Generalforsamling Vår 2012 Dato: 14. Mars Sted: Aud 1 Tid: 16.00 1
Forord Generalforsamlingen tar opp saker av strategisk karakter for studentsamfunnet, både fremmet av BIS styret, undergrupper, komiteer og alle andre studenter som er medlem av organisasjonen BIS. Generalforsamlingen tar opp saker som er kommet inn innen angitt tidsfrist i forhold til BIS sine vedtekter. Denne våren var fristen satt til 5. Mars Behandlingssaker vil behandles i forhold til endringsforslag som enten står i sakspapirene eller blir meldt inn til ordstyrer på generalforsamlingen. Endringsforslag som meldes inn på generalforsamling må meldes inn før saken tas opp, noe som ordstyrer vil oppfordre til i forkant av hver sak. Dette krever at deltakerne setter seg inn i sakspapirene. Vi ønsker at alle deltar på generalforsamling slik at vi har best mulig grunnlag for å foreta vedtak. Det er her du har mulighet til å fremme dine meninger! Generalforsamlingen er alle BIS medlemmer sitt forum! Vedtak som fattes på Generalforsamling skal følges. Generalforsamlingen avsluttes som vanlig med after GF Party i Rederiet. Den siste saken angår dette Da gjenstår det bare å ønske alle hjertelig velkommen! Med vennlig hilsen BIS styret! Leder: Økonomiansvarlig: Markedsansvarlig: Sosialtansvarlig: Fagansvarlig: It og kommunikasjonsansvarlig: KVK: KVK: Kjetil Storebø Kristoffer Berg Husa Yngve Haaland Martin Lervik Bø Tone Hestvik Matias Klingsholm Marte Møller Garthus André Skoog 2
Innholdsfortegnelse Forord 2 Forretningsorden for Generalforsamling 4 Vedtekter angående Generalforsamling i BIS 5 Sak 1 Behandling/Godkjennelse av innkallelse, dagsorden og forretningsorden 7 Sak 2 Behandling/Valg av ordstyrer, referent, bisitter og tellekorps 7 Sak 3 Behandling/Godkjenning av referat 7 Sak 4 Saker til eventuelt 7 Sak 5 Orientering/Styrets beretning 7 Sak 6 Behandling/Regnskap/Økonomi 15 Sak 7 Behandling/Budsjett/Økonomi 15 Sak 8 Behandling/Fullmakt til det sittende styret for å konstituere eventuelle manglende tillitsverv/kvk 15 Sak 9 Behandling/Stillingsinstruks for leder NU 16 Sak 10 Behandling/Stillingsinstruks markedsansvarlig 16 Sak 11 Behandling/Stillingsinstruks leder næringslivsdagen 16 Sak 12 Behandling/Stillingsinstruks for fagansvarlig 16 Sak 13 Behandling/Stillingsinstruks for økonomiansvarlig 16 Sak 14 Behandling / Valg av nytt styre 17 Sak 15 Behandling/After-GF party/leder 17 Sak 16 Eventuelt 17 Vedlegg: Vedlegg 1 Regnskap H11 18 Vedlegg 2 Budsjett V12 og H12 19 Vedlegg 3 Stillingsinstruks NU Leder 20 Vedlegg 4 Oppdatert stillingsinstruks markedsansvarlig 21 Vedlegg 5 Oppdatert stillingsinstruks leder næringslivsdagen 22 Vedlegg 6 Oppdatert stillingsinstruks fagansvarlig 23 Vedlegg 7 Oppdatert stillingsinstruks økonomiansvarlig 24 Vedlegg 8 Referat Generalforsamling Høsten 2011 25 3
Forretningsorden for Generalforsamling BI Studentsamfunn avdeling Bergen 1. Adgang til generalforsamling har alle medlemmer av BIS Bergen, personer som styret innbyr og revisor. 2. Talerett har alle personer nevnt i pkt.1. Forslagsrett og stemmerett har alle tilstedeværende medlemmer av BIS Bergen. 3. Generalforsamlingen skal velge ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 4. Mistillit til forsamlingens ordstyrer kan fremsettes på ethvert tidspunkt. I så tilfelle overtar leder BIS Bergen som ordstyrer inntil ny forhandlingsledelse er oppnådd. 5. Man tegner seg til innlegg ved å strekke arm og pekefinger i luften. Replikk tegnes kun til innlegg, og da ved å strekke peke- og langfinger i luften. 6. Innlegg har en begrenset taletid oppad til tre -3- minutter. Redegjørelser og saksfremleggelse kan imidlertid bli tilegnet utvidet tid, med generalforsamlingens godkjennelse. 7. Det gis to -2- replikker til hvert innlegg, á to -2- minutter, samt en -1- svarreplikk. 8. Når ordstyrer i samråd med generalforsamlingen finner at alle argumenter er fremlagt, settes strek. Alle forslag skal være skriftlig fremlagt i undertegnet stand før strek, for å bli referert fra dirigentbordet. Opphevelse av strek kan vedtas med absolutt flertall fra den stemmeberettigede del av forsamlingen. 9. Saksopplysninger fra dagsorden, forretningsorden eller voteringsorden gis øyeblikkelig, om enn uten avbrytelse av pågående fremstilling. 10. Forslag til øyeblikkelig avbrytelse kan fremmes med, og vedtas av 2/3 flertall. 11. Realitetsforslag kan ikke fremmes etter at strek er satt. 12. Benkeforslag kan fremmes med 2/3 oppslutning blant de stemmeberettigede. 13. Vedtak kan ikke fremmes etter at strek er satt. 14. Ved votering skal dørene være lukket 15. Votering foregår ved håndsopprekning dersom ikke annet er ønsket fra salen. Personvalg skal foregå skriftlig. 16. Alle avgjørelser treffes ved absolutt flertall dersom ikke annet er spesifisert i vedtekter eller forretningsorden. 17. Beregningsgrunnlaget for vedtak er alle til enhver tid stemmeberettigede oppmøte. Blanke stemmer inkluderes i beregningsgrunnlaget. Ved møters begynnelse vil det gjennom loddtrekning bestemmes en delegat som får ekstra stemme. Denne skal brukes ved stemmelikhet, men kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. Grunnleggende stemmedefinisjoner er: a) Med absolutt flertall menes minimum halvparten av de stemmeberettigedes gunst og stemmemessige overvekt. b) Med simpelt flertall menes oppnådd minimum en -1- stemmes overvekt. 18. Personlige angrep, usømmelig ordbruk og berusede personer tiltales av ordstyrer. Ved gjentatte forsømmelser kan ordstyrer kreve bortvisning. 4
Vedtekter angående Generalforsamling i BIS Hentet fra BIS sine vedtekter: Kapittel 4: Organisasjon 4-1 Generalforsamling 4-1-1 Generalforsamlingen er BIS Bergen sitt høyeste organ. 4-1-2 Generalforsamlingen trekker opp de prinsipielle og strategiske retningslinjene for BIS Bergen sin virksomhet. 4-1-3 Styret og Generalforsamlingen kan spesielt invitere personer til generalforsamling med observatørstatus dersom dette er ønskelig. 4-1-4 Innkalling til generalforsamling skal bekjentgjøres senest to -2- uker før møtestart. Styret er ansvarlig for innkallingen. 4-1-5 Saker som ønskes behandlet på generalforsamling må være styret i hende senest 5 dager etter innkalling. 4-1-6 Sakspapirer skal være tilgjengelig for studentene senest en -1- uke før møtestart. 4-1-7 Egne tilføyelser til felles vedtekter for BIS Bergen må ha 2/3 flertall og trer i kraft ved Generalforsamlingens slutt. 4-1-8 Stemmeberettigede ved BIS Bergens generalforsamling er kun organisasjonens medlemmer som er definert i vedtektene 3-1. 4-1-9 Generalforsamling som er innkalt i henhold til vedtektene 4-1-5 er beslutningsdyktig med det antall stemmeberettigede som møter opp. 4-2 Høstens generalforsamling 4-2-1 Høstens Generalforsamlingen skal tre sammen senest ti -10- uker etter høstens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: - Velge de representanter til styret i BIS Bergen som er ledige. Dette dreier seg om de stillinger som eventuelt er fratrådt eller ikke besatt i perioden fra forrige generalforsamling. -Godkjenne regnskap for 1.halvår i inneværende år. -Godkjenne budsjett for høstsemesteret. -Behandle og eventuelt endre egne tilføyelser til felles vedtekter for BIS Bergen, stillingsinstrukser og andre retningslinjer gitt av generalforsamling dersom det er kommet forslag om dette. 5
-Statusrapport fra sittende styre fremlegges, herunder halvårsrapport fra styremedlemmene. 4-3 Vårens generalforsamling 4-3-1 Vårens generalforsamling har følgende arbeidsoppgaver: -Velge de representanter til styret i BIS Bergen som er ledige. Dette dreier seg om de stillinger som har vært i funksjon i ett år, samt de stillinger som eventuelt er fratrådt i perioden fra forrige generalforsamling. -Godkjenning av årsrapport/redegjørelse fra samtlige styremedlemmer. -Revidert årsregnskap fra avtroppende styre fremlegges for godkjenning. -Revisjonsrapport fra avtroppende styre fremlegges for godkjenning. -Godkjenne budsjettet for vårsemesteret. -Statusrapport for inneværende vårsemester fremlegges. 4-4 Ekstraordinær generalforsamling 4-4-1 Ekstraordinær generalforsamling kan innkalles ved: 2/3 flertall i et fulltallig styre eller når minst ti -10- prosent av medlemmene ønsker det. 4-4-2 Innkalling til ekstraordinær generalforsamling skal bekjentgjøres senest en -1- uke før møtedato. 4-4-3 Sakspapirer til ekstraordinær generalforsamling skal foreligge minst to -2- dager før møtedato. 4-4-4 Stemmeberettigelse og beslutningsdyktighet ved ekstraordinær generalforsamling er som nevnt i vedtektene 4-1-9 og 4-1-10. 6
Saker Sak 1 Behandling/Godkjenning av innkallelse, dagsorden og forretningsorden Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: KVK orienterer om de ulike delene Forslag til vedtak: Godkjenner innkallelse, dagsorden og forretningsorden. Sak 2 Behandling/Valg av ordstyrer, referent, bisitter og tellekorps Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: KVK har ansvar for denne saken. Forslag til vedtak: Tom Kevin Haaland er Ordstyrer. Eva Wefre er referent. Per Kverneland er bisitter. Godkjenning av tellekorps. Sak 3 Behandling/Godkjenning av referat Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: Referat fra generalforsamlingen Høst 2011. Vedlegg nr. 6. Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra generalforsamling Høst 2011. Sak 4 Saker til eventuelt Saker til eventuelt noteres nå og tas opp til slutt. Eventueltsaker er saker som ikke er meldt inn innen angitt tidsfrist. Sakene vil bli behandlet under Sak 14. Kontroll- og vedtektskomiteen gjør oppmerksom på at saker som meldes inn under eventuelt ikke kan behandle/godkjennes av Generalforsamlingen Sak 5 Orientering/Styrets beretning Bakgrunn: Hvert styremedlem har skrevet sin beretning. Hvert styremedlem presenterer sin beretning i korthet. Leders statusrapport, ved Kjetil Storebø: Jeg vil først og fremst takke for tilliten jeg ble vist ved generalforsamlingen våren 2010. Året som har gått har vært spennende, utfordrende og ikke minst veldig lærerikt. Som leder går mine arbeidsoppgaver ut på å sikre at vi som sitter i styre utfører de oppgavene vi er satt til å gjøre. Mye av tiden går med til å støtte og motivere de andre styremedlemmene, 7
og følge opp at de gjør jobben sin. Siden jeg har det overordnete ansvaret for aktiviteten i studentsamfunnet har jeg også fulgt opp de store prosjektgruppene. Det vil si Fadderuke, Vinterlekene og NLD. Heldigvis har samtlige prosjektgrupper hatt meget kompetente ledere og komiteer, så jobben for meg har vært enkel. Den største utfordringen med å være leder dette året er at vi har en helt ny skole, og dermed nye og ukjente utfordringer. Dette føler jeg har begynt å gå seg til, og rutinene begynner å sitte. Styret i år har hatt hovedfokus på å bygge studentsamfunnet, både gjennom mer engasjement hos studentmassen, men også gjennom investeringer og nye rutiner. Vi har også utvidet styret med ett nytt verv og lagt til rette for en sterkere satsning mot næringslivet. Siden forrige GF har BIS Bergen fått mange nye undergrupper. Dette er veldig gledelig, og viser at engasjementet på skolen er økende. Dette gjør også at enda flere interesse områder blir dekket, og vi kan med stolthet si at BIS Bergen har noe til de fleste. I forbindelse med dette vurderer styret nå om det skal frigjøres mer midler i forbindelse med nyoppstarting av undergrupper, samt om de støtteordningene som er nå er gode nok. Dette er noe som vi i styret har på agendaen, og forhåpentligvis tas med som et satsingsområde for det kommende styret også. I løpet av året har jeg som leder deltatt på flere styringsgruppemøter der fokuset har vært strategien til BI-studentsamfunn og hva som er veien videre. Forslaget til ny strategi legges frem for Landsmøtet i april, og markerer at vi er i utvikling. I dette arbeidet har jeg som leder for Bergen lagt vekt på at de forskjellige avdelingene er ulike, og at det er viktig at hver avdeling får utvikle seg slik som det er mest hensiktsmessig, fremfor at alle følger den samme "malen". Som leder av et studentsamfunn er det mange avgjørelser som man er med på å påvirke. Mange av disse er vanskelige, og det er garantert ikke alle som er like populære. Det jeg kan si med hånden på hjertet er at vi til en hver tid har handlet ut i fra det vi mener er riktig for studentene. Det er tross alt det som er jobben vår. Et eksempel på en slik sak er SIB medlemsskap som fremdeles er et tema som vi jobber med. Dette er et tema som engasjerer mange, og derfor gjør det ekstra viktig at alle steiner snus før det blir lagt frem som en sak på GF. Vi jobber pr dags dato i sammen med administrasjonen på BI Bergen for å få belyst alle sider av saken. I tiden som kommer nå er det ekstremt mye spennende som skjer, det skal settes nye styrer i alle de store prosjektgruppene, vi skal ha overlapping med det nye styret som blir valgt, og vi har mange spennende arrangementer. Det er spesielt gledelig å se at arrangementene blir utsolgte, noe som vitner om at de arrangementene som har vært tilfredsstiller studentenes krav. Til slutt vil jeg bare takke styret for den utrolige jobben de legger ned hver eneste dag! Det er ikke alltid at dere får den creden dere fortjener, men for meg som leder er det ingen tvil om dere er hjertet i denne fantastiske organisasjonen. Godt vårsemester til alle! Med vennlig hilsen Kjetil Storebø Leder BIS Bergen 11/12 leder.bergen@bis.no 8
Fagansvarlig sin statusrapport, ved Tone Hestvik: Jeg vil starte med å takke for tilliten som ble vist meg ved generalforsamlingen våren 2011. Jeg hatt det helt fantastisk til nå, det har vært mange utfordringer og gleder, som har gitt ett utrolig lærerikt og spennende år. Siden forrige generalforsamling har jeg planlagt og gjennomført motivasjonskveld, hvor Marco Elsafadi og Kjetil Andre Aamodt var foredragsholdere. Oppmøte var på nesten 600, bedre enn jeg noen gang kunne håpet på. Kjempe gode foredrag, og kjekt med mange gode tilbakemeldinger. Holder allerede på å planlegge neste motivasjonskveld som kommer til å være mest sannsynlig i slutten av april. I eksamensperioden og januar var det veldig rolig, nesten litt for rolig. Det har vært litt klager rundt på de andre skolene, men kun et par her i Bergen, der ingen gikk videre. Jeg vil veldig gjerne si helt kort hva dette går ut på. Om en er missfornøyd med ett fag, enten eksamen eller gjennomføring gir en beskjed til klassekontakten, som sammen setter et par punkter på hva en er missfornøyd med. Deretter skal klagen støttes av et flertall i Bergen, for så på de andre skolene. Først da går den videre til fagansvarlig sentralt og kollegiet. Min jobb i klagegangen er mest å være en veileder for klassekontakten i prosessen, og eventuelt ta den videre til sentralt. Det er veldig viktig å gi beskjed hvis det er noe en går og holder inne på, ta gjerne kontakt med klassekontakten din om det er noe du lurer på. Minner på at all kontaktinfo ligger ute på bis.no. Førstkommende helg skal jeg på fagseminar, hvor jeg sammen de andre fagansvarlige og sentralt skal evaluere fagene fra høstens semester. Disse evalueringene som klassekontaktene gjennomfører blir tatt i betraktning når kollegiet, det øverste organet på BI, vurderer fagene og eventuelle endringer. Jeg vil og i denne sammenheng nevne at det er ikke bare gjennomføring av fag og eksamen man kan gi tilbakemeldinger på. Klassekontaktene har og jevnlig kontakt med foreleserne, om hvordan en kan gjøre forelesningene enda bedre og interessante for oss studenter. De er alltid mottaklige for tilbakemeldinger, så jeg oppfordrer til mer aktiv bruk av klassekontaktene her og. Jeg vil gjerne avslutte med å takke alle klassekontaktene for en fantastisk innsats dette året. Dere er utrolig viktige for å få til forbedringer og tilbakemeldinger på skolen! En utrolig flott gjeng, jeg gleder meg til de siste månedene med samarbeid:) Jeg vil og takke BIS styret for ett flott år, dere er utrolig dyktige! Jeg er utrolig glad jeg fikk muligheten til å bli kjent med dere. Tusen takk for alt. Med det vil jeg takke for meg, og ønske neste års fagansvarlig, og resten av styret lykke til! :) Med vennlig hilsen Tone Hestvik Fagansvarlig BIS Bergen 2011/2012 fag.bergen@bis.no 9
KVK sin statusrapport, ved Marte Møller: Min oppgave som KVK er å kontrollere og overvåke alt arbeidet som styret gjør. Dette blir gjort etter retningslinjer og vedtekter som er satt av Generalforsamlingen. I tillegg skal KVK kvalitetssikre alle valgprosesser og har ansvaret for Generalforsamlingene. Hvis det er noe jeg er usikker på har jeg KVK sentral og KVK ved de andre lokalavdelingene jeg kan støtte meg på. På generalforsamlingen i høst ble André Skoog valgt inn som nytt medlem i kontroll- og vedtektskomiteen. Med en stor skole og mye aktiviteter er det mange arbeidsoppgaver, så å få et til medlem i komiteen har vært til stor hjelp. André har hatt hovedansvaret for å få inn arrangementrapporter etter de ulike arrangementene og for å lage ny stillingsinstruks til NU leder. Disse stillingsinstruksene skal bli lagt frem på årets generalforsamling. Mine arbeidsoppgaver dette året har gått mye i rutine arbeid, som å kontrollere at ting skjer innenfor ulike frister, økonomisjekk og oppfølging av de ulike vervene i forhold til stillingsinstruksen. Etter jul satte jeg også i gang en rundt med internevaluering innad i styret. Det har også vært litt generelle arbeidsoppgaver som å hjelpe andre verv og være med på å planlegge arrangementer. Kvalitetssikring av valgprosessene på skolen er også en av arbeidsoppgavene til KVK. Jeg har vært med på intervjuprosessen til ny leder fadderuke, og nå i disse dager er jeg og André med på intervjuene av kandidatene til BIS styret 2012/2013 som skal velges inn på generalforsamling. KVK sin rolle under et intervju er å sørge for at alle kandidatene som intervjues får lik behandling, altså observere valgkomiteen. Det har også vært en del arbeid frem mot denne generalforsamlingen, da det er mange frister som skal følges. Min rolle er da å kontrollere at innkallelsen og sakspapirene kommer ut i rett tid. Som jeg nevnte over har jeg også vært med på intervjuprosessen. Skoleåret 2011/2013 har hittil vært et fantastisk lærerikt og spennende år, og uten tvil mitt beste år her på BI Bergen. Som KVK har jeg lært mye om meg selv, fått mange nye erfaring og lært masse av å jobbe resten av styret. Til slutt vil jeg ønske det påtroppende styre masse lykke til. Med vennelig hilsen Marte Møller Garthus KVK BIS Bergen 2011/2012 kvk.bergen@bis.no IT og kommunikasjonsansvarlig sin statusrapport, ved Matias Klingsholm: Jeg vil begynne med å takke for den tilliten jeg ble vist under generalforsamlingen i fjor. Dette året har vært spekket med givende opplevelser, nyttige erfaringer, nye bekjentskaper, mye gøy og ikke minst spennende arbeidsoppgaver og krevende utfordringer. Kommunikasjonen på BI Bergen er utrolig viktig, derfor er det også viktig at kapasiteten til BIS vokser i takt med antall studenter og reflekterer skolebygget vi er så stolte av. 10
Det har vært gjennomgående bra engasjement og oppmøte på arrangementer, men dette kan bli mye bedre med kommunikasjon som når flere studenter. Jeg hadde et sterkt ønske om å utvide kommunikasjonskanalene til BIS. Dette ønsket har blitt innfridd da vi, med egen infoskjerm (stor takk til Tor Ivar Våge) og toalettoppslag, har merket en stor forbedring. Infoskjermen vil bli ytterligere funksjonell da den er touchscreen-vennlig. Hjemmesiden vår, www.bis.no/bergen, har vært en forbedring fra fjorårets, men også den vil bli erstattet med en mer profesjonell hjemmeside hvert øyeblikk (takk til Tor Ivar enda en gang). Det har blitt opprettet 58 artikler på siden hittil dette skoleåret og vi satser på både flere artikler og økt trafikk neste år! SMS-tjenesten (studentinfo til 2223) er en av våre mest effektive kommunikasjonskanaler. Vi er nå i underkant av 1000 brukere, men med tanke på at vi er 1700 studenter har denne kanalen stort forbedringspotensialet. DOXA er kanskje den kanalen med mest potensialet. Med en god dose initiativ og innsatsvilje vil studentmagasinet vise seg å være et ekstremt verdifullt kontaktpunkt mellom studentene og BIS. Årets redaksjon har opprettholdt tradisjonen og lagt til rette for en god utvikling. Mye av tiden min har blitt brukt på diverse visuell promo for fester, eventer og undergrupper. Her har jeg vært så heldig å ha en grafisk ansvarlig på laget, stor takk til Andreas Lindbach Norland! Jeg vil samtidig takke resten av BIS-styret for et knallbra år. Jeg ønsker neste ansvarlige lykke til, vedkommende vil få et fantastisk år! Med vennlig hilsen Matias Klingsholm Kommunikasjonsanvarlig BIS Bergen 11/12 Kommunikasjon.bergen@bis.no Økonomiansvarlig sin statusrapport, Kristoffer Berg Husa: Jeg vil begynne med å takke for tilliten jeg ble vist på Generalforsamlingen for ett år siden. Det har vært et krevende, utfordrende og ikke minst spennende år som økonomiansvarlig ved BIS Bergen. Min hovedoppgave har vært å følge opp økonomien og sørge for at pengene til studentene blir brukt på en mest mulig rettferdig måte. Hva rettferdighet angår er det sikkert mange ulike oppfatninger av dette, men intensjonen har hele tiden vært å bruke pengene på en måte som gavner helheten. Rent økonomisk føler jeg BIS Bergen står godt noe resultatet også viser. Vi begynte semesteret med betydelig mer penger enn hva vi har nå, dette har en åpenbar forklaring. Da vi flyttet inn på ny skole med ny kro var det også behov for vesentlig investeringer her. Både i form av lyd- og lysanlegg, men og kasseapparater etc. I tillegg til dette har vi investert en solid sum penger i kontormøblement til samtlige av BIS` kontorer. Til sammen har det blitt mange store investeringer på en gang, men tanken til det sittende styret har hele veien vært å 11
bygge for fremtiden. Når neste styre tar over vil hvert fall litt flere brikker være på plass enn hva som var tilfellet for det nåværende styret. På grunn av de store investeringene har det og vært viktig for meg som økonomiansvarlig å drive en fornuftig, noen vil kanskje kalle det stram bruk av BIS` midler. For min del har det handlet om å finne en balansegang mellom hva vi bør og hva vi kan bruke midler på. Jeg skal ikke gå inn på en debatt hvorvidt en har lykkes på dette punktet, men det må hvert fall ikke være noen tvil om at BIS til en hver tid tenker på studentenes beste, men at vi og må ha økonomisk konsekvenser i bakhodet. Ellers må jeg si meg mektig imponert over det studentmiljø som er på BI for tiden. Det er et mangfold og engasjement blant veldig mange som hvert fall gjør meg veldig stolt. Jeg observerer og med glede at det stadig kommer nye undergrupper til. Keep up the good work, folkens! Tilslutt vil takke resten av styret for det som har vært et uforglemmelig år. Det har vært utrolig artig å bli kjent med hver og en av dere, og dere gjøre en kjempejobb alle sammen Med Vennlig Hilsen Kristoffer Berg Husa Økonomiansvarlig BIS Bergen 11/12 Okonomi.bergen@bis.no Sosialt og Kulturelt ansvarlig sin statusrapport, Martin Lervik Bø Nå er det litt over et år siden jeg valgte å søke BIS Bergen. Det er uten tvil en avgjørelse jeg ikke har angret et sekund på og aldri kommer til å gjøre heller. Det å få sitte i et studentstyre gir en mulighet til å tilegne seg erfaringer som er gull verdt. Alt fra å planlegge mindre arrangementer til å ha ansvaret for store prosjekter. Dette året har jeg hatt overordnet ansvar for kroen, som nå så fint heter Rederiet og tilsetninger i regi av BIS. I år har oppmøtet fra studentene overgått all forventning og vi har fått masse gode tilbakemeldinger på de arrangementene som har vært. Det at vi startet på ny skole gjorde at jeg måtte bruke veldig mye tid på å få kroen opp å gå før fadderuken startet. Nytt anlegg og kontrakt med Hansa for å nevne noe. Her skal også leder for kroen Thomas Skovli ha mye skryt for sin innsats. Nytt av året er sosialutvalget. Det var utrolig mange søkere og det ble tilslutt 13 engasjerte studenter som fikk nye prøve seg på et helt nytt verv. Sosialutvalget har vært utrolig flinke og jeg er superheldig som har fått jobbe med de i år. Uten de ville det ikke blitt like bra. Jeg håper å se alle i nye verv neste semester, og oppfordrer selvsagt alle til å søke på dette når sjansen byr seg etter sommeren. I år har vi arrangert fester som vi håper har falt i smak, det er ikke lett å tilfredsstille alle studentene, men vi føler vi har hatt god variasjon. Oktoberfest, Winter Wonderland og Ladies Night for å nevne noe. Nå er det vårballet 15. mars som står for tur, jeg håper alle vil være med der da revygruppen jobber hardt for å lage en humoristisk og god revy. Det vil også bli delt ut årets mest engasjerte student -priser. Jeg kan garantere for at du vil trekke på smilebåndet opp til flere 12
ganger denne kvelden. Dette blir på mange måter en liten avslutning før påskeharen krever vår oppmerksomhet denne våren. Vi skal også ha idrettsdag om ikke lang tid. Her oppfordrer jeg alle til å delta, enten du vil heie eller konkurrere. Studentaksjonen står også for tur og her har du muligheten til å være med å støtte andre som ikke har det like godt som oss. Jeg vil med dette benytte anledningen til å takke for det siste og beste året på BI Bergen. Det har vært en ære og fornøyelse å sitte i dette styret. Jeg har lært vanvittig mye på dette året, men vil likevel som det aller mest verdifulle trekke frem det sosiale jeg har hatt ut av dette. Jeg har møtt vanvittig mange nye og bra mennesker, som jeg garantert kommer til å holde kontakten med i fremtiden. Det er med tungt hjerte jeg forlater dere alle sammen til fordel for Singapore til høsten, all good things must come to an end, som de sier. Mvh Martin Lervik Bø Sosialt og Kulturelt Ansvarlig BIS Bergen Markedsansvarlig sin statusrapport, ved Yngve Haaland: Først og fremst vil jeg takke for tilliten jeg fikk på fjorårets generalforsamling. Som markedsansvarlig har jeg det overordnede ansvaret for all kommunikasjon ut til næringslivet for BIS Bergen. De største oppgavene mine er å sikre økonomien til BIS, og ikke minst skaffe gunstige rabattavtaler og lignende til studentene. Den største endringen fra i fjor, er at vi på markedsdelen har delt arbeidet i to sammen mellom Næringslivsutvalget (NU) og Markedsutvalget. Næringslivsutvalget har all fokus på å få inn bedrifter på stands på skolen og arrangere bedriftspresentasjoner. Fra og med på denne general forsamlingen, vil leder for NU bli valgt inn i BIS styret, og dermed få en mye mer sentral stilling. Dette vil hjelpe til med å fordele ansvaret på en god måte i det kommende året. Markedsutvalget har da det motsatte, selve arbeidet med å få på plass fordelsavtaler og sikre økonomien til BIS Bergen. Markedsutvalget ble satt i høst, og består av Aurora Hatlestad, Ann-Ina Olsen og Kim Andre Syvertsen. De skal i sitt arbeid bistå markedsansvarlig med å skaffe avtaler og generelt markedsarbeid. Utvalget har gjort en formidabel jobb siden de ble satt og har utrettet mange avtaler på denne tiden. I løpet av året har vi arrangert 2 Markedskvelder. Dette har vært 2 arrangementer som er til for å promotere hvilke avtaler vi har å tilby studentene, samt gi våre samarbeidspartnere en mulighet til å eksponere seg på skolen. Arrangementene ble gjennomført henholdsvis den 19. Oktober 2011 og 16. februar 2012. Gjennomføringen av arrangementene har gått veldig bra og vi sitter igjen med mye erfaring for å klare å gjennomføre disse arrangementene enda bedre neste år. Som jeg forklarte under generalforsamlingen ved forrige valg, ønsket jeg å gå inn og reforhandle de avtalene som allerede var utarbeidet, jeg ønsket å få opprettet en treningsavtale og jeg ønsket å få gjennomført en spørreundersøkelse som viste hva studentene på BI ønsket ut av fordelsavtaler. Det jeg har fokusert på var å finne ny og kreative avtaler som studentene 13
hadde lyst til å bruke og i tillegg reforhandle de eksisterende slik at de ble enda mer attraktive. I løpet av året så har det dukket opp flere nye avtaler og jeg har sammen med Markedsutvalget gjennomført fanesakene jeg ønsket. Vi har fått på plass en meget attraktiv avtale i samarbeid med itrain og vi har fått kartlagt en stor del av studentene via undersøkelser og har dermed fått et overblikk over hva som er ønsket. Resultatene av dette vil være til stor hjelp til neste år. En stor del av tiden har gått med på å prøve å forhandle frem en hovedsamarbeidspartner. Vi har vært innpå mange aktuelle, men dessverre ikke funnet noen for dette året. Men i samarbeid med NU vil det bli fokus på å få satt en hovedsamarbeidspartner for neste skole år. Inntektene til BIS har hittil blitt sikret i form av salg av standplasser, og reklame på infoskjermene på skolen, samt mangfoldet av avtaler inngått allerede. Men pga. manglene tilgang på infoskjermer på den nye skolen, har promotering av samarbeidspartnere og avtaler til tider vært ganske vanskelig. Avtaler 2011/2012 Metro: Avtalen med Metro er ingen ny avtale, men en samarbeidspartner som BIS har hatt i flere år. Avtalen går på fri adgang hver dag (med unntak av lørdag etter 00:30, og ved spesielle arr. der eksterne artister hentes inn.), gode priser, gratis utleie til BI studenter, egen kø og god støtte til arrangementer som Vinterlekene, Markedskveld osv. Sumo: Nytt i år for Sumo avtalen, er at vi får 15 % på mat mellom kl. 12-16, og at det er en egen BI lunch til en god pris daglig. Soho: Nytt konsept for BI studenter på torsdager. Rimelige priser i baren fra 23-01, men også rimelig etter kl 01.00. Fortrinnsrett i køen og fri inngang. Her er det også 10 % på SoHo Take Away på dagen. Itrain: Ny avtale for året. Hadde svært gode priser ved starten av semesteret for BI Studentene, 99,- per mnd. Etter reforhandling til jul så inngitt vi avtale om å heller ta semesterbetaling. Da hadde studentene mulighet for å kjøpe medlemskap for 6 måneder for 1.100,- Av de kunne en få refundert 300,- av BIS via helserefusjon. I tillegg er det mulighet for å kjøpe klippekort på personlig trener. 3.000,- for 10 timer. En del av avtalen er at studentene også har mulighet for å kunne kjøpe månedsabonnement etter at verdien av semesterbetaling frafaller. E.T Hårstudio: 30% på all behandling. Molvik: 14
Gir rabatt på Bacheloroppgaver. 1,15kr pr side+ oppstart 190 kr. Glanset/ikke glanset har samme pris Tannklinikken 5-3: Som BI-student får du: Sixt: - Første gangs kliniske undersøkelse og røntgen for kr. 290,- - Rabatt på de vanligste behandlingsformer - Blekeskinne og blekegel for kr 750,-/kjeve Gode priser på leie av bil og fri kilometer ved leie, spesielt i weekends. Kontakt Frydenbø bilutleie for konkret tilbud Deli de Luca: Mange gode priser kun for BI studenter. Informasjon av de spesifikke tilbudene finner du på BIS.no Det er mange flere avtaler på gang, men pga. ikke signerte avtaler, vil vi heller komme nærmere tilbake til dette når det er sikkert. Med vennlig hilsen Yngve Haaland Markedsansvarlig BIS Bergen 11/12 Sak 6 Behandling/Regnskap/Økonomi Forslagsstiller: BIS Bergen Styret Bakgrunn: Økonomiansvarlig presenterer regnskapet for høsten 2011. Vedlegg nr. 1. Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner regnskaper for høsten 2011. Sak 7 Behandling/Budsjett/Økonomi Forslagsstiller: BIS Bergen Styret Bakgrunn: Økonomiansvarlig presenterer budsjett for vår og høst 2012 Vedlegg nr. 2. Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner budsjett for vår og høst 2012. Sak 8 Behandling/ Fullmakt til det sittende styre for å konstituere eventuelle manglende tillitsverv/kvk Forslagsstiller: Styret i BIS Bergen Bakgrunn: Styret kan med Generalforsamlingens tillatelse konstituere de tillitsverv man ikke greier å få valgt ved Generalforsamlingen, med unntak av ledervervet 15
Sak 9 Behandling/Stillingsinstrukser for Leder NU/KVK Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: KVK redegjør inngående for stillingsinstrukser for BIS Bergen. Vedlegg nr 3. Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner stillingsinstrukser for BIS Bergen. Sak 10 Behandling/Stillingsinstruks for Markedsansvarlig (MA) Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: Den nye stillingsinstruksen for Næringslivsutvalget (NU). Vedlegg nr. 4. Forslag til vedtak: Godkjenner stillingsinstruksen for Markedsansvarlig. Sak 11 Behandling/Stillingsinstruks for Næringslivsdagen(e) (NLD) Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: Den nye Stillingsinstruksen for Næringslivsutvalget (NU). Vedlegg nr. 5. Forslag til vedtak: Godkjenner stillingsinstruksen for Næringslivsdagen(e) (NLD) Sak 12 Behandling/Godkjenning av stillingsinstruks for Fagansvarlig Forslagsstiller: BIS Sentralstyret/KVK Bakgrunn: I sammenheng med strategiarbeidet Styringsgruppen har gjennomført kom det frem at det måtte bli gjort noen endringer i Fagansvarlig sin stillingsinstruks. Endringene består i hovedsak av å fjerne utdaterte elementer som ble gjort sammen med Fagansvarlig SS og Fagansvarlige lokalt, samt implementere deler av strategien som hører under Fag. Kontroll- og vedtektskomitéen (KVK) ber generalforsamlingen godkjenne stillingsinstruksen for Fagansvarlig. Vedlegg nr. 6 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner stillingsinstruksen for Fagansvarlig. Sak 13 Behandling/Godkjenning av stillingsinstruks for Økonomiansvarlig Forslagsstiller: BIS Sentralstyret v/kvk Bakgrunn: Det er i hovedsak endret et punkt i stillingsinstruksen til Økonomiansvarlig. Dette går ut på at Økonomiansvarlig skal skrive et notat med forklaringer til posteringene ved slutten av sin vervsperiode. Dette skal leveres til påtroppende Økonomiansvarlig i sammenheng med overlapping. Kontroll- og vedtektskomitéen (KVK) ber generalforsamlingen godkjenne stillingsinstruksen for Fagansvarlig. Vedlegg nr. 7. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner stillingsinstruksen for Økonomiansvarlig. 16
Sak 14 Behandling/ valg av ledige tillitsverv/vk Forslagsstiller: Valgkomiteen Bakgrunn: Vervene blir presentert, innstilt og stemt over i følgende rekkefølge: Leder Økonomiansvarlig Markedsansvarlig NU Leder Sosialtansvarlig Kommunikasjonsansvarlig Fagansvarlig Kontroll og vedtektskomiteen Valgkomiteen (VK) 2 Kandidater Forslag til vedtak: Som innstilt. Sak 15 Behandling/ After GF Party/Leder Forslagsstiller: Leder Bakgrunn: Generalforsamlingen skal alltid avsluttes med en skikkelig fest i Konsernet. Forslag til vedtak: Leder foreslår to priser på øl for after GF party, forsamlingen stemmer over forslagene. Sak 16 Eventueltsaker Eventueltsaker behandles. 17
Vedlegg 1: Regnskap Høsten 2011 Rapport For Firma Resultatrapport Kristoffer Berg Husa BIS Bergen Fra dato: 01.07.2011 Til dato: 31.12.2011 Kontonr Kontonavn Totalt 3000 Salgsinntekt Rederiet -434620,00 3001 Medlemskontingent Sentralt -253621,00 3002 Fadderuken -351000,00 3006 Inntekter Lacrosse -21488,45 3020 Sponsorinntekter -67500,00 3029 Inntekt VHS -15000,00 3030 Annonseinntekter DOXA -17000,00 3040 Diverse inntekter -10908,00 3500 Kremmerdagen inntekter -10000,00 3720 Standsinntekt -11000,00 3730 LNU MIDLER -30000,00 Sum inntekter -1222137,45 6034 Valgkomitè 234,57 6035 Fadderuken 309200,00 6036 LEF 5040,00 6039 Næringslivsdagene (NLD) 3986,00 6040 Rederiet 519272,00 6042 Kremmerdagen 20545,00 6045 Håndballgruppen 18349,00 6046 Fotball gutter 2200,00 6047 Fotball jenter 950,00 6048 Temakveld 49106,63 6049 Nasjonalt Styreforum (NSF) 10908,00 6052 BIS Tennis 3000,00 6053 NU 598,92 6055 Aksjeklubben 1331,00 6060 Vinterlekene 2093,00 6064 VHS 15000,00 6065 Filmklubben 1337 1375,00 6070 Aktivitetsdag/markedskveld 14525,12 6770 DOXA 49500,00 6800 Kontorrekvisita 965,29 6900 Telefon 6430,19 6950 Betalingsterminal 13375,00 7011 Diverse sosiale kostnader 16757,00 7012 Generalforsamling 4559,00 7037 Diverse kostnader 12481,82 7038 BIS LACROSSE 21488,45 7321 Profilering BIS 18782,50 7375 Tilstelningsstøtte 38521,42 7380 Helserefusjon 23651,34 7381 Treningsrefusjon 42600,00 7770 Bank og kortgebyr 3604,00 Sum driftskostnader 1230430,25 Driftresultat 8292,80 8100 Sum finansposter -251,00 Periodens resultat 8041,80 18
Vedlegg 2: Budsjett vår og høsten 2012 Inntekter Vår 2012 Høst 2012 Medlemskontigent 280000 290000 Sponsorinntekter 30000 25000 LNU 50000 50000 Vårball 40000 0 Sum inntekter 400000 365000 Kostnader Vår 2012 Høst 2012 Temakveld 20000 25000 Idrettsdag 30000 0 Vårball 45000 0 Kontorrekvista 5000 5000 Markedskveld / aktivtetsdag 0 25000 Divers faglig opplæring 5000 5000 Diverse sosiale kostnader 15000 15000 Generalforsamling og VK 15000 15000 Overlappping 20000 0 Støtte til undergrupper 45000 55000 Profilering BIS 25000 25000 Tilstelningstøtte 50000 60000 Treningsrefusjon 57500 60000 Helserefusjon 35000 40000 Bank og kortgebyr 10000 10000 Lokalt engasjementsforum 7500 10000 Vedlikehold 15000 15000 Sum kostnader 400000 365000 19
Vedlegg 3: Oppdaterte stillingsinstrukser Stillingsinstruks for Leder for Næringslivsutvalget ved BIS Bergen (Leder for NU) I. Ansvars og myndighetsområde Leder for næringslivsutvalget har ansvaret for å følge opp Næringslivsdagene og karrieredagene. Utvalget med lederen har ansvaret for bedriftsbesøk, større samarbeidspartnere fra næringslivet og arrangere næringslivsrelaterte arrangementer som går studentene til gode. Leder for Næringslivsutvalget skal rapportere til BIS Bergen sitt styret og sørge for et godt samarbeid med markeds - og næringslivsansvarlig i sentralstyret. NU-leder skal opprettholde kontakt med næringslivet, ved å innhente bedriftspresentasjoner og stands, samt fremforhandle gode avtaler fra næringslivet. NU skal vise studentene ved Handelshøyskolen BI for næringslivet og være en bidragsyter for at studentene ser sine muligheter. Leder for NU skal sørge for at grupper underlagt vervet leverer og presenterer budsjett, regnskap, handlingsplan samt rapporter vedrørende større arrangementer. II. Samarbeid NU-leder plikter å opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt forhold til øvrige medlemmer i BIS, NU-styret, BIS Sentralt, Samarbeidspartnere og Næringslivet. NU vil fungere som et kontrollorgan og en støttespiller for NLD. III. Arbeidsoppgaver - Hovedfunksjon NU-leder skal delegere oppgaver innad i NU, planlegge og iverksette tiltak i henhold til ansvars- og myndighetsområde. Hovedoppgave for NU: -Innhente bedriftspresentasjoner. -Innhente bedrifter som kan ha stands. -Fremforhandle gode avtaler med bedrifter. -Kontrollere og støtte NLD. -Sørge for å formidle karrieremessige arrangementer for studentene. -Rapportere til BIS-styret samt økonomiansvarlig. 20
Vedlegg 4: Stillingsinstruks for Markedsansvarlig BIS LA (MA) 1. Ansvars- og myndighetsområde Markedsansvarlig er ansvarlig overfor styret for at driften av BIS Markedsutvalg skjer i henhold til budsjett og handlingsplan. (Tekst vedrørende Markedsutvalget gjelder bare ved de LA som har dette). Markedsansvarlig har myndighet overfor de grupper og komiteer som vedrører BIS Markedsutvalget. (Punkter vedrørende Markedsutvalget gjelder bare ved de LA som har dette). Markedsansvarlig har ansvar for Karriere Speed Date (KSD) (dersom LA har KSD). Markedsansvarlig skal sørge for at grupper og utvalg underlagt vervet leverer og presenterer budsjett, regnskap, handlingsplan samt rapporter vedrørende større arrangementer til Styret. 2. Samarbeid For ivaretakelse av sine funksjoner skal Markedsansvarlig etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre styremedlemmene, og Markedsansvarlig i de øvrige BIS LA. MA er leder av BIS Markedsutvalget. (Ved de LA som har Markedsutvalg) MA skal bistå Leder i arbeider med fagseminar for styret, og Lokalt Engasjementsforum (LEF). (Tekst gjelder bare ved de LA som har dette) 3. Arbeidsoppgaver - Hovedfunksjon Markedsansvarlig skal planlegge, iverksette, lede og kontrollere BIS Markedsutvalg samlede funksjoner og oppgaver. Herunder kan nevnes: (Punkter vedrørende Markedsutvalg gjelder bare ved de LA som har dette). - Fundraising/ generere inntekter til hele BIS LA. - Fremforhandle gode sponsor- og samarbeidsavtaler. - Ekstern markedsføring av BI-studenter - Bistå grupper til å arrangering av kurs, seminarer, PC-messe og gjesteforelesninger, herunder formidle kontakt ved behov. - Bedriftsbesøk - Følge opp og kontrollere arbeidet med KSD Endringene medfører: -Markedsansvarlig er ikke lenger ansvarlig for Næringslivsdagen (NLD). -Markedsansvarlig er ikke lenger over Næringslivsutvalget. 21
Vedlegg 5: Stillingsinstruks for Leder for Næringslivsdagen(e) (NLD) ved BIS LA. 1. Ansvars- og myndighetsområde Leder for NLD er ansvarlig overfor Styret for at driften av Næringslivsdagen(e) skjer i henhold til budsjett og handlingsplan. Leder for NLD har ansvar og myndighet overfor komitémedlemmene i NLD- komiteen. 2. Samarbeid For ivaretakelse av sine funksjoner skal Leder for NLD etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre medlemmene av NLD-komiteen, Styret, øvrige tillitsvalgte i BIS LA og Ledere for NLD ved de øvrige BIS avdelingene og i Sentral Styret. Leder for NLD er ansvarlig for planlegging og gjennomføring av Næringslivsdagen(e). Leder for NLD skal rapportere til Næringslivsutvalget ved behov. Leder for NLD skal levere og presentere budsjett, regnskap, handlingsplan samt rapport vedrørende NLD til Styret. 3. Arbeidsoppgaver - Hovedfunksjon Leder for NLD skal planlegge, iverksette, lede og kontrollere NLD sine samlede funksjoner og oppgaver. Endringen medfører: -Næringslivsutvalget (NU) får ansvaret for å følge opp Næringslivsdagen(e) (NLD). Altså har ikke Markedsansvarlig dette ansvaret lenger. 22
Vedlegg 6: Stillingsinstruks for Fagansvarlig BIS LA (FA) 1. Ansvars- og myndighetsområde Fagansvarlig er, ovenfor styret, ansvarlig for at driften av fagutvalget skjer i henhold til budsjett og handlingsplan. Fagansvarlig er ansvarlig for at utvalget er en pådriver og koordinator både i lokale og nasjonale fagsaker. 2. Samarbeid Fagansvarlig skal ivareta studentenes interesser gjennom aktivt samarbeid med fagansvarlig i BIS Sentralstyret. Fagansvarlig plikter for ivaretakelse av sine funksjoner å etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de respektive klassekontaktene, de andre styremedlemmene, BI LA, fagansvarlige og andre øvrige engasjerte i BIS 3. Arbeidsoppgaver - Hovedfunksjon Fagansvarlig har det overordnede ansvaret for klassekontaktene ved BI LA. Med dette menes ansvarlig for at kursevalueringer blir gjennomført og at klagesaker fra studentene blir håndtert. Fagansvarlig skal: - Arbeide aktivt for at fagutvalget forbereder og fremmer saker til Kollegiet og undervisningsutvalget gjennom fagansvarlig i BIS. - Holde styret orientert om aktuelle og relevante aktiviteter i Kollegiet, undervisningsutvalget og BIS LA sitt fagutvalg. - Ha ansvaret for oppfølging av administrasjonens arbeid ved BI LA. - Koordinere faglige og intern-politiske saker overfor BI LA. - Gjennomføre minst to -2- temakvelder/motivasjonskvelder i løpet av sin vervsperiode, henholdsvis en -1- på høstsemesteret og en -1- på vårsemesteret om dette lar seg praktisk gjennomføre. - Jobbe for å gi studentene et godt studiemiljø gjennom sikring av høy faglig og pedagogisk kvalitet, samt være med å bidra til et godt fysisk læringsmiljø. 23
Vedlegg 7: Stillingsinstruks for Økonomiansvarlig BIS LA (ØA) 1. Ansvars- og myndighetsområde Økonomiansvarlig skal være til støtte for alle utvalg i BIS LA med hensyn til budsjettering og bruk av midler. Han/hun er ansvarlig for at regnskapsførsel utføres i henhold til gjeldende lover og regler for god regnskapsskikk (GRS). Økonomiansvarlig er: - Ansvarlig for opprettelse samt leder for BIS LAs økonomiutvalg (Ved de LA som har behov for ØU) - Ansvarlig for sammenfletting og fremleggelse av budsjetter og regnskap til Generalforsamlingen høst og vår- for samtlige aktiviteter ved BIS LA. - Ansvarlig for innkjøp av all kontorrekvisita og materiell til BIS LA. - Ansvarlig for fremleggelse av økonomisk status på hvert styremøte. - Ansvarlig for at notater med forklaring til posteringene i resultatet for foregående år fremligger i forkant av overlappingen til påtroppende ØA. Dette notatet skal benyttes på høstens Generalforsamling når resultatet fremlegges. Økonomiansvarlig har prokura sammen med leder av BIS LA. Økonomiansvarlig skal med støtte i økonomiutvalget drive budsjettoppfølgelse, følge med på likviditeten og sørge for at alle regnskap blir ført i henhold til god regnskapsskikk (GRS). (Punkter vedrørende økonomiutvalget gjelder bare ved de LA som har dette). Økonomiansvarlig skal sørge for at grupper og utvalg underlagt vervet leverer og presenterer budsjett, regnskap, handlingsplan samt rapporter til Styret. 2. Samarbeid For ivaretakelse av sine funksjoner skal økonomiansvarlig etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med økonomiutvalget, styremedlemmene, revisor og andre finansielle forbindelser. I tillegg til disse gjelder dette ovenfor BI LA, økonomiansvarlig ved de øvrige BIS avdelingene og Sentralstyret. 3. Arbeidsoppgaver Hovedfunksjon Han/hun er ansvarlig for at budsjett og regnskap blir utarbeidet i samsvar med handlingsplaner, samt følge opp den økonomiske side ved det arbeidet som blir gjort i alle BIS LAs utvalg med underlagte grupper og komiteer. Økonomiansvarlig rapporterer fortløpende til styret vedrørende foreningens likviditet, samt de enkelte utvalgs og gruppers økonomiske stilling og budsjetterte likviditet. Økonomiansvarlig har prokura overfor banken og kan anvise utbetalinger i henhold til budsjett. Økonomiansvarlig er ansvarlig for helse- og refusjonsordningen. Økonomiansvarlig forplikter seg til å føre forsvarlig kontroll med bokskap ved BI LA. 24
Vedlegg 8: Referat Generalforsamling Høsten 2011 Generalforsamling Høst 2011 Dato: 26. oktober 2011 Sted: Aud 1. Tid: 17.15 Ordstyrer: Bisitter: Referent: Per Olav Myhre Silje Brattgjerd Håkon Berger Sæther 25
Forord Generalforsamlingen tar opp saker av strategisk karakter for studentsamfunnet, både fremmet av BIS styret, undergrupper, komiteer og alle andre studenter som er medlem av organisasjonen BIS. Generalforsamlingen tar opp saker som er kommet inn innen angitt tidsfrist i forhold til BIS sine vedtekter. Denne høsten var fristen satt til 17. oktober. Behandlingssaker vil behandles i forhold til endringsforslag som enten står i sakspapirene eller blir meldt inn til ordstyrer på generalforsamlingen. Endringsforslag som meldes inn på generalforsamling må meldes inn før saken tas opp, noe som ordstyrer vil oppfordre til i forkant av hver sak. Dette krever at deltakerne setter seg inn i sakspapirene. Vi ønsker at alle deltar på generalforsamling slik at vi har best mulig grunnlag for å foreta vedtak. Det er her du har mulighet til å fremme dine meninger! Generalforsamlingen er alle BIS medlemmer sitt forum! Vedtak som fattes på Generalforsamling skal følges. Generalforsamlingen avsluttes som vanlig med after GF Party i Rederiet. Den siste saken angår dette Da gjenstår det bare å ønske alle hjertelig velkommen! Med vennlig hilsen BIS styret! Leder: (leder) Kjetil Storebø Økonomiansvarlig: (ØA) Kristoffer Berg Husa Markedsansvarlig: (MA) Yngve Haaland Sosialtansvarlig: (SA) Martin Lervik Bø Fagansvarlig: (FA) Tone Hestvik It og kommunikasjonsansvarlig: (ITK) Matias Klingsholm KVK: (KVK) Marte Møller Garthus 26
Innholdsfortegnelse Forord 2 Forretningsorden for Generalforsamling 4 Vedtekter angående Generalforsamling i BIS 5 Sak 1 Behandling/Godkjennelse av innkallelse, dagsorden og forretningsorden 7 Sak 2 Behandling/Valg av ordstyrer, referent, bisitter og tellekorps 7 Sak 3 Behandling/Godkjenning av referat 7 Sak 4 Saker til eventuelt 7 Sak 5 Orientering/Styrets beretning 7 Sak 6 Behandling/Regnskap/Økonomi 15 Sak 7 Behandling/Budsjett/Økonomi 16 Sak 8 Behandling/Fullmakt til det sittende styre for å konstituere eventuelle manglende tillitsverv/kvk 16 Sak 9 Behandling/Stillingsinstruks for leder studentaksjonen 16 Sak 10 Behandling/Vedtekter Vinterlekene/KVK 16 Sak 11 Behandling/NU leder inn i styret/leder 16 Sak 12 Behandling/Valg av ledige tillitsverv/vk 17 Sak 13 Behandling/After-GF party/leder 17 Sak 14 Eventuelt 17 27
Forretningsorden for Generalforsamling BI Studentsamfunn avdeling Bergen 1. Adgang til generalforsamling har alle medlemmer av BIS Bergen, personer som styret innbyr og revisor. 2. Talerett har alle personer nevnt i pkt.1. Forslagsrett og stemmerett har alle tilstedeværende medlemmer av BIS Bergen. 3. Generalforsamlingen skal velge ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 4. Mistillit til forsamlingens ordstyrer kan fremsettes på ethvert tidspunkt. I så tilfelle overtar leder BIS Bergen som ordstyrer inntil ny forhandlingsledelse er oppnådd. 5. Man tegner seg til innlegg ved å strekke arm og pekefinger i luften. Replikk tegnes kun til innlegg, og da ved å strekke peke- og langfinger i luften. 6. Innlegg har en begrenset taletid oppad til tre -3- minutter. Redegjørelser og saksfremleggelse kan imidlertid bli tilegnet utvidet tid, med generalforsamlingens godkjennelse. 7. Det gis to -2- replikker til hvert innlegg, á to -2- minutter, samt en -1- svarreplikk. 8. Når ordstyrer i samråd med generalforsamlingen finner at alle argumenter er fremlagt, settes strek. Alle forslag skal være skriftlig fremlagt i undertegnet stand før strek, for å bli referert fra dirigentbordet. Opphevelse av strek kan vedtas med absolutt flertall fra den stemmeberettigede del av forsamlingen. 9. Saksopplysninger fra dagsorden, forretningsorden eller voteringsorden gis øyeblikkelig, om enn uten avbrytelse av pågående fremstilling. 10. Forslag til øyeblikkelig avbrytelse kan fremmes med, og vedtas av 2/3 flertall. 11. Realitetsforslag kan ikke fremmes etter at strek er satt. 12. Benkeforslag kan fremmes med 2/3 oppslutning blant de stemmeberettigede. 13. Vedtak kan ikke fremmes etter at strek er satt. 14. Ved votering skal dørene være lukket 15. Votering foregår ved håndsopprekning dersom ikke annet er ønsket fra salen. Personvalg skal foregå skriftlig. 16. Alle avgjørelser treffes ved absolutt flertall dersom ikke annet er spesifisert i vedtekter eller forretningsorden. 17. Beregningsgrunnlaget for vedtak er alle til enhver tid stemmeberettigede oppmøte. Blanke stemmer inkluderes i beregningsgrunnlaget. Ved møters begynnelse vil det gjennom loddtrekning bestemmes en delegat som får ekstra stemme. Denne skal brukes ved stemmelikhet, men kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. Grunnleggende stemmedefinisjoner er: a) Med absolutt flertall menes minimum halvparten av de stemmeberettigedes gunst og stemmemessige overvekt. b) Med simpelt flertall menes oppnådd minimum en -1- stemmes overvekt. 18. Personlige angrep, usømmelig ordbruk og berusede personer tiltales av ordstyrer. Ved gjentatte forsømmelser kan ordstyrer kreve bortvisning. 28