LEKA KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: Tirsdag den 26.09.2006, kl. 10:30 STED: Kommunestyresalen De faste medlemmene av kontrollutvalget innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretæren. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet holdes for lukkede dører, jf. kommunelovens 77 nr. 8. SAKSLISTE: Sak nr.: Sakstittel: Godkjenning av møteinnkalling og saksliste Godkjenning av møteprotokoll fra forrige møte 13/06 Referatsaker 14/06 Forslag til driftsbudsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i Leka kommune 2007 15/06 Forvaltningsrevisjonsrapport nr 1/2006: Ressursbruk pleie og omsorg 16/06 Fremtidig lokalisering av KomSek Trøndelag IKS 17/06 Eventuelt Leka/Steinkjer, 15. september 2006 Inge Aune leder Kopi m/vedlegg til: Per Morten Bjørgum kontrollsekretær Dir.tlf. 74 31 21 44 / 470 28 400 E-post: per.morten.bjorgum@komsek.no Ordføreren i Leka Rådmannen i Leka Kontrollutvalgets varamedlemmer KomRev Trøndelag IKS avd. Namsos
SAK 13/06 REFERATSAKER Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Leka kontrollutvalg 26.09.06 Per Morten Bjørgum 13/06 Leka 06 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar referatsakene R 2/06 R 04/06 til orientering. Vedlegg: R 5/06 R 6/06 Kopi av brev av 16.06.06 fra KomSek Trøndelag IKS til Leka kontrollutvalg Informasjon ang. sekretærfunksjonen for utvalgene Kopi av brev av 15.09.06 fra KomSek Trøndelag IKS til Leka kommune v/rådmannen Ang forvaltningsrevisjonsrapport nr 1/2006
SAK 14/06 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT FOR 2007 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET I LEKA KOMMUNE Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Leka kontrollutvalg 26.09.06 Per Morten Bjørgum 14/06 Leka 06 Saksbehandlerens forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget godkjenner det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2007 for kontrollog tilsynsarbeidet i Leka kommune med en total ramme på kr 367.000,00 ART ANSV. FUNKSJ. POLITISK VIRKSOMHET 101 POLITISK VIRKSOMHET 101 101 REVISJON OG KONTROLLUTVALG 1082 101 101 Ledergodtgjørelse 3 000 1083 101 101 Møtegodtgjørelse 1 500 1099 101 101 Arbeidsgiveravgift 500 1102 101 101 Faglitteratur/tidsskrifter 1 500 1153 101 101 Kursavgifter og oppholdsutgifter 25 000 1164 101 101 Kjøregodtgjørelse 3 500 1175 101 101 Reiseutgifter (inkl. park.avg. og bomavg.) 5 000 1371 101 101 Kjøp av sekretariatstjenester 105 000 1372 101 101 Kjøp av revisjonstjenester 222 000 SUM 367 000 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): - Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.06.2004. - Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. - Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger: I den nye forskriften om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner er det inntatt bestemmelser om budsjettbehandlingen. Av 18 går det fram at: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kom-munen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Der kommunen eller fylkeskommunen har egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. Det går videre fram av merknadene til 1. ledd at:
Bestemmelsen fastsetter fremgangsmåten ved behandling av budsjett for kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet. Kontrollutvalget i Nærøy har også tidligere hatt eget budsjett for sin virksomhet under samme tjenestenummer (10005). Utgifter til revisjonen og sekretariatet for kontrollutvalget er i budsjettet for 2006 ført under tjeneste 10004 KomRev & KomSek (ansvar 100 rådmannen). Saksbehandlers vurdering: Som i 2005 fremmes forslag om å samle alle budsjettposter som gjelder kontroll og tilsyn under samme ansvar, kalt kontroll og tilsyn. Årets budsjett ser slik ut: Budsjett 2006 1082 Ledergodtgjørelse 3.000 1083 Møtegodtgjørelse 1.500 1099 Arbeidsgiveravgift 500 1102 Abonnement faglitteratur 1.000 1153 Kursavgifter og oppholdsutg 5.000 1160 Kjøregodtgjørelse 3.500 1175 Reiseutgifter 5.000 1371 Kjøp av sekretariatsjenester 97.500 1372 Kjøp av revisjonstjenester 220.000 Sum 337.000 Budsjett og regnskap for kontroll- og tilsynsarbeidet ble omarbeidet og samlet under ett felles ansvar i 2006. Tidligere ble bla ledergodtgjørelse, møtegodtgjørelse mv ført under et felles ansvar 101 Politisk virksomhet. Dette medfører at det ikke er sammenlignbare regnskapstall tilgjengelige. Sekretariatet har utarbeidet forslag til budsjett for 2007 basert på erfaringstall mv. Foreslåtte budsjettposter refereres under med kommentarer. Av særlige endringer i forhold til tidligere års budsjett nevnes økning på posten Kursavgifter og oppholdsutgifter. Bakgrunnen for økningen er at kontrollutvalget skal ha budsjettdekning for deltakelse på den nasjonale kontrollutvalgskonferansen om det skulle være ønskelig. Tilsvarende økning på denne posten er foreslås i alle kommuner der KomSek Trøndelag IKS er sekretariat. FORSLAG DRIFTSBUDSJETT FOR 2007 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET FUNKSJON 101: REVISJON OG KONTROLLUTVALG Post: Tekst: Beløp: 1082 Ledergodtgjørelse 3.000,00 Beløpet refererer seg til kommunestyrets vedtak av 18.09.1997, sak 28/97, Reglement for godtgjøring til folkevalgte 1083 Møtegodtgjørelse 1 500,00 Beløpet refererer seg til kommunestyrets vedtak av 18.09.1997, sak 28/97, Reglement for godtgjøring til folkevalgte, kr 100,00 pr. medlem
pr. møte, og er stipulert slik at det kan avvikles 5 møter 1099 Arbeidsgiveravgift 500,00 Det er regnet 11,8 % av postene for godtgjørelse 1102 Abonnement/faglitteratur 1 500,00 3 abonnement på tidsskrift Kommunerevisoren 1153 Kursavgifter og oppholdsutgifter 25.000,00 Kontrollutvalget er etter forskriftsendringen i 2004 gitt nye oppgaver og en mer sentral kontroll- og tilsynsrolle. Det vil være nyttig for utvalget å kunne delta f.eks på den nasjonale kontrollutvalgskonferansen som avvikles i januar hvert år. Deltakelse her stipuleres til ca. 8.000,- /deltaker, hvorav kr 5.000 i kursavgift og kr. 3.000 i reiseutgifter. 1160 Kjøregodtgjørelse 3 500,00 Beløpet tar sikte på å dekke medlemmers kjøregodtgjørelse ved mulig deltakelse på kurs/samlinger og møter, 1175 Reiseutgifter (inkl. parkeringsavgifter/bomavgifter) 5 000,00 Posten gjelder rutegående befordringsmiddel ved mulig deltakelse på kurs/samlinger og møter 1371 Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS 105 000,00 Representantskapet for selskapet har enda ikke vedtatt budsjett for 2007, og et midlertidig beløp er hentet fra selskapets økonomiplan og justert for prisstigning (4% jfr den kommunale deflator) 1372 Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS 222 000,00 Representantskapet for selskapet har enda ikke vedtatt budsjett for 2007, og et midlertidig beløp er hentet fra selskapets økonomiplan og justert for prisstigning (4% jfr den kommunale deflator) Dette gir følgende forslag til budsjett: ART ANSV. FUNKSJ. POLITISK VIRKSOMHET 101 POLITISK VIRKSOMHET 101 101 REVISJON OG KONTROLLUTVALG 1082 101 101 Ledergodtgjørelse 3 000 1083 101 101 Møtegodtgjørelse 1 500 1099 101 101 Arbeidsgiveravgift 500 1102 101 101 Faglitteratur/tidsskrifter 1 500 1153 101 101 Kursavgifter og oppholdsutgifter 25 000 1164 101 101 Kjøregodtgjørelse 3 500 1175 101 101 Reiseutgifter (inkl. park.avg. og bomavg.) 5 000 1371 101 101 Kjøp av sekretariatstjenester 105 000 1372 101 101 Kjøp av revisjonstjenester 222 000
SAK 15/06 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT NR 1/2006: RESSURSBRUK PLEIE OG OMSORG Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Leka kontrollutvalg 26.09.06 Per Morten Bjørgum 15/06 Leka 06 Leka kommunestyre Saksbehandlerens forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport nr 1/2006 til etterretning. 2. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport nr 1/2006 til etterretning Vedlegg: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport nr 1/1006: Ressursbruk pleie og omsorg Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Kontrollutvalgets sak 17/04, behandlet 27.09.04: Bestilling av rapport 2. Forvaltningsrevisjonsrapport: Ressursbruk pleie og omsorg, Kostra-tall datert 07.12.04 3. Kontrollutvalgets sak 19/04, behandlet 17.12.04: Rapport del 1 oversendt kommunestyret 4. Kommunestyrets sak 03/05, behandlet 01.04.05 5. Kontrollutvalget sak 17/05, behandlet 19.10.05: Oppfølging av kommunestyrets vedtak Saksopplysninger: Bakgrunn: Etter henvendelse fra ordfører bestilte Leka kontrollutvalg i sitt møte 27.09.04 et forvaltningsrevisjonsprosjekt innen pleie- og omsorg. Vedtaket i kontrollutvalgets sak 17/04 lød: Viser til skriv av 23. september 2004 fra ordføreren i Leka kommune. Kontrollutvalget ber revisjonen vurdere ressursbruken innenfor pleie og omsorg ved å sammenligne med KOSTRA- tallene for andre kommuner. Revisjonen valgte å dele kontrollutvalgets bestilling i to. Rapporten for prosjektets del I ble behandlet av kontrollutvalget i sak 19/04, møte den 17.12.04 og seinere av kommunestyret i sak 03/05 den 01.04.05. Del I av prosjektet var en sammenligning av KOSTRA- tallene innen pleie og omsorg med sammenlignbare kommuner. Hovedkonklusjon i rapporten til del I var: Leka kommune bruker mye ressurser innenfor pleie og omsorg, mer enn sammenligningskommunene, mer enn gjennomsnittet i Nord- Trøndelag og mer enn gjennomsnittet i gruppe 3 i KOSTRA. Hovedkonklusjonen er at Leka kommune bør ha en meget god kvalitet og et høyt nivå på sine tjenester innenfor pleie og omsorg. Forvaltningsrevisjonsrapport nr 1/2006:
Foreliggende rapport omhandler del II av prosjektet vedtatt i sak 17/04. Rapporten er en videre sammenligning av økonomiske parametere, med både KOSTRA og kommunens egne regnskapstall som kilder. KomRev Trøndelag IKS (KomRev) har formulert to hovedproblemstillinger for rapporten: 1. Hvordan har ressursbruken innenfor pleie og omsorg utviklet seg i perioden 2001-2005? 2. Utnytter pleie og omsorg tildelte rammer på en effektiv måte Hvordan har ressursbruken innenfor pleie og omsorg utviklet seg i perioden 2001-2005? KomRev konkluderer med at det har vært en økning av ressursbruken i perioden 2001-2004, mens det for året 2005 er gjennomfør en betydelig reduksjon. I kroner er bruttoutgiftene for pleie og omsorg på samme nivå i 2005 som året 2001. Justert for lønns- og prisvekst i perioden er brutto driftsutgifter lavere i 2005 enn i 2001. Leka har større utgifter per beboer i institusjon enn sammenligningskommunene, i kroner 91 000 mer per plass enn gjennomsnittet i kommunegruppe 6 1 i KOSTRA Leka kommune har høyere kostnader per mottaker av hjemmetjenester enn de fleste sammenligningskommunene. Kostnadene per mottaker har økt fra 76 000 i 2004 til 112 000 i 2005. Utnytter pleie og omsorg tildelte rammer på en effektiv måte? KomRev registrerer at Leka kommunes ansatte innenfor pleie og omsorg har bedre betingelser enn minstenormen i hovedtariffavtalen (HTA) og arbeidsmiljøloven (aml). Dette gjelder bla lønn, der nytilsatte sykepleiere får 6 års tillegg i egentlig lønnsansienniteten ved tilsetting, gunstige turnusplaner med mindre helgearbeid enn HTA tillater. Revisjonen mener den relativt høye andelen sykepleiere i forhold til annet pleiepersonell (på ukedagene 56 % og i helg 43% sykepleiere), kan tyde på at en del oppgaver blir utført av personell med høyere kompetanse enn nødvendig. Leka er en av de kommunene i gruppa som bruker minst ressurser på administrasjon innen pleie og omsorg. En del overtid blir brukt, dette er en konsekvens av at de aller fleste sykepleierne har 100 % stilling. Ved behov for bakvakter og ekstravakter i tillegg til oppsatt turnus, utløses dermed overtid. Saksbehandlerens vurdering: Det er gjennomført en grundig gjennomgang av ressursbruken innen pleie og omsorg i Leka kommune. Gjennom forvaltningsrevisjonsrapportene del I og II, er det etter saksbehandlers mening gitt svar på de spørsmål kontrollutvalgets bestilling i sak 17/04 inneholdt. I rapporten er det framholdt at en ikke har vurdert de sykepleiefaglige vurderinger som ligger til grunn for ressursinnsatsen. Pleie og omsorg er et vanskelig område å få til forutsigbare 1 Leka er plassert i kommunegrunne 6 i KOSTRA. Kommunegruppe 6 er definert som Små kommuner med høye bundne kostnader per innbygger, høye frie disponible inntekter Det er 56 kommuner i gruppe 6
økonomiske kalkyler for, siden brukernes pleiebehov og dermed ressursbruken kan variere mye både på kort og lang sikt. Spesielt små kommuner vil oppleve store utfordringer med å til enhver tid ha rett dimensjonert pleie og omsorgstilbud i forhold til behovet. Leka kommune har valgt å gi sine sykepleiere gode vilkår, både i form av bra lønn, mindre helgejobbing enn det de kunne ha satt opp, og mest mulig hele stillinger. Med 5 sykepleiere i 100 % stilling og 3 i mindre stillingsbrøker, vil det måtte bli en stor utfordring å få turnuser til å gå opp uten å benytte overtid. God lønn og mest mulig hele stillinger er nok viktig for rekruttering av nye sykepleiere, men ved eventuelle vakanser bør nok oppdeling i mindre stillingsbrøker og dermed flere ansatte vurderes, uten at total stillingsressurs økes. Dette for å redusere utgiftene til overtid. Saksbehandler registrerer at det i 2005 er gjennomført reduksjoner i ressursbruken innen avdelingen. Det har vært et betydelig fokus på områdets ressursbruk i perioden fra 2004 til i dag, og de fleste steiner er vel snudd for å redusere kostnadene. Enkelte momenter kan følges med særlig oppmerksomhet også i framtida, eksempelvis bør bruk av overtid på sykepleiere søkes unngått i størst mulig grad. Noe overtid må nok påregnes, siden antallet ansatte å fordele vakter på er relativt lavt samtidig som de aller fleste har 100 % stilling.
SAK 016/06 FREMTIDIG LOKALISERING AV KOMSEK TRØNDELAG IKS Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Leka kontrollutvalg 26.09.06 Liv Tronstad 016/06 Leka 06 Saksbehandlers forslag til vedtak: Saken legges frem til drøfting uten innstilling til vedtak Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Representantskapet i KomSek Trøndelag IKS (KomSek) skal behandle sak om fremtidig lokalisering i sitt møte i oktober på grunnlag av vedtak gjort i representantskapets møte i mai 2006. Her gjengis utdrag fra representantskapets vedtak i sak 06/06: Det skal utredes mulighetene for en eventuell samlokalisering av ansatte i Steinkjer. Dersom samlokalisering blir aktuelt, må det vurderes en alternativ plassering til Steinkjer. I den forbindelse ønskes det synspunkter fra kontrollutvalgene på KomSek sin fremtidige lokalisering. I dag har KomSek 5,5 stillingshjemler til disposisjon. Selskapet er lokalisert med hovedkontor i Steinkjer med 3 ansatte i 2,5 stilling, og avdelingskontor i Namsos, Grong og Levanger bemannet med 1 stilling på hvert kontor. Ved avdelingskontorene er selskapet samlokalisert med KomRev Trøndelag IKS (KomRev). Når det gjelder bemanningen ved de 3 avdelingskontorene er selskapet i den situasjon at de ansatte har sluttet eller kommer til slutte innen kort tid. Selskapet er med dette i en meget vanskelig situasjon og har derfor utlyst to ledige stillinger. Før ansettese vil skje må den fremtidige lokaliseringen være klar. Daglig leders ønske om størst mulig samlokalisering av selskapets ansatte begrunnes med de ansattes arbeidsmiljø, og kvaliteten på de tjenester selskapet skal utføre for sine eierkommuner og kontrollutvalg. Ved en samlokalisering kan selskapet: bygge opp et større fagmiljø utnytte de ansattes ulike kompetanse bedre utvikle spesialkompetanse på fagområder etter kvalifikasjoner
øke muligheten for samarbeid og teamjobbing, og ha flere å spille på ved vanskelige saker få en større likhet på tjenester som leveres til kontrollutvalgene få større sikkerhet for god kvalitet på leverte tjenester, kvalitetssikring i travle tider kunne ta unna topper for hverandre ha muligheter til overlapping være bemannet også under ferieavvikling (sommerferie) bli mindre sårbar ved sykdom bli mindre sårbar dersom ansatte slutter utvikle et bedre arbeidsmiljø stå sterkere i forhold til å møte konkurranse utenfra stå sterkere i forhold til å konkurrere om oppdrag i kommuner utenfor eierkommunene redusere kostnader til interne møter ha mulighet til flere korte og uformelle møter etter behov få et bedre tilgjengelig arkiv når alt samles et sted Det finnes også motargumenter for samlokalisering slikt som: økte kostnader for selskapet i form av lengre kjøreavstand til de enkelte kommuner Dette kan til dels oppveies i form av effektivisering. større avstand mellom sekretariatet og revisjonen, som vil kreve faste rutiner for informasjonsutveksling. Når det gjelder fremtidig lokalisering er det fra daglig leders synspunkt store fordeler og sterkt ønskelig å samle hele kontoret ved Fylkets hus i Steinkjer. Et annet alternativ kan være å ha et avdelingskontor i tillegg til hovedkontoret på Steinkjer. Det er representantskapet som skal avgjøre spørsmålet om fremtidig lokalisering. Kontrollutvalgenes syn i saken vil bli presentert for representantskapet eller fremført av de ulike eieres representant i møtet. En ber kontrollutvalget vurdere hvor avgjørende det er for kontrollutvalgets arbeid at sekretariatet er lokalisert ved avdelingskontorene som i dag, sett opp mot de fordeler selskapet vil oppnå ved samlokalisering i form av arbeidsmiljø, gode kvalitetsmessige og sikre tjenester, kompetanseflyt, sårbarhet i forhold til tjenesteleveranse ved sykdom eller fratredelse. Steinkjer 4. september 2006 Liv Tronstad (sign) Kontrollsjef