MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE Onsdag 27. november 2013 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl. 0830 til kl. 1430. Som medlemmer møtte: Tor Ivar Grina (V), leder Kai Roar Dahl (H), nestleder Jarle Krakk (H) Hege Heiberg (Sp) innvilget permisjon kl. 1350. Følgende medlem hadde meldt forfall: Gro Jensen (Ap) Følgende varamedlem møtte: Ingen Følgende varamedlem hadde meldt forfall: Gro Inger Maurtvedt, 1. vara Lisbeth Auraas Olerud, 2. vara Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Tore M. Andresen (sakene 35-37). Innlandet Revisjon IKS: Daglig leder Bjørg Hagen (sakene 38-44). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Ordfører, varaordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Innlandet Revisjon IKS og avisene Hadeland og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0830 med Tor Ivar Grina som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 33/2013 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 19.09.13 Protokoll fra møte i kontrollutvalget den 19.09.13 godkjennes. SAK NR. 34/2013 OPPFØLGING AV SELSKAPSKONTROLL I HADELAND ENERGI AS OG HADELAND KRAFT AS SELSKAPENES ÅRSRAPPORTERINGER FOR 2012 Hadeland Energi AS og Hadeland Kraft AS sin årsrapportering for 2012 tas til orientering. 1
SAK NR. 35/2013 ANTIKORRUPSJONSHÅNDBOK FOR KOMMUNESEKTOREN Utvalgssekretær ga en kort presentasjon av Håndbok i antikorrupsjonsarbeid fra Transparency International Norge. Presentasjonen fungerte som en innledning til sak 36/13. Håndbok i antikorrupsjon i kommuner (utgitt av Transparancy International Norge, 2013) tas til orientering. SAK NR. 36/2013 MISLIGHETER OG KORRUPSJON: RISIKOVURDERINGER OG HOLDNINGSSKAPENDE ARBEID I LUNNER KOMMUNE Rådmann Tore M. Andresen orienterte og svarte på spørsmål. Tema som ble berørt var: Verdiledelse (åpenhet, støtte, dialog, lojalitet) Reglementer og rutiner (revidert økonomireglement) Etikk og verdigrunnlag (dilemma-trening) Økokrims ni sjekkpunkter Etiske retningslinjer Hva gjør vi i Lunner kommune? Styrking av innkjøpsfunksjonen Oppdatering av etiske regler og retningslinjer Forankring og ledertrening knyttet til etikk og etiske retningslinjer (jevnlig tema på lederkonferanser) Etablering av varslingsordning Gjennomføring av risiko- og sårbarhetsanalyser (i forhold til driften) Nulltoleranse overfor leverandører Gjennomgang av fullmakter og rutiner for attestasjon og anvisning Bakgrunnssjekk av medarbeidere ved ansettelser Rutiner for stikkprøver og etterlevelsenskontroller gjennomgås med ledere Revidering av økonomistyringsrutiner I tillegg ble det informert om status for arbeidet med overordnet internkontroll i Lunner kommune og prosess for 2014. Det ble i den forbindelse orientert om deltakelse i Fylkesmannens prosjekt «Orden i eget hus». 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. 2. Med bakgrunn i rådmannens redegjørelse har kontrollutvalget fått et inntrykk av at Lunner kommune har høy bevissthet om temaet, og at det jobbes aktivt og målrettet med å sikre gode etiske holdninger blant ansatte i Lunner kommune. 2
3. Kontrollutvalget tar til orientering at kommunen deltar i prosjekt i regi av KS/Fylkesmannen omkring internkontroll («Orden i eget hus»), med gjennomføring i 2014. Kontrollutvalget vil følge opp dette i løpet av 2014, og vil be rådmannen om en orientering om implementeringen i Lunner kommune, med særlig fokus på integrering av risikovurderinger og avvikshåndtering som en del av internkontrollsystemet. SAK NR. 37/2013 OPPFØLGING AV REVISJONSRAPPORT OG K.SAK 80/13 STYRING AV BYGGEPROSJEKTER I LUNNER KOMMUNE Rådmann Tore M. Andresen redegjorde for nye rutiner/prosedyrer og oppfølging av anbefalingene i revisjonsrapporten og kommunestyrets vedtak i sak 80/13. Det ble særlig orientert om foreslåtte endringer i økonomireglementet og spesielt hovedfasene i investeringsprosjekter (fase 1 5) og de politiske beslutningspunktene (P2-P6). Det ble her vist til formannskapets sak 109/13 (møte 2/12-13), sak om revidering av kommunens økonomireglement der bl.a. prosedyre for større investeringsprosjekter er illustrert: Det ble videre orientert om: Roller og ansvar (prosjektleder, leder av utredningsarbeidet) Prosjekteierstyringen (fremdrift, resultat og økonomi mv.) Prosjektorganisering skisse Oppstart nytt byggeprosjekt spesielt om Konsept/Ide-fasen. Rådmannens presentasjon av nye rutiner og prosedyrer for styring av byggeprosjekter i Lunner kommune tas til orientering. SAK NR. 38/2013 FORBRUKERRÅDETS KOMMUNETEST 2013 1. Forbrukerrådets kommunetest for 2013 tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at Lunner kommune er rangert som nr. 24 i Oppland fylke og nr. 382 i landet. 3
SAK NR. 39/2013 FORBEREDELSE TIL FORUNDERØKELSE VEDR. BARNEVERN Rådmannen/barnevernsleder inviteres til neste møte for å orientere om barnevernet i Lunner kommune. Det bes om en generell orientering (barnevernets funksjon og rolle i samfunnet, sentrale lover/regler, organisering, antall ansatte, oppgaver, sykefravær, ledelse/styring, risiko/utfordringer mv.). Det bes videre om særskilt orientering omkring følgende tema/spørsmål: 1. Hvem melder til barnevernet? (oversikt over hvilke grupper som melder og antall meldinger, gjerne med trender over flere år) 2. Håndtering av bekymringsmeldinger: Hvordan jobbes det rent praktisk med dette (arbeidsmetoder mv.) 3. Kostratall viser lite bruk av ressurser i hjemmet og mye på institusjon. Hva er årsaken til dette? 4. Åpenhet vs. taushetsplikt: Hvordan håndteres dette? 5. Omdømmebygging i barnevernet: Hvordan jobber man med dette? 6. Hvordan bedømmes samhandlingen mellom barnevernet og andre instanser? 7. Hvordan oppleves eventuelle forventninger fra politikerne og rådmannen mht. å holde budsjettet? 8. Målstyring i barnevernet: Det er etablert noen mål, jf. målekort/rapportering. Hvordan oppleves dette, evt. måler man på de «riktige» tingene? 9. Tidsbruk i barnevernet: Hva bruker de ansatte tiden sin på? 10. Effektivitet og prosesser: Har barnevernet gjennomført interne prosesser mht. effektiv arbeidsflyt, evt. hvilke resultater har man oppnådd? 11. I hvilken grad jobber barnevernet med forebyggende tiltak, evt. på hvilken måte jobber man? 12. Er det gjennomført brukerundersøkelser i barnevernet den siste tiden, evt. hva er resultatene fra dette? 13. Fosterhjem: Følges disse opp som forutsatt? Fungerer tilsynsførerordningen? SAK NR. 40/2013 STATUS FOR REVISJONSPROSJEKTET NAV HADELAND 1. Informasjon om status for forvaltningsrevisjonsprosjektet NAV Hadeland tas til orientering. 2. Det tas til orientering at det, parallelt med avslutningen av forvaltningsrevisjonsprosjektet, utarbeides en prosjektplan for et mulig oppfølgingsprosjekt med fokus på brukerne/brukerperspektivet. 4
SAK NR. 41/2013 TERTIALRAPPORT 2/2013 FRA INNLANDET REVISJON IKS Tertialrapport 2/2013 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 42/2013 SAMMENLIGNING ( BENCHMARKING ) AV KOMMUNENS REVISJONSKOSTNADER MED ANDRE KOMMUNER Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder Hege Heiberg ble innvilget permisjon og fratrådte møte før sluttbehandling av saken. Kontrollutvalget bestod etter dette av tre medlemmer. 1. Sammenligning av kommunens revisjonskostnad for 2012 med andre kommuner tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at kommunens kostnader til revisjon av kommuneregnskapet (regnskapsrevisjon) ligger omkring samme nivå som for andre kommuner på samme størrelse. SAK NR. 43/2013 MØTEPLAN 2014 Møteplan for kontrollutvalget for 2014 fastsettes slik: Onsdag 19.02.14 kl. 0830 Onsdag 07.05.14 kl. 0830 Onsdag 18.06.14 kl. 0830 Onsdag 10.09.14 kl. 0830 Onsdag 26.11.14 kl. 0830 SAK NR. 44/2013 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Møtebok fra kommunestyrets behandling av revisjonsrapporten «Kjøp av Lunnerlinna..» - k.sak 80/13 (møte den 24/10-13) 2. Møtegodtgjørelse 2. halvår 2013 for kontrollutvalget 3. Diverse avisartikler 4. Kontrollutvalget og kommunens hjemmeside: Tilgjengeliggjøring av kontrollutvalgets sakspapirer og møteprotokoller. 5
Tilgjengeliggjøring og annonsering av kontrollutvalgets møter og møteplan. 5. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. Roa, 27. november 2013. Tor Ivar Grina utvalgsleder tlf. 922 85 395, e-post: tor.ivar.grina@gmail.com RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 27. november 2013. Kjetil Solbrækken utvalgssekretær tlf. 995 77 903, e-post: kjetil@kontrollutvalget.no NESTE MØTE Dato: ONSDAG 19. FEBRUAR 2014 Tidspunkt: KL. 0830 Aktuelle saker: Revisjonsrapport: NAV Hadeland Vurdering av videreføring av revisjonsprosjekt NAV Hadeland Barnevernet i Lunner kommune - orientering Regnskapsrevisjon: Status for revisjon av kommuneregnskapet for 2014 Rapport fra Agenda Kaupang (orienteringssak) Revidert økonomireglement for Lunner kommune (orienteringssak) Møteplan 2014: Onsdag 19.02.14 kl. 0830 Onsdag 07.05.14 kl. 0830 Onsdag 18.06.14 kl. 0830 Onsdag 10.09.14 kl. 0830 Onsdag 26.11.14 kl. 0830 Saker til senere møter: Oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjonsprosjekter Internkontroll i Lunner kommune orientering fra deltakelse i prosjekt i regi av Fylkesmannen/KS («Orden i eget hus») jf. ku-sak 36/13 Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll): Forvaltningsrevisjonsprosjekt: NAV Hadeland (felles prosjekt med kontrollutvalget i Gran kommune) 6