Protokoll fra ordinært sameiermøte i Vestre Ullern Boligsameie Møtedato 21. april 2009 Møtetidspunkt 1830 Møtested Lilleaker skole, Lilleakerveien 49 Tilstede var og til sammen Fra forretningsfører møtte Møtet ble åpnet av 50 seksjonseiere 9 med fullmakt 59 stemmeberettigede Annveig Ghebreselasie Styrets leder Fredrik Unnar Aarsæther 1 Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble advokat Torbjørn Fjeldstad foreslått. Valgt ved akklamasjon B Opptak av navnefortegnelse Det ble foreslått å anse de innleverte navnesedler og fullmakter som bevis for at vedkommende eier var tilstede. C Valg av sekretær og en seksjonseier til å underskrive protokollen sammen med møteleder Som sekretær ble forretningsfører ved Annveig Ghebreselasie foreslått. Til å underskrive protokollen sammen med møteleder ble Charlotte Danielsen foreslått og som tellekorps ble det foreslått Erik Buchmann og Steinar Gjøvik. Valgt D Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn Det ble foreslått å godkjenne den måte sameiermøtet var innkalt på. E Godkjenning av dagsorden Det ble foreslått å godkjenne den oppsatte dagsorden og erklære møtet for lovlig satt. Informasjon vedrørende trimrommet settes inn som sak 9 under styrets arbeid. Deretter ble dagsorden godkjent og møtet ble erklært lovlig satt. 2 Årsberetning for 2008 Det ble gitt plass til informasjon/diskusjon vedrørende trimrommet i sameiet under behandling av styrets arbeid. Spørsmål ellers fra salen ble besvart under behandling av årsberetningen. Steinar Gjøvik og Knut Maroni hadde innlegg om informasjon fra styret vedrørende trimrommet i VU-nytt og siden brev som ble sendt fra styret 16. april 2009 til seksjonseierne. Paul Hareide ga en redegjørelse for styret behandling av saken, og ønske om utvikling av trimrommet. Steinar Gjøvik meldte seg som kontaktperson for trimrommet. Styrets årsberetningen ble godkjent. Side 1 av 8
3A Årsregnskapet for 2008 Regnskapet for 2008 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets negative resultat på kr 265 313,- som fremkommer i resultatregnskapet foreslås dekket av opptjent egenkapital. 3A Budsjett for 2009 Felleskostnadene har ikke blitt justert på flere år. Driftsunderskudd har vært dekket av finansinntekter og oppspart egenkapital. Fremover vil rehabiliteringen av takene redusere egenkapitalen, og sameiet kan i mindre grad basere seg på renteinntekter. På denne bakgrunn og varsel om økte kostnader til blant annet kommunale avgifter og forsikring, samt planlagte vedlikeholdsarbeider, besluttet styret å øke felleskostnadene med 30 % fra 1. januar 2009. Dette ble varslet seksjonseierne i VU-nytt nr 4-2008. Den ordinære driften gir et overskudd på ca kr 238 300,-. Takrehabilitering er vedtatt og igangsatt. Dette medfører en kostnad for 2009 på ca kr 6 000 000,- som finansieres av oppspart egenkapital. Styret foreslår at det fremsatte budsjett for 2009 blir tatt til etterretning. Styret forslag til budsjett ble godkjent 4 Godtgjørelser A Godtgjørelse til styret Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 285 000,-. B Godtgjørelse til revisor Godtgjørelse til revisor for regnskapsåret 2008 ble foreslått satt til ca kr 23 000,-. Side 2 av 8
5 Innkomne forslag. 1032 Vestre Ullern Boligsameie Sak 5 A Innsendt av Camilla Glæstad og Karl Kleva, Leilighet 48 (nederst og mot nord) Vesteråsveien 30. Saken er fremstilt side 19 og 20 i innkallingen. Forslag om å tillate installasjon av luft til luft varmepumpe under visse betingelser Vi foreslår at de generelle retningslinjene (Tips og Info) får en tilføyelse, da tilsvarende retningslinjer synes å være lagt der. Nytt punkt under kapittel 3 Oppgradering: Det er tillatt å montere luft til luft varmepumpe i leiligheter der dette kan skje uten sjenanse for andre beboere og uten skade for byggverket. Det er en forutsetning at utedelen monteres slik som anbefalt av Enova. Det er videre en forutsetning at pumpen tilfredsstiller de krav Oslo kommune stiller for tilskudd. Det betyr at varmepumpen må ha inverterteknologi (dvs. trinnløs regulering), arbeidsmediet skal være R410A, og varmepumpen skal monteres av fagfolk (kuldemontør/novap-sertifisert montør). Dette må dokumenteres. I følge Enova sin anbefaling er riktig plassering av utedelen vesentlig for problemfri drift og et godt energispareresultat på lang sikt. Utedelen lager vibrasjonsstøy. Enova anbefaler derfor at den ikke festes til kledningen, men stående på et stativ på bakken eller festes til grunnmuren. Ved montering skal det sørges for god drenering vekk fra huset fordi det skilles ut en del vann ved avriming av utedelen. Utedelen bør være skjermet mot nedbør og vind. Utedelen skal plasseres slik at kondens og avrenning ikke skader byggverket. Utedelen skal ikke plasseres tett mot naboen eller et sted der noen blir forstyrret av støy. Utedelen bør ikke plasseres utenfor soveromsvindu. Styret og vaktmester skal varsles før montering igangsettes, jf. retningslinjer ved større oppussinger og oppgradering. Kleva redegjorde for sitt forslag. Deretter ble ordet gitt fritt. Forslaget krever vanlig flertall av de avgitte stemmene. Forslagsgivers forslag ble satt under avstemming som fikk 1 stemmer for og 56 stemmer mot. : Forslagstillers forslag falt Styrets innstilling til saken: Styret kan ikke anbefale gjennomføring av forslaget slik det er fremlagt fra forslagstiller. Styret får i oppdrag av sameiermøtet til å utrede saken nærmere og legg frem et forslag til neste ordinære sameiermøte. Styrets forslag ble satt under avstemming som fikk 57 stemmer for og 1 stemmer mot. : Styrets forslag ble vedtatt Side 3 av 8
Sak 5 B Innsendt av: Frode Holm Haagensen Kjell Amund Prytz Trygve Andresen Vækerøveien 133 Vækerøveien 133 Vesteråsveien 34 Saken er tatt inn på side 21 i innkallingen. Ønske om orientering om vaktmestertjenestene og styrets kriterier for vurdering og gjennomføring av denne. Da vi således har en delt vaktmestertjeneste med både positive og mindre positive sider, vil det være ønskelig at: Styret orienterer sameiermøte om sitt syn på en delt vaktmestertjeneste og hvilke kriterier det vil legge til grunn for den videre organisering og drift av denne tjenesten i Vestre Ullern boligsameie. Styrets leder Fredrik Unnar Aarsæther redegjorde for saken. Sameiet har ansatt vaktmester på 60 % stilling og kjøper i tillegg tjenester fra eksterne leverandører. : Saken ble tatt til etterretning Side 4 av 8
Sak 5 C Innsendt av Fredrik Unnar Aarsæther, Vækerøveien 131 Saken er tatt inn på side 22, 23 og 24 i innkallingen 1. Informasjonsmøte med seksjonseierne. Forslag til vedtak/nytt avsnitt. Mellom de årlige sameiermøter (fortrinnsvis i løpet av september) skal styret innkalle alle seksjonseiere i VUB til informasjonsmøte for orientering om viktige saker, spesielt status på større vedlikeholdsprosjekter og økonomien i prosjektene. Om nødvendig skal styret invitere til rådgivende avstemming på spesielt viktige saker og dersom fremmøtte seksjonseierer ber om det. Styrets innstilling til saken: Flertallet i styret går ikke inn for forslaget da dette er opp til en hver sittende styre å avholde informasjonsmøte etter behov. : Forslagsgivers forslag falt med overveldende flertall. 2. Oppussing inngangspartier/trappeoppganger. Forslag til vedtak: Styret anmodes sterkt om snarest å innhente tilbud på oppussing alle oppganger og sørge for at dette blir utført nå i 2009 med ferdigstillelse senest i løpet av november 2009. Tiltaket finansieres med engangsinnbetaling fordelt på antall seksjoner i hver oppgang som får oppussing. De som får godkjent oppussing foretatt de siste 4-5 årene slipper. Det benyttes interiørarkitekt for valg av løsning og det innhentes tilbud på arbeidene fra minimum 3-tre autoriserte leverandører for slike arbeider. Styrets innstilling til saken: Flertallet i styret foreslår at kommende styre vurderer om dette bør legges i vedlikeholdeplanen for sameiet. : Forslagsgiver forslaget falt med 22 stemmer for og 37 stemmer mot. 3. Kontortid styremedlemmer. Forslag til vedtak: Det etableres en fast kontordag på styrerommet, eksempelvis første mandag, tirsdag, onsdag eller torsdag hver måned (eller siste) i periodene januar-mai og septembernovember, dvs. totalt 8 kontordager pr. år. Åpningstid 1 1,5 timer pr. gang. Styrets innstilling til saken: Flertallet i styret støtter ikke forslaget og mener at dette må vurderes av det til enhver tids sittende styre. Forslagsgiver trakk forslaget. : Tatt til etterretning Side 5 av 8
SAK 5 D 1032 Vestre Ullern Boligsameie Forslag til sameiermøte 2009 Kabelgruppens evaluering av Kabel TV og Internett. Forslaget er tatt innpå side 25 og 26 i innkallingen Kabelgruppens forslag til vedtak: Kabelgruppen foreslår at den kollektive avtalen med GET oppgraderes til å omfatte en HDi GET boks og en basis bredbåndspakke. Da får alle en dekoder som leverer vesentlig bedre billedkvalitet på alle sendingene både til vanlige TV apparater og til flatskjermer, samt HD kvalitet på HD sendingene. Vi får en digital TV startpakke på 35 kanaler mot dagens 20; dessuten 2 valgfrie kanaler til hver leilighet, som den enkelte sameier selv kan velge. Bredbånd basis leverer internett signaler i hastigheten 800/800 kbps. Med bredbånd basis i fellesavtalen kan den enkelte oppgradere til høyere hastighet for en vesentlig rimeligere pris enn i dag. Endringen vil øke de faste utgiftene til GET med ca. 100,- kr pr. leilighet pr. måned (fra kr 115 til kr 212 forutsatt 36 måneders avtale). Altså en merkostnad for sameiet pr år på ca. 336.000,-. Styrets innstilling til saken. Flertallet i styret støtter kabelgruppens forslaget om å utvide dagens kabeltv avtale til å omfatte digital startpakke med 35 kanaler pluss 2 valgfrie kanaler, HDi Get boks, og basis bredbånd. Avstemming krever vanlig flertall. : Styrets innstilling til kabelgruppens forslag ble enstemmig vedtatt. Side 6 av 8
6 Valg av tillitsvalgte A Som leder for 1år ble det foreslått Anne Marie Hegland Valgt ved akklamasjon Vesteråsveien 26 A B C Valg av 3 styremedlemmer for 2 år ble det foreslått Rikke Monrad-Hansen Vesteråsveien 28 Karl Kleva Vesteråsveien 30 Bjarne Brynnildsen Vækerøveien 139 Valgt ved akklamasjon Valg av 3 medlemmer til valgkomiteen for 1 år ble følgende foreslått: Knut Maroni Vækerøveien 137 Turid Manshaus Vesteråsveien 28 Fred Paulsen Vesteråsveien 44 Valgt ved akklamasjon Sameiermøtet ble hevet kl 2125 Protokollen godkjennes av undertegnede Torbjørn Fjeldstad /s Charlotte Danielsen /s Møteleder Protokollvitne Side 7 av 8
Etter valgene på sameiermøtet og i konstituerende styremøte har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder : Anne Marie Hegland Vesteråsveien 26 A 2009-2010 Styremedlem : Berit Ruud Berve Vækerøveien 135C 2008-2010 Styremedlem : Grete Asphaug Vesteråsveien 34B 2008-2010 Styremedlem : Sissel Garaas Vesteråsveien 26A 2008-2010 Styremedlem : Rikke Monrad-Hansen Vesteråsveien 28 2009-2011 Styremedlem : Karl Kleva Vesteråsveien 30 2009-2011 Styremedlem : Bjarne Brynnildsen Vækerøveien 139 2009-2011 Valgkomité : Knut Maroni Vækerøveien 137 2009-2010 Valgkomité : Trude Manshaus Vesteråsveien 28 2009-2010 Valgkomité : Fred Paulsen Vesteråsveien 44 2009-2010 Oslo 21. april 2009 Side 8 av 8