HARSTAD KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Partssammensatt Utvalg for adm. og likestilling Møtedato: 13.02.2014 Møtested: Rådhus IB Møterom Personal/kemner Tidspunkt: 12:00 Eventuelle forfall meldes til tlf. 77 02 60 00. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksnr PS 14/1 PS 14/2 PS 14/3 RS 14/1 Tittel Evaluering av utvalgets virksomhet basert på saker behandlet i 2012 og 2013, ref reglement. Ny plan for likestilling, mangfold og mot diskriminering Forslag til rekrutteringstiltak for sykepleiere ved Omsorg Øysamfunn Referat sak Godkjenning av møtereferater 07.11.13 og 02.12.13 Orienteringer: Sykefravær 2013, utvikling og trend Nytt tidsregistreringssystem erstatter Kelio, ca 450 brukere fom 1. januar 2014. Dokumentene vedrørende ovenstående saker er lagt ut til ettersyn på kommunens hjemmeside http://einnsyn.harstad.kommune.no/einnsyn/utvalg Harstad, 07.02.2014 Jan H. Elvheim leder Side1
Side2
Saksdokument Saksmappenr: 2014/883 Saksbehandler: Aud Jorun Pedersen Arkivkode: 033 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt Utvalg for adm. og likestilling 13.02.2014 14/1 EVALUERING AV UTVALGETS VIRKSOMHET BASERT PÅ SAKER BEHANDLET I 2012 OG 2013, REF REGLEMENT. Vedlegg: Behandlede saker 2011-2013 Reglement for utvalget Saksopplysninger Sakens dokumenter Vurdering Side3
Partssammensatt utvalg for adm. Og likestilling 08.12.2011 15.10.2013 Behandlet ordinære saker: 1. Revisjon av «Nærvær ved fravær» 2011 2. Revisjon av Harstad kommunes seniorpolitiske retningslinjer 3. Omstillingsavtale for Bjarkøy og Harstad kommune 4. Tolkning av permisjonsreglementet i Harstad kommune 5. Endring av satsene i retningslinjene for kjøp av briller 6. Gjennomgang av tjenestebeskrivelser 7. Omsorg Stangnes tjeneste ved Klubbholmen boliger 8. Revisjon av tjenestebeskrivelse Skolefritidsordningen 9. Støttekontaktordningen Ny tjenestebeskrivelse 10. Kompetanseplan for helse- og omsorg 11. Konkurranseeksponering av omsorgstjenester i Harstad kommune 12. Kompetanseplan for ansatte i grunnskolen og voksenopplæringen i Harstad kommune 2013-2017 Orienteringer: 1. Lederopplæringsprogram 2011 2. Gjennomgang av reglementet for utvalget 3. Kommunesammenslåingsprosessen med Bjarkøy 4. VHP 2011-2015 Strategi for utvikling 2012-2014 5. Bjarkøyforbindelsen, økonomisk støtte, omstillingsavtale 6. Strukturendring i skole, organisering av arbeidet og fremdriftsplan 7. Lønnspolicy i Harstad kommune 8. Likestillingsavtale i Harstad kommune status og videre plan 9. Omstillingsprosessen i Harstad kommune 10. Omstillingsavtale Bjarkøy kommune fremdriftsplan 11. Lean status og videre arbeid 12. Gjennomgang av lokale lønnsforhandlinger kap. 4 høsten 2012 13. Justering av personal og organisasjon, VHP 2012 handlingsdelen HRM 14. Lederutvikling 2013 15. Status personalforsikring og pensjon 16. Praksis knyttet til pkt. 6 i permisjonsreglement 17. Sykefravær 2012 18. Bevilgning 8-mars komiteen 2013 19. Status lederlæringsprogram og læringslean 20. Utvikling sykefravær 21. Ledersamling tidligere i høst 2013, utvikling av verdier i Harstad kommune Side4
Side5
Side6
Side7
Saksdokument Saksmappenr: 2014/972 Saksbehandler: Aud Jorun Pedersen Arkivkode: 006 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt Utvalg for adm. og likestilling 13.02.2014 14/2 NY PLAN FOR LIKESTILLING, MANGFOLD OG MOT DISKRIMINERING Vedlegg Ny plan for likestilling, mangfold og mot diskriminering Saksopplysninger Sakens dokumenter Side8
PLAN FOR LIKESTILLING, MANGFOLD OG MOT DISKRIMINERING 1 Redigert og godkjent av XX XXX 31.01.2014 Side9
PLAN FOR LIKESTILLING, MANGFOLD OG MOT DISKRIMINERING Denne handlingsplan er et strategisk styrende dokument for Harstad kommune. Den skal gi retningslinjer og føringer for andre planer og tiltak hvor mangfoldsperspektivet er aktuelt. HARSTAD KOMMUNES MÅL OG VERDIER Harstad kommune har som mål å fremme likestilling og mangfold, samt å hindre diskriminering på grunn av kjønn, nedsatt funksjonsevne, etnisitet og religion. Det betyr at vi må være forberedt på å akseptere forskjeller mellom individ og grupper av individ, og ta hensyn til særlige behov også i arbeidslivet. Dette gjøres gjennom Harstad kommunes verdier: Åpenhet Respekt Engasjement Ansvarlighet Læring og utvikling Harstad kommune skal være en attraktiv kommune å jobbe i for alle, i alle faser av arbeidslivet. Harstad kommunes ansatte skal gjenspeile innbyggernes mangfold. LOV OG AVTALEVERKET Arbeidsgiver har gjennom nedenfor nevnte lover og avtale plikt til å jobbe aktivt, målrettet og planmessig for å fremme likestilling og hindre diskriminering. Harstad kommune har også en rapporteringsplikt vedrørende tilstand på likestilling mellom kjønnene, samt planlagte og gjennomførte tiltak på grunnlag av kjønn, etnisitet, religion og nedsatt funksjonsevne. Denne planen er forankret i Likestillingsloven, Diskrimineringsloven om seksuell orientering, Diskrimineringsloven om etnisitet, Diskriminerings- og tilgjengelighetsloven, samt Arbeidsmiljøloven og Hovedavtalen mellom Kommunenes Sentralforbund og arbeidstakerorganisasjonene. OVERORDNET MÅLSETTING KJØNN (LIKESTILLINGSLOVEN): Fremme likestilling mellom kjønnene. Alle skal gis like muligheter til arbeid og faglig utvikling. ETNISITET, RELIGION (DISKRIMINERINGSLOVEN): Fremme likestilling, sikre like rettigheter og muligheter. Hindre diskriminering på grunn av etnisitet, språk, seksuell legning, religion og livssyn. NEDSATT FUNKSJONSEVNE (DISKRIMINERINGS OG TILGJENGELIGHETSLOVEN): Fremme likestilling og likeverd, sikre like muligheter og rettigheter til arbeid uavhengig av funksjonsevne. Hindre diskriminering. ANSVAR Partssammensatt utvalg for adm. og likestilling er kommunens utvalg for denne plan. Det overordnede ansvaret for kommunens daglige likestillings- og diskrimineringsarbeid ligger hos rådmannen. Alle ledere har ansvar for at oppfølging av arbeidet for å fremme likestilling/mangfold og hindre diskriminering, og påse at planen blir fulgt, og at alle arbeidstakere er kjent med denne plan. 2 Redigert og godkjent av XX XXX 31.01.2014 Side10
PLAN FOR LIKESTILLING, MANGFOLD OG MOT DISKRIMINERING REKRUTTERING MÅL: Harstad kommune skal ha en personalpolitikk som gjør kommunen til en attraktiv arbeidsgiver for alle, uansett alder, kjønn, etnisk bakgrunn eller ulike funksjonsnedsettelser. Ansatte fra begge kjønn på alle arbeidssteder. Medarbeiderne i Harstad kommune skal reflektere befolkningen i Harstad med tanke på det mangfold av innbyggere som vi har. Aldersspennet innen de forskjellige avdelingene bør være stort, dette har positiv effekt på arbeidsmiljøet. Nye stillinger skal i størst mulig grad lyses ut som hele stillinger. Reduser bruk av uønsket deltid. TILTAK: Stillingsutlysninger skal utformes bredt og på en måte som gjør det attraktivt for alle å søke. Det gjøres oppmerksom på at kommunen arbeider for økt likestilling og mangfold. Forskrift om særbehandling av menn skal brukes aktivt ved rekruttering til stillinger innenfor Pleie og omsorg, barnevern, barnehager, grunnskolen og voksenopplæring, i henhold til gjeldende lover og forskrifter. I perioden skal det utarbeides strategi for hvordan rekruttere flere menn til jobb i barnehager. Ansvaret her legges på KUB i samarbeid med barnehagefaglig rådgiver. Øke tilgjengeligheten ved ekstern utlysing av stillinger gjennom Nav, hjemmeside og eventuelle sosiale media aviser/fagblader der det er nødvendig. Intern utlysning og sammenslåing av stillinger for å redusere uønsket deltid, jfr HTA og AML. ARBEIDSGIVERPOLITIKK MÅL: Uønsket deltid skal reduseres. Kvinner og menn skal ha lik lønn for likt arbeid, eller arbeid av lik verdi Tilrettelagt arbeidstid ved spesielle behov som omsorgsoppgaver, nedsatt funksjonsevne, religiøse høytider og alder. Fysisk tilrettelagt arbeidsplass for ansatte med nedsatt funksjonsevne TILTAK: Ved ledige stillinger skal det gjøres en vurdering om intern utlysning eller mulighet for økning av stillingsprosenter for deltidsansatte i avdelingen, før det lyses ut eksternt. Utarbeide lønnsoversikt for menn og kvinner i sammenlignbare stillinger, og utjevne eventuelle forskjeller i lokale forhandlinger, samtidig som en fremmer muligheten for personlig utvikling. Fokus på lik lønn for arbeid av lik verdi, sett i sammenheng med størrelse og kompleksitet. Gjøre bruk av Navs tilskuddsordninger for tilrettelegging av arbeidsplasser. 3 Redigert og godkjent av XX XXX 31.01.2014 Side11
PLAN FOR LIKESTILLING, MANGFOLD OG MOT DISKRIMINERING Bruke fortrinnsretten for deltidstilsatte aktivt. Revidere seniorpolitisk plan. UTVIKLINGS- OG KARRIÆREMULIGHETER MÅL: Det skal være opp mot lik fordeling av mannlige og kvinnelige ledere på alle nivå i kommunen. Mangfold i ledelsen er viktig og gir et bedre arbeidsmiljø. Mentorordning for nyansatte ledere. Kompetanseplanene skal også gi muligheter for kompetanseutvikling blant ansatte med nedsatt funksjonsevne og minoritetsbakgrunn Det skal legges til rette for muligheter for å velge karrierevei, ikke bare lederkarriere men også faglig karriere. Det skal være muligheter for å utvikle seg både vertikalt og horisontalt i organisasjonen. TILTAK: Bruke gjennomført kompetansekartlegging for å finne aktuelle personer som kan ta på seg tidsavgrensede oppgaver som krever spesiell kompetanse. Det må utarbeides kompetanseplaner for alle områder. Yrkesrettet norskkurs for fremmedspråklige arbeidstakere. Tilrettelegge for ansattes deltagelse på obligatoriske norskkurs. Lage system for mentorordning, gjerne i samarbeid med KS. I medarbeidersamtalen skal det blant annet kartlegges ønsker om videre utvikling og karriere. Arbeidsoppgaver skal være varierte og utviklende. BESKYTTELSE MOT TRAKASSERING OG DISKRIMINERING MÅL: Nulltoleranse for trakassering på arbeidsplassen i Harstad kommune. Alle ansatte behandles rettferdig, uten diskriminering. TILTAK: Fokus på trakassering i etiske retningslinjer for Harstad kommune Ledere og kolleger har rett og plikt til å reagere på diskriminerende språk og oppførsel Trakassering skal være tema i HMS-opplæringen Etablere rutiner for behandling av mobbing, trakassering og diskriminering i HMSsystemet GYLDIGHET OG FRISTER Planen gjøres gjeldende fra 01.01.2014 og målene skal oppnås innen 31.12.2016. Planen skal revideres siste halvår før utløp. 4 Redigert og godkjent av XX XXX 31.01.2014 Side12
Saksdokument Saksmappenr: 2014/973 Saksbehandler: Aud Jorun Pedersen Arkivkode: 520 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt Utvalg for adm. og likestilling 13.02.2014 14/3 FORSLAG TIL REKRUTTERINGSTALTAK FOR SYKEPLEIERE VED OMSORG ØYSAMFUNN Vedlegg: Rekrutteringstiltak for sykepleiere ved Omsorg Øysamfunn Saksopplysninger Sakens dokumenter Side13
Rekrutteringstiltak for å rekruttere og beholde sykepleiere Omsorg øysamfunnet Bakgrunn Omsorg øysamfunn har før sammenslåingen med Harstad kommune, hatt egne rekrutteringstiltak for sykepleiere. Dette med bakgrunn i problemer med å rekruttere og beholde sykepleiere. Rekrutteringstiltakene i henhold til protokoll fra Bjarkøy kommune opphørte ved sammenslåingen, men de som hadde aktive tiltakene fikk beholdt dem. Harstad kommune har i løpet av perioden fra sammenslåingen hatt problemer med å rekruttere sykepleier, samt å beholde kompetansen ute i øysamfunnet. Med bakgrunn i dette, har vi sett på mulighetene for innføre rekrutteringstiltak i samråd med enhetsleder Omsorg øysamfunn. Rekrutteringstiltak: Ved nyrekruttering av sykepleiere gis et kronetillegg på gjeldende årslønnen med kr 25 000,-. En uke ekstra fri (5 dager). Dekning av faktiske reiseutgifter (fergekostnader fra Stornes, eller hurtigbåt). NB: Ved fast bosted på Hinnøya som krever dagpendling Tilpasset turnus der arbeidstid start/stopp regnes ved Stornes fergekai. For deltagelse i akuttmedisinsk team med godkjenning fra lege, gis et tillegg på årslønn med kr 12 000,-. Det presiseres at med årslønn og tillegg, så menes kronebeløp ved 100% stilling. Utbetaling vil bli utbetalt forholdsmessig etter stillingsstørrelse. Det presiseres også at rekrutteringstiltakene kun gjelder ved tilsetting ved Omsorg Øysamfunn, og så lenge en er tilsatt ved Omsorg Øysamfunn. Dvs ved endring av enhetstilhørighet bortfaller alle rekrutteringstiltakene. Virkningstid Fra og med 1. februar 2014 og inntil videre. Tiltak knyttes direkte til Omsorg øysamfunn og kan sies opp med 3 måneders varsel. Dato Hugo Thode Hansen Rådmann Max Jenssen personalsjef Side14
Saksdokument Saksmappenr: 2014/881 Saksbehandler: Aud Jorun Pedersen Arkivkode: 033 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt Utvalg for adm. og likestilling 13.02.2014 14/1 GODKJENNING AV MØTEREFERATER 07.11.13 OG 02.12.13 Vedlegg: Møtereferater Ingress: Tilrådning: Saksopplysninger Side15
HARSTAD KOMMUNE Møtebok Utvalg: Partssammensatt Utvalg for adm. og likestilling Møtedato: 07.11.2013 Tidspunkt: 12:00 13:10 Møtested: Rådhus IB Personal/kemner Fra saksnr: 15 Til saksnr. 15 Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte: 8 av 8 Følgende medlemmer/varamedlemmer møtte: Navn Funksjon Repr Johnny Kristiansen Fung. Leder SV Eli-Annie Marthinussen Medlem H Sven Kristian Løtveit Medlem Frp. Eivind Stene Varamedl Frp. Jan Fjellstad Varamedl V Eva Granås Medlem Fagforbundet Arvid Arntzen Medlem Fagforbundet Morten Rennemo (vara) Varamedl Utd.forbundet Forfall: Jan H. Elvheim Leder AP Ranveig Heide Medlem Utd.forbundet Til stede fra administrasjonen: Max Jenssen Willy Aas Personalsjef saksbehandler Godkjenning av møteinnkalling og saksliste: Det var ingen merknader til møteinnkalling og sakslista. Godkjenning av møteprotokoll fra forrige møte: Det var ingen merknader. Det ble presisert at behandlingen av sak 15 fra forrige møte limes inni protokollen. Orienteringssaker: - Evaluering av utvalget etter 2 år, ref. reglementet for politiske styringsorganer. Utvalget vedtok enstemmig å utsette saken da leder Jan Elvheim ikke var til stede. Saken settes på sakslista til neste møte. Utvalget ønsker at administrasjonen forbereder en formell sak. - Sykefravær 3 kvartal 2013 Max Jenssen fremla skjema over utviklingen av sykefraværet. Utvalget diskuterte utviklingen og stilte en del spørsmål, og Max Jensen besvarte dette. 1 Side16
Henrik Elvheim leder Aud Jorun Pedersen sekretær PS 13/15 Kompetanseplan for ansatte i grunnskole og voksenopplæring i Harstad kommune 2013-2017 Behandling Partssammensatt Utvalg for adm. og likestilling - 07.11.2013: Til stede: 8 repr. Morten Rennemo, Utdanningsforbundet, fremmet følgende forslag: Til avsnittet «Videreutdanning for skoleledere» (s.8) Følgende tekst erstatter hele avsnittet: «Rektorer gis tilbud om videreutdanning i skoleledelse». Til avsnittet «Videreutdanning for lærere» (s.8-9) Forslag til endring i 2. avsnitt: «Hvilke fag som skal prioriteres for videreutdanning i Harstad skal baseres på et helhetlig behov.» Andre fag og annen videreutdanning.. Til avsnittet «Fagkurs» (s. 10) Forslag til endring(følgende tekst erstatter hele avsnittet): «Fagkurs arrangeres i forhold til revidering av læreplaner, ny metodikk eller forskning og samkjøres mellom skolene.» Fagforbundet v/eva Granås, fremmet følgende forslag: I avsnitt om rullering av planen tilføyes: «Berørte organisasjoner involveres». Avstemming: Utdanningsforbundets forslag: Ved avstemming over avsnittet videreutdanning for skoleledere ble stemmene like, 4-4, leders stemme gjorde utslaget. Ved avstemming over avsnittet videreutdanning for lærere ble forslaget enstemmig vedtatt. Ved avstemming over avsnittet Fagkurs ble forslaget enstemmig vedtatt. Fagforbundets forslag ble enstemmig vedtatt. Rådmannens tilråding m/overnevnte tillegg/endringer ble enstemmig vedtatt. Innstilling Partssammensatt Utvalg for adm. og likestilling - 07.11.2013: 2 Side17
1. Harstad kommunestyre vedtar «Kompetanseplan for grunnskole og voksenopplæring 2013-2017 med følgende tillegg/endringer: Videreutdanning for skoleledere. Følgende tekst erstatter hele avsnittet: Rektorer gis tilbud om videreutdanning i skoleledelse. Videreutdanning for lærere Endring i 2. avsnitt: Hvilke fag som skal prioriteres for videreutdanning i Harstad skal baseres på et helhetlig behov. - Andre fag og annen videreutdanning.. Fagkurs Følgende tekst erstatter hele avsnittet: Fagkurs arrangeres i forhold til revidering av læreplaner, ny metodikk eller forskning og samkjøres mellom skolene. Rullering av planen tilføyes: Berørte organisasjoner involveres.. 2. Tiltak i planen vurderes finansiert i forbindelse med behandling av virksomhetsplan 2014-2017. 3 Side18
HARSTAD KOMMUNE Møtebok Utvalg: Partssammensatt Utvalg for adm. og likestilling Møtedato: 02.12.2013 Tidspunkt: 12:00 12:25 Møtested: Rådhus IB Møterom Personal/kemner Fra saksnr: 16 Til saksnr. 16 Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte: 6 av 8 Følgende medlemmer/varamedlemmer møtte: Navn Funksjon Repr Jan H. Elvheim Leder Ap Johnny Kristiansen Nestleder SV Eivind Stene Varamedl Frp Morten Rennemo Varamedl Utdanningsforbundet Eva Granås Medlem Fagforbundet Greta Iversen Varamedl Fagforbundet Forfall: Hanne Simonsen Iversen Medlem Frp. Sven Kr.Løtveit Medlem Frp Eli-Annie Martinussen Medlem H Arvid Arntzen Medlem Fagforbundet Ranveig Heide Medlem Utdanningsforbundet Til stede fra administrasjonen: Jan Dag Stenhaug Enhetsleder Leder ønsket velkommen til møtet, hvor det skal behandles sak nr. 16. Godkjenning av møteinnkalling og saksliste: Det var ingen merknader. Jan Henrik Elvheim leder Aud Jorun Pedersen sekretær PS 13/16 Kommunalt eiendomsselskap Behandling Partssammensatt Utvalg for adm. og likestilling - 02.12.2013: Til stede: 6 repr. Enhetsleder BYG, Jan Dag Stenhaug orienterte om saken før behandlingen. 1 Side19
Rådmannens tilråding ble vedtatt med 5 mot 1 stemme. Innstilling Partssammensatt Utvalg for adm. og likestilling - 02.12.2013: 1. Harstad kommunestyre tar orienteringen om kommunalt eiendomsselskap til etterretning. 2. Harstad kommunestyre videreføres dagens organisering. Rådmannen bes foreta en årlig sammenligning av Harstad kommunes eiendomsdrift opp mot andre kommuner og kommunale foretak. 2 Side20