Prosjekt Tryggere hverdag Læringsarena Gardemoen 19/11-2015 Ann-Kristin Smilden, Prosjektleder Tryggere hverdag Lisa Kristine Hagen, Prosjektleder Asker kommune Inger Nedal, mellomleder hjemmesykepleien Asker kommune
Offentlig innovativ anskaffelse Leverandørutviklingsprogrammet god og viktig støtte i arbeidet. Nøytralpart Prosess/avklaringer hva er viktig uviktig Praktisk gjennomføring og tilrettelegging Bærum kommune deltar i nasjonale leverandørutviklingsprogrammet med innovative offentlige anskaffelser rådgiver fra BK med erfaring har bidratt i prosjektet
Bakgrunn
Velferdsteknologi Bærum kommune Startet arbeidet med velferdsteknologi i 2009/2010 Utprøving og følgeforskning v/sintef vært viktig for kompetansebygging på alle nivåer i virksomheten. Utviklingskommune i det Nasjonale programmet for velferdsteknologi siden 2013. Felles læring og samarbeid med andre kommuner Strategisk forankring Mestrings og omsorgsmeldingen 2013-2023 Strategisk plan for velferdsteknologi 2013-2017 Målsetting» Forebygge funksjonsnedsettelse å skade» Tilrettelegge for økt mestring for brukere og medarbeidere» Effektivisere pleie og omsorgstjenester
Samarbeid om forskning Forskning Industri 5
Noen prosjekter i BK Trygge Spor - GPS Medisineringsstøtte - Elektronisk medisindispenser Elektronisk lås Pasientvarsling Mobil trygghetsalarm Spillteknologi
Velferdsteknologi Asker kommune Strategisk forankring Strategi 2020 helse og omsorg Velferdsteknologi er et viktig virkemiddel Temaplan for Velferdsteknologi Utarbeidet og lagt frem politisk i 2013 9 innsatsområder Innovasjonsstrategi Blikk for muligheter Vedtatt i 2015 Nytt, nyttig, nyttiggjort
Hva gjør vi/hva har vi gjort? Meldingsløftet Elektronisk kommunikasjon over NHN med fastleger og helseforetak Mobil pleie (hjemmesykepleien) erom Berøringsskjermer på beboerrom på Dyreassistert terapi Innkjøp av to stk. robotsel Integrasjon med Apotek1 Elektronisk overføring av multidoseinformasjon ReConnect E-helseverktøy, mestre/håndtere egen helse bedre til tross for psykiske helseutfordringer Deltatt i EU-prosjekt - PIA Utvikling av tjeneste på nettbrett med instruksjonsfilmer knyttet til hverdagslivet Fallalarm Deltakelse i prosjekt (BIA-midler)
Digitale Trygghetsalarm Felles prosjekt Bærum og Asker kommune har felles avtale med SOS International Overgang til digitale trygghetsalarmer nødvendig modernisering. Januar 2015 startet diskusjon hvordan gå videre i forhold til digitalisering og samarbeid Bærum inviterte seg til Asker for å orientere om sine planer og se på mulig samarbeid
KomNær og Tryggere hverdag Samveis, leverandørutviklingsprogrammet og KS ønsket fokus på tettere samarbeid mellom Næringsliv og kommunene - KomNær. KomNær omfatter blant annet: Felles læringsarenaer Anskaffelse to prosjekter offentlig innovativ anskaffelse Lindås kommune Trondheim kommune GPS anskaffelse rammeavtale Tryggere hverdag felles underlag for en anskaffelse
Prosjekt - forankring Forankret i BK gjennom arbeidet med velferdsteknologi og strategisk forankring Forankret i Asker kommune politisk sak Etablert felles styringsgruppe for Prosjektet Tverrfaglig sammensetning Prosjektdirektivet beskriver mandat og mål for prosjektet.
Prosjekt Tryggere hverdag Et av mange initiativ i Samveis Eksterne rådgivere Une Tangen, KS Thor Steffensen, Helsedirektoratet Gørill Horrigmoe, Leverandørutviklings-programmet Referansegruppe Mariann Iversen, Hjemmebaserte tjenester Odd Harald Amundsen, Personvernombudet Ingunn Rese, Legevakten Meera P. Grepp, kommuneoverlegen Asker Pårørende representanter BK Brukerrepresentanter Asker kommune PLO helseinformatikk Prosjekt Tryggere hverdag Styringsgruppe Bente M. Nesseth, Styringsgruppens leder Mariann Iversen, BK Heidi Elise Rygg, BK Anne Cathrine Garder, Asker Vigdis Vagle, Asker Ann-Kristin Smilden, BK Lisa Kristine Hagen, Asker Prosjektgruppe Ann-Kristin Smilden, Prosjektleder Lisa Kristine Hagen Lene Gundersen Sævik Margrethe Løvlid Karin Sjølinder Hilde E. Sølvberg Herrera Torild Thorvaldsen Liv Rollheim Janne Nilsen Inger Nedal Interne rådgivere Trond Sundby, IT- enheten Kari Bustgaard, Anskaffelse Gunnar V. Lund, IT- enheten Harald Mjelva, IT- enheten Marit Gano, IT-enheten Asker Trine Eriksen, Fagenheten PLO
Prosjektarbeid
Tidslinje prosjekt Tryggere hverdag Primo Mai 2015 Godkjent prosjektdirektiv Styringsgruppen 16 juni 2015 gjennomført behovskartlegging workshop 18 september 2015 Dialogkonferanse 3 november Gjennomført 1:1 møtene Mai 2015 Gjennomført konkurranse for ekstern bistand for behovskartlegging med fokus på tjenesteinnovasjon 18 august 2015 Kunnggjøringsdokument Doffin 16 oktober frist innspill
Anskaffelse Bistand behovskartlegging som forberedelse til dialog med markedet Følge regelverk offentlig anskaffelse under 100 000 kr Konkurransegrunnlag Tilbudsbrev SSA b (bistandsavtalen) Oppdraget bestod av : Forberedelse til Workshop Gjennomføring og oppsummering av workshop Bistand/rådgivning til gjennomføring av dialogkonferansen Forespørsel sendt til 3 leverandører Avtale med Halogen signert mai 2015
Planlegging og gjennomføring av workshop Arbeidsmøte hos Halogen for planlegging Presenterte prosjektet mål og mening Halogen presenterte sin arbeidsmetodikk og hva de ønsket at vi skulle tenke igjennom for eksempel Brukergrupper på workshopen Konkret hvilke deltagere Agenda Avgrensning og ikke avgrensning på behov Ikke sette begrensninger på forhånd Asker og Bærum brukte mye tid på rekruttering av pårørende, brukere og ansatte. Alle fra prosjektgruppe og styringsgruppen var invitert. Totalt 35 stykker fordelt på 5 grupper.
Hensikt med møtet Agenda oppstartsmøte Halogen Asker & Bærum utdyper om oppdraget og nåsituasjonen i prosjektet Hovedmål og vår oppdragsforståelse Systemorientert design Rammer, aktiviteter og samarbeid Andre spørsmål behov for avklaringer 23.11.2015
Deltagere Workshop 16/6 Brukere Ansatte Teknisk Pårørende Ledelse Gunn Lenarczyk Jan Christian Halla Jan Erik Berg Jannike Henriksen Nyiredy Elisabeth Olsen Tonje Bostad Jan Henriksen Irene Husebø Margrethe Løvlid Liv Rollheim Inger Nedal Ingunn Rese Kari-Anne Aamold Olav Sundgaard Kine Storholt Thor Steffensen Harald Mjelva Marit Gano Paal Nustad Ann-Kristin Smilden Odd Harald Amundsen Lars Christiansen Bjørn Engebretsen Elisabeth Ruud Rønning Lisa Kristine Hagen Trine Anette Eriksen Torild Thorvaldsen Kristin Standal Bente Molvær Nesseth Vigdis Vagle Karin Sjølinder Heidi Elise Rygg Mariann Iversen Lene Gundersen Sævik
Invitasjon til deltagere Sted: Rud idrettspark Ønsker dere velkommen til Workshop i prosjektet Tryggere hverdag. Vi er opptatt av å fange din erfaring og dine behov. Gjennom dagen skal vi jobbe i grupper og presentere for hverandre Program Velkommen v/bk Introduksjon til Gruppeprosess v/ Halogen Vi kartlegger behov og utfordringer Lunsj Hvordan kan morgendagens teknologi forbedre din hverdag Oppsummering og avrunding Takk for i dag v/bk PS Vi starter dagen med kaffe og litt frukt kl 08:45.
Målet med dagen - Kartlegge behovet og utfordringene - Ikke finne løsning Vi skal få fram brukernes behov som de er i dag og som de kan bli i framtida https://www.youtube.com/watch?v=ivg56tx9k WI
Brukernes scenario
Hovedpoeng fra scenariet Brukergruppen jobbet med morgendagens leilighet/bolig. Tilrettelegging med fokus på egenmestring, selvstendighet, påminnelse og sikkerhet var sentralt i diskusjonen Vi kan få opp et bilde når noen ringer på. Det kan komme på TV som vi kjenner Vi har behov for å være selvstendig i intime situasjoner og ønsker å dusje og stelle oss sjøl. Utstyr må tilpasset den enkelte Det er fint med skjermer i alle rom. Å sørge for påminnelse utgjør en viktig funksjon her Teknologi kan hjelpe oss med å løse praktiske oppgaver som støvsuging, vanning, gressklipping og søppelhåndtering Sensorer er fint. De kan gjerne gi oss en påminnelse når vi går ut Det må være enkelt å bruke. Vi styrer gjerne utstyret med tale/stemme
De pårørendes scenario
Hovedpoeng fra scenariet Bærebjelken i diskusjonen var muligheten til 2-veis kommunikasjon. Dette vil skape trygghet hos oss som pårørende Det er viktig å kunne ha kontakt digitalt - å kunne motta og gi info Vi kan hjelpe til med å sette på musikk, etc. fra et annet fysisk sted Ikke innfør fremmedgjørende dingser. TV er en kjent plattform bruk den TV kan brukes til varsler. Mor, hjemmesykepleien er hos deg om ti minutter "Utstyret må være enkelt i bruk "Vi vil ha tilbakemelding når ting ikke går etter planen. Dette må tilpasses den enkelte pårørendes behov og livssituasjon
De ansattes scenario
Hovedpoeng fra scenariet Å ha nok informasjon er et stort behov. Kompleksitet rundt bruker fører til at alle involverte instanser har behov for å dele info med hverandre. Vi har behov for å håndtere kompleksiteten som omgir bruker. Vi vil ha nok og riktig informasjon på rett tid. Dette fører til økt sikkerhet, og trygghet for at Olsen får riktig hjelp Vi trenger en felles kommunikasjonsløsning: Olsen trenger mange tjenester og alle er kobla til felles kontrollrom som er tverrfaglig bemannet. Disse bidrar til at Olsen får riktig sammensatte tjenester. Olsen kommuniserer med kontrollrom som deler info videre. Skya samler alt Olsen slipper å gi samme info gjentatte ganger, og han/hun bestemmer hvem som har fått tilgang på hvilken informasjon Ansatte og brukere blir mer selvhjulpne og selvstendige Med felles plattform og journalsystem så får vi flyt i arbeidsprosesser
Tekniske tjenesters scenario
Hovedpoeng fra scenariet De teknisk ansatte jobbet med kanovelt i en annen kommune som utgangspunkt. Alarm må tåle vann og kryssing av kommunegrenser Varsel om ulykke må gå inn til sentral. Lyd, bilde og gps-koordinater kommer fram til kompetent mottaker på sentralen.2-veis kommunikasjon er viktig Sentral må vite hvem som skal varsles, i dette tilfellet utrykningen først, deretter pårørende og hjemmesykepleie. Også servicetekniker skal ha beskjed da hun må sjekke utstyr All relevant info de har på bruker må gå direkte til utrykningspersonalet Teknologien må virke uansett. Fleksibilitet er viktig. Med denne typen system kan bruker opprettholde et liv med aktivitet som han/hun brukte å gjennomføre også før hjelpebehovet inntrådte
Ledernes scenario
Erfaring behovskartlegging Rett fokus, se på behov og ikke løsning Sørget for at det ikke ble fokus på teknologi. Involvering og forankring Avdekket reelle behov og utfordringer hos brukergruppene. Fellesforståelse Tverrfaglig Helhetlig forståelse av utfordringen
Etterarbeid Et møte for overlevering og gjennomgang av resultat av behovskartleggingen Resultatet var i form av oppsummering i Powerpoint, Slides og bilder fra hele dagen «Plakat i form av oversikt over dimensjonene med resultat» tar med til gardemoen
Del 2
Notat til invitasjon til dialogkonferanse Notatet er utformet på bakgrunn av : Erfaring med velferdsteknologi over tid i Asker og Bærum kommune Deltagelse og felles arbeid i regi av Samveis blant annet KLIO arbeid( Oslo-, Trondheim-, Fredrikstad-,Nøtterøy-, og Bærum kommune.) Behovskartlegging 16/6-2015 Første utkast sendt medio juli. Bearbeidet i august Kunngjort 18/8 Dialogkonferanse 18/9
Dialogkonferanse 0800-0830 Registrering 0830-0845 Velkommen v/ Bente Molvær Nesseth, Pleie og omsorg Bærum kommune. 0845-0900 Leverandørdialog og samspill i offentlig sektor v/ Gørill Horrigmoe, prosjektleder Nasjonalt program for leverandørutvikling 0900-0915 Om Nasjonalt program for velferdsteknologi v/ Thor Steffensen, Helsedirektoratet 0915-0945 Behovet for Responssentertjenester og trygghetsskapende teknologi v/ Asker kommune - Bærum kommune og Halogen As 0945-1000 Helsedirektoratet rolle (arkitektur, standarder etc) v/ Helsedirektoratet 1000-1015 Pause med litt servering og mulighet for å snakke sammen 1015-1045 Spørsmål og dialog 1045-1100 Veien videre v/ Ann-Kristin Smilden Prosjektleder for prosjektet Tryggere hverdag.
Hva skjedde på konferansen Innspill og spørsmål om anskaffelsen Dokumentert i eget referat Innspill til gjennomføring av 1:1 møtene Bruke god tid i mellom 1:1 møtene Ha med teknologer i anskaffelsesprosessen Få spørsmål fra leverandørene Første gang man samlet både kommuner og leverandører til et møte. Alle presentasjoner og referat lagt ut på Doffin
Tidslinje for dialogkonferanse til gjennomført 1:1 møter Foreløpig innkalling sendt i september 12/10 Prosjektmøte Planlegging av gjennomføring gjennomgang av innspill og 1:1 møtene( hvem kan hvilke dager) 19/10 sendte ut møtetidspunkt til leverandørene 26/10 3/11 Gjennomførte 1:1 møtene 10/11 Prosjektmøte Oppsummering refleksjon 1:1 møtene 16/10 frist for innspill fra leverandørene 22/10 Prosjektmøte og gjennomgang av innspill i fellesskap 9/11 Orienterte ledergruppen I PLO i BK om overordnede bilde etter 1:1 møtene. Startet diskusjon om Anskaffelses omfang-
Et eksempel møteoppsett med representerte fagområder Mandag 26.10.2015 Tirsdag 27.10.2015 Onsdag 28.10.2015 Torsdag 29.10.2015 Fredag 30.10.2015 08:30-09:15 Leverandør 1 Leverandør 4 Leverandør 7 Leverandør 10 Hjemmebaserte tjenester /natt tjenesten Tildeling - Trygghetsalarmer IT/ Arkitektur Anskaffelse 11:30-12:15 Leverandør 2 Leverandør 5 Leverandør 8 Leverandør 11 Hjemmebaserte tjenester /natt tjenesten Tildeling - Trygghetsalarmer IT/ Arkitektur Anskaffelse 14:30-15:15 Leverandør 3 Leverandør 6 Leverandør 9 Leverandør 12 Hjemmebaserte tjenester /natt tjenesten Tildeling - Trygghetsalarmer IT/ Arkitektur Anskaffelse
1:1 møte med leverandørene Agenda Velkommen kort informasjon v/asker og Bærum kommune (10 min) Leverandør presenterer sine innspill (20 min) Spørsmål fra kommunen (15 min)
1:1 møtene spørsmål Hvordan vil dere gå frem ved oppsett av en trygghetstjeneste ute hos en innbygger? Hvordan vil dere gå frem hvis den tekniske løsningen ute hos en innbygger ikke fungerer? Hvordan tenker dere at velferdsteknologiske løsninger som kommunene allerede har anskaffet eller ønsker å kjøpe fra andre leverandører, skal bli integrert inn mot deres løsning? Har dere noen innspill til hvordan hjemmesykepleien som er ute på veien kan jobbe mer effektivt ved bruk av deres løsning? Hvordan vil dere gå frem hvis det blir et krav om en integrasjon med kommunens EPJ?
Oppsummering fra 1:1 møtene La vekt på tidsrammen men en frihet for leverandøren i forhold til presentasjon/dialog. Veldig forskjellig hvordan de løste gjennomføringen. Fokus på innspill og lytte og ikke tenke evalueringer av løsning/leverandør Spørsmålene ble stilt på litt ulik måte avhengig av form og innhold i innspillene og i dialogen med leverandøren. Skrev oppsummering fra møtene for internt bruk (ikke referat)
Eksempel på Innspill Start med det trygghetsskapende Unngå «vendorlocking» Ha en plan om gevinstrealisering Bevisst forhold til planlagte- og ikke planlagte tjenester Fokus på informasjonsutveksling Sett høye krav til oppetid Leverandør bør ha ansvar for dekning Sette funksjonelle krav til responssenteret og sensorløsninger Befaring for å sikre dekning Mulighet for mobilt alarmmottak Sikre faglige vurderinger på responssenter Avstandsoppfølging (helse) bør også inngå Bruk tid på kravarbeid Bruk innkjøpsmakten Ha fokus på fleksibilitet Selvtest av sensorløsninger hos bruker Vurder rekkefølge på innføring Bruk kjent teknologi der det er mulig Krav om at leverandør må følge standarder, bør være en del av vedlikeholdsavtalen Snakk med andre kommuner Definere krav hva som ligger i vedlikehold og hva som er endringer Sett krav om integrasjon mot EPJ Sett krav til overvåking 24/7 Fjernkonfigurering av sensorikk Sett målekrav til tjenesten, f.eks. responstid Sikre samhandling mellom tjeneste- og teknologiinnovasjon Tenk volum og samarbeid Støtte for oppfølging og prioritering Ikke skill trygghets- og medisinsk oppfølging Sørg for en redundant løsning Krav til roaming
Innspill kategorier I Anskaffelsen og prismodell Om det skal være en eller flere anskaffelser Ansvarsdeling kommune og leverandør Leasing/kjøp Sikre at leverandør kan ta inn nye og produkter fra andre leverandøren i porteføljen innovasjon Standarder/teknologi Følge de nasjonale kravene til standardisering og arkitektur Følge åpne standarder slik at nye innovative produkter kan tas i bruk.
Anskaffelsene består av følgende elementer Betjening av responssenter «Dingser» Produkter hjemme hos eller på bruker Kommunikasjon Responssenterløsning Teknisk plattform med funksjonelle egenskaper Uttrykningstjeneste NB!! Digitalisere både «dingsen» og responssenterløsningen
Innspill kategorier II Tjenester og deltjenester som skal inngå? Bekreftelse på at kjøp av tjenester er riktig Teknisk drift? Hvilke velferdsteknologiske tjenester skal inngå? Samhandling og mobilitet Fleksibilitet i forhold til organisering av ulike velferdsteknologiske tjenester Sikkerhet og beredskap Redundans og oppetidskrav
Del 3
Spørsmål Inndeling av anskaffelsen i en eller flere kontrakter? Hvem skal ta ansvar for kommunikasjon og dekning? Hvordan følge utviklingen i sensormarkedet ønske om å ta inn nye produkter/tjenester?
Spørsmål Hvilke velferdsteknologiske tjenester skal vi anskaffe? Trygghetsalarm med «tilbehør» brann, dørsensor med mer GPS lokalisering for ulike målgrupper Medisindispenser E-lås Video/kamera tilsyn Hvordan organisere tjenestene rundt de velferdsteknologiske løsningene? Hvilken informasjon skal i EPJ og hvordan løse det? Hvordan sikre at vi på sikt kan ta inn medisinske tjenester?
Linker http://www.samveis.no/ Dokumenter dialogkonferansen https://kgv.doffin.no/ctm/supplier/documents/folder/135037