Holmenhaugen Boligforening v/ styreleder Geir Gamme, Homensletta 6B, 0770 Oslo www.holmenhaugen.no Oslo 23.04.2019 Til medlemmer av Holmenhaugen Boligforening GENERALFORSAMLING Styret innkaller til generalforsamling i Holmenhaugen Boligforening tirsdag 7. mai 2018 kl. 19:00 i Readyhuset v/gressbanen. Containere for hageavfall til er bestilt fra 25. april og blir hentet den 29. april. Dagsorden: Innhold a) Konstituering.... 2 b) Styrets årsberetning.... 2 c) Regnskap.... 3 d) Spørsmål om ansvarsfrihet for styret.... 3 e) Budsjett og vedlikeholdsplan for 2018.... 3 f) Valg.... 4 g) Fastsettelse av styrehonorar... 5 h) Innkommet forslag til behandling på generalforsamlingen... Feil! Bokmerke er ikke definert. i) Endring av vedtektene... 5 i) Innmelding av oppgradering eller utbygging... 6 Mvh Holmenhaugen Boligforening v/styret
a) Konstituering - Navneopprop - Valg av to medlemmer til å undertegne protokollen b) Styrets årsberetning Representanter Valgte representanter til verv i Holmenhaugen Boligforening har vært: Område Styrerepresentanter Vararepresentanter Valgkomité Vestre Ane Skjønsberg Hennum Dayton Skjerve-Gordley Ida Ødegaard Midtre Geir Gamme Øystein Thuen Hanne Gamme Søndre Moema S. Leite Klara Vatn Ellen Kilde Evensen Nordre Marius Eriksen Marit Lefdal Marion Josefsen Representant til styret i fellesarealene: Øystein Thuen Styreleder har vært Geir Gamme Møter Styret har i perioden hatt fem styremøter og i tillegg mye kommunikasjon pr epost. Det har vært gjennomført befaringer og kontroller på utførte arbeider. Gjennomføring av planlagt vedlikehold Holmengrenda 15-29 og Lybekkveien 22 ble malt i 2018. Alt i alt var vi fornøyde med arbeidet som ble gjort, men vil fra 2019 gjennomføre grundigere befaringer. Det har videre blitt reparert en del skader og mangler som har vært innrapportert på skadeskjemaer, og pr 1/1-2019 var vi tilnærmet ferdig med innrapporterte skader Arbeidene ble utført av 1HH. Styret ber om at de som fortsatt venter på å få utbedret skader sender inn skadeskjema på ny. Frist for innlevering av skadeskjema for å få arbeidene med på årets plan er 20. mai. Skader som innrapporteres etter dette vil legges til listen og utbedres så langt budsjettet tillater. Andre tiltak 1 Hjelpende Hånd har levert tilbud på å male Holmengrenda 31 43, og de vil utføre arbeidet i 2019.
Fellesarealet Holmen Fellesarealet Holmen (FAH) har kommet i gang med ordinære styremøter med deltagelse fra flere av sameierne. Vår representant i Styret vil informere om arbeid og fremdrift hva gjelder registrering i Brønnøysund og endring av Sameieavtalen. c) Regnskap Som beskrevet i tidligere kommunikasjon, har vi i 2018 hatt et meget lite tilfredsstillende samarbeid med vår regnskapsfører. Manglende respons og svært forsinket arbeid har blant annet medført at fakturaer har blitt betalt sent og fellesinnbetalinger har blitt innkrevd forsinket og rotete. Vi har nå byttet regnskapsfører til OBOS og vi bytter samtidig bankforbindelse til OBOS banken. Styret vil redegjøre mer for dette på Generalforsamlingen. Problemene vi har hatt med regnskapsfører betyr også at vi ikke har mottatt årsregnskapet for 2018 i tide for å legge ved innkallingen. Vi er lovet å få årsregnskapet i løpet av april slik at vi kan presentere tallene på Generalforsamlingen. Egenkapital pr 1/1-2018 var på 602.076,- og vi budsjetterte 2018 med et underskudd på 178.613,- Av de store kostnadspostene våre, som er maling, vedlikehold og forsikring, ser vi at vi har brukt ca 60.000,- mindre enn budsjettert. Vi har derfor grunn til å tro at vi havner innenfor rammen av budsjettet for 2018. d) Spørsmål om ansvarsfrihet for styret. e) Budsjett og vedlikeholdsplan for 2019 Egenkapital pr 31.12.2017 602 076,- Fellesinnbetalinger husleie 2017 1 715 874,- Eierskiftegebyr/purregebyrer 2 000,- Renteinntekter 500,- Sum inntekter 1 718 374,- Maling av - Holmengrenda 31 43 699 613,- -Spyling av tak 35 800,- -Snekkerarbeider 50 000,- -Mure- og blikkenslagerarbeider 50 000,- -Rørleggerarbeider/vann og avløp 50 000,-
-Utbedring trapper 50 000,- -Forsikringspremie If 524 521,- -Egenandeler If/erstatningsutbetaling beboere 60 000,- -Snørydding & påfyll strøsand 77 000,- -Honorar Regnskapsbyrå 79 000,- -Styrehonorar 63 500,- -Arbeidsgiveravgift 8 953,- -Leie av arkivplass 2 500,- -Kontingenter (FA Holmen & HLF) 3 500,- -Trivselkasse 6 000,- -Leie av containere 25 000,- -Møtelokale, kontorrekvisita 4 500,- -Nettsider & epost domene 3 000,- -Div. gebyrer & andre kostnader 2 000,- Sum kostnader 1 709 887,- Foreslått budsjett gir et overskudd på 8 487,- f) Valg Valgkomitéens forslag: Område Styrerepresentanter Vararepresentanter Valgkomité Vestre Ane Skjønsberg Hennum Dayton Skjerve-Gordley Ida Ødegaard Midtre Geir Gamme Øystein Thuen Hanne Gamme Søndre Moema S. Leite Klara Vatn Ellen Kilde Evensen Nordre Marius Eriksen Marit Lefdal Marion Josefsen Representant til styret i fellesarealene: Øystein Thuen
g) Fastsettelse av styrehonorar Forslag: Styreleder har kr 33 500,- og øvrige styremedlemmer mottar hver kr 8 200,- i lønn. Betaling av kr 2 500,- for arkivplass. Styret foreslår å øke styremedlemenes honorar til kr 10 000,-. Styreleders honorar endres ikke. Bakgrunnen for forslaget er at det ikke har vært gjort justeringer på en stund og at styremedlemenes involvering i styrets arbeid øker. H) Endring av vedtektene Vi foreslår å fjerne punkt 4 i vedtektene: «Medlemmenes adgang til vedlikehold i egen regi Medlemmene av boligforeningen kan etter nærmere avtale med boligforeningen v/styret overta foreningens vedlikeholdsansvar forsåvidt gjelder utvendig maling. Når arbeidet er avsluttet skal eier som har (fått) utført slik maling i egen regi, utbetales det beløpet som boligforeningen ellers hadde vært pliktig til å betale for utførelse av malingsarbeidet. Nærmere vilkår om utførelse av slikt arbeid fremgår av standardavtale som fastsettes av generalforsamlingen. Styret inngår avtale på vegne av boligforeningen i det enkelte tilfelle. Henvendelse om maling i egen regi må sendes styret innen 15. januar i det året vedkommende hus skal males i henhold til vedlikeholdsplanen, jf. pkt. 5.2. Eiere av tomannsboliger (med samme bruksnummer) må eventuelt foreta en felles henvendelse til styret.» Bakgrunnen for at punkt 4 er foreslått fjernet er en vurdering vi har innhentet fra Huseiernes Landsforbund. De fraråder oss å gå inn på sike avtaler. De skriver blant annet at «det dukker opp svært mange både juridiske og økonomiske problemstillinger her. Dette blir fort betydelig dyrere for dere i tillegg til at dere løper en større risiko. De skriver videre «Ved at dere skal betale for at vedkommende utfører et arbeid, vil det fort bli vurdert som et arbeidsforhold. Og da får dere et arbeidsgiveransvar for vedkommende. Da vil dere få ansvar for HMS som blant annet innebærer å sikre arbeidsstedet og dersom det skulle skje noe med vedkommende som utfører arbeidet vil man i tillegg kunne risikere straffeansvar. Dere bør da i det minste være forsikret som arbeidsgiver. Videre vil jeg anta at dere da også må betale arbeidsgiveravgift for at han utfører det arbeidet dere har påtatt dere og i tillegg blir det en problemstilling om dere da også må foreta forskuddstrekk». Huseiernes Landsforbund skriver at «Et annet forhold dere må huske på er at dersom dere skal betale det samme til en privatperson som dere skulle betalt til et firma, vil dere betale denne privatpersonen 25 % mer enn det han egentlig skulle hatt da jeg antar at han ikke er momspliktig. Dersom dere lar et firma gjøre dette, så vil de ha egne forsikringer som dekker eventuelle skader om det skulle skje og man har også et sted man kan reklamere på arbeidet. Så her kan det faktisk se ut til
at det bli betydelig dyrere for dere i tillegg til at det vil medføre et større ansvar og risiko å få denne personen til å utføre arbeidet mot betaling.» Selv om dette er en «kan» regel og noe medlemmene ikke har krav på, så mener Styret at en slik avtale har stor risiko. Forslag: Vedtektene endres, ved at punkt 4 tas ut av vedtektene. Forslag fra Styret: 1. Egenandelen må betales selv av beboer som ikke har montert vannstopper på vannet på kjøkkenet. Boligforeningen innhenter tilbud på montering av vannstopper, slik at det kan gjøres rimelig. Hver enkelt beboer betaler for montering av vannstopp selv. Bakgrunnen for forslaget er at IF i 2017 har utbetalt 378.000 kroner i erstatning og boligforeningen har betalt egenandelen, som er på 10.000 kroner, 8 ganger. Forsikringspremien har steget med ca. 150.000 kroner fra 2017 til 2018. Premien økte ytterligere 109.000 koner i 2019. Økningen skyldes i hovedsak vannlekkasjer på kjøkken. Om alle installerer automatisk vannstopper kan vi redusere premien betraktelig. 2. Styret foreslår å opprette en egen gruppe som kan utarbeide en plan for vedlikehold av tak. Gruppen utarbeider en rapport om status og forslag til en fremdriftsplan. Det er ønskelig at noen av gruppens medlemmer har byggeteknisk kompetanse. 3. Styret foreslår å spyle alle tak samtidig som husene males. Det innebærer at alle får takene spylt hvert 10.år. Utover dette står beboerne selv for spyling av tak. i) Innmelding av oppgradering eller utbygging For at forsikringen skal ha full dekning er det også viktig at vi har oversikt over utbygging av loft/ kjeller eller påbygg, slik at vi har en oversikt over boligmassen som er forsikret. Styret vil igangsette et arbeid med å kartlegge alle utbygginger og omdisponert kjeller eller loft. Styret ønsker å presiserer at egenandelen ved bruk at forsikringen skal dekkes av beboer selv. I tilfellene hvor skaden er oppstått uforskyldt vil boligforeningen dekke egenandelen. Med vennlig hilsen Holmenhaugen boligforening v/styret Vedlegg: skademeldingsskjema