n\ STYREMØTE: BI STUDENTSAMFUNN Dato: 03.11.2015 Tid: 19.00 Sted: BI Trondheim, Allrommet TILSTEDE: Leder, FA, NA, MA, Leder NLD, SA, KA, AK, ØA, SPA, SA, HRabc Sak 119 15: Til behandling: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og AK som referent. Sak 120 15: Til behandling: Godkjenning av referat, innkalling og saksliste Forslag til vedtak: Styret godkjenner referatet fra forrige møte, innkallingen og sakslisten. Sak 121 15: Til informasjon: Kort orientering fra alle i Styret Estimert tidsbruk: 40 minutter. FA: Jobbet med temakveld satt to hovedansvarlig her. Flere ting som har oppstått, men det gikk fint, godt oppmøte 275 stk. Erfaringsrapport i ettertid. Møte med admin, snakket om stikkkontakter (skjøteledninger slik som i BI Bergen), nye resilkuleringsstasjoner ser ut til at dette går i orden. NA: Jobbet med NLD, pr. dags dato vanskelig å si hvordan det går i forhold til bedrifter. Bedpress i oktober. Holder på med SWOT og intern analyse. MA: Har gjennomført Markedsuka, fornøyd med dette. Rekordoppmøte på Quizen 145 deltakere. Fullsatt temakveld. Måtte desverre avlyse Crossfit pga lite interesse. Takket samarbeidspartnere, alle møtte opp bortsett fra en. Nye samarbeidspartneren Sushi, var fornøyd. Møte sammen med NA og Leder NLD med DnB i dag, kartlagt den videre prosessen i forhold til videre samarbeid. Videre vært i møte med Sjokko AS, gira på å få til et samarbeid med BIS, de skal sende mail med tilbud. Fått forespørseler fra undergrupper i forhold til om de kan se på egne sponsorer, ikke lov.
Ser på muligheter for å lage en liten gruppe i utvalget som skal se på dette med sponsorer. UA: Kan vi se etter sponsorer, men ikke underskrive noe? MA: Det er lov å se, men undergrupper har ikke lov til å underskrive noe. Vil ha en større del i prosessen enn en ferdig utarbeidet avtale. ØA: Lurte på det samme som UA. Sentralt har diskutert et ønske om at undergruppene skal stå på selv når det gjelder sponsorer. MA: diskutert på GF. Den organisatoriske oppbyggingen av BIS gjør at ansvaret er delegert nedover. Om noen andre enn MA skal gjøre dette, må det opp på GF først. Leder: Lokal signeringsrett ligger hos Leder og ØA, kan videredelegere denne retten. Selv om MA har ansvaret, kan andre også finne sponsorer, så lenge MA godkjenner, dette er en diskusjon for en senere anledning.. MA: Mener at han skal være informert på forhånd, ikke at andre ikke skal få lov til å se etter sponsorer. UA: Siden tid er en begrensning hos MA, bør det være greit at undergrupper sjekker opp sponsorer på egenhånd. Leder: diskusjonen tas opp senere.. Leder NLD: Jobbet med oppfølgning av grupper. Fått avslag fra SiT ang Gründerkveld. Har satt foredragsholder nr 2, møte med DnB, komitemøte. Jobber med logo, står mest sannsynlig klar i starten av desember logo i forhold til tema. Fremover fortsetter det med oppfølging, styremøter og andre møter, SWOT, skal velge ferdig dresser/ klesplagg til NLD. UA: Fått feil aksjonsgensere, sendt disse tilbake nye er forhåpentligvis på vei. De som har gjort feil tar denne kostnaden på egen kappe. Venter på panteeskene. Ellers jobbet mye med idrettsstyre, laget månedsmail for idrettstyre og undergruppene laget utstyrsliste og utlånsliste. Håper på lager. Undergruppene har hatt stand Snowboard skal promotere seg, skal opprette tennislag. Woman@BI også fått avslag av SiT, dårlig forklaring på dette. KA: Fått penger fra SiT : 25 218,75 kr! Ellers jobbet med plakater. Hatt workshop hvor vi har snakket om avisen og hva de i utvalget har gjort i det siste. Hatt søknadsrunde med journalister. Leder: til info:ka/ku fikk maks støtte. SA: hva søkte du om KA: Fire utkast til avisen.
ØA: Holde kontroll over økonomien, betale regninger. Tar kritikk for at noens refusjoner har blitt sent utbetalt. Vært i budsjett møte, produktivt møte hvor vi snakket om samarbeidet med admin. Møte med Leder i forhold til retningslinjer og handlingsregler i henhold til økonomien. Alle investeringer som blir gjort skal ikke gå utover driften som er satt. Investeringen på U4 f.eks skal ikke gå utover drift, dette vil bli finansiert av EK. Snakket om hvor høy EK skal være: bør være på rundt 3 4 hundre tusen. Aktivitetsnivået bør holdes oppe selv om en mister samarbeidspartnere eller sponsorer. Sett på hvordan kapitalen skal plasseres, ikke kommet frem til noe enda leder skal i et møte ang dette. Maser på penger ang fadderuka. Fått inn i overkant av 15 000 fra Norges Idrettsforbund, kanskje fra jentefotballen? UA: Om det er jentefotballen, får de da disse pengene? ØA: ja, da får de disse ekstra. ØA: videre vært i dialog med FA i forhold til temakveld. Snakket med UA når det kommet til tennislaget og hvordan dette skal gjøres fremover. Må gjøre SWOT analyse. Må revidere høst og vårbudsjettet. Leder: jeg og ØA er i startfasen ved oppretting av retningslinjene, disse vil bli presentert når de er klare. Vet det har vært reaksjoner etter GF om hvorfor det ikke blir brukt mer penger, bare spør leder og ØA om det er noe rundt dette. UA: Jeg får veldig mange spørsmål ang dette med pengebruk. Hva svarer vi, f.eks amerikansk fotball som trenger penger til å dekke ulike utgifter akkurat nå. ØA: Det skal være nok penger til alle, alle kan ikke få alt det de ønsker. Må tenke langsiktig. SA: Regner med at pengene er søkt til utstyr? Kan hende det ikke er snakk om store summer?. Leder: Om noen spør om 10 000, må vi gi 10 000 til alle de andre også HR: Nå er det mye diskusjoner ved hver orientering, tiden går. Leder: kan melde opp som sak eller ta det senere. SPA: Har hatt to møter med utvalget for å bli kjent og hvordan det ligger an med saker. Vært på møter med Velferdstinget og Trondheim studentråd vært veldig lærerrikt. Uttlyst stilling for ny SPKA. SA: Jobbet mye med julebordet, Quizer. Måtte avlyse piratfesten, tar selvkritikk dum dato og kanskje dårlig promotert av SA. Men, sparer ca 12 000 på lokalet og det er bra. Fått info fra Bergen ang VL, ser ut til at det er mye som blir gjort annerledes i forhold til tidligere. Leder: hva da? SA: trenger plutselig buss og hytteansvarlig fra Trondheim, ikke marked... Har tidligere bare fått spørsmål om tre fra SA kan være tilgjengelige tidligere. Kan ikke bruke SA til VL.
Leder: Har ikke tidligere brydd oss om å forberede oss til VL fordi det ikke er kommet noe beskjed fra Sentralt. FA: Om det trengs buss og hytteansvarlig skal ikke dette utlyses på lik linje med andre verv? SA: Hytte og buss ansvarlig skal jobbe en mnd etter jul, det er det. Et ugunstig verv å opprette. Nesten bedre å sette opp en arbeidsgruppe på det. Men vil ikke sette SA på dette, tar fokus fra mye annet. HR: Sendt ut skjema til internevaluering. Stått på stand: journalister og SPA. Jobber med referatet til GF, hatt runde med overlapping. Jobbet med SWOT. Leder: Jobbet mye med SP oppbygging av studentdemokratiet, styrking av studentfrivilligheten, studiebykonferansen. Overlapping med SPA, overlapping med utvalget til SPA. Deltatt på velferdstingmøte og Trondheim studentråd. Sett mye på økonomien med ØA. Vært i møte med admin. Jobbet litt med SU ang julebordet, bydd på flere problemer og endringer har vært nødt til å bli gjort. Allumnimøte. Forberedt på styringsmøte og strategimøte. Flytter sak 123 15, før 122 15. Sak 122 15: Til diskusjon: Opprettelse av BIS TP (toiletpaper) Bakgrunn: For å få en start på BIS avisa som ble nevnt under Generalforsamlingen, kan man starte en ukentlig informasjonflyer. I denne informasjonsflyeren kan KA komme med oppdateringer på hva som har skjedd og hva som kommer til å skje i BIS. Denne skal henge på innsiden av toalettene. Forslagsstiller har opplevd at dette brukes i mange militærleirer og at var veldig populært. Grunnen til at det ønskes på innsiden av toalettene er rett og slett for at der blir de sett av nesten alle, og der tar folk seg faktisk tid til å lese dem. Det er viktig at det ikke er mer enn 2 sider. Presenteres av: Leder Estimert tidsbruk: 25 minutter. Leder forklarer hva dette skal gå ut på. Leder: Om f.eks avisen blir vanskelig å få til, eller om det vil ta tid så er dette et godt mellomstadie. Skal være en useriøs greie, med info og underholdning. Enten som en del av avisen eller som et supplement av avisen.
SA: Et artig tilbud, et morsomt suppelement til avisen og andre ting vi gjør. Kan være en morsom greie. KA: Hører at dette har funket bra andre plasser. Men tenker på hvordan dette skal gjøres og hvem det skal gjøres av. Kan godt ha en i avisen, men ikke en selvstendig som skal slås opp på skolen. Leder NLD: tenker at om KU har tid til dette, så bør det være noe man bør få til. UA:hvorfor ha den på toalettet, ikke bakerst i avisen? SPA: det kan være en smakebit på hva som kommer i avisen. MU: en kul greie, men det blir mange kommunikasjonskanaler og hvem skal gjøre dette. NA: liker ideen. Ser ikke på dette som noe som skal være ved siden av avisen, men kanskje frem til den er oppe å går. KA: Kommer an på fokus til redaktør i forhold til hva som skal være i avisen. Vet ikke om vi har nok info i forhold til hva som skal opp på denne flyeren. FA: Avisen til BI er vel ikke en kjempe seriøs avis, men skal være litt mer lavterskel og underholdene. Mener dette er unødvendig da vi har mange andre komm. kanaler. UA: spørsmål til KA: skal det komme mnds. kalendere? KA: ja, det er på vei. UA: det er jo dette folk vi lese og ser på. Men det kan være et godt forslag som et mellomstadie. ØA: leser sjeldent en hel side med tekst på toalettet. Blir nok litt mye i forhold til alt annet. AK: første prioritet bør være å få journalister til avisen, godt forslag, men mye jobb. Måndeskalenderene bør opp først og ha plassen på do. KA: kom med for og mot i forhold til dette. Skal ta opp i work shop. Leder NLD: vanskelig å følge opp. Men, hva med et ukentlig intervju: spørre en lærer f.eks. KA: Mye av dette som skal være i avisen, ikke tid til å følge opp før avisen. NA: fordeler er at det er billig, lite arbeidsinnsats. Mot: dodøra er langt unna do. Leder: dette kan være innspill til hva som kan være med på f.eks baksiden av avisen, om dette ikke er noe som lar seg gjøre ved siden av alt annet. Opp til KA/KU. Pause på 10 minutter hvis nødvendig.
Sak 123 15: Til behandling: Søknad om midler til oppstart av podcast Bakgrunn: Det ønskes å søke om midler til å kjøpe inn utstyr til oppstart av podcast. Viser til omfattende søknad. Vedlegg: https://docs.google.com/document/d/1vv 9joNvkgDGesInfKk0GeTewMiHX4QYH6iy qmperhm/edit Presenteres av: Petter Kverneng og Tone Fløtra Estimert tidsbruk: 50 minutter. Petter: Brenner for dette med å starte egen Podcast. Tone: Tenker å ha 50/50 faglig innhold og andre morsomme innhold. Skal være en kanal for både BI studenter, andre studenter, venner, familie osv.. Forskjellige innslag med ting som skjer fra admin sin side: Bedpress for eksempel, vil promotere dette bedre. Andre arrangement som kommer eller har vært. Podcasten skal være en gang i uken: snakke om ting som har skjedd denne uken, forrige uke.. Innhold med foreleser som kan snakke om hva de har gjort i arbeidslivet. Petter: Tenker at det skal være et fast skjema på hvordan podcasten skal være, men at den samtidig er fleksibel. f.eks moro å få med BullInvest til å komme med ukentlige investeringstips, at noen fra styret kommer og snakker om hva som skal skje. Forelesere snakker faglig knytte dette opp mot nyheter. Siden det ikke er live går det også an å ta ting litt underveis om det oppstår noe. Det skal være en mulighet for BIS og andre undergrupper for å markedsføre det vi driver med. Videre går det an å ta inn studenter.. Admin kan dra nytte av dette, og vi kan dermed dra nytte av admin. Vært inne på tanken om å få inn en lokal journalist (en fra adressas ungdomssatsning) hatt et intervju med han hver uke: hva har skjedd osv. Frem mot eksamen: forelesere, Tore Resell osv kan snakke om eksamen, eksamensnerver, forberedelser.. Det skal være innhold som gjør det interessant og som får folk til å få lyst til å laste ned episodene. Presenterer mikrofon, stativ, lydkort og hodetelefoner fra budsjettet og snakker rundt dette. Det er dyrt utstyr, lurt å investere litt her: god mikrofon for lydens skyld.. Dette utstyret kan også brukes til andre ting! Tone: dette er en engangsutgift. Petter: Om dette blir en suksess, kan det jo være interessant å søke om midler etter hvert. MA: er det flere enn dere som trengs for å få dette til å gå? Petter: bør kanskje ha en egen person som klipper. Fått mange innspill og tips rundt dette.
UA: Dere snakker mye om admin og at de skal brukes, har dere kontaktet de? Petter: nei, vi har ikke snakket med de, da ingenting er bestemt enda.. FA: Dere nevnte i forhold til når dere er ferdig og hva som skjer med podcasten da. Hvordan har dere tenkt strukturen på dette? KA: Dette er diskutert frem og tilbake, kommet frem til at dette passer som en undergruppe under KU, da dette er en ren kom.kanal. Petter: Det vil bli en liten redaksjon. ØA: Hvordan skal dette distribueres? Petter: den letteste måten å gjøre det på er via Itunes, ellers blir den lagt ut på Tone: Link på Facebooksider, Podcast apper. KA: Har sendt forespørsel til Sentralt ang nettsiden, om det kan legges opp et bedre system på lyd, kan være en mulighet å legge den ut her også. MA: hva med SoundCloud? ØA: Har dere snakket med studenter om idéen, hva tror dere om lyttertall? Tone: De fleste skoler og universiteter har studentradioer, ikke de første som har tenkt dette. Tror det er mange som vil høre på, sikkert vanskelig i oppstartsfasen håper det vil bli utbredt og at det vil være trofaste lyttere. Petter: Sjeldent et problem å finne noen som har lyst til å drive med studentradio.. SA: Skryter av forslaget. Dette har vært tatt opp ved flere anledninger. Det er et nytt og spennende prosjekt. Bør kjøpe tre mikrofoner. Petter: snakket med KA om å kjøpe en opptaker som er bærbar som en tredje mic. Kan være lurt å ha en bærbar om vi må oppsøke andre. Ikke helt nøyaktig det beløpet som er i budsjettet, muligheter for forhandlinger. UA: veldig bra initiativ! Men, det er veldig dyrt. Spørs om det er lett å få noen til å ta over etter dere? Er det forsvarlig i forhold til pengene. Petter: Mener dette ikke skal være et problem. Dette skal bli godt etablert og vil da ikke være noe vanskelig å fortsette. SA: Dumt å spekulere i interesse. Det er mange undergrupper og andre ting som også evnt kan falle fra.. SPA: Bra initiativ. tenker på tiden : tirs. kl 12.00. Kan det være en ide å sette til et tidspunkt når studentene ikke er på skolen? Petter: det er nok ikke så viktig når det blir lagt ut, da det ikke er live. Ønske er å kunne snakke om det som kommer til å skje i løpet av uken og hva som har skjedd, dermed skal det være fast tidspunkt. KA: Tidspunktet er bra, dette er prime time. Leder: Oppfordring: ikke diskutere gjennomførelsen av Podcasten, ikke noe å si for om vi stemmer dette gjennom. HR: Abbonerer på podcasten, må man betale? Petter: Nei, det vil bare si at episodene blir lastet opp av seg selv. MA: Navn?
Petter: spiller av ønsket introlåt og presenterer det tenkte navnet: Dekningsbidraget. KA: Bra initiativ. Radioutstyr og mikrofoner synker lite i verdi. Dere har funnet det som er nødvendig og bra. Ser også at mye av dette kan brukes ellers i KU i forhold til f.eks filming. ØA: Levetid på utstyr? KA: Lenge. Regner ca 10/15 år på utstyret. Petter: eksemplifiserer at mikrofoner holder lenge. SA: Viktig at vi tenker over at dette er en fantastisk mulighet til at vi utvikler BIS enda mer. Liten utgift satt i sammenheng med andre ting. Kjempe for å få ned EK, men dette er ikke noe uforsvarlig, dette går til alle studenter og alle i Norge, mulighet for alle. Mener det ikke er en kostnad å tenke over, dette er en seriøs sak å innvestere i. HR: Blir det kanskje litt overveldende for studentene, med så mange medier å forholde seg til? KA: viktig at vi foksuerer på bredde. Vi har SoMe og trykk, men lite av denne formen for direkte kommunikasjon. Passer veldig bra i forhold til promotering. Petter: 45 min med informasjon og underholdning. Kan lytte til dette akkurat når du vil. Leder NLD: Kjempe forslag, veldig god innsats. Engasjerte. NA: si at vi taper 5% og det viser seg at det ikke er nok engasjement. Så er det fortsatt ikke like mye penger vi f.eks bruker på en temakveld/fest. Petter: så klar for å starte dette her. Mulig at det spilles inn en før jul, klar til å starte opp fort. Dette skal bli bra! Tone: dette brenner vi for! Noe vi har veldig lyst til få til. Leder: Både gode for og mot argumenter. En Podcast vil være en del av et bredt tilbud som BIS kan tilby sine studenter. Kan være med å øke og forbedre måten vi promoterer på. Det vil være et kulturtilbud, noe vi ikke har (av den tradisjonelle sorten), podcasten kan bidra faglig og det vil se bra ut utad i forhold til å vise at vi også kan være kreative. Tar Snowboard som eksempel og hvor mye penger de får. Må kunne tillate at engasjemetet rundt dette vil være varierende. Vi har mye penger på bok, et mål om å kunne bruke disse til sunne innvesteringer. Endringsforslag: Styret godkjenner oppstart av podcast underlagt KA og godkjenner øremerkede midler til oppstart som forelagt i budsjett. godkjent 7 av 8 Forslag til vedtak: Styret godkjenner budsjettet. Nedstemt
Sak 124 15: Til diskusjon: Bartendere til julebordet Bakgrunn: Det har som annonsert blitt en del endringer rundt årets Julebord. Vi er nødt til å ha en betjent bar under hele årets Julebord og leder vil se på muligheten for å ha "bartendere" stående i baren istedet for engasjerte i styret og ledelsen. Presenteres av: Leder Estimert tidsbruk: 15 minutter. Leder: det har vært en del endringer rundt julebordet ang skjenkebevilling. Kan ikke ha med egen drikke, fordi det hadde vært vanskelig å kontrollere om det er noe over 22%. Diskutert med SA. To alternativer: fire av styret står i baren, får selvfølgelig mat og pause. ELLER: skrur opp prisene på alkohol og har bartendere istedet. Tanken er at vi skal lønne 3 4 bartnedere med et gavekort, mat på julebordet osv. Leder mener det skal være greit at styret ikke vil stå som bartender. Det er ikke urimelig at det er lagt opp slik det er nå, ved at prisene er skrudd litt opp. Budsjett: ca 3øl hver, 4vin + 5 shots. = 1500 på shots, ca 1000kr på øl og vin, tilsvarer ca 500 kr ekstra som kan brukes som betaling i form av gavekort til bartendere. Det kan se dårlig ut utad, for studentene. Kan se ut til at BIS leier bartendere til seg selv. Det er ekstra jobb og mas, hvem skal ta på seg oppgaven ved å skaffe bartendere. Frist i morgen kveld, om det ikke er funnet noen innen den tid, blir det ikke bartendere. Kan ikke promotere bartenderjobben utad. Bør være eksternt. Om noen i styret ikke vil drikke, kan de stå i baren? ØA: Personlig er det ikke et problem å stå i baren, skjønner hvis det er kjipt. Rart når det er et julebord med alle engasjerte hvor vi skal kose oss, og dumt for de som må stå der på utsiden. Ser også at det kan se feil ut utad. Enig i at det bør være noen fra eksternt. UA: Alle kan klare å spørre en person slik at vi får tak i bartendere. SPA: Alkoholpriser, om det er dyrere kan vi ikke regne med at det blir kjøpt like mange som på WS. SA: 5,20 + 1 kr for glasset for en shot.. 8 kr for en shot. UA: kan du nevne prisøkningen. SA: 6,20 for en shot, 25kr for øl (0,5), 20kr for vin (2dl) Leder: økning om vi har bartendere: 8kr for en shot, 23kr for vin, 28kr for øl. SA: Må ha et større innkjøp av alkohol. Leder NLD: Hvor mange bartendere? Leder: 3 4. Helst 3. fra kl 19 01
MA: må vi være ute av bygningen da? SA: baren stenger 01, stenger etter det. SPA: Får de mat, gavekort..? Leder: vi kan ta dette til slutten. De får mat, 750kr gavekort på Rema og lunsj gavekort på EGON. FA: Mener at vi skal stå som bartendere. Men dette er jo de engasjertes kveld, lyst til å være med utvalget og bruke kvelden på teambuilding. Er det krise så stiller jeg opp. Når det er andre alternativer bør vi prøve disse først. ØA: er nok ingen som reagerer på prisene, da det er så billig fra før. Vanlig å ha høy egenandel på julebord. HR: Folk har fått med seg at det ikke er lov å ha med alkohol, men merker at det er positive tilbakemeldinger i forhold til at folk har lyst til å stille opp og hjelpe til. Leder: et annet moment er at disse skal kunne stoles på. De må vite at det ikke er lov å drikke selv osv. må ha regler. FA: foreslår at om det er eksterne som skal stå, at de skriver under en kontrakt. Leder: foreslår at det er opp til meg, SA og ØA som skrur opp priser som er nødvendig, slik at vi får råd til bartendere. Bør være opp til en hver enkelt å bruke sitt nettverk for å få til dette. HR: sette en frist. Leder: Frist for å skaffe bartendere: onsdag kveld, kl. 21.00 SA: spør folk som er ansvarsfulle! Leder: det er fort mye kontanter som skal holdes kontroll over. HR: det bør også være en slags kontrakt som signeres. Leder: Om vi ikke får nok bartendere må noen steppe inn. MA: Ingen har lyst til å stå baren, men om alle er enige i at vi må steppe inn om vi ikke får tak i noen så kan vi trekke om det. Leder: ja, da trekker vi. MA: om vi får inn en frivillig, trekker vi to? Leder og SA: ja. Sak 125 15: HRs oppfølgingssaker Presenteres av: HR Estimert tidsbruk: 10 minutter.
Sak 126 15: Kritikk av møtet Møtet vil vare rundt 2 timer og 25 minutter og vil være ferdig ca kl. 21:35 (inkl. pause). HRa: diskusjon rundt orientering: det går an å tenke på forhånd, husk at det er mulig å melde inn som sak. veldig bra med to innsendte saker i dag. Stian sin sak kunne blitt sendt rett til KA, men fint å få diskutert slike saker i styret. Leder: fornøyd med møtet. Blir flinkere til å holde oss konkrete.