MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE Tirsdag 17. mars 2015 holdt kontrollutvalget møte i administrasjonsbygget i Brumunddal fra kl. 0830 1410. Som medlemmer møtte: Svetlana K. Johnsen (FrP), leder Per Sandbakken (H), nestleder Ronald Bradal (Ap) Sjur J. Alhaug (V) Følgende medlem hadde meldt forfall: Unni Haugli (Ap) Følgende varamedlem møtte: Ole Rud (Sp), første vara Ellers møtte: Fra rådmannen/administrasjonen: Ass. rådmann Espen Hvalby (sakene 9 og 10), kommunalsjef Helse og omsorg Sverre Rudjord (sak 8), økonomisjef Rita Hidemstrædet (sakene 9 og 10) og kultursjef Asle Berteig (sak 9 og 10). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Hedmark Revisjon IKS, Ringsaker Blad, Hamar Arbeiderblad og Gudbrandsdølen/Dagningen. - Utvalgsmøtet ble satt kl. 0830 med utvalgsleder Svetlana K. Johnsen som møteleder. - Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 07/2015 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 03.02.15 Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 03.02.15 godkjennes. SAK NR. 08/2015 INNGÅTT SELSKAPSAVTALE OM PRIVAT PRAKSIS I FYSIOTERAPI Rådmannen/kommunalsjef helse og omsorg Sverre Rudjord orienterte med fokus på inngåelse av selskapsavtalen og rammevilkårene for avtalen, jf. avtale for drift av privat praksis for fysioterapeuter mellom Kommunens Sentralforbund og Fysioterapiforbundet (ASA 4313). 1
Rådmannens redegjørelse omkring inngåelse av avtale mellom Ringsaker kommune og Frisk Arbeids- og Helseklinikken AS tas til orientering. SAK NR. 09/2015 AVVIKLINGEN AV GAMLE PRØYSENHUSET Kultursjef Asle Berteig informerte om avviklingen av Prøysenhuset og svarte på spørsmål. Det ble også orientert om håndteringen av originalbilder og registering og sikring av kunstverkene. Kontrollutvalgets særskilte spørsmål om Mosebekk-bildene (jf. vedtak i forrige møte) ble besvart (9 bilder i alt). 1. Kultursjefens redegjørelse for avviklingen av det gamle Prøysenhuset tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har inntrykk av at avviklingen er håndtert på en god måte. 3. Kontrollutvalget er svært tilfreds med kommunens opplegg for sikring og registering av kunst, og har inntrykk av at kunstverkene fra gamle Prøysenhuset som er tatt vare på er registrert og sikret på betryggende måte. SAK NR. 10/2015 PRESENTASJON AV NYE PRØYSENHUSET MED FOKUS PÅ ØKONOMI OG RUTINER Rådmannen v/ass. rådmann Espen Hvalby og økonomisjef Rita Hidemstrædet orienterte med fokus på bemanning, oppgaver, økonomikompetanse og økonomirutiner. Følgende rutiner ble særskilt gjennomgått: Gruppebestillinger Kontantkasser Arrangementer og billetter Kultursjef Asle Berteig supplerte og svarte på andre spørsmål omkring nye Prøysenhuset. 1. Rådmannens informasjon om nye Prøysenhuset tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har inntrykk av at behovet for økonomikompetanse ved nye Prøysenhuset er ivaretatt gjennom ansettelse av merkantil medarbeider (60 % stilling) kombinert med støtte/bistand fra kommunens økonomiseksjon. 2
3. Med bakgrunn i økonomisjefens presentasjon i møtet har kontrollutvalget inntrykk av at det er etablert tilfredsstillende økonomirutiner for nye Prøysenhuset. SAK NR. 11/2015 KOMMUNENS GODTGJØRINGSREGLEMENT Utvalgsleder informerte innledningsvis om brev til alle ledere av politiske utvalg i Ringsaker kommune med invitasjonen til strukturutvalgets møte i april 2015. I brevet er det bedt om å komme med innspill til evaluering av politisk struktur, herunder eventuelle innspill til sammensetning, saksbehandling/saksgang, samhandlingen med andre organ, reglement osv. Dette ble drøftet sammen med eventuelle innspill til kommunens godtgjøringsreglement. 1. Kontrollutvalget ber utvalgsleder ta med seg signalene fra diskusjonen i møtet til strukturutvalgets møte i april 2015. 2. Reglement for kontrollutvalget i Ringsaker kommune legges frem på neste møte med tanke på en eventuell revidering. SAK NR. 12/2015 STATUSRAPPORT REVISJON 2014 HEDMARK REVISJON IKS Utvalgssekretær presenterte statusrapporten og informerte om endret faktureringspraksis fra Hedmark Revisjon IKS for 2014. 1. Statusrapport revisjon for 2014 fra Hedmark Revisjon IKS tas til orientering. 2. Kontrollutvalget er orientert om ny faktureringspraksis fra Hedmark Revisjon IKS. Ny praksis, uten avregning av a- konto betalinger pr. 31/12-14 mot faktisk medgått tid, medfører feil regnskapsført kostnad til revisjon for 2014 i kommuneregnskapet. For 2014 utgjør dette 313 199 kroner. Dette skulle vært bokført som forhåndsbetaling/fordring på Hedmark Revisjon IKS pr. 31/12-14 og redusert revisjonskostnaden i 2014 tilsvarende. 3. Kontrollutvalget ber Hedmark Revisjon IKS for fremtiden oversende avregning til kommunen pr. 31/12 hvert år, slik at kostnaden til revisjon kan bli korrekt bokført/periodisert i kommunes årsregnskap. For mye betalt i 2014 bes gjort opp i forbindelse med a-konto for første kvartal 2015. 3
SAK NR. 13/2015 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2014 Årsrapporten ble gjennomgått og utvalgsleder ble oppfordret til å orientere kommunestyret når saken behandles der. INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 tas til orientering. SAK NR. 14/2015 KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2015 1. Presentasjon av hovedpunktene på Kontrollutvalgskonferansen 2015 tas til orientering. 2. Evaluering av kontrollutvalg og sekretariater (rapport fra revisjons- og konsulentselskapet Deloitte til Kommunal- og moderniseringsdepartementet) legges frem som egen sak. SAK NR. 15/2015 OPPFØLGING AV KONTROLLUTVALGETS PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 1. Kontrollutvalget har foretatt en foreløpig drøfting av oppfølging av planen og vurderingen av eventuelle nye tema. Med bakgrunn i diskusjonen i møtet tas følgende med i det videre arbeidet med planlegging av forvaltningsrevisjon i 2015: - Forebyggende helsevern generelt - Helsesøstertjenesten (stikkord: tverrfaglig samarbeid, brukertilfredshet skoler, økonomi mv.) - Samhandlingsreformen (stikkord: samarbeidet mellom sykehus og kommune, kommunalmedisinsk senter/befaring, risikovurderinger mv.) - Barnevern - Selvkost og etterlevelse av regelverket 2. Saken følges opp på neste møte. Brumunddal, 17. mars 2015. Svetlana K. Johnsen leder RETT UTSKRIFT: Brumunddal, 17. mars 2015. Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 4
NESTE MØTE Dato: TIRSDAG 17. MARS 2015 Tidspunkt: KL. 0830 Aktuelle saker: Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2014 for Ringsaker kommune Revidering av reglement for kontrollutvalget i Ringsaker kommune Oppfølging av kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2012-2015 Saker til oppfølging senere: Juni: Rapport fra evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat (ku-sak 14/2015). Bestillinger - Hedmark Revisjon IKS: Revisjonsprosjekt: Innkjøp/kontraktsoppfølging Møteplan 2015: Mandag 26.01.15 kl. 0830 flyttet til tirsdag 03.02.15 Tirsdag 17.03.15 kl. 0830 Tirsdag 28.04.15 kl. 0830 Tirsdag 02.06.15 kl. 0830 Tirsdag 08.09.15 kl. 0830 Mandag 12.10.15 kl. 0830 Tirsdag 08.12.15 kl. 0830 5