Dyrøy kommune Den lærende kommune Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Møterom 1, Kommunehuset Dato: 15.05.2019 Tidspunkt: 08:30 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 77 18 92 00. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed, som gis pr. telefon. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 5/19 Innhold Referat sak Unntatt offentlighet Arkivsaksnr RS 2/19 Heltidskultur i kommunen 2019/377 PS 6/19 Lokal lønnspolitikk - Nordavind Utvikling KF 2019/237 PS 7/19 10 faktor medarbeiderundersøkelse 2019/132 ordfører/utvalgsleder 2
PS 5/19 Referat sak 3
Hvordan går arbeidet i forhold til heltidskultur i kommunen? Situasjonen er fortsatt slik at deltidsstillinger til en viss grad må brukes for å få arbeidsplanene til å gå opp. Men det er også slik at noen ansatte foretrekker å jobbe i deltid for dermed å kunne fylle opp med ekstravakter når de har kapasitet. Det viser seg forøvrig at stillingsstørrelsene er økende med bakgrunn i arbeidstidsordninger som reduserer behovet for småstillinger i helgene. Erfaringene fra disse arbeidstidsordningene tas inn i det videre arbeidet for å tilstrebe lavere andel deltid. Tiltak som er iverksatt for å fremme heltidskultur: Arbeidsplaner som åpner for endrede arbeidstider. Her er 3-3 turnus og langvaktturnus et viktig virkemiddel. o Langvaktturnus reduserer behovet for små stillinger for å dekke opp helgene. Men denne turnusen er ikke en arbeidstidsavtale som alle kan gjennomføre. Dette må det tas hensyn til, og den baseres derfor på «frivillighet». Denne turnusen gjennomføres på en avdeling og i hjemmesykepleien. Sårbart ved sykefravær. o 3-3 turnus baseres på at ansatte jobber tilnærmet tre dager på og tre dager fri, uansett helg eller virkedag. Dette medfører økt belastning i forhold til helg, men det synes å være en grei løsning for de fleste. Denne turnusen gjennomføres på to avdelinger. Det fungerer da slik at alle i avdelingen må jobbe i denne turnusen. Noen ansatte ønsker å øke sin stilling i den avdelingen de jobbe i. Det er vanligvis ikke mulig. Flere mener de jobber nok antall helger fra før og vil ikke påta seg flere helger for å få økt stilling Tildeling av permisjoner etter sykdom gjøres i større grad under forutsetning av at ansatte må bidra/prøve seg ut i permisjonstiden. Man unngår da at ansatte kommer tilbake til jobb etter permisjonen og ikke er i stand til å tiltre sin stilling. Konsekvensen er at ansatte kan få hjelp til å vurdere sin arbeidsevne og kapasitet før de skal tilbake til sin stilling. Dette kan være med på å redusere behovet for tilfeldige vikarer. I de tilfeller der ansatte ikke er i stand til å gå i full stilling, ansees det som arbeidsgivers ansvar å hjelpe den ansatte til å innse dette. En person med mye sykefravær, bør ikke øke sin stillingshjemmel. Dette av hensyn til egen helse, pasienter, kolleger og arbeidsgiver. Det bør da være andre ordninger som sikrer den ansattes økonomi. 4
Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: Saksmappe: 2019/237 Saksbehandler: Elin Anita Meleng Blomseth Dato: 18.03.2019 Saksframlegg Lokal lønnspolitikk - Nordavind Utvikling KF Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 6/19 15.05.2019 Rådmannens forslag til vedtak: Saken legges fram for vurdering av lokal lønnspolitikk for ansatte i Nordavind Utvikling KF. Saksopplysninger Lokal lønnspolitikk for Dyrøy kommune er under rullering, og legges fram for behandling i det nye kommunestyret etter valget høsten 2019. Administrasjonens vurdering På bakgrunn av ensidig protokolltilførsel for arbeidsgiver ved lokale forhandlinger 29.10.2018 med Utdanningsforbundet og Fagforbundet er det behov for en egen vurdering på arbeidsgiversiden vedrørende lokal lønnspolitikk for ansatte i Nordavind Utvikling KF. Ensidig protokolltilførsel for arbeidsgiver: «Arbeidsgiver er innforstått med at Nordavind Utvikling opererer i et konkurranseutsatt marked. Ved neste behandling av lønnspolitisk plan bes dette drøftet spesielt med tanke på lønnsnivå/vilkår.» Lokal lønnspolitikk Nordavind Utvikling: «Det gjennomføres eget drøftingsmøte og egne lokale forhandlinger for ansatte i Nordavind Utvikling etter at lokale forhandlinger i Dyrøy kommune er gjennomført. Det gjennomføres årlig lokale forhandlinger for daglig leder i kap. 3 og prosjektledere i kap. 5. Det er ikke ønskelig at ansatte i NU forfordeles på bakgrunn av budsjett, men følger tilsvarende lønnsutvikling som for ansatte i Dyrøy kommune. Det er ikke ønskelig at ansatte i NU har spesielle fordeler på bakgrunn av budsjett, men følger tilsvarende lønnsutvikling som for ansatte i Dyrøy kommune.» Tore Uthaug Rådmann 5
Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: 440 Saksmappe: 2019/132 Saksbehandler: Elin Anita Meleng Blomseth Dato: 06.05.2019 Saksframlegg 10 faktor medarbeiderundersøkelse Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 7/19 15.05.2019 Rådmannens innstilling: Administrasjonsutvalget tar forslag til målsettinger og tiltaksplan for 10 faktorundersøkelsen for 2018 til orientering. Forslag til målsettinger: 1. Sette fokus på lederrollen gjennom ansvarliggjøring 2. Utvikle strukturer som kvalitetssikrer tjenesten Tiltak: 1. Nytt permisjonsreglement (trådte i kraft 1.1.19) 2. Ansettelse kommunalsjef Oppvekst og kompetanse (fra 1.1.19) 3. Utarbeide strategisk kompetanseplan (ansvar kom.sjef) 4. Gjennomføre medarbeidersamtaler med alle i organisasjonen (ansvar ledere) - Faktorene i 10-faktor skal være tema i samtalen 5. Etablere strukturer (ansvar ledere) - Compilo - 1310.no (kvalitetssystem skole) - Kvalitetssystem barnehage - TIXO 6. Ansvarliggjøring av ledere for økt deltakelse ved neste undersøkelse. (ansvar rådmannen) Kort sammendrag Det har vært gjennomført KS 10 faktor medarbeiderundersøkelse i 2018. Svarfrist 14.11.18 med to purringer med svarfrist 28.11.18 og 14.12.18. Det er ikke mulig å overføre undersøkelsen med ytterligere purringer i 2019. Totalt svarprosent for Dyrøy kommune i 2018 er 53%. Dette er noe lavere enn landsgjennomsnittet svarprosent på 67%. 6
arbeidssted svar Planlagte svar Svar % Totalt for Dyrøy 78 147 53% kommune administrasjonen 22 29 76% barnehagen 7 11 64% PLO 12 25 48% hjemmetjenesten PLO sykehjemmet 18 31 58% skolen 15 32 48% teknisk 4 19 21% Undersøkelsen skal gi grunnlag for lederutvikling, medarbeiderutvikling, organisasjonsutvikling. Variabler som måles er: oppgavemotivasjon, mestringstro, selvstendighet, bruk av kompetanse, mestringsorientert ledelse, rolleklarhet, relevant kompetanseutvikling, fleksibilitetsvilje, mestringsklima, nytteorientert motivasjon. Saksutredning Rapporter fra 10 faktorundersøkelsen er sendt rådmann, kommunalsjefer og enhetsledere til oppfølging på personalmøter på enhetene. Ledermøte 01.02.2019. HTV møte 11.02.2019. Sluttrapport mars 2019 skal omfatte - Trinn 2 målsetting for utviklingsarbeidet - Trinn 3 gjennomføring av tiltak Oppsummering av tallene i undersøkelsen: Landsgjennomsnittet i parentes. Enheter som er for må eller har for få svar til å få ut egen rapport er fordelt på administrasjonen og skolen. Faktor/ arbeidssted 1 Oppgave motivasjon (Indre motivasjon) 2 Mestringstro 3 Selvstendighet (Autonomi) Totalt Dyrøy kommune () Administrasjon Sentraladm., servicetorg, øk.avd., teknisk adm og uteseksjon/brann, kultur, NAV 4,7 () Dyrøy Barnehage 3,5 () Elvetun skole, Kulturskolen () PLO sykehjem () PLO hjemmetjenesten () 7
4 Bruk av kompetanse 5 Mestringsorientert ledelse 6 Rolleklarhet 7 Relevant Kompetanseutvikling 8 Fleksibilitetsvilje 9 Mestringsklima 10 Nytteorientert Motivasjon (Prososial Motivasjon) () () 4,5 4,0 () 4,7 () 3,9 () 4,7 () 4,7 () 2,6 4,0 3,2 () 3,6 () 4,9 3,8 () 4,0 3,1 () 4,6 () 4,8 () 4,0 () 4,5 () 4,8 () 3,8 3,9 () 4,5 3,9 () 4,8 Faktorer til videre oppfølging på enhetene eller felles for alle enheter der behovet tilsier det. Der gjennomsnittsverdien er lavere enn landsgjennomsnittet er markert med mørk skrift og skyggelegging i skjemaet over. Administrasjonens vurdering Resultatene fra 10-faktorundersøkelsen skal danne grunnlag for medarbeider-, organisasjons- og lederutvikling. Det finnes ikke sammenligningsgrunnlag lokalt i Dyrøy kommune. Vi kan sammenligne våre besvarelser mot nasjonale gjennomsnitt. Her kommer barnehage og skole lavt, mens tekniske enhet ikke har tilstrekkelig besvarelser til å bli vurdert. En faktor som gjelder flere av enhetene i kommunen og deler av administrasjonen, er at det har vært ustabilt med tanke på ledelse. Både i form av utskifting av ledere, men også en omorganisering som har omfordelt lederansvar. Dette kan ha bidratt til at mange i organisasjonen opplever sine roller som uklare. Ledernes svar bør skilles ut når organisasjonsstrukturen legges inn i verktøyet, fordi ledere kan ha avgjørende innflytelse på noen faktorer. Man bør derfor unngå at ledernes resultater blandes med resultatene til de øvrige medarbeiderne. Ved gjennomføring i Dyrøy kommune har ikke ledere blitt skilt ut i gjennomføringen av undersøkelsen. Administrasjonens vurdering er at et element som påvirker alle aspekt av målsettingene for 10- faktor undersøkelsen er lederrollen. Ledere har en sentral rolle i å drive utviklingsarbeid, både overfor medarbeidere og i Dyrøy kommune som organisasjon. Ledere har et særlig ansvar og betydning for utvikling av tjenestene i Dyrøy kommune. Som rollemodeller og gjennomfører, 8
bør omtale av lederes rolle være gjennomgående for utarbeiding og bruk av planverk i kommunen. Forslag til målsettinger: 1 Sette fokus på lederrollen gjennom ansvarliggjøring 2 Utvikle strukturer som kvalitetssikrer tjenesten Tiltak: 1 Nytt permisjonsreglement (trådte i kraft 1.1.19) 2 Ansettelse kommunalsjef Oppvekst og kompetanse (fra 1.1.19) 3 Utarbeide strategisk kompetanseplan (ansvar kom.sjef) 4 Gjennomføre medarbeidersamtaler med alle i organisasjonen (ansvar ledere) - Faktorene i 10-faktor skal være tema i samtalen 5 Etablere strukturer (ansvar ledere) - Compilo - 1310.no (kvalitetssystem skole) - Kvalitetssystem barnehage - TIXO 6 Ansvarliggjøring av ledere for økt deltakelse ved neste undersøkelse. (ansvar rådmannen) 9