FLORA KOMMUNE Innkalling til Administrasjonsutvalet Møtedato: 18.09.2018 Møtestad: Flora rådhus, rettssalen Møtetid: 09:00 etter møtet i arbeidsmiljøutvalet. Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må melde frå så snart råd er, tlf. 57 75 60 00, eller til organisasjonogpersonal@flora.kommune.no, slik at varamedlem kan bli innkalla. Varamedlemar møter etter nærare innkalling. Alternative framlegg til vedtak i nokon av sakene kan du sende på e-post til framlegg@flora.kommune.no. Flora kommune Oscar Bergheim leiar Trond Ramstad Olsen sekretær
Saknr. Tittel Sakliste 015/18 Godkjenning av møtebok 016/18 Sjukefråvær i Flora kommune for 2. kvartal 2018 ORIENTERINGSSAKER: Bedriftsbesøk på Flora rådhus, orientering ved personvernombod og innkjøpsleiar Side 2 av 14
FLORA KOMMUNE Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 015/18 Administrasjonsutvalet PS 18.09.2018 Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Arne Schei K1-033 18/1424 Godkjenning av møtebok Møteboka vert godkjent slik den ligg føre. Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har difor ingen signatur. Side 3 av 14
FLORA KOMMUNE Saksopplysingar: Protokoll - Administrasjonsutvalet - 08.05.2018 Side 4 av 14
FLORA KOMMUNE Møteprotokoll for Administrasjonsutvalet Møtedato: 08.05.2018 Møtestad: Flora samfunnshus, møterom Ytterøyane Møtetid: 10:00-11:00 Desse møtte Bente Frøyen Steindal Oscar Bergheim Maj-Linn Selvik Parti Arbeidarpartiet Arbeidarpartiet HTV Fagforbundet Forfall meldt frå følgjande medlemar Wenche Kvalvik Vidar Grønnevik Jacob Nødseth Kari Vårdal Parti HTV Fagforbundet Høgre Samlingslista Uavhengig Følgjande varamedlemar møtte Reidar Knapstad Parti HTV Utd.forbundet Møteleiar: Merknad til innk.: Godkj. sakliste: Frå adm. møtte: Utlevert i møtet: Orientering: Spm./interpell.: Synfaring: Ymse: Oscar Bergheim Ingen merknader. Godkjent. Rådmann/personalsjef Trond Ramstad Olsen og spesialkonsulent Roald Leivestad. Side 5 av 14
Sakliste Saknr. Tittel 008/18 Godkjenning av møtebok 009/18 Godtgjersleregulativ for folkevalde i Flora kommune - justering 010/18 Prøvetidsreglement og rutiner for oppfølging i prøvetid 011/18 Sjukefråvær 1. kvartal 2018 Flora kommune 012/18 Tariffoppgjøret 2018 - uravrøysting i Flora kommune 013/18 Tariffoppgjøret 2018, føringar for lokale forhandlingar etter kap 3 og 5 i Flora kommune 014/18 Oppfølgingstiltak for reduksjon av sjukefråver i Flora kommune/ Rutinar ved sjukefråver i Flora kommune Side 6 av 14
008/18: Godkjenning av møtebok Møteboka vert godkjent slik den ligg føre. Handsaming: Samrøystes vedteke. Vedtak: Møteboka vert godkjent slik den ligg føre. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 009/18: Godtgjersleregulativ for folkevalde i Flora kommune - justering Pkt 1: Tillegg til pkt 3.1 i godtgjersleregulativet: "Deltaking som kommunen sin representant i andre ulike utval/styrer/råd utløyser møtegodtgjersle. Det er ein føresetnad at representanten er valt av Bystyret. Dersom representanten vert valt som leiar i slikt råd/utval/styre vil pkt 2.5 i regulativet gjelde." Pkt 2: Vedtaket vert gjeldande frå 01.06.18. Handsaming: Repr. Bente Frøyen Steindal kom med følgjande endringsframlegg:...at representane er politisk valde. Samrøystes vedteke, med endring. Vedtak: Pkt 1: Tillegg til pkt 3.1 i godtgjersleregulativet: "Deltaking som kommunen sin representant i andre ulike utval/styrer/råd utløyser møtegodtgjersle. Det er ein føresetnad at representantane er politisk valde. Dersom representanten vert valt som leiar i slikt råd/utval/styre vil pkt 2.5 i regulativet gjelde." Pkt 2: Vedtaket vert gjeldande frå 01.06.18. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 010/18: Prøvetidsreglement og rutiner for oppfølging i prøvetid Side 7 av 14
1. Administrasjonsutvalet godkjenner nytt Prøvetidsreglment og rutinar for oppfølging i prøvetid, slik det ligg føre. 2. Reglementet vert gjort gjeldande for tilsetjingar etter 15.05.2018. Handsaming: Samrøystes vedteke. Vedtak: 1. Administrasjonsutvalet godkjenner nytt Prøvetidsreglment og rutinar for oppfølging i prøvetid, slik det ligg føre. 2. Reglementet vert gjort gjeldande for tilsetjingar etter 15.05.2018. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 011/18: Sjukefråvær 1. kvartal 2018 Flora kommune Arbeidsmiljøutvalet og Administrasjonsutvalet tek sjukefråværet i Flora kommune, for 1. kvartal 2018, til orientering. Handsaming: Samrøystes vedteke. Vedtak: Arbeidsmiljøutvalet og Administrasjonsutvalet tek sjukefråværet i Flora kommune, for 1. kvartal 2018, til orientering. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 012/18: Tariffoppgjøret 2018 - uravrøysting i Flora kommune Flora kommune godkjenner forhandlingsløysinga mellom KS og partane, Tariff 2018. Handsaming: Samrøystes vedteke. Side 8 av 14
Vedtak: Flora kommune godkjenner forhandlingsløysinga mellom KS og partane, Tariff 2018. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 013/18: Tariffoppgjøret 2018, føringar for lokale forhandlingar etter kap 3 og 5 i Flora kommune 1. Flora kommune tek atterhald av godkjenning av kommuneoppgjøret i 2018 2. Det vert lagt opp til eit lokalt oppgjør i Flora kommune i 2018, etter HTA kap 3 og 5, med forventing om ansvarlighet etter anbefalinga frå KS, og etter dei retningsliner som gjeld for gjennomføring av desse forhandlingane mellom partane lokalt. 3. Harmonisering av løner med tanke på Kinn kommune, vert å legge til grunn som eit element, ved sidan av lønsutviklinga i kommunen forøvrig, (td sikringsbestemmelsar m.v.) Handsaming: Samrøystes vedteke. Vedtak: 1. Flora kommune tek atterhald av godkjenning av kommuneoppgjøret i 2018 2. Det vert lagt opp til eit lokalt oppgjør i Flora kommune i 2018, etter HTA kap 3 og 5, med forventing om ansvarlighet etter anbefalinga frå KS, og etter dei retningsliner som gjeld for gjennomføring av desse forhandlingane mellom partane lokalt. 3. Harmonisering av løner med tanke på Kinn kommune, vert å legge til grunn som eit element, ved sidan av lønsutviklinga i kommunen forøvrig, (td sikringsbestemmelsar m.v.) --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 014/18: Oppfølgingstiltak for reduksjon av sjukefråver i Flora kommune/ Rutinar ved sjukefråver i Flora kommune 1. Flora kommune har som mål å redusere sjukefråværet i samsvar med intensjonen IA-avtalen. (20%) 2. Flora kommune har som mål å får refundert alle sine rettmessige utgifter i samband med sjukefråvær, nyttiggjere tilgjengelege støtte- ordningar, som til dømes tilrette- leggingstilskot og fritak for arbeidsgjevarperioden. 3. Tiltak: Side 9 av 14
a. Krav til oppfølging ved sjukefråvær, arbeidsgjevar, tilsett, andre aktørar. Jmf. Rutinar ved sjukefråver i Flora kommune, vedlegg 1. b. Personalavdelinga har starta gjennomføringa av informasjon og opplæring for leiarar og tilsette, gjennom informasjonsskriv, internett, kommunedagar, ATO-møte, nettverksmøte, avdelingsmøte og direkte kontakt etter behov. Dette vil halde fram i heile 2018, der også lønsavdelinga og andre aktørar bidrar. c. Det blir utvikla kontrollrutinar for at oppfølging skjer. Dette gjeld både faktisk oppfølging og god dialog mellomleiar og sjukmeld, og for å sikre rettmessige refusjonar. Sjå vedlegg 2 Prosessen sjukmelding i Flora. d. Personalavdelinga vil gje støtte til tenesteleiinga. Vi vil i 2018, ha særskild merksemd på langtidssjukefråværet. Dette gjer vi ved registering og oppfølging av alle sjukefråværtilhøva i perioden, i nært samarbeid med leiar og andre eksterne ressursar, for å bidra til gode løysingar for å få tilsette tilbake i arbeid, fullt eller delvis, eventuelt avklare andre tiltak. Dette blir basert på eigen aktivitetsplan i samråd med tenestene. e. Målretta kompetanseutviklingstiltak for leiarar og tilsette innanfor avsette økonomiske rammer. Introduksjonstiltak, oppfølging i prøvetid, verneombodsdag i samarbeid med Bedrifthelse1. f. Vurdere gjenninnføring av Fysioterapimenyen eller anna liknande tiltak, som vi har gode røynsler med. Handsaming: Samrøystes vedteke. Vedtak: 1. Flora kommune har som mål å redusere sjukefråværet i samsvar med intensjonen IA-avtalen. (20%) 2. Flora kommune har som mål å får refundert alle sine rettmessige utgifter i samband med sjukefråvær, nyttiggjere tilgjengelege støtte- ordningar, som til dømes tilrette- leggingstilskot og fritak for arbeidsgjevarperioden. 3. Tiltak: a. Krav til oppfølging ved sjukefråvær, arbeidsgjevar, tilsett, andre aktørar. Jmf. Rutinar ved sjukefråver i Flora kommune, vedlegg 1. b. Personalavdelinga har starta gjennomføringa av informasjon og opplæring for leiarar og tilsette, gjennom informasjonsskriv, internett, kommunedagar, ATO-møte, nettverksmøte, avdelingsmøte og direkte kontakt etter behov. Dette vil halde fram i heile 2018, der også lønsavdelinga og andre aktørar bidrar. c. Det blir utvikla kontrollrutinar for at oppfølging skjer. Dette gjeld både faktisk oppfølging og god dialog mellomleiar og sjukmeld, og for å sikre rettmessige refusjonar. Sjå vedlegg 2 Prosessen sjukmelding i Flora. d. Personalavdelinga vil gje støtte til tenesteleiinga. Vi vil i 2018, ha særskild merksemd på langtidssjukefråværet. Dette gjer vi ved registering og oppfølging av alle sjukefråværtilhøva i perioden, i nært samarbeid med leiar og andre eksterne ressursar, for å bidra til gode løysingar for å få tilsette tilbake i arbeid, fullt eller delvis, eventuelt avklare andre tiltak. Dette blir basert på eigen aktivitetsplan i samråd med tenestene. e. Målretta kompetanseutviklingstiltak for leiarar og tilsette innanfor avsette økonomiske rammer. Introduksjonstiltak, oppfølging i prøvetid, verneombodsdag i samarbeid med Bedrifthelse1. f. Vurdere gjenninnføring av Fysioterapimenyen eller anna liknande tiltak, som vi har gode Side 10 av 14
røynsler med. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Side 11 av 14
FLORA KOMMUNE Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato Arbeidsmiljøutvalet PS 016/18 Administrasjonsutvalet PS 18.09.2018 Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Trond Ramstad Olsen K1-461 16/606 Sjukefråvær i Flora kommune for 2. kvartal 2018 Arbeidsmiljøutvalet og Administrasjonsutvalet tek sjukefråværet i Flora kommune, for 2. kvartal 2018, til orientering. Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har difor ingen signatur. Side 12 av 14
FLORA KOMMUNE Saksopplysingar: Kva saka gjeld: Kvartalsvis rapportering på sjukefråværsutviklinga i Flora kommune, fordelt på kjønn, tenester, samla, eigenmeldt fråvær, arbeidsgjevarperiode, langtidsfråvær og samla. Innleiing/vurdering: Side 13 av 14
FLORA KOMMUNE For samanlikninga har vi teke med tilsvarande sjukefråværsoversikt frå 2. kvartal 2017. Det samla sjukefråværet er reduset i forhold til 1. kvartal i år og forhold til 2. kvartal i 2017. Kategorisering av fråvær: For kommunen samla er korttidsfråværet (arbeidsgjevarperioden) redusert, 2,3% i 2. kvartal i forhold til 3,2% 1. kvartal i år. Det eigenmeldte fråværet er også redusert - 1,1% i 2. kvartal i forhold til 1,7% i 1. kvartal i år. Langtidsfråværet er redusert frå 7,2 til 7,0 i same måleperioden. Det totale sjukefråværet i Flora kommune er redusert frå 10,4% i 1. kvartal til 9,1% i 2. kvartal i år. I 2. kvartal i 2017 var sjukefråværet 9,7%. Utfordringa til Flora kommune er framleis eit høgt sjukefråvær i omsorgsyrka, med langtidssjuke kvinner. Langtidsfråværet blant kvinner var i 2. kvartal i 2018, på 8,1% medan mennene hadde 2,5%. Det vert arbeidd aktivt med oppfølgingsarbeid, slik dette er blitt skissert i eiga sak våren 2018. Ved gjennomgang av talmaterialet, er det på det reine at vi har hatt svært mange lange sjukefråvær grunna alvorlege sjukdomstilfelle. Aktuelle lover, forskrifter, avtalar mm: Arbeidsmiljølova, internkontrollforskrifta Side 14 av 14