Innkalling til Prosjektkomiteen

Transkript

1 FLORA KOMMUNE Innkalling til Prosjektkomiteen Møtedato: Møtestad: Møterom Stabben Møtetid: 09:00 Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må melde frå så snart råd er, tlf , eller til organisasjonogpersonal@flora.kommune.no, slik at varamedlem kan bli innkalla. Varamedlemar møter etter nærare innkalling. Alternative framlegg til vedtak i nokon av sakene kan du sende på e-post til framlegg@flora.kommune.no. Flora kommune Sturla Ellingvåg leiar Ester Frøyen formannskapssekretær

2 Saknr. Tittel Sakliste 010/17 Godkjenning av møtebok 011/17 Prosjekt Gatelys Jakob Sandevegen - Tildeling av entreprise 012/17 Tvist om avvisningsbeslutning og krav om midlertidig forføyning NB: ER UOFF, VERT LAGT FRAM I MØTET ORIENTERINGSSAKER: Docen 2 Evaluering av konkurranse VA - anlegg Industrivegen mm

3 FLORA KOMMUNE Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 010/17 Prosjektkomiteen PS Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Arne Schei K /587 Godkjenning av møtebok Framlegg til vedtak: Møteboka vert godkjent slik den ligg føre. Terje Heggheim Rådmann Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har difor ingen signatur.

4 FLORA KOMMUNE Saksopplysingar: 32T Protokoll - Prosjektkomiteen

5 FLORA KOMMUNE Møteprotokoll for Prosjektkomiteen Møtedato: Møtestad: Møterom Stabben Møtetid: 09: Docen 2 - Tildeling av entreprise Desse møtte Bente Nygård Lars Terje Standal Sturla Ellingvåg Marit Krogsæter Parti Arbeidarpartiet Arbeidarpartiet Samlingslista Venstre Forfall meldt frå følgjande medlemar Frank Robert Klakegg Parti Høgre Følgjande varamedlemar møtte Magnar Sunnarvik Parti Høgre Møteleiar: Merknad til innk.: Godkj. sakliste: Frå adm. møtte: Utlevert i møtet: Orientering: Spm./interpell.: Sturla Ellingvåg Ingen Godkjent Kst.tenesteleiar Teknisk drift og prosjektering Sigmund Solheim, sakshandsamar prosjektering vatn og avlaup Kåre Aven, innkjøpsleiar Arve Klokk, leiar Bygg og eigedom Vidar Vårdal, sakshandsamar bygg og eigedom Steinar Furnes, formannskapssekretær Ester Frøyen Sak 009/17 vart utdelt i møtet, då saka var uoff. vart den samla inn att for makulering Leiar i komiteen Sturla Ellingvåg stilte spørsmål om asfaltering ved kyrkja. Kst.tenesteleiar Solheim svara at kostnadsramma er sprengt og det har drege ut i tid då det var uforutsette ting i grunnen som måtte utbetrast. Prosjektet sprakk med ca 1 mill. Synfaring: Ymse:

6 Sakliste Saknr. Tittel 006/17 Godkjenning av møtebok 007/17 Godkjenning av møteplan for prosjektkomiteen /17 Prosjekt Sanering og legging av sjøledningar 009/17 Docen 2 - Tildeling totalentreprise - Vart utdelt i møtet

7 006/17: Godkjenning av møtebok Framlegg til vedtak: Møteboka vert godkjent slik den ligg føre. Handsaming: Samrøystes vedteke Vedtak: Møteboka vert godkjent slik den ligg føre /17: Godkjenning av møteplan for prosjektkomiteen Framlegg til vedtak: Møteplan for prosjektkomiteen for godkjenning slik den ligg føre. Handsaming: Samrøystes vedteke. Vedtak: Møteplan for prosjektkomiteen for godkjenning slik den ligg føre /17: Prosjekt Sanering og legging av sjøledningar Framlegg til vedtak: 1. Prosjektkomiteen gir Rådmannen mynde til å inngå kontrakt med EB Marine AS om sanering av unytta sjøleidningar og legging av ny sjøleidning. 2. Det vert avsett ei ramme på kr ,- eks mva til sanering av unytta sjøleidningar og legging av ny sjøleidning. Prosjektet vert finansiert slik: Tidligare finansiering av prosjekt 79588, kr ,- eks mva. Prosjekt vert styrka med kr ,- eks mva. Prosjekt Hovudplan for vatn vert redusert med kr ,- eks. mva.

8 Handsaming: Samrøystes vedteke. Vedtak: 1. Prosjektkomiteen gir Rådmannen mynde til å inngå kontrakt med EB Marine AS om sanering av unytta sjøleidningar og legging av ny sjøleidning. 2. Det vert avsett ei ramme på kr ,- eks mva til sanering av unytta sjøleidningar og legging av ny sjøleidning. Prosjektet vert finansiert slik: Tidligare finansiering av prosjekt 79588, kr ,- eks mva. Prosjekt vert styrka med kr ,- eks mva. Prosjekt Hovudplan for vatn vert redusert med kr ,- eks. mva /17: Docen 2 - Tildeling totalentreprise Framlegg til vedtak: 1. Prosjektkomiteen gjev Rådmannen fullmakt til å inngå kontrakt med Skanska Norge AS om oppføring av Docen 2 2. Prosjektet vert å finansiere av løyvde midlar prosjekt nr Avklaring av driftsmodell og økonomiske konsekvensar pågår, men er ikkje avklara grunna omorganisering av bustaddrifta Handsaming: Samrøystes vedteke Vedtak: 1. Prosjektkomiteen gjev Rådmannen fullmakt til å inngå kontrakt med Skanska Norge AS om oppføring av Docen 2 2. Prosjektet vert å finansiere av løyvde midlar prosjekt nr Avklaring av driftsmodell og økonomiske konsekvensar pågår, men er ikkje avklara grunna omorganisering av bustaddrifta

9 FLORA KOMMUNE Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 011/17 Prosjektkomiteen PS Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Sigmund Solheim K1-601, K2 - Q02, K3 - &41 17/109 Prosjekt Gatelys Jakob Sandevegen - Tildeling av entreprise Framlegg til vedtak: 1. Audun Ramsdal AS vert tildelt entreprise på etablering av gatelys og fiber/trekkekummar i Jakob Sandevegen 2. Prosjektet vert å gjennomføre i samsvar med vedteken finansieringsplan. Terje Heggheim Rådmann Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har difor ingen signatur.

10 FLORA KOMMUNE Saksopplysingar: Kva saka gjeld: I følgje budsjett og handlingsprogram for er det avsett kr.3,5 mill. til etablering av gatelys i Jakob Sandevegen, og Flora asylmottak har sett av kr ,- til formålet. Totalt er det sett av kr. 4,3 mill. inkl. mva for prosjekt Innleiing: Prosjekt Gatelys i Jakob Sandevegen vart lyst ut i Doffin med tilbodsfrist kl Ved tilbodsfristens utløp var det komme inn 5 tilbod, og alle var kvalifisert for deltaking i konkurransen. Følgjande entreprenørar leverte anbod: Bjerck & Brendø AS Entreprenørservice AS Audun Ramsdal AS Trygve Ullaland AS Mesta AS Tildelingsvilkår er 100% pris. Det er i anbodspapir lagt inn oppstart i mars 2017 og ferdigstillingsdato for prosjektet. Vurdering: Aquapartner AS har utført evaluering av innkomne anbod, og komme med innstilling til Flora kommune om val av leverandør. I Aquapartner AS si innstilling er Audun Ramsdal AS tilrådd som vinnar av konkurransen gatelys i Jakob Sandevegen Økonomiske konsekvensar: Det er i budsjett og handlingsprogram for avsett kr. 3,5 mill. og frå Flora Asylmottak kr ,- til etablering av gatelys i Jakob Sandevegen. Totalt kr. 4,3 mill.inkl.mva. Miljømessige konsekvensar: Aktuelle lover, forskrifter, avtalar mm:

11 FLORA KOMMUNE 32T Innstilling frå Aquapartner AS

12 Østerskogen 56, 4879 GRIMSTAD Org. nr. NO MVA Arkivsak-dok.: Saksbehandler: Møtedato: Behandlet i: Prosjektkomiteen Tildeling av kontrakt i offentlig anskaffelse Gatelys Jakob Sandevegen 2017 Innstilling Prosjektkomiteen godkjenner evalueringen og tildelingen i anbudskonkurransen «Gatelys Jakob Sandevegen 2017», og ber kommunen inngå kontrakt Audun Ramsdal AS. Bakgrunn Flora kommune skal etablere nye gatelys og trekkerør for fiber inkludert trekkekummer i Jakob Sandevegen. Gatelystraseen er på til sammen ca. 800 meter. I samme grøft for kabel til gatelys skal det legges rør og trekkekummer for fiber ca. 400 meter. I forbindelse med inngåelse av kontrakt for etablering av gatelysene og fiber er det avholdt offentlig anbudskonkurranse. Evalueringen er nå gjennomført, og prosjektet er klart til å gå inn utførelsesfasen så snart kontrakt er signert. Gjennomføringen av konkurransen Konkurransen ble avhold som en åpen anbudskonkurranse etter Forskrift om offentlige anskaffelser del 1 og 2. Konkurransen ble kunngjort på Doffin den Tilbudsfristen gikk ut den kl Ved tilbudsfristens utløp var det kommet inn 5 tilbud. Samtlige var kvalifisert for deltagelse i konkurransen. Tildelingsbeslutning sendes ut så snart som mulig. Fra utsendingstidspunktet løper en karensperioden på 10 dager. Oppdragsgiver signerer ikke kontrakt i denne perioden. Agder: Østerskogen 56, 4879 Grimstad Tlf Hedmark: Melkeveien 9, 2315 Hamar Tlf Telemark: Postboks 2423, 3792 Skien Tlf Hordaland: Riplegården 64, 5161 Laksevåg Tlf

13 Evaluering og begrunnelse for valg av leverandør I følge konkurransegrunnlaget skal tilbudet med laveste pris tildeles kontrakt. Laveste pris ble evaluert ut i fra konkurransegrunnlagets punkt 00. Alminnelig del kap. 6. Før tilbudene ble sammenlignet ble tilbudssummene ble kontrollregnet. Kontrollregningen ble utført ved at samtlige poster og enhetspriser ble kontrollert, summert og sammenlignet med oppgitte priser i tilbudsbrev. Åpenbare regnefeil ble korrigert. De kontrollregnede tilbudssummene ble så lagt til grunn i evalueringen. Leverandørnavn Tilbudssum før kontrollregning Tilbudssum etter kontrollregning Tillegg 100 t regningsarbeider Tillegg påslag på utstyr à Audun Ramsdal AS , , , ,00 12% Bjerck & Brendø AS , , , ,00 20% Entreprenørservice AS , , , ,00 0% Trygve Ullaland AS , , , ,00 15% Mesta AS , , , ,00 15%

14 I evalueringen inngikk også et tillegg for regningsarbeider og påslagsprosent for utstyr. Tillegg for regningsarbeider er fastsatt ut i fra 100 timer multiplisert med den gjennomsnittlige timeprisen av tilbudets oppgitte timepriser i Vedlegg 6, Tilbudsskjema. Av de 100 timene ble det lagt til grunn at 10 av disse var overtid. Gjennomsnittlig timesats for overtid ble her lagt til grunn. Tillegg for utstyr ble regnet ut ved å legge til grunn utstyr à kr. hvor den enkelte leverandørs påslagsprosent ble lagt til. Ingen av leverandørene har tatt forbehold som må prissettes av oppdragsgiver. Tilbudssummen ble så gitt poeng etter vektprosent multiplisert med laveste tilbudsum, og økt prosentmessig likt slik at den høyeste poengsummen fikk 100 poeng. Audun Ramsdal AS leverte den laveste prisen og vant dermed konkurransen. Rangering av tilbudene Leverandør Tilbudssum inkl. regningsarbeid og påslagsprosenter Poeng 1 Audun Ramsdal AS ,00 100,00 2 Bjerck & Brendø AS ,54 97,61 3 Entreprenørservice AS ,45 91,00 4 Trygve Ullaland AS ,78 82,18 5 Mesta AS ,41 73,29 Priser i tabellene er eksklusiv MVA. Offentleglova og innsyn Det vil gis innsyn i sakens dokumenter jf. Offentleglova. Rådgivende konsulenter i Aquapartner er opptatt av åpenhet og vil tilstrebe dette ved begjæring om innsyn i sakens dokumenter. Hensynet til full åpenhet avgrenses ofte mot hensynet til å ikke røpe leverandørenes forretnings hemmeligheter og konkurransefortsinn (i offentlige anskaffelser), og ved behandling av en innsynsbegjøring vil dette bli vurdert konkret.

15 Budsjett for prosjektet Rådgivende konsulenter i Aquapartner har satt opp et budsjett basert på påløpte kostnader hittil, og et forsiktig anslag på kommende kostnader for å ferdigstille prosjektet. Budsjettet er vedlagt innstillingen, og det presiseres at det ikke er budsjettert med klager på tildelingen og større endringsarbeider/endringsmeldinger i utførelsesfasen.