Generiske prosesser i CAFM Undersøkelse av generiske prosesser i bygg- og eiendomsforvaltning

Norges teknisknaturvitenskapelige universitet NTNU Fakultet for arkitektur og billedkunst Institutt for byggekunst prosjektering og forvaltning Postadresse Alfred Getz veg 3 7491 Trondheim Telefon 73 55 02 75 Telefax 73 59 50 94 MASTEROPPGAVE Arne Grostøl Generiske prosesser i CAFM Undersøkelse av generiske prosesser i bygg- og eiendomsforvaltning

NORGES TEKNISK- NATURVITENSKAPELIGE UNIVERSITET INSTITUTT FOR BYGGEKUNST, PROSJEKTERING OG FORVALTNING Oppgavens tittel: Typiske arbeidsprosesser som krever støtte av IT-verktøy i norske bygningsforvaltningsorganisasjoner. Navn: Stud.. Arne Grostøl Ansvarlig faglærer ved instituttet: Birgit Sudbø Hovedveileder: Håkon Kvåle Gissinger. Dato: 04.06.2008 Antall sider (inkl. bilag): 86 Masteroppgave x Ekstrakt: Det er gjennomført en spørreundersøkelse blant 105 norske bygningsforvalterorganisasjoner for å finne frem til generiske arbeidsprosesser og for å finne frem til hvilke av prosessene forvalterne har IT-verktøy for å understøtte. Undersøkelsen er brukerorientert og kan regnes som en type anvendt forskning, beskrivende i sin hovedhensikt. I alt har 63 av 105 respondenter sendt svar og det gir en svarprosent på 60 %. Ved å legge en to-tredjedelsbetraktning til grunn finner vi at et stort flertall av arbeidsprosessene identifisert i den teoretiske delen av oppgaven, må kunne regnes som generiske prosesser. Det er i alt funnet 11 generiske prosesser for bygg- og eiendomsforvaltning; * Tegningsarkiv/Arealforvaltning * Vedlikeholdsplanlegging * Driftsplanlegging * Brannsikkerhetsoppfølging * Feilmeldinger * Arbeidsordre * Energi ENØK * Leietakerhåndtering * Utleie og Kontrakt * Økonomi * HMS Internkontroll. Det er funnet liten oppslutning om Miljøledelse i undersøkelsen. Funnene i undersøkelsen viser at det til dels er stor forskjell på hvilke arbeidsprosesser som benyttes for de små, mellomstore og store byggforvalterne. Undersøkelsen viser forvalterne ikke benytter IT-verktøy for mer enn ca halvparten av arbeidsprosessene. IT-verktøyene som er i bruk blant forvalterne kan ikke integreres i ett system. Funnene fra korrelasjonsmatrisen viser at forekomsten av prosessene; Tegningsarkiv/ Arealforvaltning, Driftsplanlegging, Feilmeldinger og Nøkkelhåndtering varierer tydelig forhold til porteføljestørrelse hos respondentene. I alt 78 % av respondentene svarer at det er, eller kan være, aktuelt å skifte forvaltingsverktøy. Stikkord: 1. Facilities management 2. Arbeidsprosesser 3. CAFM 4. IT-verktøy (sign.) I

II

Forord Denne undersøkelsen er en masteroppgave ved NTNU Videre, høsten 2007 våren 2008. Masteroppgaven er lagt opp som et selvstendig arbeid med veileder Håkon Kvåle Gissinger ved Fakultet for Arkitektur og billedkunst på NTNU. Rapporten bygger i hovedsak på teorier fra Boken: IT im Facility Management erfolgreich einsetzen og Håndbog i Facilities Management. Prosjektoppgaven består av et litteraturstudium rundt FM-fagfeltet og en undersøkelse om arbeidsprosesser i bruk blant norske bygg- og eiendomsforvaltere. Jeg vil rette en takk til min veileder for gode innspill i forbindelse med arbeidet med undersøkelsen og min gode kollega og med-student, eiendomssjef Frank Indrøy for utrettelig innsatsfelleskap og uvurderlige hjelp. Bergen, 4.juli 2008 Arne Grostøl Forsideillustrasjon: Fritt etter Modulbygg for studentboliger, SmartHouse - Nederland. Tittel: Ikke proprietære, integrerte moduler satt i system. III

IV

Sammendrag Ulike virksomheter vil trolig finne ulike arbeidsprosesser de mener er de riktige og sentrale for deres virksomhet. Undersøkelsens intensjon er å søke å finne frem til generiske prosesser som er mer eller mindre uavhengige av hvilken virksomhet det er som bruker prosessene. Det er foretatt en gjennomgang av relevant litteratur innen FM - faget generelt og for CAFM - system spesielt og typiske arbeidsprosesser fra teoriene er identifisert og definert. Det er gjennomført en spørreundersøkelse blant 105 norske bygningsforvalterorganisasjoner med stort innslag av egenproduksjon av tjenester på taktisk og operativt nivå. Jeg har valgt å benytte en spørreundersøkelse og har med det valgt en induktiv, kvantitativ metode. Undersøkelsen er brukerorientert med intensjon om å finne generiske arbeidsprosesser for byggforvaltere. Undersøkelsen kan regnes som en type anvendt forskning og er beskrivende i sin hovedhensikt. I alt har 63 av 105 respondenter sent inn sine svar og det tilsvarer en svarprosent på 60 %. Det kan være en sammenheng mellom undersøkelsens begrensede omfang og den relativt høye svarprosenten. Når en legger til grunn en to-tredjedelsbetraktning finner vi at et stort flertall av arbeidsprosessene som funnet frem i det teoretiske grunnlaget for undersøkelsen må kunne regnes som generiske prosesser blant de forespurte forvalterne. Det er funnet i oppgaven funnet 11 generiske prosesser for bygg- og eiendomsforvaltning; Tegningsarkiv/Arealforvaltning, Vedlikeholdsplanlegging, Driftsplanlegging, Brannsikkerhetsoppfølging, Feilmeldinger, Arbeidsordre, Energi ENØK, Leietakerhåndtering, Utleie og Kontrakt, Økonomi og HMS Internkontroll. Det er funnet liten oppslutning om Miljøledelse i undersøkelsen. Funnene i undersøkelsen viser at det til dels er stor forskjell på hvilke arbeidsprosesser som benyttes for de små, mellomstore og store byggforvalterne. Undersøkelsen viser forvalterne ikke benytter IT-verktøy for mer enn ca halvparten av arbeidsprosessene. Mange ulike IT-verktøy er i bruk blant forvalterne og verktøyene de bruker kan ikke integreres i ett system. Funnene fra korrelasjonsmatrisen viser at forekomsten av prosessene; Tegningsarkiv/ Arealforvaltning, Driftsplanlegging, Feilmeldinger og Nøkkelhåndtering varierer tydelig forhold til porteføljestørrelse hos respondentene. I alt 78 % svarer at er eller kan være aktuelt å skifte Forvaltingsverktøy. V

VI

Innholdsfortegnelse FORORD...III SAMMENDRAG...V INNHOLDSFORTEGNELSE... VII FIGUR-LISTE...IX TABELL-LISTE...X 1. INTRODUKSJON... 1 1.1 DEFINISJONER... 2 2. UNDERSØKELSEN... 4 2.1 PROPRIETÆRE VERKTØY... 4 2.2 FOKUS FOR UNDERSØKELSEN... 5 2.3 AVGRENSNINGER... 6 2.4 MÅL FOR UNDERSØKELSEN... 7 2.5 MÅLGRUPPE OG SPØRREVERKTØY... 8 3. TEORIKAPITTEL... 9 3.1 INNLEDNING... 9 3.1.1 Facility Management mer enn arbeid med fasilitetene... 10 3.1.2 Verktøy i bygg- og eiendomsforvaltningen... 11 3.1.3 Kort historikk om IT-verktøy i forvaltningen... 12 3.1.4 CAFM systemer uten integrasjon... 13 3.1.5 Forhold til økonomisystem, databaser og BAS... 16 3.1.5.1 Eksterne databaser... 17 3.1.5.2 Interne databaser... 17 3.1.5.3 Byggautomatiseringssystemer (BAS)... 18 3.2 ARBEIDSPROSESSER I FM-ARBEIDET... 19 3.2.1 Arbeidsprosesser fra leverandørene av CAFM-verktøy... 20 3.2.1.1 Leverandørene/utviklerne... 21 3.2.1.2 Moduler hos leverandørene... 23 3.2.2 Arbeidsprosesser fra litteraturen... 25 3.2.2.1 Prosesser fra forelesninger... 25 3.2.2.2 Prosesser fra litteraturen... 27 3.3 ARBEIDSPROSESSER I UNDERSØKELSEN... 30 3.3.1 Arealforvaltning og tegningsarkiv... 32 3.3.2 Driftsplanlegging... 32 3.3.3 Vedlikeholdsplanlegging... 33 3.3.4 Leietakerhåndtering... 34 3.3.5 Utleie og kontrakt... 34 3.3.6 Økonomi... 34 3.3.7 Renholdsledelse... 36 3.3.8 Energiledelse og ENØK... 37 3.3.9 Brannsikkerhetsoppfølging... 38 3.7.10 Lås og nøkkelforvaltning... 38 3.7.11 Internkontroll HMS... 39 VII

3.7.12 Feilmelding Meldesentral - Helpdesk og arbeidsordre... 39 3.7.13 Parkeringshåndtering... 39 4. METODE... 41 4.1 SPØRSMÅLENE UNDERSØKELSEN SKAL GI SVAR PÅ... 41 4.2 VALG AV STRATEGI OG METODE... 41 4.3 ORGANISERING OG PRAKTISK GJENNOMFØRING... 43 4.3.1 Første fase - planlegging... 44 4.3.1.1 Utforming av spørreskjemaet... 44 4.3.2 Andre fase; Arbeidsfasen, utsendelse og datainnsamling.... 45 4.3.2.1 Deltakelse og kvalitet i undersøkelsen... 45 4.3.3 Tredje fase; Refleksjonsfase med analyse av innsamlede data.... 45 4.3.3.1 Krysstabeller og korrelasjonstabell... 46 5. UNDERSØKELSEN... 47 5.2 SVAR PÅ SPØRSMÅLENE I UNDERSØKELSEN... 48 5.3.1 Spørsmål nr.1 Hva heter bedriften du er ansatt i?... 48 5.3.2 Spørsmål nr.2 Hva er din stillingsbenevnelse/tittel?... 49 5.3.3 Spørsmål nr.3 Hvor stor eiendomsportefølje forvalter bedriften?... 50 5.3.4 Spørsmål nr.4 Hvilke arbeidsprosesser inngår i byggforvaltningen i din bedrift?... 52 5.3.5 Spørsmål nr.5 Hvilke av prosessene har dere dataverktøy for å understøtte?... 53 5.3.6 Spørsmål nr.6. Andre prosesser i arbeidet med eiendomsporteføljen... 54 5.3.7 Spørsmål nr.7 Hvilke dataverktøy understøtter arbeidsoppgavene/prosessene?... 56 5.3.8 Spørsmål nr.8 Aktuelt med nyanskaffelse av bedre CAFM-verktøy?... 57 6. ANALYSEDEL... 58 6.1 FORVALTERNE... 58 6.1.1 Kategorier av bedrifter... 59 6.1.2 Stillingsfordeling... 59 6.2 GENERISKE PROSESSER... 59 6.2.1 Prosesser oppgitt av respondentene... 62 6.2.2 MILJØ... 62 6.3 PORTEFØLJESTØRRELSE OG ARBEIDSPROSESSER I KRYSSTABELL... 63 6.4 PROSESSVERKTØY OG PORTEFØLJESTØRRELSE I KRYSSTABELL... 65 6.4.1 Verktøy benyttet i forvaltningen... 67 6.5 PROSESS OG VERKTØY I FORHOLD TIL PORTEFØLJESTØRRELSE... 68 6.6 KORRELASJONSMATRISE... 71 6.6.1 Sammenheng mellom prosess og porteføljestørrelse... 71 6.6.2 Påvisning av klynger... 72 6.7 ER NYTT IT-VERKTØY AKTUELT?... 73 7. KONKLUSJONER... 74 7.1 SVARENE... 74 7.2 SAMMENHENGER MELLOM STØRRELSE MOT PROSESS OG VERKTØY... 75 7.2.1 Er anskaffelse av nytt og bedre IT-verktøy aktuelt?... 76 7.3 VIDERE ARBEID... 76 REFERANSER... 78 VEDLEGG... 80 VEDLEGG 1 SPØRSMÅLENE I UNDERSØKELSEN... 80 VEDLEGG 2 SVAR PÅ ÅPNE SPØRSMÅL I UNDERSØKELSEN... 83 VEDLEGG 3 REGRESJONSANALYSE... 87 VEDLEGG 4 ØVRIGE RÅDATA FRA QUESTBACK... 90 VIII

Figur-liste FIGUR 1 - UIO PROSESSER... 5 FIGUR 2 - FRA NORDISK FACILITIES MANAGEMENT NETTVERK, BROSJYRE 2003... 10 FIGUR 3 - FAKTORER SOM STIMULERER FM. FRITT ETTER JENSEN 2001... 11 FIGUR 4 - THE FIRST DIGITAL COMPUTER DRAWING... 12 FIGUR 5 - DATASYSTEM I EIENDOMSFORVALTNING.... 17 FIGUR 6 - BYGNINGSAUTOMATISERINGSSYSTEMER, ØKOBYGG 2002.... 18 FIGUR 7 - FM-OPPGAVENE I EN STØRRE VIRKSOMHET, JENSEN 2001.... 19 FIGUR 8 - OBJEKTORIENTERT TEGNING SOM UTGANGSPUNKT FOR AREALFORVALTNING(ABB 3.2 I MAY 2006)... 32 FIGUR 9 - ENKEL EVALUERINGSPROSESS ARBEIDSFORDELING.... 33 FIGUR 10 - FANER FOR LEIETAKERHÅNDTERING FRA UNI... 34 FIGUR 12 - VU VS BYGGEPROSJEKT (H. GISSINGER 2008)... 35 FIGUR 13 - FM-PROSESS FOR RENHOLD MED DELPROSESSER OG ROLLER. (KAP 4. MAY 2006)... 36 FIGUR 14 - ENERGILEDELSE OG AVVIK.... 37 FIGUR 15 - EKSEMPEL PÅ HANDLINGSKJEDE VED TAP AV NØKKEL... 38 FIGUR 16 - EKSEMPEL PÅ PROSESS VED INNMELDING AV FEIL... 39 FIGUR 17 - UNDERSØKELSENES BREDDE VS DYBDE. (FELLOWS AND LIU 2005)... 42 FIGUR 18 - OVERSIKT OVER BEDRIFTSFORDELINGEN.... 49 FIGUR 19 - ANSVARSOMRÅDER I BYGG OG EIENDOMSFORVALTNING... 49 FIGUR 20 - OVERSIKT OVER FORDELINGEN STILLINGSBENEVNELSER... 50 FIGUR 21 - OVERSIKT OVER FORDELING AV STØRRELSE PÅ EIENDOMSPORTEFØLJE.... 51 FIGUR 22 - PROSENTVIS OVERSIKT OVER HVILKE ARBEIDSPROSESSER FORVALTERNE HAR.... 52 FIGUR 23 - PROSENTVIS OVERSIKT OVER HVILKE PROSESSER DE HAR IT-VERKTØY FOR Å UNDERSTØTTE.... 53 FIGUR 24 - PROSENTFORDELING HVOR MANGE VILLE VURDERT NYANSKAFFELSE.... 57 FIGUR 25 - OVERSIKT OVER PROSESSER, MED TO-TREDELSGRENSEN MARKERT... 59 FIGUR 26 JA, NEI OG KANSKJE.... 73 IX

Tabell-liste TABELL 1- NAVN PÅ FIGUR KILDE; MASTEROPPGAVE NTNU INNLEVERT APRIL 2008 AV ARNE J. SOLESVIK... 22 TABELL 2 - ARBEIDSPROSESSER LEVERANDØRENE TILBYR IT-VERKTØY FOR Å UNDERSTØTTE... 24 TABELL 3 - ENKEL RANGERING AV ARBEIDSPROSESSER FRA LEVERANDØRENE.... 25 TABELL 4 - ENKEL RANGERING AV ARBEIDSPROSESSER FUNNET I FORELESNINGER... 27 TABELL 5 - OPPLISTING OG SAMMENSTILLING AV ARBEIDSPROSESSER FUNNET I LITTERATUREN... 29 TABELL 6 - OVERSIKT OVER FORDELINGEN AV HVILKE BEDRIFTER SOM HAR BESVART UNDERSØKELSEN... 49 TABELL 7 - OVERSIKT OVER FORDELINGEN AV STILLINGSBENEVNELSER... 50 TABELL 8 - OVERSIKT OVER FORDELINGEN AV HVILKE BEDRIFTER SOM HAR BESVART UNDERSØKELSEN... 51 TABELL 9 - OVERSIKT OVER HVILKE ARBEIDSPROSESSER SOM INNGÅR I BEDRIFTENE.... 52 TABELL 10 - HVILKE PROSESSER HAR BEDRIFTEN IT-VERKTØY FOR... 53 TABELL 11 DE HYPPIGST NEVNTE ANDRE PROSESSER OPPGITT I ÅPENT TEKSTFELT.... 55 TABELL 12 - OVERSIKT OVER FORDELINGEN AV LEVERANDØRER OG PROGRAMMER... 56 TABELL 13 - OVERSIKT OVER PROSESSER I KATEGORI; ANDRE... 62 TABELL 14 - ARBEIDSPROSESSER OG PORTEFØLJESTØRRELSE... 63 TABELL 15 PROSESSVERKTØY.... 66 TABELL 16 - PROSESSVERKTØY OG PORTEFØLJESTØRRELSE... 66 TABELL 17 - KRYSSTABELL MED PROSESSVERKTØY OG PORTEFØLJESTØRRELSE, SMÅ.... 68 TABELL 18 - KRYSSTABELL MED PROSESSVERKTØY OG PORTEFØLJESTØRRELSE, MELLOMSTORE.... 69 TABELL 19 - KRYSSTABELL MED PROSESSVERKTØY OG PORTEFØLJESTØRRELSE, STORE... 70 TABELL 20 - KORRELASJONSMATRISE... 72 X

1. Introduksjon Det synes klart er at det i dag ikke finnes noe databasert verktøy hvor forvaltere kan behandle alle oppgavene som inngår i byggforvaltningen på en helhetlig måte. Det virker heller ikke mulig å få til god integrasjon mellom de mange systemene som i dag støtter opp under arbeidsprosessene i forvaltningen i omfang av betydning. Hovedveileder for dette masterarbeidet, Håkon Kvåle Gissinger, Sivilingeniør/Seniorrådgiver i Seksjon Facilities Management hos Rambøll Norge AS tilknyttet Senter for Eiendomsutvikling og Forvaltning ved NTNU, har i sitt skriv om dataløsninger for store byggeiere trukket opp rammene for et større forskningsarbeid. Og han beskriver noen av utfordringene slik: Den tradisjonelle byggenæringa ser ut til å ha større vanskar med å dra nytte av den rivande tekniske utviklinga. Det same gjeld for dei store byggeigarane. Men det kan no sjå ut som om de kan koma store endringar. Web hotel for byggjeprosjekt vinn stadig nye tilhengjarar og sumaren 2005 vart det vedteke ein internasjonal standard for utveksling av bygningsinformasjon (IFC 2X2). Prosjektet ynskjer å undersøka kva som er årsaka til at den tradisjonelle byggjenæringa ikkje er komne lenger med å ta i bruk nye dataløysinger og kva som eventuelt kan gjerast for å syta for at byggjenæringa kan nytta tilgjengelege dataløysinger på ein god og effektiv måte i tida som kjem. (Gissinger 2005) Gissinger skriver videre at en ved først å identifisere de ulike arbeidsprosessene, og deretter se på en eventuell sammenslåing og oppsplitting vil en kunne finne frem til en håndfull prosesser som dominerer den enkelte medarbeiders hverdag. Denne undersøkelsen om bruk av IT-verktøy har som hovedhensikt å identifisere typiske/generiske arbeidsprosesser i norske byggforvalterorganisasjoner. 1

1.1 Definisjoner Definisjoner av ord og begrep, som er gitt en sentral plass i denne undersøkelsen, er i hovedsak basert på definisjoner hentet fra de tre bøkene som utgjør de viktigste teoretiske kildene; -den tyske CAFM-håndbok; IT im Facility management erfolgreich einsetzen [1], - den danske boken ; Håndbok i Facilities Management [2] og - den svenske Boken om Aff - Din manual for Tjenesteupphandlingar [3]. Det mest sentrale begrep her er ordet arbeidsprosess. Arbeidsprosess er satt sammen av de to ordene arbeid og prosess, og under følger kort litt om betydningen av hvert av dem. Prosess / arbeidsprosess / prosessverktøy Fra Kunnskapsforlagets Blå språk og ordboktjeneste på nettet, www.ordnett.no, er hentet følgende fra fremmedordboken om prosess; prose ss en lat. forløp, utvikling, framgangsmåte og fra Synonymordboken: 1. akt, forløp, handling, utvikling (sgang) 2. reaksjon 3. behandling, framgangsmåte (frem-), metode Videre står at en prosess i naturen er en; kontinuerlig rekke av forandringer med lovmessig forløp i natur ell. sjeleliv; naturlig utvikling gjennom en rekke stadier jf. fordøyelsesprosess, livsprosess. Og i jussen legges det følgende i begrepet prosess; civil rettssak med klage, forsvar, avhørelse av vitner og domsavsigelse; rettstvist, og systematisk fremstilling av reglene for rettergang. Denne oppgaven handler om noen karakteristiske arbeidsprosesser i bygg- og eiendomsforvaltningen, og verktøy som brukes til gjennomføring av dem. På bakgrunn av overstående legges følgende definisjoner til grunn. Arbeidsprosess; - er arbeid med deler av forvaltningen etter en bestemt og definert fremgangsmåte eller metode. 2

For ordet verktøy finner samme forlag det engelske synonymet; implement, og oversatt til norsk betyr det; verktøy, redskap, tilbehør, men også; oppfylle, innfri, supplere og forsyne med tilbehør. Prosessverktøy; - er her digitalt redskap og tilbehør som supplerer og bidrar til utførelse av en arbeidsprosess. Generisk arbeidsprosess; - er her en arbeidsprosess som anses å være allmen blant forvalterne i undersøkelsen. I undersøkelsen brukes generisk synonymt med felles. Database; - er her en digital, strukturert og logisk sammenhengende samling av relaterte data, som representerer et aspekt av elementer i byggforvaltningen, og er designet, bygget og populært med data for et avgrenset formål. (fritt etter http://no.wikipedia.org/wiki/database) Hovedøkonomisystem: -er her økonomisystemer som retter seg mot kjernevirksomheten. Definisjoner av begrepene CAFM og Arealforvaltning er hentet fra Masteroppgaven til Arne J. Solesvik; Implementering av arealforvaltningsverktøy for eiendomsforvaltere, vår 2008. CAFM Computer aided facility management (Dataassistert eiendomsforvaltning): Et CAFM-system representerer en individualisert, tilpasset og komplett programvareløsning for å støtte opp om de ulike prosessene knyttet til eiendomsforvaltning. Dette basert på spesifikkebehov knyttet til en organisasjon. Arealforvaltningssystem: Datasystem basert på koblingen mellom grafiske og alfanumeriske data. Systemet inneholder funksjoner basert på informasjon knyttet opp mot et bygg på romnivå, presentert ved hjelp av digitale plantegninger. Systemet kan være en egen modul eller en integrert del av et CAFM-system. Integrasjon; -er her brukt når data fra IT-modulene for arbeidsprosessene, er inkorporert i en sammenslutning, der data fra en modul er tilgjengelig for en annen. Korrelasjon; -fra latin - gjensidig avhengighetsforhold. Her brukt for å forklare sammenhengen mellom to variable størrelser, antall arbeidsprosesser og størrelse på portefølje. Bivariat; -fra latin; som gjelder to variabler samtidig. 3

2. Undersøkelsen I denne delen vil grunnlag og bakgrunn for undersøkelsen bli gjort rede for, og det valgte hovedfokus vil bli nærmere begrunnet. Jeg vil og klargjøre hvilke mål og avgrensninger som er gjort både med tanke på hvilke deler av fagfeltet som ønskes belyst, og for utvelgelse av målgruppe for undersøkelsen. 2.1 Proprietære verktøy Selv om leverandørene av CAFM-verktøy stadig utvider bruksområdene for sine verktøy synes det klart at det i dag ikke finnes noe databasert verktøy hvor forvaltere kan behandle alle oppgavene som inngår i byggforvaltningen på en helhetlig måte. Det virker heller ikke mulig å få til god integrasjon mellom de mange systemene som i dag støtter opp under arbeidsprosessene i omfang av betydning. På markedet finner vi i dag en mengde ulike dataprogrammer, CAFM-systemer og IT-baserte konsepter som markedsføres til bruk i bygg- og eiendomsforvaltningen. Disse markedsføres alle med utgangspunkt i at de kan gi økt effektivisering av forvaltning, drift og vedlikehold av bygninger og eiendommer. Effektiviseringen skal oppnås ved at brukerne gis gode løsninger for å holde oversikt over bygg og eiendom, og gi digital hjelp i de arbeidsprosesser forvaltningen fører med seg. De fleste av byggforvaltningssystemene inneholder i dag en modul der tegningene over bygningsmassen kan legges inn. Øvrige moduler eller programdeler kan så hente data fra tegningsdatabasen og knytte data fra prosessene opp mot strukturen i denne. I tillegg til IT-modulene tilgjengelig på markedet, har mange forvalterorganisasjoner utviklet egne verktøy for å støtte arbeidsprosesser de mener er viktige. Arne Johan Solesvik skriver i sin Masteroppgave fra våren 2008, at; Det som går igjen i intervjuene som er gjennomført i denne undersøkelsen, er at systembrukerne selv har vært med på utviklingen av systemene opp gjennom årene. (kap2) Siden det ikke finnes systemer som håndterer alle arbeidsprosessene som inngår i en forvalters hverdag, har mange forvaltere har tatt i bruk flere ulike typer IT-verktøy. Når flere systemer må tas i bruk, fører det med seg at data om arbeid i bygg og eiendom må legges inn 4

flere ganger og det kan bli vanskelig å holde systemene ajour. Dersom systemene som skal gi oversikt og kontroll ikke oppdateres, mister de fort sin verdi som grunnlag for FM-arbeidet, og en oppnår ikke den effektivisering av arbeidet som en ønsket. Ulike virksomheter vil trolig finne ulike arbeidsprosesser de mener er de riktige og sentrale for deres virksomhet. Undersøkelsens intensjon er å søke å finne frem til prosesser som er mer eller mindre uavhengige av hvilken virksomhet det er som bruker prosessene. Med en slik tilnærming håper jeg å kunne koble utredningene av prosessene fra hvilke dataverktøy som til en hver tid er tilgjengelig på markedet. Gjennom denne masteroppgaven vil jeg søke å finne prosesser som er mer eller mindre uavhengige av hvilken virksomhet som bruker prosessene. Med en slik tilnærming vil en kunne fristille undersøkelsen fra hvilke type IT-verktøy som til enhver tid finnes på markedet, og heller se på hvor godt ulike IT-verktøy støtter ulike arbeidsprosesser. 2.2 Fokus for undersøkelsen Under sin forelesning for masterstudenter ved NTNU 14.mars 2007 om databaserte FDVprogrammer ved Universitet i Oslo, listet teknisk direktør Frode Meinich opp en rekke ITsystemer som var i bruk i eiendomsforvaltningen der. En av utfordringene han trakk frem var vanskene forbundet med å finne systemer som gav mulighet for integrasjon og system som ikke var proprietære, men hyllevare. I grønne bokser i figuren til høyre ser vi eksempler på noen av de arbeidsprosesser eiendomsforvaltningen i UIO bruker IT-verktøy for å administrere. Tilsvarende lister finnes hos alle større eiendomsforvaltere i dag, men det er gjort lite for å finne frem til arbeidsprosessene som er typiske for eiendomsforvaltningen. Figur 1 - UIO prosesser 5

Når de typiske prosessene ikke er funnet og entydig beskrevet er kanskje en opplagt følge av det at det ikke er utviklet databaserte IT-verktøy som kan støtte opp under disse arbeidsprosessene på en helhetlig måte. Hyllevaren som Meinich leiter etter for sitt arbeid, er altså ikke utviklet i noen særlig grad. I en artikkel fra Teknisk Ukeblad, nr 23/Juni 2008, skriver Espen Zachariassen at Forsvaret nå vil bruke en halv milliard kroner på å innføre Felles integrert forvaltningssystem(fif) som skal erstatte en rekke ulike IT-løsninger. I FM-arbeidet er det en utfordring at bygg og installasjoner blir stadig mer avanserte. Dette fører med seg nye muligheter for forbedring av kvalitetene i eiendommene, men det stilles også høyere krav til forvaltningen i et marked som forventer stram organisering, lave kostnader og effektiv bruk av ressurser. Nye myndighetskrav pålegger forvaltere større ansvar for å holde ajour dokumentasjon for stadig nye deler av fagfeltet og også fra andre aktører i omgivelsene blir kravene til dokumentasjon stadig viktigere. Undersøkelsen fokuserer på de arbeidsprosesser innen FM-arbeidet som krever støtte av ITverktøy. For arbeidsprosesser av en slik karakter vil utførelse ved hjelp av IT-verktøy kunne forenkle, automatisere eller delautomatisere prosessene og med det gjøre arbeidet enklere og resultatene mer nøyaktige. Mange av disse prosessene er mer eller mindre avhengig av støtte fra sentrale informasjonsdatabaser for en god og effektiv utførelse. 2.3 Avgrensninger I det overordnede strategiske ledelsesarbeidet i FM-disiplinen inngår arbeidsprosesser som også baserer seg på data fra hovedøkonomisystem og de sentrale informasjonsdatabasene for faget. Underveis i skriveprosessen er bruken av organisatoriske verktøy tatt ut som fokusområde for undersøkelsen. Arbeidet med oppgaver som valg av ledelsesfilosofi, delegeringsgrad og organisasjonsstruktur er av en annen karakter enn prosessene som er beskrevet her. I dette arbeidet benyttes ikke dataverktøy på samme måte som for de andre prosessene. 6

Hovedøkonomisystemet er for de fleste bedrifter tilpasset kjernevirksomheten og er ikke en modul i CAFM-system. Økonomiske prosesser i FM-disiplinen må løses ved bruk av støtteverktøy. Databasene både internt og eksternt må holdes oppdaterte om de skal ha verdi for arbeidet i forvaltningen. Forhold rundt implementering og ajourhold av de interne databasene for tegning og bygningsinformasjon er belyst i sin fulle bredde i masteroppgaven til Arne J. Solesvik og dette emnet blir derfor holdt utenfor denne undersøkelsen. Arbeidet med Bygningsautomatiseringsanleggene defineres til å ligge utenfor undersøkelsens hovedfokus. Dette er tekniske installasjoner som det ikke på samme måte som for de andre prosessene skal utvikles software for å avhjelpe. Undersøkelsen omfatter heller ikke oppgaver og prosesser knyttet til etablering og implementering av CAFM-verktøy i organisasjonen eller innsamling av data og etablering av andre sentrale informasjonsdatabaser. 2.4 Mål for undersøkelsen En utfordring for byggenæringen ser ut til å være at den ikke i samme omfang som andre sektorer har klart å utnytte de mulighetene den nye IT-teknologi har ført med seg, og dette gjelder også i arbeidet med forvaltning. Målet for undersøkelsen er å identifisere typiske arbeidsprosesser i norske forvalterorganisasjoner. Videre skal jeg undersøke om byggforvaltningsorganisasjonen i dag har dataverktøy som støtter de ulike arbeidsprosessene eller ikke. Følgende hovedpunkter er med i undersøkelsen: 1. Gjennomgang av relevant litteratur innen FM - fagfeltet generelt og for CAFM - system spesielt. 2. Typiske arbeidsprosesser som er omtalt i litteraturen skal identifiseres og defineres. 3. Gjennomføre en spørreundersøkelse hos norske bygningsforvalterorganisasjoner med stort innslag av egenproduksjon av tjenester på taktisk og operativt nivå, for å identifisere typiske arbeidsprosesser som har behov for støtte fra IT-verktøy. 7

4. Innsamlede data analyseres og for å se om det kan påvises prosesser som synes å være generiske/felles blant forvalterne som deltok i undersøkelsen. Gjennom denne masteroppgaven vil jeg søke å finne prosesser som er mer eller mindre uavhengige av hvilken virksomhet som bruker prosessene. Med en slik tilnærming vil en kunne fristille undersøkelsen fra hvilke type IT-verktøy som til enhver tid finnes på markedet, og heller se på hvor godt ulike IT-verktøy støtter ulike arbeidsprosesser. 2.5 Målgruppe og spørreverktøy Fokuset for undersøkelsen ligger i å finne frem til de arbeidsprosesser som kan virke generiske og videre i koblingen mellom arbeidsprosesser og bruk av databaserte IT-verktøy. Til sammen er 105 foretak i bygg- og eiendomsforvaltning, som alle har et betydelig innslag av egenproduksjon av tjenester, spurt om å delta og av dem har 63 sendt inn sine svar. Undersøkelsen er gjort ved hjelp av det web-baserte spørreverktøyet QuestBack. Det lagt stor vekt på at undersøkelsen om arbeidsprosessene skulle være enkel og lite tidkrevende, med et begrenset antall spørsmål i håp om at det ville høyne svarprosenten. 8

3. Teorikapittel I teorikapittelet vil de viktigst litterære funnene bli gjennomgått og oppsummert. Etter innledningen om FM-disiplinen følger to hovedkapitler: Først presenteres en oversikt over de arbeidsprosesser leverandørene av CAFMverktøy leverer programvare, moduler og systemer for å understøtte på markedet i dag. Funnene fra leverandørene vil så bli holdt opp mot prosessene beskrevet i litteratur og forelesningsmateriale om emnet og de mest sentrale prosesser identifisert. I andre del velges arbeidsprosessene som skal være valgbare i undersøkelsen og disse blir så videre definert på basis av det teoretiske grunnlaget. 3.1 Innledning Etter søk i bibliotekenes databaser er det som foreligger av teoretisk underlag om bruk av ITverktøy i bygg- og eiendomsforvaltningen ikke særlig omfattende. Bruk av slike verktøy har en relativ kort historie, og jeg har ikke funnet nyere undersøkelser med fokus mot utbredelse av arbeidsprosesser og IT-verktøyenes støtte for prosessene i FM-faget. Funn fra søk om bruk av IT-verktøy i forvaltningen er av eldre dato (Kartlegging av EDB-verktøy, SINTEF 1997, SFT22 A97526) og omhandler systemer med begrenset virkeområde og med liten gyldighet relatert til nåtiden. Den viktigste teoretiske kilden søket gav var en tysk CAFM-håndbok; IT im Facility management erfolgreich einsetzen, som med min oversettelse til norsk får tittelen; Hvordan få gode resultat av å ta i bruk IT i FDVU-arbeidet.. Dette er andre opplag av boken skrevet av Michael May, og ble utgitt siste halvdel av 2006. Det mest sentrale begrepet i boken er CAFM, Computer Aided Facility Management, og boken omhandler ulike aspekt omkring det å ta i bruk CAFM på en vellykket måte i bedriften, fra implementering av tegninger og data, til bruk av de ulike moduler et slikt system kan være bygd opp av. Videre er den danske boken av Per Anker Jensen fra 2001(Jensen 2001); Håndbok i Facilities Management, en viktig kilde sammen med den svenske AFF. (AFF 2005); 9

Boken om Aff- Din manual for Tjenesteupphandlingar. Disse to bøkene er FM-håndbøker til bruk i bygg- og eiendomsforvaltingen og særlig den danske boken fungerer godt som en innføring i hva FM handler om. Den svenske gir et fyldig grunnlag for anskaffelse av FM-tjenester. I dette kapitlet er også noen referanser til relevante presentasjoner og foredrag gitt under studiene ved Masterutdanningen for Bygg- og eiendomsforvaltning (NTNU - Fakultet for arkitektur og billedkunst; 2005-2008) og til noen artikler om emnet som er funnet i tidsskrifter og ved søk på nettet. Det begrensede tilfanget av litteratur forteller nok at fagfeltet enda ikke er fullt ut institusjonalisert. Det er rimelig å anta at oppfatningen av hva som hører med under FMbegrepet vil endre karakter enda noen ganger i årene som kommer og dermed at også omfanget av arbeidsprosesser som inngår i arbeidet vil kunne endres (kap 2. Jensen 2001). 3.1.1 Facility Management mer enn arbeid med fasilitetene Bygg- og eiendomsforvaltningen har gjennomgått store endringer der arbeidet med drift, vedlikehold og utvikling av bygg og eiendom, nå inngår som en del av et større arbeidsområde der det i tillegg leveres service- og støttefunksjoner for virksomheten i byggene. Figur 2 - Fra Nordisk Facilities Management Nettverk, brosjyre 2003. Begrepet Facility Management (FM) ble introdusert i USA på slutten av 1970-tallet, og følgende definisjon fra den norske, NS-EN 15211-1,oversettelsen av den europeiske FMstandarden, legges til grunn i denne oppgaven; FM Facility Management (fasilitetsstyring): Integrasjon av prosesser i en organisasjon for å opprettholde og utvikle avtalte tjenester som støtter og forbedrer effektiviteten til organisasjonens primære aktiviteter. 10

Prosessene som FM-disiplinen etter definisjonen skal ivareta og integrere, er ikke bare prosesser og tjenester knyttet til selve bygget/eiendommen, men også til de servicefunksjoner og foranstaltninger som følger i tilknytning til virksomheten. FM skal gjennom arbeidsprosessene sikre at virksomheten kan fokusere på sitt kjerneområde og sine mål. 3.1.2 Verktøy i bygg- og eiendomsforvaltningen I sin bok Håndbod i Facilities Management trekker P.A. Jensen (Jensen, 2001) frem noen faktorer som har vært særlig viktig for utviklingen av FM som selvstendig disiplin. Jensen slår fast at den viktigste faktor av betydning for endring og utviklingen av FM, uden tvivl er utviklingen innen informasjonsteknologien. Fra å være en erstatning for skrivemaskinen, er PC i dag, sammenkoblet med e-post, intranett og informasjonsdatabaser på internett, blitt et effektivt arbeids- og kommunikasjonsredskap for nær sagt alle typer kontorarbeidsplasser, og også i bygg- og eiendomsforvaltningen. Omfanget av IT-utviklingen har ført med seg høyere investeringskostnader pr. kontorarbeidsplass, men den Global Fra industri konkurranse Stigende samme utvikling har også gitt muligheter til omkostninger informasjonsf for arealer for betydelig effektivisering og FM Omkostninger rasjonalisering. Fagområdet FM står ved feil sentralt i forhold til begge disse faktorene Energikrise og IT grønn bølge Informasjonsog kan gi økt mulighet for styring og teknologi kontroll i arbeidet. Medarbeiderforventninger Figur 3 - Faktorer som stimulerer FM. Fritt etter Jensen 2001. Av IT-baserte verktøy som benyttes i FM er Computer Aided Facilities Management (CAFM) det mest sentrale. Ifølge P.A. Jensen (kap 2. Jensen 2001) og Dansk Facilities Managementnettverk er FM å regne som en sentral ledelsesdisiplin som omfatter både strategiske, taktiske og operative oppgaver og av viktige verktøy kan nevnes; 11

1. Økonomistyringsverktøy. Stikkord: Hovedøkonomisystemet i virksomheten er rettet mot kjernevirksomhet og til FM behøves supplerende system, aktivitetsbaserte kontoplaner, FM-nøkkeltall, benchmarking. 2. Strategiske planleggingsverktøy. Stikkord: Risikoanalyser, tilstandsanalyser, investeringsanalyser, levetidsbetrakninger, totaløkonomiske beregninger. 3. Space Management verktøy. Stikkord: Digitale arealverktøy basert på tegninger av bygningene. Til bruk for oppgaver i arealdisponering, ombygging, utnyttelse av lokaler, flytting osv. Regnet som selve kjernen i et CAFM-system og har tradisjonelt vært sammenkoblet med et CAD/DAK-system med en tilhørende tegningsdatabase og en database med diverse opplysninger om bygninger og utstyr. 4. IT-verktøyer. Stikkord: CAFM-system, bygningsvedlikehold og driftssystemer, prosjekt økonomi, personale, energi og arbeidsmiljø. Basert på Jensen 2001. 3.1.3 Kort historikk om IT-verktøy i forvaltningen Det er ikke lenge siden det store flertall av bygg- og eiendomsforvaltere i stor grad baserte seg på papirtegninger over bygningene når de trengte bygningsdata eller FDVU-dokumentasjon. Plantegninger, tekniske tegninger og snitt-tegninger ble hentet frem fra støvete arkiv når grunnlag for arealberegninger som utarbeides, bygninger bygges om eller reparasjoner utføres på installasjoner eller utstyr i bygningen. Men fra midten av -60 tallet kom de første datasystemene, til hjelp i eiendomsforvaltning, i større firmaer i USA. Da startet den, primitive Anfänge, den spede begynnelse av utviklingen av databaser for eiendomsdata og DAK-grafikk, og det var i Main frames, eller store datamaskiner, programmene ble utviklet. (kap 2.4 May 2006). Figur 4 - the first digital computer drawing Bildet over er hentet fra Computer History Museum og har undertittelen; SuperPaint 1973 was the first digital computer drawing system to use a frame buffer. ( http://www.computerhistory.org/timeline/) Computer Aided Facilities Management (CAFM) ble tatt i bruk som samlebegrep for programmene som utviklet seg for bruk i bygg- og eiendomsforvaltningen på slutten av 1980- tallet. Da ble det utviklet mer eller 12

mindre automatiserte løsninger for innsamling og vedlikehold av FM-data. Men det var ikke før IBM introduserte de første PC ene (personal computers) på begynnelsen av 80-tallet at det ble vanlig at bygg- og eiendomsforvaltere benyttet IT-baserte databaser i sitt arbeid. Så kom tegneprogrammer og mulighet for utvidet funksjonalitet i systemene ved at det ble opprettet koblinger mellom DAK og romdatabaser. Det store IBM-konsernet spilte en svært viktig rolle i utviklingen på fagfeltet, og med operativsystemet MS-DOS fra Microsoft utviklet de første CAFM-systemene seg raskt. DAK-programmet AUTOCAD ble raskt ledende på markedet og utviklet seg til å bli et fullverdig tegneprogram som på mange måter var de gamle teknikkene overlegne. AUTOCAD har holdt tritt med utviklingen og har fortsatt en sterk posisjon i markedet, men ett vell av andre gode løsninger er også introdusert. På 90-tallet befestet Microsoft sin ledende posisjon som vanligste plattform for operativsystemer i PC, og serieproduserte CAFM-systemer har nå vært på markedet i mer enn tjue år. (kap 2.4, May 2006). 3.1.4 CAFM systemer uten integrasjon Felles for mange større byggforvaltere i dag, er at det som regel er stor variasjon i den bygningsmassen de forvalter når det gjelder forhold som alder, størrelse, formål, kvalitet og kompleksitet. Dette gjelder også for de fleste av respondentene i undersøkelsen, kommuner, fylkeskommuner, studentsamskipnader så vel som mange av private aktører. For å få lettere tilgang til informasjon om og bedre oversikt over bygg- og eiendomsporteføljen har mange byggeiere og forvaltere i Norge gått til anskaffelse av et databasert CAFM-system. Systemene er anskaffet og helt eller delvis implementert for å forenkle arbeidsprosesser i organisasjonen og dermed også øke effektiviteten. Men dessverre klarer mange forvalter ikke å nyttiggjøre seg muligheten teknologien gir. 13

Torstein Foss fra OptioFM skriver om vanskene forvalterne har med å utnytte IT-verktøyene i en artikkel i fagtidsskriftet Byggaktuelt: Noe av årsaken kan være at det ikke blir definert noe klart mål/hensikt med datainnsamlingene, en manglende systematisering før igangsetting, eller manglende rutiner for løpende ajourhold av de innsamlede data. Og dette igjen kan ha årsak i manglende ressurser, dvs. personell, tid, penger, samt manglende prioritering og fokus fra administrativ og politisk ledelse. Dette fører ofte til at FDVU systemene kun delvis utnyttes, eller i noen tilfeller ikke blir anvendt i det hele tatt. http://www.byggaktuelt.no CAFM-system, eller det vi i Norge ofte kaller for FDV- eller FDVU-system, er en benevnelse på datasystem som inneholder ulike programmer/moduler til bruk i arbeidet med eiendomsforvaltning. I definisjonen fra kapittel 1, hentet fra den tyske boken heter det at CAFM-systemet burde være en komplett dataprogramvareløsning for å støtte de ulike prosessene knyttet til eiendomsforvaltning. Ved innføring og riktig utnyttelse av CAFM system kan en mellom annet oppnå; bedre oversikt over eiendomsporteføljen, bedre oversikt over eiendomsdokumenter, som skjøte, målebrev, heftelser og lignende, bedre tilgang til og bedre utnyttelsesgrad av eiendommene, bedre oversikt over økonomiske forhold knyttet til porteføljen, bedre oversikt over sentrale kostnader i organisasjonen; arealbruk, renhold og energi, bedre og mer effektiv planlegging av driftsarbeidet, bedre og mer effektiv planlegging av vedlikeholds- og rehabiliteringsarbeid. Ved forbedret integrasjon og mulighet for å hente informasjon på tvers av modulene kan man mellom annet hente ut følgende effekter; Raskere tilgang til oppdatert beslutningsgrunnlag. Raskere og bedre mulighet for retting av feil og mangler. Lavere responstid for feilretting. Mer presis og raskere informasjonsutveksling mellom avdelinger internt. Mer presis og raskere informasjonsutveksling mellom forvaltere og leietakere/brukere. Bredere informasjonstilfang og dermed bedre underlag for rapportering. Større mulighet for rapportering med kombinasjon av data fra drift knyttet opp mot tegningsgrunnlag. Rapportering fra et forbedret grunnlag med optimalisert overblikk over kostnader fordelt pr. kvm, pr. type rom, pr. bygning, pr. avdeling, pr. virksomhetsområde og lignende. 14

Mulighet for utregning av nyanserte nøkkeltall på grunnlag av kombinasjonsmulighetene. Bedre oversikt over status for drifts- og vedlikeholdsoppdrag. Bedre utnyttelse av interne mannskapsressurser og dermed økt produktivitet. Mulighet for bedre rapportering over status for arealbruk f. eks. pr. medarbeider, pr. kategori. Mulighet for økt inntjening ved at verdien av arealene kommer tydeligere frem. Mulighet for mer målrettet utnyttelse, tilpassing og modernisering av arealene. Opplistingen av mulighetene økt integrasjon kan gi, er satt opp på bakgrunn av funn i CAFM- 2006 og den danske håndboken, og er ikke ment å være uttømmende. Punktene viser bare et utvalg av mulighetene. Forfatterne legger vekt på at hver enkelt eiendomsforvalter selv må arbeide for at IT-verktøyet skal bli best mulig tilpasset organisasjonen og virksomheten den støtter opp under. Først når forvalterne har ett IT-system der informasjon fra databaser og de ulike arbeidsprosessene er integrert, kan en til fulle utnytte mulighetene IT-teknologien gir I rapporter fra praksis, mellom annet lagt frem i forelesninger ved NTNU høsten 2006/våren 2007, vet vi at mange forvaltere ikke har ett, men flere system for å ivareta støtten til FMprosessene. Håkon K. Gissinger refererte fra Trondheim Eiendom som har ett system for arealforvaltning, ett annet system for tegningsarkiv, et tredje for administrasjon av leietakere osv. (Forelesning Gissinger 2006). Frode Meinich ved Universitet i Oslo(UiO) fortalte at de der hadde mange gode FDVUsystemer, men at realiteten var at integrasjon av informasjon på tvers av systemene ikke lot seg gjøre. Universitet hadde derfor en Masterplan (Meinich), om å anskaffe ett system som kunne håndtere flere av og helst alle prosessene som inngikk i bygg- og eiendomsforvaltningen hos dem. Denne undersøkelsen skal søke å finne frem til hvilke prosesser et slikt system burde innholde av moduler om det skulle imøtekomme UiO sin planer, og alle andre forvaltere med tilsvarende behov. 15

3.1.5 Forhold til økonomisystem, databaser og BAS. De generelle hovedøkonomisystemene er for de fleste bedrifter knyttet opp mot organisasjonens kjernevirksomhet. De arbeidsprosessene vi er særlig interessert i å finne frem til i denne undersøkelsen er som oftest ikke en del av kjernevirksomheten og derfor er som regel ikke hovedøkonomisystemet tilstrekkelig til hjelp som styringsverktøy i forvaltningen. For å få en effektiv økonomistyring sier Jensen i sin bok at en er avhengig av et supplerende system til økonomistyringen. Jensen hevder at det er mulig å benytte økonomisystemet som et aktivt styringsverktøy i forvaltningen om en legger til grunn et passende detaljeringsnivå i aktivitetsbaserte kontoplaner. I forhold til temaet i denne oppgaven kunne vi kalle dette for arbeidsprosessbaserte kontoplaner. (Jensen 2001) Forvalteren trenger økonomistyringsverktøy blant annet til bruk i prosjektstyring, styring av innkjøp, og bestilling og kontroll av innleid/innkjøpte servicetjenester. I mange bedrifter faktureres FM-tjenester internt, og på den måten holdes oversikt slik at interne utgifter føres i riktig regnskap. Med det oppnår bedriftene god oversikt og synliggjøring av de utgifter hver enkelt avdeling belaster FM-tjenesten med mht; løpende driftsutgifter, husleie pr. leid m2, mengde leverte servicetjenester osv. Å holde oversikt over økonomisystemer uten IT-verktøy er i dag en utenkelighet, men kontrollen med de mindre arbeidsprosessene/økonomisystemene innen FM-faget er i dag mange steder gjort med enkle verktøy og exel-ark. I noen virksomheter tillates at CAFMsystemet kobles direkte mot organisasjonens økonomisystem. Under er satt opp en modell for hvordan de ulike datasystemene i bygg- og eiendomsforvaltningen er i knyttet opp mot hverandre. Modellen (Figur - 6) viser hvordan styringssystemene i CAFM-systemet best utnyttes om det er gitt mulighet for datautveksling med hovedøkonomisystemet og interne informasjonsdatabaser. Tilknytting til eksterne informasjonsdatabaser som holdes ajour av andre, utnyttes best om kobling og nedlasting automatiseres. 16

Figur 5 - Datasystem i eiendomsforvaltning. 3.1.5.1 Eksterne databaser I bygg- og eiendomsforvaltningen er det i mange av arbeidsprosessene behov for innhenting av data fra databaser internt, men også utenfor organisasjonen. Eksempler på slike eksterne databaser er: Lovdata og byggforskrifter Brønnøysundregistrene med regnskapsinformasjon og opplysninger som regnskapstall, betalingsanmerkninger, panteheftelser, årsregnskaper, konkursprediksjoner. Digitale kartverk, eiendomsregistre. Byggforsk Norges byggforskningsinstitutt Energidatabaser hos leverandørene. Holte Prosjekt Statistisk Sentralbyrå 3.1.5.2 Interne databaser De sentrale informasjonsdatabaser forvalterorganisasjonen utveksler informasjon med internt fra egne servere er vesentlige i FM-arbeidet. En av de kritiske suksessfaktorene Arne Johan Solesvik trekker frem i sin Matergradsoppgave fra våren 2008; Implementering av arealforvaltningsverktøy for eiendomsforvaltere er at det under og i etterkant av implementering settes av nok interne ressurser til å holde informasjonsdatabasene oppdaterte. 17

Informasjonsdatabasene kan bare gi gode styringsindikatorer om de er oppdaterte, konsistente og komplette. Eksempler på viktige interne databaser er: Digitaliserte og objektorienterte tegninger. FDV - dokumentasjon og bygningsinformasjon. Arealoversikter. Adresseregister. Nøkkelbank. Leietakeregister. Inventarlister. Kunstregister. 3.1.5.3 Byggautomatiseringssystemer (BAS) Bygningsautomatiseringsystemer(BAS) er løsninger som kobler sammen de forskjellige tekniske installasjonen i et bygg, i ett eller flere IT-nettverk som kommuniserer internt. I figuren vises et eksempel på omfang av tekniske installasjoner i en portefølje. Hovedfunksjonen til et BAS - system er å være hjelpeverktøy for driftsavdelingen for styring, regulering og overvåkning av de tekniske systemene i porteføljen. Dette kan f.eks være systemer for adgangskontroll, SDanlegg, brannalarmanlegg, lysstyring, ventilasjon.(; Bygg for framtiden, kilde http://www.arkitektur.no Økobygg 2002) Figur 6 - Bygningsautomatiseringssystemer, Økobygg 2002. 18

3.2 Arbeidsprosesser i FM-arbeidet For å få en oversikt over hvilke prosesser som kan inngå i FM-arbeidet kan en ta utgangspunkt i den opplisting av FM-oppgavene som er omtalt det teoretiske grunnlaget for faget. Sentrale temaer er listet opp i ulike modeller i litteraturen og i figuren under er gjengitt P.A. Jensen sin modell fra boken Håndbok i Facilities Management, med hovedvirksomhetsområdene; Investeringsforvaltning, Finansiell/Administrativ forvaltning, Arealforvaltning, Driftsforvaltning og Serviceforvaltning. Figur 7 - FM-oppgavene i en større virksomhet, Jensen 2001. Den norske standarden NS 3454 om Livssykluskostnader for byggverk gir en annen innfallsvinkel med sin tabell med hovedposter for kostnader i FM og der er tatt med følgende områder; kapitalkostnader, forvaltningskostnader, driftskostnader, vedlikeholdskostnader, utviklingskostnader, kostnader knyttet til service, støtte og potensiale i bygg og eiendom. Arbeidsprosessene som er i fokus for denne undersøkelsen er i forvaltningen i dag ivaretatt av mange forskjellige datasystemer og løsninger. Prosessene verktøyene gir hjelp for arbeidsoppgaver som har en repeterende karakter innenfor temaene i avsnittet over. Og særlig 19

god effekt av et databasert verktøy oppnår en om den repeterende oppgaven utføres av flere ansatte samtidig (Gissinger 2006). 3.2.1 Arbeidsprosesser fra leverandørene av CAFM-verktøy Under arbeidet med utarbeidelsen av spørsmålene i undersøkelsen ble jeg interessert i å finne ut hvilke arbeidsprosesser som det fantes IT-verktøy til å understøtte blant leverandørene av CAFM-systemer i dag. Jeg foretok derfor søk etter leverandører og deretter et overflatesøk etter prosessene de beskrev og tilbød IT-verktøy for å understøtte. Produsentene av CAFM-verktøy baserer sitt virke på bruk av IT-teknologi og jeg fant derfor ikke grunn til å leite etter den informasjonen jeg trengte andre steder enn på internett. I tillegg til søket på nettet har jeg hentet inn lister over leverandører fra Masteroppgaven til Arne J Solesvik og fra forelesninger ved NTNU 2006/07. Utvikling av CAFM-verktøy pågår kontinuerlig og leverandørene presenterer stadig nye versjoner med utvidet funksjonalitet. Videreutviklingen av systemene skjer ofte på bakgrunn av etterspørsel fra brukerne som etterspør nye løsninger tilpasset virksomhetene. I undersøkelsen Arne J. Solesvik gjennomførte går det frem at mange systembrukere selv har vært med på å utvikle IT-verktøyene de bruker i dag. En slik utvikling av programvare fører nok til at det som utvikles ikke alltid får en generell karakter og at programvaren som tilbys enten har for mye skreddersøm lagt over og tilpasset en spesiell lest, som for eksempel sykehusdrift. Et annet alternativ er at programvaren får en svært generell karakter og at det må legges ned betydelige ressurser for å virksomhetstilpasse systemet før det kan gi den hjelp en ønsker. Dette arbeidet er både tid- og ressurskrevende, men i den tyske boken er det lagt vekt på at forvalteren oppnår best effekt ved å bruke tid på å tilpasse CAFM-systemet (Kap 8. May 2006). Funksjonaliteten i systemene varierer og hensikten med undersøkelsen er å finne frem til generiske arbeidsprosesser som systemene bør tilby understøttelse for. Utviklingen går i retning av at leverandørene tilbyr systemmoduler, der hver modul ivaretar en eller flere arbeidsprosesser i forvaltningen. Forvalteren kan ta i bruk flere moduler etter 20

hvert og i CAFM-boken er dette en anbefalt fremgangsmåte for å bygge et CAFM-system og ikke gjøre implementeringsarbeidet for omfattende før systemet kan tas i bruk. 3.2.1.1 Leverandørene/utviklerne Det finnes mange aktører i markedet i dag, både små og store. Eksempel på en liten aktør er NEAS som i Bergen akkurat har startet opp sin virksomhet som leverandør av FM-tjenester, og startet opp utvikling av et CAFM-system. Forvaltere som velger deres system vil måtte være med i uviklingen av modulene og utviklingen vil skje på basis av et program utviklere i NEAS NBC har utviklet for arbeid med brannforebygging, tilsyn og kontroll. Et eksempel på en av de større norske leverandørene er LYDIA som har tilbudt sitt system for arealforvaltning og CAFM siden 1998. Systemet er en videreføring av arbeidet CAD Nordic la ned fra midt på 80-tallet. LYDIA har i dag en stor stab av utviklere og omtaler seg som Norges ledende leverandør. Høsten 2007 gikk Hordaland fylkeskommune i gang med en anskaffelsespross for innkjøp av nytt CAFM-system. Fylkeskommunen foretok en markedsundersøkelse og kartla aktuelle leverandører i markedet. Rundt 50 firma ble varslet om tilbudskonkurransen som var utlyst i EØS-markedet. 16 aktører meldte interesse for å delta i konkurransen og i tabellen under er de satt opp med navn på program og en kolonne for registrering av om de tilbyr arealforvaltningssystem eller ikke. 21