Møteprotokoll Kontrollutvalget Halden Møtedato: 22.01.2014, Tidspunkt: fra kl. 17:00 til kl. 19:30 Møtested: Gamle rådhus, møterom 1, 1.etg. Fra til saksnr.: 14/1-14/10 Frammøte: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Ulf Lettenstrøm (Ap), leder x Jan Moen (H) x Inger Haugene (Sp) Forfall Det ble ikke valgt vara 12.des. Odd Riise (Ap) x Turid Eriksen (Ap) x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 4 av 5. Møtende fra Østfold kontrollutvalgssekretariat: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjon: Kjartan Kvamme fra Deloitte Møtende fra administrasjonen: Økonomisjef Roar Vevelstad og Svein-Erik Holter-Tollefsen til sak 14/3 og 14/4 Til dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Gjennomgang av saksliste og debatt om lukking: se protokoll sak 14/1.. Ulf Lettenstrøm, leder. (navn medlem), nestleder
Kontrollutvalget Haldens møte 22.01.2014 Saksliste PS 14/1 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 14/2 Godkjenning av protokoll fra møtet 11.12 2013 PS 14/3 PS 14/4 PS 14/5 PS 14/6 PS 14/7 Rådmannen orienterer om oppfølging av innsparingstiltak og arbeidet i kontrollteamene Revisjonsrapport nr. 6 fra regnskapsrevisor Offentliggjøring av tidligere nummererte revisjonsrapporter (interimsrevisjon) Ressursbehov 2014 for ferdigstillelse av forvaltningsrevisjon Rokke avfallsanlegg Utført kvalitetskontroll 2013 i Østfold kommunerevisjon IKS PS 14/8 Oppdrag fra kommunestyret - gjennomgang av pensjonskostnader - innkomne tilbud PS 14/9 Referater og meldinger PS 14/10 Eventuelt PS 14/1 Godkjenning av innkalling og saksliste (saken legges fram uten forslag til vedtak) Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte, holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpen under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. I åpent møte ble vedtatt at dørene skulle være åpne under hele møtet. 1. Innkalling og saksliste godkjennes 2. Kontrollutvalgets faste medlemmer og innkalte varamedlemmer får heretter sakspapirer tilsendt i posten 3. Alle saker behandles for åpne dører
PS 14/2 Godkjenning av protokoll fra møtet 11.12 2013 1. Protokoll fra møtet 11.12 2013, godkjennes 2. Prosedyrer for godkjenning av protokoll vedtas slik de er beskrevet under Kontrollutvalget ble enige om følgende prosedyrer for godkjenning av protokoll: 1. Kontrollutvalget forhåndsgodkjenner protokollen på e-post 2. Protokollen sendes ut og publiseres på hjemmesiden 3. Protokollen godkjennes formelt i neste møte 4. Protokollen undertegnes da av leder og nestleder, ved fravær undertegnes protokollen av en/to tilstedeværende medlemmer i det aktuelle møtet. Kontrollutvalget velger da hvem dette skal være. 1. Protokoll fra møtet 11.12 2013, godkjennes 2. Prosedyrer for godkjenning av protokoll vedtas slik de er beskrevet i saken PS 14/3 Rådmannen orienterer om oppfølging av innsparingstiltak og arbeidet i kontrollteamene 1. Kontrollutvalget tar informasjon fra rådmannen til orientering Økonomisjef Roar Vevelstad redegjorde for kommunens økonomiske situasjon og status for vedtatte innsparingstiltak. Han svarte deretter på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget uttrykte sin bekymring for situasjonen, og ønsket å presisere dette i vedtaket. Kontrollutvalget tar informasjon om kommunens økonomi og status for innsparingstiltak til etterretning. Kontrollutvalget ser med største alvor på situasjonen og ber om en ny redegjørelse fra rådmannen i forbindelse med kontrollutvalgets behandling av årsregnskapet for 2013. PS 14/4 Revisjonsrapport nr. 6 fra regnskapsrevisor 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport nr. 6 til etterretning med følgende kommentar: Kontrollutvalget merker seg at revisjonen påpeker flere forhold i revisjonsrapport nr. 6 som i all hovedsak angår mangelfull kvalitetssikring og dokumentasjon i regnskapet. Kontrollutvalget vil understreke viktigheten av korrekt styringsinformasjon gjennom regnskapet og ser alvorlig på de funn revisor har gjort. Kommunestyret bør be rådmannen om å sørge for at revisjonens anbefalinger straks tas til følge. Kontrollutvalget vil fortsette med å følge opp påpekning nr. 5 om «Kommunens
økonomiske situasjon», ved at rådmannen holder kontrollutvalget løpende orientert om status. 2. I henhold til 8 i forskrift om kontrollutvalg, sender utvalget rapporten til kommunestyret for videre oppfølging med følgende forslag til vedtak. 1. Kommunestyret tar revisjonsrapport nr. 6 til etterretning og merker seg at revisjonen påpeker flere forhold som i all hovedsak angår mangelfull kvalitetssikring og dokumentasjon i regnskapet. Kommunestyret merker seg videre at flere av forholdene har vært påpekt i tidligere nummererte rapporter. Kommunestyret noterer seg kontrollutvalgets oppfølging av påpekning nr. 5. 2. Kommunestyret vil understreke viktigheten av korrekt styringsinformasjon gjennom regnskapet og ser alvorlig på de funn revisor har gjort. Korrekt styringsinformasjon er særlig viktig tatt i betrakting kommunens vanskelige økonomisk situasjon. Kommunestyret ber derfor rådmannen om å sørge for at revisjonens anbefalinger 1,2,3,4,6 og 7, straks tas til følge. 3. Kommunestyret ber om at rådmannen rapporterer til kontrollutvalget om sin oppfølging Kjartan Kvamme fra Deloitte gjennomgikk rapporten. Administrasjonen var til stede og svarte på spørsmål underveis. Vedtak ble som innstillingen. Kontrollutvalgets vedtak var enstemmig 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport nr. 6 til etterretning med følgende kommentar: Kontrollutvalget merker seg at revisjonen påpeker flere forhold i revisjonsrapport nr. 6 som i all hovedsak angår mangelfull kvalitetssikring og dokumentasjon i regnskapet. Kontrollutvalget vil understreke viktigheten av korrekt styringsinformasjon gjennom regnskapet og ser alvorlig på de funn revisor har gjort. Kommunestyret bør be rådmannen om å sørge for at revisjonens anbefalinger straks tas til følge. Kontrollutvalget vil fortsette med å følge opp påpekning nr. 5 om «Kommunens økonomiske situasjon», ved at rådmannen holder kontrollutvalget løpende orientert om status. 2. I henhold til 8 i forskrift om kontrollutvalg, sender utvalget rapporten til kommunestyret for videre oppfølging med følgende forslag til vedtak. 4. Kommunestyret tar revisjonsrapport nr. 6 til etterretning og merker seg at revisjonen påpeker flere forhold som i all hovedsak angår mangelfull kvalitetssikring og dokumentasjon i regnskapet. Kommunestyret merker seg videre at flere av forholdene har vært påpekt i tidligere nummererte rapporter. Kommunestyret noterer seg kontrollutvalgets oppfølging av påpekning nr. 5. 5. Kommunestyret vil understreke viktigheten av korrekt styringsinformasjon gjennom regnskapet og ser alvorlig på de funn revisor har gjort. Korrekt styringsinformasjon er særlig viktig tatt i betrakting kommunens vanskelige økonomisk situasjon. Kommunestyret ber derfor rådmannen om å sørge for at revisjonens anbefalinger 1,2,3,4,6 og 7, straks tas til følge. 6. Kommunestyret ber om at rådmannen rapporterer til kontrollutvalget om sin oppfølging
PS 14/5 Offentliggjøring av tidligere nummererte revisjonsrapporter (interimsrevisjon) 1. Tidligere nummererte revisjonsrapporter offentliggjøres på nettsiden til kontrollutvalget. Kjartan Kvamme fra Deloitte ga sine kommentarer til saken. Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalgets vedtak var enstemmig. 1. Tidligere nummererte revisjonsrapporter offentliggjøres på nettsiden til kontrollutvalget. PS 14/6 Ressursbehov 2014 for ferdigstillelse av forvaltningsrevisjon Rokke avfallsanlegg 1. Kontrollutvalget tar ressursestimatet på ca. 100 timer til Rokkeprosjektet og opplysningene om medgåtte timer til forvaltningsrevisjon totalt i 2013, til etterretning. Representanter fra Østfold kommunerevisjon IKS var ikke tilstede i møtet. Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalgets vedtak var enstemmig 1. Kontrollutvalget tar ressursestimatet på ca. 100 timer til Rokkeprosjektet og opplysningene om medgåtte timer til forvaltningsrevisjon totalt i 2013, til etterretning. PS 14/7 Utført kvalitetskontroll 2013 i Østfold kommunerevisjon IKS 1. Kontrollutvalget tar opplysninger om utført kvalitetskontroll i Østfold kommunerevisjon IKS, til etterretning Vedtak ble som innstillingen. Kontrollutvalgets vedtak var enstemming 1. Kontrollutvalget tar opplysninger om utført kvalitetskontroll i Østfold kommunerevisjon IKS, til etterretning
PS 14/8 Oppdrag fra kommunestyret - gjennomgang av pensjonskostnader - innkomne tilbud 1. Oppdraget tildeles Deloitte i henhold til de forutsetninger som er gitt i vedlagte tilbud 2. Kontrollutvalget forutsetter at Deloitte gir sekretariatet rask tilbakemelding hvis forutsetningene som er skissert for å kunne gjennomføre oppdraget, ikke oppfylles. Kjartan Kvamme fra Deloitte ga noen utfyllende kommentarer til revisors oppdragsforståelse. Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalgets vedtak var enstemmig 1. Oppdraget tildeles Deloitte i henhold til de forutsetninger som er gitt i vedlagte tilbud 2. Kontrollutvalget forutsetter at Deloitte gir sekretariatet rask tilbakemelding hvis forutsetningene som er skissert for å kunne gjennomføre oppdraget, ikke oppfylles. PS 14/9 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget hadde fått ettersendt på e-post kopi av brev fra Deloitte til Fylkesmannen angående revisjon av Halden overformynderi sitt årsregnskap for 2012 og regnskap per 30.6 2013. Det ble tatt til orientering sammen med øvrige referater og meldinger Kjartan Kvamme fra Deloitte meldte om at revisor til neste møte vil oversende økonomi/ressursrapport per 31.12 2013. 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 14/10 Eventuelt Tre forhold ble tatt opp under eventuelt: 1. Bestilling av mat til kontrollutvalgets møter Kontrollutvalget bestemte at utvalget forholder seg til den praksis som gjelder for andre politiske utvalg. Bortsett fra kommunestyret og formannskapet, har ikke utvalgene bevertning.
2. Kontrollutvalgskonferanser våren 2014 Kontrollutvalget i Halden vil ikke være representer på kontrollutvalgskonferansen i februar. Kontrollutvalget vil i et senere møte bestemme hvem som drar på kontrollutvalgskonferansen i juni. 3. Tidligere sak fra kontrollutvalget til kommunestyret angående kommunes likviditetssituasjon (KU-sak 13/51, 6.11 2013). Det var kontrollutvalgsmedlem Odd Riise (Under behandling av sak 14/2 «Godkjenning av protokoll fra møtet 11.12 2013») som reiste spørsmålet om status for kontrollutvalgets vedtak nr. 3 under «Eventuelt»: «Sekretariatet sender en forespørsel til ordfører om når saken vil bli behandlet i kommunestyret. Sekretariatet gir da samtidig et estimat for hvor mange timer som vil medgå til oppdraget.» Sekretariatet informerte om at forespørselen ble sendt til ordfører 16.12 2013. Sekretariatet har ikke fått svar. Kontrollutvalget var enig om å sende en bestilling til Deloitte i henhold til kontrollutvalgets vedtak i sak 13/51, 6.11 2013. Pkt. 2: Kontrollutvalget er av den oppfatning at regnskapsrevisor bør gis i oppdrag å vurdere om innholdet i notatet som angår ubrukte lånemidler til drift, er i henhold til gjeldende regelverk. Et slikt oppdrag vil hverken være revisjon av årsregnskapet eller annen attestasjon av regnskapsdata. Et eventuelt oppdrag må anses som «avtalt tilleggstjeneste» (rådgivningstjeneste), som faktureres med en timepris som fremgår av prisskjema i gjeldende revisjonsavtale. Det var enighet om at oppdrag skulle utføres innenfor en ramme på 15 timer i forbindelse med revisjon av årsoppgjøret for 2013. Oppdraget finansieres med midler fra forvaltningsrevisjonsbudsjettet for 2014, med mindre kommunestyret vedtar noe annet. 1. Utvalget forholder seg til den praksis som gjelder for andre politiske utvalg når det gjelder mat til kontrollutvalgets møter 2. Kontrollutvalget vil i et senere møte bestemme hvem som drar på kontrollutvalgskonferansen i juni. 3. Kontrollutvalget sender en bestilling til Deloitte i henhold til kontrollutvalgets vedtak i sak 13/51, 6.11 2013. Pkt. 2: Kontrollutvalget er av den oppfatning at regnskapsrevisor bør gis i oppdrag å vurdere om innholdet i notatet som angår ubrukte lånemidler til drift, er i henhold til gjeldende regelverk. Et slikt oppdrag vil hverken være revisjon av årsregnskapet eller annen attestasjon av regnskapsdata. Et eventuelt oppdrag må anses som «avtalt tilleggstjeneste» (rådgivningstjeneste), som faktureres med en timepris som fremgår av prisskjema i gjeldende revisjonsavtale. Oppdraget utføres innenfor en ramme på 15 timer i forbindelse med revisjon av årsoppgjøret for 2013. Oppdraget finansieres med midler fra forvaltningsrevisjonsbudsjettet for 2014, med mindre kommunestyret vedtar noe annet.