Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT-15-085 OMN Til styret Sak 3 Status fusjoner i 2015-2016 og risikovurdering Bakgrunn Dette notatet er todelt, en statusrapport og en risikovurdering. Risikovurderingen inneholder de samme risikoene som for styremøtet 23. april og 18. juni, men det er lagt til noen nye tiltak/forhold under enkelte av risikoene. En av risikoene er nå utført og vil tas vekk fra neste styremøte. I del 1 får styret informasjon om status og hvilke grep FSAT har gjort for å møte sektorens behov for bistand til fusjonering av FS-databaser siden forrige statusrapport i juni. Del 2 inneholder risikovurderingen som styret følger på styremøtene. Del 1: Statusrapport 1.1 Stortingsmelding 18: «Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren» I uke 13 kom Kunnskapsdepartementet (KD) stortingsmeldingen «Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren» https://www.regjeringen.no/nb/dokumenter/meld.-st.-18-2014-2015/id2402377/ Stortingsmeldingen lager et nytt kart over utdannings-norge og angir hvilke sammenslåinger KD anbefaler med virkningsdato 1. januar 2016 (kategori 1), og hvilke som må utredes nærmere (kategori 2 og Kategori 3). https://www.regjeringen.no/contentassets/9269702f54224a75abf4889ce2833faa/sammenslaing-avlaresteder-21.03_endelig.pdf 11. juni 2015 ble Stortingsmelding 18 behandlet i Stortinget. Fusjonene ble her stadfestet, med unntak av fusjonen mellom Universitetet i Stavanger og Høgskolen Stord/Haugesund som avsluttes. Veien mot ny struktur i norsk høyere utdanning er beskrevet her: 1
https://www.regjeringen.no/no/tema/utdanning/hoyere-utdanning/innsikt/struktur-i-hoyereutdanning/veien-mot-ny-struktur/id2415316/ 1.2 Status for institusjonenes behov for bistand fra FSAT Følgende institusjoner har inngått avtale med FSAT om bistand til fusjon av FS-databaser: - Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet, Høgskolen i Gjøvik, Høgskolen i Ålesund og Høgskolen i Sør-Trøndelag - UiT Norges arktiske universitet, Høgskolen i Harstad og Høgskolen i Narvik - Universitetet i Nordland og Høgskolen i Nesna - Campus Kristiania fusjon av 4 FS-databaser - Diakonhjemmet høgskole, Misjonshøgskolen, Haraldsplass diakonale høgskole og Høgskolen Betanien Høgskolen i Nord-Trøndelag (HiNT) har besluttet å gå i forhandlinger med Universitetet i Nordland og Høgskolen i Nesna om å fusjonere. Under forutsetning om at forhandlingene fører frem skal HiNT fusjonere med de øvrige fra 1. januar 2016. HiNT er derfor tatt inn i fusjonsprosjektet i FSAT. Universitetet i Stavanger og Høgskolen Stord/Haugesund inngikk avtale med FSAT våren 2015, men fusjonen er stanset og arbeidet er avsluttet. Institusjonene vil faktureres for medgåtte timer. Høgskolen i Buskerud og Vestfold, samt Høgskolen i Telemark har vedtatt å fusjonere fra og med 1. januar 2016, men FS-databasene skal ikke fusjoneres før 1. januar 2017. De er derfor ikke med i fusjonsprosjektet i FSAT i 2015. 1.3 Status for framdrift i fusjonsprosjektet i FSAT 1.3.1 Overordnet tidsramme for fusjonsprosjektet av FS-baser 2015-2016 - Prosjektstart: Gjennomført o Uke 17 2015 - Seminar 1: Gjennomført o 26. 27. mai - Flytting av drift av FS for NTNU Gjennomført o 6. 7. juni - Prøvefusjon 1: o Start uke 39 Under planlegging - Seminar 2: o 28. 29. Oktober - 1. januar 2016: o Fusjonspartnerne benytter dagens FS-databaser, men har identiske vitnemål, Studentweb mv - Prøvefusjon 2: o Januar/februar 2016 2
- Fusjon av databaser: o Februar/mars 2016 - Semesterstart høsten 2016 o Klargjøring innen 1. juli 2016 1.3.2 Flytting av drift av FS for NTNU NTNU har driftet FS på egenhånd siden 1996 og har utviklet mange løsninger mot omkringliggende systemer tett integrert med FS. Den tette koblingen mot omkringliggende systemer ga teknikerne nye utfordringer i forhold til flytting av drift for andre institusjoner som er utført tidligere. I testperioden i mai skrev man om koden for mange av NTNUs lokale integrasjonsløsninger, noe som ga positiv effekt på ytelsen. NTNU-IT og USIT-drift hadde god oversikt over integrasjonsløsningene da man gjennomførte flytting av drift av FS for NTNU er vedtatt helgen 6. -7. juni. Prosjektet er avsluttet. Det anbefales at det nedsettes et eget prosjekt for å se på hvilke jobber det er hensiktsmessig å utvikle felles webservice-løsninger for, som erstatning for dagens lokale NTNU-kode. Kapasiteten i integrasjonsgruppa i FSAT er imidlertid begrenset. 1.3.3 Prøvefusjon nr 1 FSAT planlegger nå fusjonsrunde nr 1 med institusjonene og USIT-drift. Første prøvefusjon er planlagt å starte opp i uke 39 og være fullført innen seminaret 28. 29. oktober. Hovedformålet med prøvefusjon nr 1 er å teste fusjonsscriptene og se at databasene lar seg fusjonere. For at det skal være mulig er man avhengig av at institusjonene har ryddet i sine data slik at det ikke er koder og andre data som kommer i konflikt med hverandre. Fokus i prosjektet er derfor nå på å ferdigstille databasene for prøvefusjon 1. 1.3.4 Felles workshop om fusjon av FS-databaser 28. 29. oktober FSAT har invitert alle FS-institusjonene som har inngått avtale om fusjonsbistand til seminar om fusjoner 28. 29. oktober. Seminaret blir en oppfølging av seminaret i mai, samtidig som prøvefusjonsrunde nr. 1 er gjennomført og man har høstet erfaringer fra denne. 3
Del 2: Risikovurdering 2.1 Risikovurdering Risiko FSAT mener de samme 4 risikoene som ble presentert i april og juni, fortsatt er de relevante. Det er lagt til noen tiltak og forhold under risiko A og C. Disse er tydeliggjort. Risiko D er nå ferdigstilt og anses ikke lenger som en risiko. A) Utilstrekkelige ressurser FSAT har i 2015 gjennomført en stor organisasjonsendring, alle ansatte skal flyttes, og alle løpende ordinære oppgaver skal gjennomføres. I tillegg har FSAT fått midler til å starte arbeidet med vitnemålsbank, samt EU-finansiering til et prosjekt for europeisk resultatutveksling. FSAT er dimensjonert for å gjennomføre planlagte oppgaver. Ressurser for ikke planlagte oppgaver i 2015 er hentet internt i organisasjonen gjennom effektivisering og omprioriteringer. Arbeidet med fusjonering av FS-databasene er hentet gjennom intern omprioritering. Det har hatt størst konsekvenser for FS-støtte, nå Gruppe for FS, GAUS og RUST. En ansatt i gruppen sa opp sin stilling fra 1. august, noe som har forverret situasjonen for gruppen ytterligere. Tiltak for å redusere risiko knyttet til utilstrekkelige ressurser vil være: Utarbeide en prioritert liste over oppgaver som skal utføres av FS-støtte Være tydelig på prioriteringene utad slik at brukerne har realistiske forventninger. Vurdere å øke ressursene i FS-støtte midlertidig gjennom bemanningsøkning Kunnskapsdepartementet har tilført 1 millioner kroner til FSAT i forbindelse med fusjonene. Disse vil brukes til å styrke bemanningen, spesielt i gruppe for FS, GAUS og RUST. Det er utlyst en stilling i Gruppen for FS, GAUS og RUST, og det vurderes i tillegg en midlertidig stilling. Intervjuer er gjennomført og tilsetting vil skje i månedsskiftet august/september. Det vil imidlertid ta noe tid før ny(e) personer er på plass. Risiko er vurdert med utgangspunkt i at planlagte tiltak blir gjennomført (gjenværende risiko). Fordi det tar tid å få nye ansatte på plass og operative er Sannsynlighet og Konsekvens fortsatt uendret. Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 5 B) Manglende kompetanse FSAT har god erfaring med fusjonering av FS-databaser både for prosjektlederkompetanse og på databasesiden. Tiltak for å redusere risiko knyttet til manglende kompetanse vil være: Opprette fusjonsteam i FS Flere personer er involvert i fusjon av databaser 4
Planlagte tiltak er gjennomført. FSAT vurderer sannsynligheten for at vi i 2015 har manglende kompetanse til å nå målet og konsekvensen av at vi ikke har tilstrekkelig kompetanse til å nå målet Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 4 C) Manglende oppfølging fra FS-institusjonene FSAT er avhengig av å gjennomføre et stramt tidsløp med lite rom for avvik fra prosjektplanen. Vi er derfor avhengig av at den enkelte institusjon følger opp krav fra prosjektleder i FSAT. I møtene med institusjonene som skal fusjonere i april var fusjonsteamet i FSAT opptatt av ledelsesforankring og prosjektorganisering av det kommende arbeidet. Situasjonene er her betydelig bedret og alle fusjonene har nå ledelsesforankring og prosjektorganisering ved institusjonene. Tiltak for å redusere risiko knyttet til manglende oppfølging fra FS-institusjonen vil være: Ledelsesforankring på møtene med institusjonene som skal fusjonere Krav om prosjektorganisasjon for fusjon av FS-databasene på institusjonene som skal fusjonere Gjennomføring av to seminarer som planlagt i prosjektplanen Månedlige telefonmøter/nettmøter med prosjektlederne ved fusjonsinstitusjonene Bruk av verktøyet Jira for å se hvilke oppgaver som er utført og hvilke som gjenstår. Oppfølging fra institusjonene om ting FSAT påpeker er viktige for å komme i havn Risiko er vurdert med utgangspunkt i at tiltakene er gjennomført eller igangsatt. Samtidig ser vi at det er ulikt hvor fort arbeidet i den enkelte fusjon skrider frem. Arbeidet har ikke hatt så stor fokus i sommer og under semesterstart. Det ser likevel ut til at institusjonene vil klare å rydde nok i sine data til at prøvefusjonsrunde nr 1 kan gjennomføres. Vi vurderer sannsynligheten for manglende oppfølging fra FS-institusjonene og konsekvensen av det slik: Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 5 D) Problemer med flytting av drift av FS for NTNU til USIT, og konsekvenser for fusjon av FSdatabasene For de institusjonene som driftes av USIT har databasemedarbeiderne i FSAT tilgang til alle institusjonenes FS-data. Det er derfor enklere å kjøre script som henter data det bør ryddes i og kjøre fusjoneringsscriptene. FSAT har høy kompetanse på fusjonering av FS-databaser. NTNU har driftet FS på egenhånd siden 1996 og har utviklet mange omkringliggende systemer knyttet direkte mot FS-basen eller tett rundt FS-basen. God håndtering av omkringliggende systemer er avgjørende for om driften kan flyttes eller ikke. Hvis det ikke lykkes å flytte driften av FS for NTNU vil det bety at data for HiST, HiG og HiAls må flyttes ut av databasene driftet av USIT, og flyttes til NTNU som må gjennomføre fusjonene, ev. med bistand fra FSAT. 5
Tiltak for å redusere risiko knyttet til problemer med flytting av drift av FS for NTNU til USIT og konsekvenser for fusjon av FS-databasene vil være: Testperiode med flytting av driften av FS for NTNU til USIT, og vedtak om flytting skal foretas eller ikke Å flytte NTNU sin lokale programkode til en lokal database hos NTNU som får logge seg inn direkte inn i FS-databasen på USIT med en dedikert databasebruker Omskriving av kode i NTNU sin lokale programkode Prosjekt med utvikling av webservices som erstatning for lokal NTNU-programkode Vedtatt flytting av drift av FS for NTNU 6. 7. juni Alle planlagte tiltak, bortsett fra webserviceprosjekt, er utført. Risiko D tas ut i neste statusrapport. Vi vurderer sannsynligheten for at vi i 2015 får problemer med flytting av drift av FS for NTNU til USIT, og konsekvenser for fusjon av FS-databasene til å nå målet slik: Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 4 Risikomatrise: Sannsynlighet/konsekvens 1 2 3 4 5 5 4 3 2 1 BD AC 6