VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 29.11.2011 2011/3195 DERES DATO DERES REFERANSE VÅRE SAKSBEHANDLERE Lena Blomdahl Hege Kristin Moløkken Oslo universitetssykehus HF Postboks 4950 Nydalen 0424 OSLO Att. adm. direktør Jan Eirik Thoresen TILLSYNSRAPPORT FRA STATUSMØTE - VARSEL OM TVANGSMULKT VARSEL OM PÅLEGG ANMODNING OM OPPLYSNINGER Arbeidstilsynet Oslo viser til vårt pålegg datert 18. juli 2011 og til tilsyn i form av statusmøte med Oslo Universitetssykehus HF (heretter OUS) torsdag 17. november 2011 i helseforetakets lokaler i Forskningsveien 2. Arbeidstilsynet Oslo varsler følgende reaksjoner etter tilsynet: Varsel om tvangsmulkt som gjelder vedlikehold OUS skal utarbeide en oppdatert, prioritert og vedtatt vedlikeholdsplan. Planen skal beskrive tiltak og tidsfrister som har som hensikt å redusere arbeidsmiljøbelastninger for de ansatte gjennom utbedring av bygninger og arbeidslokaler. Ny frist for gjennomføring av pålegget er 1. mars 2012. Frist for å komme med kommentarer er 19. desember 2011. Varsel om pålegg som gjelder ledende og særlig uavhengige stillinger OUS skal gjennomgå praktiseringen av arbeidsmiljøloven 10-12 første og annet ledd for de stillingene der tillitsvalgte er uenige i at vilkårene er oppfylt. Gjennomgangen skal foretas i samarbeid med relevante tillitsvalgte. Arbeidstilsynet Oslo skal motta: - Oversikt over hvilke stillinger som arbeidsgiver og tillitsvalgte skal gjennomgå - Tidfestet plan for gjennomgangen - Oversikt over hvilke stillinger som har blitt gjennomgått og resultatet av gjennomgangen Frist for å komme med kommentarer er 19. desember 2011. Anmodning om opplysninger som gjelder arbeidstid Arbeidstilsynet Oslo ber om oversikt over arbeidstiden i perioden 8. august til 27. november 2011 (16 uker) for hver klinikk, de ti sykepleierne, de ti legene og de ti ansatte fra de andre yrkesgruppene, som har arbeidet mest overtid ved OUS. Oversikten må også kunne fange opp om en arbeidstaker har arbeidet på tvers av avdelinger eller klinikker. Frist for tilbakemelding til Arbeidstilsynet er 13. januar 2012. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771640 7468 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 19 97 01
VÅR REFERANSE 2 Gjennomføring av tilsynet Følgende deltok på statusmøtet: Fra helseforetakets ledelse: Administrerende direktør Jan Eirik Thoresen, direktør kvalitet Eva Bjørstad, direktør OSS Geir Teigstad, HR-direktør Rolv Økland, HMS-leder Nina Skylv, Janne Andersen og Susanne Flølo fra HR-stab. Hovedverneombud: Per Oddvar Synnes, Alicia Altier og Ramona Braanen. Tillitsvalgte: Aasmund Bredeli (Legeforeningen) Brynhild Asperud (NITO), Merete Norheim Morken (Sykepleierforbundet) og Bjørn W. Knudsen (Fagforbundet). Fra Arbeidstilsynet Oslo: Avdelingsleder Pål H. Lund, seniorrådgiver Hege Kristin Moløkken og senioringeniør Lena Blomdahl. Tilsynet og tilsynsrapporten omfatter følgende forhold: 1 Plan for vedlikehold av bygninger og arbeidslokaler 2 Ledende stillinger og særlig uavhengig stilling 3 Arbeidstid 4 Status omstillingsprosessen med henhold til arbeidsmiljøet Nedenfor følger en oppsummering av de ulike temaer som ble drøftet på møtet med beskrivelse av, og begrunnelse for, reaksjoner. 1 Plan for vedlikehold av bygninger og arbeidslokaler Vedlikeholdsplanen er ikke ferdigstilt og heller ikke vedtatt slik vårt pålegg av 18. juli 2011 stilte krav om. Helseforetaket opplyste at de ønsker å lage en helhetlig strategisk utviklingsplan/arealplan for OUS som i tillegg til vedlikeholdsbehovet også ivaretar omstillingsprosjekter og behov for samlokaliseringer. Helseforetaket presenterte på møtet et utkast til en strategisk utviklingsplan/arealplan som omfatter ulike faser frem til år 2025. Planen omfatter forslag til tiltak som helseforetaket vurderer kommer til å løse de grunnleggende arbeidsmiljøutfordringene ved Radiumhospitalet, innen den tidsfristen som Arbeidstilsynet har gitt. For å løse arbeidsmiljøutfordringene ved Ullevål, mener helseforetaket at det må iverksettes midlertidige løsninger i avvente av varige løsninger, og at det kan bli en utfordring med driften i oppgraderingsperioden. Vi oppfatter at vernetjenesten og de tillitsvalgte er positive til planene som helseforetaket fremla i møtet.
VÅR REFERANSE 3 Arbeidstilsynets vurdering Arbeidstilsynet ser positivt på den strategiske utviklingsplanen som ble presentert og vi har forståelse for at den totale planen må ta hensyn til flere forhold, planer og behov enn de rent arbeidsmiljørelaterte. Vi registrer at helseforetaket har planer, men disse er ikke ferdigstilt og ikke vedtatt. Helseforetaket har således ikke kommet i gang med de tiltak som rent materielt vil være svar på vårt pålegg. Vi legger vekt på vernetjenestens og de tillitsvalgtes tilslutning til planene. Vi informerte i møtet at vi kommer til å varsle tvangsmulkt som et pressmiddel for å sikre en fremdrift i helseforetakets arbeid med å lage og vedta vedlikeholdsplanen. Arbeidstilsynet kan bistå med råd i tilfelle helseforetaket vurderer midlertidige løsninger for å oppnå et forsvarlig arbeidsmiljø i avvente av varige løsninger. Vi gjør helseforetaket oppmerksom på at de frister som er gitt i pålegg 2 av 18. juli 2011, Gjennomføring av vedlikeholdsplanen, kan komme til å påvirkes på grunn av at vedlikeholdsplanen ikke var ferdigstilt før fristen 1. november 2011. Varsel om tvangsmulkt Arbeidstilsynet Oslo viser til pålegg nr. 1 av 18. juli 2011. Frist for gjennomføring av pålegget var 1. november 2011. Vi har ikke mottatt tilbakemelding om at pålegget er oppfylt. Arbeidstilsynet har hjemmel til å ilegge tvangsmulkt i arbeidsmiljøloven 18-7. Pålegget gjentas med ny frist: Pålegg 1: Plan for vedlikehold av bygninger og arbeidslokaler Oslo Universitetssykehus HF må utarbeide en oppdatert og prioritert vedlikeholdsplan for bygninger og arbeidslokaler med tidsangivelser og frister for utbedringer som har som hensikt å redusere arbeidsmiljøbelastninger for de ansatte. Planen skal være behandlet i AMU og vedtatt av styret for sykehuset. Planen må oppdateres minst en gang per kvartal og skal ha en total tidsramme på maksimalt 3 år. For at pålegget skal anses som oppfylt skal Arbeidstilsynet Oslo innen fristen ha mottatt følgende dokumentasjon: Kopi av vedlikeholdsplanen Ny frist for gjennomføring av pålegget vil være: 1. mars 2012 Tvangsmulkt: kr 1 000 000;- (en million kroner) per virkedag Hjemmel: Forskrift om systematisk helse- miljø- og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6. Arbeidstilsynet vil ilegge tvangsmulkt hvis vi ikke har mottatt skriftlig melding om at pålegget er oppfylt innen ny fastsatt frist. Tvangsmulkten settes til kr. 1 000 000;-
VÅR REFERANSE 4 (en million kroner) pr. virkedag inntil Arbeidstilsynet Oslo har mottatt skriftlig melding om at pålegget er gjennomført. Det er seks virkedager i en uke. Tvangsmulkten vil begynne å løpe etter fristen for gjennomføring av pålegget. Tvangsmulktens størrelse er fastsatt på bakgrunn av virksomhetens størrelse og hva det vil koste å gjennomføre pålegget. Arbeidstilsynet vurderer tvangsmulkt til å være det mest hensiktsmessige pressmiddelet overfor helseforetaket. Kommentarer til varsel om tvangsmulkt Arbeidsgiver og tillitsvalgte har frist til 19. desember 2011 for å komme med kommentarer til varsel om tvangsmulkt, jf forvaltningsloven 16. Dersom vi ikke hører noe fra virksomheten innen fristen, vil det bli fattet vedtak om tvangsmulkt i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. 2 Ledende stillinger og særlig uavhengig stilling Arbeidstilsynet viser til tidligere korrespondanse både med organisasjonene ved hovedverneombudet og med arbeidsgiver. I den forbindelse viser vi til udatert brev fra hovedverneombudet mottatt hos oss 24. januar 2011og til brev av 18. september 2011, til brev fra OUS av 2. august 2001, og dessuten til veiledning fra Arbeidstilsynet i brev av 23. februar 2011. Arbeidstakernes organisasjoner og arbeidsgiver er uenige i praktiseringen av arbeidsmiljøloven 10-12 første ledd. Slik vi forstår det, var uenigheten tidligere spesielt knyttet til ledere på seksjons- og enhetsnivå. I dag er arbeidstakersiden av den oppfatning at flere stillinger på avdelingsledernivå heller ikke vil falle inn under unntaket, og dessuten at administrative stillinger og administrasjonsstillinger som er unntatt etter arbeidsmiljøloven 10-12 første eller andre ledd må vurderes. Arbeidstilsynet har tidligere presisert at vi etter gjeldende arbeidsmiljølov ikke lenger har tvistekompetanse når det gjelder bestemmelsen, men vi har påleggskompetanse. Tidligere var vi også avhengig av at vi fikk en konkret tvist i et enkelttilfelle forelagt oss. Det er heller ikke tilfelle i denne saken. For ordens skyld vil vi nevnte at det kan tenkes tilfeller der Arbeidstilsynet treffer prejudisiell avgjørelse. Det er ikke aktuelt i det foreliggende tilfellet. Vi har også tidligere presisert at i en vurdering av om en arbeidstaker faller inn under unntaksbestemmelsene, må det foretas en konkret helhetsvurdering i hvert enkelt tilfelle. Det er arbeidsgiver som har ansvaret for at vilkårene i arbeidsmiljøloven 10-12 første eller andre ledd er oppfylt når en arbeidstaker unntas fra arbeidstidsbestemmelsene. Både arbeidsgiver og arbeidstakernes representanter legger så langt Arbeidstilsynet kan se, relevante kriterier til grunn for hvilke type stillinger som faller inn under unntakene. Spørsmålet blir hvordan partene vurderer den enkelte stillingen, og om stillingen er av en slik art at den oppfyller vilkårene i bestemmelsene. En eventuell tvist mellom arbeidsgiver og den enkelte arbeidstaker må eventuelt avgjøres av domstolen. I tilsynet fikk Arbeidstilsynet inntrykk av at arbeidsgiver ikke var uvillig til å gjennomgå med de tillitsvalgte, stillinger som arbeidsgiver mener faller inn under arbeidsmiljøloven 10-12 første eller annet ledd, og der organisasjonene er uenig i vurderingen. De tillitsvalgte mente imidlertid at det er mulig arbeidsgiver er villig, men at det så langt ikke vært noen dialog til stede.
VÅR REFERANSE 5 Tillitsvalgte mente også at det er tilfeller der arbeidstakere var tatt ut fra arbeidstidskapitlet uten at dette var begrunnet med at de falt inn under arbeidsmiljøloven 10-12 første eller andre ledd. Arbeidstilsynets vurdering Arbeidsgiver skal ha rutiner for å rette opp og sikre overtredelser av arbeidsmiljøloven. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Dette følger av arbeidsmiljøloven 3-1 første og annet ledd bokstav e. Arbeidstilsynet vurderer at arbeidsgiver må gjennomgå praktiseringen av arbeidsmiljøloven 10-12 første og annet ledd for de stillingene der tillitsvalgte er uenige i at stillingen faller inn under en av bestemmelsene. Gjennomgangen skal foretas i samarbeid med relevante tillitsvalgte. Dersom partene er uenige er det arbeidsgiver som har ansvaret for at vilkårene i arbeidsmiljøloven 10-12 første eller annet ledd er oppfylt. Til tross for at vi har tillit til at arbeidsgiver vil gjennomgå praktriseringen med de tillitsvalgte, finner vi det nødvendig å gi pålegg for å sikre gjennomføring. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd. På bakgrunn av ovennevnte vurderer vi å gi pålegg om: Varsel om pålegg ledende stillinger og særlig uavhengig stilling Arbeidsgiver skal gjennomgå praktiseringen av arbeidsmiljøloven 10-12 første og annet ledd for de stillingene der tillitsvalgte er uenige i at vilkårene er oppfylt. Gjennomgangen skal foretas i samarbeid med relevante tillitsvalgte. Arbeidstilsynet anser pålegget for oppfylt når vi har mottatt: a) Oversikt over hvilke stillinger som arbeidsgiver og tillitsvalgte skal gjennomgå b) Tidfestet plan for gjennomgangen c) Oversikt over hvilke stillinger som har blitt gjennomgått, og resultatet av gjennomgangen (dvs. eventuelt hvilke stillinger som arbeidsgiver etter gjennomgangen ikke lenger unntar fra arbeidstidskapitlet) Frist for gjennomføring vil være: Punkt a): 17. februar 2012 Punkt b): 17. februar 2012 Punkt c): 1. juni 2012 Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 3-1 første og annet ledd bokstav e, jf 10-12 første og annet ledd Kommentarer til varsel om pålegg Arbeidsgiver og tillitsvalgte har frist til 19. desember 2011 for å komme med kommentarer til varsel om pålegg, jf forvaltningsloven 16. Dersom vi ikke hører noe fra virksomheten innen fristen, vil det bli fattet vedtak om pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet.
VÅR REFERANSE 6 3 Arbeidstid Arbeidstilsynet viser til tidligere korrespondanse med OUS om brudd på arbeidstidsbestemmelsene, og dessuten brudd på overtidsbestemmelsene. Arbeidsgiver har tidligere skissert ulike tiltak som skal sikre at arbeidstidsbestemmelsene blir etterlevd. Arbeidsgiver opplyste i tilsynet at det har vært en nedgang i bruk av overtid. Nedgangen ble anslått til ca 15 prosent. Hendelsene 22. juli 2011 har medført økte brudd på bestemmelsene om overtid. Det er månedlige møter i klinikkene der arbeidstidsordninger og bruk av overtid blir fulgt opp. Arbeidstidsordninger og bruk av overtid blir også fulgt opp i sentralt arbeidsmiljøutvalg. I arbeidsmiljøutvalget blir bruk av overtid oppsummert klinikkvis. Arbeidsgiver opplyste at arbeidstakerne fortløpende registrerer arbeidstid. Arbeidstilsynet forstod tillitsvalgte slik at det ikke alltid er tilfellet. Tillitsvalgte opplyste at det er systematisk bruk av doble vakter. Dette gjelder for eksempel på intensiv- og akuttavdelinger. Mange doble vakter blir i systemet ikke registret som doble vakter fordi de er en kombinasjon av kvelds- og nattvakt. Videre opplyste tillitsvalgte at det er systematisk brudd på overtidsbestemmelsene. Dette skyldes blant annet at det ikke er tilstrekkelig bemanning av spesialsykepleiere. Enkelte spesialsykepleiere går både doble og trippel vakter. For sykepleierne inngår tillitsvalgte avtale om gjennomsnittsberegning av arbeidstiden med en maksimal ukentlig arbeidstid på 54 timer, jf arbeidsmiljøloven 10-5 annet ledd. Tillitsvalgte opplyste at legene arbeider utover overenskomstens grenser. Virksomheten planlegger med overtid for å fylle opp vakante legestillinger. I forbindelse med ferieavvikling er det enkelte leger som arbeider opptil 100 timer i uken. Ledelsen opplyste på sin side at OUS ikke har klart å redusere antall leger som forutsatt. Tillitsvalgte opplyste at i Akuttklinikken er det press på arbeidstid og en økning i bruk av overtid. Det er press på arbeidstakerne for å ha arbeidstidsordninger med en alminnelig daglig arbeidstid på 12 timer. Det ble opplyst at det hender at 12 timers skift blir til 24 timers skift. Arbeidstilsynet presiserte at vi anser tilfeller der arbeidstaker har arbeidet 1500 1600 timer overtid i løpet av ett kalenderår som alvorlig brudd på arbeidstidsbestemmelsene. Vi presiserte også at doble vakter der partene ikke har brukt innstillingsretten, og der vilkårene for å bruke overtid ikke er oppfylt, vil medføre brudd på grensen for daglig arbeidstid og sannsynligvis også daglig hviletid. Arbeidstilsynets vurdering Arbeidsgiver skal føre oversikt over hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet. Oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet. Vi viser til arbeidsmiljøloven 10-7. Arbeidstilsynet registrerer at det foreligger brudd på arbeidstidsbestemmelsene ved OUS. Vi vil innhente flere opplysninger om OUS praktisering av arbeidstidsbestemmelsene.
VÅR REFERANSE 7 Innhenting av opplysninger Arbeidstilsynet ber om oversikt over arbeidstiden i perioden 8. august til 27. november 2011 (16 uker) for hver klinikk for de ti sykepleierne, de ti legene og de ti ansatte fra de andre yrkesgruppene, som har arbeidet mest overtid ved OUS. Oversikten må også kunne fange opp om en arbeidstaker har arbeidet på tvers av avdelinger eller klinikker. Oversikten må gi opplysninger for hver enkelt arbeidstaker om: Hva som er avtalt arbeidstid per dag og per uke Hva som er merarbeid per dag og per uke (differansen mellom alminnelig arbeidstid og avtalt arbeidstid) Hva som er overtid etter arbeidsmiljøloven per dag og per uke Totalt arbeidede timer per dag og per uke Hviletid mellom to hovedarbeidsperioder per dag Ukentlig hviletid Antall arbeidede timer i løpet av åtte uker Videre ber vi om: Begrunnelse for bruk av overtid og eventuelt opplysninger om bytte av vakter Kopi av eventuelle relevante avtaler mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte som gjelder de arbeidstakerne vi mottar opplysninger om (eksempler på avtaler er hovedtariffavtaler, og dessuten avtaler etter arbeidsmiljøloven 10-5 annet ledd, 10-6 femte ledd, 10-5 niende ledd, 10-8 tredje ledd) Arbeidsgivers vurdering, i samarbeid med vernetjenesten, av forsvarligheten av arbeidstidsordningen Kopi av rapporter om bruk av overtid fra behandling i AMU Frist for tilbakemelding til Arbeidstilsynet er: 19. desember 2011 Plikten til å gi opplysninger som er nødvendige for Arbeidstilsynets tilsyn fremgår av arbeidsmiljøloven 18-5 første ledd. Dersom helseforetaket mener at det ikke har plikt til å gi opplysninger er det klagefrist etter forvaltningsloven 14. Klagefristen er tre dager. Vi ber helseforetaket å ta kontakt med oss, dersom det er usikkerhet til rapporteringens form. 4. Status omstillingsprosessen med henhold til arbeidsmiljøet Arbeidstilsynet har i tidligere tilsyn med OUS fått beskrevet hvordan arbeidsmiljøavvik blir registrert og fulgt opp. Vi har fått beskrevet rutiner, meldesystemer og handlingsplaner som synliggjør hvordan arbeidsmiljøet ivaretas. Det har fra vår side vært sentralt å forsikre oss om at OUS har oversikt over arbeidsmiljøavvik og at problemer blir håndtert på en tilfredsstillende måte. Dette er særlig viktig under den pågående omstillingsprosessen. I tilsynet fikk vi forevist en oversikt over meldte avvik relatert til omstillingsprosessen. Oversikten viste også tiltak knyttet de fleste avvikene. De tillitsvalgte ga uttrykk for at noen ansatte ikke meldte avvik fordi de ikke hadde tiltro til at meldingene ble fulgt opp med relevante og tilfredsstillende tiltak. Arbeidsgiver mente de ansatte
VÅR REFERANSE 8 ikke kunne la være å melde og at det i mange tilfeller ble funnet gode løsninger. 70 % av de ansatte har dessuten deltatt i arbeidsmiljøundersøkelsen, noe som er relativt god oppslutning om en slik undersøkelse. Det kom frem at det var knyttet usikkerhet til hvorvidt iverksatte tiltak hadde effekt. Arbeidstilsynet vurdering Arbeidstilsynet Oslo vurderer at arbeidsmiljøet ved OUS fortsatt er krevende, særlig på grunn av den pågående omstillingen. Helseforetaket har gode avvikssystemer og det er viktig at de ansatte oppfordres til å benytte dette for å synliggjøre arbeidsmiljøavvik. Vi legger til grunn at OUS fortløpende håndterer avvik knyttet til omstilling. Det er imidlertid usikkert om tiltakene som iverksettes har riktig og varig effekt. Vi ber derfor om at helseforetaket i neste statusmøte (februar/mars 2012) legger frem en orientering om hvilken effekt tiltakene har. Vi forventer at saken er behandlet i sentralt AMU før den presenteres for Arbeidstilsynet. Vi oppfattet at det var enighet i tilsynet om denne konklusjonen. Neste statusmøte Arbeidstilsynet Oslo vil gjennomføre neste tilsyn/statusmøte med helseforetaket i februar eller mars 2012. Vi vil komme tilbake med nærmere informasjon om agenda for tilsynet. Vi gjør OUS oppmerksom på de frister som er angitt i dette brevet og ber om svar innen angitte frister. Eventuelle spørsmål bes tatt opp med undertegnede. Arbeidstilsynet legger til grunn at alle svar som oversendes oss, er forelagt foretakshovedverneombudet for kommentarer. Vi ber om at vårt referansenummer 2011/3195 oppgis ved svar. Med hilsen Arbeidstilsynet Oslo Pål H. Lund avdelingsleder (sign.) Lena Blomdahl senioringeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Oslo universitetssykehus HF Postboks 4950 Nydalen 0424 OSLO v/fhvo Per Oddvar Synnes Helse Sør-Øst v/adm.dir. Bente Mikkelsen, PB 404 2303 HAMAR