Varamedlemmer møter etter nærmere avtale/i tråd med tidligere praksis. Sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann.

Transkript

1 RØYRVIK KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: TIRSDAG 17. OKTOBER 2006 KL10.00 STED: KOMMUNESTYRESALEN, RØYRVIK Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretær. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale/i tråd med tidligere praksis. Sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann. Kontrollutvalget i Røyrvik kommune har vedtatt at utvalgets møter er åpne, jfr Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 19, 1.ledd SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 011/06 ORIENTERING FRA KOMREV TRØNDELAG IKS- REVISJONSSTRATEGI REGNSKAPSREVISJON /06 FREMTIDIG LOKALISERING AV KOMSEK TRØNDELAG IKS 013/06 FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN- EVENTUELT MEDLEMSKAP 014/06 REFERATER EVENTUELT Kontrollutvalget har bedt om en orientering fra rådmannen ang. stillingssituasjon og fraværsstatistikk i kommunens administrasjon. Orienteringen vil bli gitt ved starten av møtet, før behandling av saklista. Grong, Inge Staldvik (sign) leder Per Morten Bjørgum kontrollsekretær Dir.tlf /

2 SAK 011/06 ORIENTERING FRA KOMREV TRØNDELAG IKS- REVISJONSSTRATEGI REGNSKAPSREVISJON 2006 Røyrvik kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 011/06 Røyrvik 06 Kontrollutvalget tar orienteringen til etterretning. 1. Brev datert fra KomRev Trøndelag IKS: Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Røyrvik kommune KomRev Trøndelag IKS vil orientere om revisjonsstrategi for kommuneregnskapet Revisjonsstrategi er et nytt begrep, denne strategien kommer i stedet for tidligere revisjonsplan. Konseptet vil bli nærmere presentert av KomRev Trøndelag IKS i møtet.

3 SAK 012/06 FREMTIDIG LOKALISERING AV KOMSEK TRØNDELAG IKS Røyrvik kontrollutvalg Liv Tronstad 012/06 Røyrvik 06 Saken legges frem til drøfting uten innstilling til vedtak Representantskapet i KomSek Trøndelag IKS (KomSek) skal behandle sak om fremtidig lokalisering i sitt møte i oktober på grunnlag av vedtak gjort i representantskapets møte i mai Her gjengis utdrag fra representantskapets vedtak i sak 06/06: Det skal utredes mulighetene for en eventuell samlokalisering av ansatte i Steinkjer. Dersom samlokalisering blir aktuelt, må det vurderes en alternativ plassering til Steinkjer. I den forbindelse ønskes det synspunkter fra kontrollutvalgene på KomSek sin fremtidige lokalisering. I dag har KomSek 5,5 stillingshjemler til disposisjon. Selskapet er lokalisert med hovedkontor i Steinkjer med 3 ansatte i 2,5 stilling, og avdelingskontor i Namsos, Grong og Levanger bemannet med 1 stilling på hvert kontor. Ved avdelingskontorene er selskapet samlokalisert med KomRev Trøndelag IKS (KomRev). Når det gjelder bemanningen ved de 3 avdelingskontorene er selskapet i den situasjon at de ansatte har sluttet eller kommer til slutte innen kort tid. Selskapet er med dette i en meget vanskelig situasjon og har derfor utlyst to ledige stillinger. Før ansettese vil skje må den fremtidige lokaliseringen være klar. Daglig leders ønske om størst mulig samlokalisering av selskapets ansatte begrunnes med de ansattes arbeidsmiljø, og kvaliteten på de tjenester selskapet skal utføre for sine eierkommuner og kontrollutvalg. Ved en samlokalisering kan selskapet: bygge opp et større fagmiljø utnytte de ansattes ulike kompetanse bedre

4 utvikle spesialkompetanse på fagområder etter kvalifikasjoner øke muligheten for samarbeid og teamjobbing, og ha flere å spille på ved vanskelige saker få en større likhet på tjenester som leveres til kontrollutvalgene få større sikkerhet for god kvalitet på leverte tjenester, kvalitetssikring i travle tider kunne ta unna topper for hverandre ha muligheter til overlapping være bemannet også under ferieavvikling (sommerferie) bli mindre sårbar ved sykdom bli mindre sårbar dersom ansatte slutter utvikle et bedre arbeidsmiljø stå sterkere i forhold til å møte konkurranse utenfra stå sterkere i forhold til å konkurrere om oppdrag i kommuner utenfor eierkommunene redusere kostnader til interne møter ha mulighet til flere korte og uformelle møter etter behov få et bedre tilgjengelig arkiv når alt samles et sted Det finnes også motargumenter for samlokalisering slikt som: økte kostnader for selskapet i form av lengre kjøreavstand til de enkelte kommuner Dette kan til dels oppveies i form av effektivisering. større avstand mellom sekretariatet og revisjonen, som vil kreve faste rutiner for informasjonsutveksling. Når det gjelder fremtidig lokalisering er det fra daglig leders synspunkt store fordeler og sterkt ønskelig å samle hele kontoret ved Fylkets hus i Steinkjer. Et annet alternativ kan være å ha et avdelingskontor i tillegg til hovedkontoret på Steinkjer. Det er representantskapet som skal avgjøre spørsmålet om fremtidig lokalisering. Kontrollutvalgenes syn i saken vil bli presentert for representantskapet eller fremført av de ulike eieres representant i møtet. En ber kontrollutvalget vurdere hvor avgjørende det er for kontrollutvalgets arbeid at sekretariatet er lokalisert ved avdelingskontorene som i dag, sett opp mot de fordeler selskapet vil oppnå ved samlokalisering i form av arbeidsmiljø, gode kvalitetsmessige og sikre tjenester, kompetanseflyt, sårbarhet i forhold til tjenesteleveranse ved sykdom eller fratredelse. Steinkjer 4. september 2006 Liv Tronstad (sign) Kontrollsjef

5 SAK 013/06 FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN- EVENTUELT MEDLEMSKAP Røyrvik kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 013/06 Røyrvik 06 Saken legges fram uten forslag til vedtak. 1. Vedtekter for Forum for Kontroll og Tilsyn, med endringer sist på årsmøtet Innmeldingsblankett til Forum for Kontroll og Tilsyn 3. Brosjyre: Velkommen til Forum for Kontroll og Tilsyn Kontrollutvalget ba i siste møte om å få en sak ang eventuell innmelding i Forum for Kontroll og Tilsyn. Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) ble stiftet på Gardermoen 22. november Formålet med foreningen er:..å vera ein møte- og kompetanseplass for menneske(r) som arbeider med kontroll og tilsynsfunksjon i kommunar, Sametinget og fylkeskommunar. Forumet sine primære oppgåver er: Styrka kontrollutvala og sekretariata sitt arbeid med kontroll og tilsyn Vera pådrivar i arbeidet med fagleg utvikling av kontrollutvala og sekretariata. Vera ein arena for erfaringsutveksling Styrke kontrollutvalgene og sekretariatene sin kompetanse som bestiller av revisjonsoppdrag Medlemskap: Kontingenten pr. år, sette årsmøtet slik for 2006: Innbyggjartal: Kontrollutval: Sekretariat: Kr ,- Kr , Kr ,- Kr , Kr ,- Kr ,- Merknader: Kontrollutvala betalar etter innbyggjartal i kommunen / fylkeskommunen.

6 Sekretariatet betalar etter det totale innbyggjartalet dei er sekretariat for. Det er fullt mulig å delta på FKTs sine fagkonferanser selv om en ikke er medlem av foreningen. Deltakeravgiften blir ved medlemskap noe lavere. For deltakelse på fagkonferansen juni -06 var deltakeravgiften satt til: Deltaking med overnatting medlem: Kr ,- (Ikke medlem kr ,-) Deltaking uten overnatting medlem: Kr ,- (Ikke medlem kr ,-) Medlemmer i FKT vil etter hvert få noe mer informasjon fra foreningen enn de som ikke er medlemmer. Norsk kommunerevisorforbund (NKRF): Et alternativ til FKT er Norges kommunerevisorforbund (NKRF). Her har riktignok ikke kontrollutvalgene rett til medlemskap, men gjennom at sekretariatet er medlem får kontrollutvalgene også informasjon fra NKRF. Det er NKRF som står bak bladet Kommunerevisoren som kommer ut 6 ganger pr år, og som kontrollutvalget har abonnert på. Selv om kontrollutvalgene ikke kan være medlem i NKRF inviteres kontrollutvalgene til deltagelse på NKRFs årlige kontrollutvalgskonferanse. I år som i fjor ble denne arrangert på Gardermoen. Konferansen tok opp tema som var meget aktuelle både for kontrollutvalgene og sekretariatene. Ved en eventuell innmelding i FKT vil det måtte være Røyrvik kommune v/kontrollutvalget som blir medlem. Innmelding vil dermed måtte behandles i kommunestyret. Dette siden det kun er kommunestyret som kan ta stilling til kommunens medlemskap i foreninger og organisasjoner. Saksbehandlers vurdering: Saksbehandler mener det er viktig at kontrollutvalgene har tilgang til den kompetanseheving kurs og konferanser med utvalgene som målgruppe utgjør. Hvorvidt dette best skjer gjennom FKT eller NKRF- systemet, er vanskelig å si. Det er imidlertid grunn til å tro at FKT sitt fokus i større grad vil være på kontrollutvalgene, kontrollutvalgsmedlemmene og sekretariatenes behov enn NKRF. NKRF vil fortsatt ha kompetanseheving for kommunerevisorene som sitt hovedformål. Begge organisasjoner har konferanser som er åpne også for ikke-medlemmer, og med marginale kostnadsforskjeller mellom medlem og ikke-medlem. FKT oppgir at medlemmer vil få fortrinnsrett ved evt fullbooka seminar, og at medlemmer etter hvert vil motta mer informasjon, få tilgang til debattforum på FKT sin kommende nettside mv. Kostnaden med medlemskap for kontrollutvalget er ikke avskrekkede, kr per år lar seg vel finansiere. Om sekretariatet får kontrollutvalg (kunder) som er medlem i FKT, er det naturlig at også KomSek Trøndelag IKS melder seg inn, noe som gir sekretariatet en ekstrakostnad på kr ,- per år totalt. Det vil da være naturlig å vurdere hvorvidt et medlemskap både i FKT og NKRF er nødvendig for sekretariatets del.

7 SAK 014/06 REFERATER Røyrvik kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 010/06 Røyrvik 06 Kontrollutvalget tar referatene til etterretning. 1. Innkalling til representantskapsmøte KomSek Trøndelag IKS 2. Innkalling til representantskapsmøte KomRev Trøndelag IKS