Innhold 1 Oppfølging av kontrakten... 2 2 Anskaffelsens omfang... 2 2.1 Deltilbud... 2 2.2 Kontraktsperiode... 3 3 Leveringsbetingelser... 3 4 Krav til tekniske løsninger, sikkerhet og miljøvennlighet... 3 5 Krav til serviceavtale... 4 6 Generelt om leiepris og prisjusteringer... 5 6.1 Fordeling av kostnader... 5 Følgende kostnader skal Oppdragsgiver dekke utenfor leieprisen:... 5 Følgende kostnader skal Leverandøren dekke innenfor leieprisen:... 5 7 Normal slitasje... 6 7.1 Som normal slitasje skal regnes:... 6 7.2 Særlig om lakkering ved skader... 6 7.3 Særlig om dekkslitasje... 6 8 Tilbakelevering av biler ved kontraktens utløp... 6 Side 1 av 6 1
1 Oppfølging av kontrakten Leverandøren skal oppnevne en fast kontaktperson for kontrakten. Leverandøren har ansvaret for et kontinuerlig samarbeid, og skal ta initiativ til oppfølgingsmøter, minst 2 ganger per år. Leverandøren skal utarbeide statusrapporter som gjennomgås på disse møtene. Oppdragsgivers kontaktperson knyttet drift av kontrakten: Navn Per-Arne Johansen Adresse Telefon Jonas Lies gate 18, 2000 Lillestrøm 66938033 (mob) 90097187 (direkte) 66938000 (sentralbord) E-post peraj@skedsmo.kommune.no 2 Anskaffelsens omfang Det skal leveres tilbud på langtidsleie av til sammen ca. 130 biler. Av disse skal ca. 100 biler være ordinære personbiler klasse 2 (bensin, diesel, hybrid) og inntil 30 biler være nullutslippsbiler (elbiler og hydrogenbiler). Det skal i avtaleperioden også gis mulighet for uttak av flere biler i varierende størrelser. Det vil også være behov for biler i andre størrelser, som for eksempel varebiler og 7-setere. Det skal likevel kun leveres tilbud på personbiler klasse 2 (bensin, diesel, hybrid) og/eller nullutslippsbiler (elbiler og hydrogenbiler) i henhold til nærmere kravspesifikasjoner i dette dokument. Forventet kjørte kilometer per bil vil være mellom 20.000 og 55.000 kilometer i løpet av leieperioden. Det skal gis tilbud på begge deler (se opplysningsskjema for priser). Det skal være mulig å avtale kjørelengder som avviker fra dette i den enkelte leiekontrakt etter oppdragsgivers behov. Dersom det blir behov for andre type biler enn det valgte leverandør kan tilby, vil det være aktuelt å bruke andre leverandører utenfor rammeavtalen. 2.1 Deltilbud Det gis mulighet for å gi tilbud på hele eller deler av oppdraget, det vil si både ordinære biler (bensin, diesel, hybrid) og nullutslippsbiler (elbiler og hydrogenbiler) i samme tilbud, eller tilbud på kun den ene biltypen av alternativene ordinære biler og nullutslippsbiler. Side 2 av 6 2
Tilbud på nullutslippsbiler (elbiler og hydrogenbiler) og tilbud på ordinære biler (bensin, diesel, hybrid) vil ikke konkurrere mot hverandre, men mot tilbud på biler i samme nevnte to kategorier. Dersom det er økonomisk mest fordelaktig, kan oppdragsgiver inngå to separate rammeavtaler med henholdsvis leverandør av nullutslippsbiler (elbiler og hydrogenbiler) og leverandør av ordinære biler (bensin, diesel, hybrid). 2.2 Kontraktsperiode Avtaleperioden vil være tre år fra og med den 01.11.2014, med ulike starttidspunkt for uttak av den enkelte bil. Biler i ny rammeavtale vil fases inn når eksisterende leasingavtaler inngått i nåværende avtaleperiode (før den 01.11.2014) utløper. Fordi det inngås kontrakter med tre års varighet per bil, vil rammeavtalen gradvis fases ut ved eventuell overgang til ny leverandør. 3 Leveringsbetingelser Avtalen gjelder levering av leiebiler som kontinuerlig er i oppdrag for kommunen, og det er viktig for oppdragsgiver at leverandøren kan levere de bestilte biler i tide. Leverandøren må derfor garantere for å kunne fremskaffe det bestilte volum biler i tide, slik det er anslått nedenfor. Uttak av biler etter rammeavtale vil foregå gjennom hele avtaleperioden. Basert på tidspunkt for utløp av gjeldende leieavtaler anslås uttak av følgende antall biler per år, med forbehold om mindre justeringer: År 2014 2015 2016 2017 Antall Ca. 44 biler Ca. 17 biler Ca. 46 biler Ca. 23 biler Garantien innebærer at dersom bestilte biler ikke kan fremskaffes innenfor de tidsfrister som er beskrevet i avtalen, skal leverandøren i påvente av de avtalte leiebiler stille til Oppdragsgivers rådighet alternative, egnede biler. Dette skal skje uten ekstra omkostninger for Oppdragsgiver. Erstatningsbilen må oppfylle de absolutte krav til kvalitet og sikkerhet som er beskrevet i kravspesifikasjonen. 4 Krav til tekniske løsninger, sikkerhet og miljøvennlighet Oppdragsgiver stiller absolutte krav til leiebilene. Det skal kun leveres tilbud på biler som oppfyller disse ufravikelige kravene, eller som har kvaliteter ut over disse. Leverandøren har ansvar for at bilene oppfyller de ufravikelige kravene gjennom hele leieperioden. Oppdragsgiver stiller som ufravikelig krav at alle leiebiler skal kunne leveres med piggdekk eller piggfrie vinterdekk. Ved bestilling av de enkelte biler, skal oppdragsgiver fritt kunne velge mellom piggdekk og piggfrie vinterdekk. Side 3 av 6 3
Oversikt over de ufravikelige kravene som stilles til leiebilene er beskrevet i vedlegg 3 Opplysningsskjema. Ved utfylling av skjema bekrefter Leverandør at kravene er oppfylt. 5 Krav til serviceavtale Oppdragsgiver stiller visse absolutte og ufravikelige krav til serviceavtale. Leverandøren skal i sitt tilbud påta seg økonomisk og praktisk ansvar for all service og vedlikeholdsarbeid slik det følger av avtalen og kravspesifikasjonen. Leverandøren skal innenfor leieprisen forplikte seg til å tilby en serviceavtale som minst inneholder følgende punkter: 1. Leverandøren skal innkalle til service ved behov, eller legge det til samme tid som dekkskifte. Det er Leverandørens ansvar å sørge for at bilene får service etter riktig intervall i løpet av leieperioden. 2. Leverandøren skal holde dekkhotell for sommer- og vinterdekk. 3. Leverandøren foretar henting og levering av biler direkte på det enkelte tjenestested i kommunen dersom avstanden mellom verksted og tjenestestedet overstiger 10 km. Dette gjelder alle tilfeller der bilen må inn på verksted (service, reparasjoner og dekkskift m.m.) 4. Leverandøren skal tilby 24 timers assistanseprogram/veihjelp ved driftsstans som skyldes tekniske årsaker ved bilen, og som ikke skyldes uaktsomhet eller forsett hos oppdragsgivers ansatte. 5. Leverandør skal dekke alle kostnader i forbindelse med tekniske feil og driftsstans grunnet bilens batteri. 6. Ved driftsstans på grunn av punktering/skade på dekk/felg skal leverandøren ha reservedekk og felger på lager, slik at bilen er tilbake i tjenesten innen 24 timer på ukedager. Leverandøren må bære omkostninger av erstatningsbil dersom denne fristen ikke overholdes. 7. Ved driftsstans og skade på bil (utenom punktering/skade på dekk/felg) skal leverandøren tilby erstatningsbil som kan hentes fra leverandørens verksted innen 1 time innenfor kontortid (mandag-fredag mellom klokka 08.00-16.00). 8. Dersom driftsstans eller skade på bil skyldes tekniske feil ved bilen eller forhold hos leverandør, skal leverandøren dekke alle omkostninger knyttet til erstatningsbil og service/reparasjon. 9. Dersom driftsstans eller skade på bil skyldes uaktsomhet eller forsett hos oppdragsgivers ansatte, skal oppdragsgiver dekke alle omkostninger knyttet til erstatningsbil. 10. Leverandøren skal organisere alt praktisk arbeid i forbindelse med reparasjoner. 11. Ved driftsstans, skade eller vedlikeholdsarbeid skal oppdragsgivers leiebiler gis prioritet på verksted med effektiv service, slik at bilene raskest mulig er tilbake i tjeneste. Side 4 av 6 4
12. Ved bruk av forsikring skal leverandøren sende faktura for erstatningsbil til oppdragsgivers forsikringsselskap. 13. Leverandøren skal tilby kontroll av bilene 2 ganger per år i forbindelse med dekkskifte. Kontrollen skal minst omfatte sjekk av display for feil eller andre varsler og at service er utført i riktig intervall. Etter hver kontroll skal Leverandør utarbeide en statusrapport med kommentarer vedrørende bilens generelle tilstand og eventuelle tiltak. Statusrapport gjennomgås med Oppdragsgivers representant. 6 Generelt om leiepris og prisjusteringer Ved utlevering av ny bil i avtaleperioden skal prisen som utgangspunkt settes lik prisen ved avtaleinngåelsen. Unntak gjelder dersom listeprisen i perioden har endret seg. Leverandøren kan da maksimalt heve prisen tilsvarende prisindeksen for biltypen. I slike tilfeller må leverandøren dokumentere at det har skjedd slike endringer i listeprisen. 6.1 Fordeling av kostnader Følgende kostnader skal Oppdragsgiver dekke utenfor leieprisen: - Bøter og bompengeavgift (kun hovedstol, ingen påslag for administrasjon) - Drivstoff - Vindusspylervæske - Vindusviskere - Daglig renhold - Skader og slitasje som skyldes uaktsomhet eller forsett hos oppdragsgivers ansatte Følgende kostnader skal Leverandøren dekke innenfor leieprisen: - Kostnader i forbindelse med normal slitasje innenfor den treårige leieperioden. Ved uenighet mellom tilbyder og leverandør vedrørende fastsettelse av takst eller vurdering av hva som kan regnes som vanlig slitasje, skal det for leverandørens regning innhentes vurdering fra uavhengig takstmann. - Årsavgift/veiavgift/registreringsavgift. - Kostnader knyttet til oppbevaring, samt omlegging til sommer- og vinterdekk. - Kostnader i forbindelse ut- og innlevering av biler. - Service- og vedlikeholdskostnader, herunder deler, arbeid, olje og oljefilter. - Innvendige og utvendige lyspærer. - Reparasjoner som ikke skyldes uaktsomhet eller forsett hos oppdragsgivers ansatte (for eksempel driftsstans, motorhavari, batterifeil m.m.). - Kostnader knyttet til kontroll av bilene. - Påslag som følge av bøter og bomavgift skal ikke kommunen belastes for. - Ved skade og reparasjon skal det ikke faktureres særskilt for oppstartskostnader. Side 5 av 6 5
7 Normal slitasje Leverandør kan ved tilbakelevering av bil kun fakturere skader utover normal slitasje. Leverandør må påregne at bilen ikke ser ut som ny bil etter 36 måneder med leasing. 7.1 Som normal slitasje skal regnes: - Lakkslitasje som skyldes daglig bruk, herunder normal bruk av vask i bilvaskmaskin eller selvbetjeningshall - Lakkslitasje på dørblad, kanter og andre mindre bulker hvor det ikke er gått hull på lakk - Misfarging som følge av fjerning av logo og merker - Mindre rifter, riper og lignende i innvendig bagasjerom/lasterom - Mindre rifter, riper og lignende på kupé og setetrekk - Riper på og rundt dørhåndtak. - Småskader på lakkerte fangere og småskader pga. steinsprut - Sår og oppskraping av felg er å regne som normalslitasje - Frontrute som kan godkjennes av Biltilsynet - Slitte beskyttelsesmatter etter normal bruk 7.2 Særlig om lakkering ved skader Ved lakkering av deler (for eksempel dører) er det kun relevant del (døren) som skal lakkeres, og ikke tilstøtende flater. Dersom Leverandør ønsker å lakkere tilstøtende flater, skal dette gjøres for dennes regning. 7.3 Særlig om dekkslitasje Oppdragsgiver forutsetter at leiebilens dekk har en forventet levetid på minst 3 år ved normal slitasje. Dersom dekkene likevel må erstattes før leietiden er omme eller etter leieavtalens utløp, skal dette dekkes av Leverandøren. 8 Tilbakelevering av biler ved kontraktens utløp Dersom bilen ved innlevering etter endt leieavtale har en kilometerstand som ligger over eller under avtalt kilometerstand, skal ikke dette medføre en tilleggskostnad for verken Oppdragsgiver eller Leverandør. Dersom bilen ved innlevering er overkjørt med en kilometerstand som krever service, skal Leverandøren stå for denne kostnaden. Leverandøren skal foreta avmontering av eventuelle merker og logoer, og stå for kostnader knyttet til dette. Ved innlevering av bil skal denne takseres og gjennomgås i samarbeid mellom Leverandør og Oppdragsgiver. Ved tvister kan det bes om takst fra tredjepart (NAF). Side 6 av 6 6