Ekstraordinært styremøte

I N N K A L L I N G Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Ekstraordinært styremøte Møtetid 20. februar 2013 kl 09:00 Møtested Tromsø, Administrasjonens møterom D1-707

MØTEINNKALLING Utvalg: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Møtested: Administrasjonens møterom D1.707, Tromsø Dato: 20.02.2013 Tid: 09:00 Forfall meldes direktørens forkontor, tlf 776 26010. Vararepresentanter møter kun ved særskilt innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Jorhill Andreassen Leder Olav Helge Førde Nestleder Anne-Rita Nicklasson Medlem Erling Espeland Medlem Hanne CS Iversen Medlem Hanne Frøyshov Medlem Jan Eivind Pettersen Medlem Mai-Britt Martinsen Medlem Ottar Skjellhaug Medlem Rune Moe Medlem Svenn A. Nielsen Medlem Tove Skjelvik Medlem Cathrin Carlyle Observatør

Saksnr Innhold ST 14/2013 Godkjenning av innkalling og saksliste ST 15/2013 Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet 6.2.13 ST 16/2013 Plan for sengetallsreduksjon (somatisk del) og aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging ST 17/2013 Årsplan 2013 ST 18/2013 Orienteringssaker ST 19/2013 Eventuelt

Sak 14/2013 ST 14/2013 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 14/2013-1

Sak 15/2013 STYRESAK Saksnr Utvalg Møtedato 15/2013 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF 20.02.2013 Saksbehandler: Leif Hovden Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet 6.2.13 Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner møteprotokoll fra styremøtet 6.2.13. Tromsø, 15.2.2013 Marit Lind (s.) konstituert administrerende direktør Sak 15/2013-1

Sak 15/2013, Vedlegg 1 MØTEPROTOKOLL Utvalg: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Møtested: Thon hotell, Bodø Dato: 6.2.2013 Tid: 8:00-14.00 Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Merknad Jorhill Andreassen Leder Olav Helge Førde Nestleder Anne-Rita Nicklasson Medlem Erling Espeland Medlem Hanne CS Iversen Medlem Hanne Frøyshov Medlem Jan Eivind Pettersen Medlem Mai-Britt Martinsen Medlem Rune Moe Medlem Svenn A. Nielsen Medlem Tove Skjelvik Medlem Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Merknad Ottar Skjellhaug Medlem Meldt forfall Observatør som møtte: Navn Møtte for Merknad Cathrin Carlyle Leder i Brukerutvalget Fast observatør Fra administrasjonen møtte: Navn Marit Lind Einar Bugge Magnus Hald Eva-Hanne Hansen Svein Ivar Bekkelund Jorunn Lægland Hilde Pettersen Hege Andersen Leif Hovden Stilling konstituert administrerende direktør konstituert viseadministrerende direktør klinikksjef for Allmennpsykiatrisk klinikk klinikksjef for Operasjons- og intensivklinikken konsituert fag- og forskningssjef økonomisjef kommunikasjonssjef rådgiver administrasjonssjef Sak 15/2013-2

Sak 15/2013, Vedlegg 1 I forbindelse med opplæringsdelen knyttet til lesebrettløsningen i forkant av styremøtet samt støtte under styremøtet, møtte følgende personell: Reidun Holm styreassistent v/ Administrasjonssenteret Ole-Marius Johnsen serviceassistent v/ Administrasjonssenteret Trond Ove Svendsen opplæringsansvarlig IKT v/ Administrasjonssenteret Bjørn Tore Liatun IKT-rådgiver fra Helse Nord IKT ST 1/2013 Godkjenning av innkalling og saksliste Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF - 6.2.2013 Innstilling til vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner innkalling og sakslisten til styremøtet 6.2.2013 med de endringer som fremkom under behandlingen av saken (endringer i kursiv) Saksnr Innhold ST 1/2013 Godkjenning av innkalling og saksliste ST 2/2013 Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet 5.12.12 ST 3/2013 Virksomhetsrapport november og desember 2012 ST 4/2013 Prosjekt Sengeposter og aktivitetsstyrt bemanning - tiltaksplan ST 5/2013 Tilsynsrapport - eksterne tilsyn ST 6/2013 Oppnevning av valgstyre for valg av ansattevalgte representanter til styret ved UNN HF ST 7/2013 Oppsummering av styrevedtak fra 2012 ST 8/2013 Styrets evaluering av egen virksomhet ST 9/2013 Ny forskningsstrategi ST 10/2013 Årsplan 2013 ST 11/2013 Orienteringssaker 1. Status vedrørende driftssituasjonen ved UNN Narvik 2. LUO-prosessen (Langsiktig Utvikling og Omstilling) 3. Mammografitilbudet ved UNN Harstad 4. Tekniske problemer med DIPS (Distribuert Informasjons og Pasientdatasystem i Sykehus) ST 12/2013 Referatsaker 1. Brev fra Rus og spesialpsykiatrisk klinikk datert 21.1.2013 til Mental Helse Troms med innkalling til dialogmøte 2. Brev fra Helse Nord datert 21.1.2013. Melding om internrevisjon: Henvisninger, ventelister og fristbrudd i Universitetssykehuset Sak 15/2013-3

Sak 15/2013, Vedlegg 1 Nord-Norge HF 3. Møtebok fra Harstad kommune 16.1.2013 vedr. mammografitilbudet ved UNN Harstad 4. Brev fra Storfjord kommune datert 14.1.2013 vedr. fare for nedleggelse av døgnenheten på Storsteinnes 5. Brev fra Mental Helse Troms datert 11.1.2013 vedr. innsparingstiltak innenfor psykisk helsevern ved UNN 6. Brev fra Sanitetskvinnene i Balsfjord: Bevar DPS døgnenheten på Storsteinnes 7. Brev fra Tromsø-områdets regionråd datert 9.1.2013 vedr. fare for nedleggelse av døgnenheten på Storsteinnes 8. Udatert brev fra Lyngen kommune vedr. fare for nedleggelse av døgnenheten på Storsteinnes 9. Brev fra Rådet for psykisk helsevern for Tromsø og omegn datert 17.12.2012 utskrift av vedtak i evt sak 8/2012 Orientering om prosessen rundt pågående utredning om nedleggelse av døgnplasser i Psykiatrisk senter for Tromsø og omegn 10. Protokoll fra møte i Arbeidsmiljøutvalget 23.1.2013 11. Referat fra møte i Brukerutvalgets AU 23.1.2013 12. Protokoll fra drøftingsmøte med tillitsvalgte 23.1.2013 13. Protokoll fra drøftingsmøte med tillitsvalgte 14.1.2013 14. Protokoll fra møte i Arbeidsmiljøutvalget 30.1.2013 15. Referat fra møte i Brukerutvalgets AU 30.1.2013 16. Protokoll fra drøftingsmøte med tillitsvalgte 30.1.2013 ST 13/2013 Eventuelt Enstemmig vedtatt. Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner innkalling og sakslisten til styremøtet 6.2.2013 med de endringer som fremkom under behandling av saken. ST 2/2013 Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet 5.12.12 Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF - 6.2.2013 Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner møteprotokoll fra styremøtet 5.12.12. Enstemmig vedtatt. Vedtak: Sak 15/2013-4

Sak 15/2013, Vedlegg 1 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner møteprotokoll fra styremøtet 5.12.12. ST 3/2013 Virksomhetsrapport november og desember 2012 Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF - 6.2.2013 Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) tar virksomhetsrapporten for november og desember 2012 til orientering. Enstemmig vedtatt. Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) tar virksomhetsrapporten for november og desember 2012 til orientering. ST 4/2013 Prosjekt Sengeposter og aktivitetsstyrt bemanning - tiltaksplan Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF - 6.2.2013 Til denne saken møtte klinikksjef ved Allmennpsykiatrisk klinikk, Magnus Hald og rådgiver/ stipendiat Hege Andersen. Direktøren innledet til saken. Innstilling til vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF viser til saksutredningen som omhandler omstillingsutfordringen innen psykiatri og vedtar den anbefaling som direktøren har gitt for sengereduksjon. 2. Styret tar saken som omhandler omstillingsutfordringen innen somatikk til orientering og ber om å bli forelagt en anbefaling til vedtak i saken på ekstraordinært styremøte 20.2.2013. Representant Hanne Iversen fremmet et nytt punkt 2, som følger: Innsparinger utover kravet, estimert til ca 11 mill, forutsettes benyttet til risikoreduserende tiltak. Ansattevalgte representanter fremmet et nytt punkt 2, som følger: Styret forutsetter at risikoreduserende tiltak iverksettes i tråd med det som er lagt frem i styresaken, og som har ligget til grunn i prosjektet da valgte løsning ble drøftet med ansatte. Spesielt legger styret vekt på oppbygging av kapasitet og kompetanse i de distriktspsykiatriske sentrene, og ber om at man bygger videre på det gode samarbeidet med ansatte som er gjort i klinikkene, når tiltakene skal konkretiseres og implementeres. Sak 15/2013-5

Sak 15/2013, Vedlegg 1 Hanne Iversen trakk sitt forslag til fordel for ansattevalgtes forslag. Styreleder tok saken opp til punktvis avstemming. Enstemmig vedtatt Vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF viser til saksutredningen som omhandler omstillingsutfordringen innen psykiatri og vedtar den anbefaling som direktøren har gitt for sengereduksjon. 2. Styret forutsetter at risikoreduserende tiltak iverksettes i tråd med det som er lagt frem i styresaken, og som har ligget til grunn i prosjektet da valgte løsning ble drøftet med ansatte. Spesielt legger styret vekt på oppbygging av kapasitet og kompetanse i de distriktspsykiatriske sentrene, og ber om at man bygger videre på det gode samarbeidet med ansatte som er gjort i klinikkene, når tiltakene skal konkretiseres og implementeres. 3. Styret tar saken som omhandler omstillingsutfordringen innen somatikk til orientering og ber om å bli forelagt en anbefaling til vedtak i saken på ekstraordinært styremøte 20.2.2013. ST 5/2013 Tilsynsrapport - eksterne tilsyn Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF - 6.2.2013 Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar rapportering vedrørende eksterne tilsyn til og med 7.1.2013 til etterretning. Enstemmig vedtatt. Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar rapportering vedrørende eksterne tilsyn til og med 7.1.2013 til etterretning. Sak 15/2013-6

Sak 15/2013, Vedlegg 1 ST 6/2013 Oppnevning av valgstyre for valg av ansattevalgte representanter til styret ved UNN HF Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF - 6.2.2013 Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) oppnevner følgende medlemmer til valgstyre ved UNN: - Beate Larssen og Leif Hovden fra arbeidsgiversiden - Bente Mietinen og Randi Steinli Pedersen fra arbeidstakerorganisasjonene Enstemmig vedtatt. Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) oppnevner følgende medlemmer til valgstyre ved UNN: - Beate Larssen og Leif Hovden fra arbeidsgiversiden - Bente Mietinen og Randi Steinli Pedersen fra arbeidstakerorganisasjonene ST 7/2013 Oppsummering av styrevedtak fra 2012 Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF - 6.2.2013 Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar oppsummeringen av styrets vedtak i 2012 til orientering. Enstemmig vedtatt. Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar oppsummeringen av styrets vedtak i 2012 til orientering. Sak 15/2013-7

Sak 15/2013, Vedlegg 1 ST 8/2013 Styrets evaluering av egen virksomhet Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF - 6.2.2013 Innstilling til vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar resultatene fra evalueringen til orientering. 2. Styret vil i kommende periode vektlegge følgende utviklingsområder knyttet til egen virksomhet: 3. Styret ber administrerende direktør formidle relevante resultater til Helse Nord RHF gjennom Årlig melding i tråd med kravet i styreinstruksen. Enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar resultatene fra evalueringen til orientering. 2. Styret vil i kommende periode vektlegge følgende utviklingsområder knyttet til egen virksomhet: a) Ha hovedfokus i styrearbeidet på overordnede og prinsipielle saker b) Styrke den faglige utviklingen av styret under styreseminarene c) Tilstrebe en mer proaktiv tilnærming til styrearbeidet, herunder å arbeide med midlertidig oppdragsdokument for 2014 3. Styret ber administrerende direktør formidle relevante resultater til Helse Nord RHF gjennom Årlig melding i tråd med kravet i styreinstruksen. ST 9/2013 Ny forskningsstrategi Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF - 6.2.2013 Innstilling til vedtak Styret i Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner forskningsstrategien for 2013-2017 Enstemmig vedtatt. Vedtak: Styret i Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner forskningsstrategien for 2013-2017 Sak 15/2013-8

Sak 15/2013, Vedlegg 1 ST 10/2013 Årsplan 2013 Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF - 6.2.2013 Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner Årsplan 2013. Vedtak: Saken utsettes til neste møte. ST 11/2013 Orienteringssaker Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF - 6.2.2013 Administrerende direktør og viseadministrerende direktør orienterte styret om følgende saker: Muntlige orienteringer Status vedrørende driftssituasjonen ved UNN Narvik - Orientering om behov for å stenge operasjonstuer og fødeavdeling i forbindelse med sommerferieavviklingen som følge av utbedringsarbeidet LUO-prosessen (Langsiktig Utvikling og Omstilling) Mammografitilbudet ved UNN Harstad Tekniske problemer med DIPS (Distribuert Informasjons og Pasientdatasystem i Sykehus) Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar orienteringssakene til orientering, og ber om å få en nærmere orientering om erfaringene med mammografitilbudet ved UNN Narvik i neste ordinære styremøte. Enstemmig vedtatt. Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar orienteringssakene til orientering, og ber om å få en nærmere vurdering av hvordan ordningen vedrørende mammografitjenesten ved UNN Harstad fungerer - i neste ordinære styremøte. Sak 15/2013-9

Sak 15/2013, Vedlegg 1 ST 12/2013 Referatsaker Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF - 6.2.2013 1. Brev fra Rus og spesialpsykiatrisk klinikk datert 21.1.2013 til Mental Helse Troms med innkalling til dialogmøte vedr. innsparingstiltak innenfor psykisk helsevern ved UNN 2. Brev fra Helse Nord datert 21.1.2013. Melding om internrevisjon: Henvisninger, ventelister og fristbrudd i Universitetssykehuset Nord-Norge HF 3. Møtebok fra Harstad kommune 16.1.2013 vedr. mammografitilbudet ved UNN Harstad 4. Brev fra Storfjord kommune datert 14.1.2013 vedr. fare for nedleggelse av døgnenheten på Storsteinnes 5. Brev fra Mental Helse Troms datert 11.1.2013 vedr. innsparingstiltak innenfor psykisk helsevern ved UNN 6. Brev fra Sanitetskvinnene i Balsfjord: Bevar DPS døgnenheten på Storsteinnes 7. Brev fra Tromsø-områdets regionråd datert 9.1.2013 vedr. fare for nedleggelse av døgnenheten på Storsteinnes 8. Udatert brev fra Lyngen kommune vedr. fare for nedleggelse av døgnenheten på Storsteinnes 9. Brev fra Rådet for psykisk helsevern for Tromsø og omegn datert 17.12.2012 utskrift av vedtak i evt sak 8/2012 Orientering om prosessen rundt pågående utredning om nedleggelse av døgnplasser i Psykiatrisk senter for Tromsø og omegn 10. Protokoll fra møte i Arbeidsmiljøutvalget 23.1.2013 11. Referat fra møte i Brukerutvalgets AU 23.1.2013 12. Protokoll fra drøftingsmøte med tillitsvalgte 23.1.2013 13. Protokoll fra drøftingsmøte med tillitsvalgte 14.1.2013 14. Protokoll fra møte i Arbeidsmiljøutvalget 30.1.2013 15. Referat fra møte i Brukerutvalgets AU 30.1.2013 16. Protokoll fra drøftingsmøte med tillitsvalgte 30.1.2013 Innstilling til vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar referatsakene til orientering. Enstemmig vedtatt. Sak 15/2013-10

Sak 15/2013, Vedlegg 1 Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar referatsakene til orientering. ST 13/2013 Eventuelt Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF - 6.2.2013 Ingen saker til behandling. Bodø, 6.2.2013 Jorhill Andreassen Olav Helge Førde Anne-Rita Nicklasson Erling Espeland Hanne Frøyshov Hanne CS Iversen Ottar Skjellstad Tove Skjelvik Svenn Arne Nielsen Mai-Britt Martinsen Rune Moe Jan Eivind Pettersen Sak 15/2013-11

Sak 16/2013 STYRESAK Saksnr Utvalg Møtedato 16/2013 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF 20.02.2013 Saksbehandler: Hege Andersen Saksansvarlig: Marit Lind Plan for sengetallsreduksjon (somatisk del) og aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF viser til saksutredningen som omhandler plan for sengetallsreduksjon (somatisk del) og aktivitetsstyrt bemanning og vedtar direktørens anbefaling med iverksetting fra 1.4.2013 jamfør styresak 96/2012. Sammendrag Virksomhetsplanleggingen ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) bygger på kunnskapen om at begrenset tilgang på kvalifisert helsepersonell, og særlig sykepleiere, vil være vår viktigste begrensende ressurs i fremtiden. Det er derfor nødvendig å drive virksomheten på en måte som gir mest mulig helsegevinst for minst mulig ressursinnsats i form av bemanning. Dette betyr blant annet at vi i størst mulig grad må legge om fra døgn- til dagbehandling, øke bruken av pasienthotellsenger og ha så korte liggetider som mulig. Som en del av virksomhetsplanen for 2013 vedtok styret ved UNN i sak 96/12 at omfordeling av ressurser til økt satsing på vedlikehold, samt investeringer i bygg, medisinsk teknisk utstyr og IT, skulle skje ved hjelp av to hovedstrategier; reduksjon av sengetallet og aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging. En overordnet prosjektgruppe med representanter fra de foretakstillitsvalgte og direktørens ledergruppe har arbeidet fram to ulike forslag til hvordan UNN kan redusere sykehussenger og etablere pasienthotellsenger (innen somatikk) og få til en dreining til aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging, med iverksettingsdato 1.4.2014. Sammen med sengetallsreduksjon i psykiatrisk del av virksomheten - vedtatt i styremøtet 6. 2.2013, forventes disse tiltakene å gi en innsparing på 67 mill kr i 2013, med betydelig større effekt fra 2014. I tillegg må deler av Nevro- og ortopediklinikkens innsparingskrav overføres til dette prosjektet på grunn av at klinikkens potensial for interne omstillingstiltak reduseres Sak 16/2013-1

Sak 16/2013 betraktelig som følge av de foreslåtte sengetallsreduksjoner ved UNN. Denne delen av innsparingskravet tilsvarer 9 mill. kr. Det totale innsparingskravet blir etter dette 76 mill. kr, hvorav sengetallsreduksjon i psykiatrien utgjør 12 mill kr. Den overordnede prosjektgruppen har utarbeidet to alternative forslag til hvordan UNN kan redusere sykehussenger og etablere pasienthotellsenger i den somatiske delen. Forslagene er beskrevet i saken og i eget vedlegg (vedlegg 1). Forslagene utarbeidet av den overordnede prosjektgruppen ville gitt følgende endringer i sengetallet: ENDRINGER I ANTALL SENGER PR SEKSJON/FAGOMRÅDE Sengepost Klinikk Seksjon/fagområde Forslag 1 Forslag 2 Medisinsk klinikk Gastro/nyre 2 2 Med.avd. Harstad 2 2 Sum Medisinsk klinikk 4 4 Hjerte og lungeklinikken Lungemedisin 1 1 Hjert lunge karkir. 2 2 Sum Hjerte og lungeklinikken 3 3 Rehabiliteringsklinikken Fys.medisin 4 4 Sum Rehabiliteringsklinikken 4 4 Nevro og ortopediklinikken ØNH 5 2 Reuma 3 3 Slag 4 4 Nevrologi 3 3 Nevrokir Øye 3 2 Sum Nevro og ortopediklinikken 18 14 Kirurgi, kreft, og kvinnehelseklinikken Gyn/uro 3 3 Barsel 4 4 KK Harstad 3 3 KK Narvik 2 2 Sum Kirurgi, kreft, og kvinnehelseklinikken 12 12 Totalt 41 37 En sentral forutsetning for å kunne redusere senger er å legge til rette for tilstrekkelig pasienthotellkapasitet. Herunder følger en oversikt over denne kapasiteten i de to forslagene ved implementering 1.4.2013 og ved oppstart bygging av A-fløya (merket 1_U og 2_U) der en halv sengepost må stenges allerede i april 2014. Sak 16/2013-2

Sak 16/2013 ANTALL HOTELLSENGER PR PLAN/FLØY Hotell Fløy/Plan Forslag 1 Forslag 1_U Forslag 2 Forslag 2_U E1 78 78 78 78 C7 16 0 16 16 C9 16 16 16 16 A9 0 0 16 0 D1 4 30 30 0 0 Totalt 140 124 126 110 Ut fra en totalvurdering av begge forslag, innspill og risikovurdering fra de ulike klinikker, fra overordnet prosjektgruppe, Arbeidsmiljøutvalget (AMU), Brukerutvalget og de foretakstillitsvalgte fant direktøren det nødvendig å gjøre ytterligere risikoreduserende tiltak ved å justere noe på det ene forslaget (forslag 1), og fremmer på bakgrunn av dette følgende anbefaling til styret: Justert forslag 1 (etterfølgende tabell) - der geriatrisk rehabilitering forblir sammen med akutt geriatri og der ledig kapasitet ved fysikalsk medisin prioriteres brukt til nevrokirurgiske-, nevrologiske- og ortopediske pasienter. Plan/fløy A B1 B2/3 C1 C2 D1 D2 9 28 : Gastro/nyre, Akutt geriatri, Ger. rehab, Akutt syke eldre Justert forslag 1 17: Lungemed 28: Hjertemed 26: Hema/Vardes enter/hotell 8 14: Fysmed 28: Ort, Håndkir, Plast 7 21: Thorax- og kar.kir 16: Hotell 26: Gastrokir 6 5 4 27: Nevrokir øye, ØNH 17: Barn. Heve aldersgrensen fra 15 til 18 år Harstad (-5), Narvik (-2) 24: Gyn Uro, Rekonstr 11: Barsel 30: Omgjøre Nevrokir øye til hotell/dag/kon tor 24: Slag/ nevrologi, Hud, Revma 26: Kreft Hotell Større endr Uendret Små endr Post/hotell Sak 16/2013-3

Sak 16/2013 Bakgrunn Virksomhetsplanleggingen ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) bygger på kunnskapen om at begrenset tilgang på kvalifisert helsepersonell - særlig sykepleiere, vil være vår viktigste, begrensende ressurs i fremtiden. Det er derfor nødvendig å drive virksomheten på en måte som gir mest mulig helsegevinst for minst mulig ressursinnsats i form av bemanning. Dette betyr blant annet at vi i størst mulig grad må legge om fra døgn- til dagbehandling, øke bruken av pasienthotellsenger og ha så korte liggetider som mulig. Det vises til styresak 4/2013 som redegjør for bakgrunnen for arbeidet med sengetallsreduksjon og aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging ved UNN som en del av virksomhetsplanleggingen for 2013. Sengetallsreduksjon for den psykiatriske delen av virksomheten ble besluttet i styremøtet 6.2.2013, der styret samtidig vedtok å utsette behandlingen av den somatiske delen av virksomheten til et ekstraordinært styremøte 20. s.m. Perioden mellom styremøtene har blitt brukt til å sikre klinikkvis involvering (vedlegg 2). De ansattes faglige vurderinger av konsekvenser for pasientbehandling har bidratt sterkt til identifisering av ulike forutsetninger for sengetallsreduksjon, samt utarbeiding av risikoreduserende tiltak knyttet til to ulike endringsforslag. I påfølgende tekstutdrag fra styresak 96/12 som redegjør for bakgrunnen til dette arbeidet: Virksomhetsplanleggingen i UNN bygger på en grunnleggende forståelse av begrenset tilgang på helsepersonell som vår største utfordring i fremtiden. Det er derfor nødvendig å drive virksomheten på en måte som gir størst mulig helsegevinst for minst mulig ressursinnsats i form av bemanning. Vi mener det er mulig å øke kvaliteten og redusere kostnadene (hovedsakelig bemanningsinnsatsen) samtidig. Realisering av planlagte investeringer i IT, bygg og medisinsk teknisk utstyr vurderes å være en forutsetning, og det er derfor nødvendig å gjennomføre endringer som frigjør investeringsmidler. Virksomhetsplanleggingen for 2013 har hatt som mål å videreføre denne strategien innenfor de rammer som er gitt i Statsbudsjettet og midlertidig oppdragsdokument fra Helse Nord RHF ( ) Det foreslås en budsjettstrategi som tar utgangspunkt i den overordnede strategien, og viderefører pasientforløp, samhandling, kvalitet og kvalitetsdokumentasjon, utdanning og forskning som prioriterte satsingsområder. Dette understøttes gjennom forslag om omfordeling av ressurser til økt satsing på vedlikehold, samt investeringer i bygg, medisinsk teknisk utstyr og IT. Omfordelingen foreslås gjennomført med å bruke mindre ressurser på bemanning ved hjelp av to hovedstrategier: 1. Reduksjon av sengetallet 2. Aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging Arbeidsgruppen som utreder reduksjon av sengetallet har tatt utgangspunkt i at antall senger per 1000 innbyggere samt gjennomsnittlig liggetid er høyere ved UNN enn ved de andre universitetssykehusene. Beregninger gjort av arbeidsgruppen indikerer at UNN har mulighet til å redusere med om lag 40 senger bare ved å redusere liggetiden. Videre overgang fra døgn- til dagbehandling og tilpasning til Samhandlingsreformen vurderes å kunne medføre reduksjon av ytterligere 20 senger, samtidig som økende folketall synes å øke behovet for senger med om lag 9 frem mot 2016. Arbeidsgruppen som utreder overgang til aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging har vist at det ikke drives systematisk aktivitetsbasert bemanningsplanlegging i foretaket. Gruppen anbefaler at arbeidsplanleggingsprosessen bør bestå av å utarbeide aktivitetsplan, definere bemanningsplan, Sak 16/2013-4

Sak 16/2013 utarbeide arbeidsplan, dag til dag-styring, avvikshåndtering og rapportering. Datamaterialet viser at nåværende planlegging er god i de siste trinnene i prosessen, men mangelfull i de første (utarbeiding av aktivitetsplan og definering av bemanningsplan). Sammen med sengetallsreduksjon i psykiatrisk del av virksomheten vedtatt i styremøtet 6.2. 2013, forventes tiltakene å muliggjøre den omfordeling på 67 mill kr i 2013 som styret har vedtatt da virksomhetsplanen for 2013 ble behandlet, med betydelig større effekt fra 2014. Nevro- og ortopediklinikken hadde som ledd i klinikkvis tilpasning en plan om å gjøre om HØR sengepost (Hud, ØNH og Revma) til 5-dagers post. Direktøren anbefalte ikke en omgjøring av denne sengeposten til 5-dagers post grunnet de belastninger dette ville medføre for særlig kreftpasienter som da måtte flytte sengepost i helgene. Da det i tillegg, i begge forslag til sengetallsreduksjon, lå inne store endringer for denne klinikken som reduserte muligheten for klinikkinterne tiltak, besluttet direktøren at deler av klinikkens innsparingskrav skulle føres over til Prosjekt sengetallsreduksjon og aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging. Denne delen av innsparingskravet utgjør 9 mill. kr. Det totale kravet til omfordeling blir som følge av dette 76 mill. kr, hvorav vedtatt sengetallsreduksjon i psykiatrien utgjør 12 mill kr. Arbeidet i overordnet prosjektgruppe Den overordnede prosjektgruppen har, i tråd med mandatet, utarbeidet to alternative forslag til hvordan UNN kan redusere antall senger basert på føringer gitt i styresak 96/2012, og forprosjekt høsten 2012 der potensial for klinikkvis reduksjon i sengetall ble utredet. Prosjektgruppen har i tillegg til tall fra Tabelloversikt - potensial sengereduksjon somatikk fra forprosjekt sengereduksjon basert sitt arbeid med utarbeidelsen av de to alternative forslag på oversikt over faktisk sengeforbruk med liggedøgn/ hotelldøgn 2011-2012 (vedlegg 7), og klinikkvise vurderinger av forutsetninger for sengetallsreduksjon (vedlegg 3). Det er særlig satt fokus på at forslagene skal bidra til hensiktsmessig sammensetning av fagområder, og at sengepostarealer skal frigjøres til hotellposter og areal for dagbehandling. I prosjektgruppen, ledet av konstituert administrerende direktør, har to klinikksjefer, to foretakstillitsvalgte samt foretaksverneombud deltatt og bidratt aktivt i å utarbeide de to foreliggende forslag. Etter innspill fra klinikkene ble forutsetningene for sengetallsreduksjon, og kompenserende og risikoreduserende tiltak knyttet til disse, utarbeidet. Prosjektgruppen har vurdert hvorvidt forslagene impliserer endret ansvarsfordeling for fagområder mellom klinikkene. Overordnet prosjektgruppe har også ansvar for å utarbeide en overordnet framdriftsplan samt legge frem retningslinjer og utrullingsplan for aktivitetsstyrt bemanning (se vedlegg 4). Aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging Arbeidet med sengetallsreduksjon danner grunnlag for delprosjektet Aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging (ABP) som også skal iverksettes fra 1.4.2013. God aktivitetsplanlegging og arbeidsplanlegging er en av de viktigste lederoppgavene på alle nivå, i samarbeid med medarbeidere, verneombud og tillitsvalgte. Her dannes grunnlaget for gode pasientforløp, godt arbeidsmiljø og rasjonell bruk av personalressurser, som vil være en knapphetsfaktor framover. En aktivitetsbasert arbeidsplan tar utgangspunkt i det faktiske behovet enheten har, noe som vil variere innenfor døgnet, uken, måneden og året. Det tas hensyn til kjente svingninger i aktiviteten, kjent fravær og kjent resurstilgang, og man får derfor bedre samsvar Sak 16/2013-5

Sak 16/2013 mellom bemanning og arbeidsoppgaver. Erfaringer fra foretak som har aktivitetsbaserte arbeidsplaner er en reduksjon av overtid, vikarinnleie og ikke minst uforutsette vakter. Dette gir både arbeidsmiljømessige -og driftsmessige gevinster. Arbeidsplanprosessen består av følgende aktiviteter: Overordnet prosjektgruppe har hatt ansvaret for å sikre at ABP er synkronisert med arbeidet med sengetallsreduksjon, herunder sikre at nødvendige forberedende tiltak som oppsigelse av klinikkinterne arbeids/turnus/tjenesteplaner skjer på riktig tidspunkt. HR-senteret bidrar inn i prosjektet med en rekke leveranser. Arbeidet med ABP er organisert i et eget delprosjekt, ledet av ressurspersoner fra HR, to foretakstillitsvalgte og foretaksverneombud. Det er utarbeidet en utrullingsplan for arbeidet som fremkommer i vedlegg 4. Formål Formålet med saken er at styret skal ha mulighet for med grunnlag i direktørens begrunnede anbefaling, basert på utredning av to alternative forslag til sengetallsreduksjon å vedta plan for reduksjon av sengetall innen somatisk del av virksomheten ved UNN, for iverksettelse 1.4.2013. Vedtatt reduksjon danner grunnlaget for aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging med oppstart fra samme dato. Saksutredning De sentrale føringer for utarbeidelse av en plan for reduksjon i sengetallet er redegjort for i styresak 4/2013 ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN). Den overordnede oppgaven var å redusere sengetallet for UNNs totale virksomhet tilsvarende om lag 60 senger (hvorav 20 innen psykiatri) samt innføre aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging som sentrale tiltak i virksomhetsplanleggingen for 2013, med forventet omfordelingseffekt på 67 mill kr i 2013, og betydelig større effekt i 2014. Overordnet prosjektgruppe har utarbeidet to alternative forslag til plan for reduksjon i sengetallet. I tillegg til mandatets vilkår om å sette sammen fagområder på en hensiktsmessig måte, slik at sengepostarealer frigjøres til hotell, eventuelt dagdrift, har følgende hensyn blitt vektlagt spesielt i de foreliggende forslag: Ikke forringe det totale tilbudet til pasientene i Nord-Norge Legge til rette for nye/endrede pasienttilbud Beholde og etablere funksjonelle sengeposter og enheter, hensiktsmessig lokalisering og et godt arbeidsmiljø for de ansatte Unngå uheldig samlokalisering av pasientgrupper (smitte mv) Bygningsmessige begrensninger Unngå kostbare ombygginger Minimere behov for større organisatoriske endringer (jf LUO evaluering) Tilpasning til den nye A-fløya, unngå unødvendige flyttinger og gjentatte flyttinger Sak 16/2013-6

Sak 16/2013 Forslagene har framkommet etter utredningsarbeid i prosjektgruppen, bearbeidet etter innspill fra klinikksjefer, fagmiljø og andre. De to forslagene har vært lagt fram for direktørens ledergruppe, foretakstillitsvalgte, Arbeidsmiljøutvalget (AMU) og Brukerutvalget i to omganger. I perioden mellom de to styremøtene har de to forslagene vært gjenstand for allmøter, KVAM-gruppebehandling, avdelings- og klinikkledelsesmøter i samtlige klinikker. Klinikksjefene fikk i oppdrag å sikre involvering i egen klinikk, og ble spesielt bedt om å vurdere de to forslagene ut fra de forutsetninger de selv hadde oppgitt for sengetallsreduksjon, vurdere risiko ved de to, samt foreslå kompenserende og risikoreduserende tiltak. Klinikkene ble bedt om å vurdere følgende områder for begge forslagene: Pasientsikkerhet, helhetlige pasientforløp, fagkompetanse -og utvikling, fleksibilitet, kompleksitet i tid, samt kostnader. Overordnet prosjektgruppe har bearbeidet alle innspill og integrert disse i de to foreliggende alternative forslag. I det etterfølgende fremkommer en kort redegjørelse for hovedtrekkene ved de to utarbeidede forslag. For detaljer henvises til vedlegg 1. For begge forslag gjelder det to versjoner, en før og en etter april 2014, da ombygging av sengepost A2 9 må igangsettes som forberedelse til utbygging av A-fløya. Konkret må halve sengeposten tømmes rundt april 2014. Grunntrekk ved endringsforslag 1 Forslaget innebærer i korte trekk at HØR-sengeposten (Hud, Øre-Nese-Hals, Revma) i B1 6 først ble foreslått frigjort til hotell, at Øre-Nese-Hals samlokaliseres med Nevrokirurgi-Øye (D1 4) og Hud-Revma samlokaliseres med nevrologi (D2 5). Som en del av den klinikkvise gjennomgangen har fagmiljøene ved de berørte enheter selv lansert en alternativ plassering av den nye sengeposten ØNH, Øye og Nevrokirurgi i B1 6. Dette er en mindre sengepost, og fordrer en ytterligere reduksjon av 3 senger. Veid opp mot ønsket om en plassering nær operasjon, røntgen og akuttaksen for Nevrokirurgi og Øye, samt nærhet til dagarealer, poliklinikk og utstyrsrom for ØNH, mener klinikken at dette alternativet er å foretrekke. Denne plasseringen vil kreve noe ombygging, men vil kunne være permanent også etter innflytting i A-fløya hvor det fra før av er skissert et sterkt ønske om flytting av dagens Nevrokirurg/ Øyeavdeling nærmere akuttaksen på grunn av lange transportveier i dag. Med dette grepet frigjøres sengeposten D1 4 til hotell (30 senger). Alle enheter som så langt er beskrevet tilhører Nevro- og ortopediklinikken. Geriatrisk rehabilitering samlokaliseres med Fysikalsk medisinsk rehabilitering (C1 8) og akutt syke eldre 1 samlokaliseres med Gastro-Nyre og Akutt geriatri (A2 9). Ved oppstart av ombygginger i forbindelse med A-fløya flyttes Akutt geriatri og akutt syke eldre til C1 7. Disse samlokaliseres med Geriatri dagenhet som i dag ligger i C2 4. De berørte enheter tilhører Medisinsk klinikk og Rehabiliteringsklinikken. For øvrig reduseres det senger innenfor 1 Begrepet akutt syke eldre er ikke et tilstrekkelig dekkende begrep for pasientgruppen det her henvises til eldre generelle indremedisinske pasienter eller causa socialis er nevnt som alternative benevnelser. Må defineres nærmere idet videre i samarbeid mellom impliserte medisinske disipliner. Sak 16/2013-7

Sak 16/2013 eksisterende sengeposter i nåværende arealer. I sum reduseres det med 41 senger i dette forslaget. Nytt pasienttilbud til rekonstruksjon av bryster etableres sammen med Gyn/Uro i C1 5. Frigjort kapasitet for hotellsenger er 30, i tillegg til de 110 hotellsenger som er etablert i UNN Breivika i dag, til sammen 140 senger. Ved byggestart A-fløya reduseres dette tallet med 16, til sammen 124 sengers hotellkapasitet, 14 flere hotellsenger enn i dag. Grunntrekk ved endringsforslag 2 Forslaget innebærer i korte trekk at halve sengeposten ved A2 9 frigjøres til hotell. Geriatrisk rehabilitering samlokaliseres med Fysikalsk medisinsk rehabilitering (C1 8). Dette berører Medisinsk klinikk og Rehabiliteringsklinikken. Akutt geriatri samlokaliseres med Slagenheten (D2 5). Akutt syke eldre lokaliseres også her. Dette angår Medisinsk klinikk og Nevro- og ortopediklinikken. Nevrologi samlokaliseres med Nevrokirurgi og Øye (D1 4). Disse enhetene er alle i Nevro- og ortopediklinikken. For øvrig reduseres det senger innenfor eksisterende sengeposter i nåværende arealer. I sum reduseres det med 37 senger i dette forslaget. Frigjort kapasitet for hotellsenger er 16, i tillegg til de 110 hotellsenger som er etablert ved UNN Breivika i dag, til sammen 126 senger. Ved byggestart A-fløya i april 2014 reduseres dette tallet med 16, til sammen 110 sengers hotellkapasitet, samme hotellkapasitet som i dag. Forutsetninger for redusert sengetall Klinikkene har selv, i forprosjekt høst 2012, redegjort for hvilke forutsetninger som må være til stede for reduksjon i antall senger. Denne oversikten ble lagt ved styresak 4/2013. Mange av forutsetningene er av en slik art at de forutsettes håndtert innad i klinikken og i samråd med samarbeidende klinikker. Eksempelvis å etablere polikliniske forberedelsesløp for enkelte pasientgrupper og dreie driften over fra døgn til dag. Uavhengig av hvordan enheter og fag settes sammen er effekten avhengig av et godt faglig samarbeid på tvers, tuftet på synergi og god flyt i pasientforløp. Dette fordrer at enhetene arbeider på nye måter, og at sengepostene drives som felles enheter. Det må tilbys god opplæring, utarbeides prosedyrer og rutiner som tilrettelegger for faglig utvikling og rekruttering. Prosessene ved sammenslåing krever god ledelse og utvikling av et godt arbeidsmiljø og felles kultur. Klinikkene må sikres støtte fra HRsenteret og Ressursgruppe for omstilling og nedbemanning (RON). Det er viktig at dagens fagområder i de nye forslagene er satt sammen på en hensiktsmessig måte, og at den organisatoriske løsningen som er valgt gjenspeiler dette. Der flere nye fagmiljø må samarbeide er vurdering av kompetansesammensetningen svært viktig. Dette må ivaretas i arbeidet med aktivitetsstyrt bemanning. En annen overordnet forutsetning er knyttet til kjente kapasitetsbegrensninger ved UNNs virksomhet, og kan ikke finne sin endelige løsning innenfor dette prosjektets mandat og tidsrammer. Her nevnes spesielt forutsetningen om forutsigbare operasjonsdager, økt anestesikapasitet og økt operasjonsstuekapasitet. Bemanningssituasjonen for operasjonssykepleiere har i lang tid vært og er fortsatt utfordrende ved Anestesi- og Operasjonsavdelingen ved UNN i Tromsø. I 2011-12 medførte bemanningssituasjonen inndragning av operasjonskapasitet i flere perioder. For å redusere konsekvensene av bemanningsproblemene på kort og lang sikt, samt utnytte tilgjengelig kapasitet og forbedre kapasiteten har er en rekke tiltak blitt iverksatt. Sak 16/2013-8

Sak 16/2013 Kortsiktige tiltak 1) "Overskuddskapasitet" på anestesipersonale blir benyttet 2) Koordinatorfunksjonene på seksjonsnivå 3) Definere aktivitet som har behov for redusert operasjonssykepleierressurs. 4) Oppgaveglidning fra operasjonssykepleiere til instrumentassistenter. 5) Vikarrekruttering. Langsiktige tiltak 1) Økonomiske rekrutterings- og stabiliseringstiltak foreslått. 2) Øke rekruttering til og utdanningstakt for spesialutdanning til operasjonssykepleie. 3) Har etablert rekrutteringsstillinger for offentlige godkjente sykepleiere. I tillegg er det innført ny ø-hjelpsorganisering (fra 2011), Pasientforløpsprosjekt elektive pasientforløp (Lean) og lagerstyringsprosjekt under arbeid. Det vises til vedlegg 5 for en nærmere oversikt over disse tiltakene. Det vil fra Direktørens ledergruppe fremover bli fokusert på å prøve å finne ytterligere tiltak for å bedre tilgangen på forutsigbar operasjonskapasitet. Flere klinikker har behov for økt forutsigbarhet på pasienttransport som en forutsetning for sengetallsreduksjon, da dette muliggjør sømløs transport til lokalsykehus. Akuttmedisinsk klinikk har fått i oppdrag å vurdere konsekvenser av økt forutsigbarhet (både mht fly- og landtransport). For 2012 utgjorde tilbakeføringer med ambulansefly fra UNN Tromsø ca 20 % av total flyvirksomhet i Helse Nord området (1293 av 6686). Hovedsakelig skjer denne virksomheten på ukedagene (88 %). Helsetilsynet har ved flere anledninger påpekt manglende kapasitet spesielt til øyeblikkelig hjelp psykiatritransporter. En økning av kapasitet for tilbakeføringer med ambulansefly i helg vil medføre kostnader for Helse Nord og man er avhengig av eksterne aktører for å få en logistikk som kan fungere. Arbeidsmengden i helg har økt jevnt siden oppstart av flykoordineringen i 1994. Flykoordineringen er i dag delfinansiert. Klinikken har satt av midler for å bemanne opp med 1 sykepleier i AMK Tromsø i helg. Klinikken forventer å bruke inntil 6 hele stillinger til dette som må vurderes i delprosjekt aktivitetsstyrt bemanning. Avdelingene har stort potensial i å utnytte planlagte avganger med Helseekspressen mandag til fredag. Dersom det er stort nok volum og etterspørsel bør det vurderes å opprette liggende pasienttransport (uten ambulansepersonell) administrert av Pasientreiser. Hjerte- og lungeklinikken har utredet muligheten for å sende pasienter med rutefly, ledsaget av sykepleier. Forutsetningen fra flyselskapets side er at pasienten klarer å sitte i setet på generell basis. Se for øvrig vedlegg 6. De fleste klinikker forutsetter økt tilgang på pasienthotellsenger for å kunne redusere egne sykehussenger. Et grovt anslag tilsier et behov på om lag 20-25 senger utover dagens kapasitet. Estimat er basert på de forutsetninger klinikkene har oppgitt for redusert sengetall. Økt pasienthotellkapasitet gir økt fleksibilitet. Prosjektgruppen har fokusert særlig på samlokalisering og arealfortetting for å frigjøre areal til hotell (jf mandatet). I forslagene frigjøres henholdsvis 30 og 16 senger før ombygging i 2014, redusert til 14 og 0 nye pasienthotellsenger ved byggestart A-fløya. Interne tiltak i K3K frigjør i tillegg 4 senger i Pasienthotellet i E1 som i dag disponeres av klinikken. Dette betyr at UNN i Breivika totalt disponerer henholdsvis 140 eller 126 pasienthotellsenger før byggestart A-fløya april 2014, og henholdsvis 124 eller 110 senger etter byggestart. Det nye pasienthotellet ved UNN i Breivika planlegges ferdigstilt ved årsskiftet 2014-2015. Dette betyr at det vil være en særlig knapphet på hotellsenger i perioden april 2014 og ut året. Dette impliserer at det er nødvendig å effektivisere bruken av dagens hotellsenger Sak 16/2013-9

Sak 16/2013 ytterligere, blant annet ved å differensiere pasienters hjelpebehov enda klarere i vurderingen av om pasienten skal tilbys hotellarealer inne i sykehuset, på pasienthotellet i E1, eller ved ordinære hoteller i byen som UNN har avtale med. Hotellkapasitet er gjengitt i egen arkfane i vedlegg 1. Generelt vil reduksjon av sengtall i denne størrelsesorden stille krav til stor grad av koordinering innad i og mellom sengeposter og klinikker for å redusere faren for overbelegg. En reduksjon i antall senger gir mindre fleksibilitet, men bedre ressursutnyttelse totalt sett. Dette blant annet ved å redusere antallet små sengeposter og etablere flere sengeposter med optimal størrelse for effektiv drift. Det forventes at dette kan bidra til å jevne ut belastningen innad i og mellom sengepostene, og derigjennom redusere faren for korridorpasienter. Reduksjon i antall senger kan føre til en forbigående kapasitetsreduksjon. Denne risikoen reduseres ved å stille særlige krav til ledelse, planlegging, organisering og ansvarsplassering. Flere klinikker forutsetter en økning i sengetallet ved infeksjonsmedisin. Uavhengig av dette prosjektet gjennomføres nå en lenge planlagt økt drift ved infeksjon, og fra uke 13 har enheten full drift (18 senger). Dette vil bidra til potensial for sengetallsreduksjon i andre sengeposter, men forutsetter klare prosedyrer for hvilke pasienter som skal omfattes. Det er også forutsatt at Observasjonsposten tar imot flere pasienter og at økt liggetid der kan vurderes. Styringsgruppen for observasjonsposten gis i oppdrag å sørge for at disse elementene vurderes for de klinikker dett gjelder for. Nevro- og ortopediklinikken vil ha et særlig, nytt behov. Flere fagområder er avhengige av at pasientene tas imot til rehabilitering på Rehabiliteringsklinikken når de er klare for det for å kunne redusere liggedøgn i egne sengeposter. Ombyggingskostnadene er i begge forslag forsøkt holdt på til et minimum ved å flytte sammen enheter/frigjøre areal til pasienthotell der ombygging ikke er omfattende. Begge forslag har lagt til rette for økt fleksibilitet i forhold til de behov som kommer og de planer som er lagt i forhold til utbygging av A-fløya. Av de angitte forutsetninger fra klinikkene er det særlig tre det er knyttet risiko til; tilstrekkelig tilrettelagt operasjons- og anestesikapasitet ved foretaket, tilstrekkelig forutsigbarhet ved pasienttransport og hvorvidt behovet for hotellsenger er tilstrekkelig dekket. Utilstrekkelig tilrettelegging på disse områdene vil kunne føre til at den angitte reduksjon i senger blir noe mindre enn angitt. Flere av dagens sengeposter skal kun gjøre mindre sengereduksjoner innenfor dagens plassering og uten at andre fagområder berøres. Ved disse sengepostene vil det være mulig å justere opp sengetallet om det skulle vise seg vanskelig å innfri forutsetningen om økt flykapasitet eller som følge av plassproblemer grunnet opphopning av operasjonspasienter som følge av vedvarende, manglende kapasitet. Dette gjelder særlig Hjerte-lunge-karkirurgi og Gastrokirurgisk sengepost. Hotellkapasiteten økes i begge forslag med henholdsvis 30 og 16 i fasen frem til ombygging som følge av A-fløya. Aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging (ABP) God aktivitetsplanlegging og arbeidsplanlegging er en av de viktigste lederoppgavene på alle nivå, i samarbeid med medarbeidere, verneombud og tillitsvalgte. Her dannes grunnlaget for Sak 16/2013-10

Sak 16/2013 gode pasientforløp, godt arbeidsmiljø og rasjonell bruk av personalressurser som vil være en knapphetsfaktor framover. En aktivitetsbasert arbeidsplan tar utgangspunkt i det faktiske behovet enheten har, noe som vil variere innenfor døgnet, uken, måneden og året. Det tas hensyn til kjente svingninger i aktiviteten, kjent fravær og kjent resurstilgang, og man får derfor tettere sammenheng mellom bemanning og arbeidsoppgaver. Erfaringer fra foretak som har aktivitetsbaserte arbeidsplaner er en reduksjon av overtid, vikarinnleie og ikke minst uforutsette vakter. Dette gir så vel arbeidsmiljømessige som driftsmessige gevinster. Tabellen under viser definisjon og hensikt med de ulike aktivitetene i en arbeidsplanprosess: Aktivitet Definisjon Hensikt 1) Utarbeide aktivitetsplan En aktivitetsplan er en oversikt over oppgaver og aktiviteter som skal gjennomføres på en enhet i en gitt periode. 2) Utarbeide bemanningsplan En bemanningsplan er en oversikt over hvor mange personer og hvilken kompetanse som trengs til ulike tider på døgnet, fra dag til dag og fra uke til uke i henhold til aktivitetsplan. Få oversikt over faktisk ressursbehov Sikre forsvarlig drift for pasient og ansatt samt bruke tilgjengelige ressurser på best mulig måte. 3) Utarbeide arbeidsplan En arbeidsplan er en samlet oversikt over de ansattes arbeidstid i en gitt periode i henhold til bemanningsplan. 4) Dag til dag styring Håndtering av uforutsette endringer i hverdagen utover arbeidsplanen (fravær, endring i aktivitet eller behov i egen eller annen avdeling mm). Sikre forsvarlig drift for pasient og ansatt i henhold til lov og avtaleverk, sikre gode og forutsigbare arbeidsforhold for ansatte samt bruke tilgjengelige ressurser på best mulig måte. Sikre forsvarlig daglig drift Prosjekt Aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging organiseres som ett forarbeid og fire delprosjekter. Delprosjektene er: 1. Overholdelse av arbeidstidsbestemmelsene for leger 2. Utrulling av aktivitetsstyrt planlegging i foretaket 3. Utrede behovet for å etablere et bemanningssenter i foretaket 4. Utrede behovet for å etablere en ressursstyringsenhet i foretaket Tabellen i vedlegg 4 viser fremdriftsplan for prosjektet fra desember 2012 til mars 2014. Medvirkning Medvirkning i saken fram til styrebehandling av psykiatrisk del av virksomheten 6.2.2013 er redegjort for i styresak 4/2013 med tilhørende drøftingsprotokoller. På bakgrunn av bekymringer fra de foretakstillitsvalgte om at tiden ble for knapp til å sikre involvering i klinikkene samt å foreta en grundig risikovurdering, besluttet direktøren i samråd med styreleder å utsette den delen av saken som berørte somatikk til ekstraordinært styremøte 20.2.2013. I Sak 16/2013-11

Sak 16/2013 perioden mellom styremøtene har forslagene om redusert sengetall vært gjennomgått i hver enkelt klinikk og det er gjort egne vurderinger av risiko, risikoreduserende og kompenserende tiltak ved de to foreliggende forslag. AMU ba spesielt om at direktøren skulle redegjøre for involvering og klinikkvise medvirkningsprosessene (vedtak 6/13). En oversikt over klinikkvis involvering følger vedlagt (vedlegg 2). Forslagene til reduksjon i sengetall ble vurdert på nytt i overordnet prosjektgruppe etter innspill fra klinikkene, og angitt risiko, risikoreduserende /kompenserende tiltak ble tatt inn i utredningen før drøftinger med de foretakstillitsvalgte, framlegging for AMU og Brukerutvalg 13.2.2013. AMU ga tilbakemelding om at utsettelsen hadde hevet kvaliteten i saksgrunnlaget. De var videre klar på at det er knyttet usikkerhet til deler av forutsetningene og forutsatte oppmerksomhet om dette i den videre prosess. De ønsker videre en evaluering av prosessen som inkluderer KVAM-behandling på alle nivåer. Ut over dette stilte AMU seg positiv til aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging med tanke på å oppnå balanse mellom oppgaver og ressurser. Protokoll fra AMU er vedlagt (vedlegg 8). Brukerutvalget ga tilbakemelding om at endringene og omleggingen i tjenestetilbudet ideelt sett burde finne sted i forkant av at sengetallet tas ned. De kommenterte også at der hvor det er faglig uenighet om hvordan avdelinger og sengeposter skal organiseres, for eksempel nevro/ orto og geriatri, bør hensynet til en helhetlig og god behandling av pasienten veie tyngst. Brukerutvalget var positiv til de tiltakene som er satt i verk for å sikre rekrutteringen av operasjonssykepleiere, men bekymret for om operasjonskapasiteten blir lavere når antallet senger reduseres. Brukerutvalget påpekte at utfordringene med lungepasienter (KOLS) ikke løses i dette prosjektet, og ba om at tilbudet til disse pasientene ble vurdert snarest mulig. Utvalget kommenterte i tillegg det betydelige effektiviseringskravet som stilles til Rehabiliteringsklinikken og stilte spørsmål ved om dette var gjennomførbart. Brukerutvalget var også bekymret for kommunenes evne til å ta imot utskrivningsklare pasienter og fryktet at reduksjon i antallet senger ville føre til flere korridorpasienter. Protokoll fra Brukerutvalget er vedlagt (vedlegg 9). De foretakstillitsvalgte mente at sengekuttene ikke har fått en forsvarlig risiko- og sårbarhetsanalyse og at klinikksjefenes redegjørelser ikke var godt nok forankret. Det var kommer fram større risiko enn det de hadde kunnet lese av saken og den burde derfor utsettes ytterligere. De mente i tillegg at de ulike forutsetningene for kuttene som klinikkene har brakt inn (økt operasjonskapasitet, økt kapasitet på obs-posten, økt hjemtransport av pasienter, økt kapasitet på infeksjonsposten, økt bruk av akuttmottaket (ØNH)) ikke har funnet en tilfredsstillende løsning. De kommenterte i tillegg at det geriatriske pasientforløpet og geriatrisk fagmiljø ikke var funnet gode løsninger for i forslagene. I tillegg påpekte de at sengeposten Nevrokir./Øye/ ØNH ville få færre senger enn de primært hadde forutsatt, noe de mente vil gi et økt press på rehabiliteringssenger. Videre mente de at reduksjonen i sengetallet medfører en risiko både innad i UNN for at pasienter i sengeposter ikke kommer videre til rehabilitering og for at kapasiteten i spesialisert rehabilitering blir for lav generelt i og med at Helse-Nord allerede har færrest rehabiliteringssenger pr innbygger i landet. De påpekte videre at uansett hvilket forslag til sengereduksjon som vedtas vil det bli en tung belastning for personalet i de mest berørte sengeposter og en stor risiko for overbelegg og korridorpasienter utover det vi har i dag. De mente også at sykehuset ikke har tatt tilstrekkelig hensyn til utgiftssiden ved omstillingene. Sak 16/2013-12