MØTEINNKALLING Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 31.08.2011 Tid: Kl. 08.30 Eventuelle forfall må meldes til møtesekretær på telefon 52 85 73 18 / 52 85 74 21. Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 6/11 08/218 FRAVÆRSSTATISTIKK JANUAR - APRIL 2011 7/11 11/1221 MEDARBEIDERUNDERSØKELSER 8/11 08/404 NY IA-AVTALE TOM 31.12.2013 - GODKJENNING AV OPPDATERTE MÅL OG HANDLINGSPLAN 9/11 08/843 REFERATLISTE 10/11 08/1161 EVENTUELT Karmøy rådhus, 22.08.2011 Bjørn Braadland (s) Leder Wenche Håvik Personalsjef
Sak 6/11 FRAVÆRSSTATISTIKK JANUAR - APRIL 2011 Saksbehandler: Turid Sønstabø Arkiv: 461 Arkivsaksnr.: 08/218 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 9/11 Partssammensatt utvalg 15.06.2011 6/11 Arbeidsmiljøutvalget 31.08.2011 / Partssammensatt utvalg 31.08.2011 Forslag til vedtak: Fraværsstatistikken tas til orientering. Side 2 av 16
SAKSFRAMSTILLING Sykefravær Karmøy kommune t.o.m. april 2011 Hva saken gjelder: Saken omhandler sykefraværsstatistikk i Karmøy kommune. 1. Sykefraværsstatistikk i Karmøy kommune og rapporteringsrutiner Sykefraværsstatistikken for Karmøy kommune er utarbeidet på grunnlag av registreringer som er gjort i vårt ansattsystem (Visma Unique). Statistikken omfatter ansatte med fast månedslønn, ikke timelønnede. Når arbeidstakeren har vært sykemeldt i over ett år tas vedkommende ut av statistikken og teller ikke med i antall mulige dagsverk. Karmøy kommune har som et av hovedmålene i IA-avtalen å øke arbeidsnærværet til minst 94 % innen 31.12.2013. 2. Utvikling av sykefraværet i Karmøy kommune a. For hele kommunen og etatene Fraværet for Karmøy kommune har de siste årene vært mellom 7,6 % og 8 %. Fraværet er høyest i årets første måneder slik at fraværet for årets fire første måneder erfaringsmessig er noe høyere enn fraværet for hele året. Fravær t.o.m. april 2011 er på 8,1 %, samme perioden i fjor var på 8,0 %, en liten oppgang i år. Side 3 av 16
Fraværsprosent 8,2 8 7,8 Fraværsprosent 7,6 7,4 7,2 Fraværsprosent 7 6,8 6,6 2005 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 År Ved sammenligning av fraværet for samme periode i fjor, så er sentraladministrasjonen uendret (3,5 3,5), oppvekst og kultur (7 6,7) samt teknisk etat ( 6,4 5,6) har en nedgang mens helse- og omsorg (10,2 11) har en oppgang. (jan-april 2010 jan-april 2011) Etatsvis fravær 12 10 8 6 2006 2007 2008 2009 2010 2011 4 2 0 Sentraladm Oppvekst og kultur Teknisk Helse- og omsorg 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Sentraladm 5,4 3,4 4,3 3,6 2,8 3,5 Oppvekst og kultur 6,1 6,8 6,7 6,3 6,1 6,7 Teknisk 7,4 7,3 6,7 6,5 6,4 5,6 Helse- og omsorg 9,7 10,1 9,7 10,5 9,2 11 Side 4 av 16
b. Kvinner menn Kvinner og menn 10 9 8 7 6 5 2008 2009 2010 2011 4 3 2 2006 2007 2008 2009 2010 2011 1 Kvinner 8,5 9,1 8,5 8,6 7,8 9 0 Menn 4,5 4,2 5,2 5,4 5 4,9 Kvinner - sum Menn - sum Kvinner - egenmelding Menn - egenmelding Kvinner - sykemelding Menn - sykemelding c. Aldersgrupper Fravær på alder 10 9 8 7 6 5 4 20-29 år 30-39 år 40-49 år 50-59 år >59 år 3 2 1 0 Totalt Sykemelding Egenmelding Litt variasjon mellom aldersgruppene er det, lavest har 30-åringen og 50-åringene. Legemeldt fravær er høyest blant de eldste, egenmeldt fravær synker med alderen. d. Nærvær pr arbeidsplass Side 5 av 16
Oppdaterte målsettinger, tiltak og handlingsplan for Karmøy kommunes IA-arbeid er godkjent i arbeidsmiljøutvalget 11.03.09 og i partsammensatt utvalg 29.04.09. Ny sak behandles i partsammensatt utvalg 15.06.2011. Hovedmål 1 er å øke arbeidsnærværet til minst 94 % innen 31.12.13. I stedet for å ha fokus på fravær så tar man her utgangspunkt i nærvær, det at arbeidstakerne kommer på jobb. I statistikkene på arbeidsplassnivå er derfor nærværsprosenten oppgitt. For hele kommunen er tallene: 2008 2009 2010 2011 Nærværsprosent 92,2 92,1 92,8 91,9 Nærværsprosenten varierer fra 76,7 % (Hjemmetjenesten Åkra-Vea) til 100 % (Holmen skole). Sentraladm 2007 2008 2009 2010 2011 12300 ØKONOMIAVD. 98,1 93,6 98,7 99,2 99 12400 PERSONALAVD. 93,3 93,8 91,1 96,8 98,9 12800 NAV 91,4 Skoler m.m. 2007 2008 2009 2010 2011 22111 SKUDENESHAVN SKOLE 92,9 97 91,2 95,2 88,6 22112 SØRHÅLAND SKOLE 90,7 86,5 96,2 93,6 89,8 22113 SANDVE SKOLE 98,6 92,6 92,6 95,9 89,5 22114 FERKINGSTAD SKOLE 90,1 95,7 97,8 89,2 95,6 22119 SKUDENES UNGDOMSSKOLE 90,2 94,5 95,6 96,4 92,2 22121 ÅDLAND SKOLE 87,4 91,5 92,9 88,3 88,6 22122 GRINDHAUG SKOLE 95,9 87,5 91,4 95,8 88,3 22123 ÅKRA SKOLE 95,6 96,2 96,7 96,5 97,2 22124 SEVLAND SKOLE 92,4 87,9 95,4 88,7 90,5 22125 VEDAVÅGEN SKOLE 94,6 94,6 95,7 94 91,8 22129 ÅKRA UNGDOMSSKOLE 94,6 95,5 94,5 94,5 92,3 22131 EIDE SKOLE 94,4 94,6 91,6 95,4 98,2 22132 SUND SKOLE 93,9 98,8 97,5 90 99,1 22133 KOPERVIK SKOLE 89,6 93,3 92,7 94,7 93,3 22134 STOKKASTRAND SKOLE 95,7 95,4 95,8 98,4 97,6 22139 STANGELAND UNGDOMSSKOLE 91,9 92,3 93,7 94,2 94,9 22141 HÅVIK SKOLE 89,5 94,5 94,5 95,1 92,5 22142 KVALAVÅG SKOLE 88,7 91,2 94 94,8 95 22143 AVALDSNES SKOLE 89,3 91,9 93,3 94,6 91,9 22144 HAUGE SKOLE 87 95,6 96,5 93,5 93,5 22145 HÅLAND SKOLE 96,4 93,8 93,1 92,4 94,5 22149 BØ UNGDOMSSKOLE 97,2 96,6 94,7 95,1 98,4 22151 NORHEIM SKOLE 92 95,2 92,4 91,2 90,9 22152 TUASTAD SKOLE 95,9 96,6 98,9 92,6 88,4 22153 KOLNES SKOLE 92,8 94,5 94,5 91,7 95,1 Side 6 av 16
22154 MYKJE SKOLE 100 91,3 93,3 92,5 95,8 22159 VORMEDAL UNGDOMSSKOLE 95,7 96 94,8 96,3 94,7 22169 HOLMEN SKOLE 99,4 100 91,8 100 100 22174 KARMØY KULTURSKOLE 92 90,5 92,9 87,4 94,7 22170 PPT 97,9 96,6 96,6 98,5 94,1 22171 PEDAGOGISK SENTER 97,8 98,1 95,3 97,2 89,4 22310 VOKSENOPPLÆRINGSSENTER 91,6 90,8 93,9 92,7 94,3 25110 HOVEDBIBLIOTEKET 94,3 94,4 98,1 96,9 93 25803 KARMØYHALLEN 94,6 95,4 96 96,8 91,8 Barnehager 2007 2008 2009 2010 2011 22240 AVALDSNES BARNEHAGE 86,6 84,9 83,7 89,9 91,6 22241 VEA BARNEHAGE 90,6 86,3 87,6 92,3 79,5 22242 SKUDENES BARNEHAGE 87 87,3 95,2 93,2 87,8 22245 VORMEDAL BARNEHAGE 95 89,6 90,8 91,6 90,6 22247 KOLNES BARNEHAGE 93,1 95,4 94,4 96,2 93,1 22270 SEVLAND BARNEHAGE 95,5 94,1 95,6 95,8 91 22271 STORESUND BARNEHAGE 89,6 90,3 90 86 93,7 22276 ÅKRA SOKNERÅDSBARNEHAGE 98 96,9 97,5 90,2 89 22277 BYGNES VITENBARNEHAGE 92,3 Teknisk 2007 2008 2009 2010 2011 43000 FORVALTNINGSAVD. 95,1 95,6 97,3 97,3 93,6 44000 EIENDOMSAVD. 89,8 92 90,4 92,7 95,1 45000 DRIFTSAVD. 93,1 92,3 95,6 93,3 92,5 46000 BRANN OG REDNING 94,4 96,2 96,7 84,8 86 47000 VARAVD. 97,4 96 97,8 97,3 97,5 Helse- og omsorg 2007 2008 2009 2010 2011 50000 STAB HELSE OG SOSIALSJEF 94,1 93,2 93,6 96,4 98 50100 HJ TJENESTEN SKUDENES SØR 85,7 94,7 88,9 85,6 81,1 50200 HJ TJENESTEN SKUDENES NORD 91,7 91,9 91,6 89,9 86,7 50300 SKUDENES BBH 2 ETG 87,4 88,4 88,6 88,1 87,7 50400 SKUDENES BBH 3 ETG 87,8 88,1 82,1 82,8 78,7 50500 HJ TJENESTEN ÅKRA SØR 92,6 93,9 90 88,3 86,7 50600 BOFELLESSKAP FREDHEIM OG MOSBRONV. 86,7 89,9 89,5 85,8 91,1 50700 HJ TJENESTEN ÅKRA - VEA 88,2 88 94,1 92,2 76,7 50800 ÅKRA BBH 91,5 89,2 87,1 91,5 92,8 50900 HJ TJENESTE KOPERVIK ØST 91,4 88,4 87,7 91,9 89 51000 HJ TJENESTE KOPERVIK VEST 88,7 89,6 90,1 93,2 91,6 51100 KOPERVIK ALDERSHEIM 89,6 86,8 89,3 87,7 93,6 51200 KOPERVIK BBH 2. ETG 79,5 81,5 90,9 86,1 79,2 51300 KOPERVIK BBH3. ETG 86,5 81,9 80,5 91,2 85,4 51400 HJ TJENESTE AVALDSNES 88,4 93,1 88,6 89,5 85,2 51500 AVALDSNES ALDERSHEIM 92,5 91,7 86,7 88,7 87,1 51600 STORESUND BBH VEST 92,6 92,4 93,3 89,1 88,3 51700 STORESUND BBH ØST 87,3 94 91,7 93,1 92 51800 HJ TJENESTE TORVASTAD 93,6 92,3 88,7 89,3 88 51900 HJ TJENESTE NORHEIM 86,6 92,4 91,4 92,6 89,9 52000 NORHEIM BBH 92,2 91,1 89,1 88,1 86 52100 AVLASTNINGSAVDELING 85,6 88,1 84,4 92,7 90,6 52200 AKTIVITETS OG TRENINGSAVD 92,2 90,2 90,9 94,8 95,4 Side 7 av 16
52300 HELSESTASJON OG SKOLEHELSETJ 91,2 93,9 94,7 95,8 91,1 52400 LEGEVAKT OG KOMM LEGETJENESTE 99 99,1 99,2 98,3 97,3 52500 BARNEVERN OG UNGDOMSTJ 89,3 89 93,2 93 89,3 52600 FYSIO/ERGO. 95 93,6 94,2 95,2 93 52700 SOSIALTJENESTEN 90,6 85,4 87,2 95,5 93,8 52900 ØSTREMTUNET 100 94,4 91,1 94,8 88,9 53000 KJØKKENDRIFT 100 100 82,8 88,1 86,2 53100 VASKERI - RENHOLD 100 100 99,4 96,9 96,5 55000 BESTILLERKONTOR 94,5 96,4 93,3 94,2 90,9 Den neste tabellen viser andelen av fraværsdager fordelt på arbeidsgiverperioden (fra første kalenderdag t.o.m. 16. kalenderdag) og utover arbeidsgiverperioden (fra dag 17). Fordelingen har vært med ca 30 % innenfor arbeidsgiverperioden og ca 70 % utover, langtidsfravær har vært rundt 60 %. År Innenfor arbeidsgiverperioden Over arbeidsgiverperioden 2006 28 % 72 % 58 % 2007 31 % 69 % 51 % 2008 29 % 71 % 55 % 2009 27 % 73 % 60 % 2010 28 % 72 % 60 % 2011 32 % 68 % Fravær over 40 dager (av totalt fraværsdager) Personalsjefen i Karmøy, 08.06.2011 Wenche Håvik sign. Side 8 av 16
Sak 7/11 MEDARBEIDERUNDERSØKELSER Saksbehandler: Turid Sønstabø Arkiv: 431 Arkivsaksnr.: 11/1221 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 8/11 Partssammensatt utvalg 15.06.2011 7/11 Arbeidsmiljøutvalget 31.08.2011 Forslag til vedtak: Saken tas til orientering.
SAKSFRAMSTILLING Bakgrunn Karmøy kommune har i kommunikasjonsstrategien satt som mål å styrke sin attraktivitet som arbeidsgiver ved å kommunisere at kommunen tilbyr gode og trygge arbeidsplasser samt at kommunen tar vare på sine ansatte og gir gode utviklingsmuligheter. Det er videre vedtatt at det skal tas i bruk en medarbeiderundersøkelse for å kunne si noe om kommunens attraktivitet som arbeidssted kontra andre kommuner. Medarbeiderne er den viktigste enkeltfaktor når det gjelder å utvikle og effektivisere tjenesteproduksjonen. Ved å få innsikt i de ansattes arbeidssituasjon og trivsel har vi et grunnlag for å utvikle forbedringstiltak. Verktøy Karmøy kommune vil benytte medarbeiderundersøkelsen fra KS Effektiviseringsnettverkene. Medarbeiderundersøkelsen er en av flere brukerundersøkelser. Undersøkelsen er tilrettelagt for å svare via web, men det er også mulig å skrive ut papirskjema dersom det er ønskelig. Vi ønsker å bruke web så langt det er mulig. Tema i undersøkelsen I medarbeiderundersøkelsen er tilfredsheten kartlagt gjennom ca 50 spørsmål som omfatter følgende: Organisering og tilrettelegging av arbeidet Innhold i jobben Fysiske arbeidsforhold Samarbeid og trivsel med kollegene Nærmeste leder Medarbeidersamtale Overordnet ledelse Faglig og personlig utvikling Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger For hvert av disse temaene er det stilt konkrete spørsmål om hvordan medarbeiderne vurderer enkeltforhold, mens tilfredsheten er kartlagt i form av et spørsmål om hvor tilfredsmedarbeiderne alt i alt er innenfor hvert av disse temaene. I tillegg er det stilt spørsmål om: Mobbing, diskriminering og varsling Stolthet over egen arbeidsplass Medarbeidersamtale Helhetsvurdering av hvor fornøyd medarbeideren er med arbeidssituasjonen. Side 10 av 16
Det er mulig å bruke standard bakgrunnskjennetegn som kjønn, alder, ansiennitet og utdanningsnivå. Vi har valgt å ikke bruke dette av hensynet til anonymitet. For hvert spørsmål er svaralternativene gitt på en gradert skala fra en til seks, fra svært liten grad til svært stor grad og en egen kategori for vet ikke. Rapportering Data i kartleggingen registreres på enhetsnivå (den enkelte barnehage, skole osv.). Det er utviklet rapporter som viser medarbeidertilfredshet og svarfordeling både for enkeltspørsmål og summeringen av enkeltspørsmål. Det er også mulig å hente ut Excel-rapporter med grafiske framstillinger av: Utvalgsprosenten i medarbeiderundersøkelsen Andelen av medarbeidere med og uten medarbeidersamtale Andel av medarbeiders som har svart vet ikke pr spørsmål Gjennomsnittlig medarbeidertilfredshet pr dimensjon Andel svar pr svaralternativ både pr dimensjon og spørsmål. Det er mulig å sammenligne egne resultater over tid (dersom en kjører undersøkelsen flere ganger) og å sammenligne egne resultater med de kommuner som har benyttet medarbeiderundersøkelsen (samlet resultat, ikke enkeltvis) I 2010 var det 71 kommuner som brukte medarbeiderundersøkelsen. Prosess i Karmøy Målet for Karmøy komme er å gjennomføre en medarbeiderundersøkelse for hele kommunen under ett i løpet av 2012. I år tester vi ut verktøyet, først ut var kulturskolen og deretter barnehagene. Vi planlegger å gjennomføre medarbeiderundersøkelser også i helse- og omsorg samt teknisk etat i løpet av høsten. Mer om prosessen, resultater og resultatoppfølging vil komme i egen sak senere. Personalsjefen i Karmøy, 22.08.2011 Wenche Håvik sign. Side 11 av 16
Sak 8/11 NY IA-AVTALE TOM 31.12.2013 - GODKJENNING AV OPPDATERTE MÅL OG HANDLINGSPLAN Saksbehandler: Lise Skår Arkiv: 461 &01 Arkivsaksnr.: 08/404 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 2/11 Partssammensatt utvalg 16.02.2011 / Partssammensatt utvalg 31.08.2011 8/11 Arbeidsmiljøutvalget 31.08.2011 Forslag til vedtak: Vedlagte hovedmålsettinger og delmål for det videre IA-arbeid i Karmøy kommune tas til etterretning. Partsammensatt IA-gruppe og kommunens IA-forum gis mandat til å arbeide videre med konkretisering og gjennomføring av mål og handlingsplan.
SAKSFRAMSTILLING Sammendrag av saken: Hovedmålene i IA-avtalen er 1) å redusere sykefraværet 2) tilsette flere med redusert funksjonsevne 3) øke gjennomsnittlig avgangsalder Sak om kommunens IA-arbeid ble forelagt PSU 16.02.11, og det ble vedtatt å inngå ny samarbeidsavtale mellom Karmøy kommune og Nav arbeidslivssenter. Ny IA-avtale ble undertegnet 24.02.11. Saken ble lagt på Arbeidsmiljøutvalgets referatliste 16.03.11. I partsammensatt utvalg den 15.06.11 ble oppdaterte målsettinger forelagt som referatsak. Medlemmene i PSU fikk også en orientering i møtet om mål og plan for det videre IA-arbeid. Saken framlegges herved arbeidsmiljøutvalg og partsammensatt utvalg til formell godkjenning av hovedmål og delmål, og for å gi mandat for det videre IA-arbeid. Fakta/saksopplysninger: Karmøy kommune inngikk første gang IA-avtale den 30.10.2002. Det gjøres et omfattende arbeid på mange ulike områder for å sikre at Karmøy kommune skal være en god arbeidsplass. Opplæring, oppfølging, forebygging og utviklingsarbeid er viktige stikkord i arbeidet med å skape et mer inkluderende arbeidsliv. Forankring i toppledelsen og utstrakt partssamarbeid er en forutsetning for å lykkes med IA-arbeidet. I prosessen med oppdatering og underskriving av ny IA-avtale, har kommunens IA-gruppe laget utkast til forelagte målsettinger. Den nye IA-avtalen forplikter arbeidsgiver til å avholde 2 møter årlig hvor IA-arbeidet er eneste tema og hvor både ledelse, tillitsvalgte og verneombud er representert. Med bakgrunn i dette er det opprettet et IA-forum bestående av rådmann og ledergruppa, kommunens IA-gruppe som er partssammensatt og tverretatlig, kommunens rådgiver for kompetanseutvikling og en ekstra arbeidstakerrepresentant. Første møte i IA-forum ble holdt 06.06.11, jf vedlagt referat. Side 13 av 16
Karmøy kommunes hovedmålsettinger for IA-arbeidet tom 31.12.13: 1) Øke arbeidsnærværet til minst 94 % 2) Øke sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne 3) Øke gjennomsnittlig avgangsalder til minst 60 år Delmål for IA-arbeidet følger vedlagt. Arbeidsgiver og arbeidstakerrepresentantene er likeverdige avtaleparter i virksomheten og kan si opp IA-avtalen med en måneds varsel. Arbeidsmiljøutvalg eller virksomhetens andre samarbeidsorganer skal avgjøre oppsigelse av avtalen. Nav arbeidslivssenter kan si opp avtalen ved manglende oppfølging av fastsatte mål. Rådmannens konklusjon: Rådmannen er positiv til kommunens organisering av IA-arbeidet og til foreliggende mål og delmål for videreføring av IA-arbeidet i Karmøy kommune. Rådmannen anbefaler at IA-gruppa og IA-forum gis mandat til å arbeide videre med konkretisering og gjennomføring av mål og handlingsplan. Personalsjefen i Karmøy, 08.08.2011 Wenche Håvik sign. Side 14 av 16
Sak 9/11 REFERATLISTE Saksbehandler: Aud Sissel Johannesen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 08/843 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 9/11 Arbeidsmiljøutvalget 31.08.2011 1. Møtereferat fra AMU - Oppvekst og kulturetaten 14.02.11 2. Møtereferat fra IA/HMS-gruppen - 02.05.11 3. IA-handlingsplan for Karmøy kommune 2011-2013
Sak 10/11 EVENTUELT Saksbehandler: Elin Vikene Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 08/1161 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 10/11 Arbeidsmiljøutvalget 31.08.2011