Møteinnkalling Valgstyret 2015-2019 Dato: 06.06.2019 kl. 13:00 Sted: Formannskapssalen Det vises til innkalling til møte i Formannskapet sendt 28.mai der det ble varslet om ettersendelse av saker til Valgstyret. SAKSKART Side Saker til behandling 8/19 18/02093-19 Forhåndsstemmesteder, ambulerende stemmegiving og bruk av stemmeseddelkonvolutt 2 9/19 18/02093-21 Oppnevning av forhåndsstemmemottakere 7 Referatsaker 4/19 16/00021-25 Protokoll Valgstyret 23.05.2019 10 Sarpsborg 28.mai 2019 Sindre Martinsen-Evje Leder Ida Odsæter Sekretær 1
Saker til behandling 8/19 Forhåndsstemmesteder, ambulerende stemmegiving og bruk av stemmeseddelkonvolutt Arkivsak-dok. 18/02093-19 Saksbehandler Ida Marie Odsæter Saksgang Møtedato Saknr 1 Valgstyret 2015-2019 06.06.2019 8/19 Innstillingssak. Medsaksbehandlere: Ellen Juliussen Kommunedirektørens innstilling: 1. Følgende lokaler benyttes som stemmelokale i hele forhåndsstemmeperioden fra og med 12. august til og med 6. september 2019: Tune områdebibliotek Skjeberg områdebibliotek Servicetorget i Sarpsborg rådhus Forhåndsstemmer kan avgis innenfor følgende åpningstider: Tune og Skjeberg områdebibliotek Mandag og onsdag: kl. 13.00-19.00 Tirsdag, torsdag, fredag: kl. 10.00-15.00 Fra 1. september er åpningstiden tirsdag, torsdag, fredag: kl. 10.00-16.00 Servicetorget Mandag til fredag kl. 08.30 15.00. Fra 1. september er åpningstiden: Mandag, tirsdag, onsdag kl. 08.30 17.00. Torsdag kl. 08.30 19.00 Fredag kl. 08.30 15.30 2. Storbyen kjøpesenter benyttes som stemmelokale følgende dager i forhåndsstemmeperioden: Torsdag 29.august og fredag 30.august kl. 10.00 20.00 Lørdag 31.august kl. 10.00 18.00 3. Forhåndsstemming ved institusjoner gjennomføres i perioden 19. august til 6. september 2019. Det gjennomføres forhåndsstemming ved følgende helse- og omsorgsinstitusjoner og videregående skoler: Sykehuset Østfold, Kalnes Helsehuset Sarpsborg Borgen sykehjem Haugvoll sykehjem og bofellesskap 2
Tingvoll sykehjem Kruseløkka sykehjem Kurland sykehjem og bofellesskap Eplehagen bofellesskap Valaskjold sykehjem og bofellesskap Karl Johans gate bofellesskap Tranesgate bofellesskap for eldre og funksjonshemmede Tuneveien bofellesskap St. Olav videregående skole Borg videregående skole Kalnes videregående skole Greåker videregående skole Sarpsborg fengsel Ravneberget fengsel 4. Ved Sarpsborg fengsel benyttes stemmeseddelkonvolutt. 5. Frist for å søke om ambulerende stemmegivning settes til tirsdag 3. september 2019. Valgstyrets leder gis fullmakt til å behandle disse søknadene. Ambulerende stemmemottak gjennomføres i perioden fra 26.august til 6. september. 6. Informasjon om forhåndsstemmegivning skjer i dagspressen, på kommunens nettsider og ved de aktuelle institusjonene. Vedlegg: Link: Lov om valg til Stortinget, fylkesting og kommunestyrer (valgloven) Link: Forskrift om valg til Stortinget, fylkesting og kommunestyrer (valgforskriften) Sammendrag: I forbindelse med kommunestyre- og fylkestingsvalget skal kommunen legge til rette for at velgere skal kunne avgi tidligstemme og forhåndsstemme. Dette skal skje i egnede og tilgjengelige lokaler, og det legges derfor frem sak om tidlig- og forhåndsstemmemottak. Saken skal godkjennes av valgstyret. Som ved tidligere valg legges det opp til at det kan avgis tidligstemme ved kommunens servicetorg. Forhåndsstemmer kan avgis ved Skjeberg områdebibliotek og Tune områdebibliotek samt i kommunens servicetorg. I tillegg foreslår kommunedirektøren at det, som en forsøksordning, opprettes et stemmemottak i Storbyen kjøpesenter i en kortere periode. Kommunen er lovpålagt å legge til rette for forhåndsstemmegivning ved helse- og omsorgsinstitusjoner. Valgstyret kan eventuelt også fastsette at forhåndsstemmegivning kan skje i andre institusjoner. Kommunedirektøren foreslår å gjennomføre forhåndsstemmegivning også ved de fire videregående skolene i kommunen. Valgstyret skal også fastsette tidspunkt for gjennomføring av ambulerende stemmemottak samt frist for å søke om dette. Kommunedirektøren foreslår at ambulerende stemmemottak gjennomføres de to siste ukene av forhåndsstemmeperioden, og at fristen for å søke settes til 3.september. 3
Utredning: Tidligstemmegivning Velgere som ikke har mulighet til å avgi sin stemme i forhåndsstemmeperioden eller på selve valgdagen, kan avgi sin stemme i perioden 1. juli til 9. august. Dette fremkommer av valglovens 8-1, og omtales som tidligstemmegivning. Det vil bli tilrettelagt for tidligstemmegivning ved kommunens servicetorg. Erfaring fra tidligere valg tilsier at dette er et tilstrekkelig tilbud. Stemmemottak for forhåndsstemmer I henhold til valglovens 8-3 skal stemmegivning skje i egnede og tilgjengelige lokaler, og velgerne skal kunne ta seg inn i valglokalene uten hjelp. Videre står det at andre lokaler ikke skal benyttes med mindre særlige grunner foreligger. Dette er utdypet i valgforskriftens 26 om valglokalene: Ved tilrettelegging for stemmegivning i valglokalene, skal det legges vekt på god tilgjengelighet for alle velgere. Blinde og svaksynte velgere skal kunne avgi stemme uten å måtte be om hjelp. Ved tidligere valg har det vært forhåndsstemmegivning ved Skjeberg områdebibliotek, Tune områdebibliotek og kommunens servicetorg. Kommunedirektøren har erfart at dette er en god løsning, og anbefaler denne løsningen også i år. Ordningen forutsetter at eksisterende bemanning disse stedene benyttes, og at andre oppgaver må nedprioriteres i perioden for forhåndsstemmegivningen. Valgloven 8-1 krever at det alltid må være to stemmemottakere til stede for å motta en forhåndsstemme. Valglovens 8-1 krever at velgere som ønsker kan avgi sin forhåndsstemme fra 10. august i valgåret og frem til siste fredagen før valgdagen. 10. august er i år på en lørdag, og kommunedirektøren anbefaler at forhåndsstemmingen starter mandag 12.august. Områdebibliotekene og servicetorget har følgende åpningstider i forhåndsstemmeperioden: Tune og Skjeberg områdebibliotek Mandag og onsdag: kl. 13.00-19.00 Tirsdag, torsdag, fredag: kl. 10.00-15.00 Fra 1. september er åpningstiden tirsdag, torsdag, fredag: kl. 10.00-16.00 Servicetorget Mandag til fredag kl. 08.30 15.00. Fra 1. september er åpningstiden mandag til fredag kl. 08.30 15.30. Kommunedirektøren ønsker at det i størst mulig grad tilrettelegges for at velgere kan avgi stemme utenfor den ordinære åpningstiden, og foreslår en utvidelse av åpningstiden ved servicetorget den siste uken av forhåndsstemmeperioden. Kommunedirektøren foreslår at åpningstidene i størst mulig grad følger åpningstidene i sentrumsbutikkene denne uka. Det betyr at Servicetorget har åpent mandag-onsdag kl.17.00 og torsdag til kl.19.00. Fredag stenger Servicetorget til vanlig tid kl. 15.30, siden siste frist for innlevering av post er fredag kl. 16.00. Bibliotekene har faste langdager mandag og onsdag gjennom hele forhåndsstemmeperioden, og kommunedirektøren vurderer at det ikke er behov for ytterligere utvidelse av åpningstiden der. Det må påregnes økt ressursbruk i denne perioden. 4
Stemmemottak på kjøpesenter Kommunal- og moderniseringsdepartementet mener kommuner bør vurdere andre steder for forhåndsstemming enn de tradisjonelle. Det er viktig å sikre god deltakelse ved valg og dermed legge stemmegivningen til steder der velgere er. Departementet har (i Prop.64 L (2010-2011)) vist til at det gis gode tilbakemeldinger på forhåndsstemmemottak på kjøpesenter. Det er god infrastruktur i tilknytning til kjøpesenter, og de har som oftest god tilgjengelighet og er godt tilrettelagt for alle. Forhåndsstemming må organiseres slik at prinsippet om hemmelig valg ivaretas, og stemmegivningen må foregå mest mulig uforstyrret av annen aktivitet i senteret. I Sarpsborg er det flere kjøpesenter der mange velgere ferdes, og administrasjonen har vurdert forhåndsstemmemottak ved kjøpesentrene Amfi Borg og Storbyen. Begge kjøpesentrene har ledige lokaler som oppfyller våre krav til et forhåndsstemmested, som er både tilgjengelige for alle og som samtidig er skjermet fra den verste støyen i senterne. Disse to kjøpesentrene ligger i de to valgkretsene i kommunen som har hatt lavest valgdeltakelse; Gamle Sarpsborg og Alvim valgkrets. Det er svært ressurskrevende å ha et stemmemottak i et kjøpesenter. Det krever at ansatte som vanligvis har sin arbeidsplass i rådhuset eller andre steder tas helt ut av sitt ordinære arbeid for å være stemmemottaker. I tillegg mener kommunedirektøren at dersom et slikt forhåndsstemmemottak skal ha en effekt, må det være over noe tid, slik at innbyggerne blir oppmerksomme på at de kan stemme der. Det betyr at stemmemottaket bør være åpent store deler av åpningstiden over flere dager, herunder en lørdag hvor det ofte er mange mennesker i senteret Kommunedirektøren foreslår derfor at stemmemottaket er åpent torsdag, fredag og lørdag den nest siste uken i forhåndsstemmeperioden. Amfi Borg har tilbudt leie uten kostnad. Storbyen krever en dagsleie på 1 000 kroner. Amfi Borg er i stor grad besøkt av bilister og i noen grad kollektivreisende. Kommunedirektøren antar at mange av de besøkende er bosatt i omkringliggende kommuner. Storbyen er sentralt beliggende for både bilister, gående, syklende og de som reiser kollektivt, og kommunedirektøren antar at en større del av de besøkende der er hjemmehørende i Sarpsborg kommune. Av ressurshensyn foreslår kommunedirektøren at det gjennomføres forhåndsstemming på kun ett av senterne. Målet med dette tiltaket er å nå flere av Sarpsborgs egne velgere der de ferdes, og på den bakgrunnen anbefaler kommunedirektøren at det gjøres et forsøk med forhåndsstemmemottak i Storbyen. Dersom dette viser seg å være vellykket, kan det vurderes å utvide tilbudet ved neste valg i 2021. Stemmemottak på helse- og omsorgsinstitusjoner og videregående skoler I henhold til valglovens 8-3 fremkommer det at det skal legges til rette for forhåndsstemmegivning ved helse- og omsorgsinstitusjoner, og der valgstyret ellers beslutter at det skal mottas forhåndsstemmer. I slike tilfeller skal stemmer avgis til stemmemottakere som er oppnevnt av valgstyret. Oppnevning av stemmemottakere fremmes som egen sak. Som nevnt ovenfor kan valgstyret beslutte at det skal gjennomføres forhåndsstemming også ved andre institusjoner. Det er viktig å motivere førstegangsvelgere og andre unge velgere til å bruke stemmeretten sin. I forbindelse med sak til valgstyret om «Økt valgdeltakelse 2015» ble det blant annet vedtatt å innføre forsøk med forhåndsstemming ved de videregående skolene for valget i 2015. Erfaringene fra valget i 2015 var positive, og ble videreført ved Stortingsvalget i 2017. Det anbefales at denne ordningen videreføres for valget i 2019. Forhåndsstemmemottak ved helse- og omsorgsinstitusjoner og videregående skoler planlegges i perioden 19. august til 6. september. Tidspunktet for stemmegivning ved de 5
ulike institusjonene vil bli annonsert i dagspressen, på kommunens nettside og ved oppslag på den enkelte institusjon før forhåndsstemmegivningsperioden starter. Bruk av stemmeseddelkonvolutt i særlige tilfeller Som hovedregel skal velgere selv skal legge sin stemme rett i valgurnen. Det kan imidlertid gjøres unntak i tilfeller der det er uhensiktsmessig, særlig krevende eller teknisk vanskelig å registrere velgeren elektronisk. Ifølge valglovens 8-4 kan valgstyret selv i særlige tilfeller bestemme at det ved enkelte forhåndsstemmemottak skal benyttes stemmeseddelkonvolutt. Sarpsborg fengsel har informert om at de har svært dårlig dekning inne i bygget der forhåndsstemmingen skal foregå og at det derfor kan være teknisk vanskelig å registrere velgere elektronisk. Unntaket vil derfor gjelde. Kommunedirektøren foreslår derfor at det benyttes stemmeseddelkonvolutt ved denne institusjonen. Ambulerende stemmemottak I henhold til valglovens 8-3 kan velgere som oppholder seg innenriks, og som på grunn av sykdom eller uførhet ikke kan avgi stemme ved ordinær forhåndsstemmegivning, søke valgstyret om å få avgi sin stemme der de oppholder seg («hjemmestemming»). Frist for å søke om dette skal være mellom tirsdag og fredag siste uken før valget. Kommunedirektøren foreslår at fristen for å søke om ambulerende stemmegivning settes til tirsdag 3. september. Ambulerende stemmemottak gjennomføres i perioden fra 26. august til 6. september. Videre anbefaler kommunedirektøren at valgstyret gir valgstyrets leder fullmakt til å behandle søknadene. Konsekvenser økonomi, miljø og folkehelse: Økonomi: Det må påregnes ressursbruk i hovedsak overtid i forbindelse med mottak av forhåndsstemmer ved institusjoner og videregående skoler, samt ved Storbyen. Dette vil bli dekket av budsjetterte midler til valget. I tillegg må det forventes en nedgang i annen aktivitet ved områdebibliotekene og servicetorget som følge av at det må være to stemmemottakere når en velger vil avgi sin forhåndsstemme. Miljø: Ingen vesentlige konsekvenser. Folkehelse: God tilrettelegging for forhåndsstemming bidrar til at flere velgere får avgitt sin stemme og deltatt i demokratiet. 6
9/19 Oppnevning av forhåndsstemmemottakere Arkivsak-dok. 18/02093-21 Saksbehandler Ida Marie Odsæter Saksgang Møtedato Saknr 1 Valgstyret 2015-2019 06.06.2019 9/19 Innstillingssak. Medsaksbehandlere: Ellen Juliussen Kommunedirektørens innstilling: 1. Vedlagte forslag til forhåndsstemmemottakere ved kommunestyre- og fylkestingsvalget 2019 godkjennes. 2. De ovennevnte forhåndsstemmemottakere gis også fullmakt til å godkjenne mottatte forhåndsstemmer i henhold til bestemmelsene i valglovens 10-1. 3. Valgstyrets leder gis fullmakt til å oppnevne flere forhåndsstemmemottakere ved behov. 4. Valgstyrets leder får fullmakt til å oppnevne stemmemottakere i tidligstemmeperioden. Disse oppnevnes blant de ovennevnte forhåndsstemmemottakerne. Vedlegg: Forslag til forhåndsstemmemottaker ved kommunestyre- og fylkestingsvalget 2019 Link: Lov om valg til Stortinget, fylkesting og kommunestyrer (valgloven) Link: Forskrift om valg til Stortinget, fylkesting og kommunestyrer (valgforskriften) Sammendrag: I henhold til valgloven skal forhåndstemmemottakere oppnevnes av valgstyret. I perioden 12. august til 6. september kan velgere avgi sin stemme ved servicetorget i Sarpsborg rådhus eller ved Skjeberg eller Tune områdebibliotek. I tillegg vil det også gjennomføres forhåndsstemming ved institusjoner, fengsler og videregående skoler i kommunen samt ambulerende stemmemottak og på Storbyen. Kommunedirektøren foreslår at valgstyret oppnevner forhåndsstemmemottakere i henhold til vedlagt liste. Videre anbefales at valgstyrets leder får fullmakt til å oppnevne ytterligere forhåndsstemmemottakere ved behov, samt oppnevne mottakere av tidligstemmer. Utredning: Hvem kan være forhåndsstemmemottakere? Valglovens 8-2 krever at forhåndstemmemottakere oppnevnes av valgstyret. Videre står det at kandidater som er oppført på valgliste ved kommunestyrevalg ikke kan oppnevnes til stemmemottakere i egen kommune, og kandidater som er oppført på valgliste for fylkestingsvalg kan ikke oppnevnes som stemmemottaker i kommunene i vedkommende valgdistrikt. 7
Hvor kan stemmegivingen foregå? Valglovens 8-3 beskriver hvilke steder det kan mottas forhåndsstemmer. I hele forhåndsstemmeperioden er det stemmemottak ved servicetorget i rådhuset og ved Tune og Skjeberg områdebibliotek. I tillegg skal det tas imot forhåndsstemmer ved kommunens helseog omsorgsinstitusjoner, de fire videregående skolene lokalisert i kommunen og hjemme hos velgere. Kommunedirektøren har også foreslått overfor valgstyret at det skal være forhåndsstemmemottak i Storbyen. Det er derfor behov for et stort antall forhåndsstemmemottakere. Hovedoppgavene til forhåndsstemmemottakere Fremgangsmåten ved stemmegiving er beskrevet i valglovens 8-4. Godkjenning av forhåndsstemmer skjer etter bestemmelsene i valglovens 10-1 om forhåndsstemmer avgitt i stemmeseddelkonvolutt og 10-1a om forhåndsstemmer som legges rett i urne. De aller fleste forhåndsstemmer godkjennes direkte og legges rett i urne. Forhåndsstemmer i stemmeseddelkonvolutt vil være: - Utenriks-/brevstemmer - Forhåndsstemmer mottatt fra andre kommuner - Forhåndsstemmer mottatt ved Sarpsborg fengsel jf. unntak i valglovens 8-4 (4) - Stemmer i beredskapskonvolutt I likhet med tidligere valg anbefaler kommunedirektøren at stemmemottakere får fullmakt til å godkjenne forhåndsstemmer mottatt i stemmeseddelkonvolutt. I praksis vil det være de sentrale valgmedarbeiderne i valgadministrasjonen som foretar godkjenningen. Valgstyret får forelagt egen sak før opptellingen starter. Når forhåndsstemmene blir lagt rett i urne, er det stemmemottaker som samtidig godkjenner stemmegivingen tilsvarende det som skjer på valgting. Stemmemottakers godkjenning av forhåndsstemmer som legges rett i urne er hjemlet i valglovens 10-1a. Behov, rekruttering og opplæring Valglovens 8-1 krever at det skal være minst to stemmemottakere til stede ved mottak av forhåndsstemmer. På grunn av at det, i tillegg til servicetorget, også er stemmegiving ved Skjeberg og Tune områdebibliotek, er det et stort antall personer som må oppnevnes. Ansatte ved Sarpsborg bibliotek foreslås også oppnevnt, fordi de kan vikariere ved Skjeberg og Tune. Det er viktig at alle ansatte oppnevnes som stemmemottakere, slik at det er mulig for velgere å avlegge sin stemme til enhver tid uavhengig av hvem som er på jobb. Stemmemottakere ved institusjoner og skoler er rekruttert blant kommunens egne ansatte. Personene som kommunedirektøren foreslår oppnevnt som stemmemottakere ved forhåndsstemming fremgår av vedlegget. Tidligstemming I valgforskriftens 24 fremgår det at valgstyret plikter å tilrettelegge for at velgere som henvender seg til kommunen i perioden 1.juli til 9.august får avgitt stemme. Kommunedirektøren foreslår derfor at valgstyrets leder får fullmakt til å oppnevne stemmemottakere til å ta imot disse stemmegivningene. Stemmemottakerne oppnevnes blant de som oppnevnes som forhåndsstemmemottakere. 8
Fullmakt til å oppnevne flere forhåndsstemmemottakere Kommunedirektøren anbefaler at valgstyrets leder får fullmakt til å oppnevne flere forhåndsstemmemottakere ved behov. Konsekvenser økonomi, miljø og folkehelse: Økonomi: Det må påregnes noe overtid. Dette er medregnet i budsjetterte utgifter til gjennomføring av valget. Miljø: Ingen vesentlige konsekvenser. Folkehelse: Ingen vesentlige konsekvenser. 9
Saknr Arkivsak Tittel Dokumenter 4/19 16/00021-25 Protokoll Valgstyret 23.05.2019 10