Tertialrapport 2. tertial 2011
Sørum kommune Tertialrapport 2. tertial 2011 Innhold: FORORD 3 VISJON: SØRUM DEN GODE KOMMUNEN 4 1. FINANSKAPITALEN 5 2. SAMFUNNSKAPITALEN 8 3. NATUR- OG MILJØKAPITALEN 10 4. BRUKERKAPITALEN 11 5. HUMANKAPITALEN 15 6. STRUKTURKAPITALEN 18 7. STATISTIKK 21 VEDLEGG 1: RAPPORT OM SAKER BEHANDLET I SØRUM KOMMUNESTYRE 1. OG 2. TERTIAL 2011 30 VEDLEGG 2 VEDTATTE VERBALFORSLAG OG OVERSENDELSESFORSLAG M.M. I FORBINDELSE MED BUDSJETT 2011, BEHANDLET OG VEDTATT I SØRUM KOMMUNESTYRE 15.12.2010 I SAK 86/10 34 VEDLEGG 3: STRATEGISKE MÅL OG FOKUSOMRÅDER 2011 2014 38 VEDLEGG 4: PROSJEKTER I PROSJEKTKATALOGEN 47 VEDLEGG 5: RESULTATINDIKATORER. KOMMUNE- OG SEKSJONSNIVÅ 53 Side 2 av
Forord TERTIALRAPPORT 2. TERTIAL 2011 Rapport for Sørum kommunes virksomhet i andre tertial 2011, 1. mai 31. august, legges her fram for politisk behandling. Rapporteringen skjer som vanlig innenfor rammen av Det fullstendige balanseregnskapet (FBR) og viser aktivitet og oppnådde resultater innenfor de ulike kapitalbegrepene. Statistikkene er med å belyse rapportens tekstdel, og som vanlig inneholder rapporten også status for sakene som har vært behandlet i kommunestyret hittil i år og status for de verbalforslagene som ble vedtatt samt for de forslagene som ble oversendt til administrasjonen i forbindelse med kommunestyrets behandling av handlingsprogram med økonomiplan 2011-2014 og budsjett for 2011. Som vedlegg til rapporten ligger også status for gjennomføringen av strategiske mål og fokusområder, status for prosjektene som ligger i kommunens prosjektkatalog og status for arbeidet med resultatindikatorer. Disse rapportene viser dessuten utviklingen som har skjedd siden forrige rapportering, som ble gitt i tertialrapport for 1. tertial 2011. Tertialrapporten kan også leses på Sørum kommunes hjemmesider på internett, www.sorum.kommune.no. Sørumsand, november 2011 Rådmann Marius Trana Side 3 av
Visjon: Sørum Den gode kommunen Verdier: Åpenhet Dialog Lojalitet KOMMUNEPLAN 2008-2020 LANGSIKTIGE MÅL Det fullstendige balanseregnskapet KOMMUNEPLAN 2008-2020 SÆRSKILTE UTFORDRINGER KOMMENDE 12 ÅR ØKONOMIPLAN MED HANDLINGSPROGRAM 4 ÅR FOKUSOMRÅDER 1 ÅR RAPPORTERING Finanskapital: Kommunen skal ha evne til å forvalte de økonomiske ressursene på en slik måte at de politisk vedtatte målene for den kommunale tjenesteytingen og utviklingen av lokalsamfunnet kan virkeliggjøres. Kapitalen måles ved årsresultat og gjeldsgrad. Økonomiske konsekvenser av befolkningsvekst. Driftsutgifter til tjenester og lønn. Samfunnskapital: Kommunen skal ha evne til å være en aktiv bidragsyter til utvikling av samfunnet. Natur- og miljøkapital: Kommunen skal ha evne til å skape livskvalitet og forvalte og utvikle en positiv miljøarv til neste generasjon. Sørum i regionalt perspektiv. Tettstedsutvikling. Næringsutvikling. Interkommunalt samarbeid. Tilhørighet, identitet og mangfold. E-kommunen. Klima og miljø. Tettstedsutvikling og jordvern. Grøntstruktur og markagrenser. Fysiske oppvekstmiljø. Konkretisering av de 12- årige målene skjer årlig gjennom fireårige strategiske mål i handlingsprogram med økonomiplan. Ett mål for hvert av kapitalbegrepene. Målene er også kommunens kvalitetsmål. Fireårige mål splittes til årlige fokusomåder inkludert måleindikatorer for hver seksjon i årsbudsjettet. Dette integreres i seksjonenes virksomhetsplaner. Månedlig rapportering til rådmannen. Finanskapitalen: Månedlig rapportering til politikerne. Tertial- og årsrapporter med utgangspunkt i Det fullstendige balanseregnskapet. Brukerkapital: Kommunen skal ha evne til å skape nytte, tillit hos og samspill med innbyggerne og næringsliv. Humankapital: Kommunen skal ha evne til å ta vare på medarbeidernes engasjement og kompetanse. Tjenesteyting i forhold til befolkningsvekst og demografi. Brukerdialog og medvirkningsarenaer. Rekruttere og beholde arbeidskraft. Kompetanseutvikling, medarbeider- og lederutvikling. Strukturkapital: Kommunen skal ha evne til å tilrettelegge systemer og strukturer for effektiv bruk av de totale ressurser. IKT-utvikling. Utviklings- og prosjektarbeid. Side 4 av
1. FINANSKAPITALEN Finanskapitalen synliggjør kommunens evne til å forvalte de økonomiske ressursene på en slik måte at de politisk vedtatte mål for den kommunale tjenesteytingen og utviklingen av lokalsamfunnet kan virkeliggjøres. Kapitalen måles ved årsresultat og gjeldsgrad. Driftsregnskapet Som vedlegg til dette avsnittet framlegges Budsjettoppfølging 2011 pr. 31.8.2011. Kolonnen for revidert budsjett 2011 er kommunestyrets opprinnelig vedtatte budsjett justert for de budsjettendringer som kommunestyret, økonomi- og administrasjonsutvalget og de øvrige innstillingsutvalgene senere har gjort, i tillegg til administrative endringer. Budsjett pr. 31.8.2011 er det periodiserte budsjettet, som representerer det forventede forbruket og de forventede inntektene ved utgangen av andre tertial. Prosentkolonnen angir hvor stor del av årsbudsjettet som det periodiserte budsjettet representerer. Regnskap pr. 31.8.2011 viser de faktiske regnskapstallene ved utløpet av andre tertial. Prosentkolonnen angir her regnskapstallene i prosent av periodisert budsjett. Budsjettoppfølgingsrapporten viser et positivt avvik mellom periodisert budsjett og regnskapet med 3,6 millioner kroner for kommunen sett under ett, jfr. merknadene på de følgende sidene. Grunnskoleseksjonen vil ha et betydelig merforbruk inneværende år. Merforbruk på skolene skal i henhold til økonomireglementet dekkes inn ved innsparinger neste budsjettår. PRO-seksjonen vil også ha et merforbruk til tross for tilleggsbevilgning. De øvrige seksjonene rapporterer ikke avvik som gir grunn til å forvente vesentlige budsjettproblemer resten av året. Skatteinngang Den faktiske skatteinngangen i årets åtte første måneder er 218,4 mill mot budsjettert 223,3 mill. Skatteinngangen ligger dermed 4,9 mill lavere enn budsjettert. Generell vurdering Budsjettoppfølgingen for andre tertial viser at to av seksjonene har behov for å iverksette tiltak for å overholde rammene. Inntektssiden viser totalt sett en positiv utvikling. Sett under ett bør kommunen kunne nå budsjettert driftsresultat for 2011. Vedlegg: Budsjettoppfølging 2011 pr. 31.8.2011 Side 5 av
BUDSJETTOPPFØLGING 2011 21.09.2011 KONTO- TEKST REVIDERT BUDSJETT % REGNSKAP % GRUPPE BUDSJETT PR 31.08.11 PR 31.08.11 Inntekter 30 Avgiftspliktig salg 1 784 000 1 045 999,6 % 842 151 80,5 % 31 Avgiftsfritt salg 9 281 250 6 187 499 66,7 % 5 481 539 88,6 % 32 Brukerbetaling 36 208 100 24 027 066 66,4 % 23 483 8 97,7 % 34 Frie inntekter: Skatt på formue, inntekt og eiendom 3 300 000 232 550 000 64,9 % 227 269 631 97,7 % Tilskudd fra staten 320 0 000 211 970 000 66,1 % 219 490 212 103,5 % 36 Leieinntekter 52 000 34 667 66,7 % 151 768 437,8 % 39 Andre driftsinntekter 85 322 741 59 326 094 69,5 % 65 729 831 110,8 % Sum inntekter 811 528 091 535 141 325 65,9 % 542 448 990 101,4 % Overføringer, tilskudd 44 Interne overføringer 32 809 800 21 873 200 66,7 % 21 805 716 99,7 % 45 Overføringer til private 10 897 700 7 265 133 66,7 % 6 902 613 95,0 % 46 Overføringer til lag/org. 92 740 250 68 720 3 74,1 % 68 456 728 99,6 % 47 Interkommunale selskaper m.v. 12 674 400 8 679 600 68,5 % 9 361 151 107,9 % 48 Stat, fylke, andre kommuner 10 139 700 6 759 800 66,7 % 4 156 064 61,5 % 49 Kommunale foretak/iks 24 128 300 22 338 075 92,6 % 28 025 900 125,5 % Sum overføringer, tilskudd 183 390 150 135 636 391 74,0 % 138 708 172 102,3 % Lønnskostnader 50 Honorar folkevalgte 1 873 000 1 248 667 66,7 % 883 333 70,7 % 51 Lønn til ansatte 354 737 949 225 754 051 63,6 % 237 079 103 105,0 % 52 Fordeler i arbeidsforhold 9 4 700 6 389 800 66,7 % 7 686 336 120,3 % 54 Avgift, pensjon 101 735 100 66 314 203 65,2 % 69 926 060 105,4 % Offentlige refusjoner -2 396 100-1 597 400 66,7 % -15 267 993 955,8 % 59 Andre personalkostnader 836 400 557 600 66,7 % 441 235 79,1 % Sum lønnskostnader 466 371 049 298 666 921 64,0 % 300 748 074 100,7 % Andre driftskostnader 60 Avskrivninger 793 700 793 700 100,0 % 1 405 100 177,0 % 62 Merverdiavgift på anskaffelser 9 119 900 6 079 933 66,7 % 7 466 363 122,8 % 63 Kostnader lokaler 111 836 350 81 484 871 72,9 % 83 028 902 101,9 % 65 Inventar og utstyr 6 014 500 4 009 667 66,7 % 3 712 882 92,6 % 66 Vedlikehold 2 991 775 1 994 515 66,7 % 1 268 667 63,6 % 67 Fremmede tjenester 24 782 825 16 684 470 67,3 % 14 806 271 88,7 % 68 Rekvisita, matriell m.v. 13 840 939 9 227 293 66,7 % 8 372 135 90,7 % 69 Telefon, porto m.v. 2 814 800 1 876 533 66,7 % 1 709 299 91,1 % 70 Drift egne transportmidler 806 300 537 533 66,7 % 634 396 118,0 % 71 Reiser, diett m.v. 2 037 591 1 3 394 66,7 % 1 431 652 105,4 % 73 Representasjon, bevertning 560 100 373 400 66,7 % 252 260 67,6 % 74 Kontingenter 1 203 800 802 533 66,7 % 1 249 659 155,7 % 75 Forsikringer 779 800 542 200 69,5 % 56 138 10,4 % 76 Driftsavtaler, lisenser (IKT) 6 527 425 4 351 617 66,7 % 5 232 252 120,2 % 78 Tap/tilbakeførte tap 0 0 11 924 Sum andre driftskostnader 184 109 805 130 116 659 70,7 % 130 637 900 100,4 % DRIFTSRESULTAT -22 342 913-29 278 646 131,0 % -27 645 156 94,4 % Side 6 av
KONTO- TEKST REVIDERT BUDSJETT % REGNSKAP % GRUPPE BUDSJETT PR 31.08.11 PR 31.08.11 Finansielle inntekter/kostnader 80 Finansinntekter -4 000 000-666 667 16,7 % -636 095 95,4 % 81 Finanskostnader 0 0 140 726 Sum finansinntekter/kostnader -4 000 000-666 667 16,7 % -495 369 74,3 % Ekstraordinære inntekter/kostnader 84 Ekstraordinære inntekter -6 800 700-12 960 667-26 640 212 85 Ekstraordinære kostnader 1 366 787 911 192 13 113 861 Sum ekstraordinære innt./kostn. -5 433 913-12 049 475-13 526 351 Tilleggsbevilgninger 88 Tilleggsbevilgninger 475 000 0 88 BUKS' bevilgningskonto 50 000 0 Sum tilleggsbevilgninger 525 000 0 ÅRSRESULTAT -13 434 000-16 562 504-13 623 437 Tilbakeførte avskrivninger 793 700 793 700 1 405 100 Avdrag på lån 0 0 0 MER-/MINDREFORBRUK -12 640 300-15 768 804-12 218 337 MERKNADER: Ved utgangen av august er periodisert årsresultat 3,6 mill høyere enn budsjettert resultat. Inntektssiden viser 7,3 mill i merinntekter. Skatteinngangen ligger 4,9 mill lavere enn budsjettert. Mva-refusjon er inntektsført med 1,3 mill mer enn budsjettert. Merinntekt på statsrefusjon til ressurskrevende tjenester for 2010 er inntektsført med 3,8 mill. Ellers er det merinntekt på en rekke mindre inntektsposter. Overføringer og tilskudd viser merforbruk med 3,1 mill. Fondsmidler med 6,5 mill avsatt i kommunens regnskap til rehabilitering av Sørum sykehjem er overført eiendomsselskapet (se motpost i gr 84). Lønnskostnader viser merforbruk med 2,1 mill. Refunderte sykepenger er inntektsført med 15,3 mill, hvilket er noe i overkant av fjoråret. Andre driftskostnader viser merforbruk med 0,5 mill. Høyere avskrivningskostnader og høyere strømutgifter enn budsjettert er noe av årsaken til dette. Mindreforbruk på kjøp av fremmede tjenester utgjør 1,9 mill. Merverdiavgift (og motposten merverdiavgiftsrefusjon) er for lavt budsjettert. Ekstraordinære inntekter og kostnader viser netto merinntekt med 1,5 mill. Dette er midler som er overført fra fjoråret for bruk inneværende år. Økonomisjefens vurdering: Totalt sett kan det forventes et årsresultat på nivå med det budsjetterte. Side 7 av
2. SAMFUNNSKAPITALEN Kommunen skal ha evne til å være en aktiv bidragsyter til utvikling av samfunnet. Under samfunnskapitalen legges det vekt på at kommunen som organisasjon skal være bidragsyter til samfunnsutviklingen. Samfunnskapitalen har imidlertid også glidende overganger mot natur- og miljøkapitalen og brukerkapitalen fordi prioriteringene som gjøres påvirker lokalsamfunnet og samfunnsbygging både i vid og snever forstand. Bevisstgjøring av verdien rundt gode lokalmiljø/gode oppvekstmiljø er av stor betydning for organisering og videreføring av det forbyggende arbeidet, slik at barnas rettigheter og muligheter ivaretas både i skole, hjem og fritid. De strategiske målene i handlingsprogramperioden og i kommuneplanarbeidet har de siste årene lagt stadig større vekt på kommunens bidrag til samfunnsbygging. Måloppnåelse totalt oppsummeres i årsberetningen. Gjennom organisasjonsgjennomgangsprosjektet Organisasjon for framtida er det ytterligere fokusert på de langsiktige utfordringene for kommunen både som samfunn og som tjenesteyter. Kommunens tjenester er omfattende, og kravet til tilgjengelighet og tilstrekkelig og rett informasjon er økende. Gjennomføring av strategisk IKT-plan og ekommuneplanen med satsing på best mulig tilgjengelighet og en proaktiv nettpolitikk vis à vis innbyggere og brukere er et satsingsområde. I 2011 ble kommunen kåret til årets e-kommune blant de mellomstore kommunene, blant annet på grunn av satsingen på ny teknologi for å utvikle dialogen med innbyggerne. Teknologien har vært den viktigste driveren i denne i utviklingen, men det fokuseres stadig mer også på innholdet i dialogen gjennom kommunens informasjons- og kommunikasjonsstrategi. Nyopprettet stilling som kommunikasjonsrådgiver er besatt, og arbeid med videreutvikling av informasjon og kommunikasjon er i oppstartfasen. Samhandling og nettverk Sørum kommune vektlegger fortsatt samarbeid og aktivt utviklingsarbeid og erfaringsutveksling med andre kommuner. Antall besøk varierer noe fra år til år. Det er fortsatt grunnskole- og helse- og sosialseksjonene som mottar flest besøk, men det har også vært en økning i servicesenteret, særlig innenfor IKT. Kommunen stiller seg positiv til, og åpen for mastergrads- og diplomstudenter og egne medarbeidere som tar videreutdanning. I tillegg til kompetanseutvikling ser kommunen dette som et ledd i samfunnsbygging, omdømmebygging og rekrutteringsarbeidet. Av samme grunn tar også kommunen jevnlig imot studenter/elever. Det oppleves som positivt og stimulerende for arbeidsstedene og bidrar til å øke veilederkompetansen i organisasjonen. Eksempelvis nevnes: Kommunen hadde totalt 8 lærlinger. Målet på 10 er ikke nådd på grunn av de økonomiske rammene avsatt til formålet. Det er ofte færre lærlinger i 2. tertial da noen tar fagbrev og slutter og nye kommer i inn. Haugtun, Vesterskaun og Sørumsand skoler har til sammen hatt fem lærlinger. Servicesenteret hadde en lærling ved utgangen av perioden, da to hadde tatt fagbrev. Sørum arbeids- og aktivitetssenter hadde en lærling i helsefagarbeid. Barnevernseksjonen har en høyskolestudent fra høsten 2011. I barnehageseksjonen har Idrettsparken og Blaker barnehager førskolelærerstudenter Sørum kommunalteknikk KF (SKT KF) deltar som før i interkommunalt trainee- prosjekt. Plan - og utbyggingsseksjonen (PLU) hadde en masterstudent fra Universitet på Ås som vikar i 9 uker i sommer på geodata og plan og fikk gode faglige bidrag i tillegg til praktisk hjelp ved oppmåling, grunnlag for planarbeidsarbeid med mer. Deltakelse i nettverk/prosjekter kan være langvarige faglige samarbeid, adhoc- eller prosjektorganisert. Kommunen deltar som før i interkommunalt samarbeid i regi av Samarbeidsrådet for Nedre Romerike (SNR), Osloregionen og i politirådet. Eksempel på nettverk/samarbeidsfora er: Servicesenteret deltar i Side 8 av
o Interkommunalt eiersekretariat i regi av Samarbeidsrådet for Nedre Romerike (SNR) o Arkivfaglig nettverk og regnskapsfaglig nettverk o Månedlige samarbeidsmøter med NAV og Arbeidslivssenteret Plan- og utbyggingsseksjonen (PLU) deltar blant annet i faglig nettverk innen klima- og miljøarbeid og geodata. Barnevernseksjonen deltar i samarbeid rundt barnevernvakta ved Romerike politikammer og faste møter med barnevernlederne i SNR-kommunene Barnehageseksjonen deltar i nettverk Romerike om felles kompetanseutvikling for minoritetsspråklige barn og om kommunal finansiering av ikke-kommunale barnehager Pleie-, rehabiliterings- og omsorgsseksjonen (PRO) deltar i Nettverk for hjemmebaserte tjenester i Akershus Interkommunalt samarbeid vedrørende samhandlingsreformen med SNR-kommunene og Rømskog kommune. Det er innvilget 2 mill kr for 2011 fra Helse- og omsorgsdepartementet til prosjektet I forbindelse med innføring og oppstart av nytt nødnett deltar helse- og sosialseksjonen, legevakten i samarbeidsmøter med alle romerikskommunene vedrørende oppfølging / gevinstrealisering/prosedyrer. Legevakten har kontinuerlig samarbeid med Fet kommune vedrørende trygghetsalarmhåndtering. I grunnskoleseksjonen samarbeider Melvold ungdomsskoler med en nederlandsk skole gjennom Comenius-prosjektet. Sørumsand skole deltar i et regionalt fagmiljø på Ullevål sykehus. Melvold og Bingsfoss ungdomsskoler deltar i 3+3 samarbeidet med IKO-prosjektet og NY GIV. Frogner deltar i Bedre læringsmiljø gjennom Utdanningsdirektoratet. Planer og reguleringssaker Følgende planer og reguleringssaker er sluttgodkjent i 2. tertial 2011: Reguleringsplan for Granstua næringsområde gnr 91 bnr 36 Høringssvar på forslag til planprogram for forvaltningsplan for vannregion Glomma 2016-2021 Handlingsplan for leira 2011 og tiltaksanalyse for Leiravassdraget Det arbeides tett med Jernbaneverket for å finne fram til bærekraftige løsninger rundt ny Frogner stasjon. Planforslag fremmet til politisk behandling. Det har vært to åpne møter om Frogner stasjon, med godt frammøte og stort engasjement. Side 9 av
3. NATUR- OG MILJØKAPITALEN Kommunen skal ha evne til å skape livskvalitet og forvalte og utvikle en positiv miljøarv til neste generasjon. Miljøarbeid og næring I perioden har kommunens næringsarbeid blitt satt på dagsorden, og det er gjennomført ett frokostmøte for næringslivet i perioden. Sak om retningslinjer for næringsfond ble fremmet for politisk behandling. Det ble også fremmet sak om retningslinjer for miljø- og energifond samt miljøpris. Plan- og utbyggingsseksjonen (PLU), landbruk har anbefalt søknad om bygdeutviklingsmidler til etablering av et Inn på tunet tilbud i Blaker. Tilbudet skal rettes mot barn og unge med spesielle behov. Landbruk har også fordelt kr 764 017 til miljøtiltak i landbruket. 90 % av tilskuddsmidlene er tildelt tiltak som bidrar til redusert forurensing fra jordbruket. 10 % av midlene er tildelt kulturlandskapstiltak. Floghavrekontrollør var engasjert to uker i juli. Arbeidet bidrar til økt fokus på floghavrebekjempelse hos gårdbrukerne. Seksjonen har fått tildelt kr 105 000 i tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket. Mesteparten av midlene brukes som tilskudd til ungskogpleie. Ved utgangen av august var tilskudd på kr 37 168 tildelt 13 skogeiere. PLU og Sørum kommunalteknikk KF (SKT KF) deltar fortsatt i Leiraprosjektet i følgende temagrupper: kommunalteknikk/spredt bebyggelse, landbruk og økologi. Landbruket fortsetter opprydding i Leiravassdraget. SKT KF har registerte avvik i vannleveransen. Årsaken er kimtallsproblematikk knyttet til vannleveranse fra NRV. Sammen med NRV og de øvrige eierkommunene er det igangsatt et større kartleggings- og analyseprosjekt for å finne årsaken. Sørum kommunale eiendomsselskap KF (SKE KF) vektlegger at kommunale bygg bygges/renoveres med tanke på miljø- og energisparing og har ukentlig energioppfølging av alle bygg. Som ett av oppfølgingstiltakene i klima- og energiplanen et det avhold halvdagsseminar for alle seksjonene om klimakommunikasjon. Det foregår også miljøarbeid i det jevne i seksjonene. Dette er viktig for å fremme holdningsskapende arbeid. Bingsfoss ungdomsskole er sertifisert som grønt flagg-skole. Dette er en internasjonal sertifisering hvor klimaproblematikk blir integrert i undervisningen. Frogner skole er med i prosjektet Barnas miljøkonferanse i samarbeid med Musikk i skolen. Skåningsrud og Haugtun skoler deltar i kulturminneadopsjon. Kulturlivet Det er et rikt frivillig kultur- og idrettsliv i Sørum. Kommunen bidrar med tilskudd til lag og foreninger. Kommunen abonnerer på tjenesten tyilskuddsportalen, som gir en samlet oversikt over de tilskuddsordningene som finnes. Denne tjenesten er tilgjengelig for lag og foreninger på kommunens hjemmeside. Styret i Bingsfosshallen vedtok at det skal bygges en mesaninløsning/omstrukturering og bedre utnyttelse av materialrommene og dermed forholdene for brukerne av hallen. Arbeidet var ikke avsluttet ved utgangen av tertialet. Side 10 av
4. BRUKERKAPITALEN Kommunen skal ha evne til å skape nytte, tillit hos og samspill med innbyggerne og næringsliv. Brukerundersøkelser I henhold til resultatindikatorene for kommunen skal det jevnlig gjennomføres brukerundersøkelser, noen årlig, men de fleste hvert 3 år. Pleie-, rehabiliterings- og omsorgsseksjonen (PRO) har gjennomført brukerundersøkelse. Fullstendig analyse er ennå ikke gjennomført, men det er generelt sett gode tilbakemeldinger. Seksjonen har hatt informasjon som en resultatindikator, og de fleste virksomhetene har forbedret dette området siden forrige undersøkelse. I hjemmetjenesten er det forbedringspotensial innen brukermedvirkning, mulighet til å få hjelp utover det som er avtalt og punktlighet. De har fått best tilbakemelding på kvalitet på tjenesten, at de gir bruker en bedre hverdag og har omsorg for brukeren og respektfull behandling. Fjuk bofellesskap (pårørende) har et forbedringspotensial på informasjon og brukernes mulighet til å gjøre dagligdagse gjøremål. De har fått god tilbakemelding på at personale er tilgjengelig, på trivsel og respektfull behandling. På spørsmål om hvor stor grad pårørende alt i alt er fornøyd med institusjonen, scores det 3,9 av 4 mulige. Sørum sykehjem har forbedringspotensial på informasjon til pårørende. De har fått god tilbakemelding på respektfull behandling. Resultatet av undersøkelse var godt til tross for byggeprosessen. I grunnskoleseksjonen har Skåningsrud skole og ressurssenter gjennomført den årlige brukerundersøkelse med foresatte, og den viser stor grad av tilfredshet. I barnehageseksjonen har Idrettsparken og Blaker barnehage gjennomført den årlige brukerundersøkelse etter tilvenningsperioden for nye barn. Begge barnehagene fikk gode tilbakemeldinger. Tjenesteproduksjonen For mer informasjon om tjenesteproduksjonen vises det til kapittel 7: Statistikker for tjenesteproduksjonen og årsberetningen for 2010 og tidligere tertialrapporter. Samhandlingsreformen er et nytt og viktig utviklingsområde for kommunene. Det er inngått en intensjonsavtale med kommunene på Nedre Romerike vedrørende prosjekt rundt samhandlingsreformen. Prosjektet skal utrede ulike samarbeidsprosjekter som felles samhandlingsadministrasjon, lokalmedisinsk senter, sykehjemsfunksjoner, IKT m.m. Det er ikke iverksatt særskilte nye tiltak på området tilgjengelighet i 2. tertial. Tverrfaglig samarbeid Forebyggende arbeid og tverrfaglig samarbeid er svært viktig og et satsingsområde for å kunne yte helhetlig tilrettelagte tjenester for brukere og innbyggere. Arbeidet synliggjøres blant annet via samarbeidsprosjekter både i utvikling/samordning av tjenester og i felles kompetanseutviklingstiltak. Selv om det gjøres mye godt arbeid på dette området, er dette et område som kan utvikles både i tilrettelegging og effektivisering av tjenester. Faglig forum for forebyggende tiltak for barn og unge (FFF) er et viktige koordinerende ledd i tilrettelegging av dette arbeidet. Kommunen har flere tverrfaglige fora som samarbeider om å gi brukerne tilbud. Som eksempel nevnes: Tversgruppen, samarbeid overfor brukere med individuelle planer, De utrolige årene, koordinerende gruppe for flyktninger, rektor og styrers møte, nærmiljøgruppene, SLT-team (kriminalitetsforebyggende tiltak) SO-team (seksuelle overgrep) og kommunens kriseteam. Kriseteamet ga tilbud til berørte etter terrorhandlingene 22. juli. Side 11 av
En annen viktig tverrfaglig samarbeidsarena er samhandlingsmøtene mellom plan - og utbyggingsseksjonen (PLU), Sørum kommunalteknikk KF (SKT KF) og Sørum kommunale eiendomsselskap KF (SKE KF) samt utbyggende seksjon. Målet er å løse felles utfordringer på lavest nivå. Det ble gjennomført 3 samhandlingsmøter i perioden. Det gjennomføres også ukentlig møte mellom byggesak og SKT KF. Landbruk og SKT KF samarbeider om erstatningssaker i landbruket etter gravearbeider utført av SKT KF. Geodata samarbeider med foretakene om opprydding i kommunale eiendomsforhold. Det arbeides også med å matrikulere kommunal veigrunn. Tjenester Barnevernseksjonen mottok 43 nye henvendelser om bekymring for barn og ungdom dette tertialet, mot 61 samme tidsrom i 2010. I 2009 var tallet 36. Aldersgruppen på de som er meldt er fordelt i år slik på aldersgrupper: 37 % 0-6 år, 35 % 7-12 år og 28 % over 13 år. Seksjonen hadde totalt 205 aktive saker ved utgangen av dette tertialet mot 226 på samme tidspunkt i 2010. En sak er behandlet i fylkesnemnda for sosial saker i Oslo og Akershus og en sak i tingretten, begge behandlingene ga kommunen medhold. Seksjonen har fått tilført 3 mill i perioden ved ekstrabevilgning på grunn av økt aktivitet i plasseringer. I barnehageseksjonen utvidet Nordli barnehage en småbarnsavdeling fra 9 til 14 plasser og en storbarnsavdeling fra 18 til 27 plasser, og alle barn som ønsker plass i 2011 får det. Idrettsparken barnehage endret en småbarnsavdeling fra 14 til 9 barn da det ikke var flere søkere til disse plassene. Som vanlig hadde Blaker barnehage og Camembert n sommersammenslåing. Det faglig samarbeidet mellom private og kommunale barnehager fortsetter som før. I grunnskolen fortsetter ordningen med foreldreskoler. Tiltaket får positive tilbakemeldinger fra foreldrene. Skåningsrud skole og ressurssenter har startet SFO-tilbud for 15 barn. Tilbudet er tilpasset brukernes behov med tettere bemanning enn vanlig SFO, og kostnaden for eierkommunen er derfor tilsvarende høyere. Det er ansvarsgrupper og IP-møter rundt de fleste av elevene. Skåningsrud har startet som ressurssenter for å gi veiledningstilbud til nærskolene i eierkommunene for øke den lokale faglige kompetansen. Kompetansen kommer flere elever til gode og bidrar til å ivareta likeverdigheten. Eierkommunen har til sammen kostnader tilsvarende 50 % lærerstilling. Sørum skole har opprettet en ekstra klasse pga stor elevmasse og behov i elevgruppen. Fjuk, Vesterskaun og Haugtun skoler har samarbeidet på tvers om underveisvurdering for å gi elever bedre tilbakemelding for læring. Ordningen med leksehjelp videreutvikles lokalt på den enkelte skole. I helse- og sosialseksjonen har mangel på lege ført til at helsestasjonene har måttet henvise til barnets fastlege for å få utført rutinemessige legeundersøkelser. Ny lege var på plass i slutten av august. Det et fortsatt god oppslutning om tjenestetilbudet innen svangerskapsomsorgen. Det er en utfordring å gi kvinner fra andre kulturer og med språkproblemer et tilfredsstillende tilbud innenfor eksisterende ressurser. Skolehelsetjenesten ble fullt bemannet i 2. tertial, men det var fortsatt et stort antall elever som ikke har fått gjennomført sin skolestartundersøke med lege før ferien. På ungdomskolene har helsesøster stor pågang av foreldre og elever som søker hjelp med forskjellig problematikk. Helsestasjon for ungdom har som tidligere år holdt stengt i skolens ferie. Til tross for ulike informasjonstiltak har ikke helsestasjon for ungdom på Frogner blitt brukt, og tilbudet vurderes nedlagt ved utgangen av året på grunn av dette. NAV Sørum har registrert 57 personer med erkjent rusproblem. Dette er en økning på 12 personer fra 1. tertial. Oppfølgingen skjer enten i samarbeid med psykiatritjenestens prosjektstillinger eller Side 12 av
gjennom ordinær oppfølging i NAV-kontoret, samarbeidende kommunale tjenester og/eller spesialisthelsetjenesten. Pågangen til økonomisk rådgivning er fortsatt stabil. Det er en jevn økning i behovet for forvaltning, både tvungen og frivillig. Søknader om startlån har eskalert. 2008: 20 søknader, 2009: 40 søknader, 2010: 68 søknader og pr. 2. tertial 2011: 49 søknader. Det er også fortsatt økning på søknader om bostøtte, både statlig og kommunal. Psykisk helsetjeneste startet opp dagtilbud i august med 89 påmeldte. Etter første uke var antallet økt til 100. Det gis et variert tilbud. Tjenesten har 226 brukere totalt, økningen i 2. tertial var på 46 nye søknader. 30 brukere har rusproblemer og følges opp av ruskoordinator. Virksomheten har invitert pårørende av rusmisbrukere til to kveldssamlinger i perioden. Det møtte 3 familier ved siste møte. Målet er at de pårørende selv skal etablere en selvhjelpsgruppe, men psykisk helsetjeneste vil være behjelpelige frem til de selv overtar. Boveiledertjenesten følger opp 32 brukere som trenger veiledning og støtte for å bo i egen bolig. For fire av brukerne er det laget et eget kurs som tar for seg alt fra økonomi til matlagning. Flyktningtjenesten har fullført introduksjonskortet, som er et nytt tilbud til flyktningene. Introkortet er basert på kommunens samarbeid med næringslivet og øvrige om å gi ekstratilbud til flyktningene i introduksjonsprogrammet. Kortet tildeles enkeltpersoner og gjør at de for eksempel kan benytte seg av rabatt på Indre Akershus Blad, redusert pris på Tertitten og på Kuskerudnebben. Det arbeides sammen med kulturseksjonen for å etablere flere muligheter knyttet til kortet. Det er i perioden gjennomført tre bosettinger. En ny bruker har flyttet inn på botjenesten ved Sørvald bo- og behandlingssenter og en i leilighet i botjenesten Heggelia. Flere av brukerne av tjenester til funksjonshemmede mottar også tjenester fra kommunen eller spesialisthelsetjenesten. I pleie-, rehabiliterings- og omsorgsseksjonen (PRO) har det vært stor pågang på sykehjemsplasser i perioden, noe som har medført overbelegg. I slutten av august ble 2. etasje på Sørum sykehjem reåpnet etter rehabilitering, og beboerne som har vært på Sørvald bo- og behandlingssenter flyttet tilbake. Samtidig ble 8 nye plasser ved demensenheten på Sørvald bo- og behandlingssenter tatt i bruk. 4 av plassene er blitt benyttet til beboere om har bodd på sykehjem utenbygds. På grunn av merforbruk i seksjonen er det gjennomført tiltak der stillinger er omgjort/holdt vakant. Aktivitørstilling er omgjort til pleiestilling ved Blaker aldersheim, 30 % ergoterapeutstilling samt kokkelærlingstilling ved Sørum sykehjem er holdt vakant. Kulturseksjonen har som tidligere år arrangert sommeraktiviteter for barn i samarbeid med Aurskog- Høland og Fet kommuner. Kulturfabrikken har hatt som mål å øke antall elevplasser og hadde ved utgangen av 2. tertial en økning på ca 8 %, fra 184 til 199. Til tross for økningen sto det 135 barn på venteliste ved utgangen av tertialet. Biblioteket har arrangert lesegrupper, blant annet for innvandrere og eventyrstunder for barnehagene. I sommer var det lesekampanje for fra barn 0-13 år. 113 barn deltok, og det ble lest 1792 bøker. Kuskerudnebben bad var åpent det meste av sommeren, men måtte stenge i flere perioder i sommer på grunn av flom og på grunn av bakterier i vannet. I plan - og utbyggingsseksjonen (PLU) legges det til rette for digital forvaltning. Stadig flere saker/ dokumenter sendes elektronisk. Det reduserer utgifter til porto og papir og gir forenklet saksbehandling på enkelte områder. Saksbehandlingen i ulike byggesaker holdes godt innenfor de lovpålagte frister. Det er et mål at 75 % av høringsuttalelsene skal komme via elektronisk skjema på hjemmesiden. Så langt i år har det kommet inn 38 høringsuttalelser totalt hvorav 17 elektronisk. Side 13 av
Det er tilsatt 3 nye medarbeidere i perioden, ny rådgiver skog og 2 byggesaksbehandlere. Den ene stillingen har stått vakant i 2 år blant annet på grunn av endringer i søknadsmassen. Klagebehandling, klageordning for innbyggerne/ris og ros Klagebehandlingen gjelder både de formelle klagene på enkeltvedtak og mer mishagsytringer/klager på andre forhold. Siden kommunen i tillegg til å yte tjenester også er myndighetsutøver, vil det ikke være riktig eller mulig ikke å ha klagesaker. Barnehageseksjonen mottok 9 klager på avslag på plass under årets hovedopptak. Ingen av klagene fikk medhold i saken og ble satt på venteliste for løpende opptak. 9 klager på vedtak om kommunalt driftstilskudd til ikke-kommunale barnehager. Klagene fikk delvis medhold og ny sats for tilskudd ble vedtatt av kommunestyret 15.06.2011. Beregningsfeil som medførte for lavt tilskudd til ikke-kommunale barnehager er rettet opp. Hjemmetjenesten har mottatt en klage vedr. punktlighet og ønske om overføring til annet distrikt. I grunnskoleseksjonen er det mottatt og behandlet ulike klager. Skåningsrud har mottatt en klage i sammenheng med arkivloven. Klagen blir behandlet i styret. Haugtun har mottatt en klage på uro i klasse, grunnet utagerende elev, Sørumsand to klager på spesialundervisning, Melvold ungdomsskole har mottatt tre klager på eksamen, som ikke er tatt til følge og tre klager på standpunkt, som ikke ble sluttbehandlet i perioden. Bingsfoss ungdomsskole har mottatt en klage på orden og oppførsel. Skolen avventer behandling hos fylkesmannen. I helse- og sosialseksjonen mottok NAV tre klagesaker, og tjenester til funksjonshemmede (TTF) tre klager fra hjelpeverger/pårørende som er behandlet/ besvart innen tidsfrist. Flyktningtjenesten fikk en klage. Fylkesmannen ga kommunen medhold i denne. Plan- og utbyggingsseksjonen (PLU) mottok tre klager i byggesaker. Miljø- og utviklingsutvalget (M/U) ga klager medhold i en sak, de to andre er oversendt fylkesmannen for avgjørelse. Fylkesmannen ga kommunen medhold i en sak, den siste saken er ikke ferdigbehandlet. Informasjon og dialog Dialogen med innbyggerne foregår på stadig flere arenaer, og kommunen har ikke noe system for å holde samlet oversikt over alle innspill som kommer inn. Dette er et utviklingsområde. I perioden har det vært arbeidet med etablering av nye systemer for å spre informasjon til innbyggerne. App for mobiltelefoner, varsling fra Sørum kommunalteknikk KF (SKT KF) til innbyggere via SMS eller talemelding ved driftsforstyrrelser. Ny løsning for Mitt nabolag som bedre ivaretar SKT KFs behov for systematisk gjennomgang av dataene som innbyggerne legger inn via nettportalen, er iverksatt. I 2. tertial var det færre henvendelser enn i 1. tertial, noe som antas å ha med årstiden å gjøre. 80 % av henvendelsene gjaldt vei, ca 16 % avløp og ca 4 % vannforsyning. Det er laget egen App for mobiltelefoner som lister ut innmeldte saker. Denne tjenesten brukes også av ansatte i foretaket. Ut ifra besøksstatistikken på kommunens hjemmeside for 1. og 2. tertial ser vi at det holder seg forholdsvis stabilt, men viser positiv utvikling i forhold til 2010. Forsiden er den klart mest leste siden og er dermed best egnet til å eksponere nyheter. På 2. plass kommer ledige stillinger og hovedmenypunktene for tjenester. 32 % av alle besøk har vært nye besøk, det vil si at 68 % av alle besøk har returnert til hjemmesiden vår. Gjennomsnittlig leser hver besøkende ca 5 sider og er inne ca 3 minutter. I tillegg til den digitale interaksjonen med innbyggerne, opprettholdes også de tradisjonelle arenaene både med utsending av lokale brosjyrer og nyhetsbrev og møter med innbyggere/brukere. Sørum kommunalteknikk KFs(SKT KF) har gjennomført 3 informasjonsmøter i forbindelse med oppstart av anleggsprosjekter. Plan- og utbyggingsseksjonen (PLU) har gjennomført 2 informasjonsmøter i forbindelse med Frogner stasjon. Side 14 av
5. HUMANKAPITALEN Kommunen skal ha evne til å ta vare på medarbeidernes engasjement og kompetanse. Arbeidsgiverpolitikk Seksjonene og alle virksomheter skal hvert år ha etiske retningslinjer for kommunen opp til gjennomgang og diskusjon på leder- og personalmøter. I 2. tertial rapportere nesten alle seksjonene at dette er gjennomført. I tillegg til gjennomgang av retningslinjene, foregår det etiske diskusjoner / refleksjoner som del av det løpende faglige arbeid i seksjonene. Arbeidet med å redusere ufrivillig deltid pågår kontinuerlig. I Sørum kommune er det 553 medarbeidere som jobber i en deltidsstilling mellom 1 og 99 %. De fleste av disse, 424 medarbeidere, jobber mellom 40 og 99 %. 490 av de som jobber deltid er kvinner, mens det er 63 menn. Seksjonene rapporterer at dette arbeidet følges opp ved ledighet i stillinger og at det er lav grad av uønsket deltid i organisasjonen. I pleie-, rehabiliterings- og omsorgsseksjonen (PRO) holder forholdet mellom heltid/deltid seg omtrent som tidligere, men til sammen 7 medarbeidere har fått økt stillingen i perioden. I løpet av 2012 skal det gjennomføres en ny undersøkelse blant medarbeiderne vedrørende uønsket deltid, og rapportene skal utvikles og i større grad detaljeres. Barnehageseksjonen er pilotkommune i fylkesmannens prosjekt Menn og kvinner i alle barnehager. Tre barnehager er pilotbarnehager. Prosjektarbeidet og forankringen i barnehagene har gitt større fokus på rekruttering av nye medarbeidere og nye innspill til rekruttering av menn. Det er blant annet sendt henvendelse til ulike skoler hvor det tilbys praksisplasser for gutter/menn. Barnehagene har som mål at de skal ha forskolelærere i alle stillinger, men har ikke nådd målet, se vedlegg 3: strategiske mål og fokusområder 2011-2014. Kompetanseutvikling Det er jevn og betydelig kompetanseutvikling i organisasjonen. Tiltakene i strategisk kompetanseplan er i hovedsak gjennomført, med unntak av deler av opplæringen for nye ledere. Lederen får imidlertid oppfølging og opplæring gjennom prøvetidsoppfølgingen og fadderordningen i seksjonene. Personalog organisasjonsavdelingen gjennomførte sin del av opplæringen i juni. I tillegg vil juristen gjennomføre opplæring i offentlighetsloven i september. Informasjons- og dokumentasjonsavdelingen utsatte sin opplæring i nåværende saks- og arkivsystem i påvente av innføring av nytt system pr 01.01.2012. Denne opplæringen gjennomføres i desember. Seksjonene har egne kompetanseplaner som er styrende for kompetansetiltakene i seksjonene. Kompetansetiltakene retter seg i all hovedsak inn mot faglig utvikling og tverrfaglig samhandling. Av seksjonsvise tiltak kan nevnes: Grunnskoleseksjonen: Matematikkurs,økt kompetanse i underveisvurdering i egen virksomhet og på tvers av skoler. Videreutvikling av læringsplattformen it s learning. På Bingsfoss ungdomsskole og Sørum skole tar til sammen fire lærere videreutdanning 50/50finansiert av Sørum kommune og staten. Barnehageseksjonen: o Veiledning av nyutdannede pedagogiske ledere: (førskolelærer) og veiledning av assistenter som er på dispensasjon i pedagogisk lederstilling. o Nettverk for faglige forvaltere av midler til tiltak for minoritetsspråklige barn har arrangerte kurskveld for barnehageansatte for Fet, Sørum og Aurskog-Høland i Bingsfosshallen. o To assistenter har tatt fagprøve. Pleie-, rehabiliterings- og omsorgsseksjonen (PRO) har gjennomført kompetanseutviklingstiltak på områdene hygiene/smitte, forflytning geriatri, palliasjon, lungesykepleie/ fysioterapi. Seksjonen har også medarbeidere som tar videreutdanning innen palliativ pleie og ledelse. Helse- og sosialseksjonen: Side 15 av
o o En helsesøster har ferdigstilt utdanning i familieterapi og en tar utdanning i kognitiv terapi. Alle helsesøstere har startet opplæring i psykologisk førstehjelpskrin, en metode rettet mot barn og unge med psykiske problemer. I tjenester til funksjonshemmede er det gjennomført kurs i brannslukking, i legemiddellære og i reglene rundt bruk av makt og tvang i tjenesten. Plan- og utbyggingsseksjonen (PLU): En medarbeider tar opplæring i prosjektledelse. Ellers fokus på innføring i nye lovendringer (plan og byggesak, naturmangfoldsloven) og utbyggingsavtaler, overvann, bruk av 3D i plansaker. I kultur har det vært gjennomført en fagdag for alle lærerne i Kulturfabrikken med pedagogisk utvikling som tema. I servicesenteret tar en leder masterprogram i ledelse knyttet til IKT-utvikling/sosial medier, prosjektledelse, og en medarbeider tar arkivutdannelse. For øvrig opplæring i system og strukturer, bl.a. i sak og arkiv Personalet Ved utgangen av august var det tilsatt 1080 personer i 903,15 årsverk, kommunale foretak og vertskommuneordningene iberegnet. Turnover var på 6,94 %. 5 personer i 4,21 årsverk er innvilget hel uføre-/attføringspensjon. I 2. tertial har ingen gått av med hel AFP. To personer 0,82 årsverk har tatt ut delvis AFP i grunnskoleseksjonen. 3 personer 1,70 årsverk har gått av med delvis alderspensjon innenfor ulike seksjoner. Gjennomsnittsalderen blant tilsatte er 42,54 år. Det er en nedgang i forhold til 1. tertial, og kan ha sammenheng med økt turnover. Det er ansatt 3 interne ledere og en ekstern 2. tertial. Sykefraværet Sykefraværet i kommunen pr. 31.07.2011 (tall pr 31.08.2011 er ikke tilgjengelige) var på 7,37 %, en reduksjon i forhold til 1. tertial, hvor det var på 9,23 %. Foruten barnehageseksjonen og revisjonen, er det en reduksjon i fraværet i øvrige seksjoner sammenlignet med 1. tertial. Sykefraværet i pleie-, rehabiliterings- og omsorgsseksjonen (PRO) var mellom 10 og 11 %, noe som er omtrent på samme nivå som i 2011. Sørum sykehjem har i enkelte perioder hatt høyt fravær, noe som kan være forårsaket av støy og støvproblematikk i forbindelse med utbyggingen. Nye sykefraværsregler ble vedtatt med virkning fra 01.07.2011. Kommunens oppfølgingsregler er justert i forhold til de nye bestemmelsene. Det er behandlet fire saker i tilretteleggingsutvalget i tertialet. Sakene som behandles er fortsatt i stor grad langtidssykmeldte som enten friskmeldes, omplasseres til andre stillinger i kommunen, eller kommer over på andre ordninger. Tre langtissykemeldte er utprøvd og omplassert til andre stillinger innad i kommunen. Erfaringen er at det nytter å arbeide med enkeltpersoner, slik at de ikke støtes ut av arbeidslivet som følge av sykdom. Sykefraværsprosjektet Nærvær og sykefravær har som hovedmål å redusere sykefraværet med 10 % innen 31.12.2011. Tilbakemeldingene fra seksjonene pr 31.08.2011 viser at det er varierende hvor aktivt det arbeides med å redusere sykefraværet. Barnehageseksjonen v/nordli barnehage, Idrettsparken barnehage og Frogner barnehage har arbeidet aktivt og systematisk med forebyggende tiltak, samt involvert de ansatte for å redusere sykefraværet. Det samme gjelder for Sørum sykehjem og Blaker aldersheim. Tjenester til funksjonshemmede rapporter at de har jobbet aktivt med å rekruttere nye medarbeidere, slik at fem boliger har tilstrekkelig med personale. Andel fagarbeidere har også økt. Grunnskoleseksjonens prosjekt tilrettelegging for gravide ble ikke gjennomført som planlagt, med unntak av Haugtun skole som rapporterer at de har jobbet aktivt med å holde gravide lengre i arbeid. Sluttrapportering i prosjektet er 31.12.2011. Arbeidsmiljøet Arbeidsmiljøundersøkelsen ble gjennomført i januar/februar 2011. Med utgangspunkt i eget resultat skal alle seksjoner og virksomheter utarbeide handlingsplaner for utvikling av arbeidsmiljøet. Side 16 av
De siste årene har det vært fokusert på at trusler, vold og trakassering jevnlig må bli rapportert til arbeidsmiljøutvalget (AMU). AMU har tidligere uttrykt bekymring for at det har vært en underrapportering av slike saker. Det er meldt 49 tilfeller av vold, trusler og trakassering i tertialet. Det er ingen dramatiske saker, og virksomhetene følger godt opp. Det er utviklet egne debrifingsrutiner innenfor tjenester til funksjonshemmede, hvor det har vært noen alvorlige hendelser. Hovedverneombudet har hatt to henvendelser, og en av sakene har blitt tatt inn i AMU. Rapporteringsrutinene til AMU er forbedret for å få en mer helhetlig status for kommunen og hvilke tiltak som iverksettes og oppfølging av disse. Side 17 av
6. STRUKTURKAPITALEN Kommunen skal ha evne til å tilrettelegge systemer og strukturer for effektiv bruk av de totale ressurser. Mål- og resultatstyring Av totalt antall arbeidsmål på 924 i 2011 ble 327 gjennomfør i 2. tertial, ca 35 %. Dette er ca 13 % lavere enn planlagt. Begrunnelsen for lavere gjennomføring enn planlagt er i de fleste tilfellene stort arbeidspress, uforutsette ting, og at medarbeidere slutter uten å ferdigstille målene. Dersom en stor andel av målene ikke gjennomføres, kan det gi utslag for den totale måloppnåelsen for 2011. Kvalitetsutvikling/internkontroll Ingen nye tiltak i forbindelse med kommunens kvalitetssystem. I forbindelse med organisasjonsgjennomgangen Organisasjon for framtida er det kommet tilbakemeldinger fra virksomhetslederne at det er ønskelig med forenkling av kommunens system. Det er knyttet internkontrollregler og krav om risiko- og sårbarhetsanalyser/risikostyring gjennom lov/forskrift på de fleste tjenesteområdene. Sammen med kommunerevisjonens rapporter/ oppfølging fra kontrollutvalget og tilsyn fra andre tilsynsmyndigheter er dette viktige sider av kvalitets- og forbedringsarbeidet. Avviksbehandling sammen med andre forbedringsprosesser er sentrale virkemiddel i kvalitetsarbeidet. De aller fleste avvikene relaterer seg til tjenesteutøvelsen, er middels alvorlige og skyldes prosedyrefeil og at vedtak ikke har blitt fulgt opp som forutsatt. Det er en positiv utvikling at ansatte fokuserer på brukeraspektet. I tillegg brukes avviksordningen ved avvik fra interne rutiner, informasjonsflyt og arbeidsmiljø, manglende tverrfaglig samarbeid og fristoversittelser. Utfordringen er å iverksette korrigerende tiltak slik at avvikene ikke gjentar seg. Informasjonsteknologi/telefoni (IKT) Med utgangspunkt i de strategiske IKT-planene pågår flere prosjekter og utviklingsarbeid. Av pågående og gjennomførte prosjekt i 2. tertial nevnes: Innføring av nytt sak- og arkivsystem: Ressurskrevende prosjekt. Fremdriftsplanen følges og overgang til nytt system skjer 01.01.2012. Trådløst nett: Ferdigstilt på ungdomsskolene og i rådhuset. Det gjenstår en del lokasjoner, og etablering av driftsovervåking og muligheten for at brukere kan bestille tilgang til gjestenett over SMS. Sikker sone: Prosjektet er forsinket i henhold til framdriftsplan. Intranett: Ny ansattportal ble lansert i juni for hele organisasjonen som grunnløsning (fase 1). Utviklingsarbeidet pågår. Integrasjoner og elektroniske skjemaer er prioritert. Hjemmesiden: Implementering av Min Kommunale Side er sterkt forsinket fordi leverandøren ikke har levert som forventet. Det er derfor vanskelig å gi noe estimat for når denne innsynsordningen kan tilbys innbyggerne. Alle tilpasninger til årets kvalitetsvurdering er ikke gjennomført grunnet kapasitetsspørsmål og fordi ikke alle tiltak ønskes gjennomført ennå. I organisasjonsgjennomgangen kom det også innspill på at det er behov for kontinuerlig utvikling av kommunens hjemmeside. Organisasjonen Organisasjon for framtida: Høy befolkningsvekst, eldrebølgen, ny teknologi og nye reformer er noen av utfordringene som gjør at rådmannen har iverksatt prosjektet Organisasjon for framtida. Målet er å sikre et tjenestetilbud som tilfredsstiller innbyggernes fremtidige behov, og utnytter ressursene på best mulig måte. For å sikre et best et mulig tilbud til innbyggerne er det viktig at ressursene disponeres på en god måte, og at brukernes behov settes i sentrum for utviklingen av kommunen. Rådmannen har siden årsskiftet kjørt en åpen og bred prosess, hvor ansatte, tillitsvalgte og ledere har deltatt. I tillegg har eksterne konsulenter rettet et kritisk blikk på kommunen. Prosjektet har resultert i et stort engasjement ute i organisasjonen, og en rekke gode tiltak og tilbakemeldinger har kommet på bordet så langt. En Side 18 av
gjennomgående tilbakemelding fra organisasjonen selv er at vi må sikre en organisering som tar utgangspunkt i brukernes behov med forebygging, samhandling og langsiktighet som sentrale stikkord. Prosjektets 1. fase ble avsluttet 01.09.11. Det er utarbeidet sluttrapport fra denne fasen, og avholdt konferanse med alle Sørums ledere. Noen tiltak er godt nok utredet og kan gå direkte til gjennomføring. Framdrift for disse er ennå ikke fastsatt, dette skal vurderes sammen med de enkelte seksjoner/virksomheter. Sentrale begrep for de tiltakene som skal vurderes fram mot årsskiftet er utviklingsperspektivet, forebyggende arbeid og samhandling. Organisasjonsstruktur og styringssystem som sikrer framtidsperspektivet er i fokus. Samtidig skal prosjektet sikre at det som fungerer godt i Sørum kommune skal tas vare på. Prosjektet er nå inne i en intensiv periode og skal avsluttes ved årsskiftet. Sørum kommunale eiendomsselskap KF/byggeprosjekter Melvold ungdomsskole: Utarbeider byggeprogram med frist september 2010. Avventer politisk behandling som fremmes av grunnskoleseksjonen. Sørum sykehjem: Oppussing av 2. og 3. etasje er ferdigstilt. Utvendige arbeider gjenstår samt noen bygningsmessige tiltak i loftetasjen. Blaker aldersheim: Prosjektgruppe har utredet mulighetsstudie med 3 løsninger. Avventer politisk behandling. Blaker barnehage: Prosjekt og arbeidsgruppe er opprettet. Grunnerverv til barnehagen er gjennomført. Avventer politisk behandling. Sørum rådhus: Prosjekt og arbeidsgruppe er opprettet. Ser blant annet på ventilasjonen i byggene. Sak er vedtatt i juni og er til utredning. Sennerud barnehage: Ferdigstilt i forhold til barnehagedriften. Asfaltering av parkeringsplass og tilknytning av ventilasjonsanlegg til sentral driftskontroll gjenstår. Paviljong III på Vesterskaun skole: Ble ferdigstilt til skolestart. Frogner skole: Ombygging av arealer fra tannlegeklinikk til klasserom ferdigstilles oktober 2011 Sørum kommunalteknikk KF Prosjekter under utredning Beslutningsgrunnlag for etablering av felles renseanlegg for Fet, Gjerdrum og Sørum Utredning om etablering av regionalt biogassanlegg Pågående prosjekter Noen mindre VA prosjekter Ny trykkøkningsstasjon Fjeldbo Utbyggingsområde 35-37 Fjuk Gjennomførte prosjekter Villavegen/Kuskerudvegen Hammeren Bru Ny pumpeledning fra Lindeberg Frogner Side 19 av
Interkommunal innkjøpsordning Nedre Romerike (IINR)/kommunal innkjøpsordning I 2010 startet IINR arbeidet med utvikling av strategi og retningslinjer for innkjøp for medlemskommunene. Det administrative arbeidet ble avsluttet i 2. tertial slik at det kan gå til politisk behandling i medlemskommunene. I prosessen har både innkjøpsrådet og rådmennene i medlemskommunen vært involvert. Som en del av dette arbeidet har IINR også hatt fokus på å styrke innkjøpsarbeidet i kommunene gjennom dialog med og opplæring av kommunale innkjøpsansvarlige og ledergrupper. IINR har ca 80 rammeavtaler med en total omsetning på ca 200 millioner kr. Bonus fra avtalene finansierer ordningen inkludert de nye stillingene. På bakgrunn av etterspørsel etter flere rammeavtaler fra medlemskommunene, behov for å styrke innsatsen med oppfølging og evaluering av avtaleporteføljen og økt kompetanse, ble 3-årig engasjementstilling omgjort til fast stilling og utlyst samt at det ble opprettet ny rådgiverstilling. Stillingen som kommunal innkjøpsansvarlig sto vakant i 3 måneder, og i denne perioden var aktiviteten lav. Den totale omsetningen over e-handel har i perioden vært på vel 1 mill fordelt på 11 leverandører. Omsetningen fordelte seg slik: mai Kr 413 565 juni Kr 314 782 juli Kr 57 069 Grunnet problemer i forbindelse med oppgradering av økonomisystemet var e-handel ikke tilgjengelig for en del av brukerne i opptil 4 uker i juni/juli. august Kr 217 0 En av de store utfordringene på innkjøpssiden er direktekjøp, dvs. der det ikke er rammeavtale. Seksjonene er begynt å registrere antall direkte innkjøp over kr 100.000. Registreringene skal gi kommunen bedre oversikt over disse kjøpene, for å kvalitetssikre arbeidet og for blant annet å kunne utlyse rammeavtaler der det er behov for det. Side 20 av