Bergen, 30.august Torsdag kl i Formannskapssalen

Transkript

1 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet OBS at nokre saker kan vera U. off. Det er avmerka øverst til høgre på dei sakene det gjeld Kontrollutvalet Bergen, 30.august 2010 Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet Torsdag kl i Formannskapssalen Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er til Kari Nygard, tlf / , kari.nygard@post.hfk.no, eller til Hogne Haktorson, tlf / , hogne.haktorson@post.hfk.no. Det er planlagt at Kari Nygard møter frå sekretariatet på dette møtet. Til varamedlemmer er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemmer må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Amram Hadida (s) -kontrollutvalsleiar- Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Stord kommune Deloitte AS Rådmannen i Stord kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 Sakliste: Saknr. Sak 23/10 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 24/10 Godkjenning av protokoll frå møte Vedlegg 25/10 Orienteringssaker 26/10 Meldingar Vedlegg 27/10 Rapport etter forvaltningsrevisjon av sal av Vedlegg kommunal eigedom i Stord kommune 28/10 Godkjenning av evaluerte planar for Vedlegg forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 29/10 Konkurranseutsetting av revisjonsteneste for ny avtaleperiode 30/10 Framlegg til budsjett for kontroll- og Vedlegg tilsynsarbeidet for /10 Gjennomgang av møteprotokollar Alle møteprotokollane kan lastas ned og lesast på Stord kommune si heimeside Ymse 2

3 Sttorrd kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Formannskapssalen Saknr.: 08/10 22/10 MØTELEIAR Amram Hadida (Ap) DESSE MØTTE Odd Martin Myhre (FrP) Ola Malvin Lomheim (KrF) Grethe Søyland (H) Torill Knudsen (Ap), gjekk frå møtet etter sak 17/10 FORFALL DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/ Else Holst Larsen (til og med sak 17/10), Øyvind Golten Pettersen og Line Margrete Johansen (under sakene 10/10, 18/10 og 19/10). Frå administrasjonen møtte: økonomisjef Jarle Nakken (til og med sak 17/10), skatteoppkrevajar Wigdis Sagvåg i sak 12/10 og dagleg leiar for Stord kommunale Eigedom KF Olav Eide i sak 15/10. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 08/10 Godkjenning av innkalling og sakliste 09/10 Godkjenning av protokoll frå møte /10 Orienteringssaker 11/10 Meldingar 12/10 Kontrollrapport 2009 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Stord kommune 13/10 Rekneskap for Stord Kino Uttale frå kontrollutvalet. 14/10 Rekneskap Stord Hamnestell Uttale frå kontrollutvalet. 15/10 Rekneskap for Stord kommunale Eigedom KF Uttale frå kontrollutvalet. 16/10 Rekneskap for Stord Vatn og Avlaup KF Uttale frå kontrollutvalet. 17/10 Rekneskap for Stord kommune Uttale frå kontrollutvalet 18/10 Rapport etter prosjekt innan selskapskontroll eigarskapsforvaltning i Stord kommune 19/10 Evaluering av gjeldande planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 20/10 Årsmelding 2009 for kontrollutvalet 21/10 Gjennomgang av møteprotokollar 22/10 Revisjonsoppdrag for ny avtaleperiode Ymse 1

4 08/10 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 09/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte VEDTAK Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 10/10 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Løypemelding om prosjekt Eigedomsforvaltning i Stord kommune 2 Utvalsleiar/nestleiar Om henvending vedr. friareal til utskilt eigedom Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringssakene til orientering. HANDSAMING I MØTET Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Løypemelding om prosjekt Eigedomsforvaltning i Stord kommune : Line Margrete Johansen og Øyvind Golten Pettersen frå Deloitte orienterte om arbeidet med prosjektet. Ein er ennå i ein fase der ein arbeider med å innhenta og verifisera informasjon for å få tilfredstillande oversyn over spørsmålstillingane som er avtalt. Tentative datoar for vidare framdrift vart lagt fram. Opprinneleg tidsplan la opp til framlegging av rapport i kommunestyremøtet , dette er ikkje råd å gjennomføra. Kontrollutvalet merkar seg dette, og påpeikar at det er viktig å få tilstrekkeleg tid til verifisering av opplysningar og rådmannen sin uttale til rapporten. 2 Utvalsleiar/nestleiar Om henvending vedr. friareal til utskilt eigedom: Utvalsleiar orienterte om henvending som er kome vedr. denne saka. Dette er ei klagesak som bør handsamast i anna organ. Konklusjonen er at dette ikkje er ei sak for kontrollutvalet på noverande tidspunkt. Ymse VEDTAK Vedr. orienteringssak nr. 1 Løypemelding om prosjekt Eigarskapsforvaltning i Stord kommune : Kontrollutvalet merkar seg orienteringa, og ber Deloitte legga opp til å halda tidsplanen for framlegging av verifisert rapport med rådmannen sin uttale. Vedr. orienteringssak nr. 2 Henvending vedr. friareal til utskilt eigedom : Kontrollutvalet tek orienteringssaka til orientering. 2

5 11/10 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Fylkesmannen i Hordaland Tilsynsrapport vedr. rettstryggleik ved bruk av tvang og makt overfor personar med psykisk utviklingshemming i Stord kommune. 2 Ordførar Melding om kurs i habilitet. Kurs vert arrangert i forkant av kommunestyremøte Deloitte Oversyn over selskap der Deloitte er revisor og der kommunen har eigarinteresser. 4 Administrasjonen Vedr. Retningsliner for intern varsling i Stord kommune. Tilbakemelding om bruken av retningslinene. Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. HANDSAMING I MØTET Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Fylkesmannen i Hordaland Tilsynsrapport vedr. rettstryggleik ved bruk av tvang og makt overfor personar med psykisk utviklingshemming i Stord kommune vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet vil ha ei nærare orientering om tilsynsrapporten på sitt neste møte, kva oppfølgingsarbeid som vil bli sett i verk, om utarbeiding og bruk av rutiner, samt opplæring for tilsette. 2 Ordførar Kurs i habilitet blei gjennomført i forkant av kommunestyremøte Tilbakemelding er at kurset er godt motteke, og spørsmålstillingar vart reist og drøfta. 3 Deloitte Det er opplyst frå Deloitte at det er eit selskap, der kommunen har eigarinteresser, som Deloitte er revisor for. Dette gjeld Bisiness Region Bergen. Kontrollutvalet vil vera merksam på spørsmålet om uavhengighet for revisor i denne samanheng vidare framover. 4 Administrasjonen Vedr. Retningsliner for intern varsling i Stord kommune. Tilbakemelding om bruken av retningslinene: Ymse Kontrollutvalet vil at dette vil bli følgd opp med ei ny orientering om praktisering og bruk av retningslinjene på eit seinare møte. Det vart meldt frå om at det no er meldt inn ei varslarsak. Kontrollutvalet ønskjer at spørsmål om varslar kan vera anonym vert drøfta. VEDTAK Vedr. melding nr. 1: Kontrollutvalet vil ha ei nærare orientering om tilsynsrapporten på sitt neste møte, kva oppfølgingsarbeid som vil bli sett i verk, om utarbeiding og bruk av rutiner, samt opplæring for tilsette. Vedr. melding nr. 4: Kontrollutvalet vil at praktisering og bruk av retningslinjer for intern varsling vert orienteringssak på eit seinare møte. Kontrollutvalet tek dei andre meldingane til orientering. 12/10 KONTROLLRAPPORT 2009 VEDKOMANDE SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN I STORD KOMMUNE FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Stord kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte, med unnatak av at det er lågare måloppnåing enn målkravet når det gjeld arbeidsgjevarkontrollen. 3

6 2. Stord kommune sitt skatterekneskap og kontrollrapporten frå Skatteetaten, Skatt vest, vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. HANDSAMING I MØTET Skatteoppkrevjar Wigdis Sagvåg som starta i jobben presenterte seg sjølv og orienterte til kontrollutvalet saman med økonomisjef Jarle Nakken. Kontrollutvalet kommenterte saka og stilte spørsmål. Spørsmål om innkrevjing frå utanlandske arbeidstakarar vart teke opp. Bemanning ved kontoret er framleis svært stram, og dette kjem fram i rapporten frå Skatt Vest og vart også drøfta. Kontrollutvalet merka seg orienteringa og framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Stord kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte, med unnatak av at det er lågare måloppnåing enn målkravet når det gjeld arbeidsgjevarkontrollen. 2. Stord kommune sitt skatterekneskap og kontrollrapporten frå Skatteetaten, Skatt Vest, vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. 13/10 REKNESKAP FOR STORD KINO UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet vedtek forslag til uttale om Stord kino sin årsrekneskap for HANDSAMING I MØTET Økonomisjef Jarle Nakken orienterte om drifta og rekneskapen. Utfordringar for kinoen vart drøfta, korleis drifta kan balanserast og kva som vil skje med å ta i bruk digitalisering, som det nå er inngått avtale om. Kontrollutvalet oppmodar om at miljø og kultur drøftar om det er tenelg å ha separat rekneskap for kinoen eller å samordna dette med resten av kommunerekneskapen / kulturhuset. Revisor gav og kommentarar til kinoen sin rekneskap. Framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet vedtek uttale om Stord kino sin årsrekneskap for /10 REKNESKAP FOR STORD HAMNESTELL UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet vedtek forslag til uttale om Stord Hamnestell sin årsrekneskap for HANDSAMING I MØTET Økonomisjef Jarle Nakken orienterte om drifta siste året, og om rekneskapen som er framlagt. Drift av hamna har vore positiv dei siste åra, og utfordringane framover er om dette vil halde fram. Det ligg føre endringar i lovverket som må tilpassast drifta av Stord Hamnestell. Revisor kommenterte og kort rekneskapen. Framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet vedtek uttale om Stord Hamnestell sin årsrekneskap for /10 REKNESKAP FOR STORD KOMMUNALE EIGEDOM KF FOR UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet vedtek forslag til uttale om Stord Kommunale Eigedom KF sin særrekneskap for HANDSAMING I MØTET Økonomisjef Jarle Nakken orienterte om rekneskapen for det nyoppretta føretaket, og sa og litt om føremålet og driftsoppgåver. Dagleg leiar Olav Eide presenterte føretaket og orineterte om oppstart og drift så langt. Revisor orienterte om arbeid med årsavslutninga, og utfordingar som har vore i samband 4

7 med etablering av det kommunale føretaket. Kontrollutvalet stilte spørsmål og drøfta aktuelle problemstillingar. Det er ønskje om å få ei meir utfyllande orientering om føretaket på eit møte i kontrollutvalet til hausten. Forslag til uttale vart samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet vedtek uttale om Stord Kommunale Eigedom KF sin særrekneskap for /10 REKNESKAP FOR STORD VATN OG AVLAUP KF FOR UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet vedtek forslag til uttale om Stord Vatn og Avlaup KF sin særrekneskap for HANDSAMING I MØTET Økonomisjef Jarle Nakken orienterte om rekneskapen for det nyoppretta føretaket, samt om føremål og driftsoppgåver. Revisor orienterte om arbeid med årsavslutninga, og utfordingar som har vore i samband med etablering av det kommunale føretaket. Kontrollutvalet drøfta ut frå dette og stilte spørsmål. Det er ønske om å få med i uttalen til rekneskapen at kontrollutvalet har merka seg overskotet som kjem fram, og ber om at styret vurderer dette ut frå sjølvkostreglane. Med denne endringa vart uttalen til rekneskapen for Stord Vatn og Avlaup KF samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet vedtek uttale om Stord Vatn og Avlaup KF sin særrekneskap for /10 REKNESKAP FOR STORD KOMMUNE UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Stord kommune sin årsrekneskap for HANDSAMING I MØTET Økonomisjef Jarle Nakken gjekk gjennom hovudpostane i rekneskapen for 2009, og viste til utvikling når det gjeld inntekter og kostnader. Inntektene har vore gode, men utgifter har og auka og det har vore utfordingar med å halda rammene for nokre av sektorane. Avvik når det gjeld rekneskap i høve til budsjett vart drøfta og kommentert. Kontrollutvalet merka seg avvika. Ansvarleg revisor Else Holst Larsen gav og orientering til kontrollutvalet om revisor sitt arbeid med årsrekneskapen. Framlegg til uttale til rekneskapen vart samrøystes vedteke. VEDTAK: Kontrollutvalet vedtek uttale om Stord kommune sin årsrekneskap for /10 RAPPORT ETTER PROSJEKT INNAN SELSKAPSKONTROLL EIGARSKAPSFORVALTNING I STORD KOMMUNE. FORSLAG TIL INNSTILLING: Kommunestyret ber rådmannen syta for: 1. - at tilrådingane i pkt. 7 i rapporten om selskapskontroll eigarskapsforvaltning vert følgt opp at det vert laga ein handlingsplan innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvar for iverksetjinga. HANDSAMING I MØTET Øyvind Golten Pettersen presenterte rapporten for kontrollutvalet og gjorde greie for dei vurderingar ein har føreteke. I rapporten vert det peika på kva tiltak Stord kommune bør følgja opp, og kontrollutvalet merka seg desse. Kontrollutvalet var særleg oppteken av at tilstrekkeleg opplæring vert gjennomført for personar som har verv innanfor eigarstyring. Rapporten og dei vurderingar som kjem fram vart drøfta. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. 5

8 INNSTILLING: Kommunestyret ber rådmannen syta for: 1. - at tilrådingane i pkt. 7 i rapporten om selskapskontroll eigarskapsforvaltning vert følgt opp at det vert laga ein handlingsplan innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvar for iverksetjinga. 19/10 EVALUERING AV GJELDANDE PLANAR FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL. FORSLAG TIL VEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. HANDSAMING I MØTET Øyvind Golten Pettersen frå Deloitte presenterte den førebuinga dei hadde gjort i høve evaluering av Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll. Med dette som utgangspunkt vart det gjennomført ein prosess med kontrollutvalet der risikobiletet vart evaluert og endringar i prioriteringane i begge planane vart gjort. Deloitte vil redigere Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. Redigert plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll vert å legga fram til godkjenning på neste møte. Deretter skal dei redigerte planane sendast til kommunestyret til orientering. Etter dette vart det fatta samrøystes vedtak i saka. VEDTAK 1. Deloitte redigerar Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. 2. Planane skal leggast fram for godkjenning i neste møte i kontrollutvalet. 3. Deretter vert planane send kommunestyret til orientering. 20/10 ÅRSMELDING 2009 FOR KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2009 HANDSAMING I MØTET Kontrollutvalet drøfta utkastet til årsmelding og gjekk samrøystes inn for å senda den over til kommunestyret. INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for /10 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTET Det vart kort referert frå møteprotokollar. Kontrollutvalet merkar seg at det er meldt frå om at politisk valde til samarbeidsutval ofte ikkje møter når dei vert kalla inn til møte, og meiner dette er uheldig. Utover dette hadde ikkje kontrollutvalet merknader til dei protokollar som vart gjennomgått og forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. 6

9 22/10 REVISJONSOPPDRAG FOR NY AVTALEPERIODE. FORSLAG TIL INNSTILLING: Kontrollutvalet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. Tidsramma må leggjast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fom Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder: a. Forlenging av gjeldande avtale med Deloitte AS fram til og med b. Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument. c. Knytta til seg naudsynt ekstern hjelp. d. Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor kommunestyret på val av revisor. HANDSAMING I MØTET Kontrollutvalet gjennomgjekk og drøfta saka. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING: Kontrollutvalet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. Tidsramma må leggjast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fom Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder: a. Forlenging av gjeldande avtale med Deloitte AS fram til og med b. Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument. c. Knytta til seg naudsynt ekstern hjelp. d. Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor kommunestyret på val av revisor. YMSE Neste dato for møte i kontrollutvalet er etter planen sett til På grunn av at det ikkje let seg gjera å få ferdig rapport etter prosjekt Eigedomsforvaltning i Stord kommune, vil det ikkje vera aktuelt å gjennomføra neste møte etter møteplanen. Nytt møte skal i staden avtalast tidleg i september. Utvalsleiar i samråd med sekretariatet fastset neste møtedato. Amram Hadida Leiar Kari Nygard Sekretær 7

10 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 06.september 2010 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 25/10 25/10 ORIENTERINGSSAKER Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann og evt. SIB Forvaltningsrevisjonsprosjekt vedr. Sunnhordland Interkommunale Barneversteneste (SIB) 2 Rådmann / administrasjonen Om tilsynsrapport frå Fylkesmannen vedr. rettstryggleik ved bruk av tvang og makt overfor personar med psykisk utviklingshemming 3 Rådmann / administrasjonen Orientering om oppfølging etter forvaltningsrevisjon vedr. Sjukefråvær innan pleie og omsorg i Stord kommune 4 Sekretariatet / Deloitte Ressursbruk i samband med forvaltningsrevisjon Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringssakene til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar Vedlegg: Rapport frå tilsyn med rettstryggleik ved bruk av tvang og makt overfor personar med psykisk utviklingshemming i Stord kommune Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

11 Fylkesmannen i Hordaland Rapport frå tilsyn med rettstryggleik ved bruk av tvang og makt overfor personar med psykisk utviklingshemming i Stord kommune Adressa til verksemda: Postboks 304, 5402 Stord Tidsrom for tilsynet: Kontaktperson i verksemda: Trygve Dahl Samandrag Denne rapporten gjer greie for dei avvik og merknader som det vart funne grunnlag for innanfor dei områda som vart kontrollerte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område: Om kommunen sikrar at personar med psykisk utviklingshemming mottek eit forsvarleg tenestetilbod etter lov om sosiale tenester 4-3 jf 4-2 bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endringar i behov for bistand og uavhengig av endringar i rammevilkår. Om kommunen sikrar at utføring av tenester etter lov om sosiale tenester 4-2 bokstav a-d overfor personar med psykisk utviklingshemming ikkje skjer i strid med reglane i lov om sosiale tenester kapittel 4A. Det vart avdekt følgjande avvik: Stord kommune sikrar ikkje at tenester etter lov om sosiale tenester 4-2 bokstav a-d til personar med utviklingshemming, er i samsvar med reglane i lov om sosiale tenester kapittel 4A. Det vart ikkje funne grunnlag for merknader innanfor dei kontrollerte områda Dato: Vibeke Herskedal revisjonsleiar Hilde Ordemann revisor 1

12 Innhald Samandrag Innleiing Omtale av verksemda - spesielle forhold Gjennomføring Kva tilsynet omfatta Funn Vurdering av styringssystemet i verksemda Regelverk Dokumentunderlag Deltakarar ved tilsynet

13 1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Stord kommune Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året. Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter sosialtenestelova 2-6. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om: kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar tiltaka vert følgt opp i praksis og om nødvendig korrigerte tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga vert følgt Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial 2. Omtale av verksemda - spesielle forhold Stord kommune byggjer sin organisasjonsmodell på prinsippet om å skilja tingar- og forvaltningsoppgåver frå utføraroppgåver. Stord kommune er delt inn i einingar, der kvar eining har definerte oppgåver, og einingsleiar har vide fullmakter gjennom delegasjonsreglement. Tingar/forvaltningseininga fattar vedtak om tenester etter kommunehelsetenestelova og lov om sosiale tenester. Ansvar og vedtaksmynde etter lov om sosiale tenester er plassert hos einingsleiar for Kundetorget. Likevel slik at rekruttering, iverksetjing og opplæring ligg til utførareiningane. Tenester til personar med utviklingshemming i Stord kommune er organisert i eininga område Sagvåg, med unnatak av eit par tenestemottakarar. Område Sagvåg er delt inn i åtte avdelingar, med ein avdelingsleiar for kvar utførareining. Det vert ytt dagtilbod på Vidsteentunet med 9 plassar, og ved Sæbø gard med 17 plassar. I Saghaugen 14 bur det 6 personar med psykisk utviklingshemming, og der vert blant anna ytt tenesta praktisk bistand. I Studalen 40 bur 9 personar med psykisk utviklingshemming og ved Sæbøhaugen bur det 8 personar med psykisk utviklingshemming. Avdelingsleiarane i dei samlokaliserte bustadane har ansvar for å yte tenester som støttekontakt og praktisk bistand. Kjøtteinsvegen yter heildøgns omsorg til 5 bebuarar med psykisk utviklingshemming, samstundes har eininga ansvar for å yte tenester til heimebuande psykisk utviklingshemma, 3

14 blant anna tenester som praktisk bistand og støttekontakt i område Leirvik. Sævarhagen avlastningsbustad har til saman 5 plassar fordelt på 12 personar med psykisk utviklingshemming. I tillegg er det avdelingsleiar i avlastningsbustaden som har ansvar for å yte tenester til heimebuande psykisk utviklingshemma i form av privat avlastning, støttekontakt, omsorgsløn og praktisk bistand. Det er også denne avdelinga som har ansvar for rekruttering, igangsetting av Kundetoget sine vedtak og opplæring av støttekontaktar og private avlastingsheimar. Det overordna ansvaret for bruk av tvang overfor personar med psykisk utviklingshemming er plassert hos einingsleiar, Område Sagvåg. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar: Revisjonsvarsel vart sendt ut Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Opningsmøte vart halde Intervju 10 personar vart intervjua. Oversikt over dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte vart halde Kva tilsynet omfatta I dette tilsynet har merksemda vore retta mot om kommunen sikrar at forholda blir lagt til rette for tenesteyting til personar med psykisk utviklingshemming med minst mulig bruk av tvang og makt, jf. 4A-4, og om tenestemottakarane sitt tenestetilbod etter lov om sosiale tenester 4-2 bokstav a-d blir endra i samsvar med endringar i hjelpebehov og uavhengig av endra rammer. Tilsynet omfatta følgjande områder: Område 1: Om kommunen sikrar at personar med psykisk utviklingshemming mottek eit forsvarleg tenestetilbod etter lov om sosiale tenester 4-3 jf 4-2 bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endringar i behov for bistand og uavhengig av endringar i rammevilkår Område 2: Om kommunen sikrar at utføring av tenester etter lov om sosiale tenester 4-2 bokstav a-d overfor personar med psykisk utviklingshemming ikkje skjer i strid med reglane i lov om sosiale tenester kapittel 4A 4

15 5. Funn Område 1: Det vart her ikkje funne grunnlag for avvik eller merknader. Område 2: Avvik: Stord kommune sikrar ikkje at tenester etter lov om sosiale tenester 4-2 bokstav a-d til personar med utviklingshemming, er i samsvar med reglane i lov om sosiale tenester kapittel 4A. Avvik frå: Lov om sosiale tenester 4A-4, jf. 2-1, andre ledd, og forskrift om internkontroll i sosial og helsetenesta 4 (ikf). Kommentar: Av lov om sosiale tenester 4A-4 går det fram at kommunen plikter å sørgje for at forholda vert lagt til rette for minst mulig bruk av tvang. Det er presisert at tenesteytarane skal sikrast nødvendig opplæring og fagleg rettleiing. Av 2-1 følgjer det at kommunen skal føre internkontroll for å sikre at krav gjeve i medhald av kapittel 4A vert haldne, og kontrollere at desse tiltaka er tilstrekkjelege. I dette ligg mellom anna at det på dette feltet må vere klårt definerte ansvars- og rapporteringsliner, samt rutinar for rapportering. Avviket byggjer på følgjande observasjonar: Fleire tenesterytarar har ikkje fått opplæring i reglane om bruk av tvang etter lov om sosiale tenester. Kommunen sin opplæringsplan og kommunen sin handlingsplan inneheld ikkje opplæring om bruk av tvang om makt overfor personar med psykisk utviklingshemming. Kommunen har ikkje tatt stilling til kva for opplæring som er nødvendig for å unngå eller redusere bruk av tvang, og det føreligg ikkje krav om at tenesteytarane skal gjennomføra slik opplæring. Tilsette på fleire nivå i organisasjonen har ikkje tilstrekkjeleg kunnskap til å kunne identifisere handlingar som er omfatta av omgrepet tvang/makt i lov om sosiale tenester kapittel 4A. Dette medfører blant anna at tilsette ikkje sender melding om skadeavverjande tiltak i naudsituasjonar. Kommunen har lagt fram prosedyre ved skriving av enkeltmelding i forhold til kapittel 4A, men den er ikkje tilstrekkeleg kjent og rutinen omhandlar ikkje oppfølging av meldingane. Kommunen har ikkje sendt inn enkeltmeldingar om skadeavverjande tiltak i naudsituasjonar i 2009, og har sendt 2 enkeltmeldingar i 2008, sjølv om det har vore nytta tvang utover dette. Under tilsynet kom det fram at det vart nytta tvang systematisk i form av halding, inngripande varslingssystem med tekniske innretningar, samt å hindre tilgang til eigne eigendelar under utøving av sosiale tenester til personar med psykisk utviklingshemming, utan at det er ligg føre godkjent vedtak om bruk av tvang eller at det er gjort ei vurdering opp i mot reglane i lov om sosiale tenester kapittel 4A. 5

16 Verksemda nyttar interne skjema for avvik som omfattar til dømes angrep på tilsette, men dei er ikkje knytt opp mot reglane i kapittel 4A, og det vert ikkje set i gang tiltak for å avdekkje om dette inneber bruk av tvang overfor ein tenestemottakar. Det ligg ikkje føre rutinar som sikrar at det vert fatta vedtak om bruk av tvang overfor tenestemottakarane når regelverket krev det. Dette gjeld både der tvangstiltak overfor tenestemottakar skal vidareførast og ved nye tiltak. Kommunen sine framlagte rutinar knytt til lov om sosiale tenester er ikkje tilstrekkeleg kjent i verksemda, dei er ikkje fullstendige og dei vert i liten grad nytta av tenestytarane. Tilsynsmyndigheita har også merka seg: Gjennomgåtte journalar/saksdokument viser at det i den enkelte sak vert føreteke kartleging av tenestemottakar sitt behov for tenester og fatta vedtak i samsvar med dette. Grunngjevinga i vedtaka viser også at kommunen i desse sakene føretek evaluering dersom tenestemottakars sitt behov for tenester endrar seg. I desse sakene er samhandlinga mellom tingar/ forvaltningseininga og utførareininga ivareteke. 6. Vurdering av styringssystemet i verksemda Avviket syner manglar ved internkontrollen i Stord kommune på fleire punkt. Framlagte rutinar er ikkje fullstendige og i liten grad nytta, jf. ikf 4 bokstav g), og ein har ikkje tilstrekkeleg opplæring og sikring av kompetanse, jf ikf 4 bokstav c). Det ligg ikkje føre oversikt over område med fare for svikt på fleire sentrale punkt, jf. ikf 4 bokstav f). Kommunen manglar evaluering av internkontrollen innanfor det kontrollerte området, jf. ikf 4 bokstav h). 7. Regelverk LOV nr 81: Lov om sosiale tenester m.v. (sosialtenestelova). LOV : Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslova) FOR nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetenesta 8. Dokumentunderlag Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som vart sendt over då revisjonen vart førebudd: Organisering Stord kommune datert Delegasjonsreglement for Stord kommune Leiaravtale Organisering pleie, rehabilitering og omsorg Leiaransvar i område Sagvåg datert Ansvar og mynde område Sagvåg Leiarmøte i område Sagvåg Organisasjonskart område Sagvåg Handlingsplan område Sagvåg 2009 Prosjektrapport Ny eining i Sagvåg 6

17 Ansvarsdeling Kundetorget fordeling av saker etter kommunehelsetenestelova og sosialtenestelova Koordinerande funksjon Kundetorget Sakshandsaming pleie, rehabilitering og omsorg Kundetorget, datert Innhenting, registrering, utveksling av brukar opplysingar Endringsmelding rutine ved endra bistandsbehov, datert Rutinar og ansvarstilhøva ved bruk av kapittel 4A i sosialtenestelova for Stord kommune Meldingar om skader på tilsette/tenestemottakarar avviksmeldingar, samt rutinar for avvikshandtering Risikovurdering avdeling Kroktjødneveien Sjukefråvær første kvartal 2008 Diverse referat frå aktuelle møter, blant anna frå avdelingsleiarmøte, datert Hovudlinjer i arbeid med bevisstgjering rundt bruk av tvang og makt i personalgruppa i Sæbøhaugen 2009 Dokumentasjon frå Sæbøhaugen angående tema tvang 2009 Skjema utfordrande åtferd retta mot personal Opplæring i kapittel 4A Sæbøhaugen Informasjon, medverknad, samarbeidsrutinar for tilsette i område Sagvåg Prosjektrapport om dagplassar Medarbeidarundersøking 2009 Brukarundersøking 2009 Rutinar for individuell plan i Stord kommune, datert mai 2008 Rutine for vurdering av samtykkekompetanse Årsmelding frå kommunen 2008 Individuell plan for 3 tenestemottakarar Enkeltvedtak knytt til 8 personar tildeling av sosiale tenester etter 4-2 bokstav a-d for personar med psykisk utviklingshemming Opplæringstiltak 2010 Dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket: Saksmapper (pasientjournal, samt utskrift frå profil) for 14 einskildsaker Sjekkliste for opplæring til nytt personale i Kjøtteinsvegen 9 Prosedyre ved utagering i Kjøtteinsvegen 9 Prosedyre ved skriving av enkeltmelding i forhold til kap. 4A Informasjon om rettstryggleiken ved bruk av tvang og makt overfor personar med psykisk utviklingshemming Rutinar og ansvarstilhøva ved bruk av kap. 4A i sosialtenestelova for Stord kommune Melding om skadeavverjande tiltak i naudsituasjonar Prosedyre ved skriving av enkeltmelding i forhold til kap. 4A, samt 2 enkeltmeldingar om bruk av tvang oversendt Fylkesmannen i 2010 Prosedyre ved skriving av vedtak om bruk av tvang og makt overfor enkeltpersonar med psykisk utviklingshemming Handlingsplan område Sagvåg 2010 Rapport frå einingsleiar område Sagvåg til kommunalsjef 2009 Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen: 7

18 Diverse E-post frå Stord kommune i tilsynsperioden Opplæringsplan for helse- og sosialpersonell , motteke på E-post. 9. Deltakarar ved tilsynet Tabellen under gjer ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som vart intervjua. Namn Funksjon / stilling Opningsmøte Intervju Sluttmøte Annlaug Tenold Einingsleiar, Område Sagvåg X X X Nina Steinsbø Walquist Cecilie Eriksen Raunholm Vivian Wilhelmsen Avdelingsleiar, Kjøtteinsvegen og Kroktjødnevegen X X X Nestleiar, Kjøtteinsvegen X X Miljøterapeut, Kjøtteinsvegen og Kroktjødnevegen X X X Line Stenerud Einingsleiar, Kundetorget X X X Gunnar Saxvig Sakshandsamar, Kundetorget X X X Ingfrid Kambe Strømsnes Sakshandsamar, Kundetorget X X X Bente Røyrvik Avdelingsleiar, Sævarhagen avlastningsbustad X X X Cakor Mirzeta Koordinator, Sævarhagen avlastningsbustad X X X Knut J. Gram Kommunalsjef /ass. rådmann X X X Trygve Dahl Helse og sosialkonsulent X X Frå tilsynsorganet deltok: Geir Johannessen Hilde Ordemann Vibeke Herskedal, revisjonsleiar 8

19 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 06.september 2010 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 26/10 26/10 MELDINGAR Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Meldingar om vedtak 2 Sekretariatet Budsjett for kontrollutvalet sitt ansvarsområde for resten av året Sekretariatet Om forvaltningsrevisjonsprosjekt i fylkeskommunen om Fråfall og bortval i vidaregåande opplæring. 4 Deloitte Notat om revisors uavhengighet 5 Sekretariatet Møteplan for kontrollutvalet for 2.halvår 2010 Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar Vedlegg: Vedtak i kommunestyret: o Suppleringsval til Kontrollutvalet (frå KST-møte ) o Revisjonsoppdrag for ny avtaleperiode (Kst-møte ) o Rapport etter prosjekt innan selskapskontroll Eigarskapsmelding i Stord kommune (KST-møte ) o Årsmelding for 2009 for kontrollutvalet (KST-møte ) Melding om vedtak i budsjettrevisjon og oversyn over budsjett for Kontrollutvalet sitt ansvarsområde for resten av 2010 Sak til kontrollutvalet i fylkeskommunen om forvaltningsrevisjonsprosjekt Notat frå Deloitte om Revisors uavhengihet stila til kontrollutvalet i fylkeskommunen Kopi av framlegg til møteplan for 2.halvår 2010 Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

20 Sekretariat for kontrollutval, Hordaland fylkeskommune Postboks BERGEN Vår dato: Vår ref: 2009/ /2010 / 014 Dykkar ref: Suppleringsval til Kontrollutvalet - melding om politisk vedtak Ola Malvin Lomheim, medlem i kontrollutvalet, har pr brev datert gjeve melding om at Jan Ove Matre Frp er vald som varamedlem i kontrollutvalet i permisjonstida for Kjell Bjørn Minde Frp. Jan Ove Matre Frp er og vara til forvaltningsstyret. Reglementet til kontrollutvalet 2 Val seier i andre avsnitt: Utelukka frå val er ordførar, varaordførar, medlem og varamedlem av formannskap, medlem og varamedlem av kommunal nemnd med avgjerdsmynde, medlem av kommunalråd og tilsette i kommunen. Rådmannen har no gjort ein kontroll av medlemer og varamedlemer i kontrollutvalet og funne ut at det må gjerast nokre endringar. Dette gjeld: Arne Helge Våge (H), som i kst sak 57/07 som første varamedlem til kontrollutvalet. I sak 42/08 vart han valt til 7. vara i Komité for rehabilitering, helse og omsorg. Til komiteen må det difor gjerast nytt val av varamedlem. Jan Ove Matre (Frp) er 3. vara i forvaltningsstyret og samstundes varamedlem i kontrollutvalet i permisjonstida til Kjell Bjørn Minde, jf. sak 74/09, Hilde Hannevig Aarland (Frp) er tilsett som hjelpepleiar i kommunen samstundes som ho er vara til kontrollutvalet. Kommunestyret gjorde i møte sak 27/10 følgjande vedtak: 1. Som ny 4. varamedlem til kontrollutvalet i staden for Jan Ove Matre (Frp) vert valt Andreas Mikal Myhre, Frp i permisjonstida til Kjell Bjørn Minde 2. Som ny 5. varamedlem til kontrollutvalet i staden for Hilde Hannevig Aarland (Frp) vert valt Inge Bjelland, Frp I sak 28/10 vart det gjort følgjande vedtak: Kommunestyret vel følgjande som ny 7. vara i Komité for rehabilitering, helse og omsorg i staden for Arne Helge Våge, H: Kristoffer Valland, H Dei nye varamedlemene har følgjande andresse og tlf: Andras Mikal Myhre, Øvre Hageby 4C, 5411 Stord, mobil Inge Bjelland, Eldøyvegen 39, 5412 Stord, tlf , mob , Med helsing Marit Annie Åkra saksbehandlar Sekretariatet Postboks Stord Rådhuset post@stord.kommune.no Org.nr Telefon Telefaks

21 Saksprotokoll i Kommunestyret /10 - Revisjonsoppdrag for ny avtaleperiode Vedtak: Kontrollutvalet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. Tidsramma må leggjast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fom Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder: a. Forlenging av gjeldande avtale med Deloitte AS fram til og med b. Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument. c. Knytta til seg naudsynt ekstern hjelp. d. Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor kommunestyret på val av revisor. Handsaming Samrøystes vedtek Rett utskrift: møtesekretær

22 Saksprotokoll i Kommunestyret /10 - RAPPORT ETTER PROSJEKT INNAN SELSKAPSKONTROLL EIGARSKAPSMELDING I STORD KOMMUNE Vedtak:: Kommunestyret ber rådmannen syta for: 1. - at tilrådingane i pkt. 7 i rapporten om selskapskontroll eigarskapsforvaltning vert følgt opp at det vert laga ein handlingsplan innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvar for iverksetjinga. Handsaming Samrøystes vedtek Rett utskrift: møtesekretær

23 Saksprotokoll i Kommunestyret /10 - ÅRSMELDING 2009 FOR KONTROLLUTVALET Vedtak: Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2009 Handsaming Samrøystes vedteke Rett utskrift: møtesekretær

24

25

26 Vedlegg til SAK 26/10 i Kontrollutvalet Kontrollutvalet i Stord kommune, rekneskap pr form. Tekst Budsjett 2010 Rekneskap pr Merknader Godtgjersle folkevalde (6 møter pr. år) Leiar kr ,- pr.år, medl./varamedl. Kr 130,80 pr.time Tapt arbeidsforteneste ,141 Arbeidsgjevaravgift 14,1 % av , ,13 Servering på møta Ifm. møter i kontrollutvalet 0,25 Diverse, kontorrekvisita ,25 Kurs/konferanse Faglig konferanse for kontr.utv. e.l. 0,07 Reise- og opphaldsutgifter Reise ifm. møter, konferanse e.l. Kontingentar Kontingent Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Abonnement Kommunerevisoren til medlemmer i utvalet 0,25 Kjøp av sekretariatstenester ,25 Kjøp av revisjonstenester ,25 Ekstra tiltaksmidlar 0 0 Meirverdiavgift MVA-kompensasjon Kommunestyret har gjort vedtak om ekstraløyving på kr til kontrollutvalet. Desse er ikkje lagt inn i rekneskapen. Formannskapet vil gjera dekningsvedtak i neste møte. * Revisjonstenester omfattar både rekneskapsrevisjon og ein grunnsum for årskostnader med anna revisjonsarbeid

27

28

29

30

31

32

33

34

35 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 06.september 2010 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 27/10 27/10 RAPPORT ETTER FORVALTNINGSREVISJON AV SAL AV KOMMUNAL EIGEDOM I STORD KOMMUNE Bakgrunn: Prosjekt med forvaltningsrevisjon vedrørande sal av kommunal eigedom i Stord kommune er ikkje ein del av plan for forvaltningsrevisjon. Prosjektet er vorte aktuelt med bakgrunn i innspel frå politisk miljø og debatt som også har kome fram i media. Saka vart teke opp til drøfting i kontrollutvalet , etter at det var gjeve orientering i møtet ved Stord Frp og rådmann. Etter drøfting i kontrollutvalet valde ein å tinga ein forvaltningsrevisjon av Deloitte som skulle ha som føremål: Å vurdera om sal av eigedommar i regi av Stord kommune vert gjort på ein forsvarleg måte, i tråd med gjeldande regelverk, og på ein slik måte at kommunen sine interesser vert teke i vare. Kontrollutvalet har vidare formulert følgjande problemstillingar å arbeide ut ifrå: 1. Er det etablert tilfredstillande rutinar og retningslinjer når det gjeld kommunen sitt arbeid med sal av eigedommar? 2. Blir rutinar, retningslinjer og regelverk knytt til sal av eigedommar etterlevd? 3. Var saksframlegget tilstrekkeleg i samband med vedtak om gjennomføring av sal av Sunnhordlandskaien? Det er viktig og å merka seg dei avgrensingane som er gjort i prosjektet. Når det gjeld problemstilling nr. 3 har revisjonen gjennomgått og vurdert saksframlegget som låg til grunn for vedtak av i Komité for næring, miljø og kultur, PS 32/09. Det er ikkje sett på den vidare utviklinga i saka, under dette vedtak som seinare er gjort i høve til sal av Sunnhordlandskaien. Drøfting: Det var i utgangspunktet ønskje i kontrollutvalet om å gå ennå vidare med fleire problemstillingar i prosjektet. Men omfang og ressursbruk måtte avgrensast ein del, og ein kom då fram til det føremålet og dei problemstillingane som er lagt til grunn for forvaltningsrevisjonen som no er gjennomført. Kontrollutvalet si prioritering av problemstillingar har vist seg å vere nyttig, for ein har fått sett fokus på dei mest sentrale områda innan dette saksfeltet. Deloitte har lagt fram rapport etter forvaltningsrevisjonsarbeidet som er gjennomført, og rapporten inneheld og rådmannen sin høyringsuttale. Rapporten gjev på ein god og oversiktleg måte oversyn over kva lover, reglement for offentlege stønadsordningar, retningslinjer for sal av offentleg eigedom, relevante kommunale vedtak og retningslinjer som er lagt til grunn for arbeidet med saka. Rapporten skildrar vidare korleis ein har skaffa til veges informasjon for å klargjera spørsmålstillingar. Det er nytta dokumentanalyse, intervju med sentrale personar, stikkprøvar og gjennomgang av case. Det har og vore gjennomført verifisering og høyring av innhaldet i rapporten før den er ferdigstilt. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

36 I data-delen (kap.4) i rapporten finn ein kva som er kome fram når det gjeld opplysningar og informasjon som er henta inn. Med bakgrunn i dei aktuelle problemstillingane har ein sett på: Roller og ansvar i samband med sal av eigedom Formelle rutinar og retningsliner for sal av eigedom Internkontroll Dokumentasjon på gjennomførte sal Stord kommune sin praksis ved sal av eigedom Det er gjennomført fem stikkprøvar når det gjeld eigedomssal Det er utgreia om saka vedr. sal av Sunnhordlandskaien var tilstrekkeleg tilrettelagt for vedtak. I vurderings-delen av rapporten (kap.5) kjem revisjonen med sine konklusjonar på kva som må setjast fokus på for å gjera arbeidet innan dette saksområdet til kommunen på måte som sikrar betre kvalitet. Revisor konkluderer med at: Forvaltningsrevisjonen viser at viktige føresetnader for å gjennomføre sal av kommunale eigedomar forsvarleg og i samsvar med regelverk ikkje i tilstrekkeleg grad er etablert i Stord kommune. Bakgrunnen for vår vurdering er at kommunen ikkje har sikra at dei som har sentrale oppgåver knytt til sal av eigedomar er kjend med relevant regelverk etablert skriftlege rutinar og retningsliner for kommunen sitt arbeid med sal av eigedomar etablert rutinar for kvalitetssikring eller internkontroll i samband med sal av kommunale eigedomar fastsett retningsliner for prissetting av tilleggsareal eller andre mindre tomter som blir seld på førespurnad frå privatpersonar. Det er og påpeika at manglande systematisk arkivering har ført til at kommunen har brukt lang tid på å framskaffe all relevant dokumentasjon i samband med forvaltningsrevisjonen. I revisor si vurdering kjem det vidare fram at arbeid med å få på plass rutinar og retningsliner alt har starta. Dette vert stadfesta i rådmann sin uttale til rapporten, der det m.a. står: Den dokumenterer at kommunen har ein veg å gå i høve det å etablera adekvate rutinar og prosedyrar kring sal av eigedom. Sjølv om kommunen er kjent med fleire av dei påpeika forholda og ein alt har starta arbeidet med somme av dei føreslegne tiltaka, meiner eg rapporten vil vera nyttig i vårt vidare arbeid. Konklusjon: Ut frå rapporten og dei vurderingar som er gjeve vert det rådd til at kontrollutvalet gjer innstilling i tråd med revisjonen si tilråding. Rapporten med innstilling vert så lagt fram for kommunestyret. 2

37 FORSLAG TIL INNSTILLING Ut frå rapport etter forvaltningsrevisjon av sal av kommunal eigedom i Stord kommune ber kommunestyret rådmann syta for at følgjande tiltak vert følgde opp: 1. Etablere rutinar og retningsliner knytt til sal av eigedom, som tar omsyn til relevant regelverk og ESA sine retningsliner. 2. Sørgjer for at tilsette som er involverte i sal av kommunal eigedom, er kjent med relevant regelverk. 3. Etablerer arkiveringsrutinar som sikrar at relevant dokumentasjon knytt til prosessen ved sal av eigedom blir arkivert. 4. Sørgjer for at delegeringsreglementet blir oppdatert. 5. Sikrar at politiske organ er orientert om relevant regelverk i saker der dette har betyding for dei vedtak som skal fattast. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar Vedlegg: Rapport etter forvaltningsrevisjon av sal av kommunal eigedom i Stord kommune oversendt til kontrollutvalet 28. juni (eige vedlegg) 3

38 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 06.september 2010 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 28/10 28/10 GODKJENNING AV EVALUERTE PLANAR FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL Bakgrunn: Då kommunestyret, etter tilråding frå kontrollutvalet gjorde vedtak om planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i møte , lyder pkt. 4 og 5 i vedtaket om plan for forvaltningsrevisjon slik: Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å føreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innanfor dei utvalde områda i planen. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. I plan for selskapskontroll lyder pkt.4 i vedtaket slik: Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. På møte i kontrollutvalet gjennomførte Deloitte ein prosess med kontrollutvalet, der risikobiletet var evaluert og endringar i prioriteringane i begge planane vart gjort. Det vart fatta slikt vedtak: Deloitte redigerar Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. Planane skal leggast fram for godkjenning i neste møte i kontrollutvalet. Deretter vert planane send kommunestyret til orientering. Drøfting. Plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll er nå redigerte og justert ut frå signala som kontrollutvalet har gjeve. Redigerte planar følgjer som eige vedlegg til saka til dette møtet. Kontrollutvalet må setja seg inn i planane for å sjå til at dei er i tråd med ønska prioritering. Konklusjon. Det vert rådd til at kontrollutvalet godkjenner redigerte / justerte planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og sender dei til kommunestyret til orientering. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

39 FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet godkjenner justert plan for forvaltningsrevisjon slik den ligg føre. 2. Kontrollutvalet godkjenner justert plan for selskapskontroll slik den ligg føre. 3. dei to justerte planane vert sendt til kommunestyret til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar Vedlegg: Plan for forvaltningsrevisjon for Stord kommune justert plan, eige vedlegg Plan for selskapskontroll for Stord kommune justert plan, eige vedlegg 2

40 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 06.september 2010 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 29/10 29/10 KONKURRANSEUTSETTING AV REVISJONSTENESTE FOR NY AVTALEPERIODE Bakgrunn for saka: Kommunestyret fatta slikt vedtak , i sak 36/10: Kontrollutvalet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. Tidsramma må leggjast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fom Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder: a. Forlenging av gjeldande avtale med Deloitte AS fram til og med b. Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument. c. Knytta til seg naudsynt ekstern hjelp. d. Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor kommunestyret på val av revisor. Det er no tid for å vurdera korleis prosess med konkurranseutsetting av revisjonstenester for ny periode skal gjennomførast. Om prosessen: Det er nyttig å sjå føre seg kva prosess som skal gjennomførast, før det er avklart kven som skal vera kommunen sin revisor i neste avtaleperiode. Prosessen som kontrollutvalet no skal gjennomføra på vegne av kommunestyret vil innebera ulike fasar og avgjerder: Konkurranseutsetting av denne type tenester for kommunen er eit innkjøp, og ein må knytta til seg naudsynt hjelp til å gjennomføra dette i tråd med regelverket for innkjøp. o Det skal utarbeidast kravspesifikasjon og konkurransegrunnlag, fortrinnsvis i dialog med sekretariatet. Kontrollutvalet skal godkjenna konkurransegrunnlaget. o o o Kunngjering og tilbodsperiode er neste steg i prosessen. Etter at frist for å koma med tilbod er over, skal dei innkomne tilboda evaluerast. Den som kontrollutvalet vel til å hjelpa seg med prosessen vil legga fram tilråding til sekretariatet. Så fremjar sekretariatet sak til kontrollutvalet. Utvalet må då setja seg inn i tilboda. Det er så kontrollutvalet som innstiller overfor kommunestyret når det gjeld val av leverandør på revisortenester for neste periode. Når kommunestyret har fatta vedtak om val av revisor, skal følgjande gjennomførast: o Varsel om tildeling o Utarbeida kontrakt / signering av kontrakt o Førebuing av oppstart og oppstart. o Ev. klagehandsaming På dette møtet bør kontrollutvalet gjera seg nokre tankar om korleis prosessen skal gjennomførast i 2010 / 2011, samt kva aktørar som utvalet vil spela på. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.