Innkjøpsvirksomheten i Sykehuset Innlandet HF Tertialrapport for 3. tertial 2015 Status pr 31. desember 2015 2015
INNHOLDSFORTEGNELSE Bakgrunn... 3 Sammendrag... 4 Målområder... 5 Prosjekter... 12 Investeringssaker... 13 Vedlegg 1: Definisjoner, metode og mål Vedlegg 2: Totaloversikt over resultat på indikatorer pr. divisjon Side 2 av 13
Bakgrunn Tertialrapporten for innkjøp- og logistikk omhandler relevante områder med nøkkeltall for sentrale deler av anskaffelsesvirksomheten i Sykehuset Innlandet. Rapporten skal være et supplement til foretakets virksomhetsrapport og et virkemiddel for å nå styringsmålene som er satt av Helse Sør Øst RHF på nøkkelindikatorer (KPI er) for innkjøp og logistikk. SI utbetaler årlig mer enn NOK 2 milliarder fordelt på ca. 4000 eksterne leverandører. Innkjøpsvirksomheten har derfor stor betydning på foretakets totaløkonomi. Rapporten har til hensikt å belyse ulike sider av innkjøp i organisasjonen på en slik måte at de enkelte divisjonene får god oversikt og relevant styringsinformasjon over innkjøp i egen divisjon. Rapporten omhandler resultater fra 3. tertial 2015. Definisjoner, metode og mål er beskrevet i vedlegg 1. Innkjøpssjefene vil gjennomgå rapporten sammen med divisjonsledelsen, og presentere videre arbeid i form av anbefalinger og konkrete tiltak for det enkelte område. Side 3 av 13
Sammendrag Nedenfor vises KPI er for innkjøp og logistikk fastsatt av Helse Sør-Øst sammen med resultater oppnådd for 3. tertial 2015. Kommentarer Når det gjelder bruken av e-handel og andel fritekstbestillinger har vi en positiv utvikling fra 2. til 3. tertial 2015. For andel e-handel er SI for første gang bedre enn måltallet fra eier. Andel aktiv forsyning målt mot total lageromsetning viser en solid oppgang fra 69,63 % i 2. tertial 2015 til 83,92 % i 3. tertial 2015. Dette indikerer at vi har en effektiv forsyningskjede som leverer en stor andel av lagerførte varer helt ut til forbruker. Indikatoren er også omtalt under «Prosjekter», lenger bak i rapporten. Faktisk kjøp på avtale viser en positiv oppgang fra 79,20 % i 2. tertial til 86,53 % i 3. tertial 2015. Dette indikerer en høy avtalelojalitet og SI er dermed over målet fra eier om 80 % kjøp på avtale. Side 4 av 13
Målområder Område 1a: Bruk av e-handel Nedenfor vises andel e-handel framstilt grafisk. Aggregert for hele foretaket og pr. divisjon. Måltallet om 70 % for hele SI er brutt ned på foretakets divisjoner. Divisjonene er ulike i forhold til produksjon og har dermed fått ulike måltall å forholde seg til. Status: Når det gjelder bruken av e-handel har vi en liten økning fra 69,4 % i 2. tertial 2015 til 70,9 % i 3. tertial 2015 som er over målet på 70%. Tiltak: Måltallet fra HSØ er nådd, men tiltak for å opprettholde en høy andel e-handel vil fortsatt kreve kontinuerlig forbedringsarbeid. Vi vil særlig prioritere prosesser knyttet til sortimentsutvikling. Herunder å legge til rette for at en størst mulig andel av våre avtaleprodukter er tilgjengelig i artikkelregisteret. Pr. utgangen av 2015 er i overkant av 83 % av artiklene i artikkelregisteret knyttet til en rammeavtale. I tillegg vil vi fortsatt fokusere på informasjon og målrettet opplæring av foretakets mest aktive bestillere. Side 5 av 13
Område 1b: Bruk av fritekstbestillinger Nedenfor vises andel fritekstbestillinger framstilt grafisk. Aggregert og pr. divisjon. Da det er en målsetting om å benytte definerte avtaleprodukter (artikler med fast pris) skal andel fritekstbestillinger ikke utgjøre mer enn 10 % av alle forbruksvarekjøp. Status: Andel fritekstbestillinger viser en liten nedgang sammenlignet med forrige tertial. Fra 23,61 % i 2. tertial 2015 til 22,28 % i 3. tertial 2015. Tiltak: Andel fritekst bestillinger skal videre ned. En betydelig andel av de produktene som bestilles via fritekst kunne ha blitt bestilt via forhåndsdefinerte artikler (artikkelregisteret) med riktig pris. Tiltak for å gjøre brukerne i stand til å søke opp artikler på riktig måte vil være prioritert en oppgave fremover. Område 2: Økonomiske fullmakter SIHF har etablert en fullmaktsstruktur med tydelige føringer om hvem som kan tildele / delegere fullmakt og hvilke forpliktelser det er å inneha økonomisk fullmakt. En grafisk framstilling av antall fullmakter i forhold til antall ansvar i divisjonene følger nedenfor. Side 6 av 13
Status: Pr. 31.12.2015 hadde vi 894 fullmakthavere.dette er en nedgang sammenlignet med 2. tertial 2015. I 3. tertial 2015 ble det gjennomført en gjennomgang av alle fullmaktene i SI. Som resultat av denne gjennomgangen ble mange fullmakter fjernet. Foretaket er sammensatt av ulike divisjoner som arbeider under ulike forhold med tanke på geografi, organisasjonsstruktur og dermed ulike behov for inndeling av økonomiske ansvar. Som vi ser av framstillingen over, er det til dels store variasjoner mellom divisjonene. I 3. tertial 2015 har vi målt et gjennomsnitt på 2,4 fullmakthavere pr. ansvarssted. Tiltak: Divisjonene må fortsatt bli flinkere til å varsle når ansatte enten mister sine fullmakter eller bytter arbeidssted. Når organisasjonsmessige endringer gjennomføres, må fullmaktstrukturen gjennomgås og endringer meldes. Å melde inn endringer som følge av ovennevnte forhold er leders ansvar. Fra 1.9.2014 skal alle som får tildelt økonomiske fullmakter ha gjennomført e-læringskurset Økonomisk fullmakt i Sykehuset Innlandet før fullmakter gis. E-læringskurset er laget for å øke fokus og bevisstgjøring rundt ansvar og plikter knyttet til det å inneha økonomiske fullmakter. I kurset får fullmaktshaver et innblikk i gjeldende regler og prosedyrer. I tillegg blir det via spørsmål og svar gitt innblikk i noen relevante problemstillinger. Når kurset er gjennomført signeres fullmaktsskjema på vanlig måte. Vi jobber fortsatt med å innføre funksjonalitet som gjør det mulig å administrere fullmaktene elektronisk. Side 7 av 13
Kjøp fra ikke avtale leverandør, utgått avtale eller mangler avtale Avtale er ikke arkivert i Doculive Bestilling ikke utført via e-handel (ikke godkjent unntak) Bestilling med 0 i pris, eller kunstig lav pris Faktura ikke i henhold til bestilling Manglende fullmakt Henvisning til avtale / bestilling i Basware er ikke i henhold til prosedyre Bestilling ikke gjort ihht rutinene for parallelle rammeavtaler Område 3: Internrevisjon Etterlevelsen av Direktivet for innkjøp-, attestasjon- og anvisningsfullmakt tilligger Innkjøp- og kontraktavdelingen, og utøves gjennom interne revisjoner. I 3. tertial 2015 er det gjennomført stikkprøvekontroll av anskaffelsesvirksomheten i alle divisjoner, unntatt stabsområder. Uttrekk av bilag er gjort av innkjøpsavdelingen. Utplukkskriteriene har vært basert på fakturaer med enten store beløp eller store avvik mellom bestilling og fakturert beløp. Innkjøpssjefene hos oss har analysert materialet og laget revisjonsrapporter for sine divisjoner. All revidering er gjort ut fra de prosedyrer som var gjeldende på anskaffelsestidspunktet. Det er ikke gjennomført intervju eller forespurt dokumentasjon i revisjonen. Antall funn varierer fra divisjon til divisjon, men er i de fleste tilfeller forholdsvis høyt. Det er avdekket funn som gjør at divisjonene må være bevisst på det regelverk som ligger til grunn for anskaffelsesvirksomheten, og etterleve dette. Innkjøpsavdelingen vil følge opp alle avvik og anmerkninger sammen med divisjonene og regnskapsavdelingen. Alle avvik meldes i TQM Helse. Aktuelle divisjoner er ansvarlige for å følge opp disse avvikene. Avvik og anmerkninger fremgår av tabellen under. Enkelte bilag er registrert med flere avvik/anmerkninger. Kategori/ Divisjon Eiendom og Int. service 1 3 3/1 Manglende tilbudsinnhenting Elverum- Hamar 2 2 1 1 Gjøvik 1 1 5 2 1 Hab/Rehab 4 2 1 Kongsvinger 2 2 2 Lillehammer 3 2 Medisinsk service 2 1 4 1 Prehospitale -tjenester 2 1 3 1 Side 8 av 13
Tynset 2 3 Psykisk helsevern 3 3 2 3 Celler merket med rødt er klassifisert som avvik. Område 4: Avtale- implementering og lojalitet Foretaket inngår både i egen regi, og i samarbeid med andre innkjøpsorganisasjoner, et betydelig antall avtaler hvert år. Det er særlig viktig å sørge for en rask og effektiv avtaleimplementering. Dette vil føre til riktige innkjøp og høy avtalelojalitet, noe som vil være både omdømmemessig og økonomisk positivt. Avtaleimplementering blir også i 2015 fulgt spesielt opp via egne måltall som rapporteres HSØ hver måned. Under vises en grafisk framstilling av avtalelojaliteten aggregert i SIHF ved utgangen av 3. tertial 2015. Faktisk kjøp på avtale viser en oppgang sammenlignet med forrige tertial. Fra 79,2 % i 2. tertial 2015 til 86,5 % i 3. tertial 2015 som er over målet på 80%. Hovedinntrykket er at divisjonene benytter avtaleprodukter der dette er mulig. Samtidig jobber innkjøpsavdelingen kontinuerlig med tiltak for å rydde i artikkelregisteret og dermed øke andelen avtaleprodukter i innkjøpssystemet. Område 5: Kostnadsutvikling på utvalgte avtaleområder Fra og med 1. tertial 2015 etablerte vi et nytt område i vår tertialrapport. Vi vil sammenligne utviklingen på utvalgte, store avtaleområder mot underliggende aktivitets- og produksjonstall. Hensikten er å se på leverandørutbetalinger over tid og opp mot faktorer der vi kan påvirke kostnadsutviklingen for foretaket. Rapporteringen vil dokumentere utviklingstrender som skal være et grunnlag for å øke bevisstgjøringen om kostnadseffektive avtaler både lokalt, regionalt og nasjonalt. Vi har valgt å presentere aggregerte tall for hele SI. Aktivitetstall, hovedsakelig antall pasientkontakter, hentet fra NIMES og er sum av antall liggedøgn, dagpasienter og polikliniske behandlinger. For KPI 3 benyttes kun antall liggedøgn. Side 9 av 13
Endringer i % Alle tall mål i løpende priser. Se ellers vedlegg 1 i tertialrapporten. KPI 1 Kostnadsutvikling på medisinske varer pr. pasientkontakt Tabellen under viser medisinske varekostnader pr. tertial på utvalgte konti de siste to år: Medisinske kostnader er her definert som konto 4000 (Medikamenter), 4020 (Implantater) og 4070 (Medisinsk forbruksmateriell). Tabellen nedenfor viser medisinske varekostnader, aktivitet (antall pasientkontakter) og en beregnet kostnad pr. pasientkontakt. Aktivitet er utviklingen i antall pasientkontakter. Grafen nedenfor viser kostnadsutviklingen per pasientkontakt. 10% 8% 6% 4% 2% 0% -2% -4% -6% -8% KPI 1 Utvikling i medisinske varekostnader pr. pasientkontakt 3T 2013 1T 2014 2T 2014 3T 2014 1T 2015 2T 2015 3T 2015 Utvikling i kostnader pr. pasientkon takt KPI 2 - Utvikling i kostnader pr. pasientreise Tabellen under viser netto kostnader pr. rekvisisjon brutt ned på drosjer, dagsbiler og helseekspresser. Side 10 av 13
Endringer i % Forklaring: Tall fra Pasientreiser er brutt ned på netto kostnader pr. rekvisisjon fordelt på drosjer, dagsbiler og helseekspresser. Netto kostnader er fakturasummer fra operatører fratrukket refusjoner fra HELFO og egenandeler fra brukerne. Grafen under viser prosentvis utvikling i netto kostnader på pasientreiser pr tertial beregnet fra et «nullpunkt» i 2. tertial 2013. 40% 30% 20% 10% 0% -10% -20% -30% -40% KPI 2 - Utvikling i kostnader pr. pasientreise - netto kostnader pr. rekvisisjon Utvikling i kostnader drosjer 2T 2013 3T 2013 1T 2014 2T 2014 3T 2014 1T 2015 2T 2015 3T 2015 Utvikling i kostnader dagsbiler Utvikling i kostnader HELSEekspress er Fra 2. tertial 2013 har drosjer hatt en akkumulert kostnadsøkning på 2,41 % og dagbiler en akkumulert økning på 12,47 %. HELSEekspressene har hatt en akkumulert kostnadsreduksjon på 6,36 % denne perioden. Kostnadsutvikling per rekvisisjon og transportmiddel gir ikke nødvendigvis det beste bildet av den samlede kostnadsutviklingen for pasienttransporten. Bak tallene finner man bl.a. en omfordeling til mer transport på dagbiler og buss. Dagbiler har også hatt en stor opptrapping i kapasitet (antall kjøretøy) i perioden. I 3. tertial (01.11.15) ble det inngått nye avtaler og nye ruter for HELSEekspressene. Det ble startet ny rute for Helsebuss i Gudbrandsdalen 01.11.15 prisen gikk da ned fra 14.950,- til 12.783,- pr. dag, og samtidig startet en ny rute med Helsebuss i Østerdalen : t/r Tynset Elverum-Hamar med dagspris 13.127,- Noe av målet med ny Helsebuss i Østerdalen var å kunne redusere antall drosjeturer i Østerdalen, samt unngå kostnader ved egenkjøring i og med at alle pasienter har tilbud om transport i Helsebuss. Utfra grafene for 3. tertial, kan det tyde på at dette har gitt reduksjoner i kostnaden per rekvisisjon. KPI 3 Utvikling i kostnader for ikke medisinske støttetjenester Tabellen under viser aggregerte kostnader pr. tertial på utvalgte vare- og tjenesteområder til ikke medisinske støttetjenester. Kostnadene omfatter innkjøp av mat, tekstiler og vaskeritjenester. Aktivitet måles som antall liggedøgn. Side 11 av 13
Endringer i % Forklaring: Kostnad er aggregerte tertialvise regnskapstall for SI på konto 4100 (Innkjøp mat), 4110 (Tekstiler) og 6794 (Vaskeritjenester) sammenlignet med utviklingen i aktivitet, målt som antall liggedøgn. Grafen under viser prosentvise endringer i kostnad pr aktivitet beregnet fra et nullpunkt i 3. tertial 2013. 0% -5% -10% -15% -20% -25% -30% KPI 3 Utvikling i kostnader for ikke medisinske støttetjenester 3T 2013 1T 2014 2T 2014 3T 2014 1T 2015 2T 2015 3T 2015 Utvikling i kostnader pr. pasientkontakt Kostnadene på de driftskontiene vi har valgt å inkludere viser en reduksjon fra 3. tertial 2013. Det er i samme periode en økning i aktivitet, dvs. antall liggedøgn og reduksjon i kostnader. Kostnader pr. aktivitet viser dermed lavere enn det var for 2 år siden. Prosjekter ØLP Effektiv logistikk Prosjektets hovedmål har vært å øke andelen aktiv forsyning av forbruksmateriell til kjernevirksomheten i SI, slik at vi frigjør tid for helsepersonell som i dag utfører administrative oppgaver knyttet til varebestilling, varemottak og fakturabehandling. Prosjektet har vært inndelt i faser, der man i første fase har foretatt en analyse (kartlegging av forbruksmateriell og volumer) på ulike avdelinger og definert tiltak sammen med brukere på berørte avdelinger/enheter og sentrallager på den enkelte divisjon. I andre fase av prosjektet har man gjennomført tiltakene. Dette har i all hovedsak vært implementeringsaktiviteter tillagt avdeling for forsyning og transport. Kartleggingsfasen er nå avsluttet på alle somatiske divisjoner som omfattes av prosjektet og mesteparten av tiltakene er gjennomført. Prosjektet vil derfor ikke omtales i denne rapporten i 2016. Indikatoren som måler effekten av aktiv forsyning har hatt en meget god utvikling de siste to årene og spesielt i 2015 der tiltakene har gitt effekt. KPI for andel aktiv forsyning viser en oppgang på 20%, fra 63,9% ved utgangen av 2014 til 83,9% ved utgangen av 2015. Side 12 av 13
Investeringssaker Oversikt over investeringssaker MTU 2015 Tabellen viser oversikt over MTU-investeringer (havarier og planlagte investeringer) iverksatt i 2015. Tabell omfatter ikke havarier / investeringssaker fra tidligere år og/eller saker iverksatt i 2014 som skal belastes på budsjett for foregående år. Antall innmeldte Sum innmeldt. Sum innmeldt Antall ferdige kostnad Avvik ferdige Gjenstående Gjenstående ramme justert for Ramme 2015 saker kostnad saker ferdige saker saker resultat avvik Elverum-Hamar 22 378 109 27 14 052 616 22 5 517 626 1 109 990 8 534 990 9 435 483 Gjøvik 6 194 829 12 6 340 000 7 2 138 730-218 730 4 201 270-363 901 Lillehammer - 12 14 980 000 3 1 010 518 39 482 13 969 482-14 940 518 Kongsvinger 6 794 556 8 3 855 000 - - - 3 855 000 2 939 556 Tynset 3 868 073 5 6 493 743 3 817 243 176 659 5 676 500-2 449 011 Medisinsk service - 3 1 652 500 1 400 000-1 252 500-1 252 500 Prehosp.tjenester - 1 250 000 1 154 369 95 631 95 631-154 369 Hab/Rehab 764 433 1 523 000 - - - 523 000 241 433 Sum 40 000 000 48 146 859 10 038 486 1 203 032 38 108 373-6 543 827 Forklaring kolonner: Sum innmeldt kostnad ferdige saker: Akkumulert verdi av alle ferdigstilte saker. Avvik kostnad ferdige saker: Akkumulert avvik på estimert kostnad opp mot kontraktsverdi på alle ferdigstilte saker. Gjenstående resultat: Kostnader på investeringer som er satt i bestilling ( under arbeid ), men ikke ferdigstilt. Gjenstående ramme: Divisjonens gjenstående ramme. Midler til disposisjon som ikke er satt i bestilling (korrigert for avvik på ferdigstilte saker). Dette er isolert 2015 tall, og de fleste divisjonene har ubrukte investeringsmidler fra tidligere år som vil påvirke gjenstående ramme justert for avvik positivt. Oversikt over investeringssaker på prehospitale tjenester/ambulanser i 2015 Divisjon Investeringsbehov Ramme Prehosp 8 ambulanser - enbåre 4x4 kategori 1A (Nilsson) Kommentarer: Sum kostnad oppdateres når alle planlagte avrop er foretatt Sum kostnad ferdige saker 10 241 820 6 981 993 For detaljer og utfyllende opplysninger om både MTU og Annet kan man sjekke intranett sidene under Eiendom og internservice og avdeling for Prosjekt og porteføljestyring Avvik Side 13 av 13