Introduksjonsdag for nye leiarar

Møre og Romsdal fylkeskommune regional utviklar og ein tydeleg medspelar til samfunnsutviklinga i Møre og Romsdal Velkommen til Introduksjonsdag for nye leiarar 18. september 2014 www.mrfylke.no 22.09.2014 ein tydeleg medspelar

Introduksjonsdag for nye leiarar 18.09.2014 Kva er det viktig at våre leiarar har kjennskap til? Utgangspunkt i sentrale tema/område: Møre og Romsdal fylkeskommune som organisasjon (rolla som regionalpolitisk utviklingsaktør, organisasjonsstrukturen, politikk og administrasjon, plan- og styringssystem) Arbeidsgivar HR Økonomiområdet (prinsippa om mål- og rammestyring) IKT Kommunikasjonsstrategi, profilering og mediahandtering Dokumenthandtering Juridisk område; sentralt lovverk, kommunelov, off.lov/fvl, teieplikt, offentlege innkjøp Bygg og vedlikehald Korleis kan du få kunnskap? Kvar tek du kontakt ved behov for hjelp støtte? (linje stab) Kvar finn du relevante ressursar? (verktykasse med utg.pkt. i nettsidene) Ein tydeleg medspelar

-Ein tydeleg medspelar Velkommen som nytilsett leiar i fylkeskommunen Organisasjon - Politikk og administrasjon Ottar Brage Guttelvik, fylkesrådmann Nils-Gunnar Solli, administrasjonssjef

Fylkeskommunen ivaretek grunnleggjande funksjonar i det norske politiske system: Styrkar folk sin innverknad på samfunnsspørsmål som har eit regionalt nedslagsfelt - nærleiksprinsippet. Vi som bur her veit best korleis vi kan utvikle Møre og Romsdal i ønska retning. Opnar opp for breiare og meir direkte deltaking - bidratt til å få fleire kvinner og ungdom inn i politikken, samt fleire parti representert (etter 1975). Kanal for politisk mobilisering rekrutteringsarena for nasjonale politikarar. Gitt meir heilskapstenking på regionalt nivå sjå samanhengar og mulegheiter på tvers av kommunegrenser og sektorar Fylkesordføraren: Døropnar for møte med sentrale styresmakter 22.09.2014 Endres i topp-/bunntekst 4

Politisk organisering Fylkestinget 47 representanter Fylkesutvalget 13 representanter Kontrollutvalget 5 representanter Utdanningsutvalget 11 representanter Regional- og næringsutvalget 11 representanter Samferdselsutvalget 11 representanter Kultur- og folkehelseutvalget 11 representanter Vestnes 22.09.2014 22.09.2010 Endres i topp-/bunntekst 22.09.2014 55

Rådgivande utval Eldrerådet Rådet for likestilling for funksjonshemma Likestillingsutvalet Miljøutvalet Ungdomspanelet Trafikktryggingsutvalet Som namnet tilseier; rådgivande i høve andre politiske utval med vedtaksfullmakt kome med forslag, innspel og kommentarar I tillegg to plannemnder: Plannenmd for byggjesaker og plannemnd for samferdselsutbygging. 22.09.2014 Endres i topp-/bunntekst 6

Det store fleirtalet av tilsette i fylkeskommunen finn ein innan utdanning og tannhelse med om lag 2.200 medarbeidarar. Dvs. undervisningspersonale og driftspersonale ved vgs, tannlegar og andre tilsette ved tannklinikkane. Sentraladministrasjonen har om lag 260 tilsette fordelt på 5 linjeavdelingar og 3 stabsavdelingar, samt fellestenesta på fylkeshuset. Stabsnivået utøver støttefunksjonar til heile organisasjonen. Totalt er det nærare 2.500 tilsette i Møre og Romsdal fylkeskommune.

Stabsavdelingane i sentraladministrasjonen Administrasjonsavdeling Administrasjonssjef Nils-Gunnar Solli Plan- og analyseavdeling Fylkesplansjef Ole Helge Haugen Juridisk avdeling Juridisk sjef Gudmund Lode 7 seksjonar: Personalseksjon Informasjonsseksjon Økonomiseksjon IT-seksjon Dokumentsenter Administrativ seksjon BYVE Stikkord for oppgåver (ikkje seksjonering): Fylkesplan Plansamordning Samhandlingsarenaen GIS Statistikk og analyse Universell utforming 2 seksjonar: Juridisk seksjon Innkjøpsseksjon + Fellestenesta for Fylkeshuset (Opplysningstenesta / Resepsjon, Reinhald, Post og Trykkeri) + Fylkeshuset AS (Vaktmeistertenesta)

Fylkesrådmannen sitt utvalssekretariat I funksjon frå hausten 2013 6 personar som har ansvar/medansvar for kvar sine utval Gunn Elin Nygård, Kari Rundmo, Ann Torill Vaksvik og Robert Løvik i administrativ seksjon i administrasjonsavdelinga + Mia Smørdal og Toril Rusten på kulturavd. Har oppgåver knytt til førebuing, gjennomføring og etterarbeid for dei politiske møta Spørsmål om skriving av saksframlegg eller anna som gjeld vår politiske verksemd ta kontakt med din utvalssekretær eller administrativ seksjon + Dokumentsenteret hjelper dykk med utvalsmodulen i ephorte 22.09.2014 Endres i topp-/bunntekst 9

Linje- / Stabmodell Fylkesrådmann Rådgiving 3 Iverksetting Strategi Økonomi Fylkesutdanningssjef 2 STAB Prioritering Rektor 1 Utøving av støttefunksjonane skjer ut frå mynde i linja All styring følgjer linja 17-09-2014 Introduksjonsdag nytilsette, sentraladministrasjonen 10

-Ein tydeleg medspelar Møre og Romsdal fylkeskommune Når kan/skal du bruke mrfylke? Web: www.mrfylke.no E-post: nils.gunnar.solli@mrfylke.no

-Ein tydeleg medspelar Nettressursar Internett og intranett www.mrfylke.no https://mrfylke.no/intranett/mi-side/startside#feed

-Ein tydeleg medspelar og no vert du ein enno tydelegare medspelar! Lukke til

AGP-huset Overordna mål: Tydeleg kultur for læring og utvikling som grunnlag for best mogleg kvalitet på tenestene Arbeidsgivarfunksjonen som integrert del av kjerneverksemda Felles identitet Arbeidsmiljøutvikling Personalforvaltning Organisasjons- og tenesteutvikling Visjon: Ein tydeleg medspelar Felles plattform/ referanseramme for leiarskap og medarbeidarskap Inspirerande og rettleiande leiarar Kompetente og myndiggjorte medarbeidarar Kvalitet og profesjonalisering Systematisk kvalitetsarbeid Kunnskapsbasert praksis Verdiar: Respekt, likeverd, medråderett, fellesskapsansvar, open organisasjon 22.09.2014 14

AGP i praksis Kultur for læring og utvikling Utviklingskulturar mellom ulike nivå Kjelde: Roald, Jøsendal og Langfeld (2012) 22.09.2014 15 15

AGP i praksis Leiings- og utviklingsdialog på alle nivå Ny form for kontaktmøter med rådmannen Utprøving av alternativ form og innhald på rektormøta Leiarsamtalar: «fylkesutdanningssjefen og ass. fylkesutdanningssjef har leiarsamtale med rektor og ass. rektor om felles utfordringar og utfordringsbildet for skolen.» AGP er i praksis leiarskap «tett på» 22.09.2014 Konsept for AGP verkstad - masterbufè - 02-2013 16 16

AGP plattform for leiing og medarbeidarutvikling Kompetente og myndiggjorte medarbeidarar er sjølvstendige kunnskapsmedarbeidarar leiar i stor grad seg sjølv med støtte frå leiar forvalter sin kunnskap til organisasjonens beste initierar utvikling sjølv Ein tydeleg medspelar 22.09.2014 17

AGP plattform for leiing og medarbeidarutvikling Eit leiarskap der vi vektlegg: dialogen fokus på kvalitet og resultat Utfordre og stille krav Støtte, inspirere og oppmuntre («heie på») Gje tillit, autonomi og fleksibilitet Utvikling og fornying gjennom refleksjon over eigen praksis AGP er i praksis kunnskapsbasert organisasjons-, leiar- og medarbeidarutvikling

Konkrete AGP-tiltak Etablert felles arena/tiltaksområde for heile organisasjon: Fylkesakademiet som arena for opplæringstiltak på arbeidsgivar- og organisasjonsområdet: Introduksjonsprogram med kurs for nytilsette og leiarar Årleg AGP-konferanse for leiarar, tillitsvalte og verneombod Leiarutviklingsprogram Modulbasert HMS-opplæring Basis IKT-kompetanse m.m. Kompetanseutvikling i heile organisasjonen Felles plattform for IKT-samhandling- og deling Omdømmeprosjekt Verkstad for alle tilsette Grafisk profil Kommunikasjonsstrategi Nye heimesider: http://mrfylke.no/ 22.09.2014 Ein tydeleg medspelar

22.09.2014 20

22.09.2014 21

22.09.2014 22

Kvifor AGP - verkstader Møteplass for felles informasjon, refleksjon og utvikling Informasjon om fylkeskommunen kopling av samfunnsoppdrag og arbeidsgivarpolitikken Løfte fram kva slags organisasjonskvalitetar vi ønskjer å fremme Refleksjon over eigen praksis, vegval og utfordringar Utvikling av vår felles organisasjon og vår felles region 22.09.2014 23

Gjennomgåande perspektiv for AGP-verkstadar Kontinuerlige utviklingsprosessar Perspektiv A: Identitet og omdømme Perspektiv B: Kultur for læring og utvikling Perspektiv C: Kvalitet og profesjonalisering Perspektiv D: Leiarskap og medarbeidarskap Grep: Vel eitt perspektiv som gjennomgåande og eitt eller to andre som perspektiv fokusområde. NB! Kopling til lokale utviklingsprosessar - kjerneverksemda 22.09.2014 Konsept for AGP verkstad - masterbufè - 02-2013 24

Leiarutviklingsprogram for M&R fylkeskommune Målet med programmet er å: utvikle og avklare forståelse av Møre og Romsdal fylkeskommune som organisasjon og deltakernes egen lederrolle i lys av dette i spenningsfeltet mellom administrasjon og politikk. utvikle allmenne kunnskaper om ledelse av kunnskapsorganisasjoner, men med tydelig kopling til vår plattform for ledelse og medarbeiderutvikling gi deltakerne praktiske verktøy som lederne selv kan ta i bruk for å gjennomføre prosesser på egen arbeidsplass. Trening og utvikling av ferdigheter vektlegges. Målgruppe: Alle ledere med personalansvar. Obligatorisk for nye ledere. Ledertalent Tillitsvalgte (utvalte moduler, ikke eksamen) Gjennomføring: Samarbeidspartnere: programmet blir gjennomført av Agenda Kaupang i samarbeid med Høgskolen i Volda Omfang: 15 stp., 7 moduler over 15 månader Type/nivå: Kan inngå som emne i en mastergrad Læringsform: Forelesninger/introduksjon, prosjektarbeid, trening og refleksjon Ein tydeleg medspelar

Inndeling - Modulene 1. Organisasjons- og rolleforståelse 2. Endringsledelse (inkl. konsept for AGP-verkstadar) 3. Individuell lederkompetanse 4. Team og ledelse av team 5. Kommunikasjon og relasjonsledelse 6. Kompetanseutvikling/-styring og mobilisering 7. Samling av trådene og eksamensforberedelse 22.09.2014 26

http://mrfylke.no/intranett/arbeidsgivar-hr/arbeidsgivarpolitikk

22.09.2014 28

Personalseksjonen sin portefølje Oppfølging og utvikling av arbeidsgivar- og organisasjonspolitikk Organisasjonsutvikling Bistå med organisasjons-/hr-kompetanse i lokale OU-prosesser Administrere og fordele sentrale OU-midlar («smurningskanne») HMS og arbeidsmiljøutvikling HMS-systemkoordinator utvikling og vedlikehald av felleskomponentar Prosess-støtte for oppfølging av kollektive prosessar etter medarbeidarunderøkingar (MTM) Koordinator for Fylkesakademiet og læringsnettverk Utarbeide kurskatalog og legge til rette for opplæring innafor arbeidsgivarområdet; organisasjon-, leiing og HMS Saksbehandling til og koordinator for sentrale medråderettsorgan Rekruttering Skolering, utvikling av verkty og policy. Fylkesrådmannens repr. i tilsettingsutv. for sentraladm. Deltek enkelte leiarrekrutteringar i heile org. Vanskelege enkeltsaker (i samarbeid med juridisk avdeling): Disiplinærsaker Stillingsbankordning for handtering av overtal Konfliktsaker/mekling Varslingssaker - faktaundersøkingar og saksbehandling (mobbing/trakassering m.v.) Lokale lønnsforhandlingar personalsjefen er forhandlingsleiar Trainee-ordning - MRFK sin representant Generell leiarstøtte til fylkesrådmann, avdelings-/etatsleiarar og einingsleiarar innafor arbeidsgivar-, HR-, organisasjon Medvirke i fylkesrådmannen og fylkesutdanningssjefen sine leiardialogar Delta på sentrale møte- og samhandlingsarenaer (leiarmøter, leiarsamlingar, samarbeidsorgan) 22.09.2014 29

Linje- / Stabmodell Fylkesrådmann Rådgiving 3 Iverksetting Strategi Fylkesutdanningssjef 2 STAB Økonomi Prioritering Rektor 1 Utøving av støttefunksjonane skjer ut frå mynde i linja All styring følgjer linja 01.04.1114.09.10 30

Myndenivå og samhandling Utgangspunkt Korleis samhandlar vi med utgangspunkt i: 1 Skolen / rektor sine fullmakter (støtte) 2 Utdanningssjefen sine fullmakter (kombinasjon støtte / styring) 3 Fylkesrådmannen sine fullmakter (styring) 01.04.1114.09.10 31

Personalseksjonen - arbeidsgivarområdet 1. Skolen / rektor sine fullmakter støttefunksjon Vi samhandlar på vegne av fylkesutdanningssjefen Du kan ta direkte kontakt med personalseksjonen Hovudkontaktpersoner: Iver Kåre Mjelve og Karoline Ipsen Kven gjer kva i personalseksjonen? http://www.mrfylke.no/intranett/arbeidsgivar- HR/Personal/Personalseksjonen-kven-gjer-kva Leiarstøtte (døme på leveransar frå personal): Personalleiing- og oppfølging av tilsette (pedagogisk leiing samhandle med utd.avd.) Tariff-, lov- og avtaleverk (fortolkning, heilskap, presedens) HMS/IA (system, arbeidsmiljøprosessar, konflikthandtering) Pådrivar og prosess-støtte AGPff (på vegne både av utd.sjef og fylkesrådmann) Kompetanseutvikling arbeidsgivar- og org.området Fylkesakademiet Kompetanseutvikling fag/pedagogikk utd.avdelinga Org.utvikling med personell- og strukturendringar utd.avdelinga og personal 22.09.201414.09.10 32

Personalseksjonen - arbeidsgivarområdet 2. Fylkesutdanningssjefen sine fullmakter (støtte/styring) Personalseksjonen leverer på vegne av fylkesutdanningssjefen Stillingsbank - overtalshandtering Lokale arbeidstidsavtalar Drøftingsmøte med tillitsvalte på sektornivå Særskilte lønnsforhandlingar Personalsaker (alltid i samarbeid med utd.sjefen og evt. juridisk) Deltek i andre saker/prosessar etter nærare førespurnad frå utd.sjefen Fylkesutdanningssjefen / utdanningsavdelinga følgjer sjølv opp: Oppfølging av meg som rektor/leiar (resultatoppfølging, medarbeidarsamtale m.v.) Leiardialogen (i samarbeid med personal og andre stabsfunksjonar) Tilsetting av leiarar (personal gir prosesstøtte etter bestilling) Kompetanseutvikling fag/pedagogikk Org.utvikling med personell- og strukturendringar (saman med personal) 22.09.201414.09.10 33

Personalseksjonen - arbeidsgivarområdet 3. Fylkesrådmannen sine fullmakter (styring) Personalseksjonen leverer på vegne av fylkesrådmannen Drøftingsmøte med tillitsvalte på konsernnivå Lønnsforhandlingar Utvikling av system, politikk som gjeld heile organisasjonen (eks. AGPff, HMS) Organisasjonsutvikling (sentrale OU-midlar) Kompetanseutvikling arbeidsgivar- og org.området Fylkesakademiet Personalsaker (alltid i samarbeid med utd.sjefen og evt. juridisk) Deltek i andre saker/prosessar etter nærare førespurnad 22.09.201414.09.10 34

Økonomiske rammer fellesutgifter organisasjon Reknskap, ramme 01-2013: 1050 Bedriftshelsetenester buffer. kr. 774 000,- 1050 Bedriftshelsetenester/Bris sentraladm. kr. 55 000,- 4202 Tillitsvaltordninga forbruk 2013 kr. 1 306 000,- 4204 Organisasjonsutvikling forbruk 2013 kr. 2 046 000,- 4206 Sentrale opplæringsmidlar forbruk 2013 kr. 1 982 000,- Sum kr. 6 163 000,- 22.09.2014 35

Arbeidsmiljø eit satsingsområde i AGP Kap. «4.6 Arbeidsmiljø HMS» Alle skal oppleve eit arbeidsmiljø som fremjar trivsel, helse og personleg utvikling Systematisk HMS-arbeid med basis i haldningsskapande arbeid og organisasjonskulturar der dialog og opne prosessar står i sentrum 14.09.10 Ein tydeleg medspelar

Fylkesakademiet - modulbasert HMS-opplæring Den årlege AGP-konferansen Rammer og system Aktuelle opplæringstema: Fysisk arbeidsmiljø Arbeidsmiljøkartlegging Rusførebygging og AKAN Konflikthandtering Den vanskelige samtalen Inkluderande arbeidsliv - ein tydeleg medspelar!

Modell for samhandling mellom partane HA 3 og AML 8 HA 4, AML 7 og K.lov 25 Det administrative teneste apparatet Samhandlingsarenaer Arbeidsgivar linja Partsorganer med vedtakskompetanse Orienterings- Fylkesrådmannen og drøftingsmøter(od-m) H-SAMU Adhoc utval Fylkesutvalet Politiske utval (Utdanningsutvalet) K.lov 26 Avdelingssjefane Rektorar/ Overtannleger OD-møter Adhoc utval TANN-SAMU S-SAMU OD-møter Adhoc utval Skole-AMU Opp.l.lov 11-5 Skoleutval 22.09.201414.09.10 Samhandling mellom partane - case: Arbeidsplanar 38

Medbestemmelse GODE LEDERE Har gode ordninger for dialog og drøfting med de ansatte og med tillitsvalgte Utøver arbeidsgivers styringsrett og har ansvaret for å ta beslutninger som angår bruk av ressurser og organisering av arbeidet Involverer de tillitsvalgte «tidligst mulig» slik at de har reelle muligheter til å påvirke saken «Invitere tillitsvalgte inn i ledelse» (endret rolle fra fullmektig til utviklingspartner) 22.09.201414.09.10 Samhandling mellom partane - case: Arbeidsplanar 39

Ein tydeleg medspelar

Ein tydeleg medspelar

Ein tydeleg medspelar

Overordna om økonomiplan, budsjett og rammestyring 22.09.2014 43

Økonomiplan 44. Økonomiplan. 1. Kommunestyret og fylkestinget skal en gang i året vedta en rullerende økonomiplan. 2. Økonomiplanen skal omfatte minst de fire neste budsjettår. 3. Økonomiplanen skal omfatte hele kommunens eller fylkeskommunens virksomhet og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. Planen skal være satt opp på en oversiktlig måte. Formål å vise kva utgiftsrammer dei ulike verksemder kan forvente å planleggje innanfor i planperioden 22.09.2014 44

Årsbudsjett 45. Årsbudsjettet. 1. Kommunestyret og fylkestinget skal innen årets utgang vedta budsjett for det kommende kalenderår. 2. Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv årsbudsjettet og endringer i dette. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet eller fylkesutvalget. Ved parlamentarisk styreform skal rådet avgi innstilling som nevnt. Økonomiplan og årsbudsjett er slått saman til eit dokument som normalt blir behandla av fylkestinget i desember 22.09.2014 45

46. Årsbudsjettets innhold Årsbudsjettet er en bindende plan for fylkeskommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettåret Årsbudsjettet skal omfatte hele fylkeskommunens virksomhet Årsbudsjettet skal være realistisk Årsbudsjettet skal være stilt opp på en oversiktlig måte Årsbudsjettet skal være inndelt i en driftsdel og en investeringsdel Det skal budsjetteres med et driftsresultat som minst er tilstrekkelig til å dekke renter, avdrag og nødvendige avsetninger 22.09.2014 46

47. Årsbudsjettets bindende virkning 1. Kommunestyrets eller fylkestingets bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer. Dette gjelder ikke for utbetalinger kommunen eller fylkeskommunen er rettslig forpliktet til å foreta, jf. 46 nr. 1 tredje punktum. 2. Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen, kommunerådets leder eller fylkesrådets leder gi melding til kommunestyret eller fylkestinget. 3. Får kommunestyret eller fylkestinget melding etter nr. 2 foran, skal det foreta nødvendige endringer i budsjettet. Det samme gjelder når det på annen måte gjøres kjent med forhold som kan bety vesentlig svikt i inntektene eller en vesentlig økning i utgiftene i forhold til budsjettet. 22.09.2014 47

Rammestyring Møre og Romsdal fylkeskommune har eit budsjettreglement som inneber rammestyring for alle delar av fylkeskommunen si verksemd I vedtak om budsjettreglement T-19/99 vart det gjort vedtak om utvida bruk av rammestyring Rammestyring er eit styringssystem som i mindre grad er basert på politisk styring gjennom detaljerte budsjett til den enkelte verksemd, men i større grad fokuserer på måloppnåing innanfor gitte økonomiske rammer Fullmakt i ØP: «Fylkestinget pålegg kvar budsjettansvarleg instans i Møre og Romsdal fylkeskommune å leggje opp drifta i 2013 innanfor dei budsjettrammer fylkestinget har vedteke og innrette drifta etter dette frå byrjinga av året.» 22.09.2014 48

Rammestyringssystemet inneber i praksis at: Budsjettansvarleg (for eksempel ein rektor) kan omdisponere midlar innanfor vedtatt budsjettramme Meirforbruk i høve til budsjett skal trekkjast i driftsramma budsjettåret etter at det har oppstått Mindreforbruk i høve til budsjett skal plussast på driftsramma året etter Det enkelte nivå i organisasjonen kan sjølv avgjere korleis midlane best kan brukast, føresett at ein held seg innanfor den gitte økonomiske ramma og elles at drifta er i samsvar med dei premissane som ligg til grunn for den tildelte ramma. 22.09.2014 49

OVERSIKT OVER DEI SAMLA FYLKESTINGSRAMMENE FORDELT PÅ RAMMEOMRÅDER 05.09.2014 Rapportering pr: 30.6.2014 Innarbeidd 1000 kroner frå Akkumulert hittil i år 2014 evalueringa FR Rammeområde Budsjett Drift Avvik Årsbudsjett Prognose Avvik 2013 D01 Fellesutg og utg. til fordeling 33569 16389 17180 31872 31964-92 8 663 D02 Politisk verksemd 14343 11752 2591 27552 27552 0 1 500 D03 Stabsfunksjonar 40 292 32174 8118 82994 82644 350 4 380 D04 Reservepost 46 772 0 46 772 93 699 93 699 0 0 Sum sentral styr/fellesutg. 134 976 60 315 74 661 236 117 235 859 258 14 543 D05 Vidaregåande opplæring 631 417 630 878 539 1 537 368 1 545 811-8 443 12 859 D06 Fagskolane i Møre og Romsdal 21 076 21 409-333 43 114 44 150-1 036-264 D09 Tannhelsetenester 57 451 54 542 2 909 121 617 121 617-2 621 D10 Kulturtenester 56 953 51 988 4 965 109 425 109 425-82 D11 Regional og næring 33 044 25 953 7 091 68 412 65 112 3 300 5 817 D12 Samferdseltenester 643 084 565 311 77 773 1 280 817 1 289 817-9 000 2 367 D14 Sentrale kontrollorgan 2 996 2 730 266 6 578 6 336 242 520 SUM FYLKESTINGSRAMMER 1 580 997 1 413 126 167 871 3 403 448 3 418 127-14 679 38 545 NB! I kolonna heilt til høgre er konsekvensane av evalueringa for år 2013 lagt inn. Desse konsekvensane er innarbeidd i årsbudsjettet for 2014 som ei styrking i ramma der talet i kolonna syner positivt forteikn, og som eit trekk i ramma ved negativt forteikn. 22.09.2014 50

ØKONOMIRAPPORT - KULTUR Rapportering pr: 30.6.2014 05.09.2014 Innarbeidd 1000 kroner frå Akkumulert hittil i år 2014 evalueringa FR Ansvarsområde Budsjett Drift Avvik Årsbudsjett Prognose Avvik 2013 52 Kulturavdelinga 3 154 3 295-141 6 884 6 884 - - 53 Bibliotek 4 279 4 199 80 9 361 9 361 - - 54 Kulturvern 17 389 18 689-1 300 31 519 31 519 - - 55 Kulturformidling 20 514 16 601 3 913 36 656 36 656 - - 56 Folkehelse og fys. aktiv. 6 298 7 321-1 023 14 701 14 701 - - 57 Diverse kulturformål 5 319 1 883 3 436 10 304 10 304-82 D10 Resultat/netto forbruk 56 953 51 988 4 965 109 425 109 425-82 22.09.2014 51

Brukarstøtte Epost: support@mrfylke.no Web: https://support.mrfylke.no/ Telefon: 71 25 81 11 I dag er det slik: 1. IT-seksjonen: «ServiceDesk» for sentraladministrasjonen: Superbrukar og sentral IT-support (71 25 81 11) 2. Vidaregåande skoler: Lokale IT-ansvarlige Sentral IT-brukarstøtte for sentrale tenester 3. Tannhelse: Superbrukar Sentral IT-support 22.09.2014 52

elæringsportal 22.09.2014 53

Visma Enterprise

Intranett Mi side

IKT-samhandling Videokonferanse Dokument samhandling: Alfresco: http://alfresco.mrfylke.no Epost, kalender og adressebok Fjernarbeid

Tryggleik 1. Tilganger 2. Antivirus 3. Nettfiltrering Filter mellom Internett og fylkesnettet Fjernar skadelig programvare (Virus, ormar osv.) Blokkerer sider med kjente feil Blokkerer sider som inneheld skadeleg programvare Informerer om sider som ikkje er «jobbrelatert»

Windows + L Husk å lås PC-en når du går frå kontoret

-Ein tydeleg medspelar Informasjon og kommunikasjon Inger Johanne Moene - informasjonssjef

Ein tydeleg medspelar

Kvifor fokus på informasjon/kommunikasjon God informasjon og kommunikasjon er eit av kvalitetskrava til dei tenestene vi leverer. Intern og ekstern kommunikasjon skal understøtte kjerneverksemda vår og medverke til at vi kan levere tenester av høg kvalitet. God og målretta kommunikasjon skal vere med å bygge opp under Møre og Romsdal fylkeskommune sin identitet og omdøme. Vår kommunikasjon med omverda skal utøvast med bakgrunn i lovverk og prinsipp om god kommunikasjon.

Lovgrunnlag for informasjonsverksemda I følgje kommunelova 4 skal kommuner og fylkeskommuner drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltningen. I tillegg til lover som: Offentleglova Meiroffentlegheitsprinsippet Forvaltningslova Nasjonale planar og organ

Informasjonsansvaret Informasjon er eit leiaransvar, og fylkesrådmannen har det overordna informasjonsansvaret Linjeleiarar har eit særskilt ansvar for informasjon, men informasjonsansvaret følgjer saksansvaret.

Kommunikasjonsstrategi Møre og Romsdal fylkeskommune har ein kommunikasjonsstrategi. Denne er no under revisjon. Strategien byggjer på dei politiske vedtekne dokumenta Fylkesplan og Arbeidsgivarpolitikk for framtida Strategien definerer mål, prinsipp og retningsliner for vår kommunikasjon med omverda, og korleis vi skal kommunisere internt i organisasjonen. Strategien skal vere rammerverket for kommunikasjon

Overordna kommunikasjonsmål Vi skal vere ein synleg medspelar i regional utvikling Vi skal stå fram i ein einskapleg profil Vi skal ha ein kultur for samhandling og informasjonsdeling Vi skal ha beredskap for krisekommunikasjon Til kvart mål er knytt eit resultatmål og innsatsområder, og ein tiltaksplan.

Kommunikasjon eit felleseige Alle einingar i Møre og Romsdal fylkeskommune har behov for å kommunisere med omverda. Våre medarbeidarar representerer organisasjonen, og vil gjennom både åtferd og kommunikasjon prege korleis omverda ser på organisasjonen (vårt image). Kommunikasjonsstrategien har som hovudmål å skape ein felles identitet gjennom eit positivt image for fylkeskommunen. God kommunikasjon skal vere vårt fotavtrykk.

Image og identitet Adferd IMAGE Vårt fotavtrykk i målgruppa si bevistheit IDENTITET Model for corporate identity og corporate image (Birkigt og Stadler, 1986)

Informasjonsseksjonen Fem medarbeidarar informasjonssjef to informasjonsrådgivarar to grafiske designarar 69

Kva kan Informasjonsseksjonen hjelpe med? Informasjonsrådgjeving Utarbeide mediestrategiar Tilrettelegging av pressemeldingar Kontakt med media Råd om nettpublisering og nettbruk Grafisk profil og rådgjeving Annonseproduksjon Grafisk formgjeving Utarbeide trykksaker

Nettsidene våre er tilgjengelege 24 timar i døgnet. Dette er vår viktigaste informasjonskanal. Her bestemmer vi sjølve korleis vi skal presentere informasjonen, kva bodskap vi ønskjer å nå ut med www.mrfylke.no

Intranett

Tips og råd for god kommunikasjon Her finn de rettleiingar, råd og tips til korleis de kan lage og nå ut med god informasjon.

Mi side Den beste kanalen for intern kommunikasjon. Kvifor: Når alle tilsette både med krysspublisering av artiklar frå nettsida, men og for å legge ut korte meldingar. Når viktige arbeidsverkty som alfresco, e-læringsportal, leiarportal, visma, ephorte etc. Dele dokument, lenkjer etc. www.mrfylke.no/intranett/minside

For å vere ein tydeleg medspelar må vi vere ein synleg medspelar!

Saksbehandling og arkiv Introduksjonsdag for nye ledere 18.09.2014 Ruth Wenche Stavik, nestleder arkiv

22.09.2014 77

Lovverk Arkivlov med forskrifter Forvaltningsloven regulerer adgang (taushetsplikt og partsinnsyn) Offentlighetsloven allmennhetens adgang til forvaltningens dokumenter Personopplysningsloven 22.09.2014 Endres i topp-/bunntekst 78

Arkiv er lederansvar! Øverste ledelse er ansvarlig for at arkivarbeidet blir utført i tråd med de lover og forskrifter som gjelder Legge forholdene til rette Foreta nødvendig oppfølging (tillagt administrasjonssjef etter kommuneloven) - Bruk aktivt ledersøkene som ligger i ephorte, de er gode hjelpemidler! 22.09.2014 Endres i topp-/bunntekst 79

Vi bruker sak- arkivsystemet ephorte Våre mål og ambisjoner : bedre oversikt og mer effektiv saksbehandling ved enkel tilgang til informasjon/dokument for de som trenger det når de trenger det bedre kvalitet i saksbehandlingen effektiv forvaltning i form av likebehandling, gjenbruk og forutsigbarhet av saker bedre service mot innbyggere i form av automatisk publisering av offentlig informasjon fra arkivet til egen hjemmeside (Innsyn) 22.09.2014 Endres i topp-/bunntekst 80

Hva brukes ephorte til? Produksjon av brev, notater og saksframlegg etter faste tekstmaler og adresselister Autorisasjons- og tilgangskontroll Oppfølgingslister (f. eks. restanse- og forfallslister) Søking og gjenfinning Standard rapporter Tilskuddsmodul, utvalgsmodul for politiske dokumenter Integrasjon mot: epost Visma rekruttering skjema på nett Mercell 22.09.2014 Endres i topp-/bunntekst 81

22.09.2014 Endres i topp-/bunntekst 82

22.09.2014 Endres i topp-/bunntekst 83

22.09.2014 Endres i topp-/bunntekst 84

Kontakt Dokumentsenteret på: Tlf. 71 24 50 00 eller: post@mrfylke.no 22.09.2014 Endres i topp-/bunntekst 85

Presentasjon Byggje- og vedlikehaldsseksjonen Introduksjonsdag nye leiarar 86

Stabsavdelingane i sentraladministrasjonen Administrasjonsavdeling Administrasjonssjef Nils-Gunnar Solli Plan- og analyseavdeling Fylkesplansjef Ole Helge Haugen Juridisk avdeling Juridisk sjef Gudmund Lode 7 seksjonar: Personalseksjon Informasjonsseksjon Økonomiseksjon IT-seksjon Dokumentsenter Administrativ seksjon BYVE Stikkord for oppgåver (ikkje seksjonering): Fylkesplan Plansamordning Samhandlingsarenaen GIS Statistikk og analyse Universell utforming 2 seksjonar: Juridisk seksjon Innkjøpsseksjon + Fellestenesta for Fylkeshuset (Opplysningstenesta / Resepsjon, Reinhald, Post og Trykkeri) + Fylkeshuset AS (Vaktmeistertenesta)

Myndenivå og samhandling Utgangspunkt Korleis samhandlar vi med utgangspunkt i: 1. Skolen / rektor sine fullmakter (støtte) 2. Utdanningssjefen sine fullmakter (kombinasjon støtte / styring) 3. Fylkesrådmannen sine fullmakter (styring) 22.09.2014 88

1 Rektor/skolen sine fullmakter støttefunksjon ByVe leverer: a) Grunnlag for gjennomføring av reinhald av bygningane. Reinhaldsplanlegging. Kompetansbygging. Utstyrsveiledning. Tilbodsinnhenting (I hovedsak temporære oppgaver) b) Grunnlag for gjennomføring av drift og vedlikehald av eiendommen Generell rådgjeving. FDV-materiell. Kompetansetiltak. Drifts og vedlikehaldsplanlegging. Tilbodsinnhenting. c) Støtte for gjennomføring internkontroll/sikkerhetsarbeid. Brannvernloven, bygningsloven. arbeidsmiljøloven m.m. 22.09.2014 89

2. Fylkesutdsjefen sine fullmakter støtte/styring ByVe leverer: a) Grunnlag ved aktuelle utgreiingar/byggeprosjekt inkl. grunnlag for årsbudsjett/økonomiplan. Generelt fagleg hjelp i aktuelle spørsmål. b) Støtte ved tilrettelegging og kontroll av virksomhetenes drift og vedlikehald av eigedomane. c) Støtte ved sentrale innkjøp for utdanning samt leigeforhold ut over 1 år. 22.09.2014 90

3. Fylkesrådmannen sine fullmakter (styring) BYVE leverer på vegne av fylkesrådmannen: a) Generell rådgjeving innan fagområdet. b) Oppfølging og drift av eigedomar som ikkje er fordelt til etatar. c) Gjennomføring av alle byggesaker inkludert oppfølging i garantitid. d) Oppretting og oppfølging av viktige leigeavtalar. e) Overordna forvaltning av alle eigedomar. Forsikring Reguleringsforhold. Naboforhold. Kjøp og salg av eigedomar. f) Sentrale innkjøpsavtalar for fagområdet. 22.09.2014 91

Organisasjonsplan BYVE Organisasjonskart Byggje- og vedlikehaldsseksjonen Per Olaf Brækkan Byggje- og vedlikehaldssjef Administrativ gruppe Erik Viken (NK/koordinator) Rigmor Olsen Aud Holen Plangruppa Bjørn Erik Hjellset (koordinator) Rajah Selva Jostein Wengstad Claus Reiners Ståle Solgard (Utdanningavdelinga) Drift- og vedlikeholdsgruppa Pall Bjørgvinsson (koordinator) John Johannessen Teknisk gruppe Torgrim Blø Oddleif Gustad Anne Bente Klokk Svendsvik Leif Ståle Halås Spesialrådgiver: Per Einar Langseth Driftsleder Kube: Malvin Dalhus 22.09.2014 92

BYVE sitt særlege ansvar BYVE har eit særskilt ansvar ut frå si faglege rolle for å sjå til at drift og vedlikehald totalt sett er lovleg og økonomisk optimalt. BYVE ser at dei ikkje har oppfylt denne rolla slik dei burde. Det har vore alt for lite rådgjeving og kontroll av verksemdene i hovedsak grunna stor aktivitet med nybygg og opprustingsarbeid. Byve oppfattar no klåre signal på at meir ressursar må nyttast til å syte for at drifta ved verksemdene er i samsvar med lover og forskrifter samt økonomisk optimal. Det vert og forventa at langt meir av drift og vedlikehaldsarbeidet vert planlagt og dokumentert. 22.09.2014 93

Ny Ålesundsstruktur Tilrettelegge for elevtalsauke i Ålesund. I nært samarbeid med Ålesund kommune. 22.09.2014 Endres i topp-/bunntekst 94

Sørsida

Fagerlia med kulturskole

Spjelkavik vgs

Borgund vgs

Molde Utviding av Molde vgs, ny Kulturskole og oppgradering av Idrettens hus I nært samarbeid med Molde kommune. 22.09.2014 Endres i topp-/bunntekst 99

Romsdal vgs Arkitekt Svein Skylstad AS POB - Byggje- og vedlikehaldsseksjonen 10 0

Kristiansund vgs

Kristiansund vgs

Haram vgs

Ulstein Ny idrettshall for friidrett knyttet sammen med ny Høddvoll stadion. Teorirom for Ulstein vgs. I nært samarbeid med Ulstein kommune. 22.09.2014 Endres i topp-/bunntekst 104

Informasjonstryggleik -Ein tydeleg medspelar

Kva skal sikrast? Informasjon (data) Personopplysningar IT-system Omgivnadene (fysisk) Evne til å løyse oppgåvene Omdømmet

Utfordringar Dataangrep utafrå Svikt i interne rutinar Oppdatering av programvare (sikkerheitshol) Sikkerheitskopi manglar Manglande kontroll på informasjon Oversikt over omfang av informasjon Informasjon på ei rekkje medium; Mobile einingar Skytenester Manglande kompetanse og haldningar

Ved brot på informasjonstryggleik Meld avvik. Møre og Romsdal fylkeskommune sitt sentrale avvikssystem (RiskManager) skal nyttast til å melde avviket. Den som oppdagar avviket skal prøve å løyse det for å redusere skadeomfanget.

Kontakt: Eirik Jenssen, juridisk avd. 71 25 87 33 eirik.jenssen@mrfylke.no

Innkjøp i Møre og Romsdal fylkeskommune Introduksjonsdag for nye leiarar og mellomleiarar 18. september 2014 Innkjøpssjef Arnt Ove Hol 18.09.2014

Anskaffelser i offentlig sektor Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 22.09.2014 117

1 Om oss 2 Anskaffelsesregelverkets grunnleggende krav 3 Terskelverdi/prosedyrekrav 4 Ulovlige dir. anskaffelser 5 Nettportal/rammeavtaler Anskaffelseskonferanse 22.09.2014 118

Juridisk avdeling Innkjøpsseksjonen Gudmund Lode Juridisk sjef Eirik Jenssen Rådgiver Arnt Ove Hol Jesper Wiig Juridisk rådgiver Kristine Svendsen Juridisk rådgiver Innkjøpssjef Torgeir Riksfjord Rådgiver Jorid Nerland Rådgiver Janne Kristiansen Rådgiver Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 22.09.2014 119

Sentrale funksjoner for innkjøpsseksjonen Ansvar for at regelverket for offentlige anskaffelser blir fulgt i Møre og Romsdal fylkeskommune Gjennomføring av større enkeltanskaffelser / rammeavtaler Administrasjon av rammeavtaler Bistand til indre og ytre etater ved konkurransegjennomføring Informasjon/opplæring om anskaffelsesregelverket Rådgiving ved anskaffelser Bistand ved gjennomføring av konkurranser Innkjøpsbehov Konkurranse grunnlag Kunngjøring Tilbuds periode Evaluering Tildeling og kontrakt Oppfølging Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 22.09.2014 120

1 Innledning 2 Anskaffelsesregelverkets grunnleggende krav 3 Terskelverdi/prosedyrekrav 4 Ulovlige dir. anskaffelser 5 Nettportal/rammeavtaler rammeavtaler/bestilling Anskaffelseskonferanse 22.09.2014 121

Grunnleggende i alle offentlige anskaffelser Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 22.09.2014 122

Konkurransekravet Oppdragsgiver plikter å sørge for at alle anskaffelser så langt det er mulig baseres på konkurranse, LoA 5, 2. ledd Gjelder uansett anskaffelsens verdi, dvs. konkurranse fra kr 1,- Anskaffelseskonferanse 22.09.2014 123

Grunnleggende krav i regelverket for off. anskaffelser LoA 5, FoA 3-1: Konkurranseutsetting Forutberegnelighet Gjennomsiktighet Etterprøvbarhet Ikke lov å dele opp anskaffelsen for å omgå regelverket Leverandør skal velges på objektive og ikke-diskriminerende grunnlag (Krav om likebehandling forbud mot diskriminering) I hele prosessen skal god forretningsskikk/etiske regler følges. Anskaffelseskonferanse 22.09.2014 124

Rammeverk for offentlige anskaffelser Lov om offentlige anskaffelser (LoA) Forskrift om offentlige anskaffelser (FoA) Veileder for offentlige anskaffelser Offentlighetsloven Forvaltningsloven Regjeringens handlingsplaner For bruk av elektroniske verktøy i anskaffelsesprosessene For miljø og samfunnsansvar i anskaffelsessaker For universell utforming i anskaffelsesprosessen Mot sosial dumping Anskaffelseskonferanse 22.09.2014 125

1 Om oss 2 Anskaffelsesregelverkets grunnleggende krav 3 Terskelverdi/prosedyrekrav 4 Ulovlige dir. anskaffelser 5 Nettportal rammeavtaler/bestilling Anskaffelseskonferanse 22.09.2014 126

Valg av anskaffelsesprosedyrer Anskaffelsens verdi (terskelverdi) er avgjørende for valg av hvilken del av forskriften man skal forholde seg til og hvilke anskaffelses prosedyrer som kan benyttes Anskaffelseskonferanse 22.09.2014 127

Beregning av anskaffelsens verdi (terskelverdi) FoA 2-3 (1) det samlede beløp for hele anskaffelsen (2) må ikke ha til hensikt å omgå regelverket (3) må ikke deles opp for å omgå regelverket (4) skal inkludere alle opsjoner (5) alle enkeltanskaffelser for prosjektet skal summeres (6) hele avtaleperioden skal legges til grunn Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 22.09.2014 128

FoA prosedyrekrav 1,550 mill./ 40 mill. 1,550 mill./ 40 mill. Forskriftens del III Over EØS-terskelverdi Forskriftens del II Over nasjonal terskelverdi Del I (grunnleggende krav) Krav til type prosedyrer Kunngjøring Doffin/TED Krav om frist (antall dager) Del I (grunnleggende krav) Krav om type prosedyrer Kunngjøring Doffin Krav om frist (rimelig tid) 0,5 mill. 0 Forskriftens del I Direkte anskaffelser Grunnleggende krav, LoA 5 Ingen krav til prosedyre Over NOK 100.000: HMS egenerklæring Skatt/mva. attest Protokollføring Anskaffelseskonferanse 22.09.2014 129

1 Om oss 2 Anskaffelsesregelverkets grunnleggende krav 3 Terskelverdi/prosedyrekrav 4 Ulovlige dir. anskaffelser 5 Nettportal/rammeavtaler rammeavtaler/bestilling Anskaffelseskonferanse 22.09.2014 130

Ulovlig direkte anskaffelse 1. Unnlat kunngjøring/gjennomføre konkurranse 2. Feil anvendelse av regelverket => Konsekvenser for oppdragsgiver: Gebyr (maks 15%) Erstatning Neg./pos. kontraktsinteresse Svekket omdømme 3. Kjøp utenfor rammeavtaler => Konsekvenser for innkjøper: Lovmessige konsekvenser Samfunnsmessige konsekvenser frata vedkommende innkjøpsfullmakten økonomisk ansvar for avdeling/virksomhet Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 22.09.2014 131

Hovedregelen for alle offentlig anskaffelser LOA 1 Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Offentlige innkjøpere skal ta forretningsmessige hensyn i stedet for politiske hensyn (ikke favorisere lokalt næringsliv) Rapport fra : Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 22.09.2014 132

Hvem kontroller av fylkeskommunen gjøre sin anskaffelser i tråd med regelverket? Markedet/leverandørene KOFA på bakgrunn av klage fra leverandører uttalelse/ikke dom Fylkesrevisjon intern revisjon Domstolelene Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 22.09.2014 133

Oppslag Sunnmørsposten 16.04.2011 Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 22.09.2014 134

Rapport fylkesrevisjonen 12.03.2008 Rapporten fra fylkesrevisjonen legger spesielt vekt på to forhold som gjelder brudd på regelverket om offentlige anskaffelser: 1. Kjøp uten konkurranse/kunngjøring 2. Kjøp utenfor rammeavtaler Det vesentlige av bruddene er påvist i de videregående skolene Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 22.09.2014 135

1 Om oss 2 Anskaffelsesregelverkets grunnleggende krav 3 Terskelverdi/prosedyrekrav 4 Ulovlige dir. anskaffelser 5 Nettportal/rammeavtaler rammeavtaler/bestilling Anskaffelseskonferanse 22.09.2014 136

Intranett/innkjøp sin nettportal Det er viktig at alle regelmessig er innom innkjøp sine sider på intranett og spesielt er oppdatert på våre rammeavtaler og at disse blir brukt for alle kjøp av varer og tjenester som inngår på disse avtalene Ledere og innkjøpsansvarlige i de enkelte avdelingene/virksomhetene har et overordnet ansvar for å sikre at de ansatte kjenner til innkjøpsseksjonen sine intranettsider og er lojale mot fylkeskommunens rammeavtaler og anskaffelsesregelverket bestemmelser Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 22.09.2014 137

Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 22.09.2014 138

Anskaffelsesprosedyre i fylkeskommunen Håndteres av Innkjøpsseksjonen Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 22.09.2014 139

HUSK! 1. Finnes det rammeavtale? Dersom ja; bruk denne! Dersom nei; konkurranse må gjennomføres! 2. Konkurranse fra 1. krone! Terskelverdien avgjør prosessen 3. Kontakt Innkjøpsseksjonen når dere har spørsmål! Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 22.09.2014 140

Kontaktpersoner: Innkjøpssjef Arnt Ove Hol Ansatte innkjøpsseksjonen Tlf. 71 25 89 20/995 98 98 1 Innkjøpsrådgiver Jorid Nerland Tlf. 71 25 88 60 Innkjøpsrådgiver Torgeir Riksfjord Tlf. 71 25 89 32/920 30 436 Innkjøpsrådgiver Janne Kristiansen Tlf. 71 25 89 34/456 61 170 Ved gjennomføring av anskaffelser: Ring oss - heller en gang for mye - enn en gang for lite Det er viktig at Innkjøpsseksjonen kommer inn i planleggingsfasen og ikke når kunngjøring skal skje Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 22.09.2014 141

Takk for oss! Dere finner oss på: www.mrfylke.no/innkjop Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 22.09.2014 142