Hvordan bli en anbudsvinner. 3 kapitler. med det viktigste du trenger å vite for å skrive. gode anbud. http://anbudsassistenten.no

Hvordan bli en anbudsvinner 3 kapitler med det viktigste du trenger å vite for å skrive gode anbud http://anbudsassistenten.no

Innhold: 1. Regelverket om offentlige anskaffelser 1-4 1.1. Grunnleggende krav til likebehandling 1-4 1.2. Krav til forholdsmessighet 1-5 1.3. Kjapp innføring i forskriftens oppbygging 1-6 1.4. Unntak fra terskelverdiene 1-8 1.5. Tillatte konkurranseformer 1-8 1.5.1. Åpen anbudskonkurranse 1-9 1.5.2. Begrenset anbudskonkurranse 1-10 1.5.3. Konkurranse med forhandling 1-10 2. Hva er kvalifikasjonskrav? 2-12 2.1. Firma-, skatt-, MVA- og HMS-attest 2-12 2.2. Økonomi 2-13 2.3. Tekniske og faglige kvalifikasjoner 2-13 2.4. Andre krav 2-14 3. Å skrive tilbudet 3-15 3.1. Hva er tildelingskriterier? 3-15 3.1.1. Laveste pris 3-16 3.1.2. Økonomisk mest fordelaktige tilbudet 3-17 3.2. Viktig å gi et solid inntrykk 3-20 3.2.1. Rydd opp i tilbudet ditt 3-20 4. Oppsummering 4-21 1-2

Forord Denne guiden er ment som en kort introduksjon til hvordan du skriver en anbudsbesvarelse som kommer gjennom begge nåløyene: Kvalifiseringen Evalueringen Du får tips om hvordan du skal håndtere dokumentasjonskrav og hva som kan spille inn når du skal legge strategien for å skrive et vinnertilbud. Men før vi kommer så langt må vi kort inn på regelverket om offentlige anskaffelser. Når du kan litt om dette, så stiller du en hel del sterkere, og du får bedre forståelse for hele anbudsprosessen. Husk at det finnes ingen enkle veier til toppen av pallen. Det krever innsats, og selv om du vil få en del tips her, så kan vi selvsagt ikke garantere at du vinner. Les mer på nettsidene http://anbudsassistenten.no 3

1. Regelverket om offentlige anskaffelser Før vi kommer inn på selve anbudsbesvarelsen og tilbudsskrivingen, må vi innom regelverket. Vi skal ikke gå gjennom regelverket i detalj, men du trenger kjennskap til noen grunnleggende regler og innsikt i noen nyanser som folk flest synes virker snodig og ulogisk. For deg som er leverandør, er det en del paragrafer som du ikke trenger å bry deg særlig om i det daglige, så vi tar bare tak i de grunnleggende temaene du bør ha forståelse for. Det finnes også egne regler for oppdragsgivere som er omfattet av forsyningsforskriften http://www.lovdata.no/for/sf/fa/fa- 20060407-0403.html 1, men de kommer vi ikke inn på her. 1.1. Grunnleggende krav til likebehandling Kravet nevnt i overskriften kommer fra Lov om offentlige anskaffelser (LOA) 5. http://www.lovdata.no/all/tl-19990716-069-0.html%235 1 Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene (vann- og energiforsyning, transport og posttjenester) 1-4

I praksis betyr dette at: Alle deltakere i konkurransen skal ha lik informasjon til samme tid Alle skal behandles likt og vurderes på de samme vilkårene Oppdragsgiver skal ikke bruke andre vilkår eller forutsetninger enn de som er oppgitt på forhånd Det kan ikke stilles krav som diskriminerer leverandører på bakgrunn av geografi Det kan ikke stilles tekniske krav som kun kan innfris av én leverandør i markedet Og generelt skal oppdragsgiver utvise god forretningsskikk En ganske stor andel av klagene som behandles av KOFA http://www.kofa.no/ 2 har bakgrunn i denne paragrafen, og likebehandlingsbegrepet kan trekkes ganske langt i mange tilfeller. Hvis du ikke har gjort det allerede, så søk litt på KOFA og sett deg litt inn i hva folk klager på. For oss som er litt over middels interessert, kan det faktisk være litt underholdende. 5 er en av de viktigste paragrafen i LOA for deg som leverandør, og legger grunnlaget for store deler av Forskrift om offentlige anskaffelser (heretter benevnt FOA eller forskriften). http://www.lovdata.no/for/sf/fa/fa-20060407-0402.html 1.2. Krav til forholdsmessighet Vi skal ikke skrive inngående om dette, men loven krever at betingelser og krav som stilles i konkurransen skal stå i forhold til anskaffelsens omfang og kompleksitet. Bakgrunnen for dette er at det skal være forholdsmessighet mellom kontrakten og 2 Klagenemda for offentlige anskaffelser 1-5

kostnadene knyttet til å gjennomføre konkurransen både for oppdragsgiver og tilbydere. 1.3. Kjapp innføring i forskriftens oppbygging Forskrift om offentlige anskaffelser er delt inn i 3 deler. Del 1 beskriver de grunnleggende kravene som gjelder for alle anskaffelser, og de to neste delene stiller krav til hvordan konkurransene skal gjennomføres. Kravene blir strengere etter hvert som verdien for kontrakten øker. Del 1 er altså den generelle delen som gjelder for ALLE kjøp og beskriver helt grunnleggende krav: Hvilke oppdragsgivere FOA gjelder for Hvilke kontrakter som er omfattet av FOA Definisjoner, terskelverdier og regler for beregning av terskelverdier Krav til protokoll Andre krav som har sin bakgrunn i 5 i LOA Alle anskaffelser Over 500.000,- Over 1,6 / 41 MNOK Del I Del I Del II Del I Del III Strukturen i Forskrift om offentlige anskaffelser 1-6

For anskaffelser over 500.000,- men under 1,55 MNOK* (eks. mva.) gjelder Del 1 + Del 2. I del 2 stilles det bl.a. konkrete krav til konkurranseform og prosedyrer, dvs. hvordan man skal gjennomføre konkurransen. Det er også krav om kommunikasjonsformer, krav til kunngjøring, kvalifikasjonskrav, og regler for meddelelser og avvisning. En rekke andre temaer også selvsagt, men ikke alle er like relevante i en vanlig konkurransesituasjon. (*): se punkt 1.4. nedenfor. For anskaffelser over 1,6 MNOK gjelder Del 1 + Del 3. I del 3 er regelverket enda strengere enn i del 2, men i utgangspunktet går de samme temaene igjen. I tillegg oppstår det et par andre konkurranseformer som vi ikke kommer inn på her. I del 3 er det verdt og merke seg dette: Det er krav om minimumsfrister for å levere tilbud. Tilbydere skal ha minst 40 dager til å skrive tilbud dersom oppdragsgiver har sørget for at alle dokumentene har vært tilgjengelig elektronisk fra første dag. Se 19-1. Tildelingskriteriene skal være vektet. Oppdragsgiver har ikke lov til å gjøre vesentlige endringer i konkurransen eller dokumentene mindre enn 6 dager før tilbudsfristen uten å forlenge fristen. I prinsippet er det ikke tillatt å ha konkurranse med forhandlinger, men hvis vilkårene i 14-3 er oppfylt, er det likevel tillatt. 1-7

1.4. Unntak fra terskelverdiene Det finnes noen unntak man skal være klar over. Bygge- og anleggskonkurranser kan gjennomføres etter reglene i del 1 og 2 så lenge kontrakten har en verdi under ca. 39 MNOK. Byggekontrakter over denne grensen skal gjennomføres etter reglene i del 3. Konkurranser om såkalte uprioriterte tjenester kan gjennomføres etter reglene i del 1 og del 2 uansett størrelse. Les mer i vedlegg 5 og 6 til forskrift om offentlige anskaffelser. Det finnes noen flere unntak også, men det faller egentlig utenfor denne guiden. Den som er spesielt interessert kan lese mer på egen hånd. 1.5. Tillatte konkurranseformer Som nevnt over, så stiller forskriftens del 2 og 3 krav til hvordan konkurranser skal gjennomføres og hvilke konkurranseformer som er tillatt. Selv på dette enkle området er det mange oppdragsgivere som bommer. Jeg har sett konkurranser kunngjort på Doffin hvor det var oppgitt følgende prosedyre: Anbudskonkurransen blir gjennomført som Åpen anbudskonkurranse med forhandling i samsvar med Forskrift om offentlige anskaffelser. Les videre, så ser du hvorfor vi tar frem dette eksemplet. 1-8

Det finnes flere forskjellige konkurranseformer, men vi behandler bare anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling i denne guiden siden de er mest vanlige. 1.5.1. Åpen anbudskonkurranse Den mest vanlige konkurranseformen er åpen anbudskonkurranse, og her kommer vi inn på et vesentlig begrep: ANBUDSKONKURRANSE. Selv om anbudskonkurranse er en helt klart definert konkurranseform, brukes begrepet litt feilaktig om alt som har med offentlig innkjøp å gjøre. Og ofte blir laveste pris assosiert med anbudskonkurranser, noe som jo selvsagt er helt feil. Det at anbudskonkurransen er åpen betyr ikke at alle kan være til stede ved tilbudsåpningen, men det betyr at alle som ønsker det kan levere et tilbud. Men tilbake til definisjonen: en anbudskonkurranse er altså en konkurranseform hvor det ikke er lov å forhandle om tilbudet etter at tilbudsfristen er gått ut. Det betyr at du ikke kan forvente at oppdragsgiveren tar kontakt med deg for å avklare noe i tilbudet som han er usikker på. Dette er det veldig viktig å huske når du skriver tilbud! Anbudskonkurranse er en konkurranseform hvor det ikke er tillatt å forhandle etter at tilbudsfristen er gått ut Hvis du skriver tilbudet ditt på en måte som i den strengeste fortolkning kan virke forvirrende for saksbehandleren, står du i fare for å bli avvist. Eller i beste fall blir tilbudet ditt vurdert på den minst mulig gunstige måten for deg. 1-9

1.5.2. Begrenset anbudskonkurranse I motsetning til åpen anbudskonkurranse, foregår begrenset anbudskonkurranse i to trinn. De to trinnene er beskrevet under to trinns konkurranse med forhandling nedenfor, men tilbudene må behandles som i en anbudskonkurranse, dvs. det er forhandlingsforbud. 1.5.3. Konkurranse med forhandling Konkurranse med forhandling kan, som du sikkert har skjønt, foregå på to måter: Ett trinns konkurranse To trinns konkurranse I en konkurranse med forhandling i ett trinn skal alle interesserte tilbydere leverer et komplett tilbud som i en åpen anbudskonkurranse. Oppdragsgiveren vil deretter plukke ut de tilbudene det er mest aktuelt å forhandle om. Til denne utplukkingen bruker man tildelingskriteriene som er oppgitt i konkurransegrunnlaget. Forhandlingene kan dreie seg om alle sider ved tilbudet, ikke bare prisen. Forhandlingene kan foregå enten med møter, på epost eller telefonmøte. Uansett skal oppdragsgiver føre protokoll fra møtet slik at det ikke blir noen tvil om hva man ble enig om etterpå. Forhandlet konkurranse i ett trinn, betyr at alle interesserte tilbydere leverer et komplett tilbud 1-10

En to trinns konkurranse med forhandling foregår, som navnet antyder i to trinn. Første trinn er kvalifiseringen, dette kalles gjerne søknadsprosessen. Her skal alle interesserte tilbydere levere dokumentasjon på firmaets kvalifikasjoner for å søke om å få lov til å delta i konkurransen. I kvalifiseringsdokumentet må oppdragsgiver oppgi hvilke kvalifikasjonskriterier som blir brukt for å plukke ut de mest kvalifiserte firmaene. Dette kan f.eks. gå på firmaets kapasitet, erfaring, kvalitetsstyring, miljøledelse og økonomi. I tillegg skal det oppgis hvor mange firmaer som skal kvalifiseres til deltakelse i konkurransen. Basert på denne kvalifiseringen blir et visst antall firmaer invitert til å levere tilbud i konkurransens trinn 2. Sammen med invitasjonen følger det gjerne med et konkurransegrunnlag som beskriver konkurransereglene og tildelingskriteriene. Den videre saksgangen blir deretter som i en ett-trinns forhandlet konkurranse. Det mest vanlige er ett-trinns-prosedyren, men i noen tilfeller ønsker man et begrenset antall tilbud å evaluere. Det kan f.eks. dreie seg om kontrakter hvor det er veldig stor konkurranse og mange mer eller mindre seriøse leverandører. 1-11

2. Hva er kvalifikasjonskrav? Enkelt forklart skal oppfyllelse av kvalifikasjonskravene dokumentere at firmaet har tilstrekkelige økonomiske, tekniske og faglige kvalifikasjoner til å gjennomføre kontrakten. I motsetning til tildelingskriteriene, som vi kommer tilbake til senere, dreier disse kravene seg om selve firmaet. Det kan dreie seg om erfaringer fra leveranser firmaet har gjort tidligere, gjerne med en viss kompleksitet eller størrelse. Det kan også dreie seg om at firmaet må ha økonomi til å kunne påta seg oppdrag av en viss størrelse eller med en viss risiko. For å vurdere firmaenes kvalifikasjoner, skal oppdragsgiveren oppgi dokumentasjonskravene, altså hvilke dokumenter du må sende inn, og i noen tilfeller hvilket minimumsnivå du må oppfylle. Kravene skal være oppgitt i Doffin-kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. 2.1. Firma-, skatt-, MVA- og HMSattest Dette er ganske selvforklarende, men vær OBS på at du kan bli avvist hvis du har restanse på skatt- eller MVA-attesten. HMS-attesten må være signert av daglig leder + en representant for de ansatte. 2-12

2.2. Økonomi Ofte må du levere årsberetning og regnskap for de siste 3 årene. Men flere oppdragsgivere har i det siste gått over til å be om kredittvurderingsrapport. Denne rapporten vil ha en poengscore eller bokstavkarakter som beskriver firmaets økonomiske situasjon. Hvis firmaet ditt har svak økonomi, er det sjanser for at dere blir avvist. Slike rapporter er ofte dyre og koster 4-5000,-. Hvis du ikke har en slik rapport og synes det er veldig dyrt, kan du spørre oppdragsgiveren om han kan laste ned rapporten for deg. Mange oppdragsgivere har nemlig abonnement på slike rapporter. Sørg i så fall for å få dette bekreftet skriftlig fra oppdragsgiveren. 2.3. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Tekniske og faglige kvalifikasjoner dreier seg om hvorvidt ditt firma har den erfaringen og kompetansen som skal til for å kunne fullføre oppdraget. Dette må ikke forveksles med tildelingskriteriene som også kan dreie seg om referanser. Tekniske og faglige kvalifikasjoner skal ofte dokumenteres med: Oversikt over firmaets bemanning Oversikt over erfaringsprosjekter de siste årene Organisasjonskart med CV for nøkkelpersoner Maskiner og utstyr som firmaet disponerer Eller annet. Sjekk konkurransegrunnlaget nøye! 2-13

Når du skal liste opp referanseprosjektene dine, er det viktig at de er relevante for det oppdraget du skal levere tilbud på. Og med relevant mener vi at oppdragsgiveren må kunne kjenne igjen sitt eget prosjekt og sine egne problemstillinger i dine prosjekter. Legg alltid med relevante referanser I mange tilfeller skal oppdragsgiveren kanskje vurdere mange tilbud, og da er det viktig at du sorterer referansene dine godt slik at saksbehandleren ikke overser noe. Her er et forslag til hvordan bør sortere referanseprosjektene dine: Samme type prosjekt med de tilsvarende funksjonskrav, størrelse, verdi og vanskelighetsgrad Samme type oppdragsgiver og sektor (f.eks. helse eller oppvekst i kommune, fylkeskommune, IKS eller liknende) Samme størrelse på oppdragsgiver Geografisk nærhet til oppdragsgiver 2.4. Andre krav I tillegg til de kravene som er nevnt, kan noen oppdragsgivere kreve dokumentasjon på andre krav. For eksempel: Egenerklæring om vandel Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår Egenerklæring om etisk handel Beskrivelse av styringssystemer for miljø, kvalitet og HMSpolicy 2-14

Mange tror at en HMS-egenerklæring er det som skal til for å dokumentere det siste punktet i lista over, men det er altså ikke tilfelle. Det faller litt utenfor denne korte guiden å svare på alle typer krav, men du er hjertelig velkommen til å ta kontakt hvis du har noen spørsmål. 3. Å skrive tilbudet På de neste sidene skal vi se på selve tilbudsskrivingen. Dette er egentlig et stort tema, men det aller, aller viktigste er uansett: SVAR PÅ ALLE TILDELINGSKRITERIENE! Ikke hopp over noe selv om du personlig mener at det bare er prisen som teller. Lar du være svare på kriteriene, vil dette medføre at tilbudet blir avvist. Før du sender inn tilbudet, sjekk enda en gang at alt er besvart. 3.1. Hva er tildelingskriterier? Tildelingskriteriene skal identifisere det tilbudet som gir oppdragsgiver mest for pengene. Riktignok kan man diskutere om laveste pris i realiteten gir høyest verdi, eller om det bare blir billig med lav kvalitet, men det tar vi ikke her. 3-15

Det er viktig å skille mellom tildelingskriterier og kvalifikasjonskrav. Som nevnt tidligere, så skal kvalifikasjonskravene luke ut firmaer som ikke er i stand til å utføre kontrakten, og kravene skal være knyttet til selve firmaet. Tildelingskriteriene handler derimot ikke om firmaet, men selve tilbudet, eller den leveransen konkurransen konkret gjelder. Tildelingskriterier som kapasitet, økonomi og firmaets erfaringer er altså ikke tillatt som tildelingskriterier. Det siste virker kanskje litt merkelig, men grunnen er at det er det mannskapet som skal utføre oppdraget som vil påvirke hvilken kvalitet oppdraget utføres med, ikke hvilke oppdrag firmaet som sådan har utført tidligere. Det er to gjeldende prinsipper som gjelder for tildeling: Laveste pris Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet 3.1.1. Laveste pris Hvis det er oppgitt at tilbud skal velges etter laveste pris, så er jo saken grei. Da må du passe på å legge ekstra vekt på dokumentasjonen, slik at den blir 100 % riktig så du ikke glipper ut av konkurransen pga. formelle feil, eller at du blir vurdert til å ikke være kvalifisert på grunn av f.eks. manglende erfaring. Oppdragsgivers taktikk i laveste pris -anbud, er at det gjerne settes høye tekniske kvalifikasjonskrav, slik at oppdragsgiver ikke trenger å forholde seg til f.eks. kompetanse eller fremdriftsplaner under tildelingen. Dessuten må du være nøye med å fylle ut alle feltene i prisskjemaet, så det ikke er mulig å misforstå noe. Reglene 3-16

innenfor bygg- og annleggskontrakter sier at de postene du ikke har priset i skjemaet, skal anses som innkalkulert de totalprisen. Mange bruker dette prinsippet på andre typer kontrakter også. Så vær på vakt! 3.1.2. Økonomisk mest fordelaktige tilbudet Når det står at det økonomisk mest fordelaktige tilbudet skal velges, må du lese tildelingskriteriene ekstra nøye. Desto mer vekt som ligger på de kriteriene som ikke har med pris å gjøre, jo mer jobb og innsats må du legge i tilbudsbesvarelsen for å beskrive den ytelsen du ønsker å levere. Målet med dette er å gi oppdragsgiveren gode argumenter for å velge ditt tilbud, selv om prisen kanskje er høyere enn dine konkurrenters priser. Hvilken verdi vil dine ytelser få for oppdragsgiveren? Balansen mellom pris og ytelse kan ses på som en gammeldags balansevekt. Jo høyere vekt prisen har, desto vanskeligere blir det å vinne med høye ytelser eller høy kvalitet. Er det lagt høy vekt på f.eks. kompetanse, så betyr det at oppdragsgiveren er forberedt på å betale godt for bedre 3-17

kompetanse på mannskapet som skal utføre jobben. Da holder det ikke å bare beskrive hva mannskapet ditt har jobbet med før, men du må overbevise oppdragsgiveren om hvilken verdi denne erfaringen har og hvorfor det vil garantere oppdragsgiveren et godt resultat. Hold fokus på resultatet oppdragsgiveren oppnår ved å velge ditt firma Hvis oppdragsgiveren vektlegger arbeidsmetodikk, oppdragsforståelse, løsningsforslag eller liknende, må du prøve å sette deg inn i oppdragsgiverens situasjon og utfordringer, og beskrive hvordan du vil løse oppgaven på en måte som gjør hverdagen lettere for oppdragsgiveren, eller som gir oppdragsgiveren det beste resultatet. En høy opplevd verdi for oppdragsgiveren, vil gjenspeiles ved at de er forberedt på å betale en høyere pris. Tenk over dette når du skal beskrive ytelsene du tilbyr: Hvordan har behovet oppstått? Dette har stor betydning for hvordan du imøtekommer forventningene til oppdragsgiver. Er det en gammel avtale som går ut og skal fornyes, må du konkurrere med en etablert leverandør som oppdragsgiveren 3-18

kjenner godt. Prøv å fokusere på at du, som ny tilbyder kan komme til som et friskt pust med nye løsninger og idéer. Prøv å få frem hva du kommer til å gjøre for å minimere den risikoen oppdragsgiveren tar ved å bytte til deg som er en ny leverandør. Hvem er involvert i evalueringsprosessen? I en del tilfeller vil evalueringen skje av en brukergruppe bestående av fagpersoner som skal gi sine innspill til en saksbehandler eller prosjektleder i anbudsprosessen. Slike brukergrupper har ofte mindre forståelse for forskrifter og regelverk, og er mer opptatt av selve løsningen. De som sitter i en slik brukergruppe må kanskje sette av tid i en ellers travel hverdag til å lese tilbud. Kanskje det er politikere eller et annet overordnet organ som skal ha siste ord i saken? Uansett bør du skrive kort og kontant og på mottakerens språk for å beskrive hva du kommer til å gjøre for å løse behovet de har. Unngå bruk av fagsjargong eller stammespråk. For all del, forsøk å unngå å fremstå som byråkratisk. Husk hele tiden på å fokusere på merverdi og hva som vil differensiere ditt tilbud fra dine konkurrenter. 3-19

3.2. Viktig å gi et solid inntrykk En saksbehandler i en anbudskonkurranse har ikke alltid tid til å lete rundt i masse vedlegg og brosjyrer for å finne svar på det han etterspør. Et rotete tilbud gir inntrykk av at du ikke har gjort deg særlig flid med tilbudet, og det gir saksbehandleren liten grunn til å tro at du kommer til å gjøre deg noe særlig flid med å oppfylle kontrakten på en god måte. Tilbudet er en prøvesmak på den jobben du kommer til å gjøre 3.2.1. Rydd opp i tilbudet ditt I tillegg til å svare på oppgavene og gi inntrykk av at du kan levere en strålende innsats, bør du pass på dette: Del inn permen med skilleark i en logisk rekkefølge Lag en innholdsfortegnelse over all dokumentasjonen. Tenk på at det skal være pent og innbydende Du skal vise firmaet ditt fra sin beste side! Hvis konkurransegrunnlaget beskriver hvordan tilbudspermen skal struktureres med kapitler og skilleark, så følg oppskriften som er beskrevet i konkurransegrunnlaget. 3-20

4. Oppsummering Selv om tilbud som er sendt inn i offentlige konkurranser må behandles i henhold til regelverket, så er det allikevel viktig at du tenker gjennom hvordan du formidler det du tilbyr. Når kvalifikasjonene er vurdert og du konkurrerer på tildelingskriteriene, er det resultatet og fordelene av en kontrakt med ditt firma du må synliggjøre. Det gjelder å få frem hvilken merverdi du kan tilby oppdragsgiveren, og det på en oversiktlig og lettlest måte. Når tilbudet i tillegg er pent, innbydende og ryddig satt opp, så har egentlig saksbehandleren det han trenger for å velge. Etter min erfaring er det som regel ett eller to tilbud som stikker seg ut som favoritter i en anbudskonkurranse, og dette inntrykket danner man seg etter å ha skumlest tilbudene i 10-15 minutter. Hvis du klarer å levere et solid inntrykk, er det fort gjort for saksbehandleren å lete etter dine egenskaper i de andre tilbudene. Skriver du et fristende tilbud vil du legge lista for hvordan de andre tilbudene blir lest og vurdert. Dine konkurrenter blir sammenliknet med deg i stedet for omvendt. Ønsker du flere tips? Les mer på nettsidene http://anbudsassistenten.no Lykke til! 4-21