Saksnr.: 2009/2753 Løpenr.: 45937/2013 Klassering: C33 Saksbehandler: Stein Cato Røsnæs Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Opplæring, kultur og helsekomiteen 19.11.2013 Fylkestinget 04.12.2013 Fylkesscene Østfold - status høsten 2013 Vedlegg 1 Signert intensjonsavtale om tomt Østfold fylkesscene 2 Fylkesscene Østfold - Søknad om tilskudd fra Kulturdepartementet til kulturbygg - post 73 Nasjonale kulturbygg 3 Fylkesscene Østfold - Rapport om driftsproblemstillinger - Sandnes Kunst - og Kulturhus KF 4 Østfold Fylkesscene - Kvalitetssikringsrapport drift og organisering - Kulturhusplan DA 5 Notat om avgifts behandling ved oppføring og drift av Fylkesscene Østfold 6 Fremdriftsplan Fylkesscene - pr. oktober 7 Fylkestingets vedtak i PS 6/2013 "Etablering av Fylkesscene Østfold - Søknad om tilskudd over statsbudsjettet - under kapittel 320 post 73 Nasjonale kulturbygg" 8 Kompensasjonsrett for merverdiavgift - Fylkeskulturscene Bakgrunn for saken I PS 6/2013 «Etablering av Fylkesscene Østfold søknad om tilskudd over statsbudsjettet under kapittel 320 post 73 Nasjonale kulturbygg», fattet Fylkestinget vedtak om at arbeidet med Fylkesscene Østfold i maskinhallen på gamle FMV området videreføres. Fylkesrådmannen fremmer denne saken, i tråd med vedtak i ovennevnte sak, der det bes om at en statusrapport fremlegges for fylkeskommunens politiske organer i løpet av 2013. Forslag til statsbudsjett ble lagt frem 14. oktober. Fra Prop. 1 S (2013 2014) Proposisjon til Stortinget, fremkommer følgende formulering «Østfold fylkeskommune og Fredrikstad kommune har planleggings- og gjennomføringsansvaret for et nybygg på 4 955 kvm brutto for Fylkesscene i Østfold. Bygget skal etableres på området til tidligere Fredrikstad mekaniske verksted, eksteriørmessig som kopi av den opprinnelige maskinhallen. Bygget vil inneholde scene for teater, opera, dans, musikk og nysirkus. Den store flerbrukssalen vil få 725 seter i mobilt og permanent amfi. Med flatt gulv er det plass til 1 300 personer i salen. Planen er at bygget skal stå ferdig høsten 2016. Kostnadsrammen er på 328,4 mill. kroner. Rammen for det statlige tilskuddet settes til 100 mill. kroner. Det
forutsettes at prosjektkostnader i 2014 i all hovedsak dekkes av de regionale tilskuddspartene. Fra statlig side foreslås det 1 mill. kroner i bevilgning i 2014 og en tilsagnsfullmakt på 99 mill. kroner.» Søknad om tilskudd fra Kulturdepartementet til kulturbygg post 73 Nasjonale kulturbygg, for Fylkesscene Østfold, er i regjeringens forslag til budsjett pr. 14. oktober 2014, som vi ser imøtekommet med en tilsagnsfullmakt på 99 millioner kroner og med en bevilgning på 1 million kroner i 2014. Ordfører i Fredrikstad og fylkesordfører i Østfold har sendt brev til Kulturdepartementet v/kultur- og kirkeminister Thorhild Widvey, med anmodning om at Fylkesscene Østfold ivaretas i endelig statsbudsjett for 2014. I dette ligger en aksept for at Fylkesscene Østfold vil kunne ivareta de mål og intensjoner som er satt for ordningen og at søknaden faglig sett er godkjent slik forprosjektet er utarbeidet. Som forutsetning til forslag om tilskudd under post 73 Nasjonale kulturbygg, fremkommer følgende formulering: «Under denne posten gis det tilskudd til bygninger og lokaler for institusjoner og tiltak som har en nasjonal oppgave, en landsomfattende funksjon eller en viktig landsdelsfunksjon. Prosjektene kan være ombygging av eksisterende bygninger og/eller nybygg. Byggeprosjektene skal dekke behov for forsvarlig areal og funksjonalitet og/eller økt sikkerhet. Bygningene skal ha høy arkitektonisk kvalitet.» Fakta Arbeidet med Fylkesscene Østfold i maskinhallen på gamle FMV området er videreført i tråd med vedtak og i samsvar med de foreliggende forprosjektrapporter. I samarbeid med Fredrikstad kommune, er det etablert to delprosjekter, drift og bygg. Prosjektet er pr mars 2013 administrativt overført til Fredrikstad kommune, som også har ansvaret for prosjektledelsen. Det er utarbeidet en intensjonsavtale om tomteerverv, «Signert intensjonsavtale om tomt Østfold Fylkesscene», se vedlegg. Værste AS forutsetter at intensjonsavtalen vil bli erstattet av en ny avtale mellom partene, straks man har fått avklart endelige tomtegrenser og avklart rettigheter knyttet til adkomst, tilgang fasade for vedlikehold, håndtering av rømningsveier utendørs eller gjennom fremtidig bygg og nødvendig brannsikring mot kommende prosjekt. Søknad om tilskudd over statsbudsjettet under kapittel 320 post 73 Nasjonale Kulturbygg, ble oversendt Kulturdepartementet innen fristen 1. mars 2013. Se vedlagte søknad, eks. teknisk dokumentasjon «Fylkesscene Østfold Søknad om tilskudd fra Kulturdepartementet til kulturbygg post 73 Nasjonale kulturbygg» Det er i søknaden lagt opp til at investeringskostnadene (eks. mva.) deles med 1/3 på hver av partene, staten ved Kulturdepartementet, Østfold fylkeskommune og Fredrikstad kommune. Fredrikstad kommune har avsatt kr. 90 millioner i Handlingsplan (Økonomiplan) 2013 2016 og bystyret har vedtatt at de resterende midlene skal søkes innarbeidet i budsjett- og handlingsplan for 2014 2017, som vedtas i desember 2013. Fredrikstad kommune har således gjort nødvendige vedtak, i tråd med forutsetningen som Fylkestinget satt i sitt vedtak i PS 6/2013. Fylkesrådmannen ble gitt fullmakt til å benytte inntil kr 1,5 mill i 2013, til ytterligere detaljering og kvalitetssikring av prosjektet (investeringer og drift) og utarbeidelse av 2
anbudsgrunnlag. Videre til å kunngjøre prosjektet, med forbehold om endelig politisk behandling i løpet av første kvartal 2014. Fredrikstad kommune har likelydende vedtak. Bygg Prosjektet er kunngjort i tråd med fullmakter fylkesrådmannen fikk i vedtak i PS 6/2013. Som gjennomføringsmodell er det valgt Samspillsentreprise med incitament. Det er en forholdsvis ny entreprisemodell som karakteriseres ved at entreprenør bringes tidligere inn i prosjektet enn ved tradisjonelle gjennomføringsformer. Sammen med arkitekt, tekniske rådgivere og underentreprenører, skal entreprenøren være med å utvikle prosjektet slik at alle parters erfaring og kompetanse tilflyter prosjektet så tidlig som mulig, og sammen arbeide seg frem til et forprosjekt med en målpris. Oppdragsgiver vil dermed få ett produkt som bedre ivaretar sine behov, samtidig som prisen på prosjektet fastsettes tidlig i fasen. Deretter utføres arbeidene enten som totalentreprise, eller man går videre med samspillsentreprise der eventuelle over-/underskridelser av målpris, begrenset oppad til vedtatte kostnadsramme, fordeles mellom partene. Det ble avholdt en tilbudskonferanse den 26. juli 2013 og ved tilbudsfristens utløp hadde NCC AS, Skanska Norge AS og AF Bygg Østfold levert tilbud. Anbudsevalueringen er gjennomført iht. tildelingskriterier oppgitt i konkurransegrunnlaget for Fylkesscene Østfold, samspillsavtale, der det er evaluert på pris og kvalitet. Etter gjennomgang av de innkommende anbud, ble AF Bygg Østfold innstilt den 28.08.2013. Etter klage på innsynsbegjæring, evaluering m.m. ble klagefrist forlenget med 1 uke. Ingen klage er mottatt. Samspillet er inngått med samspillsavtale del 1, som omfattes av fase 1 og fase 2 og er basert på NS8401 formular. Fase 1, beregnet avsluttet i uke 50, inneholder usikkerhetsanalyse med fokus på og avdekke større usikkerheter i forprosjektet og bearbeide disse videre slik at usikkerheten minimeres. Videre består fase 1 av egenkalkyle av foreliggende forprosjekt fra entreprenørgruppen. En vil her få en kalkyle som benyttes videre som målpris for prosjektet. Det utarbeides en sammenstillingsrapport, som danner grunnlag for politisk behandling i første kvartal 2014. Fase 2 inneholder videre arbeid med grunnlag fra fase 1 hvor en detaljprosjekterer og utarbeider en omforent kravspesifikasjon med omforent målsum for prosjektet. Fase 2 er beregnet avsluttet uke 27. Avtalen er inngått med opsjon om å avslutte samspillet etter utført fase 1, dersom prosjektet ikke videreføres, jfr. varslet vedtakssak i første kvartal 2014. Samspill fase 1 er igangsatt med avtale om 5 samspillsmøter hvor en søker og avklare ulike temaer som er knyttet til prosjektet. Mellom samspillsmøtene gjennomføres nødvendige avklaringsmøter og særmøter mellom partene. Status for prosessene avstemmes i hvert samspillsmøte. Det inngås også avtaler med rådgivergruppen som samsvarer med overordnet samspillsavtale. Dette i tråd med budsjett Arbeidet med entreprenør i samspillsfasen er godt i gang og avtalt målpris med entreprenøren, etter planen ferdig i uke 50, vil være grunnlaget for kvalitetssikringen av forventet investeringskostnad, som er planlagt fremmet i sak til Fylkestinget og Bystyret i Fredrikstad i første kvartal 2014, om endelig finansiering av prosjektet. Detaljregulering av 3
området for Fylkesscene er igangsatt og planforslaget ble oversendt til kommunal behandling 11.07.2013. Drift Det er innhentet to uavhengige vurderinger knyttet til driftskonseptet og det antydede behovet for årlig driftstilskudd. Videre er det innhentet et notat om avgiftsbehandlingen ved oppføring og drift av Fylkesscene Østfold. De tre rapportene er alle vedlagt denne saken. «Fylkesscene Østfold Rapport om driftsproblemstillinger Sandnes Kunst og kulturhus KF» Utarbeidet av Anders Nettland, daglig leder, «Østfold fylkesscene - Kvalitetssikringsrapport drift og organisering» Utarbeidet av Rune Håndlykken Kulturhusplan DA og «Notat om avgiftsbehandlingen ved oppføring og drift av Fylkesscene Østfold» Utarbeidet av Terje Bakke Ernst & Young. Hovedkonklusjonene fra disse rapportene kan kort oppsummeres i følgende punkt: Det anslåtte årlige driftstilskuddet som er antydet gir et godt grunnlag for drift. Aktivitetsnivået og publikumspotensialet er forsiktig anslått. Utfordringen knyttet til kompensasjon for merverdiavgift ved oppføring og drift av kulturhus er stor og vanskelig og forutsi refusjonsprosenten før erfaringer med ordinær drift foreligger. De vedlagte rapportene sammenstiller Fylkesscene prosjektet med Sandnes Kulturhus og Lillestrøm kulturhus, videre har det vært dialog med Kilden i Kristiansand og Ælvespeilet i Porsgrunn, for å kvalitetssikre elementer rundt driften av en fremtidig Fylkesscene. Det er fortsatt behov for ytterligere detaljeringer i arbeidet med driftsbudsjettet, herunder detaljert bemanning, utnyttelsesgrad og publikumsmål, anslått gjennomsnittlig billettprisnivå, men begge rapportene konkluderer med at det anslåtte driftstilskuddet fra Østfold fylkeskommune og Fredrikstad kommune på 4,4 mill. kroner vil være dekkende og gi et godt grunnlag for daglig drift og noe egenproduksjon. Det pekes på at aktivitetsnivået og publikumsanslaget er lavt anslått og bør økes for å få en bedre utnyttelsesgrad på investeringen. Samtidig er vurderingen at bemanningen er satt for lavt. Det er grunn til å anta at en økning i inntekter, som følge av oppjustering av publikumsanslaget, vil aggregere økte inntekter til å dekke det påpekte behovet for en noe høyere bemanning. Hovedkonklusjonen om at det anslåtte årlige driftstilskuddet som er antydet, gir et godt grunnlag for drift, påvirkes derfor ikke av justeringer av denne art. Østfold kulturutvikling har etablert et stort nettverk av frivillige organisasjoner, amatører og profesjonelle miljøer innenfor kunstfeltet. Dette vil danne grunnlaget for og være basisen i et økt samarbeid rundt å utvikle scenekunsten i Østfold. Østfold kulturutvikling har allerede etablert et «Kulturhusnettverk», bestående av de desentraliserte kulturhusene/scenene i fylket. Det allerede etablerte nettverket vil være bli sentralt, sammen med driftsorganisasjonen ved Fylkesscenen, i å initiere og organisere fylkesomfattende oppsetninger. Eksempler på dette kan være UKM og kor kamp for å nevne noen. Det er også dialog med «Dansekunst Østfold», som er en kulturaktør som er interessert i å etablere et samarbeidsforhold med Fylkesscenen. Sammen med de ovennevnte institusjonene, som allerede er etablert, vil etablering av en fylkesscene, med avsatte ressurser til egenproduksjoner, kunne gi de fasilitetene som er nødvendig for å operasjonalisere konkrete samarbeidsprosjekter. Den fulle effekten og konkrete synergier av slikt samarbeid, 4
vil først avspeiles når hele driftsorganisasjonen er etablert og nødvendig prøvedrift er gjennomført. I det driftsbudsjettet som er utarbeidet er det tatt høyde for at frivillige organisasjoner skal kunne få benytte fylkesscenen til redusert leie. Når driftsorganisasjonen er etablert, må det utarbeides rutiner og retningslinjer for slik bruk. I rapporten utarbeidet av Sandnes kulturhus KF, er nettopp dette momentet pekt på som en nødvendighet og suksessfaktor. Det er så langt vi har utredet ikke noen gode verktøy for å måle markedsgrunnlaget for et prosjekt av denne art. Det henvises til at enkelte kommuner, i en større sammenheng, har gjennomført felles innbyggerundersøkelser, der kulturbruken har vært ett av flere tema. Fylkesrådmannen er av den oppfatning at det vil bli både dyrt og omfattende å utvikle en adekvat spørreundersøkelse og å gjennomføre en slik markedsundersøkelse for dette prosjektet. Det som nevnes i rapporten fra Sandnes kulturhus er; «En utfordring er at erfaring fra Rogaland (og sikkert andre steder) tilsier at publikum ofte blir begeistret ETTER at kulturhuset har åpnet, basert på egne opplevelser i det nye kulturhuset.» Den som oppfører et kulturhus kan ha rett til både kompensasjon for inngående merverdiavgift og fradrag for inngående merverdiavgift. Hvorvidt det foreligger rett til refusjon (en samlebetegnelse for kompensasjon og fradrag) for merverdiavgift, og hvor omfattende denne retten er, er avhengig både av hvem som bygger/hvem som drifter bygget, og den konkrete bruken av bygget. I de tilfeller der det foreligger fradragsrett etter merverdiavgiftslovens bestemmelser foreligger det ikke rett til kompensasjon for inngående merverdiavgift, jfr. kompensasjonsloven 4 annet ledd nr. 1. Utfordringen knyttet til kompensasjon for merverdiavgift ved oppføring og drift av kulturhus er stor og det er fortsatt knyttet noe usikkerhet til anslaget i den vedtatte finansieringsplanen for Fylkesscene Østfold, der det er lagt til grunn at det foreligger rett til 90 % refusjon. Det er behov for mer arbeid og utredning med å detaljere bruken av bygget og organiseringen av driften, for om mulig å kunne anslå forventet refusjon knyttet til investeringen noe mer sikkert. Prosjektet er i dialog med Skatt Øst om disse problemstillingene, se vedlagte svar fra Skatteetaten, men det gjenstår en del arbeid før ovennevnte risiko kan reduseres og konsekvenser for driften kan anslås mer konkret. Fylkesrådmannens vurdering Fylkesrådmannen viser til at fylkestinget flere ganger har fattet verbalvedtak om fylkesscene, ved behandling av årsbudsjettet for 2012: «Vi vil søke å realisere den planlagte fylkesscenen i Fredrikstad så snart som mulig» og senest i PS 6/2013 «Etablering av Fylkesscene Østfold søknad om tilskudd over statsbudsjettet under kapittel 320 post 73 Nasjonale kulturbygg». Prosjektet har blitt utredet basert på konkrete bevilgede prosjektmidler, finansiert fra regionalt utviklingsfond, og prosjekteringen er innenfor de bevilgningene som er gitt. Det videre arbeid viser, i tråd med konklusjonene i forprosjektet, at det er gjennomførbart å etablere en funksjonell scene på den valgt plasseringen. En samlokalisering med andre bygg ville kunne gitt synergieffekter mht. fellesbruk, men er ikke vurdert, da politiske vedtak om lokalisering av Østfold Fylkesscene har vært entydig. Den valgte plasseringen har krevende grunnforhold, som gir noe høyere byggekostnader og gir noen begrensninger for byggets utforming. Fylkesrådmannen er av den oppfatning at disse kostnadene mer enn oppveies av tomtens unike beliggenhet i Fredrikstad sentrum. Fylkesscene søkes lokalisert i et område 5
med en unik kulturhistorie, på et av det mest pulserende området av fylket, et område som har nødvendig kraft i seg til å utvikles som et berikende møtested for fylkets innbyggere. Fylkesscenen vil ha nær tilknytting til kollektiv knutepunkt og kunne utvikles til å yte et godt bidrag til en byutvikling, som fylkesplanen har pekt på som en motor for utviklingen av regionen. Fylkesrådmannen ser en betydelig kulturfaglig merverdi ved å realisere en fylkesscene. For innbyggerne i Østfold vil man kunne få et bredere kulturtilbud og regionen som helhet vil få styrket attraktivitet. Fylkets profesjonelle scenekunstinstitusjoner vil få en utviklingsmulighet innen dramatikk, sang, dans, musikk og nysirkus. Og da i et format ingen andre kulturhus har i Østfold og som i visse oppsetninger krever at profesjonelle og amatører må samarbeide, slik vi for eksempel ser under Opera Østfolds oppsetninger på Fredriksten festning. I slike sammenhenger vil de profesjonelle artistenes utvikling kunne føre til økt kunstnerisk kompetanseheving hos amatørene, til glede for Østfolds innbyggere, som får ta del i opplevelsene dette frembringer. En utvikling vi for øvrig nå ser flere andre regioner i Norge får med sine nye, landsdelsdekkende kulturhus for scenekunst. Når det gjelder driftsbudsjettet, registrerer fylkesrådmannen at konklusjonene i de vedlagte rapportene, er at forespeilet driftstøtte danner et godt grunnlag for drift. Fylkesrådmannen er av den oppfatning at det fortsatt er usikkerhet omkring om refusjonsgraden blir 90 % av merverdien på investeringen, som er benyttet i finansieringsplanen. Problemstillingens kompleksitet er av en slik art, at det kan bli aktuelt med et scenario, der endelig avklaring på refusjonsgrad først blir endelig etter noen års drift. Dersom det gis tilskudd i statsbudsjettet og prosjektet blir vedtatt fullfinansiert i kommunestyre og fylkesting, er fylkesrådmannen av den oppfatning at det må vurderes om det skal nedsettes en politisk styringsgruppe for gjennomføring av prosjektet fram til ferdigstillelse og et valgt styre for virksomheten trer i funksjon. Det kan i et slikt komplisert prosjekt være problemstillinger av både prinsipiell og spesifikk art, som vil kreve en rask beslutningsprosess. Det er pekt på at driften for Fylkesscene Østfold bør være organisert som et IKS, med tilhørende styre og vedtekter. Det må også vurderes om forhold som det ikke er naturlig å ta med i IKS vedtekter, bør omtales i en samarbeidsavtale partene i mellom som legges ved vedtektene. Spørsmål knyttet til politisk styringsgruppe, IKS med styre, vedtekter, samarbeidsavtale og et endelig navn på institusjonen utredes og legges fram til politisk behandling i kommunen og fylkestinget i februar 2014. Fylkesrådmannen har tidligere uttrykt bekymring for de merkostnader fylkeskommunen får både i form av investeringsmidler og løpende driftsutgifter, ved å gjennomføre dette prosjektet. En forutsetning for å realisere prosjektet er statlig medfinansiering. Når denne nå er foreslått i statsbudsjettet for 2014, er fylkesrådmannen av den oppfatning at prosjektet videreføres i tråd med tidligere vedtak, og at det som planlagt fremmes sak om endelig finansiering i løpet av første kvartal 2014, da vedtatt statsbudsjett for 2014 er kjent. 6
Fylkesrådmannens forslag til innstilling Fylkestinget tar statusrapporten for Fylkesscenen til orientering. Sarpsborg, 29. oktober 2013 Atle Haga fylkesrådmann Håkon Johnsen fylkesdirektør 7