Referat Hovedstyremøte 16.03.2016 Referent og ukesmail: Tone Ikke tilstede: Thinius, Hans Wilhelm (Edvard er tilstede), Eirik, backup Hege (Ann Helen er tilstede), Nora (Sarmilan er tilstede), Eivind Info fra leder Gaute har tatt over skuten. NyeHS er aktive, gamlehs er observerende. Tatt over på møtene, men ikke juridisk ennå. Lærer fortsatt av Kristine. Jubileumsgruppen Så på søknadene igår, forslag kommer etterpå. Stategi og måldokument Måldokument Skal ligge på abakus.no innen 4. april. Skal oppdateres hvert år. Tone, Hege og Gaute kommer med forslag til HS. Alle komitéene skriver sine egne mål. Bruk fjorårets mål som inspirasjon. Strategidokument Det skal være helhetlig for Abakus, det må ikke endres. Trio ser over og kommer med eventuelle forslag. Endret litt på det i fjor, men ikke så mye. Ris og ros Ros til alle abakuler på Sympatifest. Ris for feil rekkefølge på møteplanen. Ros til LaBamba og Arrkom for bra Krakow tur. Ros til alle nyehs for første møte. Ros til lunsj på Frati med Abamat igår.
Ros for alle foreningene som ikke har meldt seg på Timini sitt jubileum, sånn at vi kanskje får flere plasser. Ros til Arrkom og Kantzelliet for organisering av Vaargalla. Ros til Kristine for god erfaringsoverføring. Ros til Gaute for å være flink til å ta til seg erfaringsoverføringen. Ros til alle som søkte jubileumsgruppen. Runde rundt bordet Økans Erfaringsoverføring med Thinius. Skal begynne å betale regninger nå. Skal se på endring av kontoplanen med Thinius. LaBamba Har fikset lokaler til fadderperioden Døveforeningen og Sjømandsforeningen. Teknovennfest, fikset transport. Sett på forslag fra helgesamling Likte drinkmiksekursforslaget, men må vente til etter internt opptak. Grilling i parken Valhall Casino Royale er vi med på, lyst å lage fancy drinks. Bedkom Bookingrunden snart ferdig, noen datoer og bedrifter gjenstår, men kommer i mål etter påske. Fagkom Hatt alkoholfri sosialkveld. Kaffekurs på søndag med gode tilbakemeldinger. Skal ha workshop med forslag fra Helgesamling. Setter kursansvarlige snart. readme Deadline på søndag. Får prøvetrykk idag, skal se over. Inspo og nominasjoner til Gullblekka igår. Planen for neste utgave er klar. Koskom Har hatt koskomsøndag, planlegger neste. Planlegger Pizza, Pils og Paradise. Skal ha påskejakt på P15 idag kl. 12. Arrkom Vært i Krakow, veldig gøy. Teknovennfest etter påske. Praveen og Halvor har vært i faddersjefmøte og satt litt felles datoer med de andre faddersjefene.
Satt ansvarspersoner til Åre. Nestleder Booket sommerfest på Dattera til Hagen i Oslo. Lørdag 02. Juli. Satt ned jubileumsgruppe med Kristine og Gaute. Webkom Fått opp ekstern backup, så nå har vi både intern og ekstern. Lagringsserver fra forrige uke er satt opp. Jobbet videre med abakus.no. PR Har fått genserprøver og gode tilbud fra Camisa: Kan bestille både meg og uten glidelås I ønsket farge. Med ulik farge i hette og på resten. Kan lagre gensere for oss, hos dem. Ferdig med ryddeplakat til Koskom. Planlagt daljesalg og utdeling av pins. Driver med erfaringsoverføring for ny grafisk ansvarlig. Backup Møte idag med hele 5 stk! Prosjektene går som vanlig. Har hatt recap av Helgesamling og Genfors. Opptak, 27. Mars er frist for å søke. Skal jobbe med opptaket etter påske. Dagsorden Google Apps Sak Alle skal ha vurdert hvor mye plass de trenger på Google Drive, slik at vi kan ta en vurdering på om vi trenger å betale for Google apps. Diskusjon Snakker vi GB? Nei, bare hvor mye man trenger ca. Saksopplysning: I planene til Google apps står det 1000 TB for 8, som egentlig er ubegrenset, eller 100 GB for 4. Per nå har man 15 GB gratis på drive, Arrkom f. eks. har nok med det. readme trenger minst 100 GB for å kunne ha alt på Drive der + framtiden. Saksopplysning: har hele arkivet på Dropbox, hver mappe for hver utgave er 3 GB har tilbake til 1999 det vil si bare arkivet vil ta minst 200 GB Vil også ha mer plass til fremtiden, da arkivet bare vokser. Ønsker å kun bruke én tjeneste, ikke to.
Fagkom trenger ikke så mye, men har begynt å legge bilder fra kurs osv. på drive istedenfor å sende mail til PR. Kan være greit med mer plass etter hvert da. PR bruker to plattformer, til interaktiv lagring brukes drive. Når man skal ta CV bilder er det egentlig nødvendig å lagre over tid f. eks. på drive. Tanken er å ha en felles konto, med forskjellige undergrupper til komitéene. Lager en leder. Leder kan opprette kontoer innenfor Abakus. Den behandler alle kontoene under seg. Skal alle kontoene bli linket til komitéleder? Ja Kristine opprettet en google konto for leder@abakus.no slik at drive til HS eies av den. Arrkom driven f. eks. er det Ørjan som eier. Litt risky at panger eier alt som ligger der. Stort problem for Bedkom, gamle panger har tilgang til Bedkom sensititve dokumenter. Bedkom burde ligge på rolle spesifikk tilgang. Enten hver komité knyttes opp med komitéledermailene, eller en som er koblet mot Abakusleder og så grupper under til hver komité og så betaler vi for å få tilgangen. Bare noen som har behov for mer plass, en fordel med å ha det samlet da. Hele poenget med Google apps, er å få alle google tjenestene samlet, da får man tilgang til hele plattformen. Betaler også for managing av konto, ikke bare plassen. Pris på de som kan manage? 4 8 euro for å være i Google apps. Betaler per bruker for de som eier mappene. Forslag: Setter leder@abakus.no på Google apps konto, flytter alle komitéene dit og så ser hvordan det fungerer. Konklusjon: Setter leder@abakus.no på Google apps konto, flytter alle komitéene dit og så ser hvordan det fungerer. Forslag til jubileumsgruppe Vi fikk inn mange søknader, prøvde å se på hvilken sammensetning vi burde ha. Tenkte på at vi må ha forskjellige personer som har erfaring fra PR, arrangement osv. Skal revysjefen være i styret? Ja, viktig at denne personen er involvert i hele prosessen i og med at revy kommer til å bli en stor del av jubileumsuka. Mange som hadde gått ut eller som skulle på utveksling som søkte. Greit med noen som er i Trondheim i gruppa. Det har vi derfor også tatt hensyn til.
Avstemning: Kan vi godta forslaget til jubileumsgruppen? Gamle HS stemmer: 11 for, 0 mot, 0 blank Vedtatt. Prikkregler Sak Har hatt en gruppe som har jobbet med av og påmeldingsproblemet i Interkom. Diskutert å endre prikkereglene på abakus.no, vært i kontakt med Arrkom, Webkom og Online for innspill. Kommet fram til et forslag i Interkom, basert på Online sine regler. Vil gjerne gjøre slik at en prikk gir umiddelbar konsekvens, slik at man ikke samler opp 3 før det blir konsekvenser. 1 prikk fører til 3 timer utsatt påmelding. 2 prikker fører til 12 timer utsatt påmelding. 3 prikker fører til sekundær venteliste. Vil at prikker skal vare i 20 dager. Diskusjon Saksopplysning: Arrkom har misforstått forslaget, de syns konsekvensene av 1 prikk er litt strengt. Arrkom syns det er strengt fordi hvis du for eksempel glemmer å melde deg av en bedpres rett før Åre påmelding så får du ikke meldt deg på Åre. Det kan skje ved uhell at man får 1 prikk. Interkom har problem med at folk melder seg av for seint. Vil flytte fristen til kl 12 dagen før, ikke 23.59. Det skal ikke være ekstremt strengt, men 20 dager svir litt. Når skal nedtelling på 3 timer begynne? Skal gjelde på alle arrangementer. En glipp kan mange gjøre, selv om man tar det seriøst, redd for at det blir høyere terskel å melde seg på fordi du er redd for å glemme deg. Systemet er altfor snilt idag, men det blir for stor omveltning med så stor konsekvens for 1 prikk. Bør være en mellomting heller, at du er i faresonen ved 1 prikk. Men hvis du driter deg ut to ganger så bør det svi. Forslaget er mildere enn Online sitt, de har direkte til 24 timer utsettelse ved 1 prikk. Interkom skjønner Arrkom, men de har mer problem med å fylle opp arrangementer.
Hvordan funker det for Online? De har fortsatt god påmelding, de er flinkere til å møte opp enn abakuler. Redd for at folk skal la være å melde seg på. Men positiv til konsekvensene ved prikk 2. Saksopplysning om Online sine prikker: De er veldig fornøyde, det funker veldig bra. Er det dumt at det blir høyere terskel for å melde seg på? Er det ikke bedre at folk tenker litt mer gjennom det slik at de går fordi de har lyst og ikke fordi de ikke har noe annet å gjøre? Interkom fikk statistikk fra Webkom, én person hadde 3 prikker. Ikke veldig mange som får konsekvenser idag altså. Skal fortsatt være mulig å sende en mail, folk blir syke, det er forståelig. Vil at det skal bli strengere, men ikke for strengt sånn at folk slutter å melde seg på. Dumt å straffe de som er flinke å melde seg av, i tilfelle de glipper en gang. På arrangementer som Arrkom har hatt hvor de er avhengige av påmelding har du justert avmeldingsfristen. Det har funket bra. De fleste arrangementer har enten veldig bra eller dårlig påmelding. Da er det ikke så mye forskjell på 3 og 12 timer utsettelse. Saksopplysning: På 3. 5. Klasse sine arrangementer kan du fint melde deg på etter 3 timer, og 12 også. Kan man da komme med etter 24 timer? Nei, etter 24 blir arrangementene slått sammen. Virker som man er redd for å skade Arrkom sine arrangementer, men det er Interkom som har problemet. Det vil ikke skade arrangementene, men personene. Har minst like mye bekymring for bedpres og kurs når det gjelder påmelding. Interkom har tatt stilling til hvor mye det skader bedpres og kurs, men kommet fram til at fordelene er større. Tror mange vil komme til å sende mail om sykdom istedenfor å melde seg av med dette forslaget. Kanskje greit med prøveperiode, det blir veldig strengt veldig raskt. Hva med forskjellige regler på bedpres/kurs og Arrkom? Har diskutert det lenge i avmeldingsgruppa. Blir veldig mye innspill fra Arrkom nå, ikke så mye fra Interkom.
Kurs/bedpres gjør at vi kan arrangere andre ting. Det er sånn vi tjener penger. Mye ledige plasser skaper et dårlig image utad. Hvis det skaper et så stort problem så bør man heller ha forskjellige regler. Klarer du ikke planlegge må du tåle at du ikke får meldt deg på andre ting. Hvis 1 prikk ikke gjør noe, men 2 prikker, så sender folk bare mail og så får du aldri mer enn 1 prikk. Problemet er at veldig mange som melder seg av bedpres/kurs, gjør det kl 15 samme dag. Flytte avmeldingsfristen? Folk melder seg uansett av etter fristen. Forslag: Får du en prikk er du da i faresonen, to prikker gir utsatt påmelding. Fagkom får ikke mye mail om å fjerne prikker. Men har diskutert angående sykdom osv. Men de opplever høy terskel for å gjøre dette. Hvis vi flytter grensen for prikker, vil eventuelt problem med at folk sender mail om å fjerne dem også bare flyttes. Veldig mange som bare melder seg på og så tar stilling til om de kan dra senere. Forskjellige prinsipper med Arrkom arrangement og bedpres/kurs. Men det skal svi om du driter deg ut. Arrkom lider ikke av dette problemet, det er Interkom. På Arrkom arrangementer er det veldig mulig å komme med etter 3 timer. Folk kommer til å vegre seg for å melde seg på flere kurs/bedpres hvis de har gått glipp av noe stort arrangement. Kan man ha 1 time utsatt påmelding eller blir det det samme problemet for Arrkom? 5 minutter hadde hatt samme effekt på som 3 timer på noen Arrkom arrangementer. Hvis du glemmer å melde deg av kurs/bedpres burde det kanskje svi litt? Det skal sies at påmeldingen til Interkom arrangementer åpner 1 uke, 5 dager eller 3 dager før et arrangement. Det er ikke snakk om 3 mnd, du vet hva du skal om en uke. Vil bekjempe usikkerheten ved bedpres/kurs. Det skal ikke skje at du glemmer det, dette vil oppfordre til at folk gjør mer for å huske det. Skal det være noen varsling mot kalender på nye abakus.no? Ja, tror det. Har tenkt på varsling opp mot frister.
Noe annet enn gjennom abakus.no? Har snakket om Google calender sammen med abakus.no Kan vi prøve et av forslagene og så se hvordan det går? Interkom vil gjerne gjøre alt over sommerferien, slik at det nye kullet blir med på endringen og man har god tid til å lese seg opp på det. Bør ha en ganske lang periode for å få testet det ordentlig ut. Det må uansett bli strengere, og folk kommer ikke til å like det. Hvor kritisk er av og påmeldingsproblemet? Har jobbet med det i over et år. Har sett at det har blitt bedre, men vil gjøre det enda bedre med dette. Fagkom har endel kurs med 20 30 plasser og kan åpne flere hvis det blir populært, men så er det ikke så stort press så de gjør ikke det. Dermed kunne de hatt 10 plasser til, men har 91 % på de plassene de åpnet opp. Altså det ser ut som de har veldig bra oppmøte men de kunne egentlig hatt enda flere plasser. JZA for eksempel. Arrangørene la merke til den dårlige påmeldingen. Abakus selger oppmerksomhet til studentene. Melder du deg av reduserer du potensielt inntektene til Abakus. Det som skjer nå påvirker fremtiden. Går utover profesjonaliteten til Abakus. Er det Arrkom foreslår ikke bra nok? Blir litt som det vi allerede har. Vil at det skal være slik at prikk er straff uansett. Snakket om på Fagkom møte idag at de egentlig vil gjøre det enda strengere med 1 prikk. Skal alle komitéene diskutere dette? Hvis vi skal stemme over det i HS er det vel greit å høre rundt? Ingen andre enn Interkom og Arrkom trenger egentlig å diskutere forslaget. Arrkom hadde misforstått. Diskuterte det igår på møtet. Forslag: Tar det neste uke. Arrkom tar det mer ordentlig opp på møtet. Webkom ser på hva som er mulig på nye abakus.no. Eventuelle andre som har meninger diskuterer det. Konklusjon: Vi tar det opp på neste møte. Arrkom diskuterer det mer. Webkom ser hva som er mulig å implementere.
Eventuelt PR, søknad om pins (Hege) Har fast kostnad med årets komitemedlem pins som kjøpes hvert femte år. Kom ikke med på årets budsjett ved en feil, så PR vil derfor søke om penger. Thinius og Hege mener de ikke trenger søknad fordi det skulle vært i budsjettet. Glipp at det ikke var i budsjettet nå. Lønner seg å bestille hvert femte år, sparer f. eks. 1500 kr i verktøykostnader. 2925, for 40 pins (skal være 9x5 stk totalt) Trenger 45 stk = de vi har(5) + de som må bestilles (40). Hvorfor ikke kjøpe inn for 10 år? Har hatt som vane å ta for 5 år. Eneste vi har kjøpt i så store kvanta er formatert pin. Hvis vi vil kjøpe for 10 år så kan det hende vi sitter igjen med veldig mange vi ikke kan bruke hvis vi vil endre design. Mye kan skje på 10 år. Avstemning om godkjenning av beløpet som en helhet: 11 for, 0 mot, 0 avholdende. Konklusjon: Godkjent søknad. Listingløpvinnere plankett (Morten) Planketten har blitt ødelagt av gaffateip. Må bestilles en ny Kommer mest sannsynlig en pengesøknad fra PR. Digresjon: Æresmedlemsplakaten må også oppdateres. PR fikser. Liste over formaterte (Morten) Manglet lister under Genfors under daljesalget. Har bare 2015, 2014, 2013, og 2012. Kan Arrkom ordne det for PR? Har nå tre forskjellige dokumenter som må letes gjennom for å finne ut om vedkommende har løpt Saksopplysning: 2011 ligger i formatertgruppen på abakus.no, har bare ikke blitt gjort de siste årene. Ikke så mange år før 2011 vel og merke. Er det ønskelig å gå fra det systemet? Har bare vært en glipp. Skal bli gjort hvert år. Arrkom har gjort det for 2014, 2015. Står i årshjulet nå. Det vi mangler på formatert gruppa er da 2012 og 2013. Saksopplysning: Webkom gjorde slik at alle formaterte på abakus.no er lagt inn i et google sheet. Men den lista var bare for dagens første og andre klasse. Konklusjon: PR sender over 2012 og 2013 så det kan legges inn på abakus.no. Gamle HS fikk mail om NOKUT
Thor Håkon, nestleder i Online, kalte inn til møte, men ingen kom. Thor Håkon satt alene med 5 pizzaer. Saksopplysning: Mailen ble sendt til Kristine og leder av Online først. Så til HS igjen. Vi må ikke dra, men skaper goodwill hos IDI hvis vi drar.