VOLDA KOMMUNE Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom 137, Volda rådhus Dato: 29.03.2017 Tid: 13.00 13.45 MØTEPROTOKOLL Faste medlemer som møtte: Funksjon Representerer Ronald Hagen Solfrid Førde Ragnhild Folkestad Bjørn Ytrestøyl Jørgen Holte Inge Alexander Bruheim Torill Rødven Eide Leiar Nestleiar Faste medlemer som ikkje møtte: Funksjon Vara som møtte: Frå Vest Kontroll møtte: Jostein Støylen Stilling Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon møtte: Stilling Halldis Moltu Oppdragsansvarleg revisor Alf Marius Grønnevik Forvaltningsrevisor Frå kommuneadministrasjonen og politisk hald møtte: Stilling
SAKLISTE SAK 01/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN SAK 02/17 GJENNOMGANG AV MØTE PROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE SAK 03/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2016 SAK 04/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 SAK 05/17 MELDINGAR SAK 06/17 KONTROLLRAPPORT ÅRSRAPPORT 2016 SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN SAK 07/17 PROSJEKTPLAN FOR FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET SJØLVKOST VATN OG AVLØP SAK 08/17 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET 2016 SAK 09/17 MØTEPLAN 2017 SAK 10/17 NESTE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT SAK 11/17 KOMMUNESAMANSLING VOLDA - HORNINDAL
SAK 01/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN 1. Innkalling og sakliste vart godkjent. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vart vald Inge Bruheim. SAK 02/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Møteprotokollen frå møtet den 02.12.2016. Møteprotokollen frå møtet den 02.12.2016 vart godkjent. SAK 03/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2016 1. Kontrollutvalet stiller spørsmål til kvifor protokoll frå møtet i ungdomsrådet (24.11.16) ikkje er publisert på Volda kommune si heimeside. 2. Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknad, til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysing Protokollar som var til gjennomgang: Kommunestyret 10.11, 24.11, 15.12 Formannskapet 15.11, 22.11, 13.12 Driftsstyret 16.11, 07.12 Eldrerådet 21.11 Forvaltningsutvalet 06.12 Ungdomsrådet 21.11, 30.11, 14.12 Valnemnda 15.12 Råd for likestilling av menneske med nedsett funksj. 21.11 Valstyret 15.11 VØR styret Mellombels fellesnemnd for Volda og Hornindal komm. 16.11, 08.12 SAK 04/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknad til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysing Møteprotokollar som var til gjennomgang:
Kommunestyret 26.01, 02.03 Formannskapet 10.01, 31.01, 14.02, 21.02, 07.03 Driftsstyret 18.01 Eldrerådet 13.02 Forvaltningsutvalet 10.01, 07.02 Ungdomsrådet 18.01 Valnemnda 26.01 Råd for likestilling av menneske med nedsett funksj. 20.02 Valstyret VØR styret Mellombels fellesnemnd for Volda og Hornindal komm. 11.01 SAK 05/17 MELDINGAR Kontrollutvalet tok meldingane til vitende. 1. Volda kommune - kommunestyret. PS 160/16. MELDING OM POLITISK VEDTAK PLAN OG RENINGSLINER FOR SELSKAPSKONTROLL 2016-2017. Datert 19.12.2016. 2. Volda kommune kommunestyret. PS 159/16. MELDING OM POLITISK VEDTAK FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT BARNEVERN. Datert 19.12.2016. 3. E-post frå Volda kommune økonomisjef Henrik Skovly. SV: Budsjett for kontrollutvalet 2017. Datert 16.01.2017. 4. NKRF Kvalitetskontrollkomiteen. FORBUNDSBASERT KVALITETSKONTROLL UTFØRT 2016. Datert 21.11.2016. 5. Kommunal økonomi januar 2017. Nytt anskaffelsesregelverk i 2017. SAK 06/17 KONTROLLRAPPORT- ÅRSMELDING 2016 SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN Samrøystes uttale Kontrollutvalet har ingen merknader til Skatteetaten sin kontrollrapport, Årsmelding for Skatteoppkrevjaren, Skatterekneskapen og Årsmelding interkommunal arbeidsgivarkontroll for 2016. - Kontrollrapport 2016 frå Skatteetaten av 15.02.2017 - Årsmelding for 2016 frå Skatteoppkrevjaren av 20.01.2017 - Skatterekneskapen 2016 av 20.01.2017 - Årsmelding interkommunal arbeidsgivarkontroll 2016 av 12.01.2017 Viser til Kontrollrapporten frå Skatteetaten, Årsmelding frå Skatteoppkrevjaren, Skatterekneskapen og Årsmelding interkommunal arbeidsgivarkontroll.
Fylgjande kjem av vedlagde dokument og særleg skatteetaten sin kontrollrapport: Tilfredsstillande: - Overordna intern kontroll. - Rekneskapsføringa, rapporteringa og framlegginga av rekneskapen. - Utføringa av innkrevjingsarbeidet og oppfølging av restansane. - Arbeidsgivarkontrollen si utføring er i samsvar med regelverkt Ikkje tilfredsstillande: - Arbeidsgivarkontrollen er ikkje utført i tilstrekkeleg omfang. 4,1% kontrollar medan kravet var på 5%. - Andre tilhøve: Når det gjeld detaljar for innkrevjinga viser eg til Skatteetaten sin kontrollrapport pkt. 3, Årsmeldinga frå skatteoppkrevjaren pkt. 3 og Skatterekneskapen. Skatt fordelt til kommunen viser kr 206.754.872 mot kr 193.969.561 i 2015. Dvs. ein auke på kr 12.785.311 eller 6,59%. Kommunen hadde budsjettert med 206,2 mill. i skatteinngang. Tilleggsinntekta vart då 0,5 mill.. Jf. Årsmeldinga pkt. 1.3.2. SAK 07/17 PROSJEKTPLAN FOR FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET SJØLVKOST VATN OG AVLØP 1. Kontrollutvalet vedtek prosjektplan dat. 10.01.2017 utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS for forvaltningsrevisjonsprosjektet vatn og avløp. 2. Kontrollutvalet ber Søre Sunnmøre kommunerevisjon utføre prosjektet. Prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet sjølvkost Vatn og avløp. Kontrollutvalet vedtok i sak 33/16 at det skal gjennomførast eit forvaltningsrevisjonsprosjekt på Sjølvkost vatn og avløp og at revisjonen skulle utarbeide prosjektplan, og den ligg no føre. Eg viser til vedlegget. SAK 08/17 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET 2016 Samrøystes innstilling Kommunestyret tek til vitende årsmeldinga for kontrollutvalet for 2016. Årsmelding 2016. Utarbeidd av Vest Kontroll. Viser til vedlagd årsmelding for kontrollutvalet 2016.
SAK 09/17 MØTEPLAN 2017 Kontrollutvalet fastset ein slik møteplan for 2017: 29.mars, 03.mai, 21.juni, 20.september, 25.oktober og 29.november. 1. Møteplan for kontrollutvalet i Volda. 2. Møtekalender 2017 oversikt over alle kontrollutvala på Søre Sunnmøre samt Selje og Vågsøy. Ein viser til den detaljerte møteplanen for 2017 som ligg ved. SAK 10/17 NESTE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT 1. Kontrollutvalet ber Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS utføre eit forvaltningsrevisjonsprosjekt innan Tidleg innsats PPT. 2. Kontrollutvalet vedtek prosjektplan for forvaltningsprosjektet Tidleg innsats PPT, utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, datert 17.03.2017. 3. Kontrollutvalet ber Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS utføre forvaltningsreivsjonsprosjektet snarast. Prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Tidleg innsats PPT, dat 17.03.2017. Saksutgreiing Kommunestyret vedtok plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019 i PS 129/16, med følgjande prosjektområde for forvaltningsrevisjon i planperioden: Teknisk drift- organisering Kostnadsanalyse institusjonar og heimebasert omsorg Kvalitet/tenestetilbod rus og psykiatri Sjølvkost vatn og avløp Barnevern PPT. Utgreiingskapasitet og førebyggande arbeid Kostnadsanalyse sentraladministrasjonen» Kontrollutvalet har fått fullmakt frå kommunestyret til å prioritere og spesifisere prosjekt,
samt eventuelt leggje til nye prosjekt innan ramma for utføring. Det er no bestilt eit prosjekt på Sjølvkost vatn og avløp. Av prosjektområda for forvaltningsrevisjon i komande planperiode, var det, i alle dei sju kommunane på Søre Sunnmøre, stor oppslutning for eit forvaltningsrevisjonsprosjekt innanfor PPT, og då knytt til PPT og tidleg innsats. At eit slik prosjekt blir utført noko lunde samtidig i kommunane vil vere effektivt samtidig som det kan gi høve til samanlikning. Revisjonen har utarbeida prosjektplan for det foreslåtte prosjektet, som ligg ved. SAK 11/17 KOMMUNESAMANSLÅING VOLDA- HORNINDAL 1. Kontrollutvalet tek informasjonen i saka til vitende. 2. Kontrollutvalet meiner det bør arrangerast eit møte med kontrollutvalet i Hornindal og ber leiar og sekratariatet jobbe for å få dette arrangert. - Inndelingslova - NKRF Kommunereform sjekkliste for revisor, kontrollutval og sekretariat Eg viser til vedlegga og særleg til pkt. 4 i vedlagde sjekkliste (NKRF), der kontrollutvalet og kontrollutvalssekretariatet si rolle er beskrive: Pkt. 4.1 Kontrollutvalet si funksjonstid Kontrollutvalet fungerer fram til ny kommune er etablert Pkt. 4.2 Val av revisor til fellesnemnda Skal skje etter vedtak i dei respektive kommunestyra etter innstilling frå kontrollutvala Pkt. 4.3 Kven skal revisor rapportere til Dei aktuelle kommunane Pkt. 4.4 Val av revisor i den nye kommunen Kontrollutvala skal gi kvar si innstilling til fellesnemnda som avgjer Pkt 4.5 Val av kontrollutvalssekretariat for den nye kommunen Kontrollutvala skal gi kvar si innstilling til fellesnemnda som avgjer Pkt. 4.6 Kontrollutvalet sin fokus etter vedtak om samanslåing ar fatta «Her og no fokus» Pkt. 4.7 Rekneskapsrevisjon Felles kommunestyremøte skal drøfte val av revisor for verksemda i fellesnemnda Pkt 4.8 Forvaltningsrevisjon Bør plan for forvaltningsrevisjon vurderast endra? Pkt. 4.9 Selskapskontroll Bør ein ha fokus på kommunane sin strategi for med sine forskjellige interkommunale samarbeidsløysingar? Pkt 4.10 Vurdere konsekvensar for eige selskap
Sekretariatet og revisjonen må etter kvart vurdere konsekvensar samanslåingane vil få for selskapa. Kontrollutvalet bør drøfte og vurdere eit fellesmøte med kontrollutvalet i Hornindal. Møtet slutt. Ronald Hagen Leiar Inge Bruheim Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte