Sttorrd kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 10.04.13 Kl.: 12.00 14.00 Stad: Formannskapsalen Saknr.: 12/13 19/13 MØTELEIAR Johan Inge Særsten (Frp) DESSE MØTTE Jens Arne Stautland (Krf) Kristin Ankervold (Ap) Peggy Husevik Bærøy (V) Gaute Straume Epland (Ap) FORFALL Wilhelm Engelsen (Ap) hadde meldt forfall til møte. Gaute Straume Epland (Ap) møtte i staden. DESSUTAN MØTTE Else Holst-Larsen v/ Deloitte AS var med i heile møtet. Skatteoppkrevjar Wigdis Sagvåg var med å handsama sak 18/13. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Elin Molven. Sakliste: Saknr. Sak 12/13 Godkjenning av innkalling og sakliste 13/13 Godkjenning av protokoll frå møte 4.2.2013 14/13 Orienteringssaker 15/13 Meldingar 16/13 Søknad om fullfinansiering av forvaltningsrevisjon Fysisk miljø ved skulane 17/13 Årsmelding 2012 for kontrollutvalet 18/13 Kontrollrapport 2012 vedrørande skatteoppkrevjarfunksjonen i Stord kommune Uttale frå kontrollutvalet 19/13 Gjennomgang av møteprotokollar Eventuelt 1
12/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 13/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 4.2.2013 Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 4.2.2013. VEDTAK Protokollen frå møte 4.2.2013 vart samrøystes godkjend. 14/13 ORIENTERINGSSAKER Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Sekretariatet Revisor sin plass i kommunestyremøta. 2 Utvalsleiar Lesebrett til politiske utval i Stord kommune Status i saka. 3 Sekretariatet FKT fagkonferanse 5. 6. juni 2013. 4 Sekretariatet Vidare opplæring av kontrollutvalet. Eventuelt FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringssakene til orientering. HANDSAMING I MØTE Nr. Frå: Orientering vedr.: 2 Utvalsleiar Lesebrett til politiske utval i Stord kommune Status i saka. Dei to siste KUV medlemmene har endå ikkje motteke lesebrett frå kommunen. Utvalsleiar skal etterspørja i høve tildeling av lesebrett til dei to utvalsmedlemmene som ikkje har motteke dette endå. 3 Sekretariatet FKT fagkonferanse 5. 6. juni 2013. Invitasjon vart sendt til utvalsmedlemmene pr. e-post 2.4.2013. I tillegg vart programmet også delt ut i møtet. Kort informasjon ved skeretariatet. Utvalsmedlemmane ynskjer å delta og alle melder seg på sjølve. 4 Sekretariatet Vidare opplæring av kontrollutvalet. Det er til vurdering å ha ny opplæring for kontrollutvala, td. i januar 2014. KUV medlemmene skal melda tilbake i neste møte kva og korleis dei ynskjer denne opplæringa. KUV ynskjer tilbakemelding på kva dei andre utvala ynskjer i høve opplæring. 2
Vedtak var samrøystes. VEDTAK: Orientering nr. 2.: Lesebrett til politiske utval i Stord kommune: Kontrollutvalsleiar tek kontakt med administrasjonen/ordførar for å etterspørja lesebrett til dei to utvalsmedlemmene som ikkje har fått dette tildelt. Kontrollutvalet tok elles orienteringssakene til vitande. 15/13 MELDINGAR FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Fylkesmannen i Verjemålsreforma status og gjennomføring 2012 Hordaland 2 Fylkesmannen i Stord kommune Budsjett og økonomiplan 2013 Hordaland 3 Kommunal- og Opne møter i kontrollutval og kommunale føretak regional dep. 4 Styre for SKE KF Møteprotokoll etter møtet 10.1.13 5 Styre for SVA KF Møteprotokoll etter møtet 8.2.13 6 Kommunestyret Møteprotokoll etter møtet 14.2.13 7 Komité for næring, miljø og kultur Møteprotokoll etter møtet 18.2.13 Eventuelt FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. HANDSAMING I MØTE Nr. Frå: 1 Fylkesmannen i Hordaland Melding vedr.: Verjemålsreforma status og gjennomføring 2012 Sekretariatet informerte om at det fortløpande vert lagt ut informasjon på fylkesmannen si nettside i høve verjemålsreforma. 4 Styre for SKE KF Møteprotokoll etter møtet 10.1.13 5 Styre for SVA KF Møteprotokoll etter møtet 8.2.13 6 Kommunestyret Møteprotokoll etter møtet 14.2.13 7 Komité for næring, miljø og kultur Møteprotokoll etter møtet 18.2.13 3
Vedtaket var samrøystes. VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 16/13 SØKNAD OM FULLFINANSIERING AV FORVALTNINGSREVISJON FYSISKE MILJØ VED SKULANE FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret aukar kontrollutvalet si budsjettramme med kr 130 000,- eks. moms (kr 162 500,- inkl. moms) for budsjettåret 2013, slik at budsjettet for kontrollutvalet 2013 vert justert til kr 815 000,- eks. moms. Kontrollutvalet diskuterte saka. Innstillinga var samrøystes. INNSTILLING Kommunestyret aukar kontrollutvalet si budsjettramme med kr 130 000,- eks. moms (kr 162 500,- inkl. moms) for budsjettåret 2013, slik at budsjettet for kontrollutvalet 2013 vert justert til kr 815 000,- eks. moms. 17/13 ÅRSMELDING 2012 FOR KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2012 Pkt. 8.3 må korrigerast, då utvalsleiar ikkje deltok på folkevaldopplæringa for kontrollutval i Hordaland 23. og 24. januar 2012. Kontrollutvalet var elles nøgd med årsmeldinga. Innstillinga var samrøystes. INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2012. 18/13 KONTROLLRAPPORT 2012 VEDRØRANDE SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN I STORD KOMMUNE. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt Vest, konkluderer med at Stord kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert i det alt vesentlege utført på ein tilfredstillande måte. 2. Kontrollutvalet ber om at kommunestyret vurderer å auka ressursrammene for å oppfylla lovpålagde oppgåver ved skatteoppkrevjarkontoret på ein tilfredstillande måte. Skatteoppkrevjar Wigdis Sagvåg informerte i saka og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Ho opplyste bl.a.: Stadig mindre ressursar (årsverk) ved skatteoppkrevjarkontoret. Bemanninga ligg no godt under normtal som er formidla frå Skatt Vest. Kontoret vil mangla ressursar, trass i at ein frå hausten 2013 går inn i eit samarbeid med Haugesund om å ta arbeidsgjevarkontrollen. 4
Kontrollutvalet var uroa over at kommunen ligg langt under måltalet på arbeidsgjevarkontrollar, og vil oppmoda kommunestyret om å sikra at det vert sett i verk tiltak slik at skatteoppkrevjarfunksjonen vert ivareteken på ein tilfredsstillande måte, inkl. at målet om tal arbeidsgjevarkontrollar vert nådd. Utvalet spurde om skatteoppkrevjaren kunne skriftleg gjera fleire opplysningar om ressurssituasjonen. Det har ho gjort i e-post av 12.04.13. Innstillinga var samrøystes. INNSTILLING: 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt Vest, konkluderer med at Stord kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert i det alt vesentlege utført på ein tilfredstillande måte. a. Tal arbeidsgjevarkontrollar, 5 % som tilseier 30 kontrollar, skulle vore gjennomført i Stord kommune. Tal gjennomførte kontrollar er 7. Dette er ikkje tilfredstillande i høve kravet på kontrollar som skal utførast i løpet av eit år. 2. Kontrollutvalet oppmodar kommunestyret om å sikra at det vert sett i verk tiltak slik at skatteoppkrevjarfunksjonen vert ivareteken på ein tilfredsstillande måte, inkl. at målet om tal på arbeidsgjevarkontrollar vert nådd. 19/13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Aktuelle møteprotokollar vart gjennomgått og drøfta. Det var ingen saker som kontrollutvalet ville be om meir informasjon om på noverande tidspunkt. Vedtaket var samrøystes. VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. EVENTUELT Utgifter i høve utgreiing av sjølvkost SIM IKS: Bømlo kommune bestilte avklaring i høve Sjølvkost og SIM IKS hjå Deloitte AS. Fordeling av utgiftene til denne avklaringa er foreslått å bli fordelt mellom alle medlemskommunane som er med i det interkommunale samarbeidet. Kostnaden med å få utarbeida notatet bør delast mellom SIM IKS kommunane. Kontrollutvalet godkjenner at Stord kommune sin del blir inntil kr. 5 000,-. Kontrollutvalet var samde i at det var korrekte å dela på desse utgiftene. Vedtaket var samrøystes. VEDTAK: Oppfølging etter selskapskontroll av SIM IKS Fordeling av utgifter til utgreiing om sjølvkost. Kontrollutvalet godkjenner del av kostnad med utarbeiding av notat som gjeld sjølvkost i SIM, med inntil kr. 5.000,-. Kontroll utvalet vil be om informasjon om oppfølgingsarbeidet i denne saka vidare framover. 5
Innkalling til representantskapsmøte i SIM IKS: Utvalsleiar informerte om innkalling til representantskapsmøte i SIM IKS den 26.4.2013 og at kontrollutvalsmedlemmene har høve til å møta om dei ynskjer det. Johan Inge Særsten leiar Elin Molven sekretær 6