tenker helhet og tidlig innsats med fokus på pasientforløp og velferdsteknologi i alle deler av tjenesten. 6. Beskriv kort hvordan dere jobber systematisk med innovasjon i kommunen: Helse og omsorg i Grimstad kommune arbeider systematisk med helhetlige pasientforløp. Ved bruk av sjekklister sikres en helhetlig oppfølging av pasientene i tett samarbeid med pasienten selv og pårørende. Måten vi jobber på er endret fra Hva kan vi gjøre for deg? til Hva er viktig for deg?. Dette gjelder ved alle overganger inn og utskriving på sykehus, interne overganger i kommunen, oppfølging fra fastlege og helhetlig vurdering av pasienten hvert halvår eller ved endringer i pasientens tilstand. Som en del av arbeidet satser kommunen på velferdsteknologiske løsninger på systemnivå for ansatte og på individnivå ut fra brukers behov. Utprøving av nye løsninger innen velferdsteknologi og nye måter å jobbe på tas inn i drift fra oppstart og danner grunnlag for brukerstyrt innovasjon og utvikling. Ansatte er aktivt delaktige i prosessene sammen med velferdsteknolog og koordinator for velferdsteknologi. Løsning 1: Gode pasientforløp 1. Beskriv løsningen med to setninger: Helhetlig kartlegging og oppfølging av pasienter ved hjelp av sjekklister. Metoden benyttes ved alle overganger, inn og utskriving frå sjukehus, interne overflyttingar i kommunen i samhandling med pasient og pårørende. 2. Bakgrunn Hvorfor gikk dere i gang? Oppstart var en invitasjon fra KS og Kunnskapssenteret om å delta i læringsnettverk Gode pasientforløp. Fokusområder i læringsnettverket: Flytte oppmerksomheten fra å spørre «Hva er i veien med deg?» til «Hva er viktig for deg?» Utvikle forløp etter inspirasjon fra modellen «Helhetlige pasientforløp i hjemmet» (HPH) i Trondheim/Orkdalsregionen Systematisk oppfølging Dette var områder som vi i Helse og omsorg så god nytte av, og ønsket å arbeide med. Informasjonsflyt mellom ulike nivåer og innad i kommunen er vanskelig og kommer ikke alltid frem til
de som skal ha den. Dermed kan behandling og oppfølging av pasienter og samarbeid med pårørende bli mangelfull. Ved å ta i bruk sjekklister ved alle overganger og oppfølging av pasientene systematisk så vi på som en kvalitetsforbedring. 3. Hva består løsningen av (hva er nytt)? Bruk av sjekklister ved inn og utskriving av pasienter på sykehuset. Sjekklister skal sikre at alle nødvendige pasientopplysninger kommer med. Planlegging av utreise til kommunen sammen med pasient og pårørende. Nytt: Økt samhandling med sykehuset i Arendal ved ut- og innskrivinger. Samarbeid om hvilke opplysninger som skal være i sjekklistene. Sjekklistene er planlagt å bli inkludert i de to andre sykehusene på Agder. Nytt: Bestillerenheten i Grimstad har startet med to halve dager på sykehuset for å møte pasienter fra kommunen. Dette for å sikre en forutsigbar utreise og være i forkant på planlagt hjemkomst i samarbeid med pasienten. Nytt: Sjekklister benyttes ved en helhetlig vurdering av pasienten ved hjemkomst til kommunen. Her skal det også fanges opp hva som er viktig for pasienten. I helheten har vi inkludert legemiddelgjennomgang, samstemming av legemidler, ernæringskartlegging, fallkartlegging, behov for hjelpemiddel/velferdsteknologi, kartlegging/vurdering av kognitiv svikt, IPLOS, trygghet og sikkerhet i hjemmet, pårørende med mer. Vi inkluderer også Palliativ plan (Utarbeidet av lindrende koordinator i Grimstad) og Tiltakspakke demens (Utarbeidet av demenskoordinator i Grimstad) Tiltak utføres ut fra funn som er observert i helhetsvurderingen. Nytt: Bestille time hos fastlege innen 14 dager for oppfølging av pasienten og medikamentgjennomgang. Egen sjekkliste. Nytt: Ved reinnleggelse innen 30 dager samarbeid vi med med sykehuset for å finne ut om kommunen eller sykehuset kunne gjort noe annerledes for å hindre reinnleggelse, og gjør tiltak ut fra vurderingen. Egen sjekkliste. Nytt: Helhetlig gjennomgang av alle pasientene i hjemmetjenesten hvert halvår. Egen sjekkliste. 4. Fremgangsmåte Hvordan har dere jobbet og hvem har vært involvert? Grimstad kommune er med i Regionsammenslutning Østre Agder (ØA). I lederforum Helse og omsorg Østre Agder ble det besluttet å delta i læringsnettverket Gode pasientforløp. Utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester(usht) fikk i oppdrag å lede arbeidet i ØA. Det ble tilsatt en prosjektleder i 100 % stilling til dette arbeidet. Egen prosjektgruppe i ØA med representanter fra alle kommunene, sykehuset, brukerrepresentant, fylkesmannen, KS. I Grimstad: Arbeidet er lederforankret hos kommunens ledere på flere plan. Gode pasientforløp er jevnlig på agenda i enhetsledermøtene. Forbedringsteam (arbeidsgruppe) i kommunen. Bestående av prosjektleder, og ledere fra flere enheter, fagutviklere, tillitsvalgt og USHT. Lederne er pådrivere for arbeidet og innføring/implementering av sjekklistearbeidet. Midlertidig ansatt fagutvikler som har hovedansvar for å bistå personalet i implementeringsarbeidet og inkludere sjekklistene i journalsystemet. Noe som har medført endring i journalsystemet nasjonalt.
Samhandling med sykehuset: Prosjektleder har jevnlige samarbeidsmøter med sykehuset Arendal for å utarbeide sjekklistene til inn- og utskriving av pasienter. Samhandling ved reinnleggelser til sykehuset innen 30 dager fra sist utskriving. Ledelsen på Sørlandets Sykehus(SSHF) har dannet en arbeidsgruppe med representanter fra sykehuset og de fem regiononssammenslutningene på Agder. Gruppen skal arbeide med innføring av sjekklister ved inn og ut skriving ved de tre sykehusene på Agder. Prosjektleder i Gode pasientforløp er foreslått som leder av arbeidsgruppen. 5. Prosess Hvor langt har dere kommet? - Sjekkliste bruk er godt i gang i hjemmetjenesten. Korttidsavdelinger startet opp jan. 2016. Langtidsavdelinger på sykehjem, boveiledertjeneste, psykisk helse og rusomsorgen skal starte med sjekklistebruk. - Ledere fra alle enheter deltar i Forbedringsteamet. 6. Verdi Hvilken verdi har løsningen skapt og hvordan er denne dokumenter? - Personale opplever en kvalitetsforbedring i arbeidet med pasientene. - Systematikken er viktig for at helheten skal gjennomføres og at områder ikke skal uteglemmes. - Oppstart med målinger på en avdeling i februar. Målinger skal synliggjøre om oppgaver bllir utført og fulgt opp. Viser det seg at det er områder som stadig ikke utføres, vil gruppen sette fokus her for å forbedre dette området. 7. Spredning Er løsningen spredt internt i kommunen og/eller utover kommunegrensene (hvordan kan andre bruke det)? -Prosjektleder sprer løsningene fra Grimstad til de andre kommunene i Østre Agder. - Spredning og erfaringsdeling på prosjektmøtene i Østre Agder. - Prosjektleder og andre deltar og har innlegg på kurs og konferanser lokalt på Agder og nasjonalt - Underviser om Gode pasientforløp på Universitet i Agder - Deltar på overordna organ i samarbeid med kommunene på Agder, Sykehuset(SSHF). - Løsningene i journalsystemet(gerica) som er utarbeidet av ansatte i kommunen, kan brukes av andre som benytter samme system. 8. Hvor forankret dere arbeidet? Rådmann og egen virksomhet 9. Hvordan inngår løsningen som en del av kommunens innovasjonsarbeid (synliggjør strategiske grep, planer og systematikk)? Innovasjon henger nøye sammen med Grimstad kommune sine planer: Kommuneplanen til Grimstad kommune 2015 2017 Med viten og vilje. Visjonen for Grimstad er; Grimstad med viten og vilje. Grimstad skal utvikles gjennom målbevisst satsing på kunnskap og skaperkraft for å møte framtidens behov. Kommunedelplan for Helse og omsorg 2014 2026; Fra passiv hjelp til aktiv mestring. Strategi: - Tidlig innsats
- Aktiv brukerrolle - Kunnsakapsbasert praksis og kvalitet - Innovasjon 10. Kan dere beskrive noe som gikk feil (gjerne noe dere ønsket å gjøre, men som dere ikke fikk gjort, noe som havarerte eller som stoppet opp)? I Gode pasientforløp ønsket vi å ta i bruk en metode der brukerne selv vektlegger område de ønsker skal forbedres og/eller mestre innen et gitt tidspunkt. Og så måle om de oppnådde det de ønsket eller om de var kommet nærmere målet. Dette fikk vi ikke til på daværende tidspunkt. Personalet hadde mer enn nok med å lære og benytte arbeidet med sjekklistene. Arbeidet med målinger er startet opp igjen som en pilot på en avdeling. Samarbeid med fastlegene og bruk av sjekklister er utfordrende. Løsning 2: Basiskompetanse 1. Beskriv løsningen med to setninger: Undervisning i basiskompetanse knyttet opp mot områdene i sjekklistene i Gode pasientforløp. 2. Bakgrunn Hvorfor gikk dere i gang? I arbeidet med Gode pasientforløp og bruk av sjekklister så vi at personalet trengte påfyll og undervisning i basiskompetanse for å utføre et helhetlig arbeid med god kvalitet i å kartlegge, igangsette tiltak og oppfølging. 3. Hva består løsningen av (hva er nytt)? Nytt: - Det ble utarbeidet et undervisningsopplegg med åtte ulike hovedtema knyttet opp mot sjekklistene. - Undervisningen er i første omgang rettet med personell i hjemmetjenesten, men alle aktuelle enheter skal ha tilpasset basiskurs. - Undervisningen varer 2 timer pr tema. - Hele personalgruppen skal delta på basiskompetanseopplæringen. - Basiskompetansekurs skal være et årlig tilbud til ansatte. 4. Fremgangsmåte Hvordan har dere jobbet og hvem har vært involvert? - Enhetsledergruppen besluttet at basiskompetanse til personalet var viktig for å få til arbeidet i Gode pasientforløp - FoU avdelingen og ledere i pleie og omsorg utarbeidet et undervisningsopplegg knyttet opp mot tema i sjekklistene. - Undervisningen utføres av lokale krefter i kommunen. -Tidspunktet for undervisningen er fra 1400 1600. Vi har erfaring at dette tidspunktet er best for å få med flest mulig personell. 5. Prosess Hvor langt har dere kommet? Har gjennomført opplegget to omganger (Våren 2015). Er godt i gang med de to neste. (Våren 2016)
6. Verdi Hvilken verdi har løsningen skapt og hvordan er denne dokumenter? I 2015 utførte vi en kompetansekartlegging av de som deltok på første undervisningsdag. På siste undervisningsdag hadde vi evaluering på deres opplevelse av læringsutbytte knyttet opp mot hvert tema. Gjennomsnittet viste at det var et økt læringskurve. I år evaluerer vi etter hver undervisning. 7. Spredning Er løsningen spredt internt i kommunen og/eller utover kommunegrensene (hvordan kan andre bruke det)? - Informasjon om basiskompetanseopplæringen og tilbud om å benytte samme opplegg er spredt i prosjektgruppen i Østre Agder, og - Til kommunene i Aust-Agder på USHT sitt referansegruppemøte - Prosjektleder og andre deltar og har innlegg på kurs og konferanser lokalt på Agder og nasjonalt 8. Hvor forankret dere arbeidet? Rådmann og egen virksomhet 9. Hvordan inngår løsningen som en del av kommunens innovasjonsarbeid (synliggjør strategiske grep, planer og systematikk)? Innovasjon henger nøye sammen med Grimstad kommune sine planer: Kommuneplanen til Grimstad kommune 2015 2017 Med viten og vilje. Visjonen for Grimstad er; Grimstad med viten og vilje. Grimstad skal utvikles gjennom målbevisst satsing på kunnskap og skaperkraft for å møte framtidens behov. Kommunedelplan for Helse og omsorg 2014 2026; Fra passiv hjelp til aktiv mestring. Strategi: - Tidlig innsats - Aktiv brukerrolle - Kunnsakapsbasert praksis og kvalitet - Innovasjon 10. Kan dere beskrive noe som gikk feil (gjerne noe dere ønsket å gjøre, men som dere ikke fikk gjort, noe som havarerte eller som stoppet opp)? Løsning 3: e-lås i hjemmetjenesten 1. Beskriv løsningen med to setninger: e-lås er en elektronisk lås som er installert hos pasienter som mottar hjemmetjeneste. Ansatte kan åpne døren med elektronisk nøkkel som er knyttet opp mot personalet sitt mobile journalsystem. 2. Bakgrunn Hvorfor gikk dere i gang? Vi startet med e-lås for å:
- øke sikkerheten for brukere - hindre at nøkler kommer på avveie - hindre unødig kjøring etter nøkler 3. Hva består løsningen av (hva er nytt)? e-lås er en elektronisk lås som er installert hos pasienter som mottar hjemmetjeneste. Ansatte kan åpne døren med elektronisk nøkkel som er knyttet opp mot personalet sitt mobile journalsystem. I døren er det også en dørlås som betjenes med nøkkel til bruk for beboeren. Nytt: Grimstad kommune er et av landets første kommuner som installerer e-lås i hjemmetjenesten. Målet er at alle brukere av hjemmetjenesten og alle som har trygghetsalarm skal ha e-lås. 4. Fremgangsmåte Hvordan har dere jobbet og hvem har vært involvert? I Grimstad satses det på Velferdsteknologi i pleie og omsorg. Siden 2014 har kommunen hatt koordinator i Velferdsteknologi. Koordinator så nytten av e-lås og anbefalte denne løsningen til kommunens ledergruppe i Helse og omsorg. Kommunen gikk til innkjøp av 60 e-låser i første omgang. Innen 2015 skulle 100 låser være installert. Velferdsteknolog følger opp med innkjøp og installering. 5. Prosess Hvor langt har dere kommet? 100 låser er installert. Målet er at alle brukere av hjemmetjenesten og alle som har trygghetsalarm skal ha e-lås. 6. Verdi Hvilken verdi har løsningen skapt og hvordan er denne dokumenter? Sikkerheten for brukere er økt ved at det ikke kan komme nøkler på avveie. Personalet må ikke kjøre unødig for å hente nøkkel. Vi tror at det har vært tidsbesparelse ved installasjon av e-låser. Men har ikke målinger på det. 7. Spredning Er løsningen spredt internt i kommunen og/eller utover kommunegrensene (hvordan kan andre bruke det)? Koordinator i Velferdsteknologi, som nå er prosjektleder i Living Lab Agder, deltar og har innlegg på mange fagdager og konferanser. Hun er også representant i ulike utvalg og samarbeidsarenaer innen velferdsteknologi lokalt på Agder og nasjonalt. På disse arenaene forteller hun om satsingen på Velferdsteknologi i Grimstad kommune, herunder også erfaring og bruk av e-låser. 8. Hvor forankret dere arbeidet? Rådmann og egen virksomhet 9. Hvordan inngår løsningen som en del av kommunens innovasjonsarbeid (synliggjør strategiske grep, planer og systematikk)? Innovasjon henger nøye sammen med Grimstad kommune sine planer: Kommuneplanen til Grimstad kommune 2015 2017 Med viten og vilje. Visjonen for Grimstad er; Grimstad med viten og vilje. Grimstad skal utvikles gjennom målbevisst satsing på kunnskap og skaperkraft for å møte framtidens behov. Kommunedelplan for Helse og omsorg 2014 2026; Fra passiv hjelp til aktiv mestring. Strategi:
- Tidlig innsats - Aktiv brukerrolle - Kunnsakapsbasert praksis og kvalitet - Innovasjon 10. Kan dere beskrive noe som gikk feil (gjerne noe dere ønsket å gjøre, men som dere ikke fikk gjort, noe som havarerte eller som stoppet opp)?