Byplans rolle/oppgave Virksomhet Byplan er både myndighetsutøver etter plan- og bygningsloven og samfunnsaktør i byutviklingsspørsmål, særlig innenfor fysisk planlegging og byutforming. Byplan skal sikre planberedskap for videre samfunnsutvikling Overordnet strategisk samfunns- og hovedplanansvar innen byform, inkludert torg, grønt- og gatestruktur, arkitektur, estetikk og kulturminner Rullere kommuneplanens arealdel, utarbeide kommunedelplaner (areal- og temaplaner), reguleringsplaner Byplan saksbehandler innsendte planer, byggesaker mv Gi veiledning og saksbehandle reguleringsplaner Gi veiledning og behandle bygge-, dele- og seksjoneringssaker Gi veiledning og behandle serverings- og alkoholbevillingssaker Planleggingsoppgaver og saksbehandling knyttet til samferdsel, trafikksikkerhet og parkering
Organisering og ansatte Hilde Haslum Anders Johansen er vikar for Anders Johansen/ I alt ca 37 ansatte; 2 i stab, 15 på plan, 1,5 innen bevilling og 18 på byggesak
Plan og byggesak - status Problemstillinger Selvfinansiering av byggesak Brukertilfredshet byggesak STATUS OG STRATEGISKE TILTAK FOR BEDRET BRUKERTILFREDSHET OG ØKONOMI Brukerundersøkelser og dialogmøter siste fem år Utviklingsprogram for bedre brukertilfredshet ASSS-rapport om byggesak og økonomi
ØKONOMI Regnskap byggesak 2009 2010 2011 2012 (pr 31.7) 2012 (budsjett) Lønnsutgifter 9 609 000 9 956 000 11 066 000 6 532 000 12 033 000 - vikar 113 000 126 000 45 000-260 000 - overtid 274 000 190 000 188 000 253 000 103 000 Ekstrahjelp / konsulent 527 000 155 000 215 000 152 000 107 000 Refusjon sykelønn og fødselspenger -744 000-423 000-434 000-437 000-215 000 Driftsutgifter 417 000 649 000 635 000 430 000 674 000 Gebyrinntekter (kr) -4 761 000-6 306 000-12 098 000-8 498 000 13 027 000 Gebyrinntekter (%) 49 % 61 % 105 % 127 % -103 %
Rettssikkerhet Rettssikkerheten er ivaretatt gjennom lovens saksbehandlingsforskrift og Forvaltningsloven. Dette regelverket skal sikre at hver sak blir tilstrekkelig utredet før vedtak og en prosess hvor alle med partsinteresse får anledning til å uttale seg. Bestemmelsene inneholder også en klageadgang, slik at parter i en sak som ikke er fornøyde med vedtaket kan få en ny vurdering først av den som har fattet vedtaket (administrasjonen på delegasjon eller politisk utvalg). Hvis den som har fattet vedtaket ikke finner grunn til å endre vedtaket, går saken videre til Fylkesmannen for endelig avgjørelse. Alle saksdokumenter (med noen ytterst få unntak) er offentlige dokumenter som er tilgjengelige for alle bl.a. gjennom kommunens relativt nye innsynsløsning på nettet.
Klagesaker og omgjøring 2007-juni 2012 År Antall Omgjorte % omgjorte 2012 14 1 (Solbakken) pr juni 2011 30 8 26,7 2010 21 7 33,3 2009 33 7 21,2 2008 25 4 16,o 2007 30 8 26,7
Status mht økonomi m.m. Rapport fra ASSS-kommuner om byggesak ASSS står for Aggregerte Styringsdata for Samarbeidende Storkommuner. Samarbeidet i ASSS- nettverket mellom de ti største kommunene ble etablert i 1986. Bergen, Bærum, Drammen, Fredrikstad, Kristiansand, Oslo, Sandnes, Stavanger, Trondheim og Tromsø deltar.
ASSS-rapport 2010 (om 2009). 250 225 200 175 150 125 100 75 50 25 0 ASSS - Status tjeneste - Byggesak. Snitt nettverk = 100. 109 183 S ø kn ad er + meld in g er p r 1000 in n b 149 147 131 67 70 71 69 Brutto Utg. til b yg g es.p r in n b f 302) Bru tto g eb yrin n tekter b yg g es. p r. innb.(f 302) Geb yrin n tekter b yg g /seksj. p r. m2 161 S aksg eb yr en eb o lig 213 235 49 50 52 Årsverk pr. søknad og meld in g Brutto Utg. til bygge saker per søknad og melding (f 302) 173 Bru tto g eb yr- in n t. Byg g es. mm pr søknad og melding (f 302) 78 196 S akstid b yg g esak 163 163 S ykefravæ r 100 Brukertilfred sh et DRA Snitt ASSS Høyest ASSS 100 105 102 Med ar b eid ertilfred sh et
ASSS-rapport 2011 (om 2010).
ASSS-rapport 2012 (om 2011).
Figur 38 Kommuner med mange saker, få tilsyn, lang saksbehandling og lave kostnader:
ASSS- rapportene 2009 og 2011 om Drammen og de andre 10 største kommunene i landet viser at: Antallet nye byggesaker er høyt og økende, men har økt noe mindre i Drammen enn i de andre ASSS-kommunene Det drives effektiv byggesaksbehandling: ressursbruk pr sak og innbygger (både mht gebyr og fra bykassa) ligger under gjennomsnittet Brutto driftsutgifter pr innbygger var nest lavest, 26 % under snitt i nettverket. Totale gebyrinntekter målt pr innb. var lavest/nest lavest målt pr byggesak + melding. Årsverk pr 100 søknad + melding 6% under snitt i nettverket og brutto driftsutgifter pr søknad + melding var 17 % under snitt i nettverket, begge 4. lavest i ASSS. Gebyrinntektene pr ny byggesak har økt (fra 52% av snittet til 103%), gebyrinntekter pr innbygger ligger noe under snittet i nettverket. 89%). Saksbehandlingstiden varierer med regnemetode.
På vei mot selvfinansiert byggesaksbehandlingen Nytt gebyrregulativ for byggesakstjenester 1.7.2010. Mål om 100% selvfinansiering for 2012. Pr. juni 2012 på budsjett. Dvs. 100% selvfinansiering av den tiden av byggesaksavdelingens medarbeideres arbeidstid som går med til byggesaksbehandling. Planavdelingens medarbeideres bistand til byggesaksbehandlingen subsidieres fortsatt. Disse ressursene trengs for kommende planutfordringer.
Status mht brukertilfredshet pr 2010 Brukertilfredshet byggesak Brukerundersøkelser 2010 indikerte ujevn tilfredshet og for lavt servicenivå totalt sett Tilsynelatende ingen indikasjon på forbedret servicenivå fra brukerundersøkelse i 2009, til dialogmøte 2010 Vi tar resultatene fra brukerundersøkelsene på alvor; forbedringsmuligheter er kartlagt, utviklingsprogram for bedre brukertilfredshet pågår
Utviklingsprogram 2009-2011 - plan BYGGESAKSPROSESSEN Informasjon på nett til ulike typer brukere Servicetorg veiledning; mot målet med rett forventning Forhåndskonferanse forberedt og korrekt informasjon; søke løsninger Saksmottak få saken inn på rett spor fra dag en; saksbehandler med rett kvalifikasjon Brevmaler positiv ånd Evt mangelbrev; samlet og begrunnet tilbakemelding med veiledning mot målet Saksbehandling; tilgjengelighet for saksbehandler kommunikasjon mot tiltakshaver / ansvarlig søker Evt varsel om avslag; oppklaring av evt misforståelser med veiledning mot målet Vedtak; positivt eller negativt med positiv ånd Gebyr; begrunnet og i forhold til tidsbruk i saksbehandlingen Klageadgang; informasjon og veiledning HOLDNING Forståelse for brukernes situasjon den proffe og amatøren BRUKEREN TILFREDS- HET Opplevd brukertilfredshet med byggesaks tjenester ET UTVALG AKTUELLE TILTAK Workshop om etikk og holdning til brukere Idedugnad om tiltak for å bedre brukertilfredshet Foredrag fra brukere om brukernes hverdag Rollespill trening på ulike situasjoner saksbehandlere kan komme opp i (tidspress, den vanskelige samtalen, usikkerhet, sykdom / skifte av saksbehandler) Smilekurs med ressursperson på kundehåndtering Revisjon av kvalitetssystem på byggesak med bl a gjennomgang av alle faser av byggesaksprosessen Dialogmøter med brukere inntil brukertilfredsheten er tilfredsstillende Vurdere kapasitet og ressurser tilgjengelig for saksbehandling Se på samhandling / muligheter planavdeling har for å gjøre byggesaksbehandling enklere
Utviklingsprogram 2009-2011 - status BYGGESAKSPROSESSEN HOLDNING ET UTVALG AKTUELLE TILTAK Informasjon på nett til ulike typer brukere Servicetorg veiledning; mot målet med rett forventning Forhåndskonferanse forberedt og korrekt informasjon; søke løsninger Forståelse for brukernes situasjon den proffe og amatøren Workshop om etikk og holdning til brukere Idedugnad om tiltak for å bedre brukertilfredshet Foredrag fra brukere om brukernes hverdag Saksmottak få saken inn på rett spor fra dag en; saksbehandler med rett kvalifikasjon Brevmaler positiv ånd Evt mangelbrev; samlet og begrunnet tilbakemelding med veiledning mot målet Saksbehandling; tilgjengelighet for saksbehandler kommunikasjon mot tiltakshaver / ansvarlig søker Evt varsel om avslag; oppklaring av evt misforståelser med veiledning mot målet Vedtak; positivt eller negativt med positiv ånd Gebyr; begrunnet og i forhold til tidsbruk i saksbehandlingen Klageadgang; informasjon og veiledning BRUKEREN TILFREDS- HET Opplevd brukertilfredshet med byggesaks tjenester Rollespill trening på ulike situasjoner saksbehandlere kan komme opp i (tidspress, den vanskelige samtalen, usikkerhet, sykdom / skifte av saksbehandler) Smilekurs med ressursperson på kundehåndtering Revisjon av kvalitetssystem på byggesak med bl a gjennomgang av alle faser av byggesaksprosessen Dialogmøter med brukere inntil brukertilfredsheten er tilfredsstillende Vurdere kapasitet og ressurser tilgjengelig for saksbehandling Se på samhandling / muligheter planavdeling har for å gjøre byggesaksbehandling enklere
Status mht brukertilfredshet Hva måles i brukerundersøkelser? En kombinasjon av? - tilfredshet med servicenivået - tilfredshet med resultatet (avslag?) - forståelse for plan- og bygningsloven og kompliserte lover og regler man må forholde seg til - forståelse for skjerpede krav (f eks støy) Hva viser brukerundersøkelsen: DET GÅR LITT BEDRE PÅ ALLE OMRÅDER
4,5 4 3,5 3 2,5 2 brukertilfredshet 2009 brukertilfredshet 2011 1,5 1 0,5 Litt forbedret resultat på alle punkter fra 2009-2011 0 Resultat for brukerne Respektfull behandling Pålitelighet Tilgjengelighet Informasjon Generelt Snitt totalt
5 4,5 4 Private engangssøkere mer fornøyd enn profesjonelle søkere: 3,5 Snitt begge grupper 2011 3 "private" brukere, eier søker selv, enkle saker 2,5 2 "profesjonelle" ansvarlige søkere på vegne av andre 1,5 Mottar generelt for mange ufullstendige søknader. 1 0,5 Forbedret veiledning til private (servicetorg, hjemmeside) 0 Resultat for brukerne Respektfull behandling Pålitelighet Tilgjengelighet Informasjon Generelt Snitt totalt Strengere krav til profesjonelle (men vi holder årlige kurs)
Status mht brukertilfredshet Dialogmøtene i 2009 2012 (profesjonelle brukere) 2009: Dialogmøtet bekreftet ujevn kvalitet i saksbehandlingen. Kvalitet opplevdes å være avhengig av saksbehandler. 2010: Dialogmøtet signaliserte at det har vært en markant forbedring av byggesakstjenester, økt profesjonalisering, kvalitet i mindre grad avhengig av saksbehandler. Må gjerne realisere planene om et smilekurs 2012: Dialogmøtet signaliserte markert forbedring av bemanning/ kompetanse / kapasitet på byggesaksbehandlingen (resultat av gebyr). Men fortsatt noe sårbarhet mht saksbehandler. Fortsatt ikke optimal forutsigbarhet. Internt organisasjonsutviklingsprosjekt igangsatt høst 2012: Fokus på arbeidsmåter effektivitet, tydelighet, kvalitetssikring, lærende arbeidsmiljø (løpende evaluering, erfaringsoverføring)
Nye strategier og tiltak Visjon og mål for Byplan Byplans visjon: Kompetent, tydelig og pålitelig i samhandling med andre Byplan skal : Gi state-of-the-art faglige råd til rådmann, andre virksomheter og politiske organer alltid kunnskapsbasert Stå for profesjonalitet, kvalitet og service til brukere av Byplans tjenester; inkl forutsigbarhet, likebehandling og i tråd med serviceerklæring Fornye organisasjonen; bl a arbeidsformer, metoder i saksbehandling, modernisere fysisk arbeidsmiljø, styrke kapasitet (personell og ressurser) til morgendagens utfordringer Videreutvikle mål, kvalitetssystemer og rutiner for å fremme trivsel og helse for medarbeiderne og god tilfredshet blant brukerne Styrke dialog og forpliktende samhandling med virksomheter internt og eksternt.
Nye strategier og tiltak Fornyings- og utviklingsarbeid er nødvendig: Videre utvikling av interne kvalitetsrutiner og sakssystemer Nye metoder og verktøy i planleggingen. Fokus på fortsatt forbedringspotensial: Sikre/øke forutsigbarhet, transparens, lik praksis Utvikle arbeidsformer som i større grad reduserer sårbarhet mht enkeltsaksbehandlere, sykdom, kvalitetssikring, systemlæring Informasjonsflyt inn og ut og internt Tydeligere kommunikasjon av kvalitetskriterier (oftere funksjonskrav enn estetisk skjønn) Generasjonsskifte blant medarbeidere