SAKSDOKUMENT MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget har møte den 27.08.2014 kl. 10:00 i møterom Formannskapssalen Eventuelle forfall meldes til tlf. 78 45 51 96 eller Epost: postps@alta.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 17/14 13/78 SENIORPOLITIKK 18/14 14/2874 EVALUERING AV TRIMKONTRAKT Orienteringer: Streik / Tariffoppgjør Alta, 21.08.2014 Ronny Berg Leder Gro Anita Parken Sekretær Alta kommune - 9510 ALTA Tlf. 78 45 50 00
Sak 17/14 SENIORPOLITIKK Saksbehandler: Kirsten Brita Toft Arkiv: 400 Arkivsaksnr.: 13/78 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Kommunestyret 15.09.2014 / Formannskapet 04.09.2014 17/14 Administrasjonsutvalget 27.08.2014 11/14 Arbeidsmiljøutvalget 12.06.2014 Innstilling fra siste behandling: Kommunestyret vedtar følgende: Alta kommunes seniorpolitikk skal inneholde følgende elementer (jfr. utvalgets innstilling): Lederutvikling og holdningsskapende arbeid. «Seniorkompetanse» på personalavdelingen. Årlig seniorkurs og kurs om pensjon. Seniorsamtale- milepælsamtale ved fylte 58 år. Seniorpott for tilretteleggingsmidler. Mulighet for 5 % redusert arbeidstid etter fylte 62 år. Kriterier og retningslinjer for de enkelte punktene utarbeides og legges frem for behandling innen utgangen av 2014. Ordningen evalueres og revideres innen utgangen av 1.september 2018. Administrasjonens innstilling: Kommunestyret vedtar følgende: Alta kommunes seniorpolitikk skal inneholde følgende elementer (jfr. utvalgets innstilling): Lederutvikling og holdningsskapende arbeid. «Seniorkompetanse» på personalavdelingen. Årlig seniorkurs og kurs om pensjon. Seniorsamtale- milepælsamtale ved fylte 58 år. Seniorpott for tilretteleggingsmidler. Mulighet for 5 % redusert arbeidstid etter fylte 62 år. Side 2 av 14
Sak 17/14 Kriterier og retningslinjer for de enkelte punktene utarbeides og legges frem for behandling innen utgangen av 2014. Tidligere behandlinger: Arbeidsmiljøutvalgets behandling den 12.06.2014: Behandling: Følgende forslag fremmet v/ Grete Thomassen: Tillegg: Ordningen evalueres og revideres innen utgangen av 1.september 2018. Innstillingen med tillegg vedtatt enstemmig. Arbeidsmiljøutvalgets vedtak den 12.06.2014: Kommunestyret vedtar følgende: Alta kommunes seniorpolitikk skal inneholde følgende elementer (jfr. utvalgets innstilling): Lederutvikling og holdningsskapende arbeid. «Seniorkompetanse» på personalavdelingen. Årlig seniorkurs og kurs om pensjon. Seniorsamtale- milepælsamtale ved fylte 58 år. Seniorpott for tilretteleggingsmidler. Mulighet for 5 % redusert arbeidstid etter fylte 62 år. Kriterier og retningslinjer for de enkelte punktene utarbeides og legges frem for behandling innen utgangen av 2014. Ordningen evalueres og revideres innen utgangen av 1.september 2018. SAKSUTREDNING: Vedlegg: Seniorpolitikk Alta kommune, utvalgets innstilling. Høringsuttalelse fra pedagogisk leder Aronnes barnehage Høringsuttalelse fra personalavdelingen Høringsuttalelse fra Akademikerne Høringsuttalelse fra Utdanningsforbundet Side 3 av 14
Sak 17/14 Seniorpolitikkutvalgets kommentarer etter høring Bakgrunn: Seniorpolitikk er et tema som er meget aktuelt. Samfunnet ser at det er nødvendig å beholde eldre arbeidstakere lengst mulig, både fordi de innehar verdifull kompetanse, og fordi de har helse til å arbeide lenger. Alta kommune trenger denne arbeidskraften for å løse kommunens oppgaver. Hovedtariffavtalen kap. 3 3.2.3: Seniorpolitiske tiltak. Kommunen/fylkeskommunen skal utvikle virkemidler for å motivere arbeidstakere til å stå lenger i arbeid. Slike virkemidler kan være tilpasset arbeidstid, tilrettelegging av arbeidsoppgaver, tjenestefri med lønn, kronetillegg, kontantutbetaling eller lignende. Arbeidsgiver kan avtale virkemiddelbruk med den enkelte arbeidstaker. Arbeidsgiver drøfter med de tillitsvalgte alternative virkemidler og orienterer om inngåtte avtaler. KS har definert seniorpolitikk slik: Seniorpolitikk er det settet av virkemidler som arbeidsgiver tar i bruk for å nyttiggjøre seg og videreutvikle seniorens ressurser, og som bidrar til at senioren velger å stå lenger i arbeid. (Attraktiv seniorpolitikk. En veileder fra KS. Kommuneforlaget 2008) Seniorpolitikk var oppe som sak i AMU 26.11.2012. Det ble da nedsatt en arbeidsgruppe som gjennom en prosess skulle ende med en definert seniorpolitikk for Alta kommune. Seniorer i Alta kommune er av rådmannens ledergruppe definert til å være arbeidstakere fra 58 år. Målsetting for seniorpolitikken: De ansatte skal ha ønske og mulighet til å arbeide helt frem mot pensjonsalder. Delmål: Få formulert en seniorpolitikk som er fleksibel og tilpasset de forskjellige tjenesteområdene. At de som trenger og ønsker å gå av med pensjon tidlig, skal gjøre det med verdighet. Redusere uttak av AFP til 15 % av de som har mulighet. Side 4 av 14
Sak 17/14 Seniorpolitikkutvalgets utredning og innstilling ble lagt frem for AMU til 1. gangs behandling 10. april i år. Etter høringsrunden har innstillingen vært drøftet i rådmannens lederteam. De bestemte at de fortsatt støtter utvalgets innstilling, men hadde ønske om at utvalget skulle behandle høringssvarene. Utvalgets kommentarer er vedlagt. Høring/merknader: Seniorpolitikkutvalgets innstilling ble sendt ut på høring, med høringsfrist 07.05.14. Det kom inn 4 høringsuttalelser. Utvalgets kommentarer til høringen er vedlagt. Kostnader Fra 2014 har vi to pensjonsleverandører, SPK og Kommunal Landspensjonskasse. I begge disse ordningene er det utjamningsordning. Det vil si at AFP-kostnader blir fordelt på alle medlemskommuner. Hvis «alle» kommuner har gode seniortiltak, som sørger for at de ansatte står lengre i arbeid, vil pensjonskostnadene for den enkelte kommune gå ned. En annen nytteeffekt av seniorpolitiske tiltak er at en sikrer tilgang på nødvendig arbeidskraft og kompetanse samt at kostnader til nyrekruttering utsettes. Et årlig kurs for seniorer vil påføre kostnader med innleie av kursholdere, samt kostnader ved at seniorer får permisjon med lønn for å delta. «Seniorpott» på kr. 500 000.- pr. år Individuelle tilrettelegginger vil påføre virksomhetene kostnader. Virksomhetene kan da søke om å få dekket slike utgifter fra denne potten. Redusert arbeidstid vil for mange virksomheter medføre at det må leies inn vikar. Side 5 av 14
EVALUERING AV TRIMKONTRAKT Saksbehandler: Hanne Kristine Molberg Arkiv: 441 &34 Arkivsaksnr.: 14/2874 Saksnr.: Utvalg Møtedato 18/14 Administrasjonsutvalget 27.08.2014 10/14 Arbeidsmiljøutvalget 12.06.2014 Innstilling fra siste behandling: Dagens trimkontrakt avvikles og erstattes med: I et helsefremmende perspektiv gis det mulighet til å inngå individuelle trimkontrakter mellom leder og ansatte. I en individuell trimkontrakt vil ansatte få anledning til å trimme inntil en time i arbeidstiden, dersom den ansatte bruker tilsvarende tid utenom arbeidstiden. Hver arbeidstaker inngår en tidsavgrenset kontrakt med sin leder som skal evalueres hver sjette måned. I evalueringen skal det legges vekt på helhetseffekten for den ansatte og virksomheten. Administrasjonens innstilling: Ordningen med trimkontrakt avvikles iht. likhetsprinsippet Tidligere behandlinger: Arbeidsmiljøutvalgets behandling den 12.06.2014: Behandling: Innstillingen ble trukket. Følgende ny innstilling fremmet fra Administrasjon: Administrasjonens innstilling: Dagens trimkontrakt avvikles, og erstattes med: I et helsefremmende perspektiv gis det mulighet til å inngå individuelle trimkontrakter mellom leder og ansatte som står i fare for å bli sykemeldt og/eller ansatte som har et lavt nærvær. Side 6 av 14
I en individuell trimkontrakt vil ansatte få anledning til å trimme inntil en time i arbeidstiden, dersom den ansatte bruker tilsvarende tid utenom arbeidstiden. Hver arbeidstaker inngår en tidsavgrenset kontrakt med sin leder som skal evalueres hver tredje måned. I evalueringen skal det legges vekt på helseeffekten for den ansatte, samt hvordan uttaket av arbeidstid påvirker driften i virksomheten. Med bakgrunn i det som det konkluderes med i evalueringen fastsetter leder om ordningen skal videreføres eller ikke. Kopi av trimkontrakt og evaluering sendes Nærværsteamet. Forslaget falt med 5 mot 6 stemmer. Følgende forslag fremmet v/ Grete Thomassen: Dagens trimkontrakt avvikles og erstattes med: I et helsefremmende perspektiv gis det mulighet til å inngå individuelle trimkontrakter mellom leder og ansatte. I en individuell trimkontrakt vil ansatte få anledning til å trimme inntil en time i arbeidstiden, dersom den ansatte bruker tilsvarende tid utenom arbeidstiden. Hver arbeidstaker inngår en tidsavgrenset kontrakt med sin leder som skal evalueres hver sjette måned. I evalueringen skal det legges vekt på helhetseffekten for den ansatte og virksomheten. Forslaget vedtatt med 6 mot 5 stemmer. Arbeidsmiljøutvalgets vedtak den 12.06.2014: Dagens trimkontrakt avvikles og erstattes med: I et helsefremmende perspektiv gis det mulighet til å inngå individuelle trimkontrakter mellom leder og ansatte. I en individuell trimkontrakt vil ansatte få anledning til å trimme inntil en time i arbeidstiden, dersom den ansatte bruker tilsvarende tid utenom arbeidstiden. Hver arbeidstaker inngår en tidsavgrenset kontrakt med sin leder som skal evalueres hver sjette måned. Side 7 av 14
I evalueringen skal det legges vekt på helhetseffekten for den ansatte og virksomheten. SAKSUTREDNING: Vedlegg: Ingen Andre saksdok.: SPØRREUNDERSØKELSE - EVALUERING AV TRIMKONTRAKT Bakgrunn: Utgangspunktet for arbeidsgiver, er vårt ansvar jfr arbeidsmiljølovens 3-4: «Arbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, vurdere tiltak for å fremme fysisk aktivitet». Vi har i dag flere ulike tiltak i tråd med intensjonen i AML, som en kan anta fremmer fysisk aktivitet for flere: Trimkontrakt Avtaler om redusert pris på medlemskap ved treningssentrene Spenst og Actic Trim-kampanjer VI-VIL arrangementer med fokus på fysisk aktivitet Pausegym enkelte steder Rådmannens ledermøte vedtok i oktober 2013 at bruk av trimkontrakt skulle evalueres. Personalavdelingen gjennomførte i den forbindelse en spørreundersøkelse om bruk av trimkontrakt. Det kom inn 477 fullførte besvarelser og den totale rapporten med kommentarer i fritekstfelt er på 28 A4 sider. Høring/merknader: Spørreundersøkelsen besto av 14 spørsmål, hvor det ved enkelte spørsmål var mulighet for å gi en begrunnelse i form av fritekst. Første del av undersøkelsen var bakgrunnsspørsmål: Side 8 av 14
Hvilket tjenesteområde jobber du innenfor? Hvilken type stilling har du? 18 % av innkomne svar var fra personer som definerer seg som leder. Lederne ble ført videre til spørsmål som var knyttet direkte opp mot deres lederfunksjon. Hva synes du som leder om trimkontrakt: I hvilken grad vil du anslå at trimkontrakt er med på å øke nærværet i din virksomhet? (for ledere) Side 9 av 14
Et knippe kommentarer fra ledere: Det er et helsefremmende og forebyggende tiltak. Et godt tiltak for mange arbeidstakere som har stillesittende arbeid. Synes det er bra at ansatte får denne muligheten. Det er ikke alltid mulig og gjennomføre, men vi får det til. Det er med på å øke trivsel og redusere helseplager. Ansatte i skole har lite bundet arbeidstid og treningsfri vanskeliggjør samarbeid med kolleger. Ansatte i SFO må det i så fall settes inn vikar for hvis det skal trenes i arbeidstid. Vi har forsøkt å ha trening i arbeidstid tidligere, men det ga ingen positiv effekt. Trimkontrakt passer for stillinger som ikke arbeider direkte med mennesker. Jeg mener dette er ett veldig bra tiltak. Men jeg er imot at dette tilbudet blir brukt siste time på fredager, det bør ligge restriksjoner mot dette. Jeg mener også at denne kontrakten bør følges opp mot den enkelte ansatte. Kan ikke brukes rettferdig, f. eks. nattevakter har ikke samme muligheter. Jeg er uenig i at arbeidsgiver skal betale timelønn for trening. Man kan heller inngå gode avtaler med treningsstudio/svømmehall/idrettslag/swingklubben og tilby rimelig deltakelse på fritiden. Brukes vesentlig av de som allikevel trimmer. Å holde seg i trim er et personlig ansvar - ikke arbeidsgivers. Felles for alle som besvarte undersøkelsen var spørsmålet «Har du inngått trimkontrakt». Dersom det ble svart «Ja», ble en tatt videre til følgende spørsmål: Side 10 av 14
Hvor ofte bruker du trimkontrakten? Trimmer du mer etter at du inngikk trimkontrakt? I hvor stor grad trimmer du utenfor arbeidstiden? I hvilken grad motiverer trimkontrakten deg til å trene? Side 11 av 14
Hvilken treningsform benytter du i størst grad? Dersom det ble svart «Nei»: Hvorfor har du ikke inngått trimkontrakt? De som svarte nei fikk anledning til å begrunne sitt svar med en kommentar: Virker ikke som om det er kultur for det her. Trimmer litt men ikke nok. Skrev ikke kontrakt når jeg hadde mulighet. Uenig i at kontaktene eksisterer, jeg danser, går på ski og sykler, så jeg trimmer nok. Visste ikke om det. Ikke fått tilbud. Side 12 av 14
Gir ingen mening når oppgavene må gjøres uansett. Avslutningsvis fikk alle spørsmålet «Har du supplerende kommentarer». Her fikk vi inn 217 svar. Kommentarene er i grove trekk fordelt i disse grupperingene: De som er positive til og ønsker å beholde trimkontrakten (92) De som ikke har hørt om ordningen, eller ikke har mulighet til å inngå pga arbeidssituasjon (85) De som mener ordningen er unødvendig (12) Øvrige kommentarer og forslag (28) Et knippe kommentarer: JA!! Anser det som et utrolig viktig tiltak for å gi de ansatte muligheten til å være i fysisk aktivitet. Mange uker har dette vært muligheten for meg til å komme meg ut i en presset hverdag, og når en først kommer seg ut en dag blir man veldig motivert til å komme seg ut de andre dagene å :) Kommunen har al å vinne på at ansatte holder seg i fysisk aktivitet og jeg ber omstendig at denne muligheten ikke fjernes :) Har medlemskap i Actic. Er alene med barna fra mandag til torsdag, så dette er et supert tilbud for meg! Har de siste to mnd trent 4 ganger i uka, og det er svært motiverende at kommunen gir oss dette tilbudet! Det hender jo av og til at noen på jobb er syke, eller at vi har møter som gjør at det ikke lar seg gjennomføre hver uke, men det har vi forståelse med :) jeg jobber på en avdeling hvor alle tre har treningsavtale, og det fungerer helt supert. Vi har et flott miljø, med kollegaer som liker å holde seg i form! Jeg kommer til å bli kjempeskuffet dersom denne ordningen blir tatt bort! Men for å unngå eventuelt misbruk, kan dere jo foreslå at man må melde seg inn i et treningsstudio for å benytte avtalen. Jeg har tidligere hatt en lignende avtale hos en annen arbeidsgiver, og der måtte vi være medlem i Actic eller spenst for å benytte avtalen, og da hadde arbeidsgiver rett til å sjekke om jeg holdt avtalen. Jeg mener det er den enkeltes ansvar å sørge for at man får nok trim. For min egen del spiller det ingen rolle om jeg trener i arbeidstida eller ikke. Vil uansett trene like mye. Jeg synes dette er en ordning som er et gode for få av våre ansatte, og de fleste har mulighet til å trimme på fritida. Mener derfor at det ikke er rett å bruke arbeidstid til dette. Som lærer har vi våre arbeidsoppgaver som må gjøres uansett. For meg er det lettere å trimme på ettermiddagen i stedet for å måtte ta igjen tapt arbeidstid på ettermiddagen. Tenker dette er et godt tiltak rettet mot de som har en stillesittende jobb. Dersom mange i min type virksomhet skal benytte seg av trimkontrakt frykter jeg slitasje på øvrige ansatte som er igjen på avdelingene. Mindre voksentetthet gir økt stress og større slitasje. Side 13 av 14
For meg som har en stillesittende arbeidsdag så er det en god motivasjon å få muligheten til å trimme 1 time pr uke i arbeidstiden. Dette gir igjen motivasjon til mere trening. Et flott tiltak, men som nevnt tidligere har man forskjellig praksis i kommunene. Noen avdelinger får ikke ansatte lov til å ha denne kontrakten, mens andre avdelinger kan ha kontrakt. Da blir avtalen ikke mye verdt, og blir snarere et negativt tiltak enn et positivt tiltak. Men håper selvsagt at ordningen videreføres, da med klarere og likere retningslinjer til alle ansatte i kommunen :) Økonomiske konsekvenser: Ordningen slik den er i dag medfører ikke andre økonomiske konsekvenser enn tapt produksjon i forhold til de som er ute og trimmer. Er vanskelig å måle gevinst med tanke på økt nærvær grunnet trim. Vurdering: Resultatene av undersøkelsen for evalueringen av trimkontrakt er ikke entydige. 86 ledere har svart på undersøkelsen. 40 av disse sier det er et bra tiltak som bør videreføres. 10 av disse sier det er et unødvendig tiltak. 9 ledere svarer de tror det i stor grad har betydning for nærværet, mens 46 ledere sier de tror det i liten grad har betydning for nærværet. Dette er interessant, fordi vi har en «omvendt proporsjonalitet» mellom det å tro at det er et bra tiltak, og det å vurdere om det har særlig betydning for nærværet. Man kan oppsummere dette funnet slik trimkontrakt, bra velferdstiltak som i liten grad øker nærværet? 215 av respondentene sier de har inngått trimkontrakt. Av disse sier 152 at de bruker trimkontrakten ukentlig, og 172 sier de trimmer oftere på grunn av trimkontrakten. Dette er funn som er positive, da vi vet at økt fysisk aktivitet gir bedring i helsen. Fritekst i undersøkelsen nyanserer de ulike synspunktene knyttet til ordningen. Undersøkelsen viser at en stor del av de som benytter seg av trimkontrakt, er kontoransatte som har en arbeidshverdag som er preget av lite aktivitet. Kommentarene fra denne gruppen tyder på at kontrakten ansees som verdifull. Trimkontrakt en ordning som ikke kan brukes av alle ansatte. Selv om den oppleves som verdifull av de som benytter den, er det en stor del av ansatte som ikke kan bruke en slik ordning som for eksempel turnusarbeidere. Ordningen oppleves av flere som urettferdig og for arbeidsgiver er likhetsprinsippet viktig. Side 14 av 14