PROSJEKTPLAN PROSJEKT SAMHANDLINGSREFORMEN I GJØVIKREGIONEN FORPROSJEKT 04.02.2011
1 MÅL OG RAMMER...3 1.1 BAKGRUNN... 3 1.2 AMBISJON... 4 1.3 MÅL... 5 1.3.1 Mål for hovedprosjekt... 5 1.3.2 Mål for forprosjekt... 5 1.4 RAMMER... 6 2 OMFANG OG AVGRENSNING...7 2.1 SYSTEM... 8 2.1.1 Lean... 8 2.1.2 Regionale helseplaner... 8 2.1.3 Folkehelsestrategi... 9 2.2 KOMPETANSE... 9 2.3 FELLES FUNKSJONER... 10 2.4 FORANKRING... 11 3 ORGANISERING...12 3.1 PROSJKETLEDELSE... 12 3.2 ØVRIGE ROLLER... 12 3.3 PROSJEKTGRUPPE... 13 4 BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER...14 4.1 OPPFØLGING... 14 4.2 MILEPÆLER... 14 5 RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING...15 5.1 KRITISKE SUKSESSFAKTORER... 15 5.2 KVALITETSSIKRING... 16 6 GJENNOMFØRING...17 6.1 HOVEDAKTIVITETER... 17 6.2 TIDS OG RESSURSPLANER... 18 7 ØKONOMI...18 8 KONTRAKTER OG AVTALER...19 2
1 MÅL OG RAMMER 1.1 BAKGRUNN Prosjekt Samhandlingsreformen i Gjøvikregionen tar utgangspunkt i føringene som beskrives i Stortingsmelding nr. 47, Samhandlingsreformen, og et opplevd behov for bedre samarbeid om Helse- og Omsorgstjenester i Gjøvikregionen. Grunnlag for Stortingets behandling og flertallsvedtak 27. april 2010 er Innstilling 212 S (2009-2010). Rådmannsutvalget i Gjøvikregionen har på bestilling fra Regionrådet igangsatt prosjekt Samhandlingsreformen i Gjøvikregionen. Vedtak i regionrådet 20.11.2009: Regionrådet i Gjøvikregionen ber om at kommunene i regionen igangsetter et regionalt forprosjekt med tanke på hvordan kommunene i fellesskap - og i samarbeid med andre sentrale aktører - kan utvikle en strategi for å møte utfordringene i samhandlingsreformen. Det foreligger Fagrapport og Sluttrapport fra forstudie som er gjennomført februar august 2010. Forprosjektet bygger på rapport fra forstudien. Anbefalingene i forstudien er behandlet i regionrådet og beslutning om videreføring i forprosjekt er besluttet av kommunestyrene i hver av de fem impliserte kommunene: 1. Kommunestyret tar Fagrapporten for prosjektet Samhandlingsreformen i Gjøvikregionen, forstudien, til orientering. Denne legges til grunn for kommunens og regionens videre arbeid med Samhandlingsreformen. 2. Mandat for Forprosjektet: Konkretisering av tiltaksforslagene i Forstudien fram mot gjennomføring i Hovedprosjektet Finansiering av de foreslåtte tiltakene Prosjektgjennomføring i perioden oktober 2010 til april 2011 3. Organiseringen av Forprosjektet videreføres som i Forstudien. Prosjektspesifikasjon er utarbeidet og godkjent I møte med prosjekteier 15.11.2010 Helsedirektoratet har innvilget 500 000 til prosjektet gjennom ordningen tilskudd til lokalmedisinske sentre og kommunesamarbeid over statsbudsjettet kap. 0761.67 for 2010. I tilsagnsbrevet presenteres følgende vilkår: Generelle vilkår - Helsedirektoratet ber om at det i prosjektgjennomføringen særlig vektlegges følgende mål og fokusområder: 3
Sikre kommunesamarbeid om oppgaveløsninger innen kommunale helse og omsorgstjenester der dette er mulig og naturlig. Sikre at prosjektet baserer seg på samhandlingsmeldingens formål om å fremme et integrert, helhetlig og sammenhengende tjenestetilbud før, istedenfor og etter spesialisthelsetjenester basert på gode pasientforløp i et livsløpsperspektiv. Sikre aktiv brukermedvirkning i prosjektet. Sikre at prosjektet sikrer etablering av nødvendig tverrfaglig kompetanse basert på BEON- prinsippet og inkluderer tverrfaglig og tverrsektoriell samhandling blant annet gjennom bruk av individuell plan og i dialog med koordinerende enhet for habilitering og rehabilitering. Sikre tilkobling og bruk av Helsenett og andre e-helseløsninger. Andre Vilkår: Tilskuddet må sees opp mot det som i søknaden er knyttet opp mot nye metoder basert på Leanmetodikk og et prøveprosjekt knyttet til omsorgsteknologi. Oversikt aktuelle dokumenter og vedtak (kronologisk): Stortingsmelding nr.47 (2008-2009) Samhandlingsreformen Rett behandling - på rett sted - til rett tid Helse og omsorgsdepartementet. Innstilling 212 S (2009 2010) Helse og omsorgsdepartementet Vedtak i regionrådet 20.11.2009 Fagrapport prosjekt Samhandlingsreformen i Gjøvikregionen aug 2010 Sluttrapport prosjekt Samhandlingsreformen i Gjøvikregionen aug 2010 Tilsagnsbrev fra Helsedirektoratet av 10.09.2010 Skriv fra Fylkesmannen i Oppland, SI og KS 16.09.2010 og gjensvar fra Gjøvikregionen 02.11.2010 Saksutredning kommunestyrebehandlingene okt/nov 2010 1.2 AMBISJON Gjøvikregionens ambisjon er, ved å vektlegge kunnskapsbasert praksis, gjennom prosjektet å finne nye måter å utvikle tjenesteytingen hvor bedre samhandling er sentralt. Utviklingen skal gi gevinst for helse og omsorgstjenesten lokalt, og skape nasjonal interesse og overføringsverdi. Sentralt står samarbeidet mellom de fem kommunen og Sykehuset Innlandet. 4
1.3 MÅL 1.3.1 Mål for hovedprosjekt Samfunnsmål: Innbyggerne i Gjøvikregionen er sikret kvalitativt gode helse- og omsorgstjenester til rett tid, på rett nivå, til riktig kostnad. Det skal satses på forbygging for å dempe veksten i helseutgiftene. Resultatmål: Kommunale gjennomføringsplaner for Samhandling, inkl økonomiske og organisatoriske konsekvenser, er vedtatt og implementering er startet opp innen desember 2011. Regional helseplan foreligger og beskriver forpliktende avtaler kommunene i mellom og mellom kommunene og Sykehuset Innlandet om hva som skal samordnes og på hvilken måte. Planen skal gjenspeile regional strategi for folkehelsearbeid. Samhandlingstiltakene skal innbefatte kompetanseutvikling, systemer og felles virksomheter/enheter. 1.3.2 Mål for forprosjekt Innen 31.08.2011 foreligger en faglig sluttrapport som beskriver forutsetninger og forventet konsekvens av regional samhandling kommunene i mellom og mellom Gjøvikregionen og Sykehuset Innlandet med utgangspunkt i de områdene som er foreslått i forstudien og presisert i prosjektspesifikasjonen: Fagrapporten beskriver - strategi for prosessen med å utarbeide regionale helseplaner - hvordan Lean metodikk kan bidra inn i forbedringsprosesser herunder hvordan dette kan gjennomføres i samarbeid med aktuelle kompetansepartnere i Gjøvikregionen som Sintef Raufoss, Høgskolen og Fagskolen i Gjøvik - forutsetningene for å utarbeide en helhetlig strategi for folkehelsearbeid i Gjøvikregionen, med forslag og beskrivelse av ett konkret samarbeidsprosjekt knyttet til forebyggende helsearbeid. - med utgangspunkt i pasient/ brukergruppene: kreft eller kols en skisse for nye måter å utnytte og videreutvikle kompetanse i nye samarbeidsformer. Nye 5
strukturer for samhandling skal sikre kvalitativt gode tjenester til brukergruppene, samt sikre robuste fagmiljøer i kommunene i Gjøvikregionen. - behov, forutsetninger og forventet gevinst av felles kompetanseplan for hele Gjøvikregionen - forutsetninger og konsekvenser for etablering av en forsterket avdeling i institusjon for personer med lidelser, hovedsakelig demens, som gir store adferdsutfordringer og derav utløser et skjermingsbehov - forutsetningene for etablering av mer spesialiserte korttidsplasser i institusjon til disposisjon for kommunene i Gjøvikregionen - forutsetningene for etablering av botilbud for personer med rus- eller omfattende psykisk problematikk, i form av gjennomgangsboliger, som et regionalt samarbeid Resultatmål etter gjennomføring av hovedprosjekt: Befolkningen i Gjøvikregionen skal være sikret et kvalitativt godt tilbud om korttidsopphold i institusjon når behovet er til stede. Befolkningen i Gjøvikregionen som har demens eller annen kognitiv lidelse som medfører store adferdsproblemer, skal være sikret et kvalitativt godt tilbud når behovet er til stede. Befolkningen i Gjøvikregionen som har hatt langvarig opphold i institusjon for behandling av psykisk lidelse og/eller rusavhengighet med behov for etterfølgende rehabilitering skal være sikret et kvalitativt godt tilbud i regionen som ledd på veien til et selvstendig liv. Felles folkehelsestrategi for Gjøvikregionen skal sikre et kunnskapsbasert, tverrsektorielt folkehelsearbeid i tråd med ny folkehelselov og ny regional plan for folehelse i fylkeskommunen 1.4 RAMMER Forprosjektets tidsaspekt er fra 01.11.2010 31.08.2011. Et eller flere hovedprosjekt er tenkt gjennomført fra 2012 2014. Prosjektet er gitt garanti for en økonomisk rammer til: Prosjektledelse inntil 140 % Nødvendig frikjøp av tid for leger Nødvendig studiereiser og fagseminarer 6
Utarbeiding av forslag til nye former for samhandling skal ikke innebære en forskuttering av samhandlingsreformen, med økte kostnader for kommunene som det ikke er gitt rammefinansiering til. Det skal søkes om tilskuddsmidler fra fylkesmannen i Oppland og Helsedirektoratet innenfor gjeldende frister. Det er søkt til Norsk forskningsråd om midler til regional kvalifiseringsstøtte til et samarbeid omkring anvendelse av Lean metodikk sammen med Høgkslolen i Gjøvik og Sintef Raufoss. Det er gitt avslag på søknaden. Det vurderes ytterligere søknader for innhenting av forskningsmidler. 2 OMFANG OG AVGRENSNING Forprosjektet skal sikre et godt beslutningsgrunnlag for mulig gjennomføring av hovedprosjekter. Forprosjektet må gi en nærmere beskrivelse av de ulike delprosjektene som forstudien har identifisert, med hensyn til: o Konkretisere tiltaksforslagene i forstudien fram mot gjennomføring i hovedprosjekt o Finansieringsmodell av de foreslåtte tiltakene o Forventet effekt av tiltaket (kvalitet, økonomi, effektivitet) Arbeidet med forprosjektet bygger på prosjektets forstudie. Avgrensninger for arbeidet beskrives for hvert av de ulike fokusområdene knyttet til system, kompetanse og felles funksjoner, slik det er kategorisert i forstudien. 7
FORPROSJEKT 2011 FOLKEHELSE LEAN REGIONALE HELSEPLANER KOMPETANSE FELLES FUNKSJONER STRATEGIARB KOMPETANSE til bruker i et hjem til hjem perspektiv KOMPETANSE HOS PERSONALET FELLES BOENHETER KONKRET TILTAK FORSTERKEDE PLASSER I INSTITUSJON REGIONALE KORTTIDS- PLASSER FIG. 1: Skjematisk oversikt delprosjekt 2.1 SYSTEM 2.1.1 Lean I samarbeid med Sintef Raufoss Manufacturing, (SRM) Høgskolen og Fagskolen og Gjøvik skal forprosjektet Beskrive hvordan Lean metodikk kan benyttes i arbeidet med å forbedre arbeidsprosesser i helsevesenet med utgangspunkt i brukere/ pasienters behov Beskrive konkrete strukturer for samarbeid gjennom prosjektet herunder finansieringsmodell Beregne ressursbehovet knyttet til samarbeidet Utarbeide søknad for ekstern finansiering (forsknings og utvikingsmidler) 2.1.2 Regionale helseplaner KS oppland, Fylkesmannen og Sykehuset Innlandet har tatt et initiativ gjennom utsendt brev av 16.09.2010 til alle kommunene i regionen med forslag om at en bør gå sammen om å forankre samarbeids- og samhandlingsmodeller i et regionalt 8
avtaleverk, Regionale helseplaner. Det anbefales å avvente arbeidet med konkrete planer i påvente av sentrale føringer knyttet il lovverk, finansiering m.m som forventes komme våren 2011. Det antydes en målsetting om at helseplanene skal være ferdig utarbeidet innen utgangen av 2011. Det er gitt et positivt gjensvar på denne henvendelsen fra Gjøvikregionen, og ansvaret for oppfølging av dette er lagt til prosjektet. Forstudien bør skissere en strategi for hvordan arbeidet med utarbeiding av planer bør innrettes. 2.1.3 Folkehelsestrategi Delprosjektet skal utrede hvordan Gjøvikregionen kan etablere en felles Folkehelsestrategi, gjennom planarbeid og et konkret tiltak. Strategien skal ta utgangspunkt i nåværende folkehelsearbeid i kommunene og belyse utviklingspotensiale tilpasset regionens utfordringer i tråd med kommende lovverk og planer. Beskrive forutsetninger for utarbeidelse av regionalt strategidokument Avklare status for folkehelsestrategi i forhold til øvrige styringsdokumenter og hvilket organ som skal fatte vedtak og ansvarliggjøres for implementering av strategien Avklare på hvilket nivå i organisasjonen(e) folkehelsearbeidet skal forankres Foreslå systemer og strukturer for folkehelsearbeidet i regionen; - herunder beskrive grensegangen mellom fylkeskommunens koordineringsansvar i relasjon til kommunene i regionen Utarbeide faktabasert kommunehelseprofil, det vil si: systematisere fakta og kunnskap om lokale miljøfaktorer som kan påvirke helsa og helsetilstanden i befolkningen Beskrive konkrete tiltak for gjennomføring i et hovedprosjekt - forutsetninger for gjennomføring ressursbehov forventet gevinst 2.2 KOMPETANSE Delprosjektet skal med utgangspunkt i pasient/brukergrupper innenfor ett av områdene kreft eller kols (defineres av prosjektgruppen) se på nye måter å sikre kompetanse til bruker i et hjem til hjem perspektiv. Læring og mestring vil være sentralt. Det er planlagt at Lean metodikk skal benyttes i arbeidet med pasientforløp. Resultatet forventes å være forslag til nye strukturer som bedre møter brukernes 9
behov. Nye strukturer skal utnytte og styrke brukeres egen kompetanse, sikre robuste fagmiljøer i kommunen og avklare samarbeidet mellom kommunene og spesialisthelsetjenesten. Delprosjekt kompetanse skal videre utrede hvordan kommunene i regionen og SI kan samarbeide om kompetanseutvikling og rekruttering på en systematisk måte. Forprosjektet skal avklare følgende: Kompetansekartlegging (hva finnes av ressurser i dag- hva må styrkes) Beskrive Pasientforløp i dag Hva kan gjøres annerledes Beskrive gode eksempler, forskningsbaserte resultater Innhente brukerkunnskap Hvilke modeller kan etableres for å styrke og utnytte brukerkompetansen Hva skal til for å sikre robuste kompetansemiljøer på tvers av kommuner Samarbeid/ grenseganger mellom kommunene og SI skal beskrives (forslag til samarbeidsavtale vedr. de aktuelle områdene) Delprosjekt kompetanse innebærer 2 løp, et pasientforløpsprosjekt og et som beskriver system for kompetansesamarbeid. Pasientforløpsprosjektet blir prioritert for innfasing først. Ut fra fremdriften i arbeidet vil tidspunkt for innfasing bli vurdert i tillegg hvor langt det er realistisk å komme i beskrivelse av utfordringene knyttet til kompetansesamarbeid på systemnivå. 2.3 FELLES FUNKSJONER Delprosjektet skal jobbe med: Felles bo-enheter for yngre med behov for omfattende eller spesialiserte tjenester på bakgrunn av psykisk lidelse/ rus. Forsterket enhet(er) i institusjon for personer med utfordrende adferd. Regionale korttidsopphold i institusjon med spesifikt innhold Forprosjektets oppdrag knyttet til de nevnte områden er: Kartlegge kapasitetsbehovet Sannsynliggjøre fremtidig behov Innhente erfaringer fra andre Kartlegge aktuell kompetanse i regionen Beskrive evt. behov for kompetanseheving Synliggjøre ansvarsforholdet mellom kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten 10
Beskrive muligheter for samhandling med spesialisthelsetjenesten Drøfte fordeler og ulemper med tilrettelegging av regionalt tilbud Ta stiling til inntakskriterier og prosedyre for tildeling av plass Forprosjektet skal gi en nærmere beskrivelse av forutsetninger, kapasitetsbehov og driftsformer. Forslag til konkret lokalisering av eventuelle foreslåtte tiltak ligger ikke innenfor mandatet til forprosjektet. I relasjon til delprosjekt for felles bo-enheter skal prosjekt SRIGR tilstrebe samarbeid med Boligsosialt utviklingsprogram (BOSO) som skal gjennomføres i Gjøvik kommune. Gjøvik kommune er tildelt tilskudd fra Husbanken til deltagelse i BOSO. Husbanken beskriver i sitt tilsagnsbrev at det er ønskelig at Gjøvik sitt program skal realisere et regionalt boligprosjekt. Søndre og Nordre Land har et etablert et botilbud for 2 personer som et interkommunalt tiltak. Tiltaket er etablert i samarbeid med Sykehuset Innlandet og det er gitt tilskudd fra Fylkesmannen i Oppland til prosjektet. Prosjekt SRIGR bør se til erfaringene fra dette prosjektet. I tillegg søkes det samarbeid knyttet til igangsatt prosjekt initiert av Sykehuset Innlandet Reinsvoll hvor Østre Toten kommune er involvert. Prosjektet fokuserer på oppfølging av personer med alvorlig psykiske lidelser. Det er mål om å utvide prosjektet til å innlemme flere kommuner i neste fase. Det er allerede gjennomført et forprosjekt knyttet il etablering av ACT team. Det er gitt tilsagn om tilskudd fra Helsedirektoratet til Sykehuset Innlandet for iverksetting av tiltaket. Det er enighet om at dette er et ønsket og godt tiltak, men iverksetting har ikke blitt vedtatt grunnet mangel på tilstrekkelig finansiering. 2.4 FORANKRING Beslutning om videreføring av prosjekt Samhandlingsreformen i Gjøvikregionen er vedtatt i kommunestyrene i den enkelte kommune. Det er inngått Samarbeidsavtale med Sykehuset Innlandet, som for øvrig har takket ja til å gå inn i eierollen i prosjektet. 11
3 ORGANISERING 3.1 PROSJEKTLEDELSE Prosjektansvarlig (PA): Prosjektleder (PL): Arne Julsrud Berg, Østre Toten kommune Mette Hafstad, Gjøvik kommune 3.2 ØVRIGE ROLLER Prosjekteiere: Oppdragsgiver: Styringsgruppe: Rådmannsgruppa i regionen og Sykehuset Innlandet representert ved Divisjonsdirektør ved Sykehuset Innlandet HF Gjøvik Regionrådet Tore Jan Killi regionkoordinator Gjøvikregionen Ian Gustad Avdelingssjef SI Div Hab./ rehabilitering Marianne Lundgård Rådgiver SI Div Psykisk helse Petter Håkonsen Anita Wist Brukerrepresentant Virksomhetsleder Helse og omsorg Rådet for funksjonshemmed e, Gjøvik kommune Randi Skare Omsorgssjef Vestre Toten kommune Kjartan Tosterud Omsorgssjef Østre Toten kommune Odd Syversen Kommunalsjef Søndre Land kommune John Løvmoen Kommunalsjef Nordre land kommune Anne Kari Kirkeby HTV Fagforbundet Østre Toten kommune Gunn Nerseth HTV Norsk Sykepleierforbund Gjøvik kommune Referansegruppe Helse og omsorgslederne i regionen Brukerråd Gjøvik allmennlegeforening Tillitsvalgte Brukermedvirkning Deltagelse i styringsgruppe, prosjektgrupper og arbeidsgrupper i tillegg til egen referansegruppe 12
3.3 PROSJEKTGRUPPE Prosjektleder Mette Hafstad som så langt har vært engasjert som prosjektleder i 80% øker sitt engasjement til 100% fra 01.03.2011. Hun knytter til seg en prosjektgruppe bestående av 2 delprosjektledere som kan bidra til å koordinere arbeidsgrupper knyttet til delprosjektene Folkehelsearbeid og Felles funksjoner. Roger Vestrum som er ansatt ved Øverby helesesportsenter, med funksjon som fagkoordinator for Fysiotekene i Oppland, leder delprosjekt folkehelse. Delprosjektleder for felles funksjoner gjenstår å rekruttere. Delprosjekt Kompetanse vil bli ledet av Hafstad med Heidi Vifladt, seksjonsleder avdeling for teknologi og samfunn ved Høgskolen i Gjøvik som faglig veileder. I tillegg vil prosjektgruppen innbefatte Inger Gamme, doktorgradsstipendiat knyttet til Høgskolen i Gjøvik. Inger Gamme er i tillegg tilknyttet Sintef Raufoss Manufacturing. Hun bruker prosjektet som case i sitt forskningsarbeid. I gruppa vil hun også ha rolle som kompetanseperson og veileder i bruk av Lean metodikk. Sykehuset Innlandet representeres ved Kari Mette Vika, divisjonsrådgiver. Prosjektgruppen sitter også brukerrepresentant Iver Hoffsmarken fra Brukerrådet Sykehuset Innlandet. Øvrige deltagere i prosjektets delprosjekter/ arbeidsgrupper skal sikre medvirkning fra aktuelle ressurspersoner fra alle 5 kommuner og Sykehuset Innlandet, brukerepresentasjon samt arbeidslivets organisasjoner. PROSJEKTGRUPPEN: Navn Stilling Ressurseier Mette Hafstad Prosjektleder 100 % Prosjekt SRIGR/ Gjøvik komm. Roger Vestrum Fagkoordinator Fysiotekene i Øverby helsesportsenter Oppland Inger Gamme Doktorgradsstipendiat HIG/ SRM Heidi Vifladt Seksjonsleder avd. for teknologi HIG og Samfunn Delprosjektleder 2?? Kari Mette Vika Divisjonsrådgiver SI HG divisjon Gjøvik Iver Hoffsmarken Brukerrepresentant Brukerrådet SI 13
4 BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER Beslutningspunkter Dato Beslutningsgrunnlag BP1 Godkjenning av sluttrapport Sept 2011 Utkast til sluttrapport BP2 Politisk behandling foreslåtte tiltak Nov 2011 Saksframlegg vedlegg: Fagrapport og Sluttrapport 4.1 OPPFØLGING PA og PL har statusmøter i forkant av planlagte møter i styringsgruppen. PL utarbeider statusrapport til møtepunktene. 4.2 MILEPÆLER Nr Milepæl Dato Målbart resultat (en beskrivelse/kriteria) MP1 Prosjektplan er godkjent 04.02.11 Endelig prosjektplan foreligger. MP2 Lean seminar 18.02.11 Gjennomført seminar MP3 Opprette delprosjektgruppe Folkehelse 07.02.11 Møtereferat MP4 Opprette delprosjektgruppe Uke 8 Møtereferat Kompetanse MP5 Opprette delprosjektgruppe felles Uke 11 Møtereferat funksjoner MP 5 Innhentet finansiering av eget 15.08. Tilsagn foreligger samarbeidsprosjekt knyttet til Lean MP5 Faglig sluttrapport godkjent av PA 31.08. Faglig sluttrapport oversendt 14
5 RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING 5.1 KRITISKE SUKSESSFAKTORER S: Sannsynlighet (vektes 1-5) 1= svært lite sannsynlig, 5= svært sannsynlig at faktoren inntreffer K: Konsekvens (vektes 1-5) 1= Liten konsekvens for måloppnåelse i prosjektet, 5= svært alvorlig/stor konsekvens for måloppnåelse i prosjektet nr Risikofaktor S K RF Tiltak 1 For liten tid til rådighet 1 3 4 Holde fremdriftsplan, statusrapportering. Underveisevaluering 2 Manglende vilje til samhandling hos noen av partene 1 4 5 Skape engasjement og involvering. Sikre informasjon 3 Tilgang på ressurspersoner som kan bidra inn i arbeidet 2 5 7 Ansvarliggjøre linjeledelsen med hensyn til å rekruttere nøkkelpersoner. Informasjonsmøter rundt i kommunene 4 Finansiering 2 5 7 Søke eksterne samarbeidspartnere om midler til finansiering. Avpasse fremdrift i tråd med sentrale føringer 5 Tilgang på ønskede data 2 4 6 6 Uforutsette prioriteringer fra helseforetaket 3 3 6 Utfordringer knyttet til dette løftes til PE gruppen I et prosjektarbeid som skal forberede regionen på å møte samhandlingsreformen vil det være mange involverte parter: fagpersoner med ulik bakgrunn både i 1. og 2. linjetjenesten, arbeidstagerorganisasjoner, brukere og deres organisasjoner samt administrative og politiske beslutningstagere. Det blir fortsatt vesentlig at det er tilstrekkelig enighet, mot og vilje på den politiske arena i kommunene til å beslutte videre tiltak som får konsekvenser for samhandling. Prosjektet har som utgangspunkt å utrede nærmere områdene som er beskrevet i forstudien. Arbeidet tar som utgangspunkt at alle de 5 kommunene skal samarbeide om de tiltak som beskrives. Dersom 1 eller flere kommuner velger å ikke delta i noen av samarbeidsområdene som foreslås vurderes dette allikevel som måloppnåelse. 15
Tydeligere statlige signaler om prioriteter i helsevesenet er varslet gjennom følgende dokumenter som ble lagt ut til høring oktober 2010: Nasjonal helseplan Ny Hese og omsorgslov Ny Folkehelselov Økonomiske insentiver er varslet gjennom statsbudsjettet 2012. Videre behandling og beslutninger knyttet til lovverk, retningslinjer og økonomi forventes i perioden for gjennomføring av forprosjektet. Utfallet av behandlingen vil påvirke forutsetningene for prioritering og økonomisk gjennomføringsmulighet for evt. tiltak som tenkes videreført i et hovedprosjekt. 5.2 KVALITETSSIKRING Det blir vesentlig at man gjennom prosjektperioden sikrer bred involvering fra alle berørte grupper. Helse- og omsorglederne i kommunen har rolle som referansegruppe og vil holdes løpende orientert om prosjektets fremdrift. Disse vil kunne sikre et ytterligere fokus på aktuelle områder gjennom sin linjeorganisasjon. Øvrige definerte referansefunksjoner vil være et viktig bidrag til kvalitetssikring og informasjonsspredning. Behov for ytterligere referansefunksjoner vurderes under vegs i prosjektets fremdrift. Sykehuset Innlandet er representert i styringsgruppa og sikrer forankring og faglige /økonomiske vurderinger/avklaringer. PA og PL vil sørge for dialog og orientering under vegs til den regionale gruppen av Rådmenn og Ordførere. Rådmennene vurderer rapportering og evt. avklaringer i egen kommune. Regionkoordinator og ordførerne sikrer forankring og rapportering i regionrådet. Prosjektleder sørger for at informasjon om prosjektet gjøres tilgjengelig på Gjøvikregionens nettsider med link fra den enkelte kommunes sider. Prosjektgruppen vil utarbeide kommunikasjonsplan. Det er etablert kontakt med HIG, senter for omsorgsforskning. Kontakten følges opp og det vurderes følgeforskning når prosjektet har kommet inn i en mer konkret fase. Videre har doktorgradsstipendiat, Inger Gamme et forskningsfokus i prosjektet i dag. Evaluering er foretatt etter avsluttet forstudie og følges opp videre i forbindelse med forprosjektet. Prosjektplanen legges til grunn ved evalueringen. Ved 16
prosjektavslutning gjennomføres en evaluering ved bruk av quest-back til prosjektets deltagere i ulike roller og aktuelle samarbeidsparter. Det utarbeides Sluttrapport for beskrivelse av prosjektgjennomføringsprosessen Prosjektleder tillegges ansvar for økonomistyring i de ulike prosjektperiodene. 6 GJENNOMFØRING. 6.1 HOVEDAKTIVITETER Nr Navn Hensikt Oppgaver HA01 Planlegge Sørge for at prosjektet er planlagt og kvalitetssikret Gjennomføre oppdraget innen tidsfristen Sikre nødvendig finansiering Planlegge prosjektet - ferdigstille prosjektplanen Oppnevne representanter til styringsgruppe og prosjektgrupper Etablere nettverk Sørge for arbeidsdeling Få på plass avtaler Søke prosjektmidler HA02 Forankring Avklare oppdraget i prosjektet Konkretisere og få godkjent oppgavene i prosjektet. Tiltak for forankring i org Videreutvikle kontakter med aktuelle samarbeidsparter - Sykehus, Høgskole, HA05 Avgrensning Gi prosjektet en realistisk ramme Drøftinger og beslutninger i prosjektgruppen HO06 Utarbeide Gi en nærmere beskrivelse av de produsere dokument Fagrapport og samhandlingsalternativene som sluttrapport prosjektgruppen tilrår videreført i hovedprosjekt danne grunnlag for politisk beslutning HA08 Avslutte Gjøre resultatet kjent Presentere resultatet av arbeidet i prosjektet. aktuelle fora 17
6.2 TIDS OG RESSURSPLANER Hovedaktiviteter Tidsplan (uker, dager, timer) Ress JAN FEB MAR APR MAI JUN JUL AUG SEP bruk UKE 1 4 6 8 9 13 13 17 18 21 22 26 27 30 31 35 35 39 timer FORSTUDIE 1. Planlegging 2. Forankring 5. Avgrensning 6. Utredning Lean 6. Utr delprosjekt Folkehelse 6. Utr delprosj. Kompetanse 6. Utr delprosj. Felles funksj. 6. Utr Regionale helsepl 7. Utarb sluttrapp+ Fagraport 8. Avslutning Sum timeverk/dagsverk/ukeverk: *** Prosjektgruppe-møter Milepæler X XX X X X Beslutningspunkter 7 ØKONOMI. Kostnader Beløp Finansiering Beløp Prosjektledelse 800 000 Kommunene og SI 1225 000 Møter/reise styringsgruppe etc 10 000 Fylkesmannen 500 000 Studietur/ eksterne kurs/ konferanse 60 000 Helsedirektoratet 800 000 Fagseminarer 60 000 Kjøp av tjenester /frikjøp 100 000 Kommunalt ansattes deltageles jobbing i prosjektet 1 500000 Sum 2 530 000 Det ble innvilget 500 000 fra HO direktoratet til prosjektgjennomføring i 2010. Det søkes om ytterligere finansiering fra Fylkesmannen i Oppland og HO direktoratet samt relevante forskningsmidler for 2011. 18
8 KONTRAKTER OG AVTALER. Prosjektregnskap føres i Østre Toten kommune. For prosjektleder se egen avtale med Gjøvik kommune. Samarbeid med NCE, Sintef Raufos Manufscturing, SRM, er forankret i intensjonsavtale med regionrådet. Det foreligger en samarbeidsavtale med Sykehuset Innlandet og Gjøvikregionen Gjøvikregionen har gitt gjensvar til KS vedrørende innspill (på vegne av Fylkesmannen, KS og SI) om samarbeid knyttet til regionale helseplaner i brev datert 02.11.201 19