MØTEINNKALLING Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Rådhusets nye møterom : 13.09.2012 Tid: 0900 (etter møte i administrasjonsstyret) Eventuelt forfall meldes til tlf. 78985300 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 76/12 12/317 NYE VEILYS LANGS SKOGHOLMVEGEN 77/12 12/567 SØKNAD OM STØTTE TIL REPARASJON AV VANNLEDNING 78/12 12/568 BYTTE AV LYSARMATUR I HAMNINGBERG 79/12 12/695 TILLEGGSBEVILGNING TIL STYRKET AVLASTNING 80/12 12/696 TILLEGGSBEVILGNING TURNUSLEGE 2012 81/12 12/707 SØKNAD OM ØKONOMISK STØTTE 82/12 12/48 SØKNAD OM UTSETTELSE PÅ AVDRAG OG RENTER Båtsfjord, 05-09.2012 Båtsfjord kommune Geir Knutsen ordfører
Sak 77/12 NYE VEILYS LANGS SKOGHOLMVEGEN Saksbehandler: Ove Arnesen Arkiv: Q02 Arkivsaksnr.: 12/317 76/12 Formannskapet 13.09.2012 Det tilleggsbevilges kr 70.000,- til ansvar 8204 Trafikksikkerhetstiltak for etablering av nye veglys langs fortau Skogholmvegen. Beløpet hentes fra ubundet investeringsfond 25399027 Sentrumsutvikling ref. fra FFK. Det tilleggsbevilges kr 70.000,- til ansvar 8204 Trafikksikkerhetstiltak for etablering av nye veglys langs fortau Skogholmvegen. Beløpet hentes fra ubundet investeringsfond 25399027 Sentrumsutvikling ref. fra FFK. Saksutredning Generell del: I brev av 22.03.2012 har Varanger Kraft gitt Båtsfjord kommune et tilbud på kr 116.000,- ekskl. mva for å etablere 10 stk veglys langs Skogholmvegen på Foma. Dette tiltaket er i utgangspunktet inne i det Fortau-prosjektet som kommunen har fått tilskudd på fra Aksjon skoleveg. Tiltaket må være utført innen 1. oktober 2012 for å komme inn retningslinjene for tildelt tilskudd. Tilbudet på bygging av fortau er på kr 500.000,- ekskl. asfalt. Legging av asfalt er inne i asfaltplanen med kr 74.250,- ekskl. mva (ca.10 %). Dette tiltaket var opprinnelig satt opp til utførelse i 2013, mens teknisk sjef har signalisert at dette arbeidet bør gjøres i 2012 slik at fortauet blir helt ferdigstilt i år. Dersom Asfaltplanen lever sitt eget liv, dvs. at denne finansierer asfalt på fortau Foma, er det behov for en ekstra bevilgning på kr 70.000,- for å få etablert de nødvendige 10 stk veglys langs Skogholmvegen. Inne i dette beløpet ligger kr 25.000,- i usikkerhet på hele Fortauprosjektet inkl. veglysene. Økonomiske konsekvenser: Ja, se saksframlegget Side 2
Sak 77/12 SØKNAD OM STØTTE TIL REPARASJON AV VANNLEDNING Saksbehandler: Ove Arnesen Arkiv: 223 Arkivsaksnr.: 12/567 77/12 Formannskapet 13.09.2012 Hamningberg bygdelag innvilges kr 30.000,- i støtte til rør og rørdeler i forbindelse av utbedring av hovedvannledning. Hamningberg bygdelag innvilges kr 30.000,- i støtte til rør og rørdeler i forbindelse av utbedring av hovedvannledning. Saksutredning Generell del: I brev av 19.06.2012 søker Hamningberg bygdelag om støtte til rør og rørdeler i forbindelse med reparasjon av hovedvannledningen i Hamningberg tettsted. Det vises i brevet til at Båtsfjord kommune tidligere har forestått innkjøp av plastledning og kummer. Søknaden er på kr 22.526,- inkl mva. I tillegg har bygdelaget i møte med teknisk sjef antydet at tidligere kostnadsoverslag fra rørlegger Th. Endresen vil bli noe overskredet mht. uforutsette kostnader. Alt arbeid blir gjort på dugnad slik at kommunen sparer alt av arbeidskostnader, utgifter til transport etc. Teknisk sjef har gitt klarsignal til innkjøp før politisk behandling. Dette er gjort for at det haster med å få utført arbeidet pga. lekkasje. I tillegg har bygdelaget fått lovnad fra ordfører om innvilgelse av søknad. Utgiftene foreslås dekket over budsjettpost 8500 vann (1.123002). Hamningberg vannverk et kommunalt vannverk. Dette gjelder både vanninntak, Silhus og hovedledning. Etter befaring av vannverket den 18. august 2012 med bygdelaget, kan teknisk sjef allerede nå signalisere at kommunen i de neste 2 årene må gjøre en del investeringer i vannverket. Dette gjelder særlig inntaksledning, Silhus m/rensesiler og sikring av vannkilde. Årsaken til dette, er at vannverket har mer enn 20 hus eller hytter som abonnenter, noe som igjen gjør at vannverket skal tilfredsstille Mattilsynets krav til IKT/HMS. Dette gjelder særlig rensing av råvann og dokumentasjon av vannkvalitet via vannprøver. Side 3 av 13
Sak 77/12 Teknisk sjef vil lage en egen sak om Hamningberg og Syltefjord vannverk i senere. Økonomiske konsekvenser: Omsøkte kostnadene vil inngå i selvkost for vann. Når det gjelder utarbeidelse av IKT/HMS, planlegging/gjennomføring av tiltak på selve vannverket så må det tas inn i senere årsbudsjett. Side 4 av 13
Sak 78/12 BYTTE AV LYSARMATUR I HAMNINGBERG Saksbehandler: Ove Arnesen Arkiv: Q02 Arkivsaksnr.: 12/568 78/12 Formannskapet 13.09.2012 Båtsfjord vil på nåværende tidspunkt ikke gå til utskifting av gatelysarmatur i Hamningberg Båtsfjord vil på nåværende tidspunkt ikke gå til utskifting av gatelysarmatur i Hamningberg Saksutredning Generell del: I brev av 28.05.2012 ber Hamningberg bygdelag Båtsfjord kommune om å skifte ut gamle veglysarmatur langs fylkesvegen. Dette gjelder 6 stk armatur til en kostnad på kr 22.800,- ekskl. mva pr stk; alternativt 12 stk armatur til en kostnad på kr 40.760,-. Pr. dato er det bygdelaget som drifter gatelysene mens det er Båtsfjord kommune som betaler strømforbruket. Som det fremgår av brevet fra bygdelaget så har reparasjonskostnadene med lysarmaturen økt de senere årene; og dette er deres begrunnelse for utskiftingen. Når det gjelder strømforbruk, så vil en utskifting eksisterende armatur til ny 70 W Na armatur halvere dagens strømforbruk. Varanger Kraft kan også opplyse at dagens armatur ikke inneholder PCB. Da det her er snakk om en kostnad på over kr 50.000,- for å få utført dette tiltaket, så har ikke teknisk sjef midler til dette på inneværende driftsbudsjett. Teknisk sjef vurderer tilstanden på armatur i dag til å være tilfredsstillende. Tiltaket bør imidlertid vurderes i senere budsjett pga. mulighet for innsparing av strømutgifter.. Side 5
Sak 79/12 TILLEGGSBEVILGNING TIL STYRKET AVLASTNING Saksbehandler: Anne Marte Libakken Arkiv: 153 Arkivsaksnr.: 12/695 27/12 Helse- og omsorgstyre 12.09.2012 79/12 Formannskapet 13.09.2012 Det bevilges 1 550 000,- kroner til å dekke utgifter til styrket avlastning i 2012, ansvar 6601. Dette dekkes inn som følger: - Resterende budsjettreserve i 2012: kr. 1.021.838,- - Kulturskolen (konto 3400.101000. 383): kr. 100.000,- - Disposisjonsfond mindreforbruk tidligere år: kr. 428.162,- Det bevilges 1 550 000,- kroner til å dekke utgifter til styrket avlastning i 2012, ansvar 6601. Dette dekkes inn som følger: - Resterende budsjettreserve i 2012: kr. 1.021.838,- - Kulturskolen (konto 3400.101000. 383): kr. 100.000,- - Disposisjonsfond mindreforbruk tidligere år: kr. 428.162,- Saksutredning: Det er gjort en akuttplassering av et barn i avlastningsboligen. Barnet har vedtak på tilbud fra Båtsfjord kommune, og det er planlagt at tiltaket vil vare ut 2012. Tiltaket slik det er kostnadsberegnet her ble iverksatt fra uke 14. For å få oversikt over utgiftene velger en å kostnadsberegne en turnusperiode på 6 uker. Det er tatt utgangspunkt i at skole og SFO-tilbudet er på 200 dager per år. De resterende 165 dagene er fordelt med 165 : 52 x 6 = 19 dager per turnusperiode. Det vil si at en på hverdager trenger 19 dagvakter i snitt per turnusperiode på 6 uker. I tillegg kommer aftenvakt hver kveld, nattvakter de nettene det ikke er andre barn som har avlastning og helgevakter. Regnskap på 6 uker: 5 kveldsvakter hver uke gir 30 kveldsvakter på hverdag per turnusperiode på 6 uker 2 kveldsvakter på helg hver uke gir 12 kveldsvakter per turnusperiode på 6 uker 2 dagvakter på helg hver uke gir 12 dagvakter per turnusperiode på 6 uker 4 nattvakter på helg per turnusperiode på 6 uker 18 ordinære nattvakter per turnusperiode på 6 uker 17 ordinære dagvakter (dager uten skole/sfo-tilbud) per turnusperiode på 6 uker Side 6
Sak 79/12 Med utgangspunkt i årslønn på 350.000,- kroner; Dette gir timelønn på 350.000,- : 1846 = 190,- kroner per time. Kveldstillegg utgjør 56,- kroner per time, utbetales per time kl.17.00 06.00. Det utgjør 5 timer per kveldsvakt og 8,25 timer per nattvakt. Lørdag / søndagstillegg utgjør 50,- kroner per time. Antall vakter Antall timer per vakt Timer med ord. timelønn Timer med kveldstill. Timer med lørd/sønd.till. 30 A 7,5 225 150 12 A 7,5 90 60 90 12 D 7,5 90 90 4 N 10 40 33 40 18 N 10 180 148,5 19 D 7,5 142,5 Sum timer: 767,5 391,5 220 Timelønn: 767,5 x 190,- kroner per time Kveldstillegg: 391,5 x 56,- kroner per time Lørdag/søndagstillegg: 220 x 50,- kroner per time Totalt på 6 uker Totale lønnsutgifter inkludert pensjon per 6 uker Pensjon er her beregnet til 21,21 % 145 825,- kroner 21 924,- kroner 11 000,- kroner 178 749,- kroner 216 662,- kroner 52 uker gir 8,7 turnusperioder. Totale lønnsutgifter per år slik behovet er i dag vil da bli 1 884 960,- kroner. Utgifter til lønn for 39 uker i 2012 vil utgjøre 1 413 720,- kroner. I tillegg til lønnsutgifter kommer utgifter til blant annet: Ekstra administrasjon i PU-boligen, 50 000,- (28 dager i løpet av 39 uker) Mat og drikke, anslås til 40 000,- kroner Diverse utstyr (leker, inventar, sengetøy, spill, leker og lignende), anslås til 25 000,- kroner Forbrukemateriell (rengjøringsmidler, hygieneprodukter og lignende), anslås til 5 000,- kroner Transport (taxi / km-godtgjørelse til og fra aktiviteter), anslås til 4 000,- kroner. Totalt anslås vedtak om styrket avlastning å koste Båtsfjord kommune 1 550 000,- kroner i 2012. Det er som kjent gjort en grundig gjennomgang tidligere i år med gjennomgang av alle tall i hele virksomheten, for å se etter mulige innsparinger i forbindelse med prosjektet spar 1 million i Helse og omsorg. Det er etter dette iverksatt en rekke innsparingstiltak. En kan derfor ikke se mulighet for inndekning innenfor eget budsjett. Det søkes derfor om tilleggsbevilgning på 1 550 000,- kroner til styrket avlastning i 2012. Side 7 av 13
Sak 79/12 Bruk av budsjettreserven hittil i 2012: Budsjettreserven var opprinnelig på kr. 3.199.958,- for 2012.09.05 Hittil i 2012 har Kommunestyre og Formannskap gjort følgende vedtak om bruk av budsjettreserven: Beløp Formål Kommentar 73.000 Økt tilbud i barnehage KST 26.1. 530.000 Oppreisningsordning for FSK 8.3. barnehjemsbarn 300.000 BDO FSK 8.3. 200.000 Vedlikehold helsesenter og rådhus FSK 8.3. 20.000 Baneskillere i bassenget FSK 8.3. 50.000 BDO KST 26.4. 18.000 Kontrollutvalget FSK 24.5. 130.000 Menighetsrådet FSK 24.5. 292.120 Avlastningstilbud FSK 24.5. 100.000 Avtaler med Båtsfjord service FSK 24.5. 300.000 Rusprosjektet FSK 24.5. 15.000 Ungdomsråd KST 13.6. 150.000 Omstillingsfond FSK 16.8. Samlet bruk hittil i 2012 utgjør da kr. 2.178.120,- slik at det gjenstår kr. 1.021.838,- av budsjettreserven. En gjennomgang av øvrige virksomheters forbruk hittil i 2012 viser at det er lite å hente, bortsett fra hos kulturskolen. Dette skyldes redusert drift våren 2012 pga. pappapermisjon og mangel på kvalifiserte lærere. Her kan det hentes kr. 100.000,-. For øvrig ser du ut til å bli kr. 500.000,- til overs i 2012 på prosjektansvar 0053 Samhandlingsreformen. Dette forutsetter at vi heller ikke resten av 2012 må betale for opphold på sykehus for ferdigbehandlede pasienter. Årsaken til mindreforbruket er at de utgiftene helseforetaket fakturer oss for til 20 % dekning av en del sykehustjenester er lavere enn antatt i 2012. Imidlertid kan dette fort snu seg i 2013, slik at vi helst bør sette noe av dette av i fond. Av aktuelle disposisjonsfond som kan dekke overforbruk på drift har vi følgende: - Mindreforbruk tidligere år (2010 og 2011): kr. 2.540.349,89 Side 8 av 13
Sak 80/12 TILLEGGSBEVILGNING TURNUSLEGE 2012 Saksbehandler: Anne Marte Libakken Arkiv: 153 G23 Arkivsaksnr.: 12/696 28/12 Helse- og omsorgstyre 05.09.2012 80/12 Formannskapet 13.09.2012 Det bevilges 840 000,- kroner til å dekke lønnsutgifter til turnusleger på ansvar 6010. Beløpet hentes fra disposisjonsfond mindreforbruk tidligere år. Det bevilges 840 000,- kroner til å dekke lønnsutgifter til turnusleger på ansvar 6010. Beløpet hentes fra disposisjonsfond mindreforbruk tidligere år. Saksutredning: I forbindelse med arbeidet med budsjettet for 2013 er det oppdaget at det ikke er budsjettert med lønn til turnusleger for 2012. Det søkes derfor om tilleggsbevilgning på 840.000,- kroner til ansvar 6010 Kurative helsetjenester. Helse- og omsorgssjefen har i samarbeid med økonomisjefen sett på hvordan hele ansvaret ligger an i forhold til forbruk så langt i år. Med forbruket som har vært så langt i år og videre drift ut året ser vi ingen muligheter for å dekke inn dette beløpet på annen måte. Det betyr at vi med en eventuell tilleggsbevilgning ser ut til å ende opp i balanse. Det er som kjent gjort en grundig gjennomgang tidligere i år med gjennomgang av alle tall i hele virksomheten, for å se etter mulige innsparinger i forbindelse med prosjektet spar 1 million i Helse og omsorg. Det er etter dette iverksatt en rekke innsparingstiltak. En kan derfor ikke se mulighet for inndekning innenfor eget budsjett. Side 9
Sak 81/12 SØKNAD OM ØKONOMISK STØTTE Saksbehandler: Tony Petterson Arkiv: 223 Arkivsaksnr.: 12/707 81/12 Formannskapet 13.09.2012 Søknadene avslås grunnet Båtsfjord kommunes stramme økonomi. Søknadene avslås grunnet Båtsfjord kommunes stramme økonomi. Saksutredning Generell del: Søknaden: Sak 1. Båtsfjord Historie og Museumslag (BHM), søkte i fjør om støtte til vårt arbeid. BHM fikk da beskjed om at kommunen ikke hadde anledning til å tilgodese BHM med noe, men vi ble oppfordret til å søke igjen i 2012. Følgelig ble også vårt prosjekt med oppussing av museet satt på vent, kortere åpningstid samt mindre annen aktivitet ble også resultat. Vi ønsker nå at dere ser på saken på nytt igjen som dere oppfordret til. BHM søker derfor om kr 40.000.- i økonomisk støtte for 2012. Sak 2. Videre ønsker BHM å inngå en partnerskapsavtale med Båtsfjord kommune for å kunne fortsette det gode arbeid som vi har startet med. Vårt museum er åpent jevnlig og har vært åpent hele juli måned med innleide krefter, da hadde vi ca 100 besøkende. Videre utførte BHM historieopplysningsarbeid som ikke ellers er ivaretatt i Båtsfjord Kommune av noen andre grupper eller instanser. Vi tar i mot skoleklasser og lokale grupper på forespørsel. 4 ganger i året gir vi ut bladet Gammelt og Nytt for å ta opp historier og skildringer fra lokalmiljøet. BHM utgir også bildekalender, dette for å øke fokus på bevaring samt til opplysning. BHM driver også med følgende aktiviteter som er kostnadsfrie: Billedarkiv Katalogisering av gjenstander Lokalhistorie på lærerplanen Bevaring av vår lokalhistoriske identitet Markedsføring av vårt lokalsamfunn Andre kommuner i Øst-Finnmark bruker mer resurser på sine respektive museum for deres Side 10
Sak 81/12 innsats innen museale og lokalhistoriske arbeid. Under er en oversikt fra KOSTRA som viser hvor mye våre nabokommuner bruker til driftsutgifter til museum (av den totale kulturpotten i de enkelte kommunene). Her ser man at Båtsfjord ligger på en absolutt jumboplass. Prosent av driftsutgifter fra kultur til museer (KOSTRA) Kommune Beskrivelse 2008 2009 2010 2011 2002 Vardø Netto driftsutgifter F 375 (museer) 1,7-21,3 15,6 10,8 2003 Vadsø Netto driftsutgifter F 375 (museer) 3,6-2,6 10,1 7,4 2024 Berlevåg Netto driftsutgifter F 375 (museer) 5,2 4,5 7 6,9 2025 Deatnu Tana Netto driftsutgifter F 375 (museer) 8,1 6,9 1,9 9,5 2027 Unjàrga Nesseby Netto driftsutgifter F 375 (museer) 44,5 33,6 39,6 51 2028 Båtsfjord Netto driftsutgifter F 375 (museer) 0,8 0,2 0,2 0,6 2030 Sør-Varanger Netto driftsutgifter F 375 (museer) 8,4 6 6,5 8,6 Gjennomsnitt 10,3 3,9 11,6 13,5 Kommune Beskrivelse 2008 2009 2010 2011 2002 Vardø Netto driftsutgifter pr innbygger 43-539 480 265 2003 Vadsø Netto driftsutgifter pr innbygger 105-75 260 188 2024 Berlevåg Netto driftsutgifter pr innbygger 171 182 306 321 2025 Deatnu Tana Netto driftsutgifter pr innbygger 170 81 47 238 2027 Unjàrga Nesseby Netto driftsutgifter pr innbygger 1 426 1 674 1 505 2 743 2028 Båtsfjord Netto driftsutgifter pr innbygger 23 6 5 19 2030 Sør-Varanger Netto driftsutgifter pr innbygger 274 201 225 265 Gjennomsnitt 316 218,6 404 577 Båtsfjord i forhold til gjennomsnittet Kommune Beskrivelse 2008 2009 2010 2011 2028 Båtsfjord Netto driftsutgifter F375 (museer) (%) -9,53-3,7-11,4-12,9 2028 Båtsfjord Netto driftsutgifter til museer pr innbygger -293-213 -399-558 BHM mener ikke Båtsfjord kommune burde ligge på gjennomsnittet, siden de andre kommunene har museum med ansatte og er en del av museumsnettverk. Men en partnerskapsavtale på 60.000.- i årlig tilskudd til driftsutgifter mener vi er et minimum, da driftsutgifter på bygg alene (uten vedlikehold) beløper seg til over halvparten av denne summen. Håper derfor dere kan drøfte saken nu i forbindelse med budsjettarbeidet og kan inkorporere dette i fremtidige budsjetter, da det er viktig at ikke Båtsfjord forblir en jumbo i regionen. Ser fram til å høre fra dere med tanke på utarbeidelse av en slik partnerskapsavtale når dere er ferdige med å drøfte hvilket handlingsrom dere har. Side 11 av 13
Sak 81/12 Økonomiske konsekvenser: Juridiske konsekvenser: Ingen. Organisasjonsmessige konsekvenser: Ingen. Helsemessige konsekvenser: Ingen. Miljømessige konsekvenser, internt og eksternt: Ingen. Beredskapsmessige konsekvenser: Ingen Side 12 av 13
Sak 82/12 SØKNAD OM UTSETTELSE PÅ AVDRAG OG RENTER Saksbehandler: Sølvi Mathisen Arkiv: 290 Arkivsaksnr.: 12/48 74/12 Formannskapet 16.08.2012 82/12 Formannskapet 13.09.2012 Behandling/vedtak i Formannskapet den 16.08.2012 sak 74/12 Behandling: Forslag fra ordfører: Saken utsettes. Rådmannen legger fram et forslag på helt eller delvis inndekning av stiftelsens samlede gjeld til Båtsfjord kommune. Enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken utsettes. Rådmannen legger fram et forslag på helt eller delvis inndekning av stiftelsens samlede gjeld til Båtsfjord kommune. Saksutredning: Saken er unntatt offentlighet, hjemlet i offentliglovens 23 av omsyn til det offentliges forhandlingsposisjon. Det er laget et notat i saken som innkalte medlemmer av Formannskapet kan få til gjennomlesing ved henvendelse servicetorget. Notatet er oppdatert i forhold til Formannskapets vedtak 16.8.12. Side 13