HØYLANDET KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 16.05. 2014 Møtetid: Kl. 10.00 14.00 Møtested: kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1.varamedlem møter fast slik som avtalt. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent SAKLISTE 007/14 Referatsaker 008/14 Orientering fra Rådmannen 009/14 Kontrollutvalgets uttalelse til kommunens regnskap og årsberetning. 0010/14 Skatteoppkreverens Årsrapport for 2013 0011/14 Forvaltningsrevisjon / samhandlingsreformen - ønske om omprioritering Steinkjer, den 11.05. 2014 Laura Sve Øie Leder Jorunn Sund Kontrollsekretær Kopi: Ordfører Rådmann KomRev Trøndelag IKS Dir.tlf. 74 31 21 44 Mob. 95985828 e-post: jorunn.sund@komsek.no
SAK 007/14 REFERATSAKER Kontrollutvalget 16.5.2014 Jorunn Sund 007/14 427-1743-5,3 Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1 Direktoratet for mineralforvaltning Overgangsordningen i mineralloven avsluttes i løpet av 2014 vedlegg 2 KomSek Trøndelag IKS Møteprotokoll representantskapet 3 KomRev Trøndelag IKS Møteprotokoll representantskapet 4 KomRev Trøndelag IKS Revisjonsnotat til regnskapet 2013 Vedlegg SAK 008/14 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN Kontrollutvalget 16.5.2014 Jorunn Sund 008/14 427-1743-5,3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget har bedt rådmannen orientere i 1 sak. Legesituasjonen ved Høylandet Vurdering
Det er viktig at kontrollutvalget og rådmannen har en god dialog. Kontrollutvalget vil be rådmannen orientere i enkelte saker etter behov. Det vil gi kontrollutvalget god innblikk i egen kommunen. SAK 009/14 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL KOMMUNENS REGNSKAP OG ÅRSBERETNING 2013 Kontrollutvalget 16.5.2014 Jorunn Sund 009/14 427-1743-7.8 Formannskapet Kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar vedlagte forslag til uttalelse til Høylandet kommunes årsregnskap for 2013. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 3. Kontrollutvalget tar «Årsberetning 2013 for Høylandet kommune» til orientering. Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til Høylandet kommunes årsregnskap for 2013. 2. Revisjonsberetning fra KomRev Trøndelag IKS 3. Høylandet kommunes årsregnskap for 2013 utsendt fra kommunen 4. Høylandet kommunes årsberetning for 2013 utsendt fra kommunen Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner 4. Kommuneloven Saksopplysninger Årsregnskapets funksjon gjør rede for tilgangen på, og anvendelsen av de midlene som har vært stilt til rådighet. Årsregnskapet ses i sammenheng med kommunens årsberetning - hvor
det redegjøres for arbeidet gjennom året og for hva som er oppnådd. Sammen utgjør disse noen av de viktigste dokumentene en kommune avgir i løpet av året. Årsregnskapet for 2013 Regnskapet er gjort opp med et mindre forbruk på kr. 3 878 035.-. Regnskapet viser at de samlede driftsinntekter og driftsutgifter var på henholdsvis kr. 125 709 074.- og kr. 120 244 821.-, noe som ga et brutto driftsresultat på kr. 5 464 253.-. Driftsregnskapet nøkkeltall (alle tall i 1000 kr) Regnskap 2013 Budsjett 2013 Regnskap Til fordeling drift 90 340 122 90 694 8 Netto driftsresultat - 5 013-784 Bruk av tidligere års avsetninger - 2 029-1 906 - Årets avsetninger 3 164 2 690 Regnskapsmessig mindre forbruk - 3 878 035 0 Investeringsregnskapet for 2013 Investeringsregnskapet for 2013 er gjort opp i balanse med et en sum på kr 10 290 773.-. Noter til regnskapet Det blir i notene til regnskapet gitt en del viktig tilleggsinformasjon som har betydning for forståelsen av regnskapet. Om frister for årsavslutningen Følgende frister gjelder, jfr. Forskrift om årsregnskap og årsberetning og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner: Årsregnskapet skal være avlagt innen 15. februar. Årsberetning skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Revisjonsberetningen Kommunen har avlagt regnskapet innen fristen. Revisor har avgitt revisjonsberetning den 11.04. 2014. Beretningen er avgitt som ren beretning uten merknader, presiseringer eller forbehold Revisor mener at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av kommunens regnskapsopplysninger i samsvar
med lov og god bokføringsskikk. Årsberetningen Kommunens årsberetning for 2013 redegjør for kommunens drift og aktivitet gjennom året. Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til kommunens årsregnskap. Det vises her til forskrift om kontrollutvalg 7, hvor det bl.a. heter: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet / kommunerådet eller fylkesutvalget / fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret / fylkestinget. Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapene revideres på betryggende måte, av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Høylandet kommunes årsregnskap for 2013 er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Revisor la fram sin uavhengighetserklæring og revisjonsstrategien for kontrollutvalget den 23.09. 2013 i sak 013 /13 for regnskapsåret 2013. Kontrollutvalget har på denne måten påsett at regnskapet er blitt revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt revisjonsforskriftens kap. 5 (revisors kvalifikasjoner) og kap. 6 (krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Kontrollutvalget følger opp revisors arbeid bl.a. ved å motta rapporter etter statusrapporter og orienteringer fra revisor mv. Kontrollutvalget skal i sin uttalelse kommentere revisjonsmerknader av vesentlig karakter og eventuelle tidligere revisjonsmerknader som ikke er blitt tilfredsstillende fulgt opp. Ettersom dokumentene er en oppsummering av fjoråret, kan kontrollutvalget også kommentere andre forhold som måtte være mangelfullt fulgt opp. Saksbehandlers vurdering Saksbehandler viser til at revisjonsberetningen er avgitt uten merknader eller forbehold, og har således intet å bemerke utover revisors beretning. Det anbefales at kontrollutvalget avgir en uttalelse i tråd med forslaget gitt i vedlegg. Forslag til kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet følger vedlagt. Kontrollutvalget har imidlertid anledning til å knytte kommentarer opp mot årsregnskapet og årsberetningen.
SAK 010/14 SKATTEOPPKREVERENS ÅRSRAPPORT FOR 2013 Kontrollutvalget 30.04. 2014 Jorunn Sund 009/14 423-1738-5.3 Kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens årsrapport 2013 i kommunen til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2013 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i kommunen til orientering. 3. Saken oversendes kommunestyret med slik innstilling: 1. Kommunestyret tar Skatteoppkreverens årsrapport 2013 i kommunen til orientering. 2. Kommunestyret tar Skatteetatens kontrollrapport 2012 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i kommunen til orientering. Vedlegg 1. Brev til kommunestyret i Høylandet kommune, datert 14.02.14, fra Skatt Midt-Norge Kontrollrapport 2013 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Høylandet kommune 2. Årsrapport 2013 fra Skatteoppkreveren i Høylandet kommune Ikke trykte vedlegg 1. Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverkontorene, datert 01.02.11 2. Brev av 21.2.2005 fra Skattedirektoratet til Kommune v/rådmannen - Kommunens behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten. 3. Brev av 2.7.2004 fra Skattedirektoratet til Skatteoppkreverkontorene Overføring av kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i sin helhet fra kommunene til Skatteetaten. Saksopplysninger Skatteoppkreverens redegjørelse om kommunes skatteregnskap for 2013 Den totale skatteinngangen for året 2013 til fordeling mellom skattekreditorene utgjorde kr.94 408 612,- Kommunens andel av den samlede skatteinngang utgjorde kr. 23 367 874.- Tallmaterialet er nærmere utdypet og forklart i skatteoppkrevers redegjørelse. Skatteetaten gjennomfører jevnlig kontroll med skatteoppkreveren, og utarbeider hvert år en kontrollrapport som sendes til kommunestyret, med gjenpart til kontrollutvalget. Grunnlaget er Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne av 01.02. 2011. Rapporten skal avklare om skatteoppkreverfunksjonen blir utøvd tilfredsstillende i forhold til regelverket på disse områdene:
Internkontroll Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet Skatte- og avgiftsinnkreving Arbeidsgiverkontroll Basert på de kontroller skattekontoret har gjennomført, har de ikke avdekket vesentlige svakheter og alt vesentlig og utførelse er i samsvar med gjeldende regler og gir et riktig uttrykk for skatteinngangen i regnskapsåret i følge kontrollrapport i brev fra skatteetaten den 14.02. 2014. Vurdering Skatteetatens kontrollrapport 2013 og Skatteoppkreverens årsrapport for 2013 tas til orientering. SAK 011/14 FORVALTNINGSREVISJON - SAMHANDLINGSREFORMEN - ØNSKE OM OMPRIORITERING Kontrollutvalget 16.05. 2014 Jorunn Sund 011/14 427-1743-5.3 Kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar å endre prioritering av plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015: 1. 2. 3. 4. 2. Forslag til prosjektplan for samhandlingsreformen som godkjennes. 3. Kontrollutvalgets vedtak sendes kommunestyret til orientering Vedlegg Brev fra KomRev Trøndelag IKS datert 24.02.14 Forslag til prosjektplan datert 06.05. 2014 Ikke trykte vedlegg Ingen.
Saksopplysninger Selve planen for forvaltningsrevisjon for 2012-2015 ble behandlet i kontrollutvalget den 18.04. 2012 som sak 014/12. og vedtatt i kommunestyret, den 20.09 2012 som sak 49/12. Helse og omsorg PPT / Barneverntjenesten Teknisk, kultur og næring Samhandlingsreformen I kommunestyremøte den 20.09. 2012 sak 49/12 ga kommunestyret kontrollutvalget fullmakt til å kunne gjøre endringer og omprioriteringer i vedtatt plan om forvaltningsrevisjon for 2012 2015. Bakgrunnen for kontrollutvalgets vedtak vil være å sikre en effektiv utnyttelse av ressurser, med økt kvalitet på prosjekte i den enkelte kommune. KomRev Trøndelag IKS (KomRev) har ut fra ønske, behov og nødvendighet vurdert forvaltningsrevisjon av samhandlingsreformensom som et felles bestillingsprosjekt for Lierne, Grong Høylandet Namsskogan og mulig Røyrvik. KomRev ber om at det blir foretatt nødvendig rulleringer slik at det neste prosjektet omhandler samhandlingsreformen. Forslag til prosjektplan Den 01.01. 2012 ble samhandlingsreformen iverksatt. Fra dette tidspunkt trådde lov av 24. juni nr. 30 om kommunal helse- og omsorgstjeneste m.m i kraft. Fra samme dato trådde forskriften om kommunal medfinansiering og kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter i kraft. KomRev vil se på kostnadsutviklingen, rutiner og kontrollsystemer fungerer som forutsatt og etter intensjonen. Vurdering Forvaltningsrevisjon er et godt verktøy for å sikre at kommunen etterlever lov, forskrift og egne vedtak, og med gode forvaltningsrevisjonsprosjekter vil det kunne oppnås en enda mer effektiv og målrettet virksomhet. Kontrollutvalgssekretær tror også at ved å samordne prosjektet i disse kommunene vil dette kunne gi en gevinst i form av effektivitet og økt kvalitet. Det fremgår klart av kontrollutvalgsforskriften at virksomheten skal vurderes på et overordnet nivå, og at temaer og problemstillinger skal vurderes mot hverandre ut fra vesentlighet og risiko for avvik. Saksbehandler er av den oppfatning at KomRev Trøndelag IKS sitt notat av 24.2.14 og forslag til prosjektplan datert den 14.04. 2014 legger et godt grunnlag for de vurderinger kontrollutvalget må gjøre, for å endre prioriteringer og godkjenne forslag til prosjektplan. En endret prioritering og godkjenning av prosjektplan gir forvaltningsrevisjon innen samhandlingsreformen med oppstart 01.05. 2014 med forventet behandling i kontrollutvalget november 2014. Saken legges frem for kontrollutvalget med forslag til prioritering.