Sttorrd kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 25.05.10 Kl.: 12.00 18.30 Stad: Formannskapssalen Saknr.: 08/10 22/10 MØTELEIAR Amram Hadida (Ap) DESSE MØTTE Odd Martin Myhre (FrP) Ola Malvin Lomheim (KrF) Grethe Søyland (H) Torill Knudsen (Ap), gjekk frå møtet etter sak 17/10 FORFALL DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/ Else Holst Larsen (til og med sak 17/10), Øyvind Golten Pettersen og Line Margrete Johansen (under sakene 10/10, 18/10 og 19/10). Frå administrasjonen møtte: økonomisjef Jarle Nakken (til og med sak 17/10), skatteoppkrevajar Wigdis Sagvåg i sak 12/10 og dagleg leiar for Stord kommunale Eigedom KF Olav Eide i sak 15/10. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 08/10 Godkjenning av innkalling og sakliste 09/10 Godkjenning av protokoll frå møte 15.03.10 10/10 Orienteringssaker 11/10 Meldingar 12/10 Kontrollrapport 2009 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Stord kommune 13/10 Rekneskap for Stord Kino 2009. Uttale frå kontrollutvalet. 14/10 Rekneskap Stord Hamnestell 2009. Uttale frå kontrollutvalet. 15/10 Rekneskap for Stord kommunale Eigedom KF 2009. Uttale frå kontrollutvalet. 16/10 Rekneskap for Stord Vatn og Avlaup KF 2009. Uttale frå kontrollutvalet. 17/10 Rekneskap for Stord kommune 2009. Uttale frå kontrollutvalet 18/10 Rapport etter prosjekt innan selskapskontroll eigarskapsforvaltning i Stord kommune 19/10 Evaluering av gjeldande planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 20/10 Årsmelding 2009 for kontrollutvalet 21/10 Gjennomgang av møteprotokollar 22/10 Revisjonsoppdrag for ny avtaleperiode 1
08/10 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 09/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 15.03.10 Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 15.03.10. Protokollen frå møte 15.03.10 vart samrøystes godkjend. 10/10 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Løypemelding om prosjekt Eigedomsforvaltning i Stord kommune 2 Utvalsleiar/nestleiar Om henvending vedr. friareal til utskilt eigedom FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek orienteringssakene til orientering. Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Løypemelding om prosjekt Eigedomsforvaltning i Stord kommune : Line Margrete Johansen og Øyvind Golten Pettersen frå Deloitte orienterte om arbeidet med prosjektet. Ein er ennå i ein fase der ein arbeider med å innhenta og verifisera informasjon for å få tilfredstillande oversyn over spørsmålstillingane som er avtalt. Tentative datoar for vidare framdrift vart lagt fram. Opprinneleg tidsplan la opp til framlegging av rapport i kommunestyremøtet 17.06.10, dette er ikkje råd å gjennomføra. Kontrollutvalet merkar seg dette, og påpeikar at det er viktig å få tilstrekkeleg tid til verifisering av opplysningar og rådmannen sin uttale til rapporten. 2 Utvalsleiar/nestleiar Om henvending vedr. friareal til utskilt eigedom: Utvalsleiar orienterte om henvending som er kome vedr. denne saka. Dette er ei klagesak som bør handsamast i anna organ. Konklusjonen er at dette ikkje er ei sak for kontrollutvalet på noverande tidspunkt. Vedr. orienteringssak nr. 1 Løypemelding om prosjekt Eigarskapsforvaltning i Stord kommune : Kontrollutvalet merkar seg orienteringa, og ber Deloitte legga opp til å halda tidsplanen for framlegging av verifisert rapport med rådmannen sin uttale. Vedr. orienteringssak nr. 2 Henvending vedr. friareal til utskilt eigedom : Kontrollutvalet tek orienteringssaka til orientering. 2
11/10 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Fylkesmannen i Hordaland Tilsynsrapport vedr. rettstryggleik ved bruk av tvang og makt overfor personar med psykisk utviklingshemming i Stord kommune. 2 Ordførar Melding om kurs i habilitet. Kurs vert arrangert i forkant av kommunestyremøte 20.05.10. 3 Deloitte Oversyn over selskap der Deloitte er revisor og der kommunen har eigarinteresser. 4 Administrasjonen Vedr. Retningsliner for intern varsling i Stord kommune. Tilbakemelding om bruken av retningslinene. FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Fylkesmannen i Hordaland Tilsynsrapport vedr. rettstryggleik ved bruk av tvang og makt overfor personar med psykisk utviklingshemming i Stord kommune vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet vil ha ei nærare orientering om tilsynsrapporten på sitt neste møte, kva oppfølgingsarbeid som vil bli sett i verk, om utarbeiding og bruk av rutiner, samt opplæring for tilsette. 2 Ordførar Kurs i habilitet blei gjennomført i forkant av kommunestyremøte 20.05.10. Tilbakemelding er at kurset er godt motteke, og spørsmålstillingar vart reist og drøfta. 3 Deloitte Det er opplyst frå Deloitte at det er eit selskap, der kommunen har eigarinteresser, som Deloitte er revisor for. Dette gjeld Bisiness Region Bergen. Kontrollutvalet vil vera merksam på spørsmålet om uavhengighet for revisor i denne samanheng vidare framover. 4 Administrasjonen Vedr. Retningsliner for intern varsling i Stord kommune. Tilbakemelding om bruken av retningslinene: Kontrollutvalet vil at dette vil bli følgd opp med ei ny orientering om praktisering og bruk av retningslinjene på eit seinare møte. Det vart meldt frå om at det no er meldt inn ei varslarsak. Kontrollutvalet ønskjer at spørsmål om varslar kan vera anonym vert drøfta. Vedr. melding nr. 1: Kontrollutvalet vil ha ei nærare orientering om tilsynsrapporten på sitt neste møte, kva oppfølgingsarbeid som vil bli sett i verk, om utarbeiding og bruk av rutiner, samt opplæring for tilsette. Vedr. melding nr. 4: Kontrollutvalet vil at praktisering og bruk av retningslinjer for intern varsling vert orienteringssak på eit seinare møte. Kontrollutvalet tek dei andre meldingane til orientering. 12/10 KONTROLLRAPPORT 2009 VEDKOMANDE SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN I STORD KOMMUNE FORSLAG TIL 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Stord kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte, med unnatak av at det er lågare måloppnåing enn målkravet når det gjeld arbeidsgjevarkontrollen. 3
2. Stord kommune sitt skatterekneskap og kontrollrapporten frå Skatteetaten, Skatt vest, vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. Skatteoppkrevjar Wigdis Sagvåg som starta i jobben 04.01.10 presenterte seg sjølv og orienterte til kontrollutvalet saman med økonomisjef Jarle Nakken. Kontrollutvalet kommenterte saka og stilte spørsmål. Spørsmål om innkrevjing frå utanlandske arbeidstakarar vart teke opp. Bemanning ved kontoret er framleis svært stram, og dette kjem fram i rapporten frå Skatt Vest og vart også drøfta. Kontrollutvalet merka seg orienteringa og framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Stord kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte, med unnatak av at det er lågare måloppnåing enn målkravet når det gjeld arbeidsgjevarkontrollen. 2. Stord kommune sitt skatterekneskap og kontrollrapporten frå Skatteetaten, Skatt Vest, vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. 13/10 REKNESKAP FOR STORD KINO 2009. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL Kontrollutvalet vedtek forslag til uttale om Stord kino sin årsrekneskap for 2009. Økonomisjef Jarle Nakken orienterte om drifta og rekneskapen. Utfordringar for kinoen vart drøfta, korleis drifta kan balanserast og kva som vil skje med å ta i bruk digitalisering, som det nå er inngått avtale om. Kontrollutvalet oppmodar om at miljø og kultur drøftar om det er tenelg å ha separat rekneskap for kinoen eller å samordna dette med resten av kommunerekneskapen / kulturhuset. Revisor gav og kommentarar til kinoen sin rekneskap. Framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet vedtek uttale om Stord kino sin årsrekneskap for 2009. 14/10 REKNESKAP FOR STORD HAMNESTELL 2009. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL Kontrollutvalet vedtek forslag til uttale om Stord Hamnestell sin årsrekneskap for 2009. Økonomisjef Jarle Nakken orienterte om drifta siste året, og om rekneskapen som er framlagt. Drift av hamna har vore positiv dei siste åra, og utfordringane framover er om dette vil halde fram. Det ligg føre endringar i lovverket som må tilpassast drifta av Stord Hamnestell. Revisor kommenterte og kort rekneskapen. Framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet vedtek uttale om Stord Hamnestell sin årsrekneskap for 2009. 15/10 REKNESKAP FOR STORD KOMMUNALE EIGEDOM KF FOR 2009. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL Kontrollutvalet vedtek forslag til uttale om Stord Kommunale Eigedom KF sin særrekneskap for 2009. Økonomisjef Jarle Nakken orienterte om rekneskapen for det nyoppretta føretaket, og sa og litt om føremålet og driftsoppgåver. Dagleg leiar Olav Eide presenterte føretaket og orineterte om oppstart og drift så langt. Revisor orienterte om arbeid med årsavslutninga, og utfordingar som har vore i samband 4
med etablering av det kommunale føretaket. Kontrollutvalet stilte spørsmål og drøfta aktuelle problemstillingar. Det er ønskje om å få ei meir utfyllande orientering om føretaket på eit møte i kontrollutvalet til hausten. Forslag til uttale vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet vedtek uttale om Stord Kommunale Eigedom KF sin særrekneskap for 2009. 16/10 REKNESKAP FOR STORD VATN OG AVLAUP KF FOR 2009. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL Kontrollutvalet vedtek forslag til uttale om Stord Vatn og Avlaup KF sin særrekneskap for 2009. Økonomisjef Jarle Nakken orienterte om rekneskapen for det nyoppretta føretaket, samt om føremål og driftsoppgåver. Revisor orienterte om arbeid med årsavslutninga, og utfordingar som har vore i samband med etablering av det kommunale føretaket. Kontrollutvalet drøfta ut frå dette og stilte spørsmål. Det er ønske om å få med i uttalen til rekneskapen at kontrollutvalet har merka seg overskotet som kjem fram, og ber om at styret vurderer dette ut frå sjølvkostreglane. Med denne endringa vart uttalen til rekneskapen for Stord Vatn og Avlaup KF samrøystes vedteke. Kontrollutvalet vedtek uttale om Stord Vatn og Avlaup KF sin særrekneskap for 2009. 17/10 REKNESKAP FOR STORD KOMMUNE 2009. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Stord kommune sin årsrekneskap for 2009. Økonomisjef Jarle Nakken gjekk gjennom hovudpostane i rekneskapen for 2009, og viste til utvikling når det gjeld inntekter og kostnader. Inntektene har vore gode, men utgifter har og auka og det har vore utfordingar med å halda rammene for nokre av sektorane. Avvik når det gjeld rekneskap i høve til budsjett vart drøfta og kommentert. Kontrollutvalet merka seg avvika. Ansvarleg revisor Else Holst Larsen gav og orientering til kontrollutvalet om revisor sitt arbeid med årsrekneskapen. Framlegg til uttale til rekneskapen vart samrøystes vedteke. : Kontrollutvalet vedtek uttale om Stord kommune sin årsrekneskap for 2009. 18/10 RAPPORT ETTER PROSJEKT INNAN SELSKAPSKONTROLL EIGARSKAPSFORVALTNING I STORD KOMMUNE. FORSLAG TIL INNSTILLING: Kommunestyret ber rådmannen syta for: 1. - at tilrådingane i pkt. 7 i rapporten om selskapskontroll eigarskapsforvaltning vert følgt opp. 2. - at det vert laga ein handlingsplan innan 01.10.10 som viser kva tiltak som skal setjast i verk, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvar for iverksetjinga. Øyvind Golten Pettersen presenterte rapporten for kontrollutvalet og gjorde greie for dei vurderingar ein har føreteke. I rapporten vert det peika på kva tiltak Stord kommune bør følgja opp, og kontrollutvalet merka seg desse. Kontrollutvalet var særleg oppteken av at tilstrekkeleg opplæring vert gjennomført for personar som har verv innanfor eigarstyring. Rapporten og dei vurderingar som kjem fram vart drøfta. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. 5
INNSTILLING: Kommunestyret ber rådmannen syta for: 1. - at tilrådingane i pkt. 7 i rapporten om selskapskontroll eigarskapsforvaltning vert følgt opp. 2. - at det vert laga ein handlingsplan innan 01.10.10 som viser kva tiltak som skal setjast i verk, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvar for iverksetjinga. 19/10 EVALUERING AV GJELDANDE PLANAR FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL. FORSLAG TIL Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Øyvind Golten Pettersen frå Deloitte presenterte den førebuinga dei hadde gjort i høve evaluering av Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll. Med dette som utgangspunkt vart det gjennomført ein prosess med kontrollutvalet der risikobiletet vart evaluert og endringar i prioriteringane i begge planane vart gjort. Deloitte vil redigere Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. Redigert plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll vert å legga fram til godkjenning på neste møte. Deretter skal dei redigerte planane sendast til kommunestyret til orientering. Etter dette vart det fatta samrøystes vedtak i saka. 1. Deloitte redigerar Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. 2. Planane skal leggast fram for godkjenning i neste møte i kontrollutvalet. 3. Deretter vert planane send kommunestyret til orientering. 20/10 ÅRSMELDING 2009 FOR KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2009 Kontrollutvalet drøfta utkastet til årsmelding og gjekk samrøystes inn for å senda den over til kommunestyret. INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2009 21/10 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Det vart kort referert frå møteprotokollar. Kontrollutvalet merkar seg at det er meldt frå om at politisk valde til samarbeidsutval ofte ikkje møter når dei vert kalla inn til møte, og meiner dette er uheldig. Utover dette hadde ikkje kontrollutvalet merknader til dei protokollar som vart gjennomgått og forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. 6
22/10 REVISJONSOPPDRAG FOR NY AVTALEPERIODE. FORSLAG TIL INNSTILLING: Kontrollutvalet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. Tidsramma må leggjast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fom. 01.07.2011. Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder: a. Forlenging av gjeldande avtale med Deloitte AS fram til og med 30.06.2011. b. Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument. c. Knytta til seg naudsynt ekstern hjelp. d. Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor kommunestyret på val av revisor. Kontrollutvalet gjennomgjekk og drøfta saka. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING: Kontrollutvalet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. Tidsramma må leggjast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fom. 01.07.2011. Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder: a. Forlenging av gjeldande avtale med Deloitte AS fram til og med 30.06.2011. b. Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument. c. Knytta til seg naudsynt ekstern hjelp. d. Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor kommunestyret på val av revisor. YMSE Neste dato for møte i kontrollutvalet er etter planen sett til 07.06.10. På grunn av at det ikkje let seg gjera å få ferdig rapport etter prosjekt Eigedomsforvaltning i Stord kommune, vil det ikkje vera aktuelt å gjennomføra neste møte etter møteplanen. Nytt møte skal i staden avtalast tidleg i september. Utvalsleiar i samråd med sekretariatet fastset neste møtedato. Amram Hadida Leiar Kari Nygard Sekretær 7