Drangedal kommune. Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /12 2 Kommunestyret /12

Transkript

1 SAKSUTSKRIFT Drangedal kommune Arkivsak-dok. 12/ Arkivkode. --- Saksbehandler Marianne Storbukås Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /12 2 Kommunestyret /12 Organisering av næringsarbeidet i Drangedal kommune Rådmannens innstilling Kommunestyret vedtar med virkning fra : 1. Drangedal Næringsselskap AS avvikles. Rådmannen får fullmakt til å gjennomføre den praktiske avviklingen. 2. Drangedal kommune overtar arbeidsgiveransvaret for de ansatte i Drangedal Næringsselskap AS. 3. Næringsfunksjonen ledes av næringssjefen som organisatorisk legges direkte under rådmannen. 4. Det opprettes et næringsråd på 5 personer. Leder og nestleder velges av kommunestyret og de tre øvrige medlemmene velges av Drangedal næringsforening. Rådmannen utarbeider statutter for rådet. 5. Kommunestyret slutter seg ellers til de vurderingene som ligger i saken. Vedlegg Beskrivelse av næringsfunksjonen i Drangedal kommune Dokumenter i saken Sak 071/04 Kommunestyret: Opprettelse av Drangedal Næringsselskap AS Stiftelsesdokument med vedtekter vedtatt på Generalforsamlingen 20.oktober Notat av Organisering av arbeidet og fullmakt til administrasjonen Protokoll fra Generalforsamling

2 1. Innledning: Generalforsamlingen 2011 i Drangedal Næringsselskap AS, fattet etter forslag fra styret, vedtak som sitert under. Denne saken skal svare på de utfordringene som ligger i bestillingen fra Generalforsamlingen, og samtidig svare på hvilke konsekvenser eventuelle endringer vil føre til. Med til det siste hører hvordan en eventuell endring praktisk kan gjennomføres. 2. Bakgrunn: Vedtatt forslag på Generalforsamlingen i 2011 lød slik: Rådmannen bes om å foreta en total gjennomgang av måten kommunen er organisert på hva gjelder nærings- og planarbeid. Målet med gjennomgangen er å optimalisere dagens resurs- og personellbruk. Videre få løftet næringsutvikling som tema høyere på den administrative og politiske dagsorden. Bakgrunn: Næringsselskapet har operert i mer enn 6 år og har sikret at Drangedal har hatt dedikert resurs til næringsarbeid. Inntreden i Vekst i Grenland og andre erfaringer gjør at det er behov for en evaluering av organiseringen og vurdere endringer i måten kommunen driver næringsutvikling på. Stikkordsmessig nevnes hva som er viktig å få vurdert: Den totale ressursbruken inkludert merkantilt arbeid Rutiner for håndtering av post, arkivering og saksbehandling Koblingen mellom, og muligheten for, bedring av kommunens plan- og næringsarbeid Omfanget og innholdet av informasjons og kommunikasjonsarbeidet på disse områdene Innflytterprosjektets framtidige organisering, plassering og finansiering Om kommunens inntreden i Vekst i Grenland gir behov/grunnlag for administrative og organisasjonsmessige endringer Kommunens deltakelse på kurs, møter og seminarer innenfor dette saksområdet samt hvordan sikre erfaringsoverføring mellom ulike fagpersoner/miljøer. Denne saken handler ikke om innholdet i kommunens næringsarbeid. Rådmannen legger til grunn at omfang, funksjoner og innhold i hovedsak videreføres. Det vises til vedlagte dokument: Beskrivelse av næringsfunksjonen i Drangedal kommune. Dokumentet gir beskrivende bakgrunnsinformasjon for saken som behandles her. Bakgrunnen for vedtaket på generalforsamlingen, var sammenfall med Drangedal kommunes inntreden i Vekst i Grenland, samt saken om å skille drift og forvaltning i sektor for teknikk, landbruk og kultur. Spørsmålet som blei stilt var om det var synergi å hente på merkantilt, og faglig område mellom næringsselskapet og kommunen for øvrig. Videre hadde næringsselskapet selv pekt på at god samhandling i kommuneorganisasjonen var viktig for godt næringsutvikling. Det var forhold som tydet på at å ha skilt næringsarbeid ut i et eget selskap kunne føre til barrierer og manglende eierskap til oppgavene hos kommunalt ansatte. 2

3 3. Vurdering Noen innledende presiseringer og forutsetninger Saken skal omhandle hele den kommunale virksomheten og organisering som er av relevans for næringsutviklingsarbeidet i Drangedal kommune. Dette er ikke en sak om Drangedal Næringsselskap AS isolert. Rådmannen blei engasjert av generalforsamlingen, som er identisk med formannskapet. Generalforsamlingen sluttet seg til styrets forslag. Rådmannen vurderer det slik at det er formannskapet som skal motta rådmannens svar på bestillingen. Det er naturlig at styret i selskapet uttaler seg i saken før den går til formannskapet. (Styrets uttalelse fremgår på slutten av saksfremlegget) Formannskapsbehandlingen avgjør i hvilken form, eller om, saken fremmes på generalforsamlingen. Kommunestyret behandler saken til slutt. Rådmannens forslag innebærer konsekvenser som bare kommunestyret har avgjørelsesmyndighet i. Når rådmannen velger å besvare bestillingen på en relativt enkel måte, har det bakgrunn i at bestillingen er gitt ut fra en positivt vilje hos eier. Det har vært tverrpolitisk oppslutning om den linje som er valgt i næringsarbeidet. Rådmannen tolker derfor situasjonen slik at det er ønskelig å videreføre og videreutvikle dagens strategi på næringsområdet. I sak 071/04 som opprettet Drangedal Næringsselskap AS, blei det vektlagt forhold som gjør næringsutviklingsarbeid særegent i forhold til andre områder for kommunal virksomhet. Kommunen har på dette området behov for å ha en operativ funksjon og være organisert for å kunne fatte raske beslutninger. Rådmannen legger til grunn å videreføre denne tenkningen. Punktene i begrunnelsen som følger vedtaket fra generalforsamlingen omhandler i stor grad organisering og behov for organisasjonsutvikling (se kulepunktene under bakgrunn i saken). Generelt handler dette om to ting: struktur og kontinuerlig forbedring av arbeidsprosesser. Når det gjelder struktur, har rådmannen gjort noen grep og vil i denne saken ytterligere foreslå nye. Forbedring av arbeidsprosesser krever en plan og oppfølging av planen. Driftsoppgavene blei ved årsskiftet skilt fra Sektor for teknikk, landbruk og kultur. Sektoren endret navn til Sektor for plan, næring og kultur, heretter kalt PNK. Næring er tatt inn i navnet. Det har en symbolverdi, men også en realverdi når sektoren har totalansvaret for de feltene navnet indikerer. Både strukturelt og mht. arbeidsprosesser vil PNK bli det sentrale virkemiddelet kommunen benytter mht. næringsutvikling og samfunnsutvikling. 3

4 Sektoren har jobbet aktivt med teambaserte arbeidsformer, der erfaringsdeling og kompetanseoverføring er sentralt. Grensesnittene mellom fagfeltene har eget fokus og det jobbes aktivt med å få til god informasjonsflyt i organisasjonen. Medarbeiderne i Drangedal Næringsselskap AS involveres allerede i PNK`s virksomhet, men foreløpig er dette mer ad hoc enn fast struktur. Når det gjelder kommunens førstelinjetjeneste i forhold til næringsutvikling, vurderes det slik at den vil være upåvirket av foreslått endring av organisasjonsstruktur. Det er rådmannens ønske at næringsutviklingsarbeidet skal ha god samhandling med PNK, og rådmannen vil i den sammenheng foreslå at Drangedal Næringsselskap AS avvikles. Å ha et næringsutviklingsselskap har klart sine fordeler og det ville være fullt mulig å håndtere et aksjeselskap inn mot PNK, men rådmannen ser ikke hensikten i å opprettholde driften i næringsselskapet med de midlene selskapet rår over. Selskapet har da også endret strategi fra å gå inn i enkeltprosjekter med egne midler, til å få gjennomført næringsprosjekter gjennom kommunal medvirkning. Drangedal kommune har kjøpt seg inn i næringsutviklingsselskapet Vekst i Grenland AS. ViG kan til en viss grad dekke behovet for et eget næringsutviklingsselskap i Drangedal. Drangedal Næringsselskap AS skulle gjennom sine økonomiske ressurser, bidra til næringsutvikling med å tilføre nyetableringer egenkapital, risikolån og garantier. Nåløyet for den muligheten er trangere i ViG. Spesielt i forhold til konkurransevridning i en samling på 6 kommuner. Rådmannen finner det uhensiktsmessig for Drangedal kommune å delta i to næringsutviklingsselskaper. For å kunne ta ut synergipotensialet av en integrering av næringsfunksjonen, mener rådmannen at det må frigjøres ressurs i form av en merkantil stilling for å ivareta oppgaver i kommunal samhandling om næringsoppgaver. Rådmannen vil vurdere dette ved intern organisering, og i forbindelse med kommende budsjettarbeid. Om lag 1/3 av en slik stilling er tjenester næringsselskapet kjøper inn i dag. Videre kan det tenkes en inntjening/ delfinansiering ved salg av fakturerbare tjenester som i dag etterspørres av bl.a. VIG. Det er videre en rekke oppgaver som næringssjefen utfører, som langt mer effektivt kunne løses av profesjonelle på merkantilt område. Det samme er tilfellet i PNK. Eksempelvis er det liten forskjell på håndtering av søknadsprosesser mot kulturmidler og næringsfondet. Utviklingen med ulike former for elektronisk rapportering krever kompetanse, og bør samles i en funksjon. Viktige oppgaver, som burde vært igangsatt venter fordi det ikke er ledig kapasitet i PNK. Igangsetting av arbeid med ny kommuneplan kan nevnes som et eksempel. Ny politisk styringsstruktur med komiteer har ført til stor pågang mht saksutredning og møteoppfølging. For PNK har det i stor grad blitt en ny oppgave. Næringsutvikling krever at kommunen i tillegg til forvaltningsrollen må behersker en operativ og offensiv rolle. Det er en rolle som i liten grad har fokus i kommunal virksomhet, og har derfor utfordringer i forhold til å få oppmerksomhet. Rådmannen vil personlig engasjere seg i kommunens utviklerrolle, og være hands on i forhold til 4

5 utviklingsarbeidet. Et tiltak i dette er at næringssjefen rapporterer direkte til rådmannen. Tilknytningen til Vekst i Grenland, Grenlandsamarbeidet og utviklingen i vår region, er et forhold som tilsier at det er mest hensiktsmessig. Et annet er behovet for at samarbeidet med næringslivet videreutvikles. Kommunen, ved næringssjefen er sentral i oppbyggingen av Drangedal Næringsforening. Regioner som har lykkes med næringsutviklingsarbeid har pekt på at viktigste suksessfaktor er en vital næringslivsforening. Skal Drangedal lykkes, krever det rådmannens personlige engasjement. Når toppnivået i kommunen personlig engasjerer seg, signaliserer det at næringsutvikling har høy prioritet, og at medarbeiderne på området har oppbakking fra dem. Rådmannen ønsker at næringssjefen skal være rådmannens kontakt mot næringslivet og næringsdrivende. Rådmannen vurderer det som viktig at næringssjefen deltar på sine vegne og følger opp de sentrale prosjektene kommunen prioriterer. Innflytterprosjektet er et slikt, som knyttes til rådmannen via næringssjefen. Denne organisasjonsmodellen forutsetter en tett kontakt og koordinering med leder av PNK. Faglig vil næringssjefen jobbe tett med sektorleder og hans team og det vil bli lagt til rette for et kontormessig og møtestrukturmessig fellesskap. Å løse oppgaver gjennom prosjektorganisering vil bli mer vanlig i kommunen. Næringsselskapet fungerer i dag som et styre for det kommunale næringsfondet, RDAmidler og andre næringslivsspørsmål selskapet behandler. Rådmannen foreslår å erstatte dette med et næringsråd på fem personer. Leder og nestleder velges av kommunestyret og tre velges av årsmøtet i Drangedal næringsforening. Sammensetningen av rådet/styret er da i tråd med retningslinjene vedtatt av Fylkesutvalget og vårt kommunestyre når det gjelder forvaltningen av fylkeskommunale midler tildelt vår kommune.(krav om at næringslivet skal være i flertall i styret.) Konsekvenser og risikovurderinger Å avvikle Drangedal Næringsselskap AS vil medføre kostnader og tidsbruk. Det må gjennomføres en prosess med avviklingsforretning og sletting i forhold til Brønnøysund. Dette vurderes ikke som svært kostbart eller problematisk, ettersom kommunen eier 100% av aksjene, og fordi verdier og forpliktelser vil være nær null ved utgangen av Kommunen har som eier allerede disse forpliktelsene. Det foreslås som mest fornuftig å velge et avviklingsstyre på tre personer som skal håndtere det praktiske omkring avviklingsforretningen. Det er naturlig at styrets leder, økonomisjef og forretningsfører for Drangedal Næringsselskap AS velges som styre. Det vil i en overgangsfase bli noen saker som går parallelt og til dels dobbelt. Effektiviteten vil muligens gå noe ned en periode og aktiviteter i forhold til omstilling kan ta fokus bort fra oppgavene. Det vil likevel i et lengre perspektiv være riktig å ta denne kostnaden. To forhold vurderes som av avgjørende betydning. Det ene er at det kan frigjøres en stillingsressurs som skal håndtere de merkantile støttefunksjoner i samhandlingen om 5

6 næringsarbeid i kommunen. Stillingen vil kreve god kompetanse/egnethet og ha en selvstendig rolle. Det andre forholdet som vurderes som særlig avgjørende er om Drangedal lykkes med å få etablert en livskraftig næringsforening. Denne vil i stor grad ta over den rollen næringsselskapet har. Den største utfordringen i forhold til risiko mot å lykkes, er avhengighet av personene som fyller de sentrale rollene i denne måten å drive utviklingsarbeid på. 4. Konklusjon Ansvar for næringsfunksjonen bør legges direkte under rådmannen. En organisering der rådmannen blir tett engasjert på næringsliv og næringsarbeid, vil løfte og vektlegge næringsarbeid på en synlig måte. Det sikres en god inngripen med Sektor for plan, næring og kultur gjennom en rekke tiltak. Drangedal Næringsselskap AS avvikles og oppgavene er tenkt løst i en modell der næringslivet får mer reell innflytelse, samtidig som kommunens rolle blir tydeligere. En organisasjonsmodell som foreslått vurderes som mest hensiktsmessig for å oppnå en optimalisering av personell og ressursbruk og å løfte næringspolitikk høyere på den politiske og administrative dagsorden. Arbeid med å effektivisere arbeidsprosesser vil fortsette kontinuerlig, og avsluttes ikke med denne saken. Styret i Drangedal Næringsselskap AS behandlet saken 26.mars 2012: 10/12 Godkjenning av sak om Organisering av næringsfunksjonen i Drangedal. Administrasjonen har på rådmannens oppdrag, laget en saksutredning om organisering av næringsfunksjonen i Drangedal kommune. Saken er en bestilling fra generalforsamlingen i fjor. Styret er bedt om å behandle saken og eventuelt gi en uttalelse. Vedtak: Styret tar saken til etterretning, men vil peke på følgende forhold: A: Skal kommunen ha troverdig næringsapparat må det også stilles økonomiske ressurser til disposisjon for dette arbeidet. Ressursene må minst være på samme nivå som i B: Den foreslåtte omorganiseringen forutsetter at rådmannen tar aktivt del i næringsarbeidet, spesielt overfor kommunens øvrige tjenesteapparat. C: Det foreslåtte næringsrådet bør hvert år utarbeide ei årsmelding som oversendes kommunestyret. Formannskapet har behandlet saken i møte sak 032/12 Møtebehandling Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak Kommunestyret vedtar med virkning fra : 6

7 1. Drangedal Næringsselskap AS avvikles. Rådmannen får fullmakt til å gjennomføre den praktiske avviklingen. 2. Drangedal kommune overtar arbeidsgiveransvaret for de ansatte i Drangedal Næringsselskap AS. 3. Næringsfunksjonen ledes av næringssjefen som organisatorisk legges direkte under rådmannen. 4. Det opprettes et næringsråd på 5 personer. Leder og nestleder velges av kommunestyret og de tre øvrige medlemmene velges av Drangedal næringsforening. Rådmannen utarbeider statutter for rådet. 5. Kommunestyret slutter seg ellers til de vurderingene som ligger i saken. Kommunestyret har behandlet saken i møte sak 35/12 Møtebehandling i Kommunestyret Ordfører Karianne S. Reiten satte fram flg. endringsforslag: Nr. 1: - Ny første setning i pkt. 1: Drangedal Næringsselskap AS avvikles og omorganiseres til et næringsråd. Nr. 2: - Pkt. 4, ny siste setning: Rådmannen utarbeider statutter for rådet og legger disse fram for kommunestyret. Votering Forslag nr. 1 fra Karianne S. Reiten ble enstemmig vedtatt. Forslag nr. 2 fra Karianne S. Reiten ble enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling med endringsforslagene fra Karianne S. Reiten ble enstemmig vedtatt. Vedtak Kommunestyret vedtar med virkning fra : 1. Drangedal Næringsselskap AS avvikles og omorganiseres til et næringsråd. Rådmannen får fullmakt til å gjennomføre den praktiske avviklingen. 2. Drangedal kommune overtar arbeidsgiveransvaret for de ansatte i Drangedal Næringsselskap AS. 3. Næringsfunksjonen ledes av næringssjefen som organisatorisk legges direkte under rådmannen. 4. Det opprettes et næringsråd på 5 personer. Leder og nestleder velges av kommunestyret og de tre øvrige medlemmene velges av Drangedal 7

8 næringsforening. Rådmannen utarbeider statutter for rådet og legger disse fram for kommunestyret. 5. Kommunestyret slutter seg ellers til de vurderingene som ligger i saken. RETT UTSKRIFT DATO 3.mai