Riktig regnskap til rett tid Kvalitet i regnskapet ved å benytte DFØs systemer
Agenda Kvalitet i regnskapet er avhengig av samspill mellom kunde og DFØ, og riktig bruk av DFØs systemer Viktige områder: god arbeidsdeling: fakturabehandling, periodeavslutning, avstemmingsmappe frister rimelighetskontroller oppbevaringsplikt
Arbeidsdeling mellom virksomheten og DFØ
Arbeidsdeling Virksomhetens ansvar DFØ sitt ansvar Tjenestemodell Frister
Virksomhetens ansvar 14 Intern kontroll: alle virksomheter skal etablere systemer og rutiner med intern kontroll for å sikre at: a) beløpsmessige rammer ikke overskrides og forutsatte inntekter kommer inn b) måloppnåelse og resultater står til fastsatte mål og resultatkrav. Vesentlige avvik forebygges, avdekkes og korrigeres c) ressursbruken er effektiv d) regnskap og resultater er pålitelig og nøyaktig e) verdiene forvaltes forsvarlig f) økonomistyringen er forsvarlig organisert og utføres i samsvar med lover og regler g) misligheter og økonomisk kriminalitet forebygges og avdekkes
Kundens ansvar Virksomhetsleder har et selvstendig ansvar for økonomioppgavene, uavhengig av om deler av oppgavene utføres av andre Kontrollere DFØs utførte arbeid Kvalitet i regnskapsinformasjonen Ansvarlig for regnskapet
Arbeidsdeling full- og delservice
Hvorfor er frister viktige? Klare retningslinjer Effektiv ressursbruk Bedre planleggingsmuligheter Tettere arbeidsrelasjoner (kunde-kundebehandler) Klarere fokus Økt produktivitet
Fakturabehandling
Behandling og betaling Riktig regnskap til rett tid Behandlingstid Betalingsbetingelser Tips for å avdekke og unngå feil
Riktig regnskap til rett tid Fakturaer betalt på forfallsdato er en forutsetning for riktig regnskap til rett tid Korrekt kontering er en forutsetning for riktig regnskap til rett tid Krever effektiv fakturabehandling
Behandlingstid Gjennomsnittlig behandlingstid i fakturasystemet: 6 dager og 23 minutter (mars 2012) Flere virksomheter behandler i gjennomsnitt bilagene på 4 timer Hvordan ligger din virksomhet an? «Gjennomløpsrapport» i Contempus Finnes ingen tilsvarende rapport i Basware Rapport kommer i ny versjon: Alysta
I. Hvordan oppnå raskere behandlingstid? God opplæring av interne brukere Bestillere oppgir korrekt bestillerreferanse og fakturaadresse Attestanter og godkjennere behandler raskt, og er trygge på systemet Aktivt bruk av vikarfunksjonen Unngå å legge inn manuell mottaker for godkjenning
II. Hvordan oppnå raskere behandlingstid? Oppdatert fullmaktsark Unngå fakturastans på grunn av feil eller manglende budsjettdisponeringsmyndighet God opplæring av leverandører Kontakt leverandører som gjentakende oppgir feil fakturaadresse / bestillerreferanse Krev elektronisk faktura fra 1. juli 2012 For mer informasjon, se våre nettsider dfo.no/efb
Betalingsbetingelser Statlige virksomheter har ikke lenger krav på 30 dagers betalingsfrist Bør forhandle med leverandør om betalingsfrist: statlige virksomheter, trygge betalere lav risiko for leverandør Betalingsbetingelser aksepteres ved betaling av faktura
Hvordan oppnå mer korrekt kontering? God kompetanse på kontering hos interne brukere Mindre behov for oppfølging av regnskapsbruker i etterkontroll og økonomisystemet Mindre omposteringer i økonomisystemet Mindre risiko for feil i regnskapet Oppdatert fullmaktsark Unngå godkjenninger i strid med budsjettdisponeringsmyndighetene
Hvem bruker lengst tid på behandling? «Flaskehalsrapport» (brukere) Viser hvilke brukere som mottar flest påminnelser fra fakturabehandlingssystemet Gjentakende mønster hos enkelte brukere? Tilfeldig? Glemt å sette inn vikarfunksjon? Opplæring?
Feilkilder i fakturabehandlingssystemet Nye ansatte gir større risiko Enkelte brukere gir større risiko enn andre Noen leverandører er vanskelig å lære opp Vurder ressursinnsats for å finne feil opp mot risiko
I. Tips for å avdekke feil Etterkontrollskriterier Beløp over: ekstra kontroll på store beløp Eksempel fra drift: Blankettnummer har blitt godkjent som beløp, kunne vært stanset i etterkontroll Attestant login-navn: nye ansatte og andre brukere med behov for oppfølging Godkjenner login-navn: nye ansatte og andre brukere med behov for oppfølging
II. Tips for å avdekke feil Etterkontrollskriterier Fakturatype Utenlandske fakturaer/kreditnotaer, for kontroll av merverdiavgiftskode 3T (utenlandske tjenester) Kreditnotaer, for å sjekke at beløpet står med minus Leverandører Kontrollere leverandører hvor det typisk er mange konteringslinjer, for eksempel telefon Merverdiavgiftskode Stanse alle fakturaer som er kontert med andre koder enn 0
I. Tips for å unngå feil Tilgjengelige konti La kun de konti som er aktuelle å kontere på være tilgjengelige i fakturabehandlingssystemet Reduserer risiko for feilkontering Utføres i Agresso av DFØ Dimensjoner La kun de dimensjoner som er aktuelle å kontere på være tilgjengelige i fakturabehandlingssystemet Reduserer risiko for feilkontering Utføres i Agresso av DFØ
II. Tips for å unngå feil Begrenset brukertilgang Mulighet for å begrense tilganger for brukere i Contempus Innstillinger gjøres i Contempus Bruker kan kun få opp sitt eget koststed for kontering Krever mer vedlikehold
III. Tips for å unngå feil Refusjonskrav fra ansatte Refusjon av anskaffelser til virksomheten skal behandles i fakturabehandlingssystemet Eksempel: Kjeks til avdelingsmøte Blomster til avdelingen Refusjon av anskaffelser som gjelder enkelte ansatte skal behandles i portalen Eksempel: Terminalbriller Bredbåndsabonnement Periodekort kollektivtransport
Periodeavslutning/ avstemming
Avslutning og kontroller Periodeavslutning Rimelighetskontroller Feilretting
Periodeavslutning Oransje: Kunden Blå: DFØ Manuelle rutiner Agresso Manuelle rutiner Agresso / manuelle rutiner Fullservice 1) Avstemme regnskap 3) Kjøre S-prerapport 4) Godkjenne og signere S-prerapport 5) Send S-rapport 7) Motta A-rapport 8) Avstem del B - D 8) Terminere 2) Avvikshåndtering 6) Avvikshåndtering 9) Signere avst.mappe og send DFØ Delservice 1) Avstemme regnskap 3) Kjøre S-prerapport 4) Godkjenne og signere S-prerapport 5) Send S-rapport 7) Motta A-rapport 8) Avstem del B - D 8) Terminere 2) Avvikshåndtering 6) Avvikshåndtering 9) Signere avst.mappe og send DFØ
Virksomheten har ansvar for å Foreta en rimelighetskontroll av de avstemminger DFØ har foretatt Dokumentere kontroller av DFØs avstemminger Foreta egne avstemminger iht. arbeidsdelingsskjema Dokumentere egne avstemminger Signere S-pre rapport og avstemmingsmappa for å verifisere at avstemmingene, og det som rapporteres, er korrekt
DFØ har ansvar for Foreta avstemminger i henhold til arbeidsdelingsskjema Legge ut nødvendig dokumentasjon av avstemmingene på Opal-Con Oversende S-pre rapport til kontroll Foreta innrapportering til Statsregnskapet Oversende avstemmingsrapporten til virksomheten
Rimelighetskontroller Kontroller kontantregnskapet (s-pre-rapport) Sammenlign forbruk mot tidligere perioder Sammenlign virksomhets- og kontantregnskap over en gitt periode for et utvalg av konti Vurder beløpsstørrelse på belastningsfullmakter Sammenheng lønnskostnad og rapportert arbeidsgiveravgift Vurder saldo på balansekonti Sykepengerefusjon Øvrige inntekter Rimelighetskontroll av DFØs avstemminger Ledelse må fastsette et kontrollnivå tilpasset virksomheten
I. Feilretting - regelverk Økonomistyring i staten (pkt 5.2.4.2) Feil og mangler skal korrigeres, og nytt lønnsberegningsforslag skal produseres Korrigeringen må gjennomføres før lønnsberegningsbekreftelsen utarbeides Lønnsberegningsbekreftelsen er grunnlag for bokføring og utbetaling av lønn Bestemmelsene (pkt 4.4.6): opplysninger skal rettes i det systemet de oppstod. Gjøres for å unngå differanser mellom lønnsberegnings- og regnskapssystemet differanser må spesifiseres, forklares og dokumenteres
II. Feilretting - regelverk Bestemmelsene (pkt 3.3.1 og 4.4.2) Bokføring skal være ajour til fristen for rapportering til Statsregnskapet Tilfredsstillende kvalitet på rapporteringen periodevis og ved årets slutt Regnskapet grunnlag for kontroll med disponering av gitte bevilgninger Bevilgningsreglementet 3 Kombinasjon av ettårsprinsippet og kontantprinsippet Utbetalinger må bokføres innen utgangen av året dersom bevilgningen skal benyttes for året
III. Feilretting - regelverk Konklusjon Dersom en feil er vesentlig, og påvirker rapporteringen til Statsregnskapet, må den rettes i gjeldende periode Dersom korrigering i lønnssystemet ikke er mulig i samme periode må det foretas en midlertidig ompostering i regnskapssystemet Korrigering må skje i opprinnelig system, og omposteringen må korrigeres Bestemmelsene (pkt 2.4): Ledelsen har ansvar for å påse at den interne kontrollen er tilpasset risiko og vesentlighet Ressursbruken er effektiv
I. Feilretting Kundebehandler gjennomgår lønnsfilene og ruter feil i forhold til konteringsstrengen til feilkonto i påvente av korreksjon Kundebehandler informerer kunde og lønnsansvarlig om de transaksjoner som krever feilretting
II. Feilretting Hovedregel: Alle feil skal rettes i det systemet hvor feilen oppstod Unntak: Dersom det ikke er fysisk mulig å rette feilen i opprinnelig system kan feilen rettes i regnskapssystemet Dersom feilen er vesentlig i forhold til rapporteringen til Statsregnskapet kan det foretas en midlertidig ompostering i regnskapssystemet
III. Feilretting Feilkonto er til for å benyttes Vesentlighet må vurderes når det foretas feilrettinger av lønnsposteringer direkte i regnskapssystemet Når det oppstår feil i lønnskjøringer bør dette stå på feilkonto til det rettes ved neste lønnskjøring I desember må det foretas en midlertidig ompostering i regnskapssystemet for å «tømme» feilkonto
Oppbevaringsplikt
Oppbevaring Bestemmelser i økonomiregelverket Hvorfor oppbevare regnskapsmaterialet? Hvordan oppbevare regnskapsmaterialet? Obligatoriske rapporter
Bestemmelser i økonomiregelverket Formålet med oppbevaring av regnskapsmateriale er å sikre at det i ettertid er mulig å: gjenfinne dokumentasjonen utføre kontroll av: fullstendighet, nøyaktighet, realitet av bokførte opplysninger og regnskapsmessige disposisjoner og den pliktige regnskapsrapporteringen
I. Oppbevaring av regnskapsmaterialet Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal: oppbevares og sikres mot ødeleggelse, tap og endring kunne fremlegges for kontroll i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll oppbevares på et medium som opprettholder lesekvaliteten, og kunne skrives ut på papir
II. Oppbevaring av regnskapsmaterialet Oppbevaringsmuligheter for virksomheten: både på papir og i elektronisk form bare på papir bare i elektronisk form En vurdering må baseres på at bestemmelsene oppfylles
IV. Oppbevaring av regnskapsmaterialet?
Obligatoriske spesifikasjoner Fra økonomisystemet skal det utarbeides obligatoriske spesifikasjoner etter hver periode Virksomheten kan velge om de ønsker å: skrive ut en papirrapport datafil på CD- rom eller annet medium som spesifikasjonene skrives til oppbevare spesifikasjonen i økonomisystemet Ved oppbevaring i økonomisystemet, skal det foreligge en sikkerhetskopi av dataene og perioden må "låses" for bokføring