Implementering Fra forbedring til effekt Robert Lohne Karabin AS www.karabin.no
Grad av prosessutvikling Hvor begynner vi? Om å implementere endringer Measurement is the first step that leads to control and eventually to improvement. If you can t measure something, you can t understand it. If you can t understand it, you can t control it. If you can t control it, you can t improve it. - H. James Harrington Forretningsmessig gevinstpotensial 2
Hva driver vi med? Fra kontroll til forbedring 3
Hvordan gjennomføre Planlegge og forberede analyse (oppstart, pilot) Utforske prosessene (input/output, styring/kjerne/støtte, eierskap) Gjennomgå tallmateriale (måltall, økonomiske drivere) Analysere sammenhenger (rotårsak, årsak/virkning, risiko) Utarbeide business case, prioritere tiltak (effekter, overordnet plan) Definere videre prosjektaktiviteter (prosjektplan) 4
Hvordan gjennomføre Designe, implementere og realisere gevinst 5
Hvordan implementere bærekraftige endringer? Entusiasme til endringer Ønsket retning Involvering Gapet skal fylles ved eierskap til oppgavene i starten av prosjektet Faktisk forløp Her overleveres prosjektet til linjen Tid
Endringsvilje? Om å motivere til endring
Implementering i praksis Effekter av prosjektet Strategisk viktige, betydning for kundene Økonomiske, operasjonelle, kulturelle Eid av de ansatte, oppnådd av de ansatte Kultur for kontinuerlig forbedring En prestasjonsorientert kultur Alltid på jakt etter den perfekte prosess En lærende organisasjon Atferdsendring Faktabaserte beslutninger Klare ansvarslinjer, høy involvering, felles mål Tydelige krav og forventninger Sammenheng fra styring til operasjon Velfungerende team Prosesser Integrere verdikjeder Etablere prosesskontroll Øke kvalitet og flyt Øke kostnadseffektivitet Mennesker Definere og tydeliggjøre roller, ansvar og fullmakter Øke kompetanse, og utnytte kompetansen bedre Systemer Forbedre beslutningsprosesser Etablere sammenheng mellom strategi, måling og rapportering Tilpasse informasjonssystemer 8
Implementering i praksis Gode råd Prosesser Mennesker Systemer Tidlig involvering av utførende roller Faktabaserte endringer Kommunikasjon om og opplæring i ny prosess Fokus på etterlevelse Involvere i design Kommunisere hva og hvorfor man skal endre noe Synliggjøre effekter Tavlemøter Brukerinvolvering i design Brukertesting (!) Opplæring (!!) Sammenheng med prosessen systemet skal støtte 9
Implementeringsplan Typisk innhold Kommunikasjonsplan Plan for opplæring / roadshow Plan for utrulling (av prosedyrer og systemer) (Prosedyre for søknad av lokale unntak) 10
Gruppering 1 Gruppering 1 Innhold: Prosess 1 Prosess 2 Prosess 3 Viktige datoer: Siste prosess ferdig design Norsk: xx.xx.xx Siste prosess ferdig design Finsk: ukjent Siste prosess ferdig design Dansk: ukjent Siste prosess ferdig design Engelsk: ukjent Kommentarer: Rasjonale: Eks: Spesifikke målgrupper Eks. Uavhengig av andre prosesser Eks: Klart til høsten xxx M1 Prosesspakke avklart M2 Prosess ferdigstilt M3 Lokal dokumentasjon behandlet M4 Grensesnitt behandlet M5 Overført til produksjon M6 Rolle og stilling er linket M7 Nye unntak er godkjent M8 Opplæring gjennomført M9 Publisert 11
Gruppering 2 Gruppering 2 Innhold: Prosess 1 Prosess 2 Prosess 3 Viktige datoer: Siste prosess ferdig design Norsk: xx.xx.xx Siste prosess ferdig design Finsk: ukjent Siste prosess ferdig design Dansk: ukjent Siste prosess ferdig design Engelsk: ukjent Kommentarer: Rasjonale: Eks: Målgrupper som jobber med planlegging og styring, administrativt personell Eks: Store avhengigheter og synergier mellom prosessene Eks: Til dels omfattende trening og opplæring M1 Prosesspakke avklart M2 Prosess ferdigstilt M3 Lokal dokumentasjon behandlet M4 Grensesnitt behandlet M5 Overført til produksjon M6 Rolle og stilling er linket M7 Nye unntak er godkjent M8 Opplæring gjennomført M9 Publisert 12
Gruppering 5 AT relaterte prosesser Gruppering 5 Innhold: Prosess 1 Prosess 2 Prosess 3 Viktige datoer: Siste prosess ferdig design Norsk: xx.xx.xx Siste prosess ferdig design Finsk: ukjent Siste prosess ferdig design Dansk: ukjent Siste prosess ferdig design Engelsk: ukjent Kommentarer: Rasjonale: Eks: Store avhengigheter og synergier mellom prosessene Eks: Omfattende oppryddingsarbeid Eks: Middels omfang av opplæring M1 Prosesspakke avklart M2 Prosess ferdigstilt M3 Lokal dokumentasjon behandlet M4 Grensesnitt behandlet M5 Overført til produksjon M6 Rolle og stilling er linket M7 Nye unntak er godkjent M8 Opplæring gjennomført M9 Publisert 13
Forslag til implementeringsplan 2011 2012 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mai Jun Prosess 1 xxx Gruppering 1 Prosess 2 Gruppering 2 Gruppering 3 Prosess 3 Gruppering 4 Gruppering 6 Prosess 4 Gruppering 5 Gruppering 7 Prosess 4 B Gruppering 8 Gruppering 9 14
Gruppeoppgave Relater til implementering av to-be prosess Prosesser Mennesker Systemer Liten/ikke tid til nødvendig opplæring Fagforeningen er redd for at arbeidsplasser forsvinner Ledelsen ønsker samlokalisering Ulike kulturer møtes i ny prosess «Slik har vi alltid gjort det» Systemet støtter ikke den nye prosessen godt nok Implementeringen av systemstøtten er forsinket Hvordan tar man høyde for disse utfordringene i implementeringen? 15